Intramed Expert

Zoek hier
Generic filters

Online tools voor alle beroepsgroepen

Intramed biedt ook een aantal online mogelijkheden, waarmee het behandeltraject efficiënter en sneller gaat. Dat doe je door de patiënt bij de behandeling te betrekken (door de vragenlijsten online te versturen en afspraakherinneringen te versturen) en door veilig te communiceren met verwijzers (via ZorgMail). 

Speciaal voor praktijkhouders is er Intramed Financieel en Intramed Insight, waarmee je grip krijgt op je bedrijfsvoering. 

Via Intramed en de applicatie ZorgMail van E-novation Lifeline, kun je elektronisch en beveiligd gegevens uitwisselen met andere zorgverleners. Dit gaat via een webservice. Zo kun je bijvoorbeeld je patiëntverslagen versturen naar de huisarts, en verwijzingen ontvangen. 

Instellingen vooraf

Voordat je gebruik kunt maken van ZorgMail in Intramed, zijn een aantal instellingen nodig:

  • een online dienst instellen, zodat Intramed contact kan maken met ZorgMail en in de webbrowser aangeven dat de webservice van ZorgMail behoort tot je vertrouwde websites;
  • ZorgMail postbus(sen) toevoegen waarbij je aangeeft welke medewerkers de berichten mogen inzien, versturen en/of verwijderen;
  • het ZorgMail-adres en klantnummer van de ontvanger (bijvoorbeeld de huisarts) invullen.

Online dienst instellen

De communicatie met ZorgMail verloopt via de webservice die ter beschikking is gesteld door E-novation. Om daar gebruik van te kunnen maken moet je eenmalig de online dienst instellen, en de website toevoegen aan de vertouwde websites. 

  1. Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Online diensten].
  2. Dubbelklik op een ZorgMail online dienst OF
    als er geen ZorgMail online dienst voorkomt, klik op .
  3. Klik bij “Type:” achter het veld op de knop  en klik de mogelijkheid “Zorgmail”.
  4. Vul de beschikbaar gekomen velden in.
    Veld
    Omschrijving

    Dienstnr:

    Dit nummer wordt automatisch aangemaakt bij het bewaren. Je kunt ook zelf een nummer invullen. 

    Naam:

    Automatisch wordt “Zorgmail” ingevuld. Je kunt dat wijzigen.

    URL:

    Automatisch wordt de URL ingevuld. Laat dat zo staan.

    Gebruikersnaam: en Toegangscode:

    Je hoeft geen gebruikersnaam en toegangscode in te voeren. Bij het versturen van ZorgMail berichten wordt de gebruikersnaam en het wachtwoord gebruikt die zijn opgeslagen in de postbussen bij de medewerkers. (Zie het volgende onderwerp.)

  5. Bewaar de gegevens (“F5” of ).

Vervolgens moet je in je browser de site waarop de webservice draait (de URL uit de online dienst) aan de vertrouwde websites toevoegen.

  1. Ga naar menu [Systeem], [Configuratie], [Internetopties].
  2. Ga naar het tabblad “Beveiliging”.
  3. Klik op het icoon “Vertrouwde websites”.
  4. Klik op de knop “Websites”.
  5. Vul bij het veld “Deze website aan de zone toevoegen:” het adres in zoals in de afbeelding is aangegeven.
  6. Klik op de knop “Toevoegen”.
  7. Sluit de schermen.  

ZorgMail postbussen toevoegen

Bij elke medewerker kun je één of meerdere ZorgMail-postbussen aanmaken. Bovendien kunnen andere medewerkers ook gebruik maken van zo’n postbus, als zij als gemachtigden zijn ingesteld.

 

Alleen de eigenaar van een postbus en medewerkers in de groep “Praktijkhouder / Eigenaar” kunnen nieuwe postbussen opslaan en bestaande postbussen aanpassen.
Opgeslagen postbussen kunnen van eigenaar wisselen. Als de eigenaar van een postbus verandert, wordt vóór het doorvoeren van de aanpassing gevraagd, of de gebruiker daarmee door wil gaan. Voor medewerkers in de groep “Praktijkhouder / Eigenaar” wordt deze vraag niet gesteld; ook niet bij het aanpassen van eigen postbussen.

  1. Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers].
  2. Dubbelklik op een medewerker.
  3. Ga naar tabblad “2. Overig/Postbussen”; de rubriek “Postbussen”. Hierin kun je postbussen voor ZorgMail aanmaken, wijzigen of verwijderen als je tot de gebruikersgroep “Praktijkhouder / Eigenaar” behoort of als je de eigenaar bent van de postbus.
  4. Klik in een regel van de lijst “Postbussen”.
  5. Klik op .
  6. Vul de velden in de rubriek “Algemeen” in:
    Veld
    Omschrijving

    Postbus:

    Dit wordt automatisch aangemaakt bij het bewaren van deze postbus. Je kunt ook zelf een nummer invullen.

    Eigenaar:

    Klik op  en dubbelklik op de eigenaar van de postbus. 

    Omschrijving:

    Typ een omschrijving / naam voor deze postbus.

    Dienst:

    Klik op  en dubbelklik op de ZorgMail online dienst.

    Gebruikersnaam:

    Typ de gebruikersnaam in, die je van ZorgMail gekregen hebt.

    Toegangscode:

    Typ de toegangscode in, die je van ZorgMail gekregen hebt.

  7. Vul de rubriek “Gemachtigden” in.
    In de linker kolom ziet je alle in dienst zijnde medewerkers, behalve de postbus eigenaar. (Die is automatisch gemachtigd.)
  8. Klik in de linker lijst “Medewerkers:” op een medewerker die je gebruik wilt laten maken van deze postbus.
  9. Klik op de knop “Ja” om de gegevens tussentijds te bewaren, en om door te gaan.
  10. Klik op de knop  om die medewerker naar de rechter lijst “Gemachtigde medewerkers voor deze postbus:” te verschuiven.

     

    Via de knop  verschuif je alle medewerkers naar rechts.

     

    Via de knoppen  en  verschuif je medewerkers terug naar links oftewel zijn ze niet langer gemachtigd om deze postbus te gebruiken.

    In de gemachtigden lijst wordt standaard de kolom “Inzien” aangevinkt. Daardoor kan een gemachtigde ZorgMail berichten Inzien, Versturen en/of Verwijderen.
  11. Vink zo nodig bij een gemachtigde de kolom “Versturen” aan, als de gemachtigde via deze postbus ZorgMail berichten mag versturen.
  12. Vink zo nodig bij een gemachtigde de kolom ‘Verwijderen” aan, als de gemachtigde uit deze postbus berichten mag verwijderen. 
  13. Maak eventueel meerdere Zorgmail postbussen aan bij de medewerker.
  14. Sluit het scherm (“ESC” of  ).

ZorgMail-adres en klantnummer instellen

Op tabblad “1. Algemeen” van de artsgegevens kun je het ZorgMail-adres en -klantnummer van een (verwijzend) arts invullen.

  1. Ga naar menu [Bestand], [Artsen] en dubbelklik op de arts.
  2. Vul de velden in; voor zover van toepassing.
    Veld
    Omschrijving

    ZorgMail-adres:

    Typ het ZorgMail-adres van de arts in.

