Welkom op Intramed Expert!
Het kenniscentrum van Intramed

Abonnementen instellen

Voordat je abonnementen kunt aanbieden, moet je wel een aantal zaken instellen

  • je zet in de systeemgegevens de module “Abonnementen” aan, zodat de abonnement-mogelijkheden beschikbaar komen;
  • je kunt bepaalde ruimtes in je locatie instellen voor deze activiteiten;
  • aan deze ruimtes kun je ook bedrijfsmiddelen zoals hometrainers koppelen;
  • voor de abonnementen die je wil aanbieden, leg je vast, welke abonneerbare diensten (zoals fysio-fitness) en abonnementsvormen (zoals jaar-abonnementen of strippenkaarten) je aanbiedt. 

In de systeemgegevens kun je de module “Abonnementen” activeren. 

  1. Klik op menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens], tabblad “7. Modules”.
  2. Vink de module “Abonnementen” aan.

    Dit levert onder menu [Systeem], [Tabellen] een extra mogelijkheid op: [Abonnementen].

     

    Schakel je deze module in, dan wordt automatisch de module “Bedrijfsmiddelen” ook ingeschakeld. Dit levert onder menu [Systeem], [Tabellen] een extra mogelijkheid op: [Bedrijfsmiddelen].

  3. Bewaar de gegevens (“F5” of ).

Locaties met bedrijfsruimten aanmaken

Als je de module “Bedrijfsmiddelen” hebt aangevinkt, kun je per locatie bedrijfsmiddelen en -ruimten vastleggen en beheren. Zo kun je binnen een locatie verschillende ruimten (bijvoorbeeld behandelkamers en fitnessruimten) vastleggen en deze ruimte bij behandelingen reserveren.
Dat kunnen bedrijfsruimten zijn, die in principe altijd beschikbaar zijn; op alle (werk-)dagen van de week zolang de praktijk geopend is bijvoorbeeld. Dit soort bedrijfsruimten voeg je als volgt toe aan een locatie.

 

Als je een bedrijfsmiddel wil toevoegen vanuit het scherm “Selecteren Ruimte”, start dan vanaf punt 5. 

  1. Klik op menu [Systeem], [Organisatie], [Praktijkgegevens], tabblad “3. Locaties”.
  2. Dubbelklik op een locatie.
  3. Klik één keer in een regel in de lijst onder “Ruimtes:”.
  4. Klik op .
  5. Vul de velden in de rubriek “Algemeen” in.
    Veld
    Omschrijving

    Nummer ruimte

    Het nummer is ingevuld; wijzig dit zo nodig.

    Locatie

    Standaard wordt het nummer en de naam van de locatie ingevuld, waar deze bedrijfsruimte wordt toegevoegd ingevuld. Je kunt dit wijzigen: klik op  en dubbelklik op de locatie.

    Naam:

    Typ een naam voor de bedrijfsruimte in.

    Omschrijving:

    Typ een omschrijving van de bedrijfsruimte in.

    Capaciteit:

    Typ het maximale aantal personen in die tegelijkertijd in de ruimte ingepland kunnen worden.  

    Altijd beschikbaar:

    Klik op  en klik op “Ja”. Hierdoor is deze ruimte in principe altijd beschikbaar, maar je kunt nog wel bepaalde dagen (met bepaalde uren) invoeren, waarop deze ruimte niet te reserveren is.

    Tonen in agenda:

    Klik op  en klik op een mogelijkheid.

    Agenda starttijd:
    Agenda eindtijd:

    Als je hier niets invult, worden de start- en eindtijd gehanteerd zoals die in het rooster voor de medewerker zijn vastgelegd.
    Je stelt deze tijden bijvoorbeeld wél in bij gebruik van de ruimte door derden en bij abonnementgebruik.

  6. Als je een tijdstip of datum wil toevoegen waarop de bedrijfsruimte niet beschikbaar is, kun je dat in de rubriek “Niet beschikbaar op:” instellen. Als je dat wil, ga dan vanaf dit punt verder met het onderwerp “Afwijkende beschikbaarheid instellen”.
  7. Bewaar de gegevens (“F5” of ).
  8. Sluit alle schermen (“Esc” of  ).

Als de bedrijfsruimte of het bedrijfsmiddel door bepaalde omstandigheden een tijdje niet beschikbaar is (bijvoorbeeld door een verbouwing), dan kun je dat in de rubriek “Niet beschikbaar op:” instellen. Voor elke dag en/of elk tijdstip, dat de ruimte niet beschikbaar is maak je een aparte regel aan in de lijst.

