Veelgestelde vragen

Algemeen

Op tabblad “5. Agenda” van de systeemgegevens kun je een algemeen rooster voor de hele praktijk instellen en op tabblad “5. Agenda” van de medewerkergegevens kun je per medewerker een apart rooster instellen.

De agenda in Intramed is ingedeeld volgens een bepaald rooster. In een rooster kun je een dag indelen met verschillende niet-inplanbare delen, blokken en pauzes.

Je kunt een algemeen rooster instellen dat geldt voor de hele praktijk. Dat doet je via menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens], tabblad “5. Agenda”.

Ook kun je een specifiek rooster instellen voor iedere medewerker. Dat doet je via menu [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers], dubbelklik op de betreffende medewerker en ga naar tabblad “5. Agenda”.

Lees meer over hoe je een agenda rooster kunt instellen

De wijzigingen in een nieuwe versie van Intramed vindt je in de Releasenotes. Via de berichtendienst (via menu [Extra], [Berichten van Intramed], [Berichten ophalen]) en de maandelijkse nieuwsbrief krijg je bericht wanneer een nieuwe versie van Intramed beschikbaar is.

Op verschillende manieren kun je op de hoogte blijven van de nieuwe ontwikkelingen in Intramed:

  • Via de maandelijkse nieuwsbrief houden we je op de hoogte van algemene zaken en sturen we je een bericht als er een nieuwe versie van Intramed beschikbaar is. Via intramed.nl/nieuwsbrief kun je je inschrijven voor de maandelijkse nieuwsbrief.
  • Via de berichtendienst houden we je op de hoogte van meer inhoudelijke zaken (zoals: nieuwe tarieven, verslagleggingsrichtlijnen etc.). Als er een nieuwe Intramed versie is, kunt je via het bericht direct doorklikken naar de release notes.

Meer informatie over berichten ophalen en lezen in Intramed

Via menu ‘Rapporten’, ‘Exports’, ‘Alle exportontwerpen’ kun je verschillende exports uit Intramed maken. Dit zijn voorgedefinieerde exports. Je hebt ook de mogelijkheid om eigen exportontwerpen te maken.

In Intramed zijn een aantal voorgedefinieerde exportontwerpen beschikbaar. De volgende gegevens kun je exporteren:

  • Artsen
  • Verzekeraars
  • Patiënten/Behandelingen
  • Behandelepisodes
  • Boekhouding
  • Instellingen
  • Medewerkers
  • Notities/Handelingen
  • Onderhanden werk
  • Declaraties/Declaratieregels

Deze exports kun je uitvoeren via menu ‘Rapporten’, ‘Exports’, ‘Alle exportontwerpen…’. Klik op de export die je wilt uitvoeren. Kies het exportontwerp, klik op de knop ‘Uitvoeren’ en stel eventueel filters in. Klik tot slot op de knop ‘Exporteren’.

TIP: De exportontwerpen kun je aanpassen en u kunt eigen exportontwerpen maken. Dit doet u via menu ‘Systeem’, ‘Ontwerpen’, ‘Exports’. Klik op het ontwerp dat je wilt wijzigen en klik op het icoon ‘Wijzig’. Klik op het icoon ‘Toevoegen’ om een nieuw exportontwerp toe te voegen.

TIP: Via de knop ‘Opties’ in de patiëntenlijst en de agenda heb je ook een aantal mogelijkheden om gegevens te exporteren.

Klik in een kolom en begin met het intypen van de term die je zoekt. Het scherm “Zoeken” wordt automatisch geopend.

In Intramed vindt je verschillende lijstschermen, oftewel lijsten met gegevens in kolommen. In elke kolom kun je gegevens zoeken. Klik daarvoor in de kolom, bijvoorbeeld “Achternaam”. Typ vervolgens een (gedeelte van de) term in die je zoekt. Het scherm “Zoeken” wordt geopend. Druk op “Enter” of klik op de knop “OK” om de term te zoeken.

Klik hier voor nog enkele aanvullende instellingen die mogelijk zijn.

Klik met de rechtermuisknop in een kolomtitel en kies voor de optie “Indeling”. Via dit scherm kun je kolommen toevoegen en ze direct in de gewenste volgorde zetten.

In lijstschermen ziet je verschillende kolommen. Klik met de rechtermuisknop in een kolomtitel en kies voor de optie “Indeling…”. Via dit scherm kun je kolommen toevoegen en ze direct in de gewenste volgorde zetten.

In alle lijstschermen in Intramed heb je de mogelijkheid om de kolomvolgorde te wijzigen, kolommen breder of smaller te maken en in de meeste lijsten kun je ook kolommen toevoegen en/of verwijderen.

Voor meer informatie over schermen en kolommen kun je terecht bij ons Kenniscentrum.

Via de agenda kun je zelf op zoek naar een open plek. Maar Intramed biedt ook de mogelijkheid om automatisch naar open plekken te zoeken.
Via het menu [Bestand], [Afspraak inplannen] wordt de wizard ‘Plannen van een afspraak’ geopend. Als je een aantal tabbladen heeft doorlopen, krijg je een lijst met alle openstaande tijden waarop je de behandeling kunt inplannen.

Via de agenda kun je zelf op zoek naar een open plek. Maar Intramed biedt ook de mogelijkheid om automatisch naar open plekken te zoeken. Ga daarvoor naar menu [Bestand], [Afspraak inplannen]; de wizard ‘Plannen van een afspraak’ wordt geopend. Na het kiezen van de patiënt en de behandelserie, kun je voorkeursdagen en –tijdstippen aangeven. Ook kun je kiezen waar de behandeling plaatsvindt en welke behandelaar(s) de behandeling kan/kunnen uitvoeren. Intramed gaat vervolgens op zoek naar de open plaatsen in de betreffende agenda(‘s).

Lees meer over het inplannen van afspraken en het zoeken naar een vrije ruimte voor een behandeling.

Met behulp van filtertekens, kun je in Intramed gedetailleerde filters instellen. Dit is vooral handig bij het opstellen van rapporten.

Er bestaan de volgende tekens om te filteren:

  • A..B  Creëert een filter voor alle waarden van A tot en met B
  • A|B   Creëert een filter waarbinnen alleen A en B vallen
  • <A     Creëert een filter voor alle waarden kleiner dan A
  • >A     Creëert een filter voor alle waarden groter dan A
  • <=A  Creëert een filter voor alle waarden kleiner of gelijk aan A
  • >=A   Creëert een filter voor alle waarden groter of gelijk aan A
  • < >A  Creëert een filter voor alle waarden ongelijk aan A

Klik hier voor een lijst met voorbeelden.

In de agenda kun je via de knop ‘Opties’, optie ‘Zoek afspraak…’ een afspraak zoeken. Je kunt ook de sneltoets ‘F9’ gebruiken.

Open de agenda via menu [Bestand], [Agenda] en klik op de knop ‘Opties’, optie ‘Zoek afspraak…’ of druk op de sneltoets ‘F9’.

