Veelgestelde vragen
Algemeen
Je vanuit Intramed declareren met een Z-code, bijvoorbeeld bij nazorg voor oncologie, een beroerte (CVA) en hart- en vaataandoeningen een vergoeding uit de aanvullende verzekeringen. In Intramed kun je dit zelf inregelen door een nieuwe codelijst te maken en deze vervolgens op soortprestatiecodelijst “Bilaterale codes” te zetten, hierna kun je een Z code declareren.
Bekijk onze online help voor de instructie: Achmea Basis Plus Polis instellen en gebruiken
Wanneer je een nieuwe medewerker hebt die nog niet gekoppeld is aan de contracten met de verzekeraars, kun je dit eenvoudig doen.
- Klik op menu [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers] en klik één keer op de therapeut.
- Klik op “Opties”, “Contracten koppelen…”.
- Klik in de linker lijst “Beschikbare contracten:” op een contract dat je wil koppelen aan de medewerker.
- Klik op
om het beschikbare contract naar de rechter lijst “Deelnemer van contracten:” te verschuiven. - Sluit het scherm (“ESC” of
).
Een nieuwe medewerkerskaart in Intramed, hangt af van het soort medewerker – bijvoorbeeld therapeut of administratief medewerker. Voor het aanmaken van een medewerker kun je hier meer informatie vinden.
In geval van een nieuwe therapeut is het belangrijk om te controleren of de licentie van Intramed hiervoor ruimte biedt. Mocht het aantal therapeuten al bereikt zijn dat zal de licentie moeten worden aangepast, een extra therapeut aanmelden kan via dit formulier.
Als je problemen ervaart met het printen vanuit Intramed, kan het zijn dat de printer is ingesteld op een verkeerd protocol, zoals een WSD-poort in plaats van een TCP/IP-poort. Om dit probleem op te lossen, volg je deze stappen:
- Sluit Intramed af.
- Ga naar het Configuratiescherm op je Windows-computer en selecteer ‘Apparaten en printers weergeven’.
- Klik met de rechtermuisknop op de betreffende printer en kies ‘Eigenschappen van printer’ (niet te verwarren met alleen de optie ‘Eigenschappen’).
- Ga naar het tabblad ‘Poorten’ en voeg een nieuwe poort toe op basis van TCP/IP.
- Voer het modelnummer van de printer in. Stel dat je printer de naam “HP ENVY 4520 series” heeft, vul dan alleen “4520” in. Je printer zou automatisch moeten worden gevonden. Als dit niet werkt, kun je het IP-adres van de printer handmatig instellen. Dit kan worden gedaan via het scherm op de printer zelf, onder ‘Instellingen’ en ‘Netwerkinstellingen’. Het IP-adres wordt meestal weergegeven als 192.168.x.xxx. Vul dit IP adres dan in bij de wizard. Houd er rekening mee dat als je printer geen vast IP-adres heeft, je dit opnieuw moet instellen als de stroom van je modem/router is uitgeschakeld. Als je netwerk wordt beheerd door een systeembeheerder, vraag dan om een vast IP-adres in te stellen voor je printer.
- Volg de wizard en rond deze af.
- Start Intramed opnieuw op en je zou vanaf nu weer moeten kunnen printen.
De wijzigingen in een nieuwe versie van Intramed vindt je in de Releasenotes. Via de berichtendienst (via menu [Extra], [Berichten van Intramed], [Berichten ophalen]) en de maandelijkse nieuwsbrief krijg je bericht wanneer een nieuwe versie van Intramed beschikbaar is.
Op verschillende manieren kun je op de hoogte blijven van de nieuwe ontwikkelingen in Intramed:
- Via de maandelijkse nieuwsbrief houden we je op de hoogte van algemene zaken en sturen we je een bericht als er een nieuwe versie van Intramed beschikbaar is. Via intramed.nl/nieuwsbrief kun je je inschrijven voor de maandelijkse nieuwsbrief.
- Via de berichtendienst houden we je op de hoogte van meer inhoudelijke zaken (zoals: nieuwe tarieven, verslagleggingsrichtlijnen etc.). Als er een nieuwe Intramed versie is, kunt je via het bericht direct doorklikken naar de release notes.
Klik in een kolom en begin met het intypen van de term die je zoekt. Het scherm “Zoeken” wordt automatisch geopend.
In Intramed vindt je verschillende lijstschermen, oftewel lijsten met gegevens in kolommen. In elke kolom kun je gegevens zoeken. Klik daarvoor in de kolom, bijvoorbeeld “Achternaam”. Typ vervolgens een (gedeelte van de) term in die je zoekt. Het scherm “Zoeken” wordt geopend. Druk op “Enter” of klik op de knop “OK” om de term te zoeken.
Klik hier voor nog enkele aanvullende instellingen die mogelijk zijn.
Klik met de rechtermuisknop in een kolomtitel en kies voor de optie “Indeling”. Via dit scherm kun je kolommen toevoegen en ze direct in de gewenste volgorde zetten.
In lijstschermen ziet je verschillende kolommen. Klik met de rechtermuisknop in een kolomtitel en kies voor de optie “Indeling…”. Via dit scherm kun je kolommen toevoegen en ze direct in de gewenste volgorde zetten.
In alle lijstschermen in Intramed heb je de mogelijkheid om de kolomvolgorde te wijzigen, kolommen breder of smaller te maken en in de meeste lijsten kun je ook kolommen toevoegen en/of verwijderen.
Voor meer informatie over schermen en kolommen kun je terecht bij ons Kenniscentrum.
Met behulp van filtertekens, kun je in Intramed gedetailleerde filters instellen. Dit is vooral handig bij het opstellen van rapporten.
Er bestaan de volgende tekens om te filteren:
- A..B Creëert een filter voor alle waarden van A tot en met B
- A|B Creëert een filter waarbinnen alleen A en B vallen
- <A Creëert een filter voor alle waarden kleiner dan A
- >A Creëert een filter voor alle waarden groter dan A
- <=A Creëert een filter voor alle waarden kleiner of gelijk aan A
- >=A Creëert een filter voor alle waarden groter of gelijk aan A
- < >A Creëert een filter voor alle waarden ongelijk aan A
Als je de COV-controle via de agenda hebt uitgevoerd, komt dat waarschijnlijk doordat de betreffende patiënt buiten de ingestelde filters valt. Pas de filters aan, zodat de patiënt wel gecontroleerd wordt.
Via menu [Bestand], [Agenda] kun je via de knop ‘Opties’, optie ‘Controle op Verzekeringsrecht’ een COV uitvoeren. In het scherm ‘Controle op Verzekeringsrecht’ kun je filters instellen.
Als de patiënt binnen de filters valt maar toch niet gevonden wordt, ligt dat waarschijnlijk aan het veld ‘Max dagen vorige COV’. Dit staat voor het maximum aantal dagen nadat de laatste controle is uitgevoerd. Als een patiënt niet meegenomen wordt, is de laatste COV-controle voor deze patiënt waarschijnlijk korter geleden uitgevoerd.
Elke medewerker behoort tot een gebruikersgroep (instellen op tabblad 1 van de medewerkergegevens). Voor elke gebruikersgroep kun je specifieke gebruikersrechten instellen (via menu [Systeem], [Organisatie], [Groepen]).
In een groep zijn er 2 tabbladen beschikbaar: “1. Algemeen” en “2. Acties”.
Op tabblad “1. Algemeen” staan alle onderdelen van het programma waarbij aangegeven kan worden of deze geraadpleegd (R), gewijzigd (W), toegevoegd (T) of verwijderd (V) mogen worden. Aangezien veel processen op de achtergrond aan elkaar gelinkt zijn, raden wij aan hier zelf géén wijzigingen aan te brengen zonder eerst te overleggen met ons Service Centrum.
Op tabblad “2. Acties” staan de menu-opties van Intramed. Op dit tabblad kun je menu-onderdelen verbergen voor de betreffende gebruikersgroep, door het onderdeel uit te vinken. Dit geeft als resultaat dat de gebruikers gekoppeld aan deze groep deze menu-opties niet meer kunnen zien.
Voor meer informatie over gebruikersgroep toevoegen of wijzigen kun je terecht in de help.
Agendabeheer
Misschien wil je in de agenda de dagen van het weekend niet zien, omdat jouw praktijk het hele weekend niet is geopend en/of het storend werkt tijdens het inplannen van afspraken.
Voortaan kun je in de agenda apart voor de zaterdag en de zondag instellen, of je ze wilt zien.
Alleen in de ‘Periode’-weergave is rechts bovenin een tandwiel icoon beschikbaar:
Klik hierop, en je ziet het scherm ‘Agenda weergave’. Hierin vink je uit/aan, welke weekend dagen je wilt zien:
Eventuele afspraken op die dagen worden dan dus niet getoond.
In de ‘Dag’-weergave kan nog steeds naar de zaterdag en zondag worden gebladerd die vervolgens ook in de ‘PerWeek’-weergave kunnen worden bekeken.
Je kunt ervoor kiezen om de naam van de patiënten wel of niet te tonen in de agenda. Daarvoor vink je het vakje voor “Namen tonen?” respectievelijk aan of uit. Vink onderin de agenda de optie ‘Namen tonen?’ uit om de namen van de patiënten weer te geven.
Op tabblad “5. Agenda” van de systeemgegevens kun je een algemeen rooster voor de hele praktijk instellen en op tabblad “5. Agenda” van de medewerkergegevens kun je per medewerker een apart rooster instellen.
De agenda in Intramed is ingedeeld volgens een bepaald rooster. In een rooster kun je een dag indelen met verschillende niet-inplanbare delen, blokken en pauzes.
Je kunt een algemeen rooster instellen dat geldt voor de hele praktijk. Dat doet je via menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens], tabblad “5. Agenda”.
Ook kun je een specifiek rooster instellen voor iedere medewerker. Dat doet je via menu [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers], dubbelklik op de betreffende medewerker en ga naar tabblad “5. Agenda”.
Via de agenda kun je zelf op zoek naar een open plek. Maar Intramed biedt ook de mogelijkheid om automatisch naar open plekken te zoeken.
Via het menu [Bestand], [Afspraak inplannen] wordt de wizard ‘Plannen van een afspraak’ geopend. Als je een aantal tabbladen heeft doorlopen, krijg je een lijst met alle openstaande tijden waarop je de behandeling kunt inplannen.
Via de agenda kun je zelf op zoek naar een open plek. Maar Intramed biedt ook de mogelijkheid om automatisch naar open plekken te zoeken. Ga daarvoor naar menu [Bestand], [Afspraak inplannen]; de wizard ‘Plannen van een afspraak’ wordt geopend. Na het kiezen van de patiënt en de behandelserie, kun je voorkeursdagen en –tijdstippen aangeven. Ook kun je kiezen waar de behandeling plaatsvindt en welke behandelaar(s) de behandeling kan/kunnen uitvoeren. Intramed gaat vervolgens op zoek naar de open plaatsen in de betreffende agenda(‘s).
Lees meer over het inplannen van afspraken en het zoeken naar een vrije ruimte voor een behandeling.
In de agenda kun je via de knop ‘Opties’, optie ‘Zoek afspraak…’ een afspraak zoeken. Je kunt ook de sneltoets ‘F9’ gebruiken.
Open de agenda via menu [Bestand], [Agenda] en klik op de knop ‘Opties’, optie ‘Zoek afspraak…’ of druk op de sneltoets ‘F9’.
In het scherm ‘Zoek afspraak’ dat verschijnt, kun je de achternaam van de patiënt of het patiëntnummer invullen. Als je op ‘OK’ klikt, ziet je een lijst met alle gedeclareerde behandelingen, ongedeclareerde behandelingen en afspraken van deze patiënt. Dubbelklik op een behandeling om deze in de agenda te openen.
TIP: onderin het scherm ‘Selecteren Behandeling’ kun je aan-/uitvinken welke behandelingen je in de lijst wilt zien.
Uitgebreide toelichting over hoe u afspraken kunt vinden in de agenda
De tijden in de agenda kun je aanpassen in het rooster. De tijd van een behandeling kun je aanpassen door de behandeling te openen en het veld ‘Tijd’ te wijzigen.
De agenda in Intramed is ingedeeld volgens een bepaald rooster. In een rooster kun je een dag indelen met verschillende niet-inplanbare delen, blokken en pauzes.
Je kunt een algemeen rooster instellen dat geldt voor de hele praktijk. Dat doet je via menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens], tabblad ‘5. Agenda’.
Ook kun je ook een specifiek rooster instellen voor iedere medewerker. Dat doet je via menu [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers], dubbelklik op de betreffende medewerker en ga naar tabblad ‘5. Agenda’.
Uitgebreide toelichting over hoe je de tijden in de agenda kunt aanpassen.
Als je de tijd van een behandeling wilt wijzigen, kun je de behandeling openen door er op te dubbelklikken en het veld ‘Tijd’ te wijzigen.
Je kan jouw agenda vanuit Intramed exporteren naar je eigen elektronische agenda, maar synchroniseren kan niet.
Via menu [Bestand], [Agenda], de knop ‘Opties’, optie ‘Agenda van … exporteren naar…’ kan je de agenda exporteren naar een andere elektronische agenda. Zo kun je de huidige agenda bijvoorbeeld naar Outlook exporteren en vanaf die plek bijvoorbeeld naar jouw telefoon exporteren.
Je kunt jouw Intramed agenda niet synchroniseren met jouw eigen agenda. Ook is het momenteel nog niet mogelijk om vanuit uw telefoon of Outlook terug te exporteren naar Intramed.
Inloggen & tweestapsverificatie
Wanneer je de melding krijgt dat je gebruikersaccount is uitgeschakeld ben je waarschijnlijk enige tijd niet ingelogd, Intramed blokkeert na een x aantal dagen het account. Als het account is uitgeschakeld neem dan contact op met de praktijkhouder of contactpersoon binnen de praktijk waar je werkt. De praktijk heeft namelijk de optie om het account te activeren óf gebruik de “Wachtwoord vergeten?” optie onderin het inlogscherm wanneer jullie inloggen met tweestapsauthenticatie.
Wanneer je de praktijkhouder bent en er geen andere persoon is binnen de praktijk met de juiste rechten, gebruik dan de “Wachtwoord vergeten?” optie onderin het inlogscherm. Wanneer dat niet lukt neem dan telefonisch contact op met het Service Centrum. We vragen dan om een legitimatiebewijs om er zeker van te zijn dat je de juiste persoon bent.
Stappen voor het (her)activeren van een gebruikersaccount:
- Ga naar [Systeem], [Organisatie], [Gebruikersaccounts].
- Open op de medewerker waar je het account van wil activeren.
- Zet de ‘Status’ naar “Actief” en sla op doormiddel van F5.
Wanneer je de melding krijgt dat je een ongeldige combinatie gebruikersnaam/wachtwoord hebt ingevuld neem dan contact op met de praktijkhouder of contactpersoon binnen de praktijk waar je werkt. De praktijk heeft namelijk de optie om het gebruikersnaam te controleren en eventueel het wachtwoord aan te passen óf gebruik de “Wachtwoord vergeten?” optie onderin het inlogscherm wanneer jullie inloggen met tweestapsauthenticatie.
Wanneer je de praktijkhouder bent en er geen andere persoon is binnen de praktijk met de juiste rechten, gebruik dan de “Wachtwoord vergeten?” optie onderin het inlogscherm. Wanneer dat niet lukt neem dan telefonisch contact op met het Service Centrum. We vragen dan om een legitimatiebewijs om er zeker van te zijn dat je de juiste persoon bent.