     

    Via https://www.zorgmail.nl kun je het ZorgMail-adres opzoeken van huisartsen en medisch specialisten.

    ZorgMail-klantnummer:

    Typ het ZorgMail klantnummer van de arts in.

     

    Via https://www.zorgmail.nl kun je het ZorgMail-klantnummer opzoeken van huisartsen en medisch specialisten.

  3. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).

ZorgMail berichten ontvangen en versturen

Vervolgens kun je ZorgMail berichten ophalen, lezen en verzenden. Ook kun je in de wizard “Afspraak inplannen” een deel van een ZorgMail bericht als “Diagnosetekst” overnemen.

 

Als je het ZorgMail-adres niet weet, kun je deze opzoeken via https://www.zorgmail.nl.   

ZorgMail berichten ophalen en lezen

In Intramed kun je je Zorgmail berichten ophalen en lezen in het scherm “Mail”.

  1. Ga naar menu [Extra], [Mail].

    Je ziet links bovenin dit scherm een navigatie boom met de map “Zorgmail”. Hierin vind je je eigen postbus(sen) en, als van toepassing, daaronder de postbussen van anderen, waarin je lees- en/of verwijderrecht hebt.
  2. Klik op een postbus;
    rechtsboven zie je een lijst met alle berichten die in deze map zitten.
  3. Klik op een bericht.
    Je ziet onderin het scherm tabbladen met de inhoud van het bericht. Dat is in ieder geval tabblad “1. Algemeen” waarop de afzender, ontvanger, onderwerp en ontvangstdatum en de inhoud van het geselecteerde bericht te zien is.
     
    In geval van een ZorgMail bericht vind je op tabblad “2. ZorgMail details” aanvullende gegevens over de patiënt en de afzender.

    Onder aan het scherm zie je, hoeveel berichten in de gekozen map staan en hoeveel daarvan nog ongelezen zijn.
  4. Verwerk het bericht via de iconen / knoppen bovenin het scherm “Mail”. 
    Knop
    Omschrijving

    Klik op dit icoon om voor alle postbussen, waarvan de aangemelde medewerker eigenaar is, de ZorgMail berichten op te halen.

     

    Als je eerst op het zwarte pijltje achter dit icoon klikt, kun je ook eerder opgeslagen berichten ophalen.

    Klik op deze knop om direct de wizard “Afspraak inplannen” te starten. Het BSN van de patiënt wordt dan meteen overgenomen in de wizard. Vanuit het ZorgMail bericht kan een gedeelte van de tekst als “Diagnosetekst verwijzing” overgenomen worden.

    Klik op dit icoon om het bericht op de computer te bewaren.

    Klik op dit icoon om het bericht te printen.

    Klik op dit icoon om het scherm “Document” te openen op tabblad “2. Koppelingen”.

    Typ een omschrijving in en kies zo nodig de behandelepisode, arts, verzekeraar, instelling en crediteur waarbij het bericht bewaard moet blijven.

    Op tabblad “1. Brief” kun je het bericht lezen.

    Klik op deze knop om het bericht te verwijderen.

     

    Het bericht wordt niet werkelijk verwijderd, maar verplaatst naar de map “Verwijderd”.
    Als je in de map “Verwijderd” staat, wordt een bericht door op de knop  te klikken, weer teruggezet naar de oorspronkelijke map.

    Klik op deze knop om het bericht als gelezen of ongelezen te markeren.

  5. Sluit het scherm (“ESC” of  ).
 

Vanuit de map “Verwijderd” in de postbus waar jij verwijderrecht in hebt, kun je door een bericht te selecteren en op het icoon  klikken een bericht echt verwijderen.

Berichten verzenden

Je kunt documenten versturen via ZorgMail. Daarvoor moet je eerst een document toevoegen bij de patiënt-, arts-, verzekeraargegevens etc. In het volgende voorbeeld is het verzenden van een ZorgMail bericht beschreven op tabblad “3. Documenten” van de artsgegevens.

  1. Ga naar menu [Bestand], [Artsen].
  2. Dubbelklik op de arts.
  3. Klik op tabblad “3. Documenten”. 
  4. Klik op .
  5. Kies in de rubriek “Soort document” voor de optie “Brief op basis van briefontwerp”.
  6. Klik in de lijst daaronder op de brief die je wilt versturen.
  7. Klik op de knop “OK”.
    Het aantal velden dat je ziet kan afwijken van de volgende afbeelding, afhankelijk van het soort brief dat je hebt geselecteerd. 
  8. Vul de velden in.
    Veld
    Omschrijving

    Omschrijving:

    Hier wordt standaard de omschrijving van de standaard brief ingevuld; je kunt dit wijzigen.

    Arts:

    Klik op  en dubbelklik op de arts naar wie de brief verstuurd moet worden.
    Als er in de brief velden gebruikt worden die verwijzen naar een arts, worden de gegevens van deze arts gebruikt. 
    Als je niets invult wordt de brief niet bij een arts gekoppeld, en blijven eventuele velden die verwijzen naar artsgegevens leeg.  

    Behandelserie:

    Klik op  en dubbelklik op de behandelserie waarover de brief gaat. 
    Als er in de brief velden gebruikt worden die verwijzen naar een behandelserie, worden de gegevens van deze behandelserie gebruikt.
    Als je niets invult blijven eventuele velden die verwijzen naar een behandelserie leeg.   

    Verzekeraar:

    Klik op  en dubbelklik op de contactpersoon die gekoppeld moet worden aan de brief. 
    Als er in de brief velden gebruikt worden die verwijzen naar de contactpersoon, worden de gegevens van deze contactpersoon gebruikt. 
    Als je niets invult blijven eventuele velden die verwijzen naar een contactpersoon leeg.  

    Medewerker:

    Klik op  en dubbelklik op de medewerker die gekoppeld moet worden aan de brief. 
    Als er in de brief velden gebruikt worden die verwijzen naar een medewerker, worden de gegevens van deze medewerker gebruikt. 
    Als je niets invult wordt de brief niet bij een medewerker gekoppeld, en blijven eventuele velden verwijzend naar een medewerker leeg.  

    Behandelepisode:

    Klik op  en dubbelklik op de behandelepisode die gekoppeld moet worden aan de brief.
    Als er in de brief velden gebruikt worden die verwijzen naar een behandelepisode, worden de gegevens van deze behandelepisode gebruikt. 
    Als je niets invult wordt de brief niet bij een behandelepisode gekoppeld, en blijven eventuele velden verwijzend naar een behandelepisode leeg. 

  9. Klik op de knop “OK”.
  10. Klik op tabblad “2. Koppelingen” om te zien waar de brief aan gekoppeld is; dit zijn dezelfde gegevens die je hebt ingevuld in het scherm “Standaardbrief”.

     

    Je kunt meer koppelingen toevoegen; klik in de lijst “Soort”, klik op . Klik op  in het veld “Soort”, en selecteer welke koppeling je wilt maken. Als van toepassing, selecteer het betreffende “Bedrijf”, en kies een nummer (“Nr.”). Bewaar de gegevens (“F5” of ).

  11. Klik op tabblad “1. Brief”.
  12. Wijzig eventueel de brief.
  13. Klik op het icoon .

    de wizard “Brief verzenden” wordt geopend. Zie hierna voor de bediening van de wizard.

