Intramed Expert

Zoek hier
Generic filters

Controle bijzonderheden

Met de wizard zijn de basisgegevens van de patiënt ingevuld. Maar deze moeten aangevuld worden. Bijvoorbeeld een BSN mag je pas gebruiken, als je de persoon hebt gezien en dit met een identiteitsbewijs hebt gecontroleerd.

  1. Je hebt het scherm “Patienten” nog open staan OF open het opnieuw via menu [Bestand], [Patiënten].
  2. Dubbelklik op de patiënt, tabblad “2. Polissen/Mailing”.
  3. Vul de velden in; voor zover van toepassing.
  4. Sluit het scherm (“ESC” of  ).

Van de polissen kun je ook de bijbehorende polisinformatie opvragen, via een Controle Op Verzekeringsrecht (“Opties” op tabblad “1. Algemeen”).

Op dit tabblad kun je verzekeringspolissen en mailgroepen toevoegen.

Op tabblad “2. Financieel / Mailing” worden de verzekeringspolissen getoond en registreer je gegevens over mailing in. Als je een Controle Op Verzekeringsrecht (COV) uitgevoerd hebt, zijn de polissen op dit tabblad automatisch ingevuld.

  1. Vul de velden in de rubriek “Financieel” in.

  2. Veld
    Omschrijving

    Bankrekening:

    Typ het IBAN van de patiënt in.

    Voor 01-02-2014 moeten alle rekening nummers in Intramed worden omgezet naar IBAN. Achter het veld “Bankrekening:” is  beschikbaar. Hiermee kun je in Intramed van een bestaand bankrekeningnummer (of giro-rekeningnummer) het IBAN genereren.

    1. Klik op “Maak IBAN”.
    2. Intramed herkent om welke bank het gaat en haalt uit een nieuwe tabel “Banken” de benodigde gegevens op. Daarmee wordt het IBAN gegenereerd.
    3. Klik op “OK”.

    Informatie over IBAN

    Om transacties tussen banken en bankrekeningen goed te laten verlopen, wordt het International Bank Account Number (IBAN) gebruikt.

    Een IBAN bestaat uit maximaal 34 tekens (cijfers en letters) en heeft een vaste lengte per land. Het IBAN verwijst naar een individuele bankrekening.

    Een Nederlands IBAN is 18 tekens lang en is als volgt opgebouwd:

    • een landcode van twee letters;
    • een controle-getal (twee cijfers);
    • een bankcode van vier letters;
    • jouw huidige bankrekeningnummer met vooraf 1 of meer nullen (afhankelijk van de lengte van het bankrekeningnummer). 

    Om zo’n lang IBAN leesbaar te houden, wordt het vaak in groepen van vier tekens geschreven. Bijvoorbeeld: NL75 INGB 0000 305578   

     

    Nog meer informatie vind je op de website www.overopiban.nl

    Ten name van:

    Typ de naam van de rekeninghouder in.

    BIC:

    Het veld BIC zie je alleen, als in het veld “Bankrekening:” een IBAN ingevuld is.

    Typ de BIC van de patiënt in. Als deze BIC nog niet voorkomt, vraagt Intramed of de nieuwe BIC bewaard moet worden.

    Per 01-02-2014 mogen betalingen alleen nog maar aangeleverd worden in het zogenaamde SEPA bestandsformaat. Een automatische incasso gaat dan niet meer met ClieOp bestanden, maar met bestanden volgens SEPA richtlijnen.

    Achter het veld “Bankrekening:” is  toegevoegd. Hiermee kun je bij een IBAN de BIC van de betrokken bank laten ophalen.

    1. Klik op “Maak IBAN”.
    2. Klik in het veld achter “BIC:” op  en kies één van de opgeslagen BIC’s of typ een nieuwe BIC in.
    3. Klik op “OK”; de BIC en het IBAN wordt ingevuld.

     Je kunt ook later een BIC opvragen uit de bank-gegevens. Klik dan achter het veld “BIC:” op  en kies op één van de opgeslagen BIC’s.

    Informatie over BIC

    De BIC is voor eurobetalingen binnen Europa niet langer nodig. Buiten Europa blijft de BIC wel in gebruik. Om dan transacties tussen banken goed te laten verlopen, wordt deze Bank Identifier Code (BIC) gebruikt.

    Een BIC bestaat bestaat uit 8 of 11 tekens (cijfers en letters). De BIC verwijst naar een specifieke bank.
    Een BIC is als volgt opgebouwd:

    • een bankcode van vier letters;
    • een landcode van twee letters;
    • een plaatscode van twee tekens (cijfers en/of letters);
    • een filiaal- of afdelingsnummer van drie tekens (cijfers en/of letters).

    Alleen de eerste drie elementen zijn verplicht en kom je het meest tegen. Bijvoorbeeld: INGBNL2A   

     

    Nog meer informatie vind je op de website www.overopiban.nl

    Nota’s per e-mail:

    Dit veld is beschikbaar als je in de systeemgegevens aangegeven hebt de nota’s per e-mail te willen sturen.

    Klik op  en kies voor “Ja” als je de nota’s voor deze patiënt per e-mail wil versturen.

     Als gekozen is voor “Ja”, wordt gecontroleerd of het veld “E-mail:” is ingevuld op tabblad “1. Algemeen” van de patiëntgegevens. Als het veld niet gevuld is, treedt een foutmelding op. Na de foutmelding wordt automatisch tabblad “1. Algemeen” geopend waar je het e-mailadres kunt invullen.

