Praktijkgegevens invoeren

1. Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Praktijkgegevens]; het scherm “Praktijk” wordt geopend op tabblad “1. Praktijk”.
2. Vul de velden in; voor zover van toepassing.
3. Bewaar de gegevens (“F5” of  ; het scherm wordt gesloten. 

1. Je hebt het scherm “Praktijk” nog open staan OF open het opnieuw via menu [Systeem], [Organisatie], [Praktijkgegevens].
2. Klik op tabblad “2. Licentie”.
3. Vul de gegevens in uit de brief die je van Intramed ontvangen hebt.
4. Bewaar de gegevens (“F5” of ).
   

   Je kunt de gegevens alleen bewaren als de juiste adresgegevens zijn ingevuld, in combinatie met de licentiegegevens op tabblad “2. Licentie”.

Op tabblad “2. Licentie” vul je de Intramed licentiegegevens van de praktijk of instelling in. Deze gegevens staan in de brief die is toegestuurd. 

1. Je hebt het scherm “Praktijk” nog open staan OF open het scherm opnieuw via menu [Systeem], [Organisatie], [Praktijkgegevens].
2. Klik op tabblad “2. Licentie”.
    
3. Vul de gegevens in uit de brief die je van Intramed ontvangen hebt.

   Veld	Omschrijving
   Debiteurnr:	Typ het debiteurnummer in, waaronder je praktijk / instelling bij Intramed bekend is. Als de combinatie “Debiteurnr”, ‘Adres”, “Aantal therapeuten”, “Geldigheid”, en “Licenties” niet overeenkomt, krijg je een foutmelding.
   Adres:	Het adres (straatnaam + huisnummer) dat op tabblad “1. Praktijk” is ingevuld, wordt getoond.
   Aantal therapeuten:	Typ het aantal therapeuten in waarvoor je praktijk / instelling een licentie heeft. Bij het aanmelden bij een administratie controleert Intramed hoeveel medewerkers (met de status “Therapeut”) in de administratie zijn opgenomen en vergelijkt dit met het aantal dat ingevuld is vanuit de licentie. Als het werkelijk aantal therapeuten het aantal in de licentie overschrijdt, wordt een melding getoond.
   Geldigheid:	Typ in tot wanneer de licentie geldig is of gebruik de kalender via . 30 dagen voordat de geldigheidsdatum verloopt, wordt een melding getoond.
   Licentienr:	Typ het licentienummer in, waaronder je praktijk / instelling bij Intramed bekend is.
   Licenties:	Vink de overige licenties van je praktijk / instelling aan.

4. Bewaar de gegevens (“F5” of )
   

   Je kunt de gegevens alleen bewaren als de juiste adresgegevens zijn ingevuld, in combinatie met de licentiegegevens op tabblad “2. Licentie”.

Extra informatie

Onderin dit scherm zie ook de rubriek “Licentie online ophalen”. Vanaf 30 dagen voordat je Intramed-licentie verloopt, krijg je een waarschuwing bij het inloggen in Intramed.

Je mag niet meer met het programma werken als je licentie verlopen is. Je kunt dan geen patiënten meer toevoegen en niet declareren. Wel kun je gegevens afdrukken en inzien.

Nadat je licentie vernieuwd is (dat is na betaling van de bijbehorende kosten) staat er een nieuw licentienummer voor je klaar. Deze wordt automatisch via internet opgehaald. De gegevens op tabblad “2. Licentie” worden aan de hand daarvan aangepast.

Als je tussendoor gegevens wil wijzigen, zoals het aantal therapeuten of de te kiezen licenties, kun je contact opnemen met afdeling Verkoop van Intramed. Je krijgt dan een nieuwe overeenkomst met een nieuw licentienummer.

In de rubriek “Licentie online ophalen” kun je via “Licentie nu ophalen” ook handmatig via het internet je nieuwe Intramed-licentie ophalen.

1. Je hebt het scherm “Praktijk” nog open staan OF open het opnieuw via menu [Systeem], [Organisatie], [Praktijkgegevens].
2. Klik op tabblad “3. Locaties”.
3. Dubbelklik op een locatie om de gegevens in te zien of voeg een nieuwe locatie toe via .
4. Sluit het scherm (“ESC” of  ).

