Agenda en taken
Via de agenda kun je afspraken en/of vervolgafspraken inplannen, ook kun je een afspraak verplaatsen of wijzigen. Het sessiejournaal kan ingevuld