    Nooit via factoring:

    Kies voor deze optie als je de nota’s niet naar een servicebureau wil sturen, ook al is in de medewerkergegevens een servicebureau voor factoring ingevuld.

  3. Vul de velden in de rubriek “Automatische incasso” in.
    Veld
    Omschrijving

    Incasso behandelingen:

    Kies deze optie als je van deze patiënt een machtiging hebt om declaraties via automatische incasso te innen.

    Incasso abonnementen:

    Kies deze optie als je van deze patiënt een machtiging hebt om abonnementnota’s via automatische incasso te innen.

    Incasso verkopen:

    Kies deze optie als je van deze patiënt een machtiging hebt om verkoopnota’s via automatische incasso te innen.

    Datum incassomachtiging:

    Dit veld is alleen beschikbaar als je “Incasso behandelingen”, “Incasso abonnementen” en/of “Incasso verkopen” aangevinkt hebt.

    Als je een machtiging hebt voor automatische incasso, kun je bij dit veld de datum invullen wanneer je de machtiging ontvangen hebt. Automatisch wordt de huidige datum ingevuld. Je kunt dit wijzigen.

    Machtigingsidentificatie:

    Dit veld is alleen beschikbaar als je “Incasso behandelingen”, “Incasso abonnementen” en/of “Incasso verkopen” aangevinkt hebt.

    Automatisch wordt een unieke identificatie code voor de machtiging berekend en getoond. Het nummer bestaat uit het patiëntnummer en de datum van de incassomachtiging.

    Eerste SEPA incasso:

    Dit veld is alleen beschikbaar als je “Incasso behandelingen”, “Incasso abonnementen” en/of “Incasso verkopen” aangevinkt hebt.

    Hier kun je instellen of het de eerste keer is dat de patiënt is geïncasseerd volgens de nieuwe Europese standaard. Standaard is “Ja” ingevuld. Via  kun je dit wijzigen. 

    Als een patiënt wordt geïncasseerd volgens de nieuwe Europese standaard, wordt bij het veld automatisch “Nee” ingevuld.
    Als de machtigingsdatum of bankrekening van de patiënt wijzigt, vervalt de machtiging, en wordt het veld op “Ja” gezet.

     

    De velden “Incasso behandelingen:”, “Incasso abonnementen:” en “Incasso verkopen:” hebben alleen betekenis als op tabblad “3. Incasso” van de systeemgegevens bij het veld “Gebruik incasso:”, de optie “Ja” is ingevuld.

  4. In de rubriek “Polissen” in de lijst “Verzekeringspolissen:” zie je alle polissen die deze patiënt heeft.
    Van de polissen kun je ook de bijbehorende polisinformatie opvragen. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.
  5. In de rubriek “Mailing” kun je aangeven dat de patiënt toestemming gegeven heeft dat je hem brieven / e-mails mag sturen en kun je de patiënt toevoegen aan een mailgroep in de lijst “Lid van de volgende mailgroepen:”.
  6. Sluit het scherm (“ESC” of  ).

Open de patiëntgegevens in de agenda via “Schermen”, “Patiëntgegevens inzien”. Je kunt ze ook openen via menu [Bestand], [Patiënten] en dubbelklik op de patiënt. 

Op tabblad “3. Bijzonderheden” kun je specifieke gegevens van de patiënt registreren, een attentietekst toevoegen en deelname aan verschillende exports vastleggen.

  1. Vul de velden in de rubriek “Algemeen” in.
    Veld
    Omschrijving

    Beroep:

    Klik op  en dubbelklik op het beroep van de patiënt.

     Je kunt het beroep ook intypen in het veld, maar dit wordt dan alleen bij deze patiënt opgeslagen. Handiger is, dat je het beroep toevoegt aan het selectiescherm “Selecteren omschrijving”, zodat je de optie ook bij andere patiënten kunt selecteren.Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

    Werkgever:

    Klik op  en dubbelklik op de werkgever van de patiënt.

     In het scherm “Selecteren Instelling/Adres” kun je werkgevers toevoegen.Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

    Opleiding:

    Klik op  en kies de opleiding van de patiënt. Je kunt zelf geen omschrijving van een opleiding toevoegen.

    Sport:

    Klik op  en dubbelklik op de sport die de patiënt beoefent. 

     Je kunt de sport ook intypen in het veld, maar deze wordt dan alleen bij deze patiënt opgeslagen. Handiger is, dat je het beroep toevoegt aan het selectiescherm “Selecteren omschrijving”, zodat je de optie ook bij andere patiënten kunt selecteren.Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

    Allergie:

    Klik op  en dubbelklik op de allergie.

     Je kunt de allergie ook intypen in het veld, maar deze allergie wordt dan alleen bij deze patiënt opgeslagen. Handiger is, dat je de allergie toevoegt aan het selectiescherm “Selecteren omschrijving”, zodat je de optie ook bij andere patiënten kunt selecteren.Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

    Commentaar:

    In dit veld kun je extra informatie over de patiënt intypen, die je op andere tabbladen niet kwijt kunt. Deze commentaarregel kan eventueel in brieven, nota’s en aanmaningen afgedrukt worden en kan zichtbaar gemaakt worden in de patiëntenlijst.

    Praktijk gevonden via:

    Klik op  en dubbelklik op de omschrijving hoe de patiënt je praktijk gevonden heeft.

