Als je verslaglegging doet in Intramed, werk je daarbij met een verslagleggingsrichtlijn. Elke verslagleggingsrichtlijn is ontwikkeld voor een bepaalde beroepsgroep paramedici en daarmee qua in te vullen gegevens anders. De wijze waarop je naar de verschillende formulieren, testen en vragenlijsten navigeert is wel altijd hetzelfde. 

Fasen en formulieren

Als je een behandelepisode opent, en je hebt al een verslagleggingsrichtlijn gekozen, wordt de behandelepisode altijd geopend op tabblad “1. Verslaglegging”, op het eerste, nog niet volledig ingevulde formulier.

Aan de linkerkant zie je alle fasen en formulieren in een navigatie boomstructuur van de gekozen verslagleggingsrichtlijn.

De gele mappen, zoals “Aanmelding”, zijn de fasen. In de fasen vind je de formulieren, zoals “Aanmelding”. Aan het icoon voor het formulier kun je de verschillende soorten formulieren herkennen:

Sessiejournaals in submap(pen)

Tijdens een lang behandeltraject (bijvoorbeeld bij een chronische klacht), worden veel behandelingen ingepland. Daardoor zijn ook veel sessiejournaals zichtbaar in de navigatieboom in de verslaglegging. Om de navigatieboom overzichtelijk te houden, worden sessiejournaals automatisch ondergebracht worden in een submap.

Standaard worden de laatste 10 sessiejournaals weergegeven in de navigatieboom. De overige sessiejournaals worden onderverdeeld in submappen.

In zo’n submap zou ook weer een opeenstapeling van sessiejournaals kunnen ontstaan. Daarom is het maximum aantal formulieren per submap 10. Als er meer dan 10 formulieren in een submap staan, wordt een nieuwe onderliggende map aangemaakt, bijvoorbeeld “januari” of “januari – februari”.  

Gemarkeerde formulieren

Belangrijke opmerkingen en/of mijlpalen in de verslaglegging, kun je markeren door middel van het icoon . Als een formulier gemarkeerd is, wordt deze buiten de submappen getoond. Op die manier houd je een overzicht van gemarkeerde formulieren en verdwijnen deze niet in een submap. 

Speciale mappen

• Bovenaan de boomstructuur staan twee speciale mappen:

Als vragenlijsten of testverslagen worden toegevoerd aan een behandelepisode, wordt die vragenlijst / testverslag ook aan één van deze mappen toegevoegd. Als je dubbelklikt op één van de twee mappen, wordt de map geopend, en zie je de vragenlijsten en/of testverslagen die in de map zijn toegevoegd. Als je op een vragenlijst of testverslag klikt, zie je aan de rechterkant van het scherm een grafische weergave van alle ingevoerde vragenlijsten/testverslagen van het type. Hoofdscores zijn hierbij standaard zichtbaar, subscores kunnen ingeschakeld worden.

Identieke vragenlijsten / testverslagen worden gecombineerd in één grafiek getoond. Daarbij wordt op de x-as vermeld, bij welke datum waarden komen. Zo kun je het verloop zien.

• Er is ook een overzicht van sessieformulieren beschikbaar:

Als je klikt op “Overzicht sessieformulieren” wordt het overzicht opgebouwd. Aan de rechterkant van het scherm wordt het overzicht getoond. Alle behandelingen staan onder elkaar, op chronologische volgorde. Daarbij wordt de laatste (meest recente) behandeling als eerste getoond.

Via de balk achter het veld “Sessiejournaals:” (bovenaan het overzicht) kun je naar een specifieke behandeling navigeren.

Via “Opties”, “Overzicht sessiejournaals” kun je het overzicht ook in een apart scherm openen.

Iconen en opties

Boven deze boomstructuur staan verschillende iconen voor opties:

Je vindt de meeste opties ook terug als je op “Opties” klikt. Je vindt daar ook de opties “Markeer als ingevuld” en “Markeer als niet ingevuld”.

De grootte van de iconen kun je wijzigen. Klik daarvoor met de rechtermuisknop in de werkbalk; er wordt een menu geopend. Kies hoe groot je de werkbalk wil tonen.

Invulinstructie

Als je in een veld klikt, wordt linksonder de invulinstructie getoond. 

Via  kun je de invulinstructie verbergen. Je kunt ook zelf invulinstructies toevoegen. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

Op tabblad “1. Verslaglegging” kun je algemene gegevens van de patiënt en over de behandelserie toevoegen. Ook kun je op dit tabblad de verslaglegging doen. 

1. Je hebt het scherm “Behandelepisode” nog open staan of open het via menu [Bestand], [Patiënten], dubbelklik op de patiënt, tabblad “4. Behandelepisodes” en dubbelklik op de behandelepisode.
2. Klik op de map “Behandelepisode”; het formulier “Behandelepisode” wordt geopend; rechts naast de navigatie boomstructuur.
   

