Andere handleidingen

Handleiding verslaglegging GLA:D

Algemeen

In de verslaglegging van Intramed is in samenwerking met Zorgtopics een aanvullende richtlijn beschikbaar ten behoeve van de Good Life with osteoArthritis in Denmark: GLA:D. Deze richtlijn is exclusief voor deelnemers van het zorgplan GLA:D. In deze nieuwe richtlijn zijn ook aanvullende formulieren beschikbaar en er is een specifiek meetprotocol. Om goed te kunnen werken met dit meetprotocol moet je een aantal zaken inrichten in je Intramed dossier. Deze handleiding legt stap voor stap uit hoe je dat kunt doen.

Richtlijn instellen

Hieronder staat de handleiding hoe je de verslagleggingsrichtlijn GLA:D instelt in Intramed

Richtlijn Importeren

Om gebruikt te maken van het meetprotocol GLA:D ontvang je een e-mail met als bijlage een speciale aanvullende richtlijn voor de beroepsgroep ‘Fysiotherapie’. Het is noodzakelijk om met deze richtlijn te werken. Om deze richtlijn te importeren volg je de volgende stappen:

  1. Sla de richtlijn “37;GLAD vxrevx.vrd” uit de bijlage van de e-mail op. Je hoeft de bijlage niet te openen.
  2. Klik op menu [Systeem], [Verslagleggingsrichtlijnen],
  3. Klik op “Opties”, “Richtlijn importeren…”.
  4. Klik op het bestand dat je wil importeren.
  5. Klik op “Openen”; de verslagleggingsrichtlijn wordt aan de lijst “Verslagleggingsrichtlijnen” toegevoegd, en kan gebruikt worden.
  6. Sluit het scherm (“ESC” of ).
Automatisch instellen en gebruiken van de formulieren

Door het maken van formuliersets binnen je behandelrichtlijn, kun je automatisch de juiste vragenlijsten en meetinstrumenten toe laten voegen bij de start van de behandeling. Op deze manier kun je de verplichte zorgplan onderdelen niet vergeten en bespaart het tijd omdat je niets meer handmatig hoeft toe te voegen. Bovendien kun je het zo instellen dat de vragenlijsten automatisch worden uitgevraagd. Meer hierover lees je in onze online handleiding.

De formuliersets zijn bedoeld om éénmalig bij de start van de behandeling een set meetinstrumenten automatisch te laten toevoegen aan je dossier. Voor de intake maken we daarom formuliersets aan met de meetinstrumenten die daarvoor van toepassing zijn. De overige meetinstrumenten kunnen automatisch of handmatig via het behandelplan GLA:D later in het proces worden toegevoegd.

Hieronder lees je stap voor stap hoe je de formuliersets moet maken. Voor de uitgebreide instructie voor het maken van sets kun je ook eventueel aanvullend de online help van Intramed en het instructiefilmpje bekijken.

Formulierenset GLA:D Heup

  1. Klik op menu [Systeem], [Verslagleggingsrichtlijnen] en klik op “Schermen”, “Richtlijninstellingen”

  1.  Ga naar tabblad “3. Formuliersets”. Hier kun je de formuliersets aanmaken.

    1. Klik in de linker lijst “Formuliersets:” onder de kop Nr. op een lege kolom.
    2. Vul in de kolom “Nr.” een cijfer in, je kunt het beste een opvolgend cijfer gebruiken. Als de kolom nog leeg is kun je starten met nr 1.
    3. Vul in de kolom “Omschrijving” de naam “GLA:D heup start” in.
    4. Klik in de rechter lijst onder de kop “Formulieren: op de kolom “Richtlijn”. Beantwoord nu de vraag “Formulierdefinitieset bewaren?” met “Ja”.
    5. Klik op pijltje omhoog in de kolom “Richtlijn” en selecteer de juiste verslagleggingsrichtlijn.
    6. Selecteer vervolgens bij kolom “Formulier” een formulier.
    7. Maak een nieuwe regel aan in de formulierset en herhaal stap 7 met behulp van deze tabel:

NAAM RICHTLIJN FORMULIER NAAM FORMULIER
Meetinstrumenten Intramed 21040 STarT MSK Tool
 GLA:D 21070 30 seconds chair stand test
Meetinstrumenten Intramed 21130 NRS Pijn (rust en belasting)
Meetinstrumenten Intramed 21960 40 Meter Fast-Paced Walk Test
GLA:D 651 GLA:D algemene vragenlijst heup patiënt v2– Intake 
GLA:D 21872 HOOS-12
  1. De formulierenset ziet er nu zo uit:
    Voorbeeld formulierset GLA:D heup

De formulierenset voor GLA:D heup start is nu klaar.