Wizard brief verzenden

Nadat je op het icoon  in een document hebt geklikt, wordt de wizard “Brief verzenden” geopend.

  1. Op het eerste tabblad worden alle geadresseerden getoond, die gekoppeld zijn aan het document.

    Je ziet dat je het document kunt versturen via ZorgMail, e-mail of kunt afdrukken. De geadresseerden zijn al bij één of meerdere verzendmethoden geplaatst, afhankelijk of zij een ZorgMail-adres en / of een e-mailadres hebben. Alle geadresseerden zijn bij “Afdrukken” geplaatst.
    Via “Voorbeeld brief” kun je een voorbeeld van de brief bekijken.
     

    Als je een brief verzendt via de patiëntgegevens of de behandelepisode, kan de brief ook gestuurd worden naar gekoppelde patiëntrelaties / betrokkenen. Deze patiëntrelaties / betrokkenen zie je alleen op dit tabblad als ze actief zijn, en het vak “Opnemen in correspondentie” is aangevinkt bij de gegevens van de persoon.

  2. Kies naar wie je het document wilt versturen en op welke manier.
     

    Je kunt het document niet dubbel verzenden naar een bepaald persoon. Als je bijvoorbeeld de optie “F.L de Haan” kiest bij de rubriek “Afdrukken”, verdwijnt de optie bij dezelfde persoon in de rubriek “Zorgmail”.

  3. Klik op “Volgende”;
    Het volgende tabblad is alleen te zien als je op het eerste tabblad hebt aangegeven dat je het document wilt versturen via e-mail.
  4. Kies bij de geadresseerde persoon of personen voor “Verzenden aan”. 
    Kies voor “Cc naar” bij de personen naar wie je het document doorstuurt. Het is bijvoorbeeld een brief naar de patiënt die je doorstuurt naar de huisarts. 
    Als je kiest voor “Bcc naar” geef je ook aan dat het een doorgestuurd document is, maar kan de ontvanger het e-mailadres van de overige geadresseerden niet zien.
     

    Bij het veld “Verzenden als:” kun je aangeven hoe het document verstuurd moet worden. Je kunt het document opnemen als tekst in de e-mail, of als bijlage met opmaak RTF of PDF.

  5. Klik op “Volgende”;
    Het volgende tabblad is alleen te zien als je op het eerste tabblad hebt aangegeven dat je het document wilt versturen via ZorgMail 

    Op dit tabblad geef je aan via welke postbus je de brief wilt verzenden.
     

    Alleen de postbussen waarvoor de aangemelde gebruiker verzendrechten heeft, worden getoond. Daarbij zijn de postbussen waar de aangemelde gebruiker de eigenaar is vetgedrukt.

  6. Klik op de betreffende postbus.
  7. Klik op “Volgende”;
    Het volgende tabblad is alleen te zien als je op het eerste tabblad hebt aangegeven dat je het document wilt afdrukken.

    Je krijgt de informatie dat het document eerst wordt verstuurd via e-mail en ZorgMail, en dat je daarna het document kunt afdrukken.
  8. Klik op “Voltooien”.

    Als je hebt gekozen voor het versturen via e-mail, wordt het e-mailprogramma geopend (bijvoorbeeld Outlook) en is een nieuw e-mailbericht aangemaakt wat je kunt versturen.
    Als je hebt aangegeven dat je het document wilt afdrukken, wordt het scherm “Brief afdrukken” geopend. Je kunt de brief printen door op het icoon  onderin het scherm te klikken.
  9. Op het laatste tabblad zie je een overzicht van de geadresseerden en hoe het document verstuurd is.
  10. Klik op “Sluiten”.

Extra informatie

ZorgMail in wizard “Afspraak inplannen”

In de wizard “Afspraak inplannen” kun je een deel van een ZorgMail bericht als “Diagnosetekst” overnemen. Daarvoor is de wizard uitgebreid met een extra bladzijde voor ZorgMail berichten. 

  1. Ga naar menu [Bestand], [Agenda], en typ op een datum en tijd de naam van een patiënt; de wizard “Plannen van een afspraak” opent.
  2. Na de selectie van een bestaande patiënt of na het toevoegen van een nieuwe patiënt, is een extra tabblad met ZorgMail berichten beschikbaar. Op dat tabblad staan alleen berichten als deze voldoen aan de volgende voorwaarden:
    • het bericht komt uit de eigen ZorgMail postbus van de aangemelde medewerker of uit een postbus van anderen waar hij leesrecht in heeft;
    • het BSN van de patiënt is opgenomen in het bericht;
    • het bericht is ontvangen in de periode die rechtsboven op het tabblad aangegeven is (afgelopen week, maand of jaar);
    • er is nog geen behandelserie of aanmelding gekoppeld aan het bericht.
                              
       Als er geen berichten zijn die aan de voorwaarden voldoen, wordt de pagina in de wizard overgeslagen. 

      Bovenaan het tabblad zie je een lijst met berichten die voor deze patiënt ontvangen zijn.
  3. Klik op het bericht dat je wilt gebruiken.
  4. Vink aan, of je het bericht wilt koppelen aan een nieuwe behandelserie of aanmelding;
    het tabblad “1. Algemeen” en “2. ZorgMail” worden gevuld met de gegevens van het geselecteerde bericht.
  5. Selecteer zo nodig een gedeelte uit de brieftekst die je wilt overnemen in de behandelserie of aanmelding. De tekst wordt op het volgende tabblad van de wizard overgenomen.
     

    Als de geselecteerde tekst langer is dan 75 tekens, wordt de tekst afgekapt.

  6. Doorloop de rest van de wizard.

De nieuwe behandelserie die is aangemaakt door het doorlopen van de wizard, is uitgebreid met tabblad “5. Verwijsbericht”.

ZorgMail-adres zoeken

Als je een arts/specialist invoert in Intramed, kan ook het ZorgMail-adres ingevuld worden. Dit adres kun je opzoeken via de website https://www.zorgmail.nl.

Klik bovenaan op “Over ZorgMail” en kies voor “Deelnemer vinden”. Klik vervolgens door naar het adresboek en log in met je gegevens.  

Voer in het zoekscherm enkele gegevens van de arts/specialist in (bijvoorbeeld achternaam en woonplaats). Als de arts/specialist in het bestand voorkomt, krijgt je een resultaatscherm.

Deze gegevens kun je in Intramed registreren.  

Je nota’s kunnen per e-mail verstuurd worden. Daarvoor moet je een aantal instellingen doen. 

 

Om gebruik te maken van deze functionaliteit heb je Intramed versie 8.0 of hoger nodig.

Instellingen

Systeemgegevens

In de systeemgegevens moet je instellen dat je gebruik wil maken van deze functionaliteit.

  1. Klik op menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens], tabblad “2. Declareren”.
  2. Vink in de rubriek “Algemeen” het vak vóór “Nota’s per e-mail” aan.
  3. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).

Instellingen bij patiënt of instelling

Als je in de systeemgegevens hebt aangegeven de nota’s per e-mail te sturen, is het veld “Nota’s per e-mail:” op tabblad “2. Financieel/Mailing” van de patiëntgegevens beschikbaar. Hier kun je instellen of je de nota’s voor de patiënt per e-mail wil versturen. 