   Als je geen verslagleggingsrichtlijn hebt ingesteld, zie je aan de linkerkant alleen drie mappen. Je kunt dus wel de algemene gegevens bij “Behandelepisode” invullen.

3. Als het een nieuwe behandelepisode is, klik op “Verslagleggingsrichtlijn gebruiken”. Klik vervolgens in het selectiescherm “Selecteren Verslagleggingsrichtlijn” op de gewenste verslagleggingsrichtlijn en op “OK”. 
   
4. Vul de velden in de rubriek “Algemeen”; voor zover van toepassing.
   

   Veld	Omschrijving
   Behandelepisodenr.:	Dit nummer is automatisch aangemaakt; je kunt dit niet wijzigen.
   Verslagleggingsrichtlijn:	Hier is automatisch de bij het toevoegen van de behandelepisode gekozen richtlijn ingevuld; je kunt dit niet wijzigen. Heb je bij het toevoegen van een behandelepisode geen verslagleggingsrichtlijn aangegeven, kun je hier een verslagleggingsrichtlijn selecteren. Klik op “Gebruik standaard verslagleggingsrichtlijn” om de standaard richtlijn uit de medewerkergegevens te kiezen, of klik op “Andere richtlijn…” om zelf een verslagleggingsirchtlijn te kiezen.   Kies je een verslagleggingsrichtlijn met de status “Wordt bewerkt”, dan krijg je de volgende melding: Dit betekent dat omdat je de verslagleggingsrichtlijn nu gebruikt, deze niet meer door de verslagleggingsrichtlijn-ontwikkelaar gewijzigd kan worden. Pleeg altijd eerst over leg hierover met de verslagleggingsrichtlijn-ontwikkelaar.
   Auteur richtlijn:	Hier is automatisch de auteur van de verslagleggingsrichtlijn ingevuld; je kunt dit niet wijzigen.
   Behandelaar:	Automatisch is de medewerker ingevuld die de behandelepisode heeft aangemaakt; je kunt dit wijzigen. Klik op  en dubbelklik op de medewerker wiens behandelingen je wil afdrukken.
   Codelijst:	Automatisch is de codelijst overgenomen die is gekozen bij het aanmaken van de behandelepisode; je kunt dit wijzigen. Klik op  en dubbelklik op de codelijst.   In de medewerkergegevens kan op tabblad “8. Codelijstinstellingen” bij codelijsten zijn aangegeven, dat die alleen toegestaan zijn bij deze medewerker(zie ook onderaan deze uitleg).

5. Vul de velden in de rubriek “Patiënt”; voor zover van toepassing.
   

   Veld	Omschrijving
   Patiënt:	Hier is automatisch het patiëntnummer en de naam van de patiënt ingevuld; je kunt dit niet wijzigen.
   Lengte (cm):	Typ de lengte van de patiënt in (deze wordt door Intramed gebruikt om de Quetelet-index te berekenen).
   Geslacht patient:	Automatisch is het geslacht van de patiënt ingevuld; je kunt dit niet wijzigen.
   Leeftijd patient:	Automatisch is de leeftijd van de patiënt ingevuld; je kunt dit niet wijzigen.
   Gewicht (kg):	Typ het gewicht van de patiënt in (deze wordt door Intramed gebruikt om de Quetelet-index te berekenen).
   Quetelet-index:	Automatisch wordt de Quetelet-index ingevuld aan de hand van de waarden die zijn ingevuld in de velden “Lengte (cm):” en “Gewicht (kg):”; je kunt dit niet wijzigen.
   Streefgewicht (kg):	Typ het streefgewicht voor de patiënt in.

6. Vul de velden in de rubriek “Klacht”; voor zover van toepassing.
   

   Veld	Omschrijving
   Datum aanmelding:	Typ de aanmelddatum in of gebruik de kalender via .
   Omschrijving klacht:	Typ een klachtomschrijving in (dit wordt ook de “Omschrijving klacht” in de lijst behandelepisodes).
   Duur klacht:	Klik op  en kies hoe lang de patiënt deze klacht al heeft
   Recidief:	Klik op  en kies of het om een terugkerende klacht gaat.
   Ontvangst verwijsbrief:	Dit veld is alleen beschikbaar als je in de codelijst op tabblad “2. Instellingen” hebt aangegeven dat je de ontvangst van de verwijsbrief wil vastleggen. Klik op  en kies de status van de verwijsbrief. Als “Niet gevraagd” of “Gevraagd” is ingevuld, wordt je daar aan herinnerd via een melding in de agenda:

7. Vul de velden in de rubriek “Diagnose”; voor zover van toepassing.
   

   Veld	Omschrijving
   Verwijsdiagnose:	Standaard de verwijsdiagnosecodelijst overgenomen uit de wizard “Plannen van een afspraak”. Werk je niet met deze wizard, dan kies je hier de verwijsdiagnosecodelijst. Achter dit veld kun je de verwijsdiagnosecode invullen: Verwijsdiagnosecodelijst: klik op  en kies welke diagnosecodelijst gebruikt moet worden voor de verwijsdiagnosecode.    Verwijsdiagnosecode: klik op  en dubbelklik op de diagnosecode.
   Paramedische diagnose:	Standaard wordt de paramedische diagnosecodelijst en daarachter de diagnosecode overgenomen uit de behandelserie. Is er nog geen behandelserie, dan wordt ingevuld wat bij de gekozen codelijst vastgelegd is. Je kunt dit aanvullen / wijzigen: Paramedische diagnosecodelijst: klik op  en kies welke diagnosecodelijst gebruikt moet worden voor de paramedische diagnosecode.    Paramedische diagnosecode: klik op  en dubbelklik op de diagnosecode.
   Primaire diagnose:	Het veld “Paramedische diagnose” is in behandelepisodes voor Generalistische Basis GGZ, Gespecialiseerde GGZ of Medisch Specialistische Zorg vervangen door “Primaire diagnose”. Deze primaire diagnose wordt overgenomen in een behandelserie op tabblad “3. Diagnose”; zo nodig inclusief de aanduiding “Trekken van”.  GGZ: je kunt de primaire diagnose alleen in het formulier “Behandelepisode” kiezen of wijzigen. Dat mag een diagnose op as 1 of as 2 zijn.
   Datum diagnose:	Typ de diagnosedatum in of gebruik de kalender via . De inhoud van dit veld wordt ingevuld op tabblad “3. Diagnose” van de behandelserie.

8. Vul de velden in de rubriek “Status”; voor zover van toepassing.
   

   Veld	Omschrijving
   Datum verslag aan verwijzer:	Typ de datum in waarop de je de verwijzer een verslag wil sturen, of gebruik de kalender via .

9. Als je verslaglegging doet in Intramed, kun je nu de formulieren invullen. De inhoud van elke verslagleggingsrichtlijn is anders (qua formulieren en invulvelden), en wordt daarom niet besproken. Wel zijn er een aantal algemene “regels” en knoppen. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.
10. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).

Als je verslaglegging doet in Intramed, werk je met een verslagleggingsrichtlijn. Heb je een Intramed Plus abonnement, dan kun je ook verschillende aanvullende richtlijnen gebruiken. Als je een behandelepisode opent en je hebt al een verslagleggingsrichtlijn gekozen, wordt de behandelepisode altijd geopend op tabblad “1. Verslaglegging”. Aan de rechterkant zie je het formulier wat je in de navigatie boomstructuur hebt aangeklikt. Bovenin elk formulier zie je een standaard veld en drie tabbladen. En onderin kun je de optie “Alleen verplichte velden” aanklikken.

Tabbladen bovenin

Boven aan een formulier zie je het veld “Afdrukken:” en de tabbladen “Registratie”, “Commentaar” en “Conversies”.

Alleen verplichte velden

Intramed ontwikkelt verslagleggingsrichtlijnen voor een groot aantal beroepsgroepen. Dit gebeurt altijd in overleg met de beroepsgroep en op basis van richtlijnen vanuit de beroepsgroep. Met het invullen van een verslagleggingsrichtlijn voldoe je aan de gestelde registratie-eisen van jouw beroepsgroep, maar je kunt meer / uitgebreider registreren. Daarom zijn de invulvelden in de verslagleggingsrichtlijnen ingedeeld in:

Onderin het formulierscherm zie je een aanvinkvakje “Alleen verplichte velden”: 

Is dit vakje niet aangevinkt (), zie je álle beschikbare velden. Bijvoorbeeld:

Is dit vakje wel aangevinkt (), zie je alleen de verplichte velden én de niet verplichte velden die ingevuld zijn in dit formulier. Bijvoorbeeld:

Je kunt een registratieformulier uit een aanvullende verslagleggingsrichtlijn toevoegen aan een fase in de verslaglegging (aan de basisverslagleggingsrichtlijn dus).

1. Je hebt het scherm “Behandelepisode” nog open staan op tabblad “1. Verslaglegging” OF
   open het via de agenda: klik op de patiënt, “Schermen”, “Behandeldossier”. 
2. Klik op de fase waaraan je een registratieformulier wil toevoegen.
3. Klik op .
   
