Intramed Expert

Boekhouding versus werkelijkheid

Het boekjaar is het jaar waarin je met boekhouden in Intramed echt wilt beginnen. Nu moeten alle beginwaarden worden ingesteld. Eerst stel je vast, wat in de boekhouding staat en wat daar in werkelijkheid van waar is.

Korte instructie

  1. Klik op menu [Rapporten], [Financieel], [Balans Verlies/winst].
  2. Selecteer zo nodig een al bestaande filter- en sortering-instelling (  en klik op een instelling).
  3. Stel zo nodig het filter in.
  4. Stel zo nodig het soort uitvoer in.
  5. Klik op “OK”; het rapport wordt afgedrukt zoals je bij de rubriek “Uitvoer” hebt ingesteld.
  6. Als je bij de rubriek “Uitvoer” hebt gekozen voor “Scherm”, dan kun je zo nodig het rapport alsnog op papier printen, of opslaan als PDF (links onderin het scherm). Klik op  om te printen en op  om te bewaren.
  7. Sluit het scherm (“ESC” of ).

Je kunt specifieke filters instellen door gebruik te maken van filtertekens. 

Via dit rapport kun je er snel achter komen hoe je balans ervoor staat.

  1. Selecteer zo nodig een al bestaande filter- en sortering-instelling (  en klik op een instelling).
  2. Stel zo nodig het filter in.

    Veld

    Omschrijving

    Balans per datum:Typ de datum in of gebruik de kalender via . De balans van de ingevulde datum wordt afgedrukt.
  3. Stel zo nodig het soort uitvoer in (zie onderaan deze uitleg).
  4. Klik op “OK”; het rapport wordt afgedrukt zoals je bij de rubriek “Uitvoer” hebt ingesteld.
  5. Als je bij de rubriek “Uitvoer” hebt gekozen voor “Scherm”, dan kun je zo nodig het rapport alsnog op papier printen, of opslaan als PDF (links onderin het scherm). Klik op  om te printen en op  om te bewaren.
  6. Sluit het scherm (“ESC” of ).

 

Rapportinstellingen bewaren

De ingestelde filters en sortering kun je bewaren voor als je een rapport nogmaals wilt afdrukken.

  1. Je wilt via een rapportscherm een rapport printen.
  2. Stel de gewenste filters en sortering in.
  3. Klik bovenin het scherm op .
  4. Vul de velden in.

    Veld

    Omschrijving

    Geef een naam op waaronder u de instellingen wilt bewaren:Typ hier een naam in, waaronder deze rapportinstellingen moeten worden bewaard.
    Geef je een al bestaande naam op, dan wordt die instelling overschreven. Je krijgt nog wel eerst een bevestigingsvraag.
    Het rapport toegankelijk maken voor alle gebruikers.Kies voor deze optie als je wilt dat alle collega’s deze rapportinstellingen mogen gebruiken.
  5. Klik op “OK”.
 Klik op  om een bewaarde rapportinstelling uit de lijst te verwijderen.Je krijgt nog wel eerst een bevestigingsvraag.

 

Print en printer instellingen

Onderin een rapportscherm zie je de rubriek “Uitvoer”. Hierin stel je de wijze van printen en de te gebruiken printer in.

  1. Vink in de rubriek “Uitvoer” de velden aan; voor zover van toepassing. Je kunt meerdere mogelijkheden tegelijk aanvinken.

    Optie

    Omschrijving

    SchermHet rapport wordt op het beeldscherm getoond.
    PrinterHet rapport wordt naar de standaard printer gestuurd.
    Opmaken voor printerAls je voor deze optie kiest, worden de opmaakmogelijkheden van de printer gebruikt. Het rapport op je beeldscherm zal meestal minder mooi zijn, omdat de lettertypes van de printer andere tekenafstanden hebben dan de schermlettertypen. Het voordeel is echter dat je vanuit het rapport op het beeldscherm alsnog kunt kiezen om het rapport naar de printer te sturen.
    BestandHet rapport wordt als bestand opgeslagen op de locatie, die je via  achter het veld kiest.
  2. In de rubriek “Informatie” zie je, op welk papierformaat voor dit rapport staat ingesteld en welke printer geselecteerd is.
  3. Kies zo nodig een andere printer: klik op “Printer”.
  4. Vul de velden in de rubriek “Printer” in; voor zover van toepassing.

    Velden

    Omschrijving

    Naam:Selecteer zo nodig een andere printer.
    “Eigenschappen”Klik hierop als je bij de geselecteerde printer nog zaken als kleurendruk, papierkeuze, dubbelzijdig printen etc. wil instellen. Welke mogelijkheden je hebt, is afhankelijk van de geselecteerde printer.
    Naar bestandVink dit aan als je het rapport vanuit dit scherm als bestand wilt printen.
  5. Vul de velden in de rubriek “Afdrukbereik” en “Aantal” in; voor zover van toepassing.

    Veld

    Omschrijving

    AllesDit veld is standaard aangevinkt. Je kunt dit niet wijzigen.
    Aantal exemplaren:Typ hier het aantal exemplaren dat je wilt printen in.
    SorterenKies voor deze optie als je meerdere exemplaren wilt en de exemplaren alvast gesorteerd wilt hebben.
  6. Klik op “OK” om de instellingen te bewaren en het scherm te sluiten.