  1. Klik één keer op een regel in de lijst onder “Niet beschikbaar op:”.
  2. Klik op .

    In de rubriek “Algemeen” zie je bij welke locatie en bedrijfsruimte deze afwijkende beschikbaarheid wordt ingesteld. Deze velden kun je hier niet wijzigen.
  3. Vul de velden in de rubriek “Niet beschikbaar op” in.
    Veld
    Omschrijving

    Datum:

    Klik op  en dubbelklik op de datum dat de ruimte een afwijkende beschikbaarheid heeft.

     

    In de kalender zie je ook de knop “Huidig” waarmee je snel de huidige datum kiest. In plaats van de kalender te gebruiken, kun je ook de datum intypen, of de letter “H” om de huidige datum te krijgen.

    Begintijd:

    Typ het tijdstip in, waar vanaf de bedrijfsruimte niet beschikbaar is.

    Eindtijd:

    Typ het tijdstip in, waar vanaf de bedrijfsruimte weer beschikbaar is.

  4. Bewaar de gegevens (“F5” of ).
  5. Sluit alle schermen (“Esc” of  ).

Voordat je bedrijfsmiddelen kunt reserveren, moet je eerst één of meerdere exemplaren toevoegen in Intramed. Dat kunnen bedrijfsmiddelen zijn, die in principe altijd beschikbaar zijn; op alle (werk-)dagen van de week zolang de praktijk geopend is bijvoorbeeld. 

 

Je kunt alleen bedrijfsmiddelen toevoegen als je via menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens]; tabblad “7. Modules” de module “Bedrijfsmiddelen” hebt aangevinkt.

  1. Klik op menu [Systeem], [Tabellen], [Bedrijfsmiddelen], [Exemplaren].
    In de volgende afbeelding zijn al een aantal voorbeelden toegevoegd.
  2. Klik op   OF dubbelklik op een bestaand bedrijfsmiddel om het te wijzigen.
  3. Vul de velden in de rubriek “Algemeen” in.
     

    Door op de “TAB”-toets te drukken, ga je naar het volgende veld. Met de toetsen “Shift” + “TAB” kun je naar het vorige veld.

    Veld
    Omschrijving

    Type bedrijfsmiddel:

    Klik op  en dubbelklik op een mogelijkheid.

    Locatie:

    Klik op  en dubbelklik op een mogelijkheid.

    Ruimte:

    Klik op  en dubbelklik op een mogelijkheid.

    Altijd beschikbaar:

    Klik op  en klik op “Ja”.

    Omschrijving:

    Typ hier zo nodig een nadere omschrijving van het bedrijfsmiddel in.

  4. Bewaar de gegevens (“F5” of ).
  5. Als je een tijdstip of datum wil toevoegen waarop het bedrijfsmiddel toch niet beschikbaar is, kun je dat in de rubriek “Niet beschikbaar op:” instellen. Als je dat wil, ga dan vanaf dit punt verder met het vorige onderwerp “Afwijkende beschikbaarheid instellen”.
  6. Sluit het scherm (“ESC” of ).

Voordat je abonnementen kunt aanbieden aan patiënten, moet je eerst één of meerdere abonneerbare diensten (b.v. fitness of cardio-training) instellen.

  1. Klik op menu [Systeem], [Tabellen], [Abonnementen], [Diensten].
    In de volgende afbeelding zijn al een aantal voorbeelden toegevoegd.
  2. Klik op  of dubbelklik op een bestaande abonneerbare dienst om deze te wijzigen.
  3. Vul de velden in de rubriek “Algemeen” in:
    Veld
    Omschrijving

    Nummer:

    Dit nummer wordt automatisch ingevuld als je de gegevens bewaart. 

    Abonneerbare dienst:

    Typ een omschrijving van de dienst in. Bijvoorbeeld “Fitness “.

    Agenda interval:

    Typ de duur van de dienst in. Als de dienst bijvoorbeeld 20 minuten duurt, wordt de agenda-regel ook 20 minuten.

    Omzetrekening:

    Klik op  en dubbelklik op een mogelijkheid.

     Het selectiescherm “Selecteren Grootboekrekening” wordt gefilterd op rekeningnummers, die bij het type rekening beschikbaar zijn. Door onder in dit scherm het filter “Actief (niet geblokkeerd)” aan te vinken, zie je alleen de beschikbare grootboekrekeningen.

  4. Vul de kolommen in de lijst “Te reserveren ruimte:” in. Klik in de eerste regel in de kolom “Ruimte”; bevestig dat je deze abonneerbare dienst wil bewaren.