In het scherm ‘Zoek afspraak’ dat verschijnt, kun je de achternaam van de patiënt of het patiëntnummer invullen. Als je op ‘OK’ klikt, ziet je een lijst met alle gedeclareerde behandelingen, ongedeclareerde behandelingen en afspraken van deze patiënt. Dubbelklik op een behandeling om deze in de agenda te openen.

TIP: onderin het scherm ‘Selecteren Behandeling’ kun je aan-/uitvinken welke behandelingen je in de lijst wilt zien.

Uitgebreide toelichting over hoe u afspraken kunt vinden in de agenda

De tijden in de agenda kun je aanpassen in het rooster. De tijd van een behandeling kun je aanpassen door de behandeling te openen en het veld ‘Tijd’ te wijzigen.

De agenda in Intramed is ingedeeld volgens een bepaald rooster. In een rooster kun je een dag indelen met verschillende niet-inplanbare delen, blokken en pauzes.

Je kunt een algemeen rooster instellen dat geldt voor de hele praktijk. Dat doet je via menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens], tabblad ‘5. Agenda’.

Ook kun je ook een specifiek rooster instellen voor iedere medewerker. Dat doet je via menu [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers], dubbelklik op de betreffende medewerker en ga naar tabblad ‘5. Agenda’.

Uitgebreide toelichting over hoe je de tijden in de agenda kunt aanpassen.

Als je de tijd van een behandeling wilt wijzigen, kun je de behandeling openen door er op te dubbelklikken en het veld ‘Tijd’ te wijzigen.

Als je de COV-controle via de agenda hebt uitgevoerd, komt dat waarschijnlijk doordat de betreffende patiënt buiten de ingestelde filters valt. Pas de filters aan, zodat de patiënt wel gecontroleerd wordt.

Via menu [Bestand], [Agenda] kun je via de knop ‘Opties’, optie ‘Controle op Verzekeringsrecht’ een COV uitvoeren. In het scherm ‘Controle op Verzekeringsrecht’ kun je filters instellen.

Als de patiënt binnen de filters valt maar toch niet gevonden wordt, ligt dat waarschijnlijk aan het veld ‘Max dagen vorige COV’. Dit staat voor het maximum aantal dagen nadat de laatste controle is uitgevoerd. Als een patiënt niet meegenomen wordt, is de laatste COV-controle voor deze patiënt waarschijnlijk korter geleden uitgevoerd.

Declareren en crediteren

De tarieven leg je vast in het contract dat je kunt toevoegen via menu [Bestand], [Contracten]. Via de knop ‘Opties’, ‘Tarieven updaten…’ kun je vervolgens de bijbehorende contract tarieven downloaden.

Om de verschillende tarieven van de verzekeraars vast te leggen, moet je per verzekeraar een contract aanmaken in Intramed. Binnen dit contract kan per behandelcode (verrichtingcode) aangegeven worden, welk tarief voor deze verzekeraar van toepassing is.

Ga daarvoor naar [Bestand], [Contracten] en druk op de toetsen ‘Ctrl’ + ‘Ins’ of klik op het icoon . Op tabblad ‘Algemeen’ van het contract stel je de algemene gegevens in. Zoals de ‘Verzekeraar’, de ‘Declarant’ oftewel welke medewerker is verantwoordelijk voor de declaratie en zo ook bekend is bij de verzekeraar. In de rubriek ‘Deelnemers en Codelijsten’ voeg je bij dit contract betrokken medewerkers en codelijsten toe.

Meer informatie over het toevoegen van contracten.

Vervolgens kun je de actuele tarieven downloaden via de wizard ‘Update contracttarieven’. Ga daarvoor naar menu [Bestand], [Contract], klik op de knop ‘Opties’, optie ‘Tarieven updaten…’. Kies de peildatum; deze bepaald van welk jaar de tarieven opgehaald moeten worden. Op het volgende tabblad zie je een overzicht van jouw contracten met daarachter ‘Meerdere beschikbaar’ of ‘Geen beschikbaar’:

  • ‘Meerdere beschikbaar’: voor deze verzekeraar kun je contract tarieven ophalen voor een aantal pakketten. Aan de rechterkant kunt u uw pakket kiezen
  • ‘Geen beschikbaar’: voor deze verzekeraar kun je geen tarieven ophalen voor dat peiljaar.

Tip: als je de vraag krijgt of je contracten met een soortgelijke verzekeraar ook wilt wijzigen (bijvoorbeeld verzekeraars die ook onder VGZ vallen), kies je voor ‘Ja’.

Hoe bepaalt Intramed of het praktijk-of contracttarief gebruikt moet worden? We leggen je het graag uit, aan de hand van 5 stappen: Welk tarief wordt gebruikt?

Via menu [Systeem], [Tabellen], [Codelijsten] zie je alle codelijsten en onderliggende verrichtingcodes. In elke verrichtingscode kun je in de kolom ‘Prijs’ het geldende praktijktarief invullen.

Verrichtingcodes open je via menu [Systeem], [Tabellen], [Codelijsten]. Klik in de bovenste lijst op de betreffende codelijst en dubbelklik vervolgens in de lijst daaronder op de verrichtingscode waarbij je het tarief wilt instellen.

In het scherm ‘Verrichtingcode’ voeg je in de rubriek ‘Prijzen’ een nieuwe regel toe om het (nieuwe) tarief in te stellen. Klik in de lijst en druk op de toetsen ‘Ctrl’ + ‘Ins’ of klik op het icoon  om een nieuwe regel toe te voegen. Vul die nieuwe regel in.

Meer informatie over het toevoegen van de praktijktarieven.

Hoe bepaalt Intramed of het praktijk-of contracttarief gebruikt moet worden? We leggen je het graag uit, aan de hand van 5 stappen: Welk tarief wordt gebruikt?

Na het opbouwen van jouw declaraties kun je deze online naar VECOZO versturen via menu [Financieel], [Declaraties], [Online declareren]. Je kunt ook een declaratiebestand opbouwen, wat je later via de website van VECOZO uploadt. Bijvoorbeeld als er geen internet beschikbaar is. Per verzekeraar geef je aan, hoe je de declaratie wilt versturen.

Voor het online versturen van jouw declaraties heb je wel een G4-systeemceritificaat van VECOZO nodig.

Bij een verzekeraar (via menu [Bestand], [Verzekeraars], dubbelklik op de verzekeraar) kun je op tabblad ‘1. Algemeen’ instellen hoe je de declaratie naar deze verzekeraar wilt versturen. Kies bij het veld ‘Declaratiemethode’ voor ‘Online’ of ‘Bestand’. Als je kiest voor ‘Online’, kies je bij het veld ‘Decl. Online dienst’ voor ‘Vecozo’.

Je bouwt jouw declaraties op via menu [Financieel], Declaraties], [Opbouwen verzamelstaat…].