Formulierenset GLA:D knie start

  1. Maak nu een nieuwe formulierenset aan voor GLA:D knie start. Vul hiervoor onderaan de linker kolom “Nr.” een cijfer in, je kunt het beste een opvolgend cijfer gebruiken. Vul in de kolom “Omschrijving” de naam “GLA:D knie start” in.
  2. Klik in de rechter lijst onder de kop “Formulieren: op de kolom “Richtlijn”. Beantwoord nu de vraag “Formulierdefinitieset bewaren?” met “Ja”.
  3. Vul de formulierenset nu in het zoals het overzicht van onderstaande tabel:

NAAM RICHTLIJN FORMULIER NAAM FORMULIER
Meetinstrumenten Intramed 21040 STarT MSK Tool
GLA:D 21070 30 seconds chair stand test
Meetinstrumenten Intramed 21130 NRS Pijn (rust en belasting)
Meetinstrumenten Intramed 21960 40 Meter Fast-Paced Walk Test
GLA:D 1251 GLA:D algemene vragenlijst knie patiënt  v2– Intake
GLA:D 21874 KOOS-12

  1. De formuliersets zien er nu zo uit:
    Voorbeeld GLA:D knie formulier
  2. Als de formuliersets zijn aangemaakt dan kun je het scherm ‘Richtlijninstellingen’ sluiten.

Let op: de nummers van de richtlijn zullen afwijken. De nummers in de kolom “Formulier” zijn hetzelfde.

Om de GLA:D te declareren als zorgproduct kun je deze ook toevoegen aan de codelijst. Hieronder staat in 3 stappen uitgelegd hoe je dit kunt doen. Klap de kopjes uit voor meer informatie.  

Om een codelijst in Intramed aan te maken volg je de volgende stappen:

  1. Ga naar ‘Systeem’, ‘Tabellen’, ‘Codelijsten’.
  2. Klik op Groene plus invoegen om een nieuwe codelijst toe te voegen.
  3. Vul tabblad ‘1. Algemeen’ als volgt in:
    Codelijst aanmaken voor GLA:D
  4. Het veld ‘Lijstnr’ mag leeg blijven, deze wordt automatisch ingevuld bij het opslaan.
  5. De velden ‘Omschrijving’ en ‘Omzetrekening’ mogen naar eigen inzicht worden ingevuld.
  6. Ga naar tabblad ‘2. Instellingen’.
  7. Vul de gegevens in, zoals de afbeelding hieronder:
    Codelijst GLA:D tabblad 2
    1. Ga naar tabblad ‘3. Behandelcodes’
    2. Je krijgt nu de vraag om de codelijst te bewaren. Klik op “Ja. ”
    3. Je krijgt daarna de vraag om de codelijst aan de contracten toe te voegen. Klik op “ja”.
    4. Voeg de codelijst toe aan alle contracten waarmee je prijs afspraken hebt gemaakt voor GLA:D.
    5. Klik daarna met een kruisje het scherm voor de contracten weg en ga terug naar tabblad ‘3. Behandelcodes’.

Bij tabblad 3 kun je verschillende losse behandelcodes aanmaken. Deze kun je naar eigen inzicht inrichten. Deze codes zijn voor het inplannen van de cliënt in de agenda. De codes zelf worden niet gedeclareerd. Het aantal behandelingen (niet de codes) wordt wel meegestuurd in de uiteindelijke declaratie.

Klap het kopje ‘Stap 2: Tabel verrichtingcodes’ hieronder uit voor de uitleg.

  1. Maak op het tabblad ‘Behandelcodes’ de onderstaande verrichtingcodes aan.

Nummer Declaratiecode Omschrijving Eenmalig consult Vervolgcode Zittingen
1 Leeg Intake en onderzoek Ja 2 1
2 Leeg Zitting 1 op 1 Nee Leeg 1
3 Leeg Groepstraining tot 4 Nee Leeg 1
4 Leeg Groepstraining >4 Nee Leeg 1
5 Leeg E-Health videoconsult Nee Leeg 1
6 Leeg (Eind)evaluatie Nee Leeg 1
7 Leeg Overleg Nee Leeg –
8 Leeg Administratie Nee Leeg –
9 Leeg E-Health oefenprogramma Nee Leeg –

Een behandelcode maak je aan met de groene plus Groene plus invoegen. Hieronder staat een voorbeeld van een behandelcode:

 

  1. De prijzen worden later in de contracten ingevuld en mogen hier leeg blijven. Als er in de bovenstaande tabel ‘verrichtingcodes’, bij ‘Zittingen’ het cijfer 1 staat, vul dan een 1 in, anders laat je het veld ‘zittingen’ leeg.
  2. Ga na het invullen van de behandelcodes naar tabblad ‘4. Zorgproducten’.
  3. Op dit tabblad maak je de zorgproducten aan. Je hoeft alleen de zorgproducten aan te maken waarvoor jij contracten met de verzekeraars hebt afgesloten.