4. In de rubriek “Richtlijnen/formuliersets:” (links) zie je een navigatie boomstructuur. Hierin staan onder andere alle gekoppelde aanvullende verslagleggingsrichtlijnen.
5. Klik op een aanvullende verslagleggingsrichtlijn; onder “Formulieren:” (rechts) worden de registratieformulieren, vragenlijsten of testverslagen getoond.
     Onderin het scherm kun je in het veld “Zoek op formuliernaam:” een zoekterm intypen. 
6. Klik op het formulier dat je wil toevoegen.

   Als je een eigen gemaakte formulierset aanklikt, worden automatisch alle daarin opgenomen formulieren geselecteerd. Je kunt de formulieren (vragenlijsten / testverslagen) die je niet wilt toevoegen, uitvinken. Houd daarvoor de “Ctrl” toets ingedrukt terwijl je op de verschillende formulieren klikt. Het vinkje vóór het formulier verdwijnt.

7. Klik op “OK”; alle geselecteerd formulieren, vragenlijsten of testverslagen worden toegevoegd.
8. Ga verder met de verslaglegging.

Je kunt een vragenlijst of testverslag toevoegen in de verslaglegging van een behandelepisode.

1. Je hebt het scherm “Behandelepisode” nog open staan op tabblad “1. Verslaglegging” OF open het scherm via menu [Bestand], [Patiënten], dubbelklik op een patiënt, klik op tabblad “4. Behandelepisodes” en dubbelklik op de betreffende behandelepisode.
2. Klik op het formulier waarbij je de vragenlijst wil toevoegen (bijvoorbeeld “Onderzoek” of “Onderzoek/Analyse”).
3. Klik op  “Vragenlijst toevoegen” of  “Testverslag toevoegen”.
4. Links in het scherm (in de rubriek “Richtlijnen/formuliersets:”) zie je een navigatie boomstructuur. Hierin staan alle gekoppelde richtlijnen (zoals een aanvullende verslagleggingsrichtlijn of meetinstrumentenrichtlijn bijvoorbeeld) en gedefinieerde formuliersets.
     Formuliersets zijn door de richtlijnontwikkelaar gemaakt. Je kunt ook zelf formuliersets maken.Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.
   De basisverslagleggingsrichtlijn is vetgedruk weergegeven.
5. Klik op de basisverslagleggingsrichtlijn. Je ziet rechts in het schermdeel “Formulieren:” de vragenlijsten of de testverslagen uit de basisverslagleggingsrichtlijn.
6. Klik op een formulierset.
   
   Je ziet rechts in het schermdeel “Formulieren:” alleen de vragenlijsten of testverslagen die in die set zitten. 
    Boven in het scherm kun je in het veld “Zoek op omschrijving:” een zoekterm intypen. 
    Je kunt meerdere meetinstrumenten selecteren door het vakje voor het meetinstrument aan te vinken. De geselecteerde meetinstrumenten blijven boven in de lijst staan. 
7. Klik op het formulier dat je wil toevoegen.

   Als je een eigen gemaakte formulierset aanklikt in de navigatie boomstructuur, worden automatisch alle daarin opgenomen formulieren geselecteerd. Je kunt de formulieren (vragenlijsten / testverslagen) die je niet wil toevoegen, uitvinken.

8. Klik op “OK” (of dubbelklik op het betreffende formulier); de vragenlijsten worden toegevoegd.
9. Ga verder met de verslaglegging.

Voorbeeld toevoegen uit eigen formulierset

In het volgende voorbeeld is op een eigen formulierset geklikt. Je ziet rechts alle formulieren (in dit geval alleen de vragenlijsten) die daarin opgenomen zijn.

Voorbeeld toevoegen uit meetinstrumentrichtlijn

Meetinstrumentrichtlijnen kunnen in meerdere basisrichtlijnen gebruikt worden en bevatten vragenlijsten en testverslagen. Deze zie je, als je een vragenlijst of testverslag toevoegt d.m.v.  of .

1. Je hebt het scherm “Behandelepisode” nog open staan op tabblad “1. Verslaglegging” OF open het scherm via menu [Bestand], [Patiënten], dubbelklik op een patiënt, klik op tabblad “4. Behandelepisodes” en dubbelklik op de behandelepisode.
2. Klik op het formulier waarbij je de vragenlijst wil toevoegen (bijvoorbeeld “Onderzoek”) en klik op  “Vragenlijst toevoegen” of  “Testverslag toevoegen”.
3. Links in het scherm (in de rubriek “Richtlijnen/formuliersets:”) zie je een navigatie boomstructuur. Hierin staan alle gekoppelde richtlijnen (zoals een aanvullende verslagleggingsrichtlijn of een  meetinstrumentenrichtlijn bijvoorbeeld) en gedefinieerde formuliersets.
4. Klik op de meetinstrumentrichtlijn.
   