  • Als je ‘Online’ declareert, wordt na het opbouwen het scherm ‘Online declareren’ geopend, waarin je de declaraties direct kunt versturen naar VECOZO.
  • Als je per ‘Bestand’ declareert, wordt na het opbouwen een bestand aangemaakt. Dit bestand wordt opgeslagen op de locatie die is ingesteld in de systeemgegevens (in het veld ‘Directory voor aangemaakte declaratiebestanden’ op tabblad ‘2. Declaraties’). Het bestand kunt u vervolgens uploaden via de website van VECOZO.

Voor meer informatie over declareren naar verzekeraars verwijzen wij naar onze help

Op tabblad ‘1. Behandelserie’ van de behandelserie, kun je bij het veld ‘Max. aantal vergoed’ of het veld ‘Max bedrag vergoed’ het maximaal aantal vergoed(e) zittingen of bedrag intypen.

Je geeft aan, hoeveel behandelingen naar de verzekeraar gestuurd worden en vanaf wanneer de patiënt zelf gaat betalen. Open de behandelserie, bijvoorbeeld via menu [Bestand], [Behandelserie] en dubbelklik op de betreffende behandelserie. Op tabblad ‘1. Behandelserie’ kun je in het veld ‘Max aantal vergoed’ of ‘Max bedrag vergoed’ het aantal behandelingen of het bedrag dat de patiënt vergoed krijgt, invullen. Intramed controleert of het maximum aantal verstreken is. Zo ja, dan wordt de behandeling als nota gefactureerd.

Je kunt de retourinformatiebestanden openen in Intramed. Vervolgens kun je de bestanden ook direct verwerken (crediteren en gegevens aanpassen).

  • Als je de declaraties online verzonden hebt via Intramed, kun je via Intramed de retourinformatie ophalen en verwerken. Dat doe je via menu [Financieel], [Declaraties], [Online declareren] en ga naar tabblad ‘2. Verzonden declaraties’. Via de knop ‘Retourinformatie ophalen’ kun je de retourinformatie downloaden en direct openen. Je kunt ze ook terugvinden op tabblad ‘3. Afgehandelde declaraties’, via de knop ‘Inzien retourinformatie’.
  • Als je retourinformatiebestanden hebt gedownload van de website van VECOZO, kun je deze bestanden ook inlezen in Intramed en vervolgens direct verwerken. Ga daarvoor naar menu [Financieel], [Declaraties], [Retourinformatie…] en open vervolgens het betreffende bestand.

Klik hier voor meer informatie over het verwerken van retourinformatiebestanden.

Als je een declaratie heeft gecrediteerd, kun je een creditbestand aanmaken dat je vervolgens naar de verzekeraar stuurt. Als je online declareert via Intramed, kun je het creditbestand versturen via menu [Financieel], [Declaraties], [Online declareren].

Als je een declaratie hebt gecrediteerd, heb je voor de verzekeraar een creditbestand nodig:

  • Als je online declareert via Intramed, wordt automatisch een creditbestand aangemaakt als je weer declareert (via menu [Financieel], [Declaraties], [Opbouwen verzamelstaat…]). Het creditbestand wordt geblokkeerd voor verzending. Je kunt het creditbestand vrijgeven, door rechts de optie ‘Te verzenden declaraties’ uit te vinken. Je ziet nu ook alle creditbestanden. Klik op de betreffende regel en klik rechts op de knop ‘Verzending vrijgeven’. Vervolgens kun je het bestand versturen door rechts op de knop ‘Declaraties versturen’ te klikken.
  • Als je niet online declareert via Intramed, kun je een creditbestand aanmaken via menu [Financieel], [Declaraties], [Inzien declaraties]. Klik op de betreffende creditdeclaratie, klik op de knop ‘Printen’, optie ‘Declaratie bestand aanmaken…’. Je kunt kiezen waar je het bestand wilt bewaren en je kunt het bestand vervolgens versturen.

In de behandelserie kun je op tabblad ‘1. Behandelserie’ bij het veld ‘Soort betaler’ aangeven naar wie er gedeclareerd moet worden.

Je kunt de behandelserie openen via menu [Bestand], [Patiënten], dubbelklik op de betreffende patiënt, klik op tabblad ‘4. Behandelepisodes’ en dubbelklik op de betreffende behandelserie. Op tabblad ‘1. behandelserie’ zie je in de rubriek ‘Betaler’ het veld ‘Soort betaler’. Kies naar wie de declaratie verstuurd moet worden.

Als je kiest voor ‘Verzekeraar’, kun je ook instellen wat het ‘Max aantal vergoed’ is (in zittingen) of het ‘Max bedrag vergoed’. Als dit aantal bereikt is, wordt een nota aangemaakt. Deze is geadresseerd aan wie is ingevuld bij het veld ‘Patiënt nota’s naar’.

Dit kan verschillende oorzaken hebben:

  1. Er is geen geldige polis aanwezig. Via menu [Bestand], [Patiënten] dubbelklik je op de betreffende patiënt en ga je naar tabblad ‘2. Financieel/Mailing’. Hier kun je controleren of er een geldige polis aanwezig is. Als er geen geldige polis aanwezig is, kun je deze via tabblad ‘1. Algemeen’, knop ‘Opties’, optie ‘Controle op Verzekeringsrecht’ opvragen en in laten vullen. Het is ook mogelijk een polis toe te voegen: druk op de toetsen ‘Ctrl’ + ‘Ins’ of klik op het icoon op tabblad ‘2. Financieel/Mailing’. Vul in het scherm de velden in. Wij raden dit niet aan, omdat je dan niet zeker weet of de gegevens kloppen.
  2. Bij de verzekeraar is ingesteld dat de declaratie niet rechtstreeks naar de verzekeraar kan worden gedeclareerd, maar naar de patiënt gaat. Bij een verzekeraar kun je op tabblad ‘1. Algemeen’ instellen naar wie er gedeclareerd moet worden. Als er rechtstreeks naar de verzekeraar gedeclareerd moet worden, kies je bij het veld ‘Declaratie naar’ voor ‘Verzekeraar’. Open de verzekeraargegevens via menu [Bestand], [Verzekeraars] en dubbelklik op de verzekeraar
  3. In de behandelserie is ingesteld dat de declaratie naar de patiënt gaat. Open de patiëntgegevens (menu [Bestand], [Patiënten], dubbelklik op de patiënt) en ga naar tabblad ‘4. Behandelserie’. Open de behandelserie door er op te dubbelklikken. Als er rechtstreeks naar de verzekeraar gedeclareerd moet worden, kies je bij het veld ‘Soort betaler’ voor ‘Verzekeraar’. Je kunt dan ook aangeven wat het ‘Max aantal vergoed’ (zittingen) of het ‘Max bedrag vergoed’ is en naar wie de patiëntnota’s gestuurd moeten worden als het maximum aantal bereikt is.
  4. De patiëntgegevens zijn niet compleet. Een aantal gegevens zijn noodzakelijk om te kunnen declareren. Je kunt controleren welke gegevens nog niet compleet zijn via menu [Financieel], [Declaraties], [Gegevens controleren en aanvullen]. Aan de rechterkant van het scherm kun je de gegevens direct aanvullen.