Op tabblad “3. Locaties” kun je de verschillende locaties van de praktijk of instelling invoeren. Het gaat hierbij om de NAW-gegevens van de locaties en eventueel welke bedrijfsruimten daarin aanwezig zijn.

1. Je hebt het scherm “Praktijk” nog open staan OF open het opnieuw via menu [Systeem], [Organisatie], [Praktijkgegevens].
2. Klik op tabblad “3. Locaties”.
   
3. Klik op een locatie en op één van de knoppen  om deze in de lijst te verschuiven.
4. Dubbelklik op een locatie om de gegevens in te zien of voeg een nieuwe locatie toe via . Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.
5. Sluit het scherm (“ESC” of  ).

1. Klik op menu [Systeem], [Organisatie], [Praktijkgegevens], tabblad “3. Locaties”.
2. Klik op .
   
3. Vul de velden in; voor zover van toepassing.
   

   Druk op “TAB”; je gaat naar het volgende veld. Druk op “Shift” + “TAB”; je gaat naar het vorige veld.

   Veld	Omschrijving
   Locatienummer:	Dit nummer wordt automatisch aangemaakt als je de locatie bewaart. Je kunt ook zelf een nummer intypen.  Je kunt het nummer van een al ingevoerde locatie niet meer wijzigen.
   Naam:	Typ de naam van de locatie in.  Als je de naam van de locatie aan het intypen bent, kun je speciale tekens gebruiken (zoals á, è of ö) via menu [Bewerken], [Speciale tekens] of “Ctrl”+ “T”.
   Straat:	Typ de straatnaam van de locatie in.
   Huisnummer:	Typ het huisnummer van de locatie in.
   Huisnummer toevoeging:	Typ zo nodig de huisnummer toevoeging in.
   Postcode:	Typ de postcode van de locatie in (vier cijfers en twee letters). De letters worden automatisch omgezet naar hoofdletters. Na het invullen wordt automatisch de bijbehorende plaatsnaam in het veld “Woonplaats” ingevuld.
   Plaats:	Typ zo nodig de plaats in.Dit veld wordt automatisch ingevuld na het invullen van de postcode.
   Telefoon:	Typ het telefoonnummer van de locatie in. Het nummer kun je vooraf laten gaan door een “+” (voor internationale nummers), scheiden door streepjes, ronde haken of spaties. Voor het complete nummer kun je maximaal 20 tekens gebruiken.
   Faxnummer:	Typ zo nodig het faxnummer van de locatie in. Het nummer kun je vooraf laten gaan door een “+” (voor internationale nummers), scheiden door streepjes, ronde haken of spaties. Voor het complete nummer kun je maximaal 20 tekens gebruiken.
   Kostenplaats:	Klik op  en dubbelklik op de kostenplaats. De omzet van praktijkbehandelingen op de locatie wordt op de gekozen kostenplaats geboekt.  Je kunt hier een item toevoegen (ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg).

4. Vul zo nodig de velden in de rubriek “Beschikbaarheid” in.
   

   Veld	Omschrijving
   Beschikbaar vanaf:	Typ de datum in vanaf wanneer de locatie beschikbaar is of gebruik de kalender via .
   Beschikbaar tot en met:	Typ de datum in tot wanneer de locatie beschikbaar is of gebruik de kalender via .

    Bij het plannen van een afspraak en het instellen van agenda roosters houdt Intramed rekening met de beschikbaarheid van de locatie.
5. Bewaar de gegevens (“F5” of ).
6. Sluit het scherm (“ESC” of  ).

1. Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Praktijkgegevens].
2. Klik op tabblad “3. Locaties”.
3. Dubbelklik op een locatie.
4. Klik één keer in een regel in de lijst onder “Ruimte:”.
5. Klik op .
6. Vul de velden in de rubriek “Algemeen” in en kies bij het veld “Altijd beschikbaar:” voor de optie “Ja”.
7. Als je een tijdstip of datum wilt toevoegen waarop de bedrijfsruimte niet beschikbaar is, kun je dat in de rubriek “Niet beschikbaar op:” invullen.
8. Bewaar de gegevens (“F5” of ).
9. Sluit alle schermen (“Esc” of  ).

