Intramed Expert

Abonnementen gebruiken

Nadat je de abonnementen ingesteld hebt, kun je een abonnement bij een patiënt toevoegen en afspraken inplannen.

Bij een abonnement, waarvan in de abonnementsvorm is ingesteld dat er een bepaalde bezoekfrequentie is, kunnen lessen ook ingehaald worden. Daarvoor wijs je een bepaald bezoek aan als “inhaalbezoek”. Een inhaalbezoek telt niet mee bij het bepalen of het maximum aantal (binnen een bepaalde periode) is bereikt.
Zo nodig kun je een abonnement ook een tijdje opschorten; bijvoorbeeld omdat een abonnementhouder met vakantie is.

Als iemand een abonnement wil aanschaffen, kun je dat aan de patiëntgegevens toevoegen.

  1. Klik op menu [Bestand], [Patiënten] en dubbelklik op de patiënt. 
  2. Klik op tabblad “9. Abonnementen”.
  3. Klik op .
  4. Vul de velden in de rubriek “Algemeen” in.
    Veld
    Omschrijving

    Client:

    Het nummer uit de patiëntgegevens is ingevuld; je kunt dit niet wijzigen.

    Status:

    De status van de facturatie is ingevuld; je kunt dit niet wijzigen.

    Abonneerbare dienst:

    Klik op  en dubbelklik op een mogelijkheid.

    Abonnementsvorm:

    Klik op  en dubbelklik op een mogelijkheid. Achter dit veld worden vervolgens de prijs en de intakekosten automatisch ingevuld.

    Maximum aantal:

    Hier wordt het maximum aantal bezoeken op de abonneerbare dienst getoond.

    Medewerker:

    Standaard wordt de aangemelde medewerker ingevuld. Je kunt dit wijzigen: klik op  en dubbelklik op een mogelijkheid.

    Bezoeken:

    Hier zie je hoeveel bezoeken de cliënt heeft gehad.

    Verkoopdatum:

    Standaard wordt de huidige datum ingevuld; wijzig dit zo nodig.

    Reserveringen:

    Hier zie je hoeveel bezoeken ingepland staan.

    Doel:

    Klik op  en klik op een mogelijkheid.

    Resterende bezoeken:

    Dit veld is alleen zichtbaar als er een maximaal aantal bezoeken is ingesteld in de abonneerbare dienst. 

    Hier zie je het maximaal aantal bezoeken op het abonnement, min het aantal “Bezoeken” en “Reserveringen” getoond.

  5. Vul de velden in de rubriek “Betaler” in.
    Veld
    Omschrijving

    Soort betaler:

    Klik op  en klik op een mogelijkheid.

    Betaler:

    Klik op  en dubbelklik op een mogelijkheid.

  6. Vul de velden in de rubriek “Geldigheid” in.
    Veld
    Omschrijving

    Ingangsdatum:

    Typ de ingangsdatum in of gebruik de kalender via .

    Geldigheid:

    De geldigheid uit de abonnementsvorm is ingevuld; je kunt dit niet wijzigen.

    Einddatum:

    Standaard wordt op basis van geldigheidsduur de einddatum  ingevuld; je kunt dit niet wijzigen.

    Frequentie:

    De frequentie uit de abonnementsvorm is ingevuld; je kunt dit niet wijzigen.

    Eenheid:

    De eenheid uit de abonnementsvorm is ingevuld; je kunt dit niet wijzigen.

    Automatisch verlengen:

    Klik op  en klik op een mogelijkheid. Bij “Ja” wordt bij het maken van een nieuwe afspraak na de abonnementsperiode geen vraag om verlenging gesteld, maar de afspraak wordt gewoon ingepland en het wordt abonnement verlengd

    Datum stopzetten:

    Typ de stopzet-datum in of gebruik de kalender via . Dit hoeft niet de daadwerkelijke einddatum te zijn.

    Reden stopzetten:

    Klik op  en klik op een mogelijkheid.