  5. Klik in de eerste regel in de kolom “Ruimte” op  en dubbelklik op een mogelijkheid.
     

  6. In de andere kolommen worden de naam van de gekozen ruimte en de locatie overgenomen.
  7. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).
  8. Klik zo nodig op  om nog een abonneerbare dienst toe te voegen. Herhaal stappen 5 tot en met 9.
  9. Sluit het scherm (“ESC” of  ).

Voordat je abonnementen kunt aanbieden aan patiënten, moet je eerst één of meerdere abonnementsvormen (b.v. een kwartaal- of maandabonnement) instellen.

  1. Klik op menu [Systeem], [Tabellen], [Abonnementen], [Vormen].
    In de volgende afbeelding zijn al een aantal voorbeelden toegevoegd.
  2. Klik op  OF dubbelklik op een bestaande abonnementsvorm om deze te wijzigen.
  3. Vul de velden in de rubriek “Algemeen” in:
    Veld
    Omschrijving

    Abonnementsvorm:

    Dit nummer wordt automatisch ingevuld als je de gegevens bewaart. 

    Actief:

    Standaard wordt “Ja” ingevuld; wijzig dit zo nodig. Als je hier “Nee” kiest, kun je deze abonnementsvorm niet gebruiken in abonnementen.

    Dienst:

    Klik op  en dubbelklik op een mogelijkheid.

    Omschrijving:

    Typ een omschrijving van de abonnementsvorm in.

    Geldigheid:

    Typ een aantal weken / maanden / jaren in hoe lang deze abonnementsvorm geldig is. Klik op  en klik op een mogelijkheid.

    Waarschuwen bij ruimte (bezoeken/dagen):

    Typ een aantal bezoeken of dagen in. Als dit aantal bezoeken / dagen bereikt is, krijg je bij het inplannen van een bezoek een waarschuwing dat het maximaal aantal bezoeken / dagen bijna bereikt is. Ook wordt vermeld hoeveel ruimte er nog over is. 

    Stilzwijgend verlengen:

    Vink deze optie aan als je wil dat er geen melding komt dat een abonnement van deze vorm verlopen is. Zo’n abonnement wordt na verloop automatisch verlengd, op voorwaarde dat de optie “Automatisch verlengen” in het abonnement zelf (wat je bij de patiënt toevoegt) ook op “Ja” staat.

  4. Vul de velden in de rubriek “Bezoek” in; voor zover van toepassing.
    Veld
    Omschrijving

    Maximum aantal:

    Typ het maximale aantal bezoeken in, wat bij deze abonnementsvorm binnen de geldigheidstermijn toegestaan is.

     Bij het automatisch verlengen wordt wel de geldigheidstermijn verlengd, maar niet het maximum aantal verhoogd.

    Frequentie:

    Vul de toegestane bezoekfrequentie in:

    Klik achter het eerste en het tweede veld op  en klik op een mogelijkheid.

    Standaard duur:

    Typ de standaard duur (in minuten) van een bezoek bij deze abonnementsvorm in.

  5. Vul de velden in de rubriek “Facturering” in:
    Veld
    Omschrijving

    Intakekosten factureren met eerste termijn:

    Vink deze optie aan, als je wil dat de totale intakekosten bij de eerste termijn gefactureerd worden. Als je dit veld niet aanvinkt, worden de intakekosten over alle termijnen verdeeld.

    Aantal termijnen:

    Typ het aantal termijnen in, waarover de facturering verdeeld moet worden. Als alles in één keer betaalt moet worden, typ je “1” in. 

  6. Klik in de lijst “Abonnementsprijzen:” in de eerste regel in de kolom “Ingangsdatum”.
      
  7. Klik op “Ja”.
  8. Klik op  om een nieuwe regel toe te voegen.

  9. Vul de kolommen in de lijst “Abonnementsprijzen:” in.

    Kolom
    Omschrijving

    Ingangsdatum

    Typ de datum in of gebruik de kalender via .

    Prijs

    Typ de abonnementsprijs in; inclusief of exclusief btw. Dit geef je in het veld “Incl./excl. btw” aan.

    Intakekosten

    Typ de intakekosten in; inclusief of exclusief btw. Dit geef je in het veld “Incl./excl. btw” aan.

    Incl./excl. btw

    Klik op  en klik op een mogelijkheid.

    Btw-tarief

    Klik op  en klik op een mogelijkheid.

  10. Bewaar de gegevens (“F5” of ).
  11. Klik zo nodig op  om een nieuwe regel toe te voegen. Herhaal stappen 9 tot en met 11.
  12. Sluit het scherm (“ESC” of ).