Afwijkende beschikbaarheid instellen

1. Klik één keer op een regel in de lijst onder “Niet beschikbaar op:”.
2. Klik op .
3. Vul de velden in.
4. Bewaar de gegevens (“F5” of ).
5. Sluit alle schermen (“Esc” of  ).

Als je via menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens], tabblad “7. Modules” de module “Bedrijfsmiddelen” hebt aangevinkt, kunnen bedrijfsmiddelen en -ruimten per locatie geregistreerd en beheerd worden. Zo kun je binnen een locatie ook verschillende ruimten (bijvoorbeeld behandelkamers en fitnessruimten) vastleggen en deze ruimte bij behandelingen reserveren.
Dat kunnen bedrijfsruimten zijn, die in principe altijd beschikbaar zijn; op alle (werk-)dagen van de week zolang je praktijk geopend is bijvoorbeeld. Dit soort bedrijfsruimten voegt je als volgt toe aan een locatie.

1. Klik op menu [Systeem], [Organisatie], [Praktijkgegevens], tabblad “3. Locaties”.
2. Dubbelklik op een locatie.
3. Klik één keer in een regel in de lijst onder “Ruimte:”.
   
4. Klik op .
   
5. Vul de velden in de rubriek “Algemeen” in.
   

   Veld	Omschrijving
   Nummer ruimte	Hier wordt automatisch een nummer ingevuld; je kunt dit wijzigen.
   Locatie	Hier wordt het nummer en de naam van de locatie ingevuld, waar deze bedrijfsruimte wordt toegevoegd.
   Naam:	Typ een naam voor de bedrijfsruimte in.
   Omschrijving:	Typ een omschrijving van de bedrijfsruimte in.
   Capaciteit:	Typ het maximale aantal personen in die tegelijkertijd in de ruimte ingepland kunnen worden.
   Altijd beschikbaar:	Klik op  en klik op “Ja”. Hierdoor is deze ruimte in principe altijd beschikbaar, maar je kunt nog wel bepaalde dagen (met bepaalde uren) invoeren, waarop deze ruimte niet te reserveren is.
   Tonen in agenda:	Klik op  en klik op “Ja” of “Nee”. Hiermee geef je aan, of de ruimte wel of niet getoond moet worden in de agenda
   Agenda starttijd:	Als je hier niets invult, worden de start- en eindtijd gehanteerd zoals die in het rooster voor de medewerker zijn vastgelegd.
   Agenda eindtijd:	Je stelt deze tijden bijvoorbeeld wél in bij gebruik van de ruimte door derden en bij abonnementgebruik.
   Kostenplaats:	Klik op  en dubbelklik op de kostenplaats. De omzet van praktijkbehandelingen op in de betreffende ruimte wordt op de gekozen kostenplaats geboekt.   Je kunt hier een item toevoegen (ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg).

6. Als je een tijdstip of datum wilt toevoegen waarop de bedrijfsruimte niet beschikbaar is, kun je dat in de rubriek “Niet beschikbaar op:” instellen. Als je dat wilt, ga dan vanaf dit punt verder met het onderstaande onderwerp “Afwijkende beschikbaarheid instellen”.
7. Bewaar de gegevens (“F5” of ).
8. Sluit alle schermen (“Esc” of  ).

Afwijkende beschikbaarheid instellen

AIs de bedrijfsruimte of het bedrijfsmiddel door bepaalde omstandigheden een tijdje niet beschikbaar is (bijvoorbeeld door een verbouwing), dan kun je dat in de rubriek “Niet beschikbaar op:” instellen. Voor elke dag en/of elk tijdstip, dat de ruimte niet beschikbaar is maak je een aparte regel aan in de lijst.

1. Klik één keer op een regel in de lijst onder “Niet beschikbaar op:”.
2. Klik op .
   
   In de rubriek “Algemeen” zie je bij welke locatie en bedrijfsruimte deze afwijkende beschikbaarheid wordt ingesteld. Deze velden kun je hier niet wijzigen.
3. Vul de velden in de rubriek “Niet beschikbaar op” in.
   