  2. In de rubriek “Agenda” kun je bij een patiënt een attentie melding toevoegen, die in de agenda zichtbaar is. Bijvoorbeeld “e-mailadres navragen” of “belt vaak af”. Klik op  om het attentieteken te selecteren:
  3. Als je een teken hebt gekozen, is het tekstveld erachter ook beschikbaar. Hierin kun je een attentietekst typen (is dus niet verplicht). Bijvoorbeeld “E-mail adres navragen”.

     

    Als je de gegevens bewaart, zie je het attentieteken terug in de agenda. Als je met de muis op het attentieteken staat, wordt de tekst in een ballon getoond:

  4. Vul de rubriek “Deelname” in. 
  5. Veld
    Omschrijving

    Online toegang toegestaan:

    Dit veld is alleen van toepassing als je de online diensten van Intramed gebruikt (online vragenlijsten en afspraken verzetten).  

    Dit veld wordt automatisch aangevinkt als de patiënt een online wachtwoord gekregen heeft. Dat wachtwoord geef je pas als (bij het eerste bezoek aan de praktijk) de gegevens van de patiënt door jou geverifieerd zijn.

    Als je de patiënt (tijdelijk) geen online toegang meer wilt geven kun je deze optie deactiveren. 

    Online gebruikersnaam:

    Dit veld is alleen van toepassing als je de online diensten van Intramed gebruikt (online vragenlijsten en afspraken verzetten).

    De gebruikersnaam wordt automatisch aangemaakt als je de gegevens bewaart maar je kunt het wijzigen. Daarbij kun je maximaal 20 tekens invoeren.

     Via “Opties”, “Online gebruikersnaam versturen” kun je de gebruikersnaam ook e-mailen. Daarvoor moet de optie “Online toegang toegestaan” geactiveerd en het veld “E-mail adres:” op tabblad “1. Algemeen” ingevuld zijn.  

    Online wachtwoord genereren:

    Dit veld is alleen van toepassing als je de online diensten van Intramed gebruikt (online vragenlijsten en afspraken verzetten).

    Hier wordt vermeld of er een uniek, door Intramed gegenereerd wachtwoord is toegekend. Het wachtwoord wordt aangemaakt, als je op “Online wachtwoord genereren” klikt. Het scherm “Bevestiging online wachtwoord” wordt dan geopend. Vanuit dit scherm kun je een bevestigingsbrief laten afdrukken of als bestand bewaren en later e-mailen:

    Het wachtwoord wordt niet getoond, maar wel een mededeling dat een wachtwoord is toegekend. Als een patiënt zijn wachtwoord is vergeten, moet er een nieuw wachtwoord worden aangemaakt. Dat doe je door opnieuw op “Online wachtwoord genereren” te klikken.

     Zodra je op “Online wachtwoord genereren” klikt, is het vorige wachtwoord niet meer geldig en kan de patiënt niet meer inloggen. Het is dan nodig dat je een nieuw wachtwoord verstrekt aan de patiënt.

    Vragenlijsten online aanbieden:

    Vink deze optie uit als je niet wil dat er online vragenlijsten naar de patiënt gestuurd worden.

    LIPZ-patiënt:

    Dit veld is alleen zichtbaar als een verslaglegginsrichtlijn aanwezig is, waarin op het tabblad “Exports” de LIPZ ingeschakeld is. 

    Geef hier aan of de behandelgegevens van deze patiënt mogen worden geëxporteerd voor de Landelijke Informatievoorziening Paramedische Zorg (LIPZ).

    PREM:

    Dit veld is alleen zichtbaar als je de module “PREM” geactiveerd hebt.

    Klik op  en registreer de keuze van de patiënt m.b.t. deelname aan de PREM; “Niet gevraagd”, “Toestemming gegeven” of “Bezwaar”.

     Je kunt de module “PREM” activeren via menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens], tabblad “7. Modules”.

    Afname methode:

    Dit veld is alleen zichtbaar als je in de module “PREM” als keuze voor afname methode zowel schriftelijk als online (optie “Beide”) hebt ingesteld.

    Klik op  en kies hoe de PREM moet worden afgenomen; “Online” of “Schriftelijk”.

    LDF:

    Klik op  en registreer de keuze van de patiënt m.b.t. deelname aan Landelijke Database Fysiotherapie: “Niet gevraagd”, “Toestemming gegeven” of “Bezwaar”.

    LDP:

    Dit veld is alleen zichtbaar als een verslagleggingsrichtlijn “Landelijke Database Podotherapie” in de administratie aanwezig is.

    Klik op  en kies of de patiënt toestemming heeft gegeven om de gegevens te exporteren naar de LDP.

    LDK:

    Dit veld is alleen zichtbaar als bij een verslagleggingsrichtlijn in de database de LDK-export ingeschakeld is.

    Klik op  en registreer de keuze van de patiënt m.b.t. deelname LDK; “Niet gevraagd”, “Toestemming gegeven” of “Bezwaar”.

     Als er is gekozen voor “Niet gevraagd”, worden de gegevens ook verstuurd. Alleen bij “Bezwaar” worden de gegevens niet verstuurd.

    Zorgreg. logopedie:

    Dit veld is alleen zichtbaar als een verslaglegginsrichtlijn aanwezig is, waarin op het tabblad “Exports” de LIPZ ingeschakeld is. 

    Klik op  en registreer de keuze van de patiënt m.b.t. deelname zorgregistratie logopedie; “Niet gevraagd”, “Toestemming gegeven” of “Bezwaar”.

    SBGGZ:

    Dit veld zie je alleen als er een GGZ codelijst aanwezig is en wanneer er een Stichting Benchmark GGZ exportinstelling aanwezig is. 

    Standaard staat dit veld op “Niet gevraagd”. Van patiënten worden gegevens alleen geëxporteerd met de SBGGZ-export (naar SBG of SVR) wanneer de patiënt toestemming heeft gegeven én de patiënt geen privacyverklaring gebruikt.

    Maakt gebruik van privacyverklaring GGZ:

    Deze optie is alleen zichtbaar als een GGZ-codelijst wordt gebruikt in de praktijk.

    Per 1-1-2016 moet een zorgaanbieder de zorgvraagzwaarte-indicator GGZ meesturen bij een digitale declaratie. (Geldt niet voor de Jeugd GGZ.) VECOZO maskeert vervolgens de indicator en levert de declaraties vervolgens bij zorgverzekeraars aan.

    Via een privacy-verklaring kan een patiënt aangeven dat hij het in eerste instantie versturen van de zorgvraagzwaarte-indicator naar VECOZO, ook niet wil. Kies in dat geval voor deze optie. De diagnosecode wordt dan geblindeerd in het declaratiebestand.

    Bovendien worden er als deze optie is aangevinkt, geen gegevens geëxporteerd naar Stichting Vrijgevestigden ROMmen (SVR), SBGGZ en/of DIS.

     Of de diagnosecode geblindeerd wordt in het declaratiebestand, is ook afhankelijk van de invulling van het veld “Aanleveren GGZ-diagnosecode:” op tabblad “1. Algemeen” van de systeemgegevens. Alleen als de optie “Volg patiënt” is ingevuld, wordt rekening gehouden met de invulling van het veld “Maakt gebruik van privacyverklaring GGZ”.

    Maakt gebruik van privacyverklaring MSZ:

    Deze optie is alleen zichtbaar als een MSZ-codelijst wordt gebruikt in de praktijk.

    Kies voor deze optie als de patiënt gebruik maakt van een privacyverklaring. De zorgactiviteiten worden dan niet meegestuurd naar de verzekeraar. De product- en diagnosecode wel.

  6. Vul zo nodig de overige velden in.
    Veld
    Omschrijving

    Opmerkingen:

    Hier kun je vrije tekst invoeren.
    De tekst kun je laten inspringen, bijvoorbeeld om de gegevens overzichtelijk onder elkaar te plaatsen. Druk op “Ctrl” + “i” om de tekst te laten inspringen.

    Ook kun je in dit veld een start- en stoptekst gebruiken.
    Als de starttekst (standaard “####”) voorkomt in het veld “Opmerkingen:”, zullen bij het printen van de opmerkingen of het overnemen van de tekst in een brief alleen de regels die hierna volgen meegenomen worden, tot aan de stoptekst (standaard “$$$$”).

     Je kunt de start- en stoptekens maar één keer gebruiken in de tekst. Als je een ander gedeelte wilt afdrukken, moet je de start- en stoptekens verplaatsen binnen het veld “Opmerkingen:”.

     De tekens die gebruikt worden voor de start- en stoptekst kun je op tabblad “1. Algemeen” van de systeemgegevens instellen.Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

    Als een afspraak voor een aanmelding wordt ingepland, wordt de aanmelding automatisch verwijderd. Maar in die aanmelding kon een opmerking staan, die waardevolle informatie bevat die bewaard moet blijven bij de patiënt.
    Daarom wordt een opmerking uit de aanmelding toegevoegd aan de patiëntgegevens op tabblad “3. Bijzonderheden”, het veld “Opmerkingen” zodra een afspraak wordt ingepland.
    Boven de opmerking uit de aanmelding wordt een kopje “Overgenomen uit de aanmelding” gezet met de overname datum erbij.

    Onder dit veld zie je “Opties”. Hier kun je een aantal opties kiezen, om de tekst in het veld “Opmerkingen” te bewerken:

  7. Optie
    Omschrijving

    Importeren…

    Als je gebruik wil maken van gestandaardiseerde notities of opmerkingen, kun je deze tekst exporteren. Daarna kun je de tekst bij een andere patiënt importeren.

    Klik op deze optie; het scherm “Importeer bestand” wordt geopend. Zoek en selecteer hier de tekst (als *.TXT bestand) die je in het veld wilt importeren en klik op “Openen”.

     Bij het importeren worden de gegevens die in het veld “Opmerkingen:” zijn ingevuld overschreven door de geïmporteerde gegevens.

    Exporteren…

    Als je gebruik wil maken van gestandaardiseerde notities of opmerkingen, kun je deze tekst exporteren. Daarna kun je de tekst in bij een andere patiënt importeren.

    Klik op deze optie; het scherm “Exporteer bestand” wordt geopend. Zoek en selecteer hier de locatie waar de tekst als .TXT bestand opgeslagen moet worden. Typ een bestandsnaam in en klik op “Opslaan”.

    Zoek…

    Klik op deze optie. Typ een woord in wat je in de tekst zoekt, stel de filters in en klik op “Volgende zoeken”.

    Afdrukken…

    Klik op deze optie. Kies de gewenste printer, stel zo nodig het afdrukbereik, het aantal exemplaren en de sortering daarvan in en klik op “OK”. De tekst wordt geprint.

     Als je gebruik hebt gemaakt van een start- en stoptekst in het veld “Opmerkingen:”, wordt alleen de tekst die daartussen ligt afgedrukt.

    Vervang

    Klik op deze optie. Typ het te vervangen woord in (“Zoeken naar:”) én het vervangende woord (“Vervangen door:”) in. Klik op “Vervangen” of “Alles vervangen”. 

  8. Bewaar de gegevens (“F5” of ).
 

Je kunt alle velden, met uitzondering van het veld “Opmerkingen:”, toevoegen aan de patiëntenlijst. Zo kun je bijvoorbeeld de kolom “Deelname LDF:” toevoegen aan de patiëntenlijst, en kun je op die manier snel zien welke patiënten wel of geen toestemming hebben gegeven voor deelname.

Open de patiëntgegevens in de agenda via “Schermen”, “Patiëntgegevens inzien”. Je kunt ze ook openen via menu [Bestand], [Patiënten] en dubbelklik op de patiënt. 

De inhoudelijke informatie over de behandelingen wordt verzameld in een behandelepisode op tabblad “4. Behandelepisodes”. Je kunt in een behandelepisode onder andere de verslaglegging doen, oefenprogramma’s toevoegen en diëten opstellen.
Voordat je behandelingen kunt inplannen in Intramed, moet je een behandelserie voor de patiënt aanmaken die gekoppeld is aan de behandelepisode. Hierin wordt de reden van de komst van de patiënt vastgelegd, en gegevens die betrekking hebben op de administratieve verwerking van de behandelingen (zoals wie er betaalt).

 

Als je een nieuwe behandelepisode toevoegt, wordt automatisch een nieuwe behandelserie toegevoegd.

  1. In de bovenste lijst zie je alle behandelepisodes.

    Hierin zie je standaard alleen de behandelepisodes die de status “Bezig” hebben. Als je het filter “Bezig” uitvinkt, zie je ook de afgesloten behandelepisodes.
  2. In de lijst “Behandelseries” zie je alle behandelseries die gekoppeld zijn aan de behandelepisode die je in de bovenste lijst hebt aangeklikt.

     

    Je kunt onder andere de kolommen “Naam behandelaar” en “Naam verwijzer” toevoegen, zodat de behandelserie makkelijker te herkennen is. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

  3. Als je op een behandelserie klikt, zie je linksonder alle “Behandelingen:” die bij de behandelserie horen.
    Rechtsonder worden de behandelingen in de kalender getoond.
  4. Sluit het scherm (“ESC” of  ).
 

Voor de GGZ: Bij het aanmaken van elke behandelepisode met unieke primaire diagnose wordt automatisch een Zorgtraject aangemaakt. In een Zorgtraject worden alle behandelseries plus eventuele vervolgbehandelseries van een patiënt opgenomen.
Officieel mogen er maar 3 zorgtrajecten (behandelepisodes) tegelijkertijd bij een patiënt geopend zijn. Er mogen ook geen 2 zorgtrajecten met dezelfde primaire diagnose bij dezelfde patiënt geopend zijn. Intramed controleert hierop en waarschuwt bij overtreding.
Een zorgtraject blijft na het afsluiten van de laatste bijbehorende behandelserie nog 365 dagen open staan. Zo kan een patiënt nog terugkeren voor een behandeling van dezelfde klacht. Je moet dan de behandelepisode heropenen om een vervolg-behandelserie toe te kunnen voegen.
Het kan zijn, dat de patiënt nog voor een andere klacht behandeld moet worden. Staan er dan nog 3 zorgtrajecten open, zou er geen nieuwe behandelepisode (= ook een nieuw zorgtraject) toegevoegd kunnen worden. Zo nodig kun je een zorgtraject sluiten of heropenen: klik op een tabblad in een behandelepisode en klik rechts bovenin het scherm op “Afsluiten” of “Opnieuw openen”.

Extra informatie

Als je een behandeling via de wizard invoert (via de agenda, of via menu [Bestand], [Afspraak inplannen]) én je vinkt de optie “Het betreft een nieuwe klacht” aan, wordt er automatisch een nieuwe behandelserie én een nieuwe behandelepisode toegevoegd.

Open de patiëntgegevens in de agenda via “Schermen”, “Patiëntgegevens inzien”. Je kunt ze ook openen via menu [Bestand], [Patiënten] en dubbelklik op de patiënt. 

In Intramed kun je oefenprogramma’s toevoegen, die je aan de patiënten kunt meegeven op tabblad “5. Oefenprogramma’s”. De oefenprogramma’s bestaan uit afbeeldingen, die je in elke gewenste volgorde kunt zetten. 

 

Via Intramed kun je ook gebruik maken van huiswerkoefeningen.nl. Hierin zijn huiswerkoefeningen verwerkt in foto’s en filmpjes. Voor meer informatie zie http://intramed.nl/huiswerkoefeningen.nl/huiswerkoefeningen.nl.html

  1. Op dit tabblad zie je alle oefenprogramma’s van de patiënt.  
  2. Voeg een oefenprogramma toe via 
  3. Sluit het scherm (“ESC” of  ).

Open de patiëntgegevens in de agenda via “Schermen”, “Patiëntgegevens inzien”. Je kunt ze ook openen via menu [Bestand], [Patiënten] en dubbelklik op de patiënt. 

Op tabblad “6. Documenten” kun je documenten toevoegen, inzien/wijzigen en verwijderen. Je kunt bijvoorbeeld röntgenfoto’s van de patiënt op dit tabblad bewaren.

Als je een document toevoegt, wordt de aanmaakdatum vastgelegd. Op het tabblad “Documenten” wordt voortaan standaard op deze aanmaakdatum gesorteerd. De regels worden automatisch gesorteerd op datum, waarbij het meest recente document onderaan staat.

Je ziet het “sorteer driehoekje”  rechtsboven in de kolomtitel. Dit geeft aan, dat er gesorteerd kan worden. Klik op de kolomtitel “Datum” om de gegevens andersom te sorteren; het meest recente document staat dan bovenaan. 
Na het sorteren zie je aan het driehoekje of er oplopend of aflopend () gesorteerd is (nog een keer sorteren gebeurt dan op de andere sorteer wijze).

Als je in een document een documenttype aangegeven hebt, zie je dat in de documentkoppelingen terug. Daarvoor zijn de kolommen “Documenttype” en “Omschrijving documenttype” ingevoegd.

Waar zo’n document aan gekoppeld is, zoals een arts, medewerker enz. zie je ook het documenttype. Hierdoor is het mogelijk, om op diverse plaatsen in Intramed op het tabblad “Documenten” te zoeken naar /  filteren op / sorteren op documenttype.

Brieven en documenten toevoegen, wijzigen en verwijderen

Op het tabblad “Documenten” worden alle documenten getoond die gekoppeld zijn aan de patiënt/medewerker/behandelepisode etc.

Brief of document toevoegen

  1. Klik op .
  2. Kies bij “Soort document” voor het soort document dat je wil toevoegen.
  3. Klik op “OK”.

     

    Bij velden waar  voor staat, kun je een filter instellen. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

  4. Als je de brief wil koppelen aan een arts en/of behandelserie en/of verzekeraar etc: klik achter een veld op  en dubbelklik op een mogelijkheid.
  5. Klik op “OK”.
  6. Bewerk zo nodig het document.
  7. Klik op  om de brief te printen of  om te versturen.
  8. Bewaar de gegevens (“F5” of ).

Brieven of documenten wijzigen

  1. Dubbelklik in de lijst op tabblad “Documenten” op het document.
  2. Breng de wijzigingen aan.
  3. Klik op “Ctrl” + “S” om een extern bestand te bewaren.
  4. Bewaar de gegevens (“F5” of  ) om een bestand dat in Intramed is geopend te bewaren.
  5. Sluit het scherm (“ESC” of ).

Brieven of documenten verwijderen

  1. Klik één keer op de regel van het bestand.
  2. Klik op .
  3. Klik op “Ja” om de documentkoppeling te verwijderen. 
  4. Als het bestand gekoppeld is, kun je nog een bevestigingsvraag krijgen.
  5. Klik op “Ja” om het document ook op alle gekoppelde tabbladen te verwijderen. Klik op “Nee” als je het document wil bewaren op alle gekoppelde tabbladen. 
  6. Sluit het scherm (“ESC” of ).
 

Het document kan gekoppeld zijn aan andere tabbladen “… Documenten”, bijvoorbeeld bij een arts of verzekeraar. Als je het document op één plaats verwijdert, wordt het document ook op de gekoppelde tabbladen verwijderd.
Via “Opties”, “Koppelingen” op het tabblad “… Documenten” en op tabblad “2. Koppelingen”  van het document, kun je zien waar het document aan gekoppeld is.

 

Je kunt zien naar wie een brief is gestuurd, door wie, hoe en op welk tijdstip.
Via “Opties”, “Verzend log” op het tabblad “… Documenten” en op tabblad “3. Verzend log” van het document, kun je de verzendgegevens zien.

Open de patiëntgegevens in de agenda via “Schermen”, “Patiëntgegevens inzien”. Je kunt ze ook openen via menu [Bestand], [Patiënten] en dubbelklik op de patiënt. 

Als je een declaratie stuurt, wordt er automatisch een regel aangemaakt op tabblad “7. Debiteurenposten”. Je kunt hier geen gegevens toevoegen of wijzigen. 

  1. In dit scherm zie je een overzicht van alle declaraties en aanmaningen die je naar deze patiënt gestuurd hebt en de betalingen die de patiënt gedaan heeft.  

    Je ziet de volgende kolommen.
    Kolom
    Omschrijving

    Datum

    De datum waarop er gedeclareerd is.

    Soort

    Het soort declaratie: “Declaratie”, “Creditnota”, “Betaling” of “Aanmaning”.

    Bewijsnr

    Het declaratienummer, het creditnota nummer, het afschriftnummer bij betalingen of het aanmaningsnummer.

    Betreft declaratie

    Het declaratienummer waarop de debiteurpost betrekking heeft.

    Omschrijving

    Een omschrijving van de declaratie waarop de debiteurpost betrekking heeft.

    Bedrag

    Dit is het bedrag dat je gedeclareerd hebt naar deze patiënt, instelling/adres etc. of wat je ontvangen hebt.

    Open

    Het declaratiebedrag dat nog open staat.

     

    Via “Printen” kun je een kopie van declaraties printen en een historisch overzicht. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

  2. Sluit het scherm (“ESC” of ).

Open de patiëntgegevens in de agenda via “Schermen”, “Patiëntgegevens inzien”. Je kunt ze ook openen via menu [Bestand], [Patiënten] en dubbelklik op de patiënt. 

Op tabblad “8. Verkoop” kun je registreren dat je een product aan een patiënt hebt verkocht. 

  1. Je hebt het scherm “Patient…” nog open staan OF open het opnieuw via menu [Bestand], [Patiënten], dubbelklik op de patiënt, tabblad “8. Verkopen”.

    Elke regel stelt een verkoop voor,
  2. Voeg een verkoop toe via  en vul de velden in de nieuwe regel in. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

Verkoop wijzigen

Je kunt een artikel in de lijst met verkopen wijzigen.

 

Een gefactureerd artikel kun je niet wijzigen. In de kolom “Status” zie je of het artikel al gefactureerd is.

  1. Klik in de regel op het veld dat je wil wijzigen.
  2. Typ een andere waarde in, of (indien beschikbaar) door op  of  te klikken en een optie te kiezen.
  3. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).
  4. Sluit het scherm (“ESC” of  ).

Verkoop verwijderen

Je kunt een artikel ook verwijderen.

 

Een gefactureerd artikel kun je niet uit de lijst verwijderen. In de kolom “Status” zie je of het artikel al gefactureerd is.

  1. Klik op de regel die je wil verwijderen.
  2. Klik op .
  3. Klik op “OK”.
  4. Sluit het scherm (“ESC” of  ).

Declaratiehistorie

Via “Schermen”, “Declaratiehistorie” kun je de declaratiehistorie van de verkoop inzien. In het scherm “Declaratiehistorie” dat geopend wordt, zie je in welke debet en/of credit declaraties de verkoop is opgenomen.

  1. Je hebt het scherm “Patient…” nog open staan OF open het scherm opnieuw via menu [Bestand], [Patiënten] en dubbelklik op de betreffende patiënt. 
  2. Ga naar tabblad “8. Verkoop”.
  3. Klik in een regel.
  4. Klik op .
  5. Vul de velden in
  6. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).
  7. Sluit het scherm (“ESC” of  ).
 

Hier wordt een verkoop toegevoegd via de patiëntgegeves. Je kunt ook een verkoop toevoegen via de verzekeraar- of instelling-/adresgegevens, of via menu [Bestand], [Verkopen invoeren].

Je kunt een verkoop toevoegen bij een patiënt, verzekeraar en instelling/adres.

 

In het volgende voorbeeld wordt een verkoop toegevoegd via de patiëntgegevens. Je kunt ook een verkoop toevoegen via de verzekeraar- of instelling-/adresgegevens, of via menu [Bestand], [Verkopen invoeren].

  1. Je hebt het scherm “Patient…” nog open staan OF open het scherm opnieuw via menu [Bestand], [Patiënten], dubbelklik op de patiënt, tabblad “8. Verkoop”.
  2. Klik in een regel.
  3. Klik op .
  4. Vul de velden in

    Veld

    Omschrijving

    Artikelnr:

    Klik op  en dubbelklik op het artikel.

     Je kunt aan het scherm “Selecteren Artikel” een nieuw artikel toevoegen.Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

    Aantal:

    Typ het aantal artikelen in dat je verkoopt.

    Stuksprijs:

    Dit veld wordt automatisch ingevuld met de prijs die je bij het artikel hebt ingesteld. Typ zo nodig een ander bedrag in. 

    Btw:

    Dit veld wordt automatisch ingevuld met het btw-percentage (geen, hoog of laag), dat je bij het artikel hebt ingesteld. Klik zo nodig op  en kies of er “Geen” of een “Hoog” of “Laag” btw-percentage geldt. 

    Datum:

    Typ de verkoopdatum in of gebruik de kalender via 

    Verkoper:

    Hier wordt standaard de aangemelde medewerker ingevuld. Klik zo nodig op  en dubbelklik op de medewerker die het artikel verkocht heeft.  

    Totaal incl. btw:

    Hier zie je het totaalbedrag, inclusief btw. Dit veld wordt automatisch berekend; je kunt dit niet wijzigen.

    Status:

    Dit is de status van de verkoop (“Ongefactureerd” bijvoorbeeld). Dit veld wordt automatisch ingevuld; je kunt dit niet wijzigen.

    Factuur: 

    Als de verkoop gefactureerd is, wordt hier automatisch het factuurnummer ingevuld; je kunt dit niet wijzigen.

  5. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).
  6. Sluit het scherm (“ESC” of  ).

Open de patiëntgegevens in de agenda via “Schermen”, “Patiëntgegevens inzien”. Je kunt ze ook openen via menu [Bestand], [Patiënten] en dubbelklik op de patiënt. Ga naar tabblad “9. Abonnementen”. 

Je ziet dit tabblad alleen als de module “Abonnementen” is geactiveerd via menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens], tabblad  “7. Modules”.

  1. Op dit tabblad kun je abonnementen bij een patiënt toevoegen, inzien/wijzigen en verwijderen. Ook kun je een baliefactuur printen.

  2. Wijzig een abonnement (dubbelklik) of voeg een nieuw abonnement toe 
  3. Sluit het scherm (“ESC” of  ).

Zie het onderwerp “Abonnementen” voor meer informatie. 

  1. Klik op menu [Bestand], [Patiënten] en dubbelklik op de patiënt.
  2. Klik op tabblad “9. Abonnementen”.
  3. Voeg een nieuwe abonnement toe (“Ctrl” + “I” of ).
  4. Vul de velden in.
  5. Klik op tabblad “2. Financieel”. 
  6. Klik op “Ja” om te bewaren en door te gaan. 
  7. Vul de velden in. 
  8. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).

Als je een abonnement aanmaakt op basis van een abonnementsvorm waarin geen betaling in termijnen is vastgelegd, zie je in de lijst “Facturatietermijnen” maar één regel.

Via menu [Bestand], [Abonnementen] opent een lijst van verkochte abonnementen. Via “Printen”, “Abonnementstermijnen” krijg je een lijst, waarin bij de diverse abonnementen de termijnen te zien zijn, met hun vervaldatum en betaling / openstaand bedrag.

Als iemand een abonnement wil aanschaffen, kun je dat aan de patiëntgegevens toevoegen.

  1. Klik op menu [Bestand], [Patiënten] en dubbelklik op de patiënt. 
  2. Klik op tabblad “9. Abonnementen”.
  3. Klik op .
  4. Vul de velden inVoor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

Open de patiëntgegevens in de agenda via “Schermen”, “Patiëntgegevens inzien”. Je kunt ze ook openen via menu [Bestand], [Patiënten] en dubbelklik op de patiënt. 

Op tabblad “10. Betrokkenen” worden alle patiëntrelaties getoond die zijn vastgelegd bij de patiënt en de daarbij horende behandelepisodes.

 

Op dit tabblad kun je ook patiëntrelaties toevoegen. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

 

Op tabblad “1. Algemeen” van de patiëntgegevens kan een huisarts geselecteerd worden. Als je het veld invult of wijzigt, wordt de huisarts automatisch als betrokkene toegevoegd op tabblad “10. Betrokkenen”.

  1. Op dit tabblad zijn twee lijsten zichtbaar: “Betrokkenen:” en “Betrokken bij:”.

    In de bovenste lijst zie je alle personen die betrokken zijn bij de patiënt.  
    Standaard zijn alleen de actieve betrokkenen zichtbaar, maar via het filter “Actief” onder de lijst, kun je ook de niet-actieve betrokkenen laten tonen.
    Je ziet de volgende kolommen:
  2. Kolom
    Omschrijving

    Soort betrokkene

    Het type van de betrokkene wordt getoond.

    Instelling/Adres

    Als het een Instelling/Adres betreft, wordt de naam getoond.

    Betrokkene

    Het nummer van de betrokkene binnen Intramed wordt getoond.

    Naam betrokkene

    De naam van de betrokkene wordt getoond.

    Soort relatie

    De omschrijving van het soort relatie tot de patiënt wordt getoond.

    Van

    Dit is de datum vanaf wanneer de persoon betrokken is.

    Tm

    Dit is de datum tot wanneer de persoon betrokken is.

    Opnemen in correspondentie

    Er wordt getoond of er naar deze persoon gecorrespondeerd wordt.

    Behandelepisode

    Dit is het nummer van de behandelepisode waar de betrokkene aan gekoppeld is.

    Omschrijving behandelepisode

    De omschrijving van de behandelepisode wordt getoond.

     

    Via “Printen” kun je een overzicht van de betrokkenen afdrukken. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

  3. In de lijst “Betrokken bij” zie je bij welke patiënten de geselecteerde patiënt zelf bij betrokken is.
     

    Je kunt geen patiënten toevoegen aan de lijst “Betrokken bij:”.

  4. Je ziet de volgende kolommen:
    Kolom
    Omschrijving

    Patiënt

    Dit is het nummer van de patiënt waarbij de persoon betrokken is.

    Naam patiënt

    Dit is de naam van de patiënt waarbij de persoon betrokken is.

    Behandelepisode

    Dit is het nummer van de behandelepisode waar de betrokkene aan gekoppeld is.

    Omschrijving behandelepisode

    De omschrijving van de behandelepisode wordt getoond.

    Van

    Dit is de datum vanaf wanneer de persoon betrokken is.

    Tm

    Dit is de datum tot wanneer de persoon betrokken is.

     

    Via “Printen” kun je een overzicht van de patiënten afdrukken, waarbij de persoon betrokken is. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

  5. Sluit het scherm (“ESC” of ).

Open de patiëntgegevens in de agenda via “Schermen”, “Patiëntgegevens inzien”. Je kunt ze ook openen via menu [Bestand], [Patiënten] en dubbelklik op de patiënt. 

Op tabblad “11. Berichten” worden alle e-mails getoond die naar de patiënt gestuurd zijn.  

 

Als er geen e-mail postbus aanwezig is of als de aangemelde medewerker geen postbus eigenaar of gemachtigde is, wordt het tabblad “Berichten” niet getoond.

 

Je kunt hier geen berichten toevoegen!

  1. Op dit tabblad zie je een lijst met alle e-mails die ontvangen zijn. 
     
  2. Je ziet de volgende kolommen:

    Kolom
    Omschrijving

    Berichtnummer

    Dit is het nummer van de e-mail.

    Type

    De adressering van de patiënt wordt getoond bij “Aan”, “CC” of “BCC”. 

    Onderwerp

    Het onderwerp van de e-mail wordt getoond.

    Datum

    De datum waarop het bericht is aangemaakt wordt getoond.

    Verzonden

    Er wordt getoond of de e-mail verzonden is.

     Als de e-mail niet verzonden is, kun je er op dubbelklikken om de e-mail (alsnog) te verzenden.

  3. Dubbelklik op een e-mail. Als de e-mail verzonden is, kun je de inhoud van de e-mail niet meer wijzigen. Als de e-mail nog niet verzonden is, kun je het bericht nog wel kunt wijzigen en versturen.
  4. Sluit het scherm (“ESC” of ).