Wanneer je de melding krijgt dat je een ongeldige combinatie gebruikersnaam/wachtwoord hebt ingevuld neem dan contact op met de praktijkhouder of contactpersoon binnen de praktijk waar je werkt. De praktijk heeft namelijk de optie om het gebruikersnaam te controleren en eventueel het wachtwoord aan te passen óf gebruik de “Wachtwoord vergeten?” optie onderin het inlogscherm wanneer jullie inloggen met tweestapsauthenticatie.
Wanneer je de praktijkhouder bent en er geen andere persoon is binnen de praktijk met de juiste rechten, gebruik dan de “Wachtwoord vergeten?” optie onderin het inlogscherm. Wanneer dat niet lukt neem dan telefonisch contact op met het Service Centrum. We vragen dan om een legitimatiebewijs om er zeker van te zijn dat je de juiste persoon bent.
Wanneer je de melding krijgt dat je gebruikersaccount is geblokkeerd wacht dan eerst 30 minuten. Als het account geblokkeerd blijft neem dan contact op met de praktijkhouder of contactpersoon binnen de praktijk waar je werkt. De praktijk heeft namelijk de optie om het account te deblokkeren óf gebruik de “Wachtwoord vergeten?” optie onderin het inlogscherm wanneer jullie inloggen met tweestapsauthenticatie.
Wanneer je de praktijkhouder bent en er geen andere persoon is binnen de praktijk met de juiste rechten, gebruik dan de “Wachtwoord vergeten?” optie onderin het inlogscherm. Wanneer dat niet lukt neem dan telefonisch contact op met het Service Centrum. We vragen dan om een legitimatiebewijs om er zeker van te zijn dat je de juiste persoon bent.
Stappen voor het deblokkeren van een gebruikersaccount:
- Ga naar [Systeem], [Organisatie], [Gebruikersaccounts].
- Open op de medewerker waar je het account van wil deblokkeren.
- Zet de ‘Status’ naar “Actief” en sla op doormiddel van F5.
Als praktijk moet je voldoen aan de NEN 7510, de norm voor informatiebeveiliging in de zorg. Tweestapsauthenticatie is hier onderdeel van. Je kan in Intramed tweestapsauthenticatie instellen, hoe je dat doet, vind je hier:
- Tweestapsauthenticatie voor praktijkhouders / systeembeheerders
- Tweestapsauthenticatie voor medewerkers
Wanneer je beveiligingscode niet meer werkt controleer dan eerst of de tijd op de mobiel gelijk is met de tijd van de wereldklok. Wanneer je opnieuw niet kan inloggen heb je een nieuwe beveiligingscode nodig. Deze kun je laten genereren door de tweetrapsverificatie te laten deactiveren door de praktijkhouder of contactpersoon binnen de praktijk waar je werkt. Die kunnen daarvoor de onderstaande stappen volgen:
- Ga naar [Systeem], [Organisatie], [Gebruikersaccounts].
- Klik op de medewerker waarbij je de Tweefactorauthenticatie wil deactiveren. (niet dubbelklikken!)
- Klik op “Opties”, Tweefactorauthenticatie deactiveren”, er wordt om bevestiging gevraagd, klik op “Ja”.
- Vervolgens kan de Tweefactorauthenticatie geactiveerd worden via de stappen beschreven in deze handleiding.
Wanneer je een nieuwe beveiligingscode nodig hebt kun je genereren door de tweetrapsverificatie te laten deactiveren door de praktijkhouder of contactpersoon binnen de praktijk waar je werkt. Die kunnen daarvoor de onderstaande stappen volgen:
- Ga naar [Systeem], [Organisatie], [Gebruikersaccounts].
- Klik op de medewerker waarbij je de Tweefactorauthenticatie wil deactiveren. (niet dubbelklikken!)
- Klik op “Opties”, Tweefactorauthenticatie deactiveren”, er wordt om bevestiging gevraagd, klik op “Ja”.
- Vervolgens kan de Tweefactorauthenticatie geactiveerd worden via de stappen beschreven in deze handleiding.
AVG
Ja, zowel voor Intramed als voor Intramed Online hebben wij een verwerkersovereenkomst. Deze kun je terugvinden op onze website en bij onze AVG pagina.
Nee, een verwerkersovereenkomst sluit je met verwerkers. Dit zijn partijen die jij opdracht hebt gegeven om een deel van de gegevensverwerking uit te voeren. Als verwerkingsverantwoordelijke bepaal jij daarbij het doel van deze verwerking. Denk bijvoorbeeld aan de hosting van je praktijkapplicatie (Intramed Online), uitbesteding van je salarisadministratie of het verzenden van nieuwsbrieven. De verwerker mag de persoonsgegevens alleen gebruiken voor dat specifieke doel.
Bij uitwisseling van cliëntgegevens met andere zorgverleners is een dergelijk onderscheid naar opdrachtgever (verwerkingsverantwoordelijke) en uitvoerder (verwerker) doorgaans niet goed te maken. In dat geval is een verwerkersovereenkomst niet van toepassing.
Ja. De AVG verlangt dat je de risico’s van de gegevensverwerking beoordeelt en daarbij passende maatregelen neemt om de persoonsgegevens te beschermen. In dit geval is de vraag hoe risicovol het is om een factuur per e-mail te sturen. Dat hangt mede af van de hoeveelheid en gevoeligheid van de persoonsgegevens die in de factuur zijn opgenomen. Denk bijvoorbeeld aan een BSN of vermelding van een specifieke aandoening. E-mail an sich wordt niet gezien als een veilige methode om bijzondere persoonsgegevens (zoals gegevens over de gezondheid) te delen. Met e-mail worden eenvoudiger fouten gemaakt, bijvoorbeeld verzenden naar het verkeerde e-mailadres. Als het e-mailverkeer beveiligd is, zoals bijvoorbeeld via Zorgmail, zijn de risico’s veel kleiner
Er is in onze AVG-checklist geen onderscheid tussen Intramed en Intramed Online gebruikers. De AVG verwacht in ieder geval dat je met ons een verwerkersovereenkomst sluit en dat je technische maatregelen neemt om de cliëntgegevens te beschermen.
Door gebruik te maken van Intramed Online zijn een aantal technische maatregelen automatisch van toepassing, zoals veilige inlogmethoden, periodieke back-ups en bescherming door firewalls en virusscanners. Dat zijn zaken die je zelf niet meer hoeft te regelen.
Voor meer informatie omtrent de AVG kun je hier kijken.
Intramed biedt verschillende manieren om cliëntgegevens te verbergen: In de agenda kun je de getoonde namen anoniem maken en als je cliënt een vragenlijst invult op je computer, kun je deze in een volledig scherm tonen zodat andere schermen niet zichtbaar zijn voor hem/haar. Alleen na het invullen van een wachtwoord kun je de andere schermen weer bereiken.
Sommige beroepsverenigingen hebben voorbeelddocumenten gemaakt voor hun leden. Vraag bij jouw beroepsvereniging na of zij dergelijke templates beschikbaar stellen.
Ja. Ondanks dat in de AVG of andere relevante wetgeving, zoals de WGBO, niet duidelijk beschreven staat in hoeverre cliëntgegevens mogen worden gedeeld met collega’s, kent de AVG het beginsel van minimale gegevensverwerking. Praktisch komt dat er op neer dat collega’s alleen inzage mogen hebben in cliëntgegevens voor zover dat nodig is voor de uitvoering van hun werkzaamheden. Een administratief medewerker die behandelingen inplant hoeft bijvoorbeeld alleen naam en adresgegevens te zien. Een zorgverlener die de cliënt medebehandelt, of wordt geconsulteerd over een behandeling, heeft inzage nodig in het medisch dossier. Maar een diëtist die een cliënt onder behandeling heeft hoeft niet direct inzage te hebben in het dossier dat een psycholoog voert over dezelfde cliënt.
Daarmee is het aan de zorgverleners zelf om te beslissen in hoeverre collega’s inzage krijgen in cliëntgegevens. Intramed kent al de mogelijkheid om inzage in bepaalde gegevens af te schermen, bijvoorbeeld voor administratief medewerkers. Deze mogelijkheden worden in komende versies van Intramed verder uitgebreid.
Nee. De verwerkersovereenkomst is een bijlage van de totale overeenkomst die bestaat uit de gebruikersovereenkomst, Service Level Agreement en verwerkersovereenkomst. Bij het aangaan van de overeenkomst met Intramed, heb je getekend voor dit geheel. Opnieuw tekenen voor de verwerkersovereenkomst is dan ook niet nodig.
In versie 9.4 van Intramed kun je in de Intramed Help zoeken en vervolgens doorklikken op ‘AVG’. Je krijgt dan uitleg over welke mogelijkheden Intramed momenteel biedt om te voldoen aan verzoeken van patiënten omtrent hun persoonsgegevens. Daarnaast wordt uitgelegd hoe je de bescherming van persoonsgegevens kunt verbeteren in Intramed.
Nee. De verwerking van persoonsgegevens moet gebaseerd zijn op één van de grondslagen die worden genoemd in de AVG. Voor de gezondheidszorg is de voornaamste grondslag dat het verwerken van persoonsgegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van een behandelingsovereenkomst. Daarbij komt dat zorgverleners vanuit een andere wet, de WGBO, verplicht zijn om een medisch dossier bij te houden als er sprake is van een behandelingsovereenkomst.
Je kunt dus stellen dat de zorgverlener persoonsgegevens van de patiënt, waaronder bijzondere persoonsgegevens zoals medische gegevens, mag verwerken op basis van de uitvoering van een behandelingsovereenkomst. Daar is geen specifieke toestemming van de patiënt voor nodig.
Dit geldt echter alleen zolang de gegevens worden verwerkt door de verantwoordelijke of door een (sub)verwerker. Zodra de gegevens worden uitgewisseld met een andere partij, moet de patiënt daar wel uitdrukkelijke toestemming voor geven. Dit doe je door in tabblad ‘3. Bijzonderheden’ van de patiëntkaart de toestemming per partij te registreren.
De regels voor het gebruik van het BSN veranderen niet onder de AVG. In de zorg wordt het BSN met name gebruikt om fouten te voorkomen in het uitwisselen van medische en financiële gegevens, en om declareren bij de zorgverzekeraar eenvoudiger te maken. Het is derhalve toegestaan om het BSN te gebruiken in facturen. Het gebruik van het BSN in brieven aan de patiënt, waaronder afspraakbevestigingen en –herinneringen, is niet toegestaan en in feite ook overbodig.
Boekhouding
Als je je eigen bankgegevens verwerkt, moet je aan het eind van het ene of aan het begin van het volgende jaar een aantal overzichten aan de accountant geven. Aan de hand daarvan bekijkt hij jouw financiële situatie. Hieronder kun je vinden welke rapporten en overzichten dit kunnen zijn, als je wil weten welke overzichten jou accountant nodig heeft neem dan contact met hem op.
Het kan voorkomen dat er een grootboekrekening wordt toegevoegd dat onterecht op balans of verlies/winst staat. In een dergelijk geval komen de bedragen die hierop geboekt zijn verkeerd in de boekhouding terecht.
Een balansrekening is een rekening waar slechts bij of af wordt geboekt, maar wat niet ten laste of ten bate van de omzet wordt geboekt. We kunnen een balansrekening niet wijzigen in een verlies/winst rekening en vice versa.
Een verlies/winst rekening wordt bij het afsluiten van een jaar voor de afgesloten periode op nul gezet en wordt dus zogezegd opgeschoond. Een balansrekening niet. Van een balansrekening wordt slechts het eindsaldo doorgeboekt naar het volgende boekjaar.
Oplossing:
Zolang er nog niet geboekt is op een grootboekrekening is de grootboekrekening nog te wijzigen. Dit kan je doen via [Financieel], [Boekhouding], [Grootboek]. Klik dubbel op de desbetreffende grootboek en pas het veld “balans/VW” aan.
Wanneer er wel al geboekt is op een grootboekrekening is deze niet meer te wijzigen. Dan dient er een nieuwe grootboekrekening aangemaakt te worden met de juiste instelling. Vervolgens moet het bedrag worden overgeboekt van de verkeerde grootboekrekening naar de juiste grootboekrekening.
Om een nieuw grootboek aan te maken kan je gaan naar [Financieel], [Boekhouding], [Grootboek]. Druk op de groene plus om een nieuw grootboek toe te voegen.
– Bij “Rekeningnr.” kan je een rekeningnummer invullen dat nog niet gebruikt wordt.
– Bij “Naam” kan je een naam invullen waar het om gaat.
– Bij “Type rekeningen” hoef je niets in te vullen.
– Bij “Balans/VW” vul je in waar het om gaat, “Balans” of “Verlies/winst”.
– Bij “Geblokkeerd” laat u ‘”Nee” staan.
Bewaar dit met <F5>.
Om na te gaan welk bedrag er op de verkeerde grootboekrekening staat, ga je naar [Rapporten], [Financieel], [Balans en winst-en-verliesrekening] en druk gelijk op “Ok”. Vervolgens kan je om het bedrag over te boeken gaan naar [Financieel], [Boekhouding], [Dagboeken] en kies het dagboek “Memoriaal”. Als rekening vul je uiteraard de verkeerde grootboekrekening in en als tegenrekening vul je de juiste grootboekrekening in, hiermee verplaatst hij eigenlijk de ‘waarde’ van de ene naar de andere rekening.
Wanneer het bedrag is overgeboekt kan de verkeerde grootboekrekening geblokkeerd worden. Dit kunt u aanpassen via [Financieel], [Boekhouding], [Grootboek]. Klik dubbel op de desbetreffende grootboekrekening welke niet meer gebruikt moet worden en zet bij “geblokkeerd” een “Ja”. Bewaar het met <F5>.
Het journaal, die je kan openen via [Rapporten], [Financieel], [Journaal..] laat alle posten zien in de volgorde dat ze zijn ingebracht in de boekhouding.
Het rekeningoverzicht, die je kan openen via [Rapporten], [Financieel], [Rekeningoverzicht] laat alle posten op volgorde van wanneer deze hebben plaatsgevonden in de boekhouding.
Wanneer je een grootboek of een dagboek voor afgeboekte vorderingen wil aanmaken, kan dit in Intramed:
Aanmaken grootboek “Afgeboekte vorderingen”.
Voor het aanmaken van het grootboek “Afgeboekte vorderingen” ga je naar [Financieel], [Boekhouding], [Grootboek]. Hier kies je de groene plus om een nieuwe grootboek aan te maken met onderstaande instellingen en sla op met F5. (Mocht rekeningnummer 4900 al bezet zijn dan mag je ook een ander nummer kiezen, over het algemeen ergens in de 4xxx serie.)
Aanmaken dagboek “Afgeboekte vorderingen” en koppelen aan het grootboek “Afgeboekte vorderingen”.
Voor het aanmaken van het dagboek “Afgeboekte vorderingen” ga je naar [Financieel], [Boekhouding], [Dagboek]. Hier kies je de groene plus om een nieuwe dagboek aan te maken met de onderstaande instellingen. Bij “Rekening” kies je de grootboekrekening dat je zojuist hebt aangemaakt bij de vorige stap, dit hoeft natuurlijk niet 4900 te zijn.
Bij het inbrengen van de betaling via [Financieel], [Betalingen…] komt er een melding “dagboek moet gevuld zijn”, terwijl er wel een dagboek is geselecteerd.
Er is dan bij dit desbetreffende dagboek geen grootboekrekening ingevoerd, door te gaan naar [Financieel], [Boekhouding], [Dagboeken] en vervolgens het dagboek aan te klikken en te kiezen voor het Wijzig-icoontje (potloodje links bovenin) of de sneltoets combinatie <CTRL> + <W>. Vul nu bij “Rekening” een grootboek in en sla het op.
Er zijn twee mogelijke oorzaken voor dit probleem.
1. Als er geen tegenrekening is ingevuld bij één van de mutaties. Vul deze kolom alsnog in, nadat je op “Ok” hebt gedrukt.