Het saldo op de balans in Intramed kan afwijken van het werkelijke saldo (zoals op afschriften). Je moet dan het verschil verwerken in de boekhouding.

Dat verschil bereken je door het saldo wat in de computer staat af te trekken van het werkelijke saldo. Daarbij zijn 6 scenario’s mogelijk: 
     

Scenario

Werkelijkheid

Computer

Verschil (=Werkelijkheid – Computer)

a. In werkelijkheid is het een positief saldo, en in Intramed is het bedrag dat op de balans staat “0”.

7926,45

0

7926,45

b. In werkelijkheid is het een negatief saldo, en in Intramed is het bedrag dat op de balans staat “0”.

-564,56

0

-564,56

c. In werkelijkheid is het een afwijkend positief saldo in vergelijking met het positieve saldo in Intramed.

20000

10000

15784,45

15784,45

4215,55

-5784,45

d. In werkelijkheid is het een negatief saldo, en in Intramed is het bedrag dat op de balans staat positief.

-564,56

15784,45

-16349,01

e. In werkelijkheid is het een negatief saldo, en in Intramed is het bedrag dat op de balans staat ook negatief,

   maar afwijkend van het werkelijke saldo.

-20000

-10000

-16457,43

-16457,43

-3542,57

6457,43

f. In werkelijkheid is het een positief saldo, en in Intramed is het bedrag dat op de balans staat negatief.

564,56

-16457,43

17021,99

    

Het bedrag uit de kolom “Verschil (Werkelijkheid – Computer)” registreer je vervolgens in de boekhouding. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

Korte instructie

  1. Ga naar menu [Financieel], [Boekhouding], [Dagboeken].
  2. Dubbelklik op het dagboek “Memoriaal”.
  3. Klik op .
  4. Vul de velden in.
  5. Bewaar de gegevens (“F5” of ).
  6. Sluit het scherm (“ESC” of ).
 Je kunt de veranderingen definitief maken door te “Boeken”.

Verschillen tussen het werkelijke saldo en de bedragen in de boekhouding zijn bedragen die je via het dagboek “Memoriaal” verwerkt.

  1. Ga naar menu [Financieel], [Boekhouding], [Dagboeken].
  2. Dubbelklik op het dagboek “Memoriaal”.
  3. Klik op .
  4. Vul de velden in.

    Veld

    Omschrijving

    Datum:Typ de datum in waarop de betaling geboekt wordt of gebruik de kalender via .
    Rek:Klik op  en dubbelklik op het grootboek (bijvoorbeeld “Bank”).
    TgRek:Klik op  en dubbelklik op “Beginbalans”.
    Bedrag:Typ het verschilbedrag in dat je hebt uitgerekend. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.
    Btw:Dit veld wordt automatisch ingevuld; je kunt dit niet wijzigen.
    Omschrijving:Typ zo nodig een omschrijving van de betaling in.
    BewNr:Typ het bewijsnummer in.
  5. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).
  6. Sluit het scherm (“ESC” of  ).

Korte instructie

  1. Klik op menu [Financieel], [Boekhouden], [Dagboeken] en dubbelklik op het dagboek “Memoriaal”.
  2. Klik op “Opties”, “Boeken”.
  3. Je krijgt een bevestigingsvraag; klik op “Ja”.
  4. De regel wordt geboekt en verwijderd uit de lijst.

De veranderingen in de boekhouding maak je definitief door te “Boeken”. Dat geldt ook voor het dagboek “Memoriaal”.

 

Er kunnen geen boekingen gedaan worden op een datum die vóór de datum in het veld “Boeken mogelijk vanaf:” ligt. Je krijgt dan een foutmelding: “Boeken is pas mogelijk vanaf <Datum>.”. De enige uitzondering hierop zijn boekingen die gedaan worden bij het afsluiten van een jaar. Je vindt dit veld in de  systeemgegevens, tabblad “4. Financieel”.

 

In het verleden konden alleen therapeuten een omzet- of kostenboeking doen. Je kunt nu instellen, waar de behandelomzet naar geboekt wordt; dit kan ook een vervanger of stagiaire zijn. Dit stel je in in de systeemgegevens, tabblad “2. Declaraties” in het veld “Behandelomzet naar:”

  1. Klik op menu [Financieel], [Boekhouden], [Dagboeken] en dubbelklik op het dagboek “Memoriaal”.
  2. Klik op “Opties”, “Boeken”
  3. Je krijgt een bevestigingsvraag; klik op “Ja”.

  4. De regel wordt geboekt en verwijderd uit de lijst.

De in Intramed in een dagboek “Memoriaal” ingevulde dagboekregels krijgen bij boeken per datum en per bewijsnummer allen hetzelfde boekingsnummer in de resulterende grootboekposten. Hierdoor kunnen deze boekingen ook zonder problemen overgezet worden naar Twinfield.

 

Je kunt de nieuwe saldi controleren door een overzicht van de balans uit te printen.