In Intramed kun je op tabblad ‘1. Algemeen’ van het contract aangeven, dat declaraties voor de ‘Eerste n chronisch naar verzekeraar’ gestuurd moeten worden.

Sommige verzekeraars willen dat je de eerste 20 behandelingen van een chronische indicatie eerst naar de verzekeraar declareert, ook al is de patiënt niet aanvullend verzekerd. De verzekeraar kan vervolgens de kosten zelf factureren aan de patiënt, of ze keuren de declaratie af, zodat je daarna de behandelingen kunt factureren aan de patiënt.

Via menu [Bestand], [Contracten], dubbelklik op het betreffende contract kun je het contract openen. Vervolgens kun je het veld ‘Eerste n chronisch naar verzekeraar’ zo nodig wijzigen.

GGZ

Sinds 1 januari 2014 is de eerstelijns psychologische zorg vervangen door de Generalistische Basis GGZ (GBGGZ). Van de patiënten die in de GBGGZ worden behandeld, is de stoornis van lichte tot matige, niet complexe aard.

Daarnaast is er de Gespecialiseerde GGZ (GGGZ), die bestemd is voor patiënten met matige tot ernstige klachten. Het kan ook zijn dat er is sprake is van een combinatie van meerdere stoornissen/diagnoses. Of er zijn diverse factoren die de stoornis/diagnose versterken.

Van de patiënten die in de GBGGZ worden behandeld, is de stoornis (DSM-IV diagnose) van lichte tot matige, niet complexe aard. Voor de behandelingen in de GBGGZ zijn een vijftal zorgproducten gedefinieerd, namelijk: kort, middel, intensief, chronisch, transitie (alleen 2014) en onvolledig behandeltraject (vanaf 2015).

De Gespecialiseerde GGZ (GGGZ) is bestemd voor patiënten met matige tot ernstige klachten. Het kan ook zijn dat er is sprake is van een combinatie van meerdere stoornissen/diagnoses. Of er zijn diverse factoren die de stoornis/diagnose versterken, waardoor de behoefte aan langdurende zorg groter is. In de DBC-structuur wordt er gebruik gemaakt van verschillende productgroepen die door de NZa zijn vastgesteld. De duur van de behandeling in combinatie met de klacht van de patiënt, bepaalt in welke productgroep de behandeling plaatsvindt.

Voor meer informatie over de registratie, spelregels en documenten voor de Generalistische Basis GGZ en de Gespecialiseerde GGZ verwijzen wij u naar de website van de NZA.

Op basis van een door de NZa bepaalde Minimale Dataset (MDS), worden een aantal gegevens aangeleverd aan het DIS.

  1. Zorgaanbieder: Unieke identificatie zorgaanbieder (AGB-code);
  2. Hoofdbehandelaar: AGB-code (ZVL-soort en ZVL-nummer); als van toepassing, ook de AGB-code (ZVL-soort en ZVL-nummer) van de tweede hoofdbehandelaar;
  3. Verwijzer: het type verwijzer en zijn AGB-code;
  4. Patiëntgegevens: naam patiënt, geboortedatum, geslacht, postcode, burgerservicenummer, unieke identificatie zorgverzekeraar (conform UZOVI register);
  5. Geleverde behandelcomponenten;
  6. Per behandelcomponent: het aantal minuten directe en indirecte patiëntgebonden tijd van iedere hoofd- en medebehandelaar en zijn beroep;
  7. Totale behandeling: het totale aantal minuten bestede directe en indirecte patiëntgebonden tijd per hoofd- medebehandelaar en zijn beroep;
  8. Afsluitreden.

Voor meer informatie over de aangeleverde gegevens kun je kijken bij de pagina van de NZA

Intramed Online

Dit probleem kan verschillende oorzaken hebben afhankelijk van het type Intramed OnLine account dat je hebt. Als je een dynamisch account hebt, kan het zijn dat de VPN (programma genaamd Sophos) niet aan staat. Zie je rechts onderin een “stoplicht” icoontje? Is de status rood? Dan moet je nog verbinding maken (via rechtermuisklik op het icoon en klik op “Verbinden”). Staat het op oranje en je ziet geen inlog scherm of de status is groen en de website laadt nog steeds niet, dan moet de VPN afgesloten worden en opnieuw worden opgestart. Afsluiten doe je via rechtermuisklik op het icoon, “Afsluiten”. Zodra de VPN Sophos is afgesloten kan je deze weer starten door in het startmenu van Windows te zoeken naar “Sophos”.

Heb je een basis account, dan kan het zijn dat je IP-adres is veranderd waardoor je niet meer op onze website kan komen. In dit geval kan je hier je nieuwe ip-adres doorgeven.  Intramed OnLine zal dan het IP-adres op werkdagen binnen 24 uur toevoegen. Om te controleren wat jouw IP-adres en provider is ga je naar: www.watismijnip.nl.

Als je bij het opstarten van Intramed de melding krijgt dat een bepaalde versie niet gevonden kan worden, betekent dit in de meeste gevallen dat de database geconverteerd is naar een nieuwere versie van Intramed.

Lokale installatie
Bij lokale of netwerk installaties zal het programma een update naar een nieuwere versie moeten krijgen. Klik hier om de installatiebestanden van Intramed te downloaden.

Intramed Online (Windows)
Als deze melding bij Intramed Online naar voren komt, is de kans groot dat de verkeerde versie is opgestart. Kies op de pagina van Intramed Online de laatste versie van Intramed en probeer opnieuw in te loggen.

Intramed Online (Mac)
Heb je Intramed Online in combinatie met een Apple computer? Dan moet je na een update het icoon van Intramed verversen. Hiervoor klik je in de Remote Desktop op “Preferences” (of het tandwiel) en kies je voor “Refresh Resources”. Hierna zal het nieuwe icoon verschijnen en kun je van de nieuwe versie gebruik maken.

Het kunnen maken van een VPN-verbinding kan verschillende oorzaken hebben. Hieronder kun je deze vinden en hoe je deze kunt oplossen.

Oorzaak 1: Een andere gebruiker heeft al een VPN-verbinding met hetzelfde account.

Dit kan je herkennen doordat de VPN-software telkens kort verbonden is en dat daarna de verbinding wordt verbroken. Op een Windows machine kan je dat zien doordat het stoplichtje continue van groen naar oranje-rood naar groen springt.

Je kan dit oplossen door op de andere computer / telefoon / tablet de VPN-verbinding te verbreken of je maakt via een ander account een VPN-verbinding,

Oorzaak 2: De computer is in slaapstand gezet terwijl er een VPN-verbinding actief was.