2. Als in het dagboek Memoriaal verschillende mutaties zijn ingevoerd waarbij de mutaties met dezelfde datum niet gegroepeerd bij elkaar staan. Zorg ervoor dat deze wel gegroepeerd staan.
Tip: Indien het heel veel regels zijn kun je bij de kolom tegenrekening filteren met <F8> en bij het filter “<1” invullen, dan komt de regel (of regels) eruit en kun je de juiste regenrekening kiezen. Vergeet daarna niet het filter te verwijderen door wederom via <F8> een filter in te stellen, maar de regel vervolgens leeg te halen.
Declareren en crediteren
Je vanuit Intramed declareren met een Z-code, bijvoorbeeld bij nazorg voor oncologie, een beroerte (CVA) en hart- en vaataandoeningen een vergoeding uit de aanvullende verzekeringen. In Intramed kun je dit zelf inregelen door een nieuwe codelijst te maken en deze vervolgens op soortprestatiecodelijst “Bilaterale codes” te zetten, hierna kun je een Z code declareren.
Bekijk onze online help voor de instructie: Achmea Basis Plus Polis instellen en gebruiken
Om nota’s per e-mail te versturen, moet je deze functie eerst inschakelen.
- Ga naar [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens] en schakel vervolgens onder tabblad 2. “Declareren”, de optie “Nota’s per e-mail” in.
- Vervolgens moet je aangeven dat de patiënt toestemming heeft gegeven om de nota per e-mail te ontvangen. Ga naar de patiëntkaart, zorg ervoor dat op tabblad 1. “Algemeen”, het e-mailadres is ingevuld.
- Ga dan naar tabblad 2. “Financieel/Mailing”, en selecteer de optie “Nota’s per e-mail” en zet deze op “Ja”.
Wanneer je bezig bent met het opbouwen van nota’s en deze wilt declareren, worden de nota’s automatisch verzonden naar de patiënten die hun e-mailadres hebben ingevuld en waarbij de optie “Nota’s per e-mail” is ingesteld op ja.
Om patiënten die in Nederland woonachtig zijn en die geen BSN nummer hebben te kunnen declareren, hoeft er bij het BSN nummer niets te worden ingevuld. Er wordt dan automatisch ‘999999999’ ingevuld. Het is echter wel vereist dat er een basispolis staat vermeld op tabblad “2. Polissen/Mailing” van de patiëntkaart die op dat moment geldig is.
Gaat het om een asielzoeker als patiënt? Zorg dan dat je, omdat er bij RMA geen aanvullende verzekering is, de volgende aanpassing doet in je contract(en). Ga naar [Bestand], [Contracten] en zet bij het betreffende contract een “Ja” bij “Overschrijding vergoeding naar verzekeraar” en bij “Eerste N chronisch naar verzekeraar”.
Hierdoor zullen de behandelingen altijd naar de verzekeraar gaan, ook al is deze niet chronisch en is er geen aanvullende verzekering aanwezig.
Wanneer je retourinformatie hebt ontvangen en die aan het verwerken bent kun je wanneer het nodig is deze vanuit het scherm bij de openstaande retourinformatie crediteren, hiervoor hebben we een hiervoor hebben we een handige handleiding in onze online help staan.
Ja, naast dat je kan crediteren vanuit de retourinformatie kun je ook crediteren vanuit het scherm “Inzien declaraties”, hiervoor hebben we een handige handleiding in onze online help.
Ja, het is mogelijk om één regel uit een declaratiebestand te crediteren, hiervoor hebben we een handige handleiding in onze online help.
Via menu ‘Financieel’, ‘Opbouwen verzamelstaat’ geef je aan tot welke einddatum je wilt declareren. De begindatum is altijd 1 januari van hetzelfde jaar als de einddatum.
Vul je bijvoorbeeld 31-10-2023 in, dan worden alle behandelingen van 1-1-2023 t/m 31-10-2023 meegenomen.
Vul je 31-12-2022 in, dan worden alle behandelingen van 1-1-2022 t/m 21-12-2022 meegenomen.
Via menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens] op tabblad “5. Agenda”, kun je de velden “Waarschuwen bij ruimte (zittingen):” en “Waarschuwen bij ruimte (behandelduur):” wijzigen. Typ in, bij hoeveel resterende behandelingen/behandeltijd in een behandelserie er een waarschuwing gegeven moet worden.
Daarvoor moet wel in de behandelserie aangegeven zijn, hoeveel zittingen/minuten vergoed worden of wat het maximale bedrag is. Dat doet je op tabblad ‘1. Behandelserie’ van de behandelserie bij het veld ‘Max aantal vergoed’ of ‘Max bedrag vergoed’.
De tarieven leg je vast in het contract dat je kunt toevoegen via menu [Bestand], [Contracten]. Via de knop ‘Opties’, ‘Tarieven updaten…’ kun je vervolgens de bijbehorende contract tarieven downloaden.
Om de verschillende tarieven van de verzekeraars vast te leggen, moet je per verzekeraar een contract aanmaken in Intramed. Binnen dit contract kan per behandelcode (verrichtingcode) aangegeven worden, welk tarief voor deze verzekeraar van toepassing is.
Ga daarvoor naar [Bestand], [Contracten] en druk op de toetsen ‘Ctrl’ + ‘Ins’ of klik op het icoon 
. Op tabblad ‘Algemeen’ van het contract stel je de algemene gegevens in. Zoals de ‘Verzekeraar’, de ‘Declarant’ oftewel welke medewerker is verantwoordelijk voor de declaratie en zo ook bekend is bij de verzekeraar. In de rubriek ‘Deelnemers en Codelijsten’ voeg je bij dit contract betrokken medewerkers en codelijsten toe.
Meer informatie over het toevoegen van contracten.
Vervolgens kun je de actuele tarieven downloaden via de wizard ‘Update contracttarieven’. Ga daarvoor naar menu [Bestand], [Contract], klik op de knop ‘Opties’, optie ‘Tarieven updaten…’. Kies de peildatum; deze bepaald van welk jaar de tarieven opgehaald moeten worden. Op het volgende tabblad zie je een overzicht van jouw contracten met daarachter ‘Meerdere beschikbaar’ of ‘Geen beschikbaar’:
- ‘Meerdere beschikbaar’: voor deze verzekeraar kun je contract tarieven ophalen voor een aantal pakketten. Aan de rechterkant kunt u uw pakket kiezen
- ‘Geen beschikbaar’: voor deze verzekeraar kun je geen tarieven ophalen voor dat peiljaar.
Tip: als je de vraag krijgt of je contracten met een soortgelijke verzekeraar ook wilt wijzigen (bijvoorbeeld verzekeraars die ook onder VGZ vallen), kies je voor ‘Ja’.
Hoe bepaalt Intramed of het praktijk-of contracttarief gebruikt moet worden? We leggen je het graag uit, aan de hand van 5 stappen: Welk tarief wordt gebruikt?
Via menu [Systeem], [Tabellen], [Codelijsten] zie je alle codelijsten en onderliggende verrichtingcodes. In elke verrichtingscode kun je in de kolom ‘Prijs’ het geldende praktijktarief invullen.
Verrichtingcodes open je via menu [Systeem], [Tabellen], [Codelijsten]. Klik in de bovenste lijst op de betreffende codelijst en dubbelklik vervolgens in de lijst daaronder op de verrichtingscode waarbij je het tarief wilt instellen.
In het scherm ‘Verrichtingcode’ voeg je in de rubriek ‘Prijzen’ een nieuwe regel toe om het (nieuwe) tarief in te stellen. Klik in de lijst en druk op de toetsen ‘Ctrl’ + ‘Ins’ of klik op het icoon om een nieuwe regel toe te voegen. Vul die nieuwe regel in.
Meer informatie over het toevoegen van de praktijktarieven.
Hoe bepaalt Intramed of het praktijk-of contracttarief gebruikt moet worden? We leggen je het graag uit, aan de hand van 5 stappen: Welk tarief wordt gebruikt?
Na het opbouwen van jouw declaraties kun je deze online naar VECOZO versturen via menu [Financieel], [Declaraties], [Online declareren]. Je kunt ook een declaratiebestand opbouwen, wat je later via de website van VECOZO uploadt. Bijvoorbeeld als er geen internet beschikbaar is. Per verzekeraar geef je aan, hoe je de declaratie wilt versturen.
Voor het online versturen van jouw declaraties heb je wel een G4-systeemceritificaat van VECOZO nodig.
Bij een verzekeraar (via menu [Bestand], [Verzekeraars], dubbelklik op de verzekeraar) kun je op tabblad ‘1. Algemeen’ instellen hoe je de declaratie naar deze verzekeraar wilt versturen. Kies bij het veld ‘Declaratiemethode’ voor ‘Online’ of ‘Bestand’. Als je kiest voor ‘Online’, kies je bij het veld ‘Decl. Online dienst’ voor ‘Vecozo’.
Je bouwt jouw declaraties op via menu [Financieel], Declaraties], [Opbouwen verzamelstaat…].
- Als je ‘Online’ declareert, wordt na het opbouwen het scherm ‘Online declareren’ geopend, waarin je de declaraties direct kunt versturen naar VECOZO.
- Als je per ‘Bestand’ declareert, wordt na het opbouwen een bestand aangemaakt. Dit bestand wordt opgeslagen op de locatie die is ingesteld in de systeemgegevens (in het veld ‘Directory voor aangemaakte declaratiebestanden’ op tabblad ‘2. Declaraties’). Het bestand kunt u vervolgens uploaden via de website van VECOZO.
Voor meer informatie over declareren naar verzekeraars verwijzen wij naar onze help
Op tabblad ‘1. Behandelserie’ van de behandelserie, kun je bij het veld ‘Max. aantal vergoed’ of het veld ‘Max bedrag vergoed’ het maximaal aantal vergoed(e) zittingen of bedrag intypen.
Je geeft aan, hoeveel behandelingen naar de verzekeraar gestuurd worden en vanaf wanneer de patiënt zelf gaat betalen. Open de behandelserie, bijvoorbeeld via menu [Bestand], [Behandelserie] en dubbelklik op de betreffende behandelserie. Op tabblad ‘1. Behandelserie’ kun je in het veld ‘Max aantal vergoed’ of ‘Max bedrag vergoed’ het aantal behandelingen of het bedrag dat de patiënt vergoed krijgt, invullen. Intramed controleert of het maximum aantal verstreken is. Zo ja, dan wordt de behandeling als nota gefactureerd.
Je kunt de retourinformatiebestanden openen in Intramed. Vervolgens kun je de bestanden ook direct verwerken (crediteren en gegevens aanpassen).
- Als je de declaraties online verzonden hebt via Intramed, kun je via Intramed de retourinformatie ophalen en verwerken. Dat doe je via menu [Financieel], [Declaraties], [Online declareren] en ga naar tabblad ‘2. Verzonden declaraties’. Via de knop ‘Retourinformatie ophalen’ kun je de retourinformatie downloaden en direct openen. Je kunt ze ook terugvinden op tabblad ‘3. Afgehandelde declaraties’, via de knop ‘Inzien retourinformatie’.
- Als je retourinformatiebestanden hebt gedownload van de website van VECOZO, kun je deze bestanden ook inlezen in Intramed en vervolgens direct verwerken. Ga daarvoor naar menu [Financieel], [Declaraties], [Retourinformatie…] en open vervolgens het betreffende bestand.
Klik hier voor meer informatie over het verwerken van retourinformatiebestanden.
Als je een declaratie hebt gecrediteerd, heeft in sommige gevallen de verzekeraar een creditbestand nodig. Dit bestand wordt automatisch een creditbestand als je iets crediteert (handleiding in onze online help). Het creditbestand wordt geblokkeerd voor verzending. Je kunt het creditbestand vrijgeven, door rechts de optie ‘Te verzenden declaraties’ uit te vinken. Je ziet nu ook alle creditbestanden. Klik op de betreffende regel en klik rechts op de knop ‘Verzending vrijgeven’. Vervolgens kun je het bestand versturen door rechts op de knop ‘Declaraties versturen’ te klikken.
In de behandelserie kun je op tabblad ‘1. Behandelserie’ bij het veld ‘Soort betaler’ aangeven naar wie er gedeclareerd moet worden.
Je kunt de behandelserie openen via menu [Bestand], [Patiënten], dubbelklik op de betreffende patiënt, klik op tabblad ‘4. Behandelepisodes’ en dubbelklik op de betreffende behandelserie. Op tabblad ‘1. behandelserie’ zie je in de rubriek ‘Betaler’ het veld ‘Soort betaler’. Kies naar wie de declaratie verstuurd moet worden.
Als je kiest voor ‘Verzekeraar’, kun je ook instellen wat het ‘Max aantal vergoed’ is (in zittingen) of het ‘Max bedrag vergoed’. Als dit aantal bereikt is, wordt een nota aangemaakt. Deze is geadresseerd aan wie is ingevuld bij het veld ‘Patiënt nota’s naar’.
Dit onderwerp is te uitgebreid om hier kort te bespreken. Wij verwijzen je daarom graag naar de procedure.
Dit kan verschillende oorzaken hebben:
- Er is geen geldige polis aanwezig. Via menu [Bestand], [Patiënten] dubbelklik je op de betreffende patiënt en ga je naar tabblad ‘2. Financieel/Mailing’. Hier kun je controleren of er een geldige polis aanwezig is. Als er geen geldige polis aanwezig is, kun je deze via tabblad ‘1. Algemeen’, knop ‘Opties’, optie ‘Controle op Verzekeringsrecht’ opvragen en in laten vullen. Het is ook mogelijk een polis toe te voegen: druk op de toetsen ‘Ctrl’ + ‘Ins’ of klik op het icoon op tabblad ‘2. Financieel/Mailing’. Vul in het scherm de velden in. Wij raden dit niet aan, omdat je dan niet zeker weet of de gegevens kloppen.
- Bij de verzekeraar is ingesteld dat de declaratie niet rechtstreeks naar de verzekeraar kan worden gedeclareerd, maar naar de patiënt gaat. Bij een verzekeraar kun je op tabblad ‘1. Algemeen’ instellen naar wie er gedeclareerd moet worden. Als er rechtstreeks naar de verzekeraar gedeclareerd moet worden, kies je bij het veld ‘Declaratie naar’ voor ‘Verzekeraar’. Open de verzekeraargegevens via menu [Bestand], [Verzekeraars] en dubbelklik op de verzekeraar
- In de behandelserie is ingesteld dat de declaratie naar de patiënt gaat. Open de patiëntgegevens (menu [Bestand], [Patiënten], dubbelklik op de patiënt) en ga naar tabblad ‘4. Behandelserie’. Open de behandelserie door er op te dubbelklikken. Als er rechtstreeks naar de verzekeraar gedeclareerd moet worden, kies je bij het veld ‘Soort betaler’ voor ‘Verzekeraar’. Je kunt dan ook aangeven wat het ‘Max aantal vergoed’ (zittingen) of het ‘Max bedrag vergoed’ is en naar wie de patiëntnota’s gestuurd moeten worden als het maximum aantal bereikt is.
- De patiëntgegevens zijn niet compleet. Een aantal gegevens zijn noodzakelijk om te kunnen declareren. Je kunt controleren welke gegevens nog niet compleet zijn via menu [Financieel], [Declaraties], [Gegevens controleren en aanvullen]. Aan de rechterkant van het scherm kun je de gegevens direct aanvullen.
In Intramed kun je op tabblad ‘1. Algemeen’ van het contract aangeven, dat declaraties voor de ‘Eerste n chronisch naar verzekeraar’ gestuurd moeten worden.