  1. Klik op menu [Bestand], [Patiënten] en dubbelklik op de patiënt.
  2. Ga naar tabblad “2. Financieel/Mailing”.
  3. Kies voor “Ja” bij het veld “Nota’s per e-mail:” via 
     
  4. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).
 

Als er gekozen is voor “Ja”, wordt gecontroleerd of het veld “E-mail:” is ingevuld op tabblad “1. Algemeen” van de patiëntgegevens. Als het veld niet gevuld is, treedt een foutmelding op. Na de foutmelding wordt automatisch tabblad “1. Algemeen” geopend waar je het e-mailadres kunt invullen.

Als je de nota’s naar een instelling stuurt (bijvoorbeeld een school), kun je bij de instellinggegevens aangeven dat de nota’s naar een contactpersoon gestuurd moeten worden.

  1. Klik op menu [Bestand], [Instellingen/adressen] en dubbelklik op de instelling.
  2. Klik bij het veld “Nota’s e-mailen naar:” op  en dubbelklik op de contactpersoon naar wie je de nota’s wil e-mailen. 
     Als bij de gekozen contactpersoon geen e-mailadres ingevuld is, krijg je daar een melding van. Op tabblad “2. Contactpersonen” kun je het e-mailadres bij de betreffende persoon toevoegen. 
     Het veld is alleen zichtbaar als je bij het veld “Servicebureau:” hebt gekozen voor “Nee” en bij het veld “Declareren per:” hebt gekozen voor “Losse nota’s”.
  3. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).

Nota per e-mail versturen

Je kunt een nota versturen via de optie “Baliefactuur”, of via de lijst “Te declareren behandelseries…”.

 

Heb je een ZIVVER postbus, dan wordt automatisch deze gebruikt voor het veilig versturen van nota’s.

  • Als je een baliefactuur maakt, wordt de nota direct per e-mail verstuurd.
  • Als je nota’s verstuurd via menu [Financieel], [Declaraties], [Opbouwen nota’s], zie je een lijst met alle nota’s die verstuurd kunnen worden.
     

    Nota’s voor verkopen en abonnementen kun je dus ook via e-mail versturen.

In beide gevallen (“Baliefactuur”, en de lijst “Te declareren behandelseries…”) geldt dat er verbinding wordt gemaakt met je e-mailclient (bijvoorbeeld Outlook of Groupwise). Je krijgt daarvan een melding: 

Klik op “Toestaan” om de nota(‘s) te versturen. Er wordt een melding getoond als de nota is verstuurd:

De nota wordt als pdf-bijlage verstuurd. De naam van dit bestand is “Nota_nummer_datum”. De datum wordt genoteerd als jjjjmmdd. Het onderwerp van de e-mail is “[naam nota bestand]” van “[praktijknaam]” met als tekst:

“Aanhef patiënt”,

Bijgevoegd sturen wij u een “credit” / “herinnerings” nota.

Met vriendelijke groet,
“Volledige naam declarant”
“Praktijkomschrijving”, “Praktijknaam” .

 

Voor de lijst “Te declareren behandelseries…” geldt dat de overige nota’s op de gebruikelijke manier worden aangemaakt.

Overige nota’s per e-mail versturen 

In Intramed zijn nog een aantal andere functies waarbij nota’s betrokken zijn, zoals “Nota eigen bijdrage” en “Creditnota”. Deze nota’s kunnen ook per e-mail gestuurd worden en verloopt hetzelfde zoals is beschreven bij “Nota per e-mail versturen”. Het verschil is de beginstap. Voor elk type nota zijn de beginstappen hierna beschreven.

Herprinten nota

Je kunt een nota opnieuw printen via menu [Financieel], [Declaraties], [Inzien declaraties], klik op “Printen”, “Herprinten declaratie…”. Het scherm “Bevestig” wordt geopend waarin je kunt aangeven om de nota te e-mailen (als dat is ingesteld bij de patiënt):

Als je kiest voor “Nee”, kun je de nota printen zoals je gewend bent.

 

Dit geldt voor alle typen nota’s: “Nota eigen bijdrage”, “Nota”, “Nota verkoop” en “Nota abonnement”.

Nota eigen bijdrage

Als je een declaratie naar de verzekeraar stuurt, is er soms sprake van een eigen bijdrage. De nota voor deze eigen bijdrage wordt aangemaakt tijdens de declaratie. Via het scherm “Nota’s versturen” krijg je de keuze om de nota per e-mail te verzenden (als dat is ingesteld bij de patiënt):

Klik op “Versturen” om alle nota’s in de lijst te e-mailen (alle nota’s in de rubriek “E-mail”) en te printen (alle nota’s in de rubriek “Afdrukken”). Klik op “Alles afdrukken” om alle nota’s in de lijst te printen (dus ook de nota’s in de rubriek “E-mail”). Als je eerst de concept nota wil zien, klik je op “Toon concept”.

Creditnota

Als je een nota crediteert via menu [Financieel], [Declaraties], [Inzien declaraties], “Opties”, “Crediteren declaratie”, kun je de creditnota direct per e-mail versturen:

In de tekst van de e-mail zal het gaan om een “Creditnota” en de bestandsnaam begint ook met “Creditnota”.

 

Je kunt een nota ook op andere wijzen crediteren. Die creditnota’s zie je in de lijst via menu [Financieel], [Declaraties], [Inzien declaraties]. Klik op “Printen”, “Herprinten declaratie…” om die creditnota’s per e-mail te versturen. (Zie ook het subonderwerp “Herprinten nota” hiervoor.)

Aanmaning

  • Één nota aanmanen

Als je één nota aanmaant, geldt hetzelfde als bij het maken van een baliefactuur: de nota wordt direct per e-mail verstuurd, zonder tussenscherm (als dat is ingesteld bij de patiënt). Zie het eerder beschreven onderwerp “Nota per e-mail versturen”.

  • Alle nota’s aanmanen

Als je alle nota’s aanmaant, krijg je voortaan de keuze om de aanmaningen per e-mail te verzenden (als dat is ingesteld bij de patiënt):

Klik op “Versturen” om alle nota’s in de lijst te e-mailen (alle nota’s in de rubriek “E-mail”) en te printen (alle nota’s in de rubriek “Afdrukken”). Klik op “Alles afdrukken” om alle nota’s in de lijst te printen (dus ook de nota’s in de rubriek “E-mail”). Als je eerst de concept nota wil zien, klik dan op “Toon concept”.

In de tekst van de e-mail zal het gaan om een “Herinneringsnota” en de bestandsnaam begint met “Herinnering”.

Automatische incasso

De incasso-nota’s kunnen op twee verschillende momenten aangemaakt worden: tijdens het declareren of tijdens het maken van het incasso-bestand. (Dit is een instelling op tabblad “3. Incasso” van de systeemgegevens.) 