Voor uitleg over het aanmaken van zorgproducten, klap het kopje ‘Stap 3: Zorgproducten aanmaken’ uit. 

Je hoeft alleen de zorgproducten aan te maken waarvoor jij contracten met de verzekeraars hebt afgesloten. Voorbeeld: Heb je alleen een contract voor de knieartrose? Dan maak je 9 zorgproducten aan:

  1. Knie low risk
  2. Knie low risk zittingen
  3. Knie low risk recidief
  4. Knie medium risk
  5. Knie medium risk zittingen
  6. Knie medium risk recidief
  7. Knie high risk
  8. Knie high risk zittingen
  9. Knie high risk recidief

Je kunt ervoor kiezen om alle zorgproducten (knieartrose en heupartrose) in 1 codelijst aan te maken of per klacht een aparte codelijst. Maak je per klacht een aparte codelijst? Dan kun je per codelijst alle stappen hierboven per klacht nogmaals doorlopen.

Om een zorgproduct aan te maken in Intramed, volg je de volgende stappen:

  1. In de codelijst ben je bij tabblad ‘4. Zorgproducten’. 
  2. Met de Groene plus invoegen  maak je een zorgproduct aan.
  3. Vul de naam in en de vanaf datum. Hieronder staat als voorbeeld rug low risk:
    Voorbeeld Zorgproducten GLA:D aanmaken
  4. Klik hierna in het lege veld bij “Declaratietrajecten”.
  5. Klik op “Ja” om de gegevens te bewaren.
  6. Klik op een Groene plus invoegen om een nieuw traject toe te voegen.
  7. Vul de volgende velden in:
      • Vanaf datum
      • Moment (Vul in: na afsluiten Behandelepisode)
      • Code
      • Prijs mag leeg blijven, deze wordt bepaald in de contracten van de zorgverzekeraars.
      • Klik na het invullen van het declaratiemoment op een pijltje naar beneden op het toetsenbord om de regel op te slaan.
      • Sluit het traject met een kruisje.
      • Hieronder staat een voorbeeld voor de rug low risk:
        Voorbeeld Declaratietraject GLA:D

Herhaal de stappen 2 t/m7 voor het aanmaken van de zorgtrajecten voor alle Zorgproducten waar jouw praktijk mee gaat werken. Hieronder staan alle zorgtraject codes.

Omschrijving

Moment

Code

Zittingen

Knie artrose low risk

Na afloop behandelepisode

F1038

1

Knie artrose low risk zittingen

Na afloop behandelepisode

F1038Z

1

Knie artrose low risk recidief

Na afloop behandelepisode

F1038R

–

Knie artrose medium risk

Na afloop behandelepisode

F1039

1

Knie artrose medium risk zittingen

Na afloop behandelepisode

F1039Z

1

Knie artrose medium risk recidief

Na afloop behandelepisode

F1039R

–

Knie artrose high risk

Na afloop behandelepisode

F1040

1

Knie artrose high risk zittingen

Na afloop behandelepisode

F1040Z

1

Knie artrose high risk recidief

Na afloop behandelepisode

F1040R

–

Heup artrose low risk

Na afloop behandelepisode

F1038

1

Heup artrose low risk zittingen

Na afloop behandelepisode

F1038Z

1

Heup artrose low risk recidief

Na afloop behandelepisode

F1038R

–

Heup artrose medium risk

Na afloop behandelepisode

F1039

1

Heup artrose medium risk zittingen

Na afloop behandelepisode

F1039Z

1

Heup artrose medium risk recidief

Na afloop behandelepisode

F1039R

–

Heup artrose high risk

Na afloop behandelepisode

F1040

1

Heup artrose high risk zittingen

Na afloop behandelepisode

F1040Z

1

Heup artrose high risk recidief

Na afloop behandelepisode

F1040R

–

Na het aanmaken van de codelijst kun je deze toevoegen aan de contracten. Lees hier hoe je dat kunt doen.

Richtlijn gebruiken

Hieronder volgt de handleiding om een juiste registratie te maken.

Formulierenset toevoegen

Bij het aanmaken van de eerste afspraak is het belangrijk dat je de formulierset gelijk toevoegt. De verplichte onderdelen zullen dan direct aan het dossier bij de intake worden toegevoegd:

Vooraf toevoegen:

Bij het aanmaken van een nieuwe afspraak kun je in de wizard de formulierset selecteren.