Sommige verzekeraars willen dat je de eerste 20 behandelingen van een chronische indicatie eerst naar de verzekeraar declareert, ook al is de patiënt niet aanvullend verzekerd. De verzekeraar kan vervolgens de kosten zelf factureren aan de patiënt, of ze keuren de declaratie af, zodat je daarna de behandelingen kunt factureren aan de patiënt.
Via menu [Bestand], [Contracten], dubbelklik op het betreffende contract kun je het contract openen. Vervolgens kun je het veld ‘Eerste n chronisch naar verzekeraar’ zo nodig wijzigen.
Via menu [Financieel], [Declaraties], [Inzien declaraties], klik op de knop ‘Printen’, optie ‘Declaratie overzicht…’ kun je een overzicht printen.
Op tabblad ‘1. Declaraties’ van het scherm kun je filters instellen zodat je het gewenste overzicht krijgt: Typ in het veld ‘Declaratiedatum’ het filter ‘>31-12-2021’ en in het veld ‘Einddatum’ het filter ‘1-1-2021..31-12-2021’.
Alle declaraties die ná 31 december 2021 zijn gedeclareerd die over behandelingen van 2021 gaan, worden getoond.
Via menu [Rapporten], [Financieel], [Nog te declareren…] kun je een overzicht printen van alle behandelingen die nog gedeclareerd kunnen worden.
Je kunt via het rapport ‘Nog te declareren’ zien welke behandelingen, verkopen, abonnementen en declaratietrajecten er nog gedeclareerd kunnen worden.
Je kunt verschillende filters instellen, zodat u het gewenste overzicht krijgt.
Ga naar menu [Financieel], [Declaraties], [Opbouwen verzamelstaat…] en vul de velden in alsof je gaat declareren. Klik vervolgens op de knop ‘Gegevens controleren en aanvullen’, zodat de gegevens gecontroleerd worden.
Via het scherm ‘Gegevens controleren en aanvullen’ kun je gegevens controleren van de te declareren behandelingen. Ga daarvoor naar menu [Financieel], [Declaraties], [Opbouwen verzamelstaat…]. Vul de eerste 3 velden in, alsof je gaat declareren. Klik vervolgens op de knop ‘Gegevens controleren en aanvullen’. Doordat u de 3 velden heeft ingevuld, worden de gegevens automatisch gefilterd; alleen de gegevens die gedeclareerd worden, worden gecontroleerd.
Aan de linkerkant ziet u meldingen van ontbrekende gegevens. Klik op een regel, zodat u aan de rechterkant van het scherm de gegevens kunt aanvullen/wijzigen. Druk op de toets ‘F5’ of klik op het icoon 
om de gegevens te bewaren. Als de gegevens zijn aangevuld, verdwijnt de melding
Op tabblad ‘6. Aanmaningstraject’ van de systeemgegevens dubbelklik je op een termijn en vul je het veld ‘Administratiekosten’ in. Als je een apart aanmaningstraject voor een of meerdere medewerkers heeft, doe je hetzelfde, maar dan op tabblad ‘6. Aanmaningstraject’ van de medewerkergegevens.
In Intramed kun je een aanmaningstraject instellen. Dat kun je doen voor de hele praktijk (in de systeemgegevens), maar daar kun je van afwijken voor een of meer medewerkers (in de medewerkergegevens). Op beide plekken kun je administratiekosten invullen.
Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens], tabblad ‘6. Aanmaningskosten’ of menu [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers], dubbelklik op de betreffende medewerker en ga naar tabblad ‘6. Aanmaningskosten’. Dubbelklik op een regel (termijn) in de tabel. Vul in het scherm ‘Aanmaningstraject’ het veld ‘Administratiekosten’ in. Herhaal dit zo nodig voor de andere regels (termijnen).
In Intramed kun je de retourinformatie inzien en direct verwerken, maar niet printen. Sommige verzekeraars stellen via de website van VECOZO naast het zip-bestand ook een pdf-bestand beschikbaar, wat je wel kunt printen.
Voor meer informatie over het verwerken van de retourinformatie via Intramed, zie de vraag “Hoe moet ik de retourinformatie van de verzekeraar verwerken?”
Op tabblad ‘2. NAW’ van de medewerkergegevens kun je het e-mailadres van de betreffende medewerker intypen.
Bij de medewerker die declareert moet een e-mailadres ingevuld zijn, omdat VECOZO op die manier de mogelijkheid heeft om contact op te nemen met de therapeut als dat nodig is.
Via menu [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers] kun je dubbelklikken op de betreffende medewerker. Ga vervolgens naar tabblad ‘2. NAW’ en typ bij het veld ‘E-mail adres’ het e-mailadres van de therapeut in. Dit mag een persoonlijk adres zijn maar ook het e-mail adres van de praktijk. Herhaal deze stappen zo nodig bij andere medewerkers. Vervolgens kun je de declaraties versturen.
Via menu [Bestand], [Contracten], dubbelklik op het betreffende contract en klik op de knop ‘Opties’, optie ‘Tarieven overnemen…’ kunt je de tarieven van een ander contract overnemen.
Als je al contracten met tarieven hebt ingevoerd, kun je de tarieven overnemen in een ander contract. Ga daarvoor naar menu [Bestand], [Contracten], dubbelklik op het contract waar de tarieven nog niet zijn ingevuld. Ga naar tabblad ‘2. Tarieven’ en klik op de knop ‘Opties’, optie ‘Tarieven overnemen…’. Kies vervolgens uit welk contract u de tarieven wilt overnemen en klik op de knop ‘OK’.
Hoe bepaald Intramed of het praktijk- of contracttarief gebruikt moet worden?
Op tabblad ‘3. Nota instellingen’ van de systeemgegevens kun je nota lay-outs instellen die gelden voor alle medewerkers. Hier kun je per medewerker van afwijken via tabblad ‘4. Declareren’ van de medewerkergegevens. Op tabblad ‘7. Codelijstinstellingen’ van een medewerker kun je ook nog per codelijst een aparte nota lay-out instellen.
Het nota-ontwerp voor nota’s en creditnota’s kun je instellen bij de systeemgegevens. Ga daarvoor naar menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens], tabblad ‘3. Nota instellingen’. De nota lay-outs die je hier instelt gelden voor alle medewerkers. Je kunt een lay-out instellen voor elk type nota.
Ook per medewerker kun je een nota-ontwerp instellen. Ga daarvoor naar menu [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers] en dubbelklik op de betreffende medewerker. Ga naar tabblad ‘5. Declareren’ om een nota lay-out in te stellen.
Je kunt ook nog een aparte nota lay-out instellen voor een specifieke codelijst (bijvoorbeeld een niet-nagekomen afspraak). Dat doet je op tabblad ‘7. Codelijstinstellingen’ van de medewerkergegevens. Druk op de toetsen ‘Ctrl’ + ‘Ins’ of klik op het icoon en vul de velden in.
Een BSN wordt alleen meegestuurd met de declaratie als deze is geverifieerd via VECOZO of de Gemeentelijke basisadministratie. Dat doe je door een Controle Op Verzekeringsrecht (COV) of een BSN-controle uit te voeren. Via de knop ‘Opties’ op tabblad ‘1. Algemeen’ van de patiëntgegevens vindt je deze opties.
Het Burgerservicenummer van een patiënt wordt alleen meegestuurd met de declaratie als de bron vertrouwd is. Dat betekent dat het BSN is geverifieerd door VECOZO of de Gemeentelijke basisadministratie. Op verschillende plekken in Intramed kun je de gegevens controleren:
- Controleren van één patiënt: Via de knop ‘Opties’ op tabblad ‘1. Algemeen’ van de patiëntgegevens (menu [Bestand], [Patiënten] en dubbelklik op de betreffende patiënt). Je vindt hier de opties ‘Controle op Verzekeringsrecht’ en ‘Opvragen/Verifiëren BSN’.
- Controleren van een patiëntenlijst: Via de knop ‘Opties’ in de patiëntenlijst (menu [Bestand], [Patiënten]) vindt je ook de opties ‘Controle op Verzekeringsrecht’ en ‘Opvragen/Verifiëren BSN’. Je kunt dan de gegevens van de gehele (gefilterde) lijst ophalen.
- Controleren over een bepaalde periode: Via de knop “Opties” in de agenda (menu [Bestand], [Agenda]) zijn ook de opties ‘Controle op Verzekeringsrecht’ en ‘Opvragen/Verifiëren BSN’ beschikbaar. Je kunt dan de gegevens van patiënten over een bepaalde periode ophalen.
Voor het uitvoeren van een COV heeft u een G4-systeemcertificaat nodig. Ga naar www.VECOZO.nl voor meer informatie. Voor het uitvoeren van een BSN controle heeft u een UZI-pas of UZI-certificaat nodig.
In het contract vul je de contracttarieven in. Ook vul je daar in of je de contracttarieven voor de patiëntnota’s wilt gebruiken. Je kunt het contract wijzigen via menu ‘Bestand’, ‘Contracten’ en dubbelklik op het betreffende contract.
Het contract in Intramed is leidend voor de tarieven die naar de verzekeraar gedeclareerd worden. Als een medewerker of codelijst in het contract ontbreekt, of als er überhaupt geen contract is toegevoegd voor de betreffende verzekeraar, kan dit er voor zorgen dat er verkeerde tarieven naar de verzekeraar gedeclareerd worden.
Via menu ‘Bestand’, ‘Contracten’ vindt je alle contracten die u in Intramed heeft toegevoegd. Controleer of de contracten correct zijn ingevuld.
Als een contracttarief op een patiëntnota staat, is in het contract waarschijnlijk ingesteld dat de contracttarieven ook op de nota gebruikt moeten worden. Wil je dat niet, dan kunt u het veld ‘Contracttarieven bij patiëntnota’s’ wijzigen op tabblad ‘1. Algemeen’ van het contract.
Als er geen contracttarieven zijn vastgelegd, worden de praktijktarieven uit de verrichtingscodes gebruikt (via menu ‘Systeem’, ‘Tabellen’, ‘Codelijsten’).
Als de behandeling door de patiënt betaald wordt, kun je een baliefactuur meegeven. Deze maak je door in de agenda op de betreffende afspraak te klikken, gevolgd door de knop ‘Opties’, optie ‘Baliefactuur’.
Kies vervolgens of alle behandelingen binnen de behandelserie meegenomen moeten worden. Je kunt ook eventuele verkopen mee laten declareren.
Je hoeft de behandeling niet eerst te boeken; dat gaat automatisch.
In het scherm ‘Behandeling’ kun je aangeven of de patiënt een percentage of een vast bedrag moet betalen als eigen bijdrage.
Per behandeling kun je aangeven wat de eigen bijdrage van de patiënt is. Open daarvoor de behandeling, bijvoorbeeld via menu [Bestand], [Agenda] en dubbelklik op een afspraak. In de rubriek ‘Declaratiegegevens’ zie je het veld ‘Eigen bijdrage obv’. Hier kun je invullen of de patiënt een percentage of vast bedrag moet betalen. In het veld daarachter, ‘Eigen bijdrage’, vul je vervolgens in wat dat percentage of bedrag is. Als je dit hebt aangepast, klik dan op ‘Opbouwen verzamelstaat’ (die geblokkeerd voor verzending dient te worden) en maak een nota aan.
Let op: als je een vervolgbehandeling inplant, zijn de velden ‘Eigen bijdrage obv’ en ‘Eigen bijdrage’ overgenomen uit de laatste behandeling. Wijzig dus zo nodig dit veld voor de volgende behandeling.
Nee, je kunt verzekeraars niet aanmanen. Het enige dat je kunt doen is de verzekeraar bellen om na te vragen wat de status is van uw declaratie.
Als een patiënt of behandeling niet mee komt in de declaratie, kan dat meerdere oorzaken hebben. Het is afhankelijk van het type declaratie waar het om gaat: naar de verzekeraar (verzamelstaat), naar de patiënt (opbouwen nota) of naar een instelling.
Voordat je gaat declareren raden we aan om een invoercontrole te doen. Deze start je via menu [Financieel], [Declaraties], [Gegevens controleren en aanvullen]. Klik hier voor meer informatie.
Worden er geen fouten meer gevonden in de gegevenscontrole en de patiënt wordt nog steeds niet gedeclareerd kun je de volgende gegevens controleren.
- Is de behandeling in de agenda al geboekt?
- Is de soort betaler in de behandelserie juist?
Ga naar menu [Bestand], [Patiënten] en dubbelklik op de patiënt die gedeclareerd moet worden maar niet mee komt. Ga naar tabblad “4. Behandelepisodes” en dubbelklik op de behandelserie van de behandeling die gedeclareerd moet te worden. Controleer in het scherm “Behandelserie” of bij “Soort betaler:” de juiste betaler ingevuld is.
Bij declareren naar verzekeraar of D-pay:
- Staat de verzekeraar ingesteld op “declareren naar verzekeraar”?
Ga naar menu [Bestand], [Verzekeraars] en dubbelklik op de verzekeraar van de patiënt die gedeclareerd moet worden maar niet mee komt. Controleer of bij “Declaratie naar:”, “Verzekeraar:” ingevuld is. - Is er een juiste polis aanwezig bij de patiënt?
Alleen D-Pay
- Is er over de patiënt een nieuwe COV uitgevoerd?
Voor D-pay is het altijd van belang dat vóór het declareren een COV wordt uitgevoerd. - Kloppen alle instellingen van D-Pay?
Mocht een van bovenstaande oplossingen niet werken, kun je altijd contact opnemen met ons Service Centrum.
Als er een verkeerd tarief gedeclareerd is naar de verzekeraar, kan dat meerdere oorzaken hebben. Zo kan er geen contract aanwezig zijn of het contract mist noodzakelijke gegevens (zoals codelijsten, deelnemers, verzekeraars of tarieven).
Om deze gegevens te controleren, verwijzen wij je naar de volgende online help onderwerpen
Je hebt een G3-systeemcertificaat van VECOZO nodig, dat geschikt is voor online declareren. Voor meer informatie over certificaten adviseren wij je contact op te nemen met VECOZO.
Foutmeldingen
Wanneer je deze melding krijgt kan het geval zijn dat de rechten niet goed ingeladen zijn bij het opstarten van Intramed, je kan het oplossen door naar [Bestand], [Einde] te gaan en Intramed opnieuw op te starten.
Als je de melding blijft houden neem dan contact op met de praktijkhouder of contactpersoon binnen de praktijk, wanneer je dit zelf bent neem dan contact op met ons Service Centrum.
Op tabblad “4. Behandelepisodes” van de patiëntgegevens kan het filter “Alleen openstaande behandelepisodes tonen” aangevinkt zijn. Na het uitvinken hiervan zijn ook de afgesloten behandelepisodes weer zichtbaar.
Er zullen nooit zomaar gegevens uit Intramed verdwijnen.
Als je deze melding krijgt bij het opstarten van Intramed, staat er een vragenlijst klaar om te versturen maar bij een van de patiënten is geen (geldig) e-mailadres ingevoerd.
Waarschijnlijk is het e-mailadres verwijderd nadat de vragenlijst al was klaargezet.
De vragenlijst is terug te vinden via de lijst met aangeboden vragenlijsten: menu [Bestand], [Aangeboden vragenlijsten]. Klik in de kolom “Status”, druk op “F8” (filteren) en kies bij “Filter:” voor “Ingepland”, “OK”. Klik in de kolomtitel van “Aanbieddatum”, zodat de lijst wordt gesorteerd op datum.
De vragenlijsten met de oudste datum veroorzaken het probleem. Bij die patiënten is het namelijk niet gelukt de vragenlijsten aan te bieden. Klik op de regel en klik op “Open patiëntkaart”. Typ het e-mailadres van de patiënt in zodat de vragenlijst wel verstuurd kan worden. Zodra je de patiënt bewaard met een geldig e-mailadres zullen alle vragenlijsten weer verstuurd worden tot en met vandaag.
