In sommige gevallen wil de gemeente graag een wijzigingsbericht ontvangen omdat er na uitlevering van de toewijzing blijkt dat er iets verkeerd is toegewezen of op verzoek van de praktijk gewijzigd moet worden. Dit kan bijvoorbeeld een datum zijn, het volume, een productcode etc. Door middel van een wijzigingsbericht te sturen kun je dan de huidige actieve toewijzing laten wijzigen zonder een nieuw verzoek in te dienen.

Wijzigingsberichten kun je vanuit Intramed alleen sturen indien de toewijzing op ‘In behandeling’ staat op tabblad 3. Je dient dus eerst akkoord te zijn gegaan met de uitgeleverde toewijzing zelfs als je al weet dat er iets aan het bericht gewijzigd moet worden. Ook als de toewijzing nog op tabblad 2. staat, stuur je de toewijzingsbevestiging (JW302) en het start-bericht (JW305) op. Anders kan er geen wijzigingsbericht aangemaakt worden.

Om een wijzigingsbericht te versturen:

1. Selecteert een bericht met status ‘In behandeling’,  kies rechts onderin voor de knop ‘Producten wijzigen’.
   

2. Je ziet het volgende scherm:
   
3. Bij ‘Reden verzoek’ kies je ‘Verandering clientsituatie’ of ‘Wijziging zorgplan’.

• Als de wijziging betrekking heeft op de patiënt (oftewel: adres wijziging, wijziging van ouders/verzorgers, leeftijdgrens overschreden etc.) dan kies je hier voor ‘Verandering cliëntsituatie’.
• Als de wijziging inhoudelijk om de toewijzing gaat (oftewel: datum, volume, productcode etc.) dan kies je hier voor ‘Wijziging zorgplan’.

4. Maak een keuze en klik op ‘ Volgende’.
5. In het volgende scherm zie je de producten staan welke zijn toegewezen en welke je kunt aanpassen. Klik op het potlood icoontje () naast het product om het product te wijzigen.
6. Je krijgt nu de mogelijkheid om je gewenste wijzigingen door te geven, in onderstaand voorbeeld wijzigen we het volume van 750 minuten naar 1000 minuten.

7. Zodra je de wijzigingen hebt ingevoerd kom je weer in het productenoverzicht. Kies ‘Volgende’ als je geen verdere producten wilt wijzigen en dit wilt afronden.
8. Je krijgt nu een samenvatting te zien van alle wijzigingen, als je hiermee akkoord gaat, klik je op ‘Voltooien’.
   
9. Op tabblad ‘3. Behandeling’ staat een wijzigingsbericht (JW317) klaar voor versturen. Dit bericht heeft als status ‘Wijzigingsaanvraag te versturen’.
10. Om het bericht te versturen, klik je op de knop ‘Berichten versturen’.

Let op: De gemeente heeft tot 5 weken de tijd om te reageren op een wijzigingsbericht, het kan dus in sommige gevallen lang duren voordat er een reactie van de gemeente terug komt op dit bericht. De status van het product zal al die tijd op ‘In onderzoek’ staan.

Omdat het soms lang kan duren voordat een wijzigingsbericht is goedgekeurd, is een andere optie om een Stop-bericht te sturen en een nieuw verzoek in te dienen. Dit proces wordt vaak sneller doorlopen bij de gemeente.