  • Tijdens het declareren (via menu [Financieel], [Declaraties], [Opbouwen nota’s]) zie j de incasso-nota’s terug in de kolom “Incasso”:

    Het versturen van de e-mails gaat hetzelfde zoals hiervoor is beschreven bij “Nota per e-mail versturen”.
  • Bij het aanmaken van het incassobestand kunnen ook nota’s aangemaakt worden. Je krijgt de keuze om de nota’s per e-mail te verzenden (als dat is ingesteld bij de patiënt):

    Klik op “Versturen” om alle nota’s in de lijst te e-mailen (alle nota’s in de rubriek “E-mail”) en te printen (alle nota’s in de rubriek “Afdrukken”). Klik op “Alles afdrukken” om alle nota’s in de lijst te printen (dus ook de nota’s in de rubriek “E-mail”). Als je eerst de concept nota wil zien, klik je op “Toon concept”.

Verzendlog

In de verzendlog van de declaratie kun je zien welke nota’s per e-mail verzonden zijn. Ga daarvoor naar menu [Financieel], [Declaraties], [Inzien declaraties], dubbelklik op de declaratie, tabblad “4. Verzendlog”.

Via een Intramed-web-applicatie kunnen patiënten zich via internet inschrijven bij jouw praktijk. Op je website kan de patiënt zich inschrijven, en de gegevens worden vervolgens naar Intramed gestuurd. Daarna kan de nieuwe patiënt (of een bestaande patiënt met een nieuwe klacht) worden opgenomen in je administratie. 

Natuurlijk gaat dat niet zomaar; Intramed beheert immers de gegevens op een veilige manier. 

  • Allereerst kan de patiënt zich direct inschrijven via je website. Daarbij worden NAW-gegevens en voorkeursdagen en -tijden gevraagd.
  • Vervolgens wordt een e-mail gestuurd naar de patiënt, om het e-mailadres te verifiëren.
    Op die manier wordt voorkomen dat kwaadwillenden via valse e-mailadressen nep-afspraken kunnen maken, of op naam van een ander kunnen inschrijven.
  • Als een patiënt zich heeft ingeschreven, krijg je in de werkbalk van Intramed een signaal dat er een nieuwe inschrijving is.
  • De aangemelde patiënten komen op een wachtrij te staan, waarbij je kunt zien of het e-mailadres al geverifieerd is. Jij bepaalt vervolgens of de patiënt wordt opgenomen in de administratie.
    De patiënt die zich heeft ingeschreven, komt dus niet direct in je patiëntenlijst terecht.
  • In de aanmeldingenlijst kun je de klacht beoordelen, gegevens verifiëren en een eerste afspraak maken. Pas dan wordt de patiënt opgenomen in je administratie.
    Als de patiënt al voorkomt in je administratie, kun je de gegevens aan de bestaande patiëntgegevens koppelen.

De laatste 3 punten zijn in deze procedure beschreven.

 

Online vragenlijsten versturen en terug-ontvangen werkt alleen als je Intramed OnLine met een Intramed PLUS licentie hebt, of als je de online dienst op een eigen webserver hebt geplaatst.

Instellingen

Voordat je online ingeschreven patiënten kunt toevoegen en inplannen, moet je een aantal instellingen doen:

  • het veld “Wachtwoord externe toegang:” invullen op tabblad “10. Externe toegang” van de systeemgegevens; 
  • de optie “Online inschrijving” aanvinken op tabblad “3. Instellingen” van de medewerkergegevens;
  • hoe vaak Intramed moet controleren of er nieuwe inschrijvingen zijn.

Systeemgegevens

In de systeemgegevens stel je het wachtwoord voor externe toegang in.

  1. Klik op menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens], tabblad “10. Externe toegang”.
  2. Vul in de rubriek “Instellingen voor externe toegang webservices” het veld in.

    Veld

    Omschrijving

    Wachtwoord externe toegang:

    Typ een “Wachtwoord externe toegang” in.Het wachtwoord kan maximaal 40 tekens lang zijn. Je mag (hoofd-)letters, cijfers en leestekens gebruiken.

     Als je gebruik maakt van externe toegang via webservices – bijvoorbeeld om patiënten online in te laten schrijven, afspraken te laten verzetten of om online vragenlijsten te versturen en terug te ontvangen – dan kan met dit wachtwoord de toegang tot jeIntramedgegevens geregeld worden. Je bepaalt zelf dit wachtwoord en geeft dit vervolgens door aan de beheerder van je website. Deze kan dit gebruiken om toegang te krijgen tot de gegevens in jeIntramed-database.

    Het wachtwoord kan maximaal 40 tekens lang zijn. Je mag (hoofd)letters, cijfers en leestekens gebruiken.

  3. Vink in de rubriek “Beschikbare diensten zo nodig het veld in.

    Veld

    Omschrijving

    Nieuwe afspraak toevoegen

    Vink dit aan als je wilt, dat patiënten bij online inschrijven direct een eerste afspraak moeten kunnen maken. De diensten “Afspraken inzien”, “Afspraken wijzigen” en “Nieuwe klacht melden” worden tegelijkertijd ook ingeschakeld.

    Vink je dit niet aan, dan kunnen patiënten die zich online inschrijven in aanmelding in de rubriek “Gegevens klacht” een voorkeursdag en voorkeurstijd opgeven. Vink je dit wel aan, dan kunnen patiënten in de aanmelding bij de rubriek “Gegevens klacht” via een kalender een voorlopige eerste afspraak inplannen.

  4. Bewaar de gegevens (“F5” of ).

Medewerkergegevens tabblad “3. Instellingen”

Geef in de rubriek “Signaleringen” bij het veld “Online inschrijving:” aan dat de medewerker wil dat online inschrijvingen gesignaleerd worden. In de werkbalk van Intramed wordt dan een nieuw icoon toegevoegd.

  1. Klik op menu [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers] en dubbelklik op een medewerker.
    Klik op tabblad “3. Instellingen”.
  2. VInk de optie “Online inschrijving” bij het veld “Signaleren:” aan.
  3. Bewaar de gegevens (“F5” of ); in de werkbalk verschijnt het icoon “Online inschrijvingen bekijken”. Het getal in het icoon geeft aan hoeveel nieuwe inschrijvingen er zijn.

Medewerkergegevens tabblad “6. Agenda”

Op tabblad “6. Agenda” van de medewerkergegevens kun je instellen hoe vaak Intramed controleert of er nieuwe online inschrijvingen zijn. (Dit is ook het verversingsinterval van de agenda en de “to-do-lijst”.)

  1. Klik op menu [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers] en dubbelklik op de medewerker.
  2. Klik op tabblad “6. Agenda”.
  3. Vul het veld “Verversingsinterval (min):” in.

    Veld

    Omschrijving

    Verversingsinterval:

    Typ de tijd in minuten in, waarna de computer in de database controleert of wijzigingen hebben plaatsgevonden bij andere medewerkers. De waarde “0” betekent dat er geen controle plaats vindt.

  4. Bewaar de gegevens (“F5” of ).

Online inschrijvingen bekijken

Voordat je een online aangemelde patiënt kunt inplannen, moet je eerst controleren of deze patiënt al in je administratie bekend is. Als dat zo is koppel je de online patiënt aan de al bekende gegevens.