Deze fout ontstaat als de webserver geen verbinding meer heeft met de Intramed database. Deze foutmelding kan meerdere oorzaken hebben. Deze oorzaken worden geregistreerd op de webserver.
Om de log te bekijken ga je op de webserver naar de GUI van de webservices (standaard installatie: C:\Program Files (x86)\Intramed webservices\bin). Ga binnen de GUI naar “Logging” en klik op “open loglocatie”; de Windows verkenner wordt geopend. Open de log.txt en scrol in dit bestand helemaal naar beneden. Hier zal een regel aanwezig zijn met een beschrijving van het probleem.
Bijvoorbeeld: “SessieId: 251EAEF97B4977D42C79727D592A5C52E51271F1 – DatabaseId: “XXXX” – “E-mail kan niet verstuurd worden: er is geen e-mail adres in de praktijkgegevens ingevuld.”
Mocht je zelf geen toegang hebben tot de database server neem dat contact op met je systeembeheerder.
Als je met Intramed OnLine werkt neem dan contact op met ons Service Centrum op 0182-621 121 of helpdesk@intramed.nl
Om een controle op verzekeringsrecht (COV) uit te kunnen voeren is het noodzakelijk om een geldig VECOZO systeemcertificaat te hebben. Dit certificaat moet aanwezig zijn binnen de internetopties van de computer waar je op werkt.
Om te controleren of je certificaat aanwezig is ga je in Intramed naar menu [Systeem], [Configuratie], [Internetopties]. Ga naar het tabblad “Inhoud” en klik op “Certificaten”. Op het tabblad “Persoonlijk” moet het VECOZO servercertificaat aanwezig zijn. Dit certificaat herken je aan de naam (de naam bevat allemaal cijfers) en in de kolom “Verleend door” staat “VECOZO – G3”. Als hier wel een certificaat staat wat verleend is door VECOZO maar je eigen, of een collega’s naam bevat, is dit een persoonlijk certificaat van VECOZO. Dit certificaat werkt alleen op de website van VECOZO en kan Intramed niet gebruiken en geeft bij een COV-controle de melding “Forbidden 403”.
Als er wel een servercertificaat aanwezig is, kan het zo zijn dat VECOZO deze heeft ingetrokken.
Het kan ook zo zijn dat het certificaat verlopen is. Controleer daarvoor de kolom “Verloopdatum”; als deze datum al verstreken is zal de COV-controle niet meer werken.
Als er wel een servercer
Neem contact op met VECOZO om bovenstaande problemen op te lossen.
Deze melding komt veelal voor bij netwerkadministraties. In de meeste gevallen lost het resetten van Pervasive/Actian op de hoofdcomputer en op de client het probleem op.
Ga op de computer waar de Btrieve melding voorkomt naar het startmenu van Windows en zoek naar “Services”. Open de Services door er op te klikken. Zoek naar “Pervasive/Actian PSQL Workgroup Engine”. Klik met de rechtermuisknop op de regel en kies voor “Opnieuw starten”. Als het opnieuw opstarten gelukt is sluit je het scherm “Services”. Start nu Intramed opnieuw en probeer in te loggen. Krijg je bij het inloggen nog steeds de Btrieve melding, herhaal dan bovenstaande actie ook op de hoofdcomputer.
Let op: Zorg ervoor dat niemand meer in Intramed werkt voordat je de actie uitvoert op de hoofdcomputer!
Start nu Intramed op de client opnieuw op en probeer weer in te loggen. Mocht de Btrieve melding dan nog verschijnen neem dan contact op met de systeembeheerder. Wij raden aan dat de systeembeheerder de gebruikersrechten controleert van de (Intramed)netwerk-map.
Om Intramed te kunnen gebruiken is het noodzakelijk om het softwareprogramma Pervasive geïnstalleerd te hebben. Of dat bij jou ook geregeld is, kun je controleren in het configuratiescherm van Windows.
Je kunt het configuratiescherm vinden door in het startmenu van Windows te zoeken naar “configuratiescherm”.
In het configuratiescherm klik je op “programma’s en onderdelen”; er wordt een lijst getoond met alle programma’s die geïnstalleerd zijn.
Controleer of je Pervasive (tot versie 11) of Actian (vanaf versie 12) in de lijst ziet staan.
Staat Pervasive of Actian niet in de lijst, start dan de installatie-CD van Intramed en installeer Pervasive / Actian of stuur een e-mail naar onze helpdesk voor een link om de Pervasive software te kunnen downloaden.
Mocht Pervasive al geïnstalleerd zijn, herstart dan jouw computer en probeer, nadat het systeem weer opgestart is, opnieuw in te loggen in Intramed.
Let op: als het een client-installatie van Pervasive/Actian betreft, dan moet dit de 32-bits versie zijn. De 64-bits versie wordt niet ondersteund door Intramed!
Het kan zijn dat een gebruikersaccount tijdelijk geblokkeerd is, bijvoorbeeld doordat er te vaak een verkeerd wachtwoord ingevoerd is bij het inloggen.
Raadpleeg in dat geval altijd eerst een medewerker die in de administratie alle rechten heeft (vaak de praktijkhouder of systeembeheerder). Deze medewerker heeft de mogelijkheid om het account weer actief te maken. Is deze medewerker niet in de buurt kun je ook een half uur wachten. De standaard blokkeertijd is namelijk een half uur, daarna wordt het account weer gedeblokkeerd. Het kan zijn dat de praktijkhouder of systeembeheerder deze blokkeertijd heeft aangepast.
De gebruikersaccounts zijn te vinden via menu [Systeem], [Organisatie], [Gebruikersaccounts]. Dubbelklik op het account van de geblokkeerde medewerker om de gegevens in te zien. In dit scherm “gebruikersaccount” wijzig je het veld “Status” in “actief”.
Via “Opties” kan het wachtwoord eventueel ook opnieuw ingesteld worden. Je typt dan eerst je eigen wachtwoord in en daarna 2 keer het nieuwe wachtwoord van de medewerker in.
Als er geen andere medewerkers met volledige rechten beschikbaar zijn, dan moet de praktijkeigenaar contact opnemen met ons Service Centrum. Zij kunnen dan het geblokkeerde account weer vrijgeven.
Let op: deze actie kan pas uitgevoerd worden als de praktijkeigenaar hiervoor toestemming geeft en zich middels een ID-bewijs identificeert!
Als je UZI-Pas niet meer werkt, controleer dan als eerste of de kaartlezer met UZI-pas aangesloten is op de computer. Controleer daarna via de Safesign software (Token administratie) of de status van de UZI-pas “operationeel” is.
Je kunt de Safesign software vinden door in het startmenu van Windows te zoeken naar “Token Administratie”.
Als de status van de UZI-pas anders is dan “operationeel”, verwijder de pas dan uit de kaartlezer en steek deze er opnieuw in. Controleer of de status veranderd in “operationeel”. Voordat je de UZI-pas met de nieuwe status “operationeel” in Intramed kunt gebruiken, moet je Intramed opnieuw opstarten.
Mocht de status niet veranderen, neem dan contact op met de helpdesk van UZI-register.
Als de conversie niet lukt naar een nieuwere versie van Intramed, dan zal Intramed de gedane acties terugdraaien en kun je de conversie opnieuw proberen.
Mocht de conversie niet lukken omdat je een foutmelding krijgt, dan raden we aan contact op te nemen met ons Service Centrum.
Intramed Lokaal
Voor een lokale installatie van Intramed kun je de laatste versie van het programma vinden op onze website. Er is ook een extra programma nodig voor de correcte werking van Intramed genaamd Actian, om dit programma te verkrijgen kun je het beste contact opnemen met ons.
Let er op dat je zelf verantwoordelijk bent voor het updaten van de versie. We brengen ongeveer elke 6-8 weken een nieuwe Intramed versie uit. Wil je niet omkijken naar het updaten van de software, dan is Intramed Compleet wellicht iets voor jou. Wij updaten dan Intramed voor je: meer informatie.
Het is mogelijk om binnen Intramed te werken in 1 administratie, met 2 computers. Hiervoor moet een hoofdcomputer aangewezen worden waar de database op bewaard wordt.
Op deze hoofdcomputer moet vervolgens de data map gedeeld worden (standaard is dit “C:\Intramed\Data”), zodat andere computers deze map kunnen benaderen.
Klik met de rechtermuisknop op de map “Data”, “Eigenschappen”. Ga naar het tabblad “Delen” en klik op “Geavanceerd delen…”. Vink de optie “Deze map delen” aan.
Typ zo nodig een duidelijke netwerknaam in (deze naam is zichtbaar voor de andere computers die connectie maken met de hoofdcomputer) en klik op “Machtigingen”. Geef de gebruiker “Iedereen” of “Everyone” alle rechten. Sluit de schermen tot je terug ben op het tabblad “Delen”. Hier zie je nu staan dat de map gedeeld is. Nu de map “Data” gedeeld is, kan er door iedereen in het netwerk een connectie worden gemaakt.
Nadat dit ingesteld is, kan er op de andere computers een nieuwe administratie aangemaakt worden, waarbij je bij het veld “Directory:” de “Data” map instelt. Gebruik de instructies als leidraad.
Zodra er een nieuwe server ingericht wordt, moet op de nieuwe server Pervasive Server editie geïnstalleerd worden. Als je van een andere server afkomt, moet je daar eerst de licentie van Pervasive deactiveren voordat je de licentie op de nieuwe server activeert.
Als je dat niet doet, wordt de licentie geblokkeerd en moet je contact opnemen met ons Service Centrum of de leverancier van de licentie om deze te deblokkeren.
Zodra Pervasive actief is, kan de data map van de oude server gekopieerd worden naar de nieuwe server. Als de data is overgezet naar de nieuwe server en je hebt de Intramed data map gedeeld (zodat deze via het netwerk te bereiken is), moeten de clients nog aangepast worden. Deze clients kijken namelijk nog naar de oude server en moeten aangepast worden naar de nieuwe locatie.
Let op: laat de volgende stappen door een systeembeheerder uitvoeren!
Open op de client computers Windows Start, “Uitvoeren”, typ “regedit” in en druk op “Enter”. Het register wordt geopend. Ga naar: HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Wow6432Node\Convenient\Intramed\Databases\Standaard administratie
Dubbelklik op “Location” en vul het pad in naar de data map die je geplaatst hebt op de nieuwe server. Zodra deze actie is uitgevoerd kunnen de clients direct werken binnen Intramed in de data van de nieuwe server.
Om een back-up te maken van de Intramed database (een zogenaamde “Veiligheidskopie”), ga je in Intramed naar menu [Systeem], [Kopiëren], [Veiligheidskopie maken…].
In het scherm kies je via “Bladeren” de locatie waar je de veiligheidskopie wil bewaren en klik op “Start”.
Als je ooit een veiligheidskopie wil terugzetten, dan doe je dat via menu [Systeem], [Kopiëren], [Veiligheidskopie terugzetten…]. In het scherm kies je via “Bladeren” de veiligheidskopie die je wil terugzetten en klik op “Start”.
Intramed Mobiel
Wanneer je de melding “Wachtwoord voor externe toegang onjuist” krijgt bij het opstarten van Intramed Mobiel, is het wachtwoord voor Externe toegang waarschijnlijk niet (juist) ingesteld. Dit is wel noodzakelijk voor het gebruik van Intramed Mobiel. Het wachtwoord voor de externe toegang stel je op de volgende manier in de systeemgegevens van Intramed:
1. Ga daarvoor naar menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens] en ga naar tabblad “10. Externe toegang”.
2. Controleer of het veld “Wachtwoord externe toegang:” ingevuld is. Is dat niet zo, dan vind je het wachtwoord in de bijlage II onder “Webservices gegevens” per database onder “Wachtwoord”.
Maak je gebruik van een andere hostingpartij? bijvoorbeeld Comvio, kun je bij hen het wachtwoord opvragen.
3. Bewaar de gegevens doormiddel van”F5″.
De gebruikersnaam en wachtwoord van Intramed, dus NIET je online inloggegevens. Je hoeft maar één keer in te loggen.
Ja. Het inloggen en kijken via Intramed mobiel telt niet als een extra gebruiker, je kunt dus dubbel ingelogd zijn zonder dat dit effect heeft op het aantal gebruikers dat in Intramed mag inloggen.
Nee, iedereen die hier gebruik van wil maken kan Intramed mobiel op zijn of haar mobiele device zetten. Wie dat niet wil of mag hoeft dat niet te doen.
Ja, omdat je online contact maakt met je eigen webservices via een eigen url hoef je eigenlijk alleen maar een browser op je mobiele device te hebben. Daardoor werkt het dus in principe op ieder apparaat met een werkende internetverbinding en een browser.
Nee. Intramed mobiel is een mobiele webservice. Een van de grootste voordelen is dat Intramed mobiel nu universeel te gebruiken is, en in principe door ieder apparaat met een werkende internetverbinding en een browser gebruikt kan worden. En wanneer je een snelkoppeling op je scherm maakt, zal je als gebruiker het verschil tussen een App en een mobiele service niet merken.
Intramed Online
Je krijgt deze melding omdat de update service voor Intramed niet actief is op je computer, er zijn drie opties om te proberen we adviseren om optie voor optie uit te voeren.
Optie 1
Herstart te computer, vaak zal de servies dan automatisch herstarten.
Optie 2:
Herstart de services via taakbeheer, taakbeheer kun je starten via de toetsen Ctrl + Shift + Esc. Ga hierna naar het tabblad “Services” en zoek naar “IntramedUpdateService”. Start de services weer door rechtermuisknop en vervolgens voor de optie “Starten”. Wanneer je niet genoeg rechten hebt hiervoor, vraag dan je eigen systeembeheerder om hulp.
Optie 3:
Wanneer beide opties geen oplossing is kun je kiezen om de cliënt van Intramed te verwijderen, dit kun je doen doormiddel van deze handleiding van Microsoft of aan je eigen systeembeheerder te vragen. Zodra je dat gedaan hebt kun je de online omgeving opnieuw installeren, de link om die cliënt te installeren kun je de terug vinden in je “Mijn Intramed” onder het kopje “Intramed Online installeren (Windows omgeving)”. Wanneer je geen toegang hebt tot Mijn Intramed kun je de link aan je praktijkhouder vragen.
Met de verhuizing naar de nieuwe server kun je veilig inloggen met alle browsers zonder tussenkomst van een extensie als “IE Tab” in Google Chrome of de “IE-modus” in Microsoft Edge. Wanneer je toch gebruik maakt van deze extensie kun je hier hinder van ondervinden, we adviseren daarom om de extensie te verwijderen.
Google Chrome
- Start Google Chrome op en klik op het puzzelstukje in de browserbalk.
- Zoek naar “IE Tab”, kies vervolgens voor de 3 stipjes onder elkaar en kies voor “Verwijderen uit Chrome”.
- Vervolgens krijg je een melding met de vraag of je “IE Tab” wil verwijderen? Bevestig dit door vervolgens op “Verwijderen” te klikken.
- De extensie is nu verwijderd.
Microsoft Edge
- Open de Microsoft Edge browser, klik op de drie puntjes in de rechterbovenhoek om het Microsoft Edge menu te openen. Klik op “Instellingen” in het menu.
- Klik links in het menu op “Standaardbrowser”.
- Selecteer vervolgens onder “Internet Explorer-compatibiliteit”, kies bij de optie ‘Toestaan dat sites opnieuw worden geladen in de Internet Explorer-modus (IE-mode)’ voor “Niet toestaan”.
- Klik daarna op Opnieuw opstarten.