Achteraf toevoegen en of wijzigen

Als je bent vergeten om bij het aanmaken van de behandelepisode een formulierset toe te voegen dan kun je dat alsnog doen.

  1. Open de betreffende behandelepisode en kijk op Tabblad 1. Verslaglegging
  2. Klik op ‘Behandelepisode’, aan de rechterzijde staat de knop ‘Andere richtlijn…’ klik hierop.
  3. Nu opent het scherm ‘Wijzigen behandelepisode’ en kun je alsnog de formulierset invullen en met de knop OK laten toevoegen.

Werken met het formulier Zorgplankeuze GLA:D

Gebruik het formulier Zorgplankeuze zodat je alle noodzakelijke onderdelen registreert. Dit formulier wordt automatisch onder de intake toegevoegd zodra de GLA:D richtlijn in de formulierenset is toegevoegd.

Werken met het Meetprotocol

 

Wanneer je met het GLA:D zorgplankeuzeformulier werkt, dan wordt automatisch tijdens het invullen de juiste behandelrichtlijn gekozen. Je krijgt dan deze melding.

Vergeet niet je verplichte velden in te vullen, op die manier wordt het zorgtraject meegenomen in de export. 

Toestemmingsregistratie

Onderaan het formulier ‘Zorgplankeuze GLA:D’ is het belangrijk dat je de toestemmingsregistratie doet voor de Zorgtopics export. Zorg dat je altijd het verplichte veld ‘toestemming export Zorgtopics invult. Alleen bij toestemming zal de volledige informatie in de Zorgtopics export worden meegenomen.

Controle

Als het Zorgplankeuze formulier GLA:D is afgevinkt dan weet je dat je alle verplichte basis registratie voor je dossier op orde hebt.

Follow-up meting na 12 maanden
  1. Door het toegevoegde behandelplan wordt na 12 maanden ook de follow-up automatisch uitgezet. Aandachtspunt hierbij is dat als je het dossier voor deze 12 maanden sluit, je deze vraag of je de behandelepisode wilt afsluiten
  2. Beantwoord deze met ‘Ja’.
  3. Daarna volgt het scherm ‘Afsluiten behandelepisode’
    Nu is het belangrijk dat je bij de klinimetrie en vragenlijst voor de Follow-up de het vinkje bij verwijder ingeplande vragenlijsten uit zet, zo blijven deze vragenlijsten gepland staan om uit te vragen op het juiste moment, ook nadat het dossier al is afgesloten.

N.B. wil je een deel van de vragenlijsten wel verwijderen, laat dan het vinkje bij verwijder ingeplande vragenlijsten aan staan en zet dan bij enkel de follow-up vragenlijsten het vinkje uit.

Behandelplan handmatig toevoegen of achteraf wijzigen

Als je nog geen behandelrichtlijn hebt gekozen of je achteraf dit wilt wijzigen, dan kan dat ook handmatig.

  1. Open de behandelepisode voor een patiënt en ga naar tabblad verslaglegging.
  2. Klik op het formulier ‘Behandelplan’. Deze staat onder de map ‘Behandeling’.
  3. Het formulier behandelplan is nu aan de rechterzijde van het scherm zichtbaar:

4. Klik nu op het icoon ‘Behandelrichtlijn gebruiken’, zie hierboven rood omkaderd.
5. Klik in de linkerkolom bij ‘verslagleggingsrichtlijnen’ op de GLA:D.

6. Selecteer in de rechterkolom bij ‘Behandelrichtlijn’ de behandelrichtlijn met het juiste behandelplan en druk op OK
7. De behandelrichtlijn is nu toegevoegd.

Richtlijn exporteren

De GLAD komt mee in de Zorgtopics export bij de richtlijn Artrose. Dit geldt voor de gebruikers van Zorgtopics en de gebruikers die alleen van de GLAD richtlijn gebruik maken. Om de export te maken volg je de volgende stappen:

  1. Ga naar [Extra], [Export Zorgtopics]
  2. Selecteer de klacht(en) waarvan je exports wilt maken. Om alleen een GLAD export te maken zet je een vinkje bij “Artrose”.
  3. Geef de periode in waarbinnen de begindatum moet vallen.
  4. Klik op ‘Volgende’.
  5. Geef aan waar de exportbestanden geplaatst mogen worden en klik op voltooien.
  6. De richtlijn is nu geëxporteerd, je kunt de export nu zelf naar Zorgtopics versturen.

Heeft dit artikel je geholpen?

Bedankt voor jouw feedback!