In de menubalk is het icoon “Online inschrijvingen bekijken”  beschikbaar. Als je op het icoon klikt, wordt het scherm “Online aanmeldingen” geopend. In feite is dit eenzelfde scherm als het scherm “Aanmeldingenlijst” (bereikbaar via menu [Bestand], [Aanmeldingenlijst]) met het verschil dat nu alleen de via internet aangemelde patiënten te zien zijn. Zolang er geen online inschrijvingen zijn, is dit icoon grijs gekleurd. Zijn er wel online inschrijvingen, dat wordt het icoon gekleurd. Je ziet dan ook bij het icoon een hint waarin “Er heeft een online inschrijving plaatsgevonden” staat.

 

In de linker bovenhoek wordt aangegeven, hoeveel inschrijvingen er zijn. Zijn dat er meer dan 9, dan staat er “9+”.

  1. Klik op . In feite is dit hetzelfde scherm als het scherm “Aanmeldingenlijst” (bereikbaar via menu [Bestand], [Aanmeldingenlijst]) met het verschil dat nu alleen de via internet aangemelde patiënten te zien zijn.

    Je ziet drie online aanmeldingen. Bij de eerste patiënt staat zijn patiëntnummer; deze patiënt is aan een bestaande patiënt in de administratie gekoppeld. Als je op een patiënt in de lijst klikt, zie je in de rubriek “Details” (onderin het scherm) de patiënt details. Er is een verschil tussen een online ingeschreven patiënt die geen eerste afspraak hebben ingepland en patiënten die al wel een eerste afspraak hebben ingepland. Beide situaties zijn hierna uitgelegd.
 

Je moet altijd eerst een online aangemelde patiënt koppelen aan een bestaande patiënt, of de gegevens van de nieuwe patiënt invoeren.
Dat kun je doen door op een patiënt te klikken en vervolgens op “Patiënt koppelen” of “Patientkaart aanmaken” te klikken.

Online ingeschreven patiënten zonder eerste afspraak

Als een patiënt zich online aangemeld heeft, kan dat een nieuwe of bestaande patiënt zijn. 

  • Bestaande patiënt koppelen
  1. Klik op ; je ziet de online aangemelde patiënten. Patiënten waarbij al een patiëntnummer staat, zijn al opgenomen in je administratie.

     Of klik op menu [Bestand], [Aanmeldingenlijst]. Hierin zie je behalve de online aangemelden ook de viaIntramedingevoerde patiënten.

                   
    Patiënten waarbij al een patiëntnummer staat, zijn al opgenomen in je administratie.
     Je kunt de kolom “Online aanmeldstatus” toevoegen. In deze kolom zie je, of het e-mailadres al dan niet geverifieerd is. De status “n.v.t.” betekent dat de patiënt op de aanmeldingenlijst is gezet viaIntramed (dus niet via online inschrijving). De status “Inschrijving nieuwe klacht” betekent dat een bestaande patiënt online een nieuwe klacht heeft aangemaakt.
  2. Klik op een online aangemelde patiënt. Als het om een nieuwe patiënt gaat (met “Ja” in de kolom “Nieuwe patient”), is “Patiënt koppelen” (rechts in het scherm) beschikbaar.
  3. Klik op “Patiënt koppelen”.
  4. Als er een match is gevonden met een patiënt uit je administratie, zie je tabblad “1. Overeenkomende patiënten”.

    Bovenin dit tabblad zie je een lijst van overeenkomende bestaande patiënten.
  5. Klik op een bestaande patiënt; onderin het scherm staan de overeenkomsten en verschillen tussen de aanmeldingsgegevens en de geselecteerde bestaande patiënt.
  6. Klik zo nodig op “Patiëntkaart openen” om de gegevens van de bestaande patiënt te zien.
  7. Klik zo nodig op tabblad “2. Alle patiënten”; nu staat bovenin het scherm een lijst met alle patiënten in je administratie en kun je zelf een overeenkomende patiënt zoeken.

     

    Je kunt in alle kolommen filteren en zoeken.

  8. Klik op “OK”; de online aanmelding wordt gekoppeld met de overeenkomende bestaande patiënt.
  9. Zo nodig krijg je een waarschuwing als een veld uit de inschrijving niet voldoet aan de eisen (voorlopig alleen van toepassing op de postcode).
  10. Zo nodig krijg je een bevestigingsvraag of bestaande gegevens overschreven moeten worden.
  11. Het e-mailadres uit de aanmeldingsgegevens wordt niet overgenomen naar de patiëntgegevens als de patiënt zijn e-mailadres niet geverifieerd heeft met de 2e e-mail. Hierdoor wordt voorkomen dat kwaadwilligen correspondentie over een patiënt naar een ander e-mailadres kunnen laten sturen.
    Dit e-mailadres wordt alleen gebruikt om de afspraak te bevestigen.
    Als er in de patiëntgegevens nog geen e-mailadres is opgenomen (zoals bij een nieuwe patiënt) of het e-mailadres in de aanmeldingsgegevens verschilt van dat in de patiëntgegevens, krijg je een waarschuwing. Hierin wordt aangegeven dat je het e-mailadres nog moet verifiëren:
  12. Het veld in de kolom “Nieuwe patiënt” wordt op “Nee” gezet en het patiëntnummer wordt overgenomen.
  13. Klik vervolgens op “Afspraak inplannen” om een afspraak in te plannen voor de patiënt.
 

Bij het online aanmelden kan een huisnummer-toevoeging opgegeven worden. In de patiëntgegevens in Intramed is daar geen apart veld voor. Zo’n huisnummer-toevoeging zal daarom direct achter het huisnummer in de Intramed patiëntgegevens gezet worden.

 

Als je een online aangemelde patiënt probeert te koppelen aan een bestaande patiënt waaraan al eerder gekoppeld is, krijg je een melding:

Als je op “Ja” klikt, wordt de eerder gemaakte koppeling vervangen.

 

Als er geen overeenkomende patiënten worden gevonden, krijg je een melding:

Als je op “Ja” klikt wordt het scherm “Selecteren te koppelen patiënt” geopend.

Ook nu staat bovenin het scherm een lijst met alle patiënten in je administratie en kun je zelf een overeenkomende patiënt zoeken.

  • Nieuwe patiënt

Als je géén overeenkomstige patiënt vindt in je administratie, sluit je het scherm “Selecteer te koppelen patiënt”. Vervolgens klik je in het beginscherm “Online aameldingen” of “Aanmeldingenlijst” op de patiënt en op “Patiëntkaart aanmaken”. Daarna kun je de patiëntgegevens invullen zoals je gewend bent.

Online ingeschreven patiënten mét eerste afspraak

In de menubalk is het icoon “Online inschrijvingen bekijken”  beschikbaar. Als je op het icoon klikt, wordt ook het scherm “Online aanmeldingen” geopend.

In feite is dit eenzelfde scherm als het scherm “Aanmeldingenlijst” met het verschil dat nu alleen de via internet aangemelde patiënten te zien zijn.

 

Je kunt de kolom “Voorlopige afspraak” toevoegen aan dit scherm om te zien, welke online aanmeldingen over een voorlopige afspraak gaan.

Definitieve afspraak maken

 

Je moet altijd eerst een online aangemelde patiënt koppelen aan een bestaande patiënt, of de gegevens van de nieuwe patiënt invoeren.
Dat kun je doen door op een patiënt te klikken en vervolgens op “Patiënt koppelen” of “Patientkaart aanmaken” te klikken. Zie ook de uitleg hierboven.