De foutmelding “Er is iets fout gegaan tijdens de update. De nieuwe cliënt is niet geïnstalleerd” kun je krijgen als je langere tijd niet hebt ingelogd op Intramed en daardoor meerdere updates van Intramed Online hebt overgeslagen en daarom de nieuwste update niet kan ophalen en installeren. Je kan de foutmelding verhelpen door eerst de oude cliënt van Intramed te verwijderen, dit kun je doen doormiddel van deze handleiding van Microsoft of aan je eigen ICT beheerder te vragen.
Wanneer je dat gedaan hebt kun je de online omgeving opnieuw installeren, de link om die cliënt te installeren kun je de terug vinden in je “Mijn Intramed” onder het kopje “Intramed Online installeren (Windows omgeving)”. Wanneer je geen toegang hebt tot Mijn Intramed kun je de link aan je praktijkhouder vragen.
De foutmelding “Server Certificate not accepted” kun je krijgen als je langere tijd niet hebt ingelogd op Intramed en daardoor meerdere updates van Intramed Online hebt overgeslagen. Je kan de foutmelding verhelpen door eerst de oude cliënt van Intramed te verwijderen, dit kun je doen doormiddel van deze handleiding van Microsoft of aan je eigen ICT beheerder te vragen.
Wanneer je dat gedaan hebt kun je de online omgeving opnieuw installeren, de link om die cliënt te installeren kun je de terug vinden in je “Mijn Intramed” onder het kopje “Intramed Online installeren (Windows omgeving)”. Wanneer je hier geen toegang toe hebt tot Mijn Intramed kun je de link aan je praktijkhouder vragen.
Wanneer je de foutmelding “Kan dit installatiepakket niet openen” krijgt mag je het installatiebestand niet direct vanuit de Downloadmap installeren. Wij adviseren in dat geval om het installatie bestand op het bureaublad van je computer te plaatsen en het dan nogmaals te proberen.
Als je een nieuwe computer gaat aanschaffen is het uiteraard belangrijk om te kijken aan welke eisen deze moet voldoen om optimaal met Intramed en de online omgeving te kunnen werken.
We hebben daarom een overzicht aan welke (minimale) systeemeisen je computer of systeem dient te voldoen.
Je kan de online omgeving van Intramed niet gebruiken in combinatie met FysioRoadMap. Wanneer je met Intramed én FysioRoadMap werkt kun je gebruiken maken van de “oude” online omgeving, je kan deze handleiding volgen om die te installeren.
Wanneer je de Windows online omgeving niet kan downloaden en een “Server error” krijgt, dit kan verschillende redenen hebben. Neem dan contact op met ons Service Centrum, dan kunnen we meekijken met je waarom je de nieuwe omgeving niet kan downloaden.
Gebruik je Intramed Online op een Mac-Os? Dan dien je na een update de “Workspace” te vernieuwen. Om dit te doen ga je naar de instellingen (Het rondje met 3 puntjes) of het tandwieltje, vervolgens kies je voor “Refresh All Workspaces”. Hierna zal de nieuwe versie opgehaald worden en kun gebruik maken van de nieuwste versie van Intramed.
Wanneer dit niet lukt, dan kun je de workspace verwijderen en opnieuw toevoegen aan de Remote Desktop.
Op dit moment is de (nieuwe) online omgeving is alleen beschikbaar op Windows computers, wanneer je een Mac hebt kun je gebruiken maken van de “oude” online omgeving. De handleiding om die te installeren kun je hier downloaden. Voor de RPD omgeving heb je een Intramed Online account nodig, deze gegevens kun je verkrijgen via de praktijkhouder die deze kan terug vinden in de Bijlage II. Wanneer deze accounts nog niet binnen de praktijk aanwezig zijn kunnen deze via dit formulier worden aangevraagd.
Voor het installeren van Intramed Online op de Windows computer is er een apart installatiebestand nodig. Je kunt het installatiebestand terug vinden in je “Mijn Intramed” onder het kopje “Intramed Online installeren (Windows omgeving)” of wanneer je hier geen toegang hebt tot Mijn Intramed kun je het installatiebestand aan je praktijkhouder vragen. In deze handleiding zie je stap voor stap uitleg over de installatie voor de nieuwe online omgeving.
Wanneer er een nieuw IP adres is binnen de praktijk of op een thuiswerkplek. Je kan het IPv4 adres vinden via bijvoorbeeld deze website en daarna via het formulier wijziging of nieuw IP-adres doorgeven aan Intramed Online.
Belangrijk is dat je het IPv4 adres aan ons doorgeeft. Uit veiligheidsoverwegingen alleen vaste IP adressen toe, wanneer je internetaansluiting geen vast IP-adres heeft, dan kan je dit aan je internetprovider vragen.
Dit probleem kan verschillende oorzaken hebben afhankelijk van het type Intramed OnLine account dat je hebt. Als je een dynamisch account hebt, kan het zijn dat de VPN (programma genaamd Sophos) niet aan staat. Zie je rechts onderin een “stoplicht” icoontje? Is de status rood? Dan moet je nog verbinding maken (via rechtermuisklik op het icoon en klik op “Verbinden”). Staat het op oranje en je ziet geen inlog scherm of de status is groen en de website laadt nog steeds niet, dan moet de VPN afgesloten worden en opnieuw worden opgestart. Afsluiten doe je via rechtermuisklik op het icoon, “Afsluiten”. Zodra de VPN Sophos is afgesloten kan je deze weer starten door in het startmenu van Windows te zoeken naar “Sophos”.
Heb je een basis account, dan kan het zijn dat je IP-adres is veranderd waardoor je niet meer op onze website kan komen. In dit geval kan je hier je nieuwe ip-adres doorgeven. Intramed OnLine zal dan het IP-adres op werkdagen binnen 24 uur toevoegen. Om te controleren wat jouw IP-adres en provider is ga je naar: www.watismijnip.nl.
De installatiestappen van het VPN programma van Intramed OnLine zijn afhankelijk van het type apparaat dat je gebruikt. Voor elk type is een handleiding beschikbaar die je vindt via: https://intramed.nl/downloads/?filter=&search=intramed+online.
Je vindt handleidingen voor het installeren en gebruiken van Intramed OnLine voor Windows, MAC (OSX), Android, iPad en iPhone.
De installatiehandleidingen voor Intramed Online kunt u hier vinden.
Het kunnen maken van een VPN-verbinding kan verschillende oorzaken hebben. Hieronder kun je deze vinden en hoe je deze kunt oplossen.
Oorzaak 1: Een andere gebruiker heeft al een VPN-verbinding met hetzelfde account.
Dit kan je herkennen doordat de VPN-software telkens kort verbonden is en dat daarna de verbinding wordt verbroken. Op een Windows machine kan je dat zien doordat het stoplichtje continue van groen naar oranje-rood naar groen springt.
Je kan dit oplossen door op de andere computer / telefoon / tablet de VPN-verbinding te verbreken of je maakt via een ander account een VPN-verbinding,
Oorzaak 2: De computer is in slaapstand gezet terwijl er een VPN-verbinding actief was.
Als de computer in slaapstand wordt gezet, terwijl er nog een verbinding actief was, dan kan de VPN-software daar in sommige gevallen niet goed mee omgaan waardoor het herstellen van de verbinding of een nieuwe verbinding maken niet meer lukt. Dit kun je oplossen door de VPN-software af te sluiten en opnieuw op te starten, of de hele pc opnieuw op te starten.
TIP: Probeer zoveel mogelijk de VPN-verbindingen te sluiten als je de computer in slaapstand zet.
Oorzaak 3: De installatie van de VPN-software is corrupt of niet meer compatibel met het besturingssysteem.
Het kan gebeuren dat door een update van het besturingssysteem (Windows, OSX) de VPN-software niet goed meer werkt. De enige oplossing hiervoor is de huidige VPN-software te verwijderen en weer opnieuw te installeren.
De handleidingen voor het installeren van Intramed OnLine kunt u hier terugvinden.
Hieronder volgt de beknopte instructie. Voor een uitgebreidere handleiding kun je kijken bij onze handleidingen
Windows-PC:
- Ga naar https://dynamisch.intramedonline.nl
- Log in met het account dat je wilt toevoegen aan de VPN-software
- Klik linksbovenin op “Externe toegang” of “Remote Access”
- Kies hier voor de 1e “Downloaden” knop om de extra configuratie te downloaden.
- Voer het installatieprogramma uit wat gedownload is, als deze is voltooid kan je ook met dit account een VPN-verbinding maken. (Het kan zijn dat een herstart van de PC nodig is)
MAC:
- Ga naar https://dynamisch.intramedonline.nl
- Log in met het account dat je wilt toevoegen aan de VPN-software
- Klik linksbovenin op “Externe toegang” of “Remote Access”
- Kies voor de 3e “Downloaden”-knop om de extra configuratie te downloaden.
- Als het bestand is gedownload kun je deze dubbelklikken om te importeren in Tunnelblick.
Android telefoon/tablet:
- Ga naar https://dynamisch.intramedonline.nl
- Log in met het account dat je wilt toevoegen aan de VPN-software
- Klik linksbovenin op “Externe toegang” of “Remote Access”
- Kies voor de onderste “Installeren”-knop om de extra configuratie te openen met OpenVPNConnect
- Klik in OpenVPNConnect rechtsboven op “Import”
- Klik op de map waarin het profiel is bewaard.
- Klik vervolgens onderin het scherm op “Select”.
- Er wordt getoond wat er geïmporteerd gaat worden. Klik rechtsboven op “Importeren” om de configuratie te importeren.
Ipad / Iphone:
- Ga naar https://dynamisch.intramedonline.nl
- Log in met het account dat je wilt toevoegen aan de VPN-software
- Klik linksbovenin op “Externe toegang” of “Remote Access”
- Kies voor de onderste “Installeren”-knop om de extra configuratie te openen met OpenVPNConnect
- Klik op het groene plusje achter het nieuwe profiel (dynamisch.intramedonline.nl/…).
- Typ je gebruikersnaam (bijvoorbeeld jjansen@intramed.nl) en wachtwoord in.
- Activeer de “Connection” en kies “Yes” bij de bevestigingsvraag.
Dit probleem kan verschillende oorzaken hebben afhankelijk van het type Intramed OnLine account dat je hebt.
Als je een dynamisch account hebt, kan het zijn dat de VPN ((OpenVPN of Tunnelblick) niet aan staat. In het geval van een dynamisch account moet deze aan staan, voordat de icoontjes zichtbaar zijn. Als het niet lukt om een VPN-verbinding te maken kijk dan onder de vraag “Mijn VPN software (Sophos, Tunnelblick, OpenVPN) kan geen verbinding maken.”
Heb je een basis account, dan kan het zijn dat je IP-adres is veranderd waardoor je niet meer op onze website kan komen. In dit geval kan je hier je nieuwe ip-adres doorgeven. Intramed OnLine zal dan het IP-adres op werkdagen binnen 24 uur toevoegen. Om te controleren wat jouw IP-adres en provider is ga je naar: www.watismijnip.nl.
Mailen vanuit Intramed
Je kunt een afspraakbevestiging instellen in Intramed. Met deze optie ontvangen patiënten een e-mail met alle details over hun afspraak. Dit helpt om misverstanden te voorkomen en vermindert het aantal no-shows.
- Om een afspraakbevestiging in te stellen, ga je naar [Systeem], [Organisatie], [Emailinstellingen], en selecteer tabblad 2. “Per soort e-mail”.
- Klik aan de linkerkant op “Afspraakbevestiging” en selecteer aan de rechterkant het ontwerp “Afspraakbevestiging” door op het pijltje te klikken bij het ontwerp.
- Als je het ontwerp wilt aanpassen, klik dan eerst op het pijltje bij het ontwerp en vervolgens op de knop linksboven “Wijzig”. Hier kun je de tekst naar wens aanpassen.
- Ditzelfde kun je ook doen voor de “Eerste afspraakbevestiging”. Dit bericht kan hetzelfde zijn als de normale afspraakbevestiging, of je kunt er extra informatie in kwijt voor nieuwe patiënten.
- Zorg ervoor dat de patiënt een e-mail ontvangt door op tabblad 1 van de patiëntkaart, onder het e-mailadres, de optie “Afspraakbevestiging via e-mail” aan te vinken.
Het is slim om je eigen mailserver in te stellen in Intramed als je online werkt via onze server, omdat dit ervoor zorgt dat bij het verzenden van e-mails jouw naam als afzender wordt weergegeven. Op die manier herkennen patiënten de afzender gemakkelijk.
Om je mailserver in te stellen, volg je deze stappen:
- Ga naar [systeem], [organisatie], [e-mailinstellingen]
- Vul de benodigde gegevens in bij de SMTP-server. Zodra je de servernaam hebt ingevuld, verschijnen er meer opties.
- Vul de gegevens in van je eigen mailserver. Deze informatie kun je opvragen bij je hostingpartij waar je website wordt gehost, of bij je systeembeheerder als je die hebt.
- Sla de ingevoerde gegevens op door op F5 te drukken, of door te klikken op het rode kruisje en daarna op “Ja” te klikken bij het opslaan.
- Open opnieuw de e-mailinstellingen en test de gegevens door op de knop “Verstuur test-mail” te klikken. Op deze manier kun je controleren of de mail succesvol wordt afgeleverd of dat je een foutmelding krijgt. Als er een foutmelding optreedt, controleer dan de ingevoerde gegevens.
- Het is belangrijk dat je de SPF record aanpast bij jouw eigen hostingpartij waar je website op draait zodat je Intramed toestemming geeft om via jouw mail server e-mails te mogen versturen, als je deze stap overslaat zal het niet (goed) gaan werken en kan het zijn dat e-mails niet afgeleverd zullen gaan worden.
Contact je hostingpartij om de volgende SPF record toe te laten voegen:
v=spf1 mx a include:spf.intramedonline.nl ~all
Als je gebruik maakt van Zorgmail kan je dit instellen in Intramed, waardoor alle documenten of verslagen beveiligd verstuurd worden via Zorgmail.
- Ga naar [Systeem], [Organisatie], [Online diensten]. Klik op de groene + links bovenin het scherm en selecteer “Zorgmail”. Je hoeft geen gebruikersnaam en toegangscode in te voeren, omdat de gebruikersnaam en het wachtwoord van de medewerkerspostbussen worden gebruikt voor het versturen van ZorgMail-berichten. Na het aanmaken van de online dienst, sluit Intramed en start het opnieuw op.
- Na het opnieuw opstarten, ga naar [Systeem], [Organisatie], [E-mailinstellingen]. Op tabblad 1. “Algemeen” selecteer je bij Overig – Veilig verzenden via: “Zorgmail Secure e-mail”.
- Ga naar [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers]. Dubbelklik op de eigenaar van de Zorgmail-box. Let op: Alleen de eigenaar van een postbus en medewerkers in de groep “Praktijkhouder / Eigenaar” kunnen nieuwe postbussen opslaan en bestaande postbussen aanpassen.
- Op tabblad 2. Overig/Postbussen, ga naar “Postbussen”. Klik op de groene + links bovenin het scherm en voer de Eigenaar, Omschrijving, Gebruikersnaam en toegangscode in. Selecteer de nieuwe Zorgmail-dienst die je bij stap 1 hebt aangemaakt.
- Klik op de groene + links bovenin het scherm en voer de Eigenaar, Omschrijving, Gebruikersnaam en toegangscode in. Selecteer bij Dienst, de nieuwe Zorgmail dienst die je bij stap 1 aangemaakt hebt.
- Selecteer de gemachtigde medewerkers die gebruik mogen maken van deze Zorgmail-dienst door ze van links naar rechts te verplaatsen. Klik op de knop om de medewerker naar de rechter lijst “Gemachtigde medewerkers voor deze postbus:” te verschuiven.
- Vink zo nodig bij elke gemachtigde “Versturen” en “Verwijderen” aan.
Om nota’s per e-mail te versturen, moet je deze functie eerst inschakelen.