5. Je ziet rechts alle vragenlijsten of testverslagen (afhankelijk van het gekozen icoon  of ) die in de meetinstrumentenrichtlijn opgenomen zijn.
6. Klik op de vragenlijst die je wil toevoegen.
    Je kunt meerdere meetinstrumenten selecteren door het vakje voor het meetinstrument aan te vinken. De geselecteerde meetinstrumenten blijven boven in de lijst staan. 
7. Klik op “OK”.
8. Ga verder met de verslaglegging.

Oude formulieren

Formulieren uit richtlijnen die niet (meer) aanwezig zijn in de database, zullen wel weergegeven worden. Dat is bijvoorbeeld het geval als je zelf een richtlijn met formulieren hebt gemaakt en deze heeft gebruikt in de verslaglegging. De richtlijn heb je later verwijderd omdat deze overbodig is geworden.  
Dergelijke formulieren kunnen niet aangepast of toegevoegd worden, maar wel verwijderd. Bij een formulier dat verwijst naar een verwijderde richtlijn of formulier:

• is het richtlijnnummer ‘0’;
• wordt in kolom “Naam richtlijn” de identificatie van de richtlijn getoond in plaats van de naam;
• wordt het formuliernummer normaal getoond;
• wordt de kolom “Naam formulier” leeggelaten;
• wordt de tekst in de gehele kolom grijs weergegeven.

Naast het afdrukken op papier, of direct invullen in Intramed, is het ook mogelijk om vragenlijsten online te versturen en terug te ontvangen. De patiënt krijgt daarbij een e-mail dat er een vragenlijst klaar staat, hij vult deze in en de gegevens worden naar Intramed gestuurd. Daarna kunnen de gegevens opgenomen worden in de verslaglegging bij de patiënt.

Natuurlijk gaat dat niet zomaar; Intramed beheert immers je gegevens op een veilige manier. Ten eerste wordt het e-mailadres van de patiënt gevalideerd: een nieuwe patiënt krijgt een e-mail met daarin een link waarop hij moet klikken.

Ten tweede komen de antwoorden van de vragenlijst niet direct in de verslaglegging, maar wordt zij via een lijst aangeboden. Dit geeft je de mogelijkheid om de gegevens te beoordelen en ze wel of niet te accepteren. De patiënt krijgt daarna een e-mail met de status van de vragenlijst. In een overzicht kun je de verstuurde vragenlijsten zien.

Als je online vragenlijsten hebt ingesteld, kunnen deze online aangeboden worden aan patiënten, zodat (delen van) deze formulieren online ingevuld kunnen worden. Je kunt ze ook automatisch online versturen.

In de behandelepisode krijg je een melding dat de vragenlijst(en) ook online afgenomen kan worden. Je krijgt deze melding alleen als er wordt voldaan aan een aantal voorwaarden:

• het veld “Wachtwoord externe toegang:” op tabblad “10. Externe toegang” van de systeemgegevens moet ingevuld zijn;
• op tabblad “1. Algemeen” van de patiëntgegevens moet het e-mailadres zijn ingevuld;
• de patiënt moet kunnen inloggen door middel van gebruikersnaam en wachtwoord (instellen op tabblad “3. Bijzonderheden” van de patiëntgegevens);  
• bij afspraken, die na een online aanmelding zijn gemaakt, krijgt de patiënt een e-mail met een afspraakcode. Als de vragenlijst is toegevoegd aan de verslaglegging van zo’n afspraak / behandeling, kan de vragenlijst alleen aangeboden worden als de afspraakcode werkelijk is gegenereerd.
• het geselecteerde formulier is een vragenlijst met minimaal één zichtbaar veld;
• de vragenlijst is nog niet gemarkeerd als “ingevuld”.

Vragenlijst(en) online aanbieden

1. Klik op menu [Bestand], [Patiënten] en dubbelklik op de patiënt. 
2. Klik op tabblad “4. Behandelepisodes” en dubbelklik op de behandelepisode.
3. Voeg een vragenlijst in of klik links in de navigatiestructuur op een vragenlijst.

Bovenin het scherm zie je een melding dat er vragenlijsten ingevuld kunnen worden mét de knop “Online aanbieden”. Ook boven de vragenlijst zelf staat een melding dat er vragenlijsten ingevuld kunnen worden mét de knop “Online aanbieden”.
Wat is nu het verschil; oftewel: wanneer gebruik je welke melding?

• De melding bovenin is bedoeld om meerdere vragenlijsten tegelijk aan te bieden, terwijl de patiënt daar maar één e-mail over krijgt.
• De melding boven de vragenlijst zelf is bedoeld om alleen die vragenlijst aan te bieden. Bovendien zie je dan een scherm, waarin je een uiterste invuldatum en invul instructies kunt opnemen. 