Als de computer in slaapstand wordt gezet, terwijl er nog een verbinding actief was, dan kan de VPN-software daar in sommige gevallen niet goed mee omgaan waardoor het herstellen van de verbinding of een nieuwe verbinding maken niet meer lukt. Dit kun je oplossen door de VPN-software af te sluiten en opnieuw op te starten, of de hele pc opnieuw op te starten.

TIP: Probeer zoveel mogelijk de VPN-verbindingen te sluiten als je de computer in slaapstand zet.

Oorzaak 3: De installatie van de VPN-software is corrupt of niet meer compatibel met het besturingssysteem.

Het kan gebeuren dat door een update van het besturingssysteem (Windows, OSX) de VPN-software niet goed meer werkt. De enige oplossing hiervoor is de huidige VPN-software te verwijderen en weer opnieuw te installeren.

De handleidingen voor het installeren van Intramed OnLine kunt u hier terugvinden.

Hieronder volgt de beknopte instructie. Voor een uitgebreidere handleiding kun je kijken bij onze handleidingen

Windows-PC:

  • Ga naar https://dynamisch.intramedonline.nl
  • Log in met het account dat je wilt toevoegen aan de VPN-software
  • Klik linksbovenin op “Externe toegang” of “Remote Access”
  • Kies hier voor de 1e “Downloaden” knop om de extra configuratie te downloaden.
  • Voer het installatieprogramma uit wat gedownload is, als deze is voltooid kan je ook met dit account een VPN-verbinding maken. (Het kan zijn dat een herstart van de PC nodig is)

MAC:

  • Ga naar https://dynamisch.intramedonline.nl
  • Log in met het account dat je wilt toevoegen aan de VPN-software
  • Klik linksbovenin op “Externe toegang” of “Remote Access”
  • Kies voor de 3e “Downloaden”-knop om de extra configuratie te downloaden.
  • Als het bestand is gedownload kun je deze dubbelklikken om te importeren in Tunnelblick.

Android telefoon/tablet:

  • Ga naar https://dynamisch.intramedonline.nl
  • Log in met het account dat je wilt toevoegen aan de VPN-software
  • Klik linksbovenin op “Externe toegang” of “Remote Access”
  • Kies voor de onderste “Installeren”-knop om de extra configuratie te openen met OpenVPNConnect
  • Klik in OpenVPNConnect rechtsboven op “Import”
  • Klik op de map waarin het profiel is bewaard.
  • Klik vervolgens onderin het scherm op “Select”.
  • Er wordt getoond wat er geïmporteerd gaat worden. Klik rechtsboven op “Importeren” om de configuratie te importeren.

Ipad / Iphone:

  • Ga naar https://dynamisch.intramedonline.nl
  • Log in met het account dat je wilt toevoegen aan de VPN-software
  • Klik linksbovenin op “Externe toegang” of “Remote Access”
  • Kies voor de onderste “Installeren”-knop om de extra configuratie te openen met OpenVPNConnect
  • Klik op het groene plusje achter het nieuwe profiel (dynamisch.intramedonline.nl/…).
  • Typ je gebruikersnaam (bijvoorbeeld jjansen@intramed.nl) en wachtwoord in.
  • Activeer de “Connection” en kies “Yes” bij de bevestigingsvraag.

Dit probleem kan verschillende oorzaken hebben afhankelijk van het type Intramed OnLine account dat je hebt.

Als je een dynamisch account hebt, kan het zijn dat de VPN ((OpenVPN of Tunnelblick) niet aan staat. In het geval van een dynamisch account moet deze aan staan, voordat de icoontjes zichtbaar zijn. Als het niet lukt om een VPN-verbinding te maken kijk dan onder de vraag “Mijn VPN software (Sophos, Tunnelblick, OpenVPN) kan geen verbinding maken.”

Heb je een basis account, dan kan het zijn dat je IP-adres is veranderd waardoor je niet meer op onze website kan komen. In dit geval kan je hier je nieuwe ip-adres doorgeven.  Intramed OnLine zal dan het IP-adres op werkdagen binnen 24 uur toevoegen. Om te controleren wat jouw IP-adres en provider is ga je naar: www.watismijnip.nl.

ZorgPrestatieModel (ZPM)

Dit klopt – dit wordt niet gebruikt.

Je hebt wel het veld ‘ConversatieID’, dat wordt gebruikt bij ZPM. Dit is ook op de website van Vecozo terug te vinden, door op een declaratieregel te dubbelklikken.

Je kunt de kolom ‘ConversatieID’ in Intramed toevoegen.  Klik in het scherm ‘Online declareren’ met de rechtermuisknop in een kolomtitel.

Klik dan op ‘Indeling’.

In de lijst met ‘Beschikbare velden’ selecteer je ‘ConversatieId’ met het de ‘>’ knop (2) verplaats je het veld naar de kolom met ‘Getoonde velden’. Klik vervolgens op ‘OK’. Nu staat de kolom ‘ConversatieId’ in het scherm

AVG

Nee, een verwerkersovereenkomst sluit je met verwerkers. Dit zijn partijen die jij opdracht hebt gegeven om een deel van de gegevensverwerking uit te voeren. Als verwerkingsverantwoordelijke bepaal jij daarbij het doel van deze verwerking. Denk bijvoorbeeld aan de hosting van je praktijkapplicatie (Intramed Online), uitbesteding van je salarisadministratie of het verzenden van nieuwsbrieven. De verwerker mag de persoonsgegevens alleen gebruiken voor dat specifieke doel.

Bij uitwisseling van cliëntgegevens met andere zorgverleners is een dergelijk onderscheid naar opdrachtgever (verwerkingsverantwoordelijke) en uitvoerder (verwerker) doorgaans niet goed te maken. In dat geval is een verwerkersovereenkomst niet van toepassing.

Ja. De AVG verlangt dat je de risico’s van de gegevensverwerking beoordeelt en daarbij passende maatregelen neemt om de persoonsgegevens te beschermen. In dit geval is de vraag hoe risicovol het is om een factuur per e-mail te sturen. Dat hangt mede af van de hoeveelheid en gevoeligheid van de persoonsgegevens die in de factuur zijn opgenomen. Denk bijvoorbeeld aan een BSN of vermelding van een specifieke aandoening. E-mail an sich wordt niet gezien als een veilige methode om bijzondere persoonsgegevens (zoals gegevens over de gezondheid) te delen. Met e-mail worden eenvoudiger fouten gemaakt, bijvoorbeeld verzenden naar het verkeerde e-mailadres. Als het e-mailverkeer beveiligd is, zoals bijvoorbeeld via Zorgmail, zijn de risico’s veel kleiner

Er is in onze AVG-checklist geen onderscheid tussen Intramed en Intramed Online gebruikers. De AVG verwacht in ieder geval dat je met ons een verwerkersovereenkomst sluit en dat je technische maatregelen neemt om de cliëntgegevens te beschermen.