   Veld	Omschrijving
   Datum:	Klik op  en dubbelklik op de datum dat de ruimte een afwijkende beschikbaarheid heeft.   In de kalender zie je ook de knop “Huidig” waarmee je snel de huidige datum kiest. In plaats van de kalender te gebruiken, kun je ook de datum intypen, of de letter “H” om de huidige datum te krijgen.
   Begintijd:	Typ het tijdstip in, waar vanaf de bedrijfsruimte niet beschikbaar is.
   Eindtijd:	Typ het tijdstip in, waar vanaf de bedrijfsruimte weer beschikbaar is.

4. Bewaar de gegevens (“F5” of ).
5. Sluit alle schermen (“Esc” of  ).

1. Klik op menu [Systeem], [Organisatie], [Praktijkgegevens].
2. Klik op tabblad “3. Locaties” en dubbelklik op een locatie.
3. Klik in een regel in de lijst onder “Ruimte:”.
4. Klik op .
5. Vul de velden in de rubriek “Algemeen” in; kies bij het veld “Altijd beschikbaar:” voor “Nee”.
6. Klik in een regel in de lijst onder “Beschikbaarheid per weekdag:” om de dagen in te stellen dat de ruimte beschikbaar is.
7. Klik op .
8. Vul de velden in de rubriek “Beschikbaarheid” in. Vervolgens kun je per weekdag de beschikbaarheid invoeren. Voor elke dag, dat de ruimte beschikbaar moet zijn, maak je een aparte regel aan.
9. Bewaar de gegevens (“F5” of ). Je bent terug in het scherm “Ruimte”.
10. Stel zo nodig een tijdstip of datum in waarop de bedrijfsruimte niet beschikbaar is: ga dan vanaf dit punt verder met “Afwijkende beschikbaarheid instellen”.
11. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).
12. Sluit alle schermen (“Esc” of  ).

Afwijkende beschikbaarheid instellen

1. Klik één keer op een regel in de lijst onder “Niet beschikbaar op:”.
2. Klik op .
3. Vul de velden in.
4. Bewaar de gegevens (“F5” of ).
5. Sluit alle schermen (“Esc” of  ).

Als je via menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens], tabblad “7. Modules” de module “Bedrijfsmiddelen” hebt aangevinkt, kunnen bedrijfsmiddelen en -ruimten per locatie geregistreerd en beheerd worden. Zo kun je binnen een locatie ook verschillende ruimtes (bijvoorbeeld behandelkamers, fitnessruimte en zwembad) vastleggen en deze ruimte bij behandelingen reserveren.
Dat kunnen bedrijfsruimten zijn, die niet altijd beschikbaar zijn; op woensdagen en vrijdagmiddag niet bijvoorbeeld. Dit soort bedrijfsruimten voeg je als volgt toe aan een locatie.

1. Klik op menu [Systeem], [Organisatie], [Praktijkgegevens].
2. Klik op tabblad “3. Locaties” en dubbelklik op een locatie.
3. Klik in een regel in de lijst onder “Ruimte:”.
   
4. Klik op .
   
5. Vul de velden in de rubriek “Algemeen” in.
   

   Veld	Omschrijving
   Nummer ruimte	Bewaar de gegevens en dit nummer wordt automatisch ingevuld. Je kunt ook zelf een nummer invullen.
   Locatie	Het het nummer en de naam van de locatie is ingevuld; wijzig dit zo nodig.
   Naam:	Typ een naam voor de bedrijfsruimte in.
   Omschrijving:	Typ een omschrijving van de bedrijfsruimte in.
   Capaciteit:	Als de ruimte geschikt is voor groepen, typ hier het maximale aantal personen in.
   Altijd beschikbaar:	Klik op  en klik op “Nee”. Hierdoor krijg je in dit scherm ook de lijst “Beschikbaarheid per weekdag:”.
   Tonen in agenda:	Klik op  en klik op een mogelijkheid. Hiermee geef je aan, of de ruimte wel of niet getoond moet worden in de agenda
   Agenda starttijd: Agenda eindtijd:	Als je hier niets invult, worden de start- en eindtijd gehanteerd zoals die in het rooster voor de medewerker zijn vastgelegd. Je stelt deze tijden bijvoorbeeld wél in bij gebruik van de ruimte door derden en bij abonnementgebruik.
   Kostenplaats:	Klik op  en dubbelklik op een kostenplaats. De omzet van praktijkbehandelingen in de ruimte wordt op de gekozen kostenplaats geboekt.  Je kunt hier een item toevoegen (ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg).

