Veelgestelde vragen - administratie

Hier vind je het antwoord op vragen die veel gesteld worden over de administratie

Aanpassingen in je huidige pakket

Je kunt verhogingen doorgeven via ons wijzigingsformulier. Wij zullen de wijziging voor jou verwerken.

Dit geef je door via het wijzigingsformulier. In onze Gebruikersovereenkomst is vastgelegd op welke wijze en vanaf welk moment een wijziging in het aantal zorgverleners gedurende de looptijd van de overeenkomst kan worden doorgevoerd.

Dit geef je door via het wijzigingsformulier. Werk je met inlogaccounts, dan geef je ook door of je wel of niet een inlogaccount nodig hebt.

In Intramed vind je een overzicht van alle medewerkers via [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers].
Voor het aantal zorgverleners tellen alleen medewerkers mee met de functie (soort) therapeut.
Het aantal zorgverleners dat onder jouw licentie valt, kun je terugvinden via [Systeem], [Organisatie],  [Praktijkgegevens], tabblad “2. Licentiegegevens”.

Indien je met VPN accounts werkt, staan deze in je bijlage II met alle bijbehorende wachtwoorden. Onze Customer Care afdeling kan dit document opnieuw versturen. Je kunt hiervoor een mail sturen naar support@intramed.nl.

Facturatie

Dit kun je aanpassen via Mijn Intramed.
Je kunt het ook doorgeven via ons formulier.

Om een automatische incasso mogelijk te maken, hebben we je toestemming nodig. Het automatische incasso wordt verzorgd door Twikey. Dit kun je hier aanvragen.

In de maand voorafgaand aan het nieuwe kwartaal ontvang je van ons de nieuwe factuur (in de eerste week van december, maart, juni en september). Wij streven ernaar het bedrag binnen twee weken te incasseren.

Dit is niet mogelijk, je geeft de wijziging door via het wijzigingsformulier. Wanneer je een verlaging een maand vóór het verlopen van het nieuwe kwartaal/jaar aan ons doorgeeft, wordt dit nog verwerkt op de factuur. (dus voor 1 maart-juni-september-december). Indien wordt voldaan aan de voorwaarden.

Via het klantportaal Mijn Intramed kun je al je facturen overzichtelijk terugvinden. Zowel openstaande als reeds betaalde facturen zijn hier eenvoudig in te zien.

Bij een kwartaalcontract (kwartaalfactuur) gaat de verlaging in met ingang van het nieuwe kwartaal. Bij een jaarcontract (jaarfactuur) gaat de verlaging in met ingang van het nieuwe jaar. Hier geef je de verlaging door.

Wanneer je minder online accounts hebt dan zorgverleners heb je een aparte regel op de factuur: credit account Intramed Online/Intramed Compleet.

Wanneer je meer online accounts hebt dan zorgverleners heb je een aparte regel op de factuur: extra account Intramed Online/ Intramed Compleet.

Licentiemeldingen

Deze melding krijg je wanneer je meer zorgverleners hebt staan in het medewerkersoverzicht (systeem > organisatie > medewerkers), dan dat je licenties hebt (systeem > organisatie > praktijkgegevens > licenties). De melding geldt alleen voor de medewerkers met de functie: therapeut.
Een extra zorgverlener kun je hier aanvragen.
Je mag 30 dagen meer zorgverleners in Intramed hebben staan. Dit is bijvoorbeeld handig bij het wisselen van zorgverleners. Na 30 dagen kun je geen wijzigingen meer aanbrengen. Negeer deze melding dus niet!

Deze meldingen ontvang je als de geldigheidsdatum van je licentie gaat verlopen. Dit kan te maken hebben met openstaande facturen of betalingen die nog niet zijn verwerkt.
Bij een automatisch incasso verlengen wij op tijd je licentie. Bij handmatige betalingen duurt de verwerking een aantal werkdagen voordat je licentie wordt verlengd.
Heb je vragen over je factuur? Kijk dan hier.
Zodra de betaling is verwerkt en de nieuwe licentie klaar staat, ontvang je in Intramed een melding, en een aparte email.
Je kunt altijd controleren of er een nieuwe licentie beschikbaar is via: 
Systeem > organisatie > praktijkgegevens > licenties
Klik daarna op de knop ‘licentie nu ophalen‘.

Let op: zodra je licentie is verlopen, kun je geen wijzigingen meer aanbrengen. Negeer deze melding dus niet!
In bijzondere situaties heb je van ons een tijdelijke licentie gekregen met een korte geldigheidsdatum. Neem hiervoor contact op met onze Customer Care afdeling.