Eén vragenlijst aanbieden

1. Klik op “Online aanbieden…” in de melding bovenaan de vragenlijst. Je ziet het scherm “Aangeboden vragenlijst”.
   
2. Vul het veld “Uiterste invuldatum:” in, en eventueel het veld “Aanwijzing voor de patiënt:”.
   

   Het veld “Uiterste invuldatum:” wordt automatisch gevuld met de behandel-, of huidige datum. Als de behandeldatum in de toekomst ligt, wordt die datum ingevuld. Anders wordt de huidige datum ingevuld.

3. Bewaar de gegevens (“F5” of  ). De vragenlijst wordt verstuurd. Er wordt een e-mail gestuurd naar de patiënt waarin staat dat er een vragenlijst is klaargezet.

Meerdere vragenlijsten tegelijk aanbieden

1. Klik op “Online aanbieden…” in de melding bovenin het scherm.
   
2. Je ziet het scherm “Vragenlijsten online aanbieden”.
   
   Hier worden alle aan te bieden vragenlijsten getoond die bij de behandelepisode horen. Bij elke vragenlijst zie je de behandeldatum als de vragenlijst onder een sessiejournaal hangt. De vragenlijsten worden gegroepeerd per fase.
3. Vink zo nodig de vragenlijst(en) uit, die je niet wilt versturen.
4. Klik op “Online aanbieden” om de aangevinkte vragenlijsten aan te bieden via één e-mail.

Automatisch online aanbieden

Als je gebruik maakt van online vragenlijsten, kun je er voor kiezen om deze automatisch te versturen.  

1. In het formulier “Behandelplan”, in de behandelplantabel kun je een vragenlijst inplannen. Het scherm “Behandelplanonderdeel” wordt dan geopend. Voor jou als gebruiker van online diensten, is de rubriek “Automatisch aanbieden” beschikbaar.
   
2. Vink het vak voor “Automatisch online aanbieden” aan als je de vragenlijst automatisch wilt versturen.
3. In het veld “Aanwijzing voor de patiënt:” kun je een bericht aan de patiënt typen.
4. Klik op “OK”. De vragenlijst wordt online aangeboden op de begindatum van het behandelplanonderdeel. De uiterste invuldatum is de einddatum van het behandelplanonderdeel.

Via menu [Bestand], [Online aangeboden vragenlijsten] zie je ingeplande vragenlijst(en) terug. 
 

Bij het sluiten en starten van Intramed (en als het verversingsinterval is verstreken), wordt gecontroleerd of er aangeboden vragenlijsten zijn met status “Ingepland” met een aanbieddatum op of voor de systeemdatum. Als dat zo is, worden die vragenlijsten per e-mail verstuurd naar de patiënt. Op dat moment veranderen een aantal zaken:

• De status van de vragenlijst wijzigt in “Aangeboden”;
• De aangeboden vragenlijst wordt gekoppeld aan het sessiejournaal dat het dichtst na of op de aanbieddatum ingepland staat. Als er geen sessiejournaal is, wordt de vragenlijst gekoppeld aan het formulier “Behandelplan”;
• Het behandelplanonderdeel wordt gemarkeerd als “Afgerond”.
  

Behandelrichtlijnen

Als een vragenlijst voorkomt in de behandelrichtlijn die je hebt gekozen, (door middel van  boven de behandelplantabel), krijg je de volgende melding:

• Kies voor “Ja” om de betreffende vragenlijsten automatisch te versturen als de aanbieddatum is bereikt.
  

  Vul zo nodig nog het veld “Aanwijzingen voor de patiënt” in. Klik daarvoor op de vragenlijst in de behandelplantabel en op  (of “Ctrl” + “W”).

• Als je kiest voor “Nee”, kun je de vragenlijst achteraf nog automatisch laten versturen (zie het vorige onderdeel “Automatisch online aanbieden”). Of je kunt deze handmatig online aanbieden (zie het vorige onderdeel “Handmatig online aanbieden”).

De vraag wordt niet meer gesteld als je de optie “Deze vraag niet meer stellen” aanvinkt. Deze keuze wordt per gebruiker bewaard.

Gebruikersrechten

Standaard kunnen alle gebruikersgroepen online vragenlijsten automatisch aanbieden. Je kunt dit wijzigen: ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Groepen], dubbelklik op een groep en klik op tabblad “2. Acties”. In de rubriek “Dagelijks” kun je bij “Online vragenlijsten automatisch aanbieden” het veld “Online vragenlijsten automatisch aanbieden” uitvinken, om de gebruikersgroep geen toegang te geven tot het automatisch aanbieden van online vragenlijsten. 