Door gebruik te maken van Intramed Online zijn een aantal technische maatregelen automatisch van toepassing, zoals veilige inlogmethoden, periodieke back-ups en bescherming door firewalls en virusscanners. Dat zijn zaken die je zelf niet meer hoeft te regelen.

Voor meer informatie omtrent de AVG kun je hier kijken.

Ja. Ondanks dat in de AVG of andere relevante wetgeving, zoals de WGBO, niet duidelijk beschreven staat in hoeverre cliëntgegevens mogen worden gedeeld met collega’s, kent de AVG het beginsel van minimale gegevensverwerking. Praktisch komt dat er op neer dat collega’s alleen inzage mogen hebben in cliëntgegevens voor zover dat nodig is voor de uitvoering van hun werkzaamheden. Een administratief medewerker die behandelingen inplant hoeft bijvoorbeeld alleen naam en adresgegevens te zien. Een zorgverlener die de cliënt medebehandelt, of wordt geconsulteerd over een behandeling, heeft inzage nodig in het medisch dossier. Maar een diëtist die een cliënt onder behandeling heeft hoeft niet direct inzage te hebben in het dossier dat een psycholoog voert over dezelfde cliënt.

Daarmee is het aan de zorgverleners zelf om te beslissen in hoeverre collega’s inzage krijgen in cliëntgegevens. Intramed kent al de mogelijkheid om inzage in bepaalde gegevens af te schermen, bijvoorbeeld voor administratief medewerkers. Deze mogelijkheden worden in komende versies van Intramed verder uitgebreid.

Nee. De verwerking van persoonsgegevens moet gebaseerd zijn op één van de grondslagen die worden genoemd in de AVG. Voor de gezondheidszorg is de voornaamste grondslag dat het verwerken van persoonsgegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van een behandelingsovereenkomst. Daarbij komt dat zorgverleners vanuit een andere wet, de WGBO, verplicht zijn om een medisch dossier bij te houden als er sprake is van een behandelingsovereenkomst.

Je kunt dus stellen dat de zorgverlener persoonsgegevens van de patiënt, waaronder bijzondere persoonsgegevens zoals medische gegevens, mag verwerken  op basis van de uitvoering van een behandelingsovereenkomst. Daar is geen specifieke toestemming van de patiënt voor nodig.

Dit geldt echter alleen zolang de gegevens worden verwerkt door de verantwoordelijke of door een (sub)verwerker. Zodra de gegevens worden uitgewisseld met een andere  partij, moet de patiënt daar wel uitdrukkelijke toestemming voor geven. Dit doe je door in tabblad ‘3. Bijzonderheden’ van de patiëntkaart de toestemming per partij te registreren.

Foutmeldingen

Als je deze melding krijgt bij het opstarten van Intramed, staat er een vragenlijst klaar om te versturen maar bij een van de patiënten is geen (geldig) e-mailadres ingevoerd.

Waarschijnlijk is het e-mailadres verwijderd nadat de vragenlijst al was klaargezet.

De vragenlijst is terug te vinden via de lijst met aangeboden vragenlijsten: menu [Bestand], [Aangeboden vragenlijsten]. Klik in de kolom “Status”, druk op “F8” (filteren) en kies bij “Filter:” voor “Ingepland”, “OK”. Klik in de kolomtitel van “Aanbieddatum”, zodat de lijst wordt gesorteerd op datum.

De vragenlijsten met de oudste datum veroorzaken het probleem. Bij die patiënten is het namelijk niet gelukt de vragenlijsten aan te bieden. Klik op de regel en klik op “Open patiëntkaart”. Typ het e-mailadres van de patiënt in zodat de vragenlijst wel verstuurd kan worden. Zodra je de patiënt bewaard met een geldig e-mailadres zullen alle vragenlijsten weer verstuurd worden tot en met vandaag.

Deze fout ontstaat als de webserver geen verbinding meer heeft met de Intramed database. Deze foutmelding kan meerdere oorzaken hebben. Deze oorzaken worden geregistreerd op de webserver.

Om de log te bekijken ga je op de webserver naar de GUI van de webservices (standaard installatie: C:\Program Files (x86)\Intramed webservices\bin). Ga binnen de GUI naar “Logging” en klik op “open loglocatie”; de Windows verkenner wordt geopend. Open de log.txt en scrol in dit bestand helemaal naar beneden. Hier zal een regel aanwezig zijn met een beschrijving van het probleem.

Bijvoorbeeld: “SessieId: 251EAEF97B4977D42C79727D592A5C52E51271F1 – DatabaseId: “XXXX” – “E-mail kan niet verstuurd worden: er is geen e-mail adres in de praktijkgegevens ingevuld.”

Mocht je zelf geen toegang hebben tot de database server neem dat contact op met je systeembeheerder.

Als je met Intramed OnLine werkt neem dan contact op met ons Service Centrum op 0182-621 121 of helpdesk@intramed.nl

Om een controle op verzekeringsrecht (COV) uit te kunnen voeren is het noodzakelijk om een geldig VECOZO systeemcertificaat te hebben. Dit certificaat moet aanwezig zijn binnen de internetopties van de computer waar je op werkt.

Om te controleren of je certificaat aanwezig is ga je in Intramed naar menu [Systeem], [Configuratie], [Internetopties]. Ga naar het tabblad “Inhoud” en klik op “Certificaten”. Op het tabblad “Persoonlijk” moet het VECOZO servercertificaat aanwezig zijn. Dit certificaat herken je aan de naam (de naam bevat allemaal cijfers) en in de kolom “Verleend door” staat “VECOZO – G3”. Als hier wel een certificaat staat wat verleend is door VECOZO maar je eigen, of een collega’s naam bevat, is dit een persoonlijk certificaat van VECOZO. Dit certificaat werkt alleen op de website van VECOZO en kan Intramed niet gebruiken en geeft bij een COV-controle de melding “Forbidden 403”.

Als er wel een servercertificaat aanwezig is, kan het zo zijn dat VECOZO deze heeft ingetrokken.

Het kan ook zo zijn dat het certificaat verlopen is. Controleer daarvoor de kolom “Verloopdatum”; als deze datum al verstreken is zal de COV-controle niet meer werken.

Als er wel een servercer

Neem contact op met VECOZO om bovenstaande problemen op te lossen.

Deze melding komt veelal voor bij netwerkadministraties. In de meeste gevallen lost het resetten van Pervasive/Actian op de hoofdcomputer en op de client het probleem op.

Ga op de computer waar de Btrieve melding voorkomt naar het startmenu van Windows en zoek naar “Services”. Open de Services door er op te klikken. Zoek naar “Pervasive/Actian PSQL Workgroup Engine”. Klik met de rechtermuisknop op de regel en kies voor “Opnieuw starten”. Als het opnieuw opstarten gelukt is sluit je het scherm “Services”. Start nu Intramed opnieuw en probeer in te loggen. Krijg je bij het inloggen nog steeds de Btrieve melding, herhaal dan bovenstaande actie ook op de hoofdcomputer.