- Ga naar [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens] en schakel vervolgens onder tabblad 2. “Declareren”, de optie “Nota’s per e-mail” in.
- Vervolgens moet je aangeven dat de patiënt toestemming heeft gegeven om de nota per e-mail te ontvangen. Ga naar de patiëntkaart, zorg ervoor dat op tabblad 1. “Algemeen”, het e-mailadres is ingevuld.
- Ga dan naar tabblad 2. “Financieel/Mailing”, en selecteer de optie “Nota’s per e-mail” en zet deze op “Ja”.
Wanneer je bezig bent met het opbouwen van nota’s en deze wilt declareren, worden de nota’s automatisch verzonden naar de patiënten die hun e-mailadres hebben ingevuld en waarbij de optie “Nota’s per e-mail” is ingesteld op ja.
Je kan een mailing op verschillende manieren doen in Intramed, hieronder vind je links naar onze online help met betrekking tot het versturen van een mailing:
Mailing vanuit de patientenlijst.
Mailing vanuit de agenda.
Mailing vanuit de artsenlijst.
Wil je liever alle e-mail adressen exporteren naar een csv-bestand, dan kan je in Intramed hier een exportontwerp voor aanmaken en invoeren. Lees hiervoor de volgende 2 instructies:
Exportontwerp toevoegen
Export maken van e-mail adressen
Of bekijk het tips & tricks-filmpje wat we hierover hebben gemaakt.
Wanneer de e-mail beveiligd wordt verstuurd via ZorgMail, kan het zijn dat de link onbruikbaar wordt door de omgekeerde vraagtekens (¿). Dit is omdat de URL word beveiligd, daarom komen er rare tekens in de URL en is deze niet werkend.
Om dit op te lossen ga je naar [Systeem], [Organisatie], [E-mailinstellingen] en klik op tabblad “2. Per soort e-mail”. Klik op de regel van het ontwerp en zet het vinkje uit bij “Veilig verzenden via ZorgMail Secure e-mail”. De vragenlijsten bevatten geen NAW gegevens, dus hoeven niet beveiligd verstuurd te worden.
Mijn Intramed
Bij de eerste keer aanmelden op www.mijnintramed.nl moet je nog een wachtwoord instellen. Dat doe je via de knop ”wachtwoord aanvragen/wijzigen’. Je ontvangt dan een nieuwe e-mail met een link waarmee je je wachtwoord kunt instellen en de 2FA kunt activeren.
Als beheerder heb je een overzicht van gebruikers binnen de praktijk. Daar kun je zo nodig de 2e verificatie resetten per gebruiker.
- Daarvoor ga je in Mijn Intramed naar ‘Mijn praktijk’.
- Klik onderaan op ‘Overzicht gebruikers Mijn Intramed’.
- Klik bij de gebruiker waarbij de 2e verificatie opnieuw ingesteld moet worden op ‘Reset verificatie’.
- Als de gebruiker de volgende keer inlogt, moet de QR-code gescand worden via een authenticator app.
Wanneer je de enige beheerder bent, stuur dan een mail naar helpdesk@intramed.nl om je 2e verificatie opnieuw in te stellen.
Mijn Intramed is een portaal waar je 7 dagen per week, 24 uur per dag terecht kan om zaken van administratieve aard (aantal zorgverleners, facturen, extra services activeren) te regelen, maar je kan ook melding aanmaken voor het Service Centrum.
Wanneer je een melding aanmaakt voor het Service Centrum maakt hoef je ook niet meer in een eventuele wachtrij te staan. Als je graag iemand persoonlijk spreekt, kun je er ook belafspraken plannen.
Ja dit kan zeker! Als beheerder heb je een overzicht van gebruikers binnen de praktijk. Daar kun je zo nodig een nieuwe gebruiker toevoegen;
- Daarvoor ga je in Mijn Intramed naar ‘Mijn praktijk’.
- Klik onderaan op ‘Overzicht gebruikers Mijn Intramed’.
- Klik bij op de button ‘Voeg extra gebruiker toe’.
- Vul vervolgens de gegevens in voor de gebruiker en kies een rol voor de gebruiker.
- De gebruiker kan nu met zijn e-mailadres Mijn Intramed activeren en gebruik gaan maken van Mijn Intramed.
Nieuw jaar
Aan het einde van het kalenderjaar en begin van een nieuwe jaar dien je een aantal administratieve zaken te regelen. Cliënten kunnen bijvoorbeeld in die periode wisselen van verzekeraar, of een verzekeraar kan een nieuwe Uzovi-code krijgen.
Hier vind je de aandachtspunten bij de jaarovergang.
Overstappen
Wanneer je stopt met het gebruik van Intramed Online, krijg je van ons een bestand met de data van jouw praktijk. Wanneer je dit bestand van onze FTP-server hebt afgehaald kun je dit bestand gaan uitpakken en gaan plaatsen in de map “Data” in Intramed op je computer.
Zodra je het bestand op je computer hebt geplaatst kun je deze gaan openen, klik met je rechtermuisknop op de map en kies voor 7-zip en bestanden uitpakken.
Nadat alle data is uitgepakt, selecteer je alle regels, rechtermuis knop en kies “Kopiëren”.
Voor extra veiligheid van jouw data, raden wij aan deze ook te kopiëren naar een USB stick. Vervolgens ga je naar Windows (C:) map. Hier kies je voor de map “Intramed” en dan voor “Data”. Zorg dat je alle regels in deze map verwijderd.
Als alle data regels uit deze map zijn, klik je op de rechtermuis knop en kiest voor “Plakken”.
Als alle gekopieerde regels in de juiste map staan, kun je Intramed Lokaal gaan opstarten die je eerder hebt geïnstalleerd. Log vervolgens in met de bij jou bekende gebruikersnaam en wachtwoord.
Als je wil overstappen naar Intramed kun je het beste eerst contact opnemen met onze afdeling “Verkoop”. Zij leggen het proces van overstappen uit en kunnen de mogelijkheid bieden om 3 maanden gebruik te maken van het proefpakket van Intramed. De afdeling Verkoop is telefonisch bereikbaar via 0182 621 191.
Als daadwerkelijk een besluit is genomen om over te stappen, kunnen we in sommige gevallen een conversie uitvoeren (afhankelijk van de software die je nu gebruikt).
Het is altijd mogelijk om de NAW-gegevens van de patiënten, artsen en medewerkers over te zetten naar Intramed. Bij sommige programma’s kunnen wij meer converteren. Neem hiervoor contact op met ons Service Centrum wat betreft de conversie mogelijkheden van jouw softwarepakket.
Patientportaal
Om het Intramed patiëntportaal op je website te kunnen plaatsen, moet je een zogenaamd iframe (laten) plaatsen. Hiermee wordt het patiëntportaal onderdeel van je eigen site. Daarvoor moet je een aantal stappen doorlopen. Lees hiervoor ons uitgebreide stappenplan
Als een verstuurde vragenlijst, verwijderd, ingetrokken of gewijzigd is dan werkt de code die de patiënt toegestuurd krijgt niet meer en krijg je een Nonce foutmelding te zien. Ook bij een reeds ingevulde vragenlijst kun je deze melding krijgen omdat de opgevraagde lijst niet meer bestaat.
Je kan dit oplossen door een nieuwe link naar de patiënt te versturen door de vragenlijst opnieuw aan te bieden.
Rapporten & Exports
Als je je eigen bankgegevens verwerkt, moet je aan het eind van het ene of aan het begin van het volgende jaar een aantal overzichten aan de accountant geven. Aan de hand daarvan bekijkt hij jouw financiële situatie. Hieronder kun je vinden welke rapporten en overzichten dit kunnen zijn, als je wil weten welke overzichten jou accountant nodig heeft neem dan contact met hem op.
Voordat je denkt aan herinneren of zelfs aanmanen, check je eerst welke declaraties nog open staan, in Intramed is hier snel een overzicht van te krijgen.
- Ga naar menu [Financieel], [Declaraties], [Inzien declaraties]; het scherm “Declaraties” wordt geopend.
- Klik op de knop “Printen”.
- Klik op de optie “Declaratie overzicht…”; het scherm “Declaratie overzicht” wordt geopend.
- Stel het filter “Openstaand bedrag” in, gebruik hiervoor het filter >0,00
- Klik op de knop “OK”; het rapport “Declaratie overzicht” wordt geopend.
- Als u bij de rubriek “Uitvoer” heeft gekozen voor “Scherm”, dan kunt u zo nodig onderin het rapportscherm op het icoon
klikken om het rapport alsnog op papier te printen of op het icoon 
om het rapport als PDF te bewaren. - Sluit het scherm (“ESC” of
).
Hier worden de behandelingen aan toegekend waar geen verzekeraar voor kon worden gevonden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan behandelingen die ten laste komen van de aanvullende verzekering, maar de patiënt is niet aanvullend verzekerd.
Er zijn drie oorzaken waardoor deze rapporten niet dezelfde cijfers tonen. En eigenlijk ook niet met elkaar vergeleken kunnen worden.
- Moment van omzet.
De maand waar de omzet aan wordt toegekend verschilt per rapport. Het rapport “Omzet per maand” kent de omzet toe aan de maand waarin de behandelingen gedeclareerd worden. Het rapport “Uitgevoerde behandelingen per maand” kent de omzet toe aan de maand waarin de behandeling heeft plaatsgevonden. Een behandeling die in januari wordt uitgevoerd, maar in februari wordt gedeclareerd, verschijnt dus bij “Omzet per maand” in de maand februari en bij “Uitgevoerde behandelingen per maand” in januari. - Onderwerpen van omzet
Het rapport “Uitgevoerde behandelingen per maand”, kijkt, zoals de naam al aangeeft, alleen naar de omzet van behandelingen. In Intramed kan je echter ook omzet genereren uit andere zaken:- Abonnement.
- Artikelverkoop.
- Hulpmiddelen.
- Zorgproducten
Deze omzetcijfers zie je dus niet terug in het rapport “Uitgevoerde behandelingen per maand”. In het rapport “Omzet per maand” worden alle omzetten meegerekend in de cijfers. Je kan in dit rapport wel filteren op het type omzet indien gewenst.
- BTW
Het rapport “Uitgevoerde behandelingen per maand” toont de bedragen inclusief BTW, het rapport “Omzet per maand” toont de bedragen exclusief BTW.
Via menu ‘Rapporten’, ‘Exports’, ‘Alle exportontwerpen’ kun je verschillende exports uit Intramed maken. Dit zijn voorgedefinieerde exports. Je hebt ook de mogelijkheid om eigen exportontwerpen te maken.
In Intramed zijn een aantal voorgedefinieerde exportontwerpen beschikbaar. De volgende gegevens kun je exporteren:
- Artsen
- Verzekeraars
- Patiënten/Behandelingen
- Behandelepisodes
- Boekhouding
- Instellingen
- Medewerkers
- Notities/Handelingen
- Onderhanden werk
- Declaraties/Declaratieregels
Deze exports kun je uitvoeren via menu ‘Rapporten’, ‘Exports’, ‘Alle exportontwerpen…’. Klik op de export die je wilt uitvoeren. Kies het exportontwerp, klik op de knop ‘Uitvoeren’ en stel eventueel filters in. Klik tot slot op de knop ‘Exporteren’.
TIP: De exportontwerpen kun je aanpassen en u kunt eigen exportontwerpen maken. Dit doet u via menu ‘Systeem’, ‘Ontwerpen’, ‘Exports’. Klik op het ontwerp dat je wilt wijzigen en klik op het icoon ‘Wijzig’. Klik op het icoon ‘Toevoegen’ om een nieuw exportontwerp toe te voegen.
TIP: Via de knop ‘Opties’ in de patiëntenlijst en de agenda heb je ook een aantal mogelijkheden om gegevens te exporteren.
VECOZO & UZI
Je krijgt deze melding omdat er geen online diensten zijn gekoppeld aan het certificaat wat in Intramed geimporteerd is, je kan dit op de volgende manier oplossen:
- Ga naar [Systeem], [Organisatie], [Certificaatbeheer].
- Selecteer vervolgens het systeemcertificaat op de computer en klik op “Openen”.
- Dubbelklik op je (net toegevoegde) certificaat.
- Ga in de lijst ‘Online diensten:’ naar een nieuwe regel. Klik op in de kolom ‘Nr’.
- Selecteer de juiste diensten;
Voor een de VECOZO zijn de volgende diensten nodig “COV via VECOZO” en “Declareren via VECOZO” of “VECOZO”.
Voor een UZI certificaat is dit “Sociale berichtenvoorziening voor UZI”. - Herhaal stap 7 en 8 voor alle diensten waar je je certificaat voor nodig hebt.
- Bewaar de gegevens en sluit alle schermen.
Staat er helemaal nog geen geldig systeemcertificaat in het certificaatbeheer? Voeg dan je VECOZO certificaat toe in de Online omgeving voor Windows
Mac
Heb je een Apple Computer? Bekijk dan de website van VECOZO en kijk onder “Mijn certificaat staat geïnstalleerd op een Apple Computer” voor de instructies.
Windows
Hoe je een back-up maakt van je systeemcertificaat is afhankelijk van de internetbrowser waarin je werkt. In dit voorbeeld laten wij het zien via Google Chrome, om te beginnen is het belangrijk dat je het certificaat opzoekt, dit kun je doen via ‘Instellingen’ en ‘Certificaten beheren’.
De volgende stap is het certificaat te exporteren, zodat je het kunt importeren in Intramed.
- Klik op ‘Instellingen’ en ‘Certificaten beheren’.
- Selecteer het juiste certificaat.
In de kolom “Verleend door” zie je, wat VECOZO-certificaten zijn en aan de verloopdatum daarachter welke de geldige is.
Een systeemcertificaat herken je aan het lange nummer, een persoonlijke certificaat heeft je eigen naam erbij. - Klik op ‘Exporteren’.
Klik op Volgende. - Kies voor ‘Persoonlijke sleutel exporteren’.
Klik op Volgende. - Vink ook ‘Alle uitgebreide eigenschappen’ aan.
Klik op Volgende. - Typ een wachtwoord in. Dat mag je zelf verzinnen.
Klik op Volgende. - Kies, waar in jouw computer je het certificaat wilt opslaan.
Het is gemakkelijk om het certificaat op de C:/-schijf te bewaren. Maak hiervoor wel een speciale map aan. Zo kun je je certificaten snel en gemakkelijk vinden.
Maak een herkenbare bestandsnaam met bijvoorbeeld van wie het certificaat is, wat voor certificaat het is en de verloopdatum; bijvoorbeeld:
Klik op Volgende. - Je ziet een samenvatting van wat ingesteld was.
Klik op ‘Voltooien’ en sluit alle schermen.
Voor meer informatie kun je terecht op de website van VECOZO.
Je kunt het systeemcertificaat van VECOZO op de onderstaande manier importeren in Intramed, belangrijk is dat voor je onderstaande stappen gaat volgen je eerst een back-up maakt van je systeemcertificaat.
- Ga naar [Systeem], [Organisatie], [Certificaatbeheer].
- Selecteer vervolgens de optie [Opties], [Importeren]. Selecteer vervolgens het systeemcertificaat op de computer en klik op “Openen”.
- Vul vervolgens het bijbehorende wachtwoord in en klik op “OK”.
- Dubbelklik op het zojuist toegevoegde certificaat, laat aan de linkerkant het certificaat op “Openbaar” staan en vul geen AGB-code in.
- Vul vervolgens aan de rechterkant bij tabblad (1. Online diensten) de juiste diensten in;
Voor een VECOZO certificaat zijn ““COV via VECOZO” en “Declareren via VECOZO” of “VECOZO”. - Het certificaat is nu geïmporteerd en ingesteld.