Vanuit de aanmelding met gekoppelde patient klik je op “Afspraak inplannen”. De wizard “Afspraak inplannen” wordt dan gestart voor het omzetten van een aanmelding/voorlopige afspraak naar een echte afspraak.

Daarbij geldt:

  • als in de voorlopige afspraak een therapeut is opgegeven, dan wordt deze medewerker in de wizard vast op de afspraak gezet.
  • de verslagleggingsrichtlijn, formulierset en codelijst worden overgenomen uit de instellingen bij de opgegeven therapeut.
  • de pagina met klachtgegevens wordt overgeslagen.
  • de pagina met voorkeursdagen en -tijden, e.d. wordt overgeslagen. Die is hier niet van toepassing; de voorlopige afspraak was al op een voorkeursdag en -tijd. Ook de therapeut kan niet meer gewijzigd worden.
  • tijdens het afronden van de wizard wordt een afspraak toegevoegd en de aanmelding verwijderd. De inlogcode voor het webportaal voor de patiënt blijft gelijk. Daardoor kan de patiënt de al ge-e-mailde link blijven gebruiken voor aanmelden op het portaal.
  • de voorlopige ruimtereservering wordt verwijderd en de ruimte wordt opnieuw gereserveerd voor de definitieve afspraak; inclusief eventueel gekozen bedrijfsmiddelen.
  • de patiënt krijgt een een e-mail met zijn gebruikersnaam.
  • de patiënt krijgt een e-mail met een afspraak bevestiging.

Via een Intramed-web-applicatie kunnen patiënten via internet afspraken verzetten in je agenda.

Natuurlijk gaat dat niet zomaar; Intramed beheert je gegevens natuurlijk op een veilige manier. Ten eerste krijgt de patiënt een online gebruikersnaam én een online wachtwoord. Ook krijgt elke afspraak een unieke afspraakcode. Daardoor wordt voorkomen, dat kwaadwillenden afspraken kunnen wijzigen.

Ten tweede bepaal je zelf in hoeverre je de agenda openstelt: je kunt blokken in je agenda instellen waarbinnen afspraken online verzet kunnen worden en je kunt instellen binnen welke termijn afspraken niet meer verzet kunnen worden (bijvoorbeeld 24 uur van tevoren). Daarmee wordt voorkomen dat je agenda onbeheersbaar wordt.

 

Online afspraken verzetten en de aanpassingen in het programma werken alleen als je Intramed OnLine met een Intramed Plus licentie hebt.

Instellingen

Voordat patiënten via internet afspraken kunnen verzetten in de agenda, moet je een aantal instellingen doen:

  • het veld “Agenda niet wijzigbaar door patiënt binnen (uur):” invullen op tabblad “10. Externe toegang” van de systeemgegevens;
  • de velden “Url e-mailvalidatiepagina:” en “Url pagina afspraak met afspraakcode:” invullen op tabblad “7. Modules” van de systeemgegevens; 
  • agendablokken instellen via tabblad “5. Agenda” van de systeemgegevens, of tabblad “6. Agenda” van de medewerkergegevens; 
  • de patiënten een gebruikersnaam en wachtwoord geven via tabblad “3. Bijzonderheden” van de patiëntgegevens.  

Systeemgegevens

In de systeemgegevens stel je de tijdsduur in waarbinnen een afspraak niet meer verzet mag worden, en de Url pagina’s.

  1. Klik op menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens], tabblad “10. Externe toegang”.
  2. Vul de volgende 2 velden in.
    Veld
    Omschrijving

    Agenda niet wijzigbaar door patiënt binnen (uur):

    Standaard wordt “24” ingevuld. Je kunt dit wijzigen: typ het aantal uur in, waarbinnen een patiënt een voorlopige afspraak kan inplannen en verplaatsen / een afspraak kan verplaatsen..

    URL patiëntenportaal:

    Typ het url (= internet-adres) in, waar een patiënt naar toe moet om zijn afspraken te zien, te verzetten, vragenlijsten in te vullen en om zijn e-mailgegevens te valideren. Neem indien nodig contact op met de partij die je webpagina verzorgt.

     Het e-mailadres van de patiënt wordt gevalideerd om te voorkomen, dat kwaadwillenden via valse e-mailadressen nep-afspraken kunnen maken of op naam van een ander in kunnen schrijven.

  3. Bewaar de gegevens (“F5” of ).

Agendablokken instellen

Het rooster dat je kies in de systeemgegevens (tabblad “5. Agenda”) of bij een medewerker (tabblad “6. Agenda”), kun je wijzigen of je kunt een nieuw rooster toevoegen. In een rooster kun je een dag indelen in verschillende niet-inplanbare delen, blokken en pauzes. Bij de blokken kun je aangeven of deze beschikbaar zijn voor online inschrijvingen.

  1. Klik op menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens], tabblad “5. Agenda” of menu [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers], dubbelklik op de medewerker, tabblad “6. Agenda”.
  2. Klik op  bij het veld “Standaard Rooster:”.
  3. Klik op het rooster dat je wil wijzigen en klik op , of klik op  om een nieuw rooster toe te voegen.
  4. Vul de velden in.
    Veld
    Omschrijving

    Roosternr.:

    Dit wordt automatisch aangemaakt wanneer je het rooster bewaart; je kunt dit niet wijzigen.

    Omschrijving:

    Typ een omschrijving van het rooster in.

    Starttijd agenda:

    Typ in op welk tijdstip het rooster in de agenda moet beginnen.

    Eindtijd agenda:

    Typ in op welk tijdstip het rooster in de agenda moet eindigen.

    Agenda-interval:

    Typ het aantal minuten in van het interval tussen twee tijdstippen in het rooster.

    Vaste tijden gebruiken:

    Standaard wordt “Nee” ingevuld; wijzig dit zo nodig.

    Kies je voor “Nee”, dan worden in de agenda “dynamische tijden” gebruikt. Dat betekent dat als je in de agenda een afspraak plant, die korter of langer duurt dan de agenda-interval, de volgende tijdstippen na deze afspraak verspringen.

    Kies je voor “Ja”, dan wordt in de agenda zoveel mogelijk de originele interval-tijd gevolgd. Er wordt dan alleen een “opvul” tijdstip in de agenda getoond tussen het einde van de afwijkende afspraak en de volgende originele agenda interval. 

  5. Klik in de rubriek “Rooster regels:” in de kolom “Soort” op een veld dat je wil wijzigen. Als je een nieuwe regel wil toevoegen, klik je daarna op . De nieuwe regel wordt boven de regel waar je met de muis stond, toegevoegd. 
  6. Stel zo nodig pauzes, niet-inplanbare delen en/of blokken in.

    Kolom
    Omschrijving

    Soort

    Standaard is “Pauze” ingevuld. Wil je een ander soort agenda-deel instellen, klik je op  en op “Niet Inplanbaar” of “Blok”.

    Bij de keuze “Pauze” kunnen wel afspraken in een pauze gepland worden.
    Bij de keuze “Niet Inplanbaar” kunnen er in die bepaalde periode geen behandelingen ingepland worden.
    Bij de keuze “Blok” kun je een periode voor bepaalde handelingen (bijvoorbeeld een trainingsgroep) instellen en een opvallende kleur geven. Nu kun je ook de kolom “Online bespreekbaar” invullen.