Let op: Zorg ervoor dat niemand meer in Intramed werkt voordat je de actie uitvoert op de hoofdcomputer!

Start nu Intramed op de client opnieuw op en probeer weer in te loggen. Mocht de Btrieve melding dan nog verschijnen neem dan contact op met de systeembeheerder. Wij raden aan dat de systeembeheerder de gebruikersrechten controleert van de (Intramed)netwerk-map.

Om Intramed te kunnen gebruiken is het noodzakelijk om het softwareprogramma Pervasive geïnstalleerd te hebben. Of dat bij jou ook geregeld is, kun je controleren in het configuratiescherm van Windows.

Je kunt het configuratiescherm vinden door in het startmenu van Windows te zoeken naar “configuratiescherm”.
In het configuratiescherm klik je op “programma’s en onderdelen”; er wordt een lijst getoond met alle programma’s die geïnstalleerd zijn.
Controleer of je Pervasive (tot versie 11) of Actian (vanaf versie 12) in de lijst ziet staan.
Staat Pervasive of Actian niet in de lijst, start dan de installatie-CD van Intramed en installeer Pervasive / Actian of stuur een e-mail naar onze helpdesk voor een link om de Pervasive software te kunnen downloaden.
Mocht Pervasive al geïnstalleerd zijn, herstart dan jouw computer en probeer, nadat het systeem weer opgestart is, opnieuw in te loggen in Intramed.

Let op: als het een client-installatie van Pervasive/Actian betreft, dan moet dit de 32-bits versie zijn. De 64-bits versie wordt niet ondersteund door Intramed!

Het kan zijn dat een gebruikersaccount tijdelijk geblokkeerd is, bijvoorbeeld doordat er te vaak een verkeerd wachtwoord ingevoerd is bij het inloggen.
Raadpleeg in dat geval altijd eerst een medewerker die in de administratie alle rechten heeft (vaak de praktijkhouder of systeembeheerder). Deze medewerker heeft de mogelijkheid om het account weer actief te maken. Is deze medewerker niet in de buurt kun je ook een half uur wachten. De standaard blokkeertijd is namelijk een half uur, daarna wordt het account weer gedeblokkeerd. Het kan zijn dat de praktijkhouder of systeembeheerder deze blokkeertijd heeft aangepast.

De gebruikersaccounts zijn te vinden via menu [Systeem], [Organisatie], [Gebruikersaccounts]. Dubbelklik op het account van de geblokkeerde medewerker om de gegevens in te zien. In dit scherm “gebruikersaccount” wijzig je het veld “Status” in “actief”.

Via “Opties” kan het wachtwoord eventueel ook opnieuw ingesteld worden. Je typt dan eerst je eigen wachtwoord in en daarna 2 keer het nieuwe wachtwoord van de medewerker in.

Als er geen andere medewerkers met volledige rechten beschikbaar zijn, dan moet de praktijkeigenaar contact opnemen met ons Service Centrum. Zij kunnen dan het geblokkeerde account weer vrijgeven.

Let op: deze actie kan pas uitgevoerd worden als de praktijkeigenaar hiervoor toestemming geeft en zich middels een ID-bewijs identificeert!

Als je UZI-Pas niet meer werkt, controleer dan als eerste of de kaartlezer met UZI-pas aangesloten is op de computer. Controleer daarna via de Safesign software (Token administratie) of de status van de UZI-pas “operationeel” is.

Je kunt de Safesign software vinden door in het startmenu van Windows te zoeken naar “Token Administratie”.
Als de status van de UZI-pas anders is dan “operationeel”, verwijder de pas dan uit de kaartlezer en steek deze er opnieuw in. Controleer of de status veranderd in “operationeel”. Voordat je de UZI-pas met de nieuwe status “operationeel” in Intramed kunt gebruiken, moet je Intramed opnieuw opstarten.

Mocht de status niet veranderen, neem dan contact op met de helpdesk van UZI-register.

Als je bij het opstarten van Intramed de melding krijgt dat een bepaalde versie niet gevonden kan worden, betekent dit in de meeste gevallen dat de database geconverteerd is naar een nieuwere versie van Intramed.

Lokale installatie
Bij lokale of netwerk installaties zal het programma een update naar een nieuwere versie moeten krijgen. Klik hier om de installatiebestanden van Intramed te downloaden.

Intramed Online (Windows)
Als deze melding bij Intramed Online naar voren komt, is de kans groot dat de verkeerde versie is opgestart. Kies op de pagina van Intramed Online de laatste versie van Intramed en probeer opnieuw in te loggen.

Intramed Online (Mac)
Heb je Intramed Online in combinatie met een Apple computer? Dan moet je na een update het icoon van Intramed verversen. Hiervoor klik je in de Remote Desktop op “Preferences” (of het tandwiel) en kies je voor “Refresh Resources”. Hierna zal het nieuwe icoon verschijnen en kun je van de nieuwe versie gebruik maken.

Intramed Mobiel

Nee. Intramed mobiel is een mobiele webservice. Een van de grootste voordelen is dat Intramed mobiel nu universeel te gebruiken is, en in principe door ieder apparaat met een werkende internetverbinding en een browser gebruikt kan worden. En wanneer je een snelkoppeling op je scherm maakt, zal je als gebruiker het verschil tussen een App en een mobiele service niet merken.

Nieuw jaar

Aan het einde van het kalenderjaar en begin van een nieuwe jaar dien je een aantal administratieve zaken te regelen. Cliënten kunnen bijvoorbeeld in die periode wisselen van verzekeraar, of een verzekeraar kan een nieuwe Uzovi-code krijgen.

Hier vind je de aandachtspunten bij de jaarovergang.

Overstappen

Als je wil overstappen naar Intramed kun je het beste eerst contact opnemen met onze afdeling “Verkoop”. Zij leggen het proces van overstappen uit en kunnen de mogelijkheid bieden om 3 maanden gebruik te maken van het proefpakket van Intramed. De afdeling Verkoop is telefonisch bereikbaar via 0182 621 191.

Als daadwerkelijk een besluit is genomen om over te stappen, kunnen we in sommige gevallen een conversie uitvoeren (afhankelijk van de software die je nu gebruikt).

Het is altijd mogelijk om de NAW-gegevens van de patiënten, artsen en medewerkers over te zetten naar Intramed. Bij sommige programma’s kunnen wij meer converteren. Neem hiervoor contact op met ons Service Centrum wat betreft de conversie mogelijkheden van jouw softwarepakket.

Verslaglegging

Op tabblad ‘4. Behandelspisodes’ van de patiëntgegevens worden alle behandelepisodes bewaard. In een behandelepisode kun je op tabblad 1 uw verslaglegging doen.

Als je een behandeling toevoegt via de wizard ‘Plannen van een afspraak’ (via de agenda, of via menu ‘Bestand’, ‘Afspraak inplannen’) en je vinkt de optie ‘Het betreft een nieuwe klacht’ aan, wordt automatisch een nieuwe behandelserie en een nieuwe behandelepisode toegevoegd.