Werk je naast de Windows omgeving ook met de RPD/Mac omgeving? Voeg dan ook hier je systeemcertificaat toe.
Wanneer je geen COV controle kan doen of niet Online kan declareren is waarschijnlijk het certificaat nog niet geïmporteerd of de juiste diensten zijn nog niet geselecteerd. Je kan dit op de volgende manier oplossen:
- Ga naar [Systeem], [Organisatie], [Certificaatbeheer].
- Selecteer vervolgens de optie [Opties], [Importeren]. Selecteer vervolgens het systeemcertificaat op de computer en klik op “Openen”.
- Vul vervolgens het bijbehorende wachtwoord in en klik op “OK”.
- Dubbelklik op het zojuist toegevoegde certificaat, laat aan de linkerkant het certificaat op “Openbaar” staan en vul geen AGB-code in.
- Vul vervolgens aan de rechterkant bij tabblad (1. Online diensten) de juiste diensten in;
Voor een VECOZO certificaat zijn ““COV via VECOZO” en “Declareren via VECOZO” of “VECOZO”. - Het certificaat is nu geïmporteerd en ingesteld.
Werk je met Online RPD omgeving? Voeg dan ook hier je systeemcertificaat toe;
Hoe importeer ik mijn VECOZO certificaat in de Online omgeving RDP/Mac?
Je kunt het systeemcertificaat van VECOZO op de volgende manier importeren in de Online omgeving voor RDP/Mac, belangrijk is dat voor je onderstaande stappen gaat volgen je eerst een back-up maakt van je systeemcertificaat.
-
- Log in bij Intramed Online via members.intramedonline.nl.
- Klik op ‘Vecozo Certificaat Plaatsen’.
- Er start een ‘RemoteApp’ programma. Klik op ‘Verbinden’.
- Dat programma gaat aan de slag.
Daarbij wordt om het juiste certificaat gevraagd. - Zoek de juiste map op je computer (bijvoorbeeld “Certificaten”) en selecteer het certificaat.
- Klik op Openen.
- Vul het wachtwoord in dat je hebt verzonnen tijdens het exporteren.
- Nu kun je in Intramed de COV uitvoeren! Maar ook bij het online declareren gebruik je dit certificaat.
- Sluit de schermen.
Werk je naast de RDP omgeving ook met de Windows omgeving? Voeg dan ook hier je systeemcertificaat toe;
Hoe importeer ik mijn VECOZO certificaat in de Online omgeving voor Windows?
Je kunt het systeemcertificaat van UZI op de volgende manier importeren in Intramed:
- Ga naar [Systeem], [Organisatie], [Certificaatbeheer].
- Selecteer vervolgens de optie [Opties], [Importeren]. Selecteer vervolgens het systeemcertificaat op de computer en klik op “Openen”.
- Vul vervolgens het bijbehorende wachtwoord in en klik op “OK”.
- Dubbelklik op het zojuist toegevoegde certificaat.
- Laat aan de linkerkant het certificaat op “Openbaar” staan en vul geen AGB-code in.
- Vul vervolgens aan de rechterkant bij tabblad (1. Online diensten) de juiste diensten in;
Voor een UZI certificaat is dit “Sociale berichtenvoorziening voor UZI”. - Het certificaat is nu geïmporteerd en ingesteld.
Als je een nieuw certificaat hebt aangevraagd via VECOZO, volg dan de instructies voor het installeren van het certificaat. Zodra je dit gedaan hebt kun je vervolgens in Intramed het nieuwe certificaat kiezen, dit kun je doen via menu [Systeem], [Onderhoud], [Opgeslagen certificaatkeuze wissen]. Hiermee wis je de keuze en krijg je bij het uitvoeren opnieuw de vraag welk certificaat je wilt gebruiken. In Intramed dient er dan nog gekozen te worden voor het certificaat als je de COV uitvoert of online declaraties verzend of retourinformatie ophaalt.
Komt het certificaat als bestand vanaf een andere computer? Dan moet deze geïmporteerd worden via de internetopties, het is ook mogelijk om te dubbelklikken op het bestand en de installatie stappen vanuit Windows te volgen.
Verslaglegging
Op tabblad ‘4. Behandelspisodes’ van de patiëntgegevens worden alle behandelepisodes bewaard. In een behandelepisode kun je op tabblad 1 uw verslaglegging doen.
Als je een behandeling toevoegt via de wizard ‘Plannen van een afspraak’ (via de agenda, of via menu ‘Bestand’, ‘Afspraak inplannen’) en je vinkt de optie ‘Het betreft een nieuwe klacht’ aan, wordt automatisch een nieuwe behandelserie en een nieuwe behandelepisode toegevoegd.
Je kunt ook een behandelepisode toevoegen via tabblad ‘4. Behandelepisodes’. Vervolgens kies je een verslagleggingsrichtlijn en codelijst en kun je beginnen met de verslaglegging.
Ja. Bij de meeste velden is het icoon 
beschikbaar. Hiermee kun je standaard teksten kiezen die Intramed heeft toegevoegd en/of je kunt je eigen standaardteksten toevoegen.
Op tabblad ‘1. Verslaglegging’ van de behandelepisode heb je bij vrijwel elk veld de beschikking over het icoon . Het icoon verschijnt vóór het veld als je erin klikt.
Om een getypte tekst op te slaan om later opnieuw te kunnen gebruiken, typ je de tekst in het betreffende veld. Vervolgens selecteer je (het gedeelte) wat u wilt bewaren als standaardtekst. Klik op het icoon en kies voor de optie ‘Geselecteerde tekst toevoegen als eigen tekst’. De volgende keer dat u op klikt, kunt u de bewaarde tekst aanklikken en wordt deze ingevuld in het veld. Dit levert een hoop tijdwinst op!
En: deze standaard teksten kunnen jou en jouw collega’s steeds kiezen als deze verslagleggingsrichtlijn bij patiënten wordt gebruikt.
Dat kan. In de richtlijninstellingen kun je bij elk veld aangeven of het verplicht of niet-verplicht is om in te vullen.
Open tabblad ‘1. Verslaglegging’ in de behandelepisode. Via de knop ‘Opties’, ‘Richtlijninstellingen’ kun je bij elk veld instellen of het verplicht of niet-verplicht is om in te vullen. Klik daarvoor aan de linkerkant op het veld waarbij je de instelling wilt wijzigen. Kies vervolgens aan de rechterkant bij het veld ‘Verplicht’ de gewenste optie.
In verslagleggingsrichtlijnen van Intramed zijn al een aantal verplichte velden voor jou ingesteld. Dit zijn de velden die je minimaal moet invullen volgens de beroepsgroep. We raden het daarom af om de verplichte velden aan te passen naar niet-verplicht.
In de meeste gevallen is dat mogelijk. Als je de nieuwe verslagleggingsrichtlijn heeft geïmporteerd, krijgt je in de behandelepisode de melding dat de verslaglegging geconverteerd kan worden.
Via de Intramed website kun je de verslagleggingsrichtlijnen downloaden. Via menu ‘Systeem’, ‘Verslagleggingsrichtlijnen’, ‘Opties’ en ‘Richtlijn importeren’ kun je die vervolgens importeren. In behandelepisodes waarin je een oude versie van de verslagleggingsrichtlijn hebt gebruikt, krijg je de melding dat er een nieuwe verslagleggingsrichtlijn beschikbaar is en dat je de verslaglegging kunt converteren. Klik op de knop ‘Converteren’ om conversie uit te voeren. Je raakt bij deze conversie natuurlijk geen gegevens kwijt.
Deze melding krijgt je overigens alleen als de behandelepisode nog niet is afgesloten.
In sommige gevallen is de nieuwe verslagleggingsrichtlijn zo verschillend van de vorige verslagleggingsrichtlijn, dat het niet mogelijk is om de verslaglegging te converteren. Daarvan krijg je dan een melding.
Boven de navigatieboom in de verslaglegging heb je de beschikking over 3 iconen: 
waarmee je respectievelijk een formulier, vragenlijst en testverslag kunt toevoegen.
Op tabblad ‘1. Verslaglegging’ van de behandelepisode staan linksboven een aantal iconen boven de navigatieboom. Klik op het icoon ‘Formulier toevoegen’, 
‘Vragenlijst toevoegen’ of 
‘Testverslag toevoegen’. In het scherm ‘Selecteren Formulierdefinitie’ dat geopend wordt, kunt je het betreffende formulier/meetinstrument toevoegen.
TIP: onderin beeld ziet je het veld “Zoek op formuliernaam:”. Door (een gedeelte van) de naam van het formulier/meetinstrument in te typen, vindt je snel wat je wilt vinden.
TIP: de mogelijkheid om meetinstrumenten toe te voegen, vindt je ook onder de knop “Opties”.
Op tabblad ‘2. Behandelserie’ in een behandelepisode kun je via ‘Opties’, ‘Koppel behandelserie’ de behandelserie aan de behandelepisode koppelen.
Als de behandelserie niet is aangemaakt binnen de behandelepisode, of niet gekoppeld is, kan de behandelserie achteraf gekoppeld worden. Open daarvoor tabblad ‘2. Behandelserie’ van de betreffende behandelepisode. Klik op de knop ‘Opties’, optie ‘Koppel behandelserie’. Klik in het scherm ‘Selecteren behandelserie’ op de behandelserie en klik op de knop ‘OK’.
Als er al behandelingen op de gekoppelde behandelserie staan, worden niet automatisch de sessiejournaals toegevoegd in de verslaglegging. Als je met terugwerkende kracht de sessiejournaals wilt toevoegen, kun je dat per behandeling doen. Open daarvoor de behandeling (bijvoorbeeld via de agenda). Ga naar tabblad ‘2. Verslaglegging’ en klik op het icoon . Klik vervolgens op het formulier ‘Behandeling’ gevolgd door ‘OK’. Herhaal deze stappen zo nodig bij andere behandelingen.
TIP: Als je een behandeling toevoegt via de wizard ‘Plannen van een afspraak’ (via de agenda, of via menu [Bestand], [Afspraak inplannen]) en je vinkt de optie ‘Het betreft een nieuwe klacht’ aan, wordt automatisch een nieuwe behandelserie en een nieuwe – gekoppelde – behandelepisode toegevoegd.
Je kunt een tussenevaluatie toevoegen via het icoon ‘Tussenevaluatie inplannen’ (figuur 1) boven de behandelplantabel, of via het icoon ‘Formulier toevoegen’ in de behandeling (figuur 2).
Een tussenevaluatie kan op twee verschillende manieren toegevoegd worden.
- Open tabblad ‘1. Verslaglegging’ van de behandelepisode. Op het formulier ‘Behandelplan’ of een sessiejournaal is de behandelplantabel beschikbaar. Als je op de regel in de behandelplantabel klikt (mag ook in een ander sessiejournaal), is het icoon ‘Tussenevaluatie’ beschikbaar. Klik daarop om het formulier toe te voegen.
- Open de betreffende behandeling (bijvoorbeeld via de agenda) en klik op tabblad ‘2. Verslaglegging’. Klik op het icoon ‘Formulier toevoegen’ en klik op ‘Tussenevaluatie’ gevolgd door ‘OK’. In de navigatieboom is het formulier ‘Tussenevaluatie’ toegevoegd met de datum van de betreffende behandeling.
ZorgPrestatieModel (ZPM)
Nee, voor een behandelserie van het Zorgprestatiemodel is het noodzakelijk dat er geen vervolgserie wordt aangemaakt, omdat aan een behandelserie het zorgtrajectnummer is gekoppeld die je de volledige behandeling moet blijven gebruiken. Daarom kan je de einddatum van de behandelserie blijven aanpassen naar maximaal 365 dagen na de laatste behandeling.
Het is in Intramed mogelijk om een export bestand gaan maken en exporteren voor de Zorgvraagtypering-aanlevering naar de NZa. Belangrijk is dat je hiervoor verbinding maakt met de NZa doormiddel van een API-Key, die kun je in Intramed instellen doormiddel van de handleiding, Locatiecode NZa toevoegen of wijzigen.
Wanneer je een API-key gaat aanmaken vraagt de NZa om een EPD-leverancier, Intramed staat hieronder als haar moederbedrijf “Convenient”, uiteraard adviseren wij om eerst de volledige stappen te hebben doorlopen in de handleiding van de NZa voor je een export bestand aanmaakt en verstuurd via Intramed.
Zodra je dit hebt gedaan kun je de aanlevering gaan maken en exporteren, via welke stappen je dit kan doen lees je in onze online help; Exportbestand NZa aanmaken.
Ga naar de patiëntgegevens, tabblad ‘3. Bijzonderheden’.
Vink het vak voor ‘Maakt gebruik van privacyverklaring GGZ’ aan, als de patiënt de diagnose niet wil laten exporteren.
Als de patiënt bezwaar heeft, laat dan de patiënt de privacyverklaring ‘Bezwaar Zorgvraagtyperings-gegevens’ invullen en afgeven aan de behandelaar.
De HONOS+ kan in een behandelserie op tabblad ‘3c. Zorgvraagtype’ in Intramed worden ingevuld, bewaard én zo nodig gewijzigd. Controleer wel, of je met de laatste versie van Intramed werkt.’
Dat klopt, dit bestaat niet meer bij het ZPM model. Voor meer informatie contacteer NZa.
ZPM kan via Infomedics wel gedeclareerd worden, via D-Pay nog niet.
Dit klopt – dit wordt niet gebruikt.
Je hebt wel het veld ‘ConversatieID’, dat wordt gebruikt bij ZPM. Dit is ook op de website van Vecozo terug te vinden, door op een declaratieregel te dubbelklikken.
Je kunt de kolom ‘ConversatieID’ in Intramed toevoegen. Klik in het scherm ‘Online declareren’ met de rechtermuisknop in een kolomtitel.
Klik dan op ‘Indeling’.
In de lijst met ‘Beschikbare velden’ selecteer je ‘ConversatieId’ met het de ‘>’ knop (2) verplaats je het veld naar de kolom met ‘Getoonde velden’. Klik vervolgens op ‘OK’. Nu staat de kolom ‘ConversatieId’ in het scherm
Het invullen van het basis GGZ-profiel in de behandelserie bepaalt of het basis GGZ of specialistische GGZ is.
Dat klopt. Er is nog geen duidelijkheid over of er een alternatief voor omzetplafonds in de ZPM-structuur komt.
Je kunt deze als verrichtingscode zelf toevoegen aan de codelijst. De code hiervoor is OV0007 (overleg kort) of OV0008 (overleg lang). De volledige lijst van prestatiecodes kun je vinden bij de downloads van ZPM.
Nee. Je maakt alleen een codelijst aan voor verschil in setting en/of beroep. Op tabblad c van de behandelserie geef je middels het basis GGZ-profiel aan dat het basis GGZ betreft.
Dit kan gebeuren als je nog geen primaire diagnose (bij GGZ) of basis-GGZ profiel (bij GBGGZ) hebt vastgelegd. Je mag diagnostieke behandelingen declareren zonder deze gegevens, maar je wordt er in de gegevenscontrole wel op geattendeerd dat deze ontbreken. Als je dit wel al hebt vastgelegd dan komt er geen melding bij de gegevenscontrole.
Basis GGZ: Nee, maar het mag wel. Bij basis GGZ is wel het basis GGZ-profiel verplicht, tenzij het diagnostieke behandelingen zijn, daar hoeft het niet.
Gespecialiseerde GGZ: Ja, tenzij het diagnostieke behandelingen zijn, daar hoeft het niet.
Ja, tenzij het diagnostieke behandelingen zijn of het een overgangspatiënt betreft, daar hoeft het niet. Bij overgangspatiënten gebruik je zorglabels N02 of N03 in de behandeling. Bij zorglabel N02 en N03 is zorgvraagtype niet verplicht.