    Start / einde

    Typ de start- en eindtijd van dit blok in.

    Soort locatie

    Klik op  en klik op een locatie.

    Bij het inplannen van een eerste afspraak wordt bij het zoeken naar vrije plaatsen hiermee rekening gehouden.

    Locatie

    Als je bij “Soort locatie” gekozen hebt voor “Praktijk”, kun je hier een praktijklocatie kiezen.

    Klik op  en klik op een mogelijkheid.

    Bij het inplannen van een eerste afspraak wordt bij het zoeken naar vrije plaatsen hiermee rekening gehouden.

    Ruimte

    Als je bij “Locatie” gekozen hebt voor een locatie, kun je hier een bedrijfsruimte kiezen.

    Klik op  en klik op een mogelijkheid.

    Bij het inplannen van een eerste afspraak wordt bij het zoeken naar vrije plaatsen hiermee rekening gehouden.

    Tekst

    Typ een omschrijving van een niet-inplanbaar deel of blok in. Bijvoorbeeld “Praktijk gesloten” of “Trainingsgroep”.
    Deze tekst wordt in de agenda getoond op de eerste regel van het niet-inplanbare deel of blok.

    Interval

    Typ het aantal minuten in van het interval tussen twee tijdstippen binnen het blok. Dit interval kan afwijken van het interval dat je hebt ingesteld in het veld “Agenda-interval”. Als je hier niets invult, wordt het interval van de agenda gebruikt.

    Online bespreekbaar

    Dit veld is alleen beschikbaar als je bij “Soort” hebt gekozen voor “Blok”.

    Hier kun je niets meer aanvinken. Naast de lijst roosterregels is voortaan, behalve de keuze voor een kleur voor dit rooster, ook de keuze om het blok bespreekbaar te maken voor:

    • het online verplaatsen van afspraken en/of
    • het online inplannen van eerste afspraken.

    De optie die je kiest, wordt in de kolom “Online bespreekbaar” overgenomen

  7. Voeg zo nodig meer regels toe via .
  8. Bewaar de regel (“F5” of ).
  9. Sluit alle schermen (“Esc” of   ).

 

Je kunt ook een rooster instellen per medewerker. Klik op menu [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers], dubbelklik op een medewerker; tabblad “6. Agenda”; klik in de lijsten onder “Rooster per weekdag:” / “Rooster per datum:” in de kolom “Rnr” en op .

 

Je kunt ook roosters wijzigen en toevoegen via menu [Systeem], [Tabellen], [Agenda roosters].

Resultaat voorbeeld:

Stel, je hebt een rooster voor één werkdag gemaakt met daarin een blok voor online afspraken verzetten. Als je alle velden hebt ingevuld, kan het scherm er als volgt uitzien:

In de agenda ziet het nieuwe blok het er als volgt uit (er stonden al blokken op woensdag en donderdag):

Patiëntgegevens

Op tabblad “3. Bijzonderheden” van de patiëntgegevens kun je invullen dat de patiënt online toegang heeft, met daarbij een gebruikersnaam en wachtwoord.

  1. Klik op menu [Bestand], [Patiënten], dubbelklik op de patiënt, tabblad “3. Bijzonderheden”.  
  2. Vul voor zover nodig de velden in die betrekking hebben op de online toegang.

    Veld

    Omschrijving

    Online toegang toegestaan:

    Dit veld wordt automatisch aangevinkt als de patiënt een wachtwoord gekregen heeft. Dat wachtwoord geef je pas als (bij het eerste bezoek aan de praktijk) de gegevens van de patiënt door jou geverifieerd zijn.

    Je kunt daarna dit veld uitvinken, als je de patiënt (tijdelijk) geen toegang meer wil geven, maar hun gebruikersnaam wil laten staan.

    Online gebruikersnaam:

    Deze gebruikersnaam wordt automatisch aangemaakt als je de patiëntgegevens bewaart. Je kunt dit wijzigen en maximaal 20 tekens invoeren.

     Via “Opties”, “Online gebruikersnaam versturen” kun je de gebruikersnaam ook e-mailen. Daarvoor moet de optie “Online toegang toegestaan” aangevinkt zijn en moet het veld “E-mail adres:” op tabblad “1. Algemeen” ingevuld zijn.  

    Online wachtwoord genereren

    Hier wordt vermeld of er een uniek, door Intramed gegenereerd wachtwoord is toegekend. Het wachtwoord wordt aangemaakt, als je op “Online achtwoord genereren” klikt.

    Als je hierop hebt geklikt, wordt het scherm “Bevestiging online wachtwoord” geopend.

    Vanuit dit scherm kun je een bevestigingsbrief laten afdrukken of als bestand bewaren en later e-mailen:

    Het wachtwoord wordt niet getoond, maar wel een mededeling dat een wachtwoord is toegekend. Als een patiënt zijn wachtwoord is vergeten, moet er een nieuw wachtwoord worden aangemaakt. Dat doe je door opnieuw op “Online wachtwoord genereren” te klikken.

     Zodra je op “Online wachtwoord genereren” klikt, is het vorige wachtwoord niet meer geldig en kan de patiënt niet meer inloggen. Je moet het nieuwe wachtwoord dus opnieuw naar de patiënt sturen.

  3. Bewaar de gegevens (“F5” of ).

Je kunt patiënten online in laten schrijven, afspraken laten verzetten en online vragenlijsten toesturen. Hoe deze mogelijkheden werken, zie je in dit filmpje.

Online inschrijven en vragenlijsten versturen en terugontvangen werkt alleen als je Intramed Compleet hebt.

Een handige app helemaal in de stijl van je praktijk waarmee je je cliënten op het juiste moment informeert over afspraken, met ze kan videobellen en ze kan informeren over praktijknieuws. Zo heb je met de AfsprakenApp een visitekaartje voor je praktijk én kun je een blijvende relatie met cliënten onderhouden.

Klik hier voor meer informatie over de AfsprakenApp. 

Intramed Financieel helpt je inzicht en grip te krijgen op de financiën en bedrijfsvoering van jouw praktijk. Met één druk op de knop weet je precies hoeveel winst je per maand maakt en hoeveel een bepaalde medewerker opbrengt. Je ziet de cijfers, zodat je gelijk kan bijsturen als dat nodig is. Intramed Financieel koppelt je Intramed software met een boekhoudstraat. Hierdoor heb je niet alleen direct inzicht, zo bespaar je ook op je boekhouder en accountant.

Klik hier voor meer informatie over Intramed Financieel. 

Intramed Insight is de vernieuwde managementinformatie. Via een aantal dashboards kunnen gebruikers (die daarvoor rechten hebben) inzicht krijgen in het reilen en zeilen binnen de praktijk. Deze geheel nieuwe tool is in samenspraak met praktijkhouders ontwikkeld om het zo optimaal mogelijk te laten aansluiten bij de dagelijkse praktijk. Uiteraard staan de ontwikkelingen daarna niet stil. Op basis van feedback blijven we de dashboards verder ontwikkelen.

Klik hier om de gebruiks- en installatiehandleiding te bekijken.

Je kunt ook het filmpje bekijken hoe je Intramed Insight activeert. 

Bekijk de 2 webinars voor praktische tips.