  7. Typ zo nodig nog een vrije tekst in bij het veld “Opmerking:”.
  8. Klik op tabblad “2. Financieel”; klik op “Ja” om door te gaan. De velden uit de rubriek “Totaalprijs gehele looptijd” zijn overgenomen uit de abonnementsvorm, of zijn automatisch berekend. Je kunt deze waarden hier niet aanpassen.
  9. In de rubriek “Periodes” wordt de abonnementsperiode getoond. Zo heb je inzicht in hoe vaak je een abonnement verlengd hebt.
  10. Een abonnementsperiode kan bestaan uit meerdere factureringstermijnen. Dubbelklik op een abonnementsperiode om de termijnen in te zien en/of te wijzigen.

    In de rubriek “Algemeen” zijn de prijsgegevens uit de abonnementsvorm overgenomen. De prijzen worden automatisch over het in de abonnementsvorm ingestelde aantal factureringstermijnen verdeeld. Zo nodig kun je hierin enkele gegevens wijzigen.
     

    Zodra de abonnementsperiode is opgeslagen, kun je de bedragen en de omschrijving van de overige kosten in de rubriek “Algemeen” niet meer wijzigen.

     

    In dit voorbeeld worden ook de “Overige kosten” (bijvoorbeeld inschrijfkosten) over de facturatietermijnen verdeeld. Wil je dit niet, dan kun je in de abonnementsvorm aanvinken, dat de intakekosten gefactureerd moeten worden bij de eerste termijn.

  11. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).
 

Via menu [Bestand], [Abonnementen] opent een lijst van verkochte abonnementen. Via “Printen”, “Abonnementstermijnen” krijg je een lijst, waarin bij de diverse abonnementen de termijnen te zien zijn, met hun vervaldatum en betaling / openstaand bedrag.

Als je in de systeemgegevens de module “Bedrijfsmiddelen” en “Abonnementen” hebt geactiveerd op tabblad “7. Modules”, is in de agenda een extra tabblad “2. Ruimtes” beschikbaar. Op dit tabblad kun je afspraken inplannen op abonnementen.

De meeste functionaliteiten op dit tabblad zijn hetzelfde als op tabblad “1. Medewerkers” van de agenda. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg. 
Hierna vind je de beschrijving van de verschillen.

  • Je kunt de agenda weergeven van alle ruimtes.
  • Standaard wordt de agenda van alle diensten (bijvoorbeeld fysiofitness, spinning etc.) geopend. Je kunt de agenda van een specifieke dienst zien, door op  achter de naam van de dienst te klikken en de dienst te selecteren.
  • Daaronder zie je de werkbalk voor locatie- / ruimte- en bedrijfsmiddelenkeuze. Hiermee kun je de agenda filteren op afspraken met bijvoorbeeld een bepaald(e) praktijklocatie, behandelruimte en bedrijfsmiddel. Klik op  om filters die je hebt ingesteld in de agenda (op locatie, ruimte en bedrijfsmiddelen) te verwijderen.

Wanneer een cliënt een afspraak wil maken op zijn abonnement, kies je in de agenda de dienst, locatie, ruimte en bedrijfsmiddel. Vervolgens klik je op het tijdstip. Je ziet dan ook direct of deze beschikbaar zijn. Je kunt in de wizard “Plannen van een afspraak” de locatie, ruimte en het bedrijfsmiddel nog wijzigen.  

Je kunt nu de afspraak op het abonnement inplannen op dezelfde manier als wanneer je een afspraak inplant voor een behandeling: je begint met het typen van de naam of het patiëntnummer op de regel in de agenda; de wizard “Plannen van een afspraak” wordt geopend. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

 

Het tabblad “2. Ruimtes” is bedoeld voor alle afspraken op abonnementen; dus niet voor behandelingen.
Daarom is het niet mogelijk om behandelingen en notities/handelingen van het tabblad “1. Medewerkers” te kopiëren, knippen en plakken naar het tabblad “2. Ruimtes”. Andersom kunnen afspraken op een abonnement ook niet gekopieerd, geknipt en geplakt worden naar het tabblad “1. Medewerkers” in de agenda.

Je kunt voor patiënten bij wie je een abonnement hebt toegevoegd, afspraken inplannen in de agenda inplannen totdat een eventueel maximum is bereikt.