Je kunt ook een behandelepisode toevoegen via tabblad ‘4. Behandelepisodes’. Vervolgens kies je een verslagleggingsrichtlijn en codelijst en kun je beginnen met de verslaglegging.

Ja. Bij de meeste velden is het icoon beschikbaar. Hiermee kun je standaard teksten kiezen die Intramed heeft toegevoegd en/of je kunt je eigen standaardteksten toevoegen.

Op tabblad ‘1. Verslaglegging’ van de behandelepisode heb je bij vrijwel elk veld de beschikking over het icoon . Het icoon verschijnt vóór het veld als je erin klikt.

Om een getypte tekst op te slaan om later opnieuw te kunnen gebruiken, typ je de tekst in het betreffende veld. Vervolgens selecteer je (het gedeelte) wat u wilt bewaren als standaardtekst. Klik op het icoon en kies voor de optie ‘Geselecteerde tekst toevoegen als eigen tekst’. De volgende keer dat u op  klikt, kunt u de bewaarde tekst aanklikken en wordt deze ingevuld in het veld. Dit levert een hoop tijdwinst op!

En: deze standaard teksten kunnen jou en jouw collega’s steeds kiezen als deze verslagleggingsrichtlijn bij patiënten wordt gebruikt.

Dat kan. In de richtlijninstellingen kun je bij elk veld aangeven of het verplicht of niet-verplicht is om in te vullen.

Open tabblad ‘1. Verslaglegging’ in de behandelepisode. Via de knop ‘Opties’, ‘Richtlijninstellingen’ kun je bij elk veld instellen of het verplicht of niet-verplicht is om in te vullen. Klik daarvoor aan de linkerkant op het veld waarbij je de instelling wilt wijzigen. Kies vervolgens aan de rechterkant bij het veld ‘Verplicht’ de gewenste optie.

In verslagleggingsrichtlijnen van Intramed zijn al een aantal verplichte velden voor jou ingesteld. Dit zijn de velden die je minimaal moet invullen volgens de beroepsgroep. We raden het daarom af om de verplichte velden aan te passen naar niet-verplicht.

In de meeste gevallen is dat mogelijk. Als je de nieuwe verslagleggingsrichtlijn heeft geïmporteerd, krijgt je in de behandelepisode de melding dat de verslaglegging geconverteerd kan worden.

Via de Intramed website kun je de verslagleggingsrichtlijnen downloaden. Via menu ‘Systeem’, ‘Verslagleggingsrichtlijnen’, ‘Opties’ en ‘Richtlijn importeren’ kun je die vervolgens importeren. In behandelepisodes waarin je een oude versie van de verslagleggingsrichtlijn hebt gebruikt, krijg je de melding dat er een nieuwe verslagleggingsrichtlijn beschikbaar is en dat je de verslaglegging kunt converteren. Klik op de knop ‘Converteren’ om conversie uit te voeren. Je raakt bij deze conversie natuurlijk geen gegevens kwijt.

Deze melding krijgt je overigens alleen als de behandelepisode nog niet is afgesloten.

In sommige gevallen is de nieuwe verslagleggingsrichtlijn zo verschillend van de vorige verslagleggingsrichtlijn, dat het niet mogelijk is om de verslaglegging te converteren. Daarvan krijg je dan een melding.

Boven de navigatieboom in de verslaglegging heb je de beschikking over 3 iconen:    waarmee je respectievelijk een formulier, vragenlijst en testverslag kunt toevoegen.

Op tabblad ‘1. Verslaglegging’ van de behandelepisode staan linksboven een aantal iconen boven de navigatieboom. Klik op het icoon ‘Formulier toevoegen’,  ‘Vragenlijst toevoegen’ of ‘Testverslag toevoegen’. In het scherm ‘Selecteren Formulierdefinitie’ dat geopend wordt, kunt je het betreffende formulier/meetinstrument toevoegen.

TIP: onderin beeld ziet je het veld “Zoek op formuliernaam:”. Door (een gedeelte van) de naam van het formulier/meetinstrument in te typen, vindt je snel wat je wilt vinden.
TIP: de mogelijkheid om meetinstrumenten toe te voegen, vindt je ook onder de knop “Opties”.

Op tabblad ‘2. Behandelserie’ in een behandelepisode kun je via ‘Opties’, ‘Koppel behandelserie’ de behandelserie aan de behandelepisode koppelen.

Als de behandelserie niet is aangemaakt binnen de behandelepisode, of niet gekoppeld is, kan de behandelserie achteraf gekoppeld worden. Open daarvoor tabblad ‘2. Behandelserie’ van de betreffende behandelepisode. Klik op de knop ‘Opties’, optie ‘Koppel behandelserie’. Klik in het scherm ‘Selecteren behandelserie’ op de behandelserie en klik op de knop ‘OK’.

Als er al behandelingen op de gekoppelde behandelserie staan, worden niet automatisch de sessiejournaals toegevoegd in de verslaglegging. Als je met terugwerkende kracht de sessiejournaals wilt toevoegen, kun je dat per behandeling doen. Open daarvoor de behandeling (bijvoorbeeld via de agenda). Ga naar tabblad ‘2. Verslaglegging’ en klik op het icoon . Klik vervolgens op het formulier ‘Behandeling’ gevolgd door ‘OK’. Herhaal deze stappen zo nodig bij andere behandelingen.

TIP: Als je een behandeling toevoegt via de wizard ‘Plannen van een afspraak’ (via de agenda, of via menu [Bestand], [Afspraak inplannen]) en je vinkt de optie ‘Het betreft een nieuwe klacht’ aan, wordt automatisch een nieuwe behandelserie en een nieuwe – gekoppelde – behandelepisode toegevoegd.

Je kunt een tussenevaluatie toevoegen via het icoon ‘Tussenevaluatie inplannen’ (figuur 1) boven de behandelplantabel, of via het icoon ‘Formulier toevoegen’ in de behandeling (figuur 2).

Een tussenevaluatie kan op twee verschillende manieren toegevoegd worden.

  1. Open tabblad ‘1. Verslaglegging’ van de behandelepisode. Op het formulier ‘Behandelplan’ of een sessiejournaal is de behandelplantabel beschikbaar. Als je op de regel in de behandelplantabel klikt (mag ook in een ander sessiejournaal), is het icoon  ‘Tussenevaluatie’ beschikbaar. Klik daarop om het formulier toe te voegen.
  2. Open de betreffende behandeling (bijvoorbeeld via de agenda) en klik op tabblad ‘2. Verslaglegging’. Klik op het icoon  ‘Formulier toevoegen’ en klik op ‘Tussenevaluatie’ gevolgd door ‘OK’. In de navigatieboom is het formulier ‘Tussenevaluatie’ toegevoegd met de datum van de betreffende behandeling.