Deze melding krijg je als de geldigheid van je licentie is verstreken. Er zijn nu functies uitgeschakeld, zoals het declareren. Dit kan te maken hebben met openstaande facturen of betalingen die nog niet zijn verwerkt.
In bijzondere situaties heb je van ons een tijdelijke licentie gekregen met een korte geldigheidsdatum die nu is verstreken. Neem hiervoor contact op met onze Customer Care afdeling via support@intramed.nl

Je kunt altijd controleren of er een nieuwe licentie beschikbaar is via:
Systeem > organisatie > praktijkgegevens > licenties
Klik daarna op de knop ‘licentie nu ophalen‘.

Het licentienummer ontstaat uit een aantal vaste en unieke waardes: straat en huisnummer, geldigheidsdatum, aantal zorgverleners, en de aangevinkte modules. Je krijgt deze melding als deze niet identiek zijn aan de gegevens die je hebt ontvangen. Controleer goed of alle gegevens hetzelfde zijn met de juiste vinkjes.

Wil je het adres aanpassen dan geef je dat door in Mijn Intramed.
Klopt het aantal zorgverleners niet, dan kan je dat hier doorgeven.

De laatst uitgegeven licentie staat in Intramed. Als dit niet de juiste is, kan dit met de betaling te maken hebben.
Zodra de betaling is verwerkt en de nieuwe licentie klaar staat, ontvang je in Intramed een melding en apart een email.

Je kunt altijd controleren of er een nieuwe licentie klaar staat via: Systeem > organisatie > praktijkgegevens > licenties
Klik daarna op de knop ‘licentie nu ophalen‘.

Afgelopen jaar heb je een nieuw licentienummer ontvangen bij bijvoorbeeld een verlaging.
Wanneer deze niet in Intramed is opgenomen, ontvang je nu deze melding. Klik hier op overnemen.

Contract

Ontvang je onze factuur per kwartaal, dan heb je een kwartaalcontract.

Ontvang je onze factuur per jaar, dan heb je een jaarcontract.

Verdere toelichting:
Dit is afhankelijk van het soort pakket wat je bij ons afneemt, en of je wel of niet een automatische incasso hebt afgegeven:

  • Intramed Online en Intramed Compleet worden per kwartaal gefactureerd;
  • Intramed Basis en Plus met automatische incasso worden per kwartaal gefactureerd;
  • Intramed Basis en Plus (met of zonder automatische incasso) worden per jaar gefactureerd.

Nee. Het totaalbedrag is hetzelfde, alleen wordt dit bij een kwartaalcontract verspreid over 4 aparte facturen.

Met een jaarcontract heb je een jaarfactuur en kun je alleen maar per kalenderjaar (voor 1 december) het aantal zorgverleners verlagen.

Je kunt met ingang van een nieuw kalenderjaar je contract aanpassen naar kwartaal, altijd in combinatie met een automatisch incasso. Geef het hier aan ons door.

Dit zien we natuurlijk liever niet, omdat we heel blij zijn met onze klanten! We begrijpen dat er toch situaties zijn waarin je hiervoor kiest. Met een jaarcontract kun je per 1 januari opzeggen met een opzegtermijn van 3 maanden (voor 1 oktober). Met een kwartaalcontract kun je per kwartaal opzeggen met een opzegtermijn van 3 maanden. 

Het opzeggen van de overeenkomst met Intramed, kan alleen per onderstaand formulier worden gedaan. Opzeggen Intramed

Veranderingen in de praktijk

Je kunt deze wijzigingen hier doorgeven.

Wij kunnen een conversie voor je verzorgen. We schonen dan de financiële gegevens op. Ook is het mogelijk om administraties samen te voegen, of juist te splitsen. Hiervoor vul je het conversieformulier in. Inhoudelijke vragen hierover kun je stellen aan ons Service Centrum.

Wij passen alle gegevens voor je aan na ontvangst van het overnameformulier. Binnen Intramed wil je waarschijnlijk ook (financiële) gegevens laten opschonen. Hiervoor vul je het conversieformulier in. Inhoudelijke vragen hierover kun je stellen aan ons Service Centrum.

Dan worden de praktijken administratief samengevoegd, via ons associatieformulier. Binnen Intramed wil je waarschijnlijk ook (financiële) gegevens laten opschonen, en/of de 2 administraties samenvoegen. Hiervoor vul je het conversieformulier in. Inhoudelijke vragen over de overdracht van je data kun je stellen aan ons Service Centrum.

Wij gaan dit administratief verwerken na ontvangt van het getekende associatieformulier Binnen Intramed wil je waarschijnlijk ook (financiële) gegevens laten opschonen. Hiervoor vul je het conversieformulier in. Inhoudelijke vragen hierover kun je stellen aan ons Service Centrum.

De splitsing heeft tot gevolg dat er voor ons twee nieuwe praktijken ontstaan. Dit kun je administratief regelen met het dissociatieformulier. Binnen Intramed wil je waarschijnlijk ook (financiële) gegevens laten opschonen. Hiervoor vul je het conversieformulier in. Inhoudelijke vragen hierover kun je stellen aan ons Service Centrum.