6. Klik in een regel in de lijst onder “Beschikbaarheid per weekdag:” om de dagen in te stellen dat de ruimte beschikbaar is.
7. Klik op .
   
8. In de rubriek “Algemeen” zijn de locatie en bedrijfsruimte ingevuld; je kunt dit niet wijzigen.
9. Vul de velden in de rubriek “Beschikbaarheid” in.
   

   Veld	Omschrijving
   Weekdag:	Klik op  en klik op een weekdag. Je kunt dus per weekdag de beschikbaarheid van de ruimte instellen.
   Begindatum:	Typ de datum in of gebruik de kalender via .  In de kalender zie je ook de knop “Huidig” waarmee je snel de huidige datum kiest. In plaats van de kalender te gebruiken, kun je ook de datum intypen, of de letter “H” om de huidige datum te krijgen.
   Einddatum:	Typ de datum in of gebruik de kalender via .  In de kalender zie je ook de knop “Huidig” waarmee je snel de huidige datum kiest. In plaats van de kalender te gebruiken, kun je ook de datum intypen, of de letter “H” om de huidige datum te krijgen.
   Begintijd:	Typ het tijdstip in, waar vanaf de bedrijfsruimte wél beschikbaar is.
   Eindtijd:	Typ het tijdstip in, waar vanaf de bedrijfsruimte niet beschikbaar is.

   Vervolgens kun je per weekdag de beschikbaarheid invoeren. Voor elke dag, dat de ruimte beschikbaar moet zijn, maak je een aparte regel aan in de lijst “Beschikbaarheid per weekdag:”.

10. Bewaar de gegevens (“F5” of ). Je bent terug in scherm “Ruimte”.
11. Als je een tijdstip of datum wil toevoegen waarop de bedrijfsruimte niet beschikbaar is, kun je dat in de rubriek “Niet beschikbaar op:” instellen. Als je dat wil, ga dan vanaf dit punt verder met “Afwijkende beschikbaarheid instellen”.
12. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).
13. Sluit alle schermen (“Esc” of  ).

Afwijkende beschikbaarheid instellen

AIs de bedrijfsruimte of het bedrijfsmiddel door bepaalde omstandigheden een tijdje niet beschikbaar is (bijvoorbeeld door een verbouwing), dan kun je dat in de rubriek “Niet beschikbaar op:” instellen. Voor elke dag en/of elk tijdstip, dat de ruimte niet beschikbaar is maak je een aparte regel aan in de lijst.

1. Klik één keer op een regel in de lijst onder “Niet beschikbaar op:”.
2. Klik op .
   
   In de rubriek “Algemeen” zie je bij welke locatie en bedrijfsruimte deze afwijkende beschikbaarheid wordt ingesteld. Deze velden kun je hier niet wijzigen.
3. Vul de velden in de rubriek “Niet beschikbaar op” in.
   

   Veld	Omschrijving
   Datum:	Klik op  en dubbelklik op de datum dat de ruimte een afwijkende beschikbaarheid heeft.   In de kalender zie je ook de knop “Huidig” waarmee je snel de huidige datum kiest. In plaats van de kalender te gebruiken, kun je ook de datum intypen, of de letter “H” om de huidige datum te krijgen.
   Begintijd:	Typ het tijdstip in, waar vanaf de bedrijfsruimte niet beschikbaar is.
   Eindtijd:	Typ het tijdstip in, waar vanaf de bedrijfsruimte weer beschikbaar is.

4. Bewaar de gegevens (“F5” of ).
5. Sluit alle schermen (“Esc” of  ).