  1. Klik op menu [Bestand], [Agenda]; eEr is een extra tabblad “Ruimtes” beschikbaar.
  2. Klik op tabblad “2. Ruimtes”.
  3. Op tabblad “2. Ruimtes” in de agenda kan er een locatie, ruimte, dienst en eventuele bedrijfsmiddelen worden gekozen.
    Wanneer een cliënt een afspraak wil maken op zijn abonnement, kies je eerst een locatie en een ruimte (door op het pijltje achter het veld te klikken), en eventueel tot 3 bedrijfsmiddelen.
    Vervolgens klik je de regel aan op de datum en het tijdstip wanneer de afspraak moet plaatsvinden.
    Je kunt nu de afspraak inplannen op dezelfde manier als wanneer je een afspraak inplant voor een behandeling: je begint met het typen van de naam of het patiëntnummer op de regel in de agenda; de wizard “Plannen van een afspraak” wordt geopend.
  4. Als er meerdere abonnementen zijn, selecteer je op het eerste scherm van de wizard het abonnement.
  5. Klik op “Volgende”; je ziet de samenvatting van de afspraak.
  6. Klik op “Voltooien” om de afspraak definitief in te plannen.
 

Als het abonnement verlopen is of als het maximum aantal bezoeken bereikt is, kun je via de wizard géén afspraak toevoegen. Ook niet als het om een inhaalbezoek gaat. Je moet dan een afspraak toevoegen door op het icoon te klikken in de agenda, tabblad “2. Ruimtes”.

Bij een abonnement, waarvan in de abonnementsvorm is ingesteld dat er een bepaalde bezoekfrequentie is, kun je een bepaald bezoek als “inhaalbezoek” aanwijzen. Een inhaalbezoek telt niet mee bij het bepalen of het maximum aantal (binnen een bepaalde periode) is bereikt.

  1. Dubbelklik op de afspraak in de agenda.
  2. Als je de optie “Dit is een inhaalbezoek” aanvinkt, wordt dit een bezoek dat ingehaald wordt. Er is dan een extra veld beschikbaar “Reden”. Je kunt hier een reden intypen voor het inhalen.
  3. Bewaar de gegevens (“F5” of ).
  4. Als de maximum bezoekfrequentie is bereikt, krijg je de melding of je dit wil toestaan.
  5. Klik op “Ja” om door te gaan.
 

Als je een inhaalafspraak in de agenda kopieert, wordt het veld “Dit is een inhaalbezoek” leeg gemaakt in de nieuwe afspraak.

Je kunt een abonnement een tijdje opschorten; bijvoorbeeld als een abonnementhouder op vakantie is of opgenomen in een ziekenhuis.

  1. Klik op menu [Bestand], [Patiënten] en dubbelklik op de patiënt, waarvan het abonnement moet worden opgeschort.
  2. Klik op tabblad “9. Abonnementen”.
  3. Dubbelklik op het abonnement dat je wil opschorten.
  4. Ga naar tabblad “3. Opschortingen. 
  5. Klik op .
  6. In de rubriek “Abonnement” worden de gegevens van het abonnement overgenomen; je kunt dit niet wijzigen.
  7. Vul de velden in de rubriek “Opschorting” in.
    Veld
    Omschrijving

    Reden opschorting:

    Typ de reden van de opschorting in.

    Begindatum:

    Typ de begindatum in of gebruik de kalender via .

    Einddatum:

    Typ de einddatum in of gebruik de kalender via .

  8. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).
  9. Sluit het scherm (“ESC” of  ).

Bij het opschorten van een abonnement wordt de einddatum opgeschoven met hetzelfde aantal dagen als de opschorting lang is. Als hierdoor de einddatum voorbij de begindatum van een vervolgabonnement komt te liggen, dan wordt het vervolgabonnement opgeschoven met de duur van de overlapping.

 

Reserveringen die gepland staan binnen de opschortingsperiode, worden verwijderd als de opschorting bewaard wordt. Je krijgt hiervan nog een bevestigingsvraag.
Omgekeerd wordt er een foutmelding gegeven als je een reservering binnen een opschortingsperiode wil maken: “Reservering niet mogelijk omdat datum in een opschortingsperiode (<begindatum opschorting> – <einddatum opschorting>) valt.”.