Status

Bovenaan de vragenlijst zie je de status van de vragenlijst. Na verzenden is de status “Aangeboden”. Bovenaan het formulier van de vragenlijst is de knop “Ongedaan maken” beschikbaar. Het aanbieden van een vragenlijst kan ongedaan gemaakt worden, zolang de patiënt nog geen velden heeft aangepast of ingevuld.

Je kunt kiezen, of je een e-mail hierover naar de patiënt stuurt. Je krijgt de volgende vraag als je op “Ongedaan maken” klikt:

Klik op “Ja” om de bevestigings-e-mail toch naar de patiënt te sturen.

Als op “Ongedaan maken” is gedrukt, zijn de velden in de vragenlijst weer beschikbaar, en kan de vragenlijst weer opnieuw aangeboden worden.

E-mail aan patiënt

De patiënt wordt via e-mail op de hoogte gehouden van de status van de vragenlijst.

Een geselecteerde vragenlijst kan op vier manieren ingevuld worden:

• door de therapeut, die het formulier op het beeldscherm invult;
• door de patiënt, die het formulier in je praktijk op het beeldscherm invult. Via “Opties”, “Vragenlijst afnemen”. Bij het afsluiten van de vragenlijst moet de therapeut zijn toegangscode invoeren. Zo wordt voorkomen, dat een patiënt in de gegevens in Intramed kan kijken;
• door de patiënt, die het formulier thuis of in je praktijk op papier invult. Via “Printen”, “Formulier”;
• door de patiënt thuis via een online verstuurde vragenlijst.

Invullen door de therapeut

1. Zoek in de agenda een behandeling van de patiënt (via F9), “Schermen”, “Behandeldossier”.
2. Klik links in de navigatiestructuur op een vragenlijst.
   
3. Typ de gevraagde gegevens en een score in.

Invullen door de patiënt thuis of in de praktijk

1. Zoek in de agenda een behandeling van de patiënt (via F9), “Schermen”, “Behandeldossier”.
2. Klik links in de navigatiestructuur op een vragenlijst.
3. Klik op “Printen”, “Formulier”.
   
4. Je kunt de vragenlijst printen.
   
5. De patiënt kan bijvoorbeeld op een lijn aangeven, hoeveel pijn / stijfheid hij heeft (links is geen pijn; rechts is zeer hevige pijn).
6. Na retourontvangst, neem je in de verslaglegging de waarden over in de vragenlijst.

Vragenlijst online invullen

Omdat hier een aantal instellingen en een aparte werkwijze bij horen, is dit apart beschreven in de Intramed help-documentatie.

Een patiënt heeft een online verzonden vragenlijst ingevuld en retour gestuurd. Nu kun je deze vragenlijst beoordelen en eventueel opnieuw versturen. Je kunt de status van online aangeboden vragenlijsten in de behandelepisode bekijken. En er is een overzicht op te vragen van alle online aangeboden vragenlijsten en hun status.

Inzien aangeboden vragenlijsten

Alle aangeboden vragenlijsten vind je terug in het overzicht “Online aangeboden vragenlijsten”.

1. Klik op menu [Bestand], [Aangeboden vragenlijsten]. 
   
2. Dubbelklik op een vragenlijst; de behandelepisode van de betrokken patiënt wordt geopend op tabblad “1. Verslaglegging”.
3. De door de patiënt ingevulde vragenlijst wordt geopend, zodat je de invulling door de patiënt kunt controleren.

Al dan niet opnieuw aanbieden

1. Bovenaan de vragenlijst zie je de status van de vragenlijst.
2. Als de vragenlijst volledig is ingevuld, is bovenaan het formulier van de vragenlijst de knop “Opnieuw aanbieden” beschikbaar. Klik daar op als er bijvoorbeeld een vraag verkeerd is ingevuld. Je kunt dan een nog een “aanwijzing voor de patiënt” invullen voor uitleg.
        
3. Sluit alle schermen (“Esc” of  ).

E-mail aan patiënt

De patiënt wordt via e-mail op de hoogte gehouden van de status van de vragenlijst.

Velden in registratieformulieren kunnen gevuld worden met een waarde uit bijvoorbeeld een vragenlijst. Voor het invullen van antwoorden uit een formulier in andere formulieren wordt vanuit het bronformulier gestart; oftewel vanuit een vragenlijst bijvoorbeeld. Het bronformulier kan ook een formulier uit een aanvullende richtlijn zijn. De invulling van velden uit het bronformulier kunnen in één keer worden overgenomen naar meerdere doelformulieren. Hiervoor is dan een knop beschikbaar.

Bij formulieren kun je zien of je de waarde van velden kunt overnemen naar andere formulieren. Onderaan het formulier zie je dan een knop “Antwoorden verwerken”.

Deze knop is alleen zichtbaar zijn als er bestemmingen voor de ingevulde gegevens vastgelegd zijn. Deze knop is niet beschikbaar als het formulier is aangeboden aan een patiënt voor online invulling en nog niet terug is.

Als je op “Antwoorden verwerken” klikt, wordt het overzetten direct uitgevoerd.

Een voorbeeld:

1. In de volgende vragenlijst is de naam en de leeftijd van een patiënt ingevuld.
   
2. Klik op “Antwoorden verwerken”; je krijgt een melding van wat overgenomen is.
   
3. Als al iets ingevuld was in een veld in het doelformulier, krijg je eerst nog een keuze:
   
4. Klik op “Vervangen” of ‘Behouden”.
   Als je “Vervangen” kiest, wordt de waarde van het veld in het doelformulier overschreven.
   Als je “Behouden” kiest, blijft de waarde van het veld in het doelformulier zoals die was.
5. In het doelformulier “Onderzoek” zijn de gegevens overgenomen.
   

De invulvelden voor tekst kunnen ook meerregelig zijn. Dan passen er meer gegevens in en heb je een extra mogelijkheid.

1. In de volgende vragenlijst is de naam en de leeftijd van een patiënt ingevuld.
   
2. Klik op “Antwoorden verwerken”.
3. Als er al iets ingevuld was in een veld in het doelformulier, krijg je eerst nog een keuze:
   
4. Klik op “Aanvullen”, “Vervangen” of ‘Behouden”.
   Als je “Aanvullen” kiest, wordt de waarde op een nieuwe regel toegevoegd.
   Als je “Vervangen’ kiest, wordt de waarde van het veld in het doelformulier overschreven.
   Als je “Behouden” kiest, blijft de waarde van het veld in het doelformulier zoals die was.

5. Je krijgt een melding van wat er overgenomen is.
   

6. In het doelformulier “Onderzoek” zijn de gegevens overgenomen.
   

Op formulieren “Anamnese” van een aantal beroepsgroepen vind je het veld “Reminder”. Daarin kun je bijvoorbeeld gegevens registreren, waar je tijdens de behandelingen rekening mee moet houden.

In de sessiejournaals wordt deze reminder als eerste getoond:

In Intramed worden in de verslagleggingsrichtlijnen soms tekstvelden berekend. Daarmee is het mogelijk dat een veld automatisch wordt ingevuld met waardes of tekst die in andere velden is ingevuld. Het is mogelijk om de inhoud van zo’n berekend veld aan te passen én zo nodig opnieuw te laten berekenen.

Het veld “Fysiotherapeutisch diagnose” in de verslagleggingsrichtlijn “Fysiotherapie” is een voorbeeld van een berekend veld; het veld wordt automatisch gevuld met de inhoud van verschillende velden elders in de verslaglegging. Het berekende veld kun je aanpassen en eventueel opnieuw laten berekenen door te klikken op een knop boven het veld. 

De knop met daarachter wát er berekend wordt (hier: “Samenstellen diagnose”) is ervoor bedoeld, dat je het veld opnieuw kunt berekenen. Als je bijvoorbeeld per ongeluk een stuk tekst hebt verwijderd uit dit veld of de informatie waaruit de oorspronkelijke tekst is berekend hebt gewijzigd, kun je op de knop klikken; het veld wordt opnieuw ingevuld.

Bij het afnemen van een vragenlijst of afdrukken van een formulier, is de knop niet zichtbaar.

In formulieren hangt de beschikbaarheid van velden soms af, van wat je bij een ander veld hebt ingevuld. Dit zijn zogenaamde “conditionele velden”.
Als je bijvoorbeeld bij het formulier “Aanmelding” kiest voor de binnenkomst “Directe toegankelijkheid”, zijn er andere velden beschikbaar op het formulier “Aanmelding” dan wanneer je kiest voor de binnenkomst “Verwijzing”.

Voorbeeld na keuze “Directe toegankelijkheid”:

Voorbeeld na keuze “Verwijzing”:

Nog een voorbeeld: tarieven en voorwaarden overhandigd “Nee” of “Ja”. Als er voor “Ja” gekozen is, is het veld “Datum:” ook beschikbaar.

Op formulieren “Anamnese” van enkele beroepsgroepen vind je zogenaamde body charts. Op een afbeelding van een menselijk lichaam geef je de probleem- / pijnplekken aan.

Standaard worden de afbeeldingen niet getoond. Bij “Body charts:” vink je aan of je de body chart van “voor- en achterzijde” en/of de “linker- en rechterzijde” wil. 

In de afbeeldingen klik je op de probleem- / pijnplek; er wordt een cirkeltje gezet. Door meerdere malen op de probleem- / pijnplek te klikken, verandert het cirkeltje van kleur. Zo kun je de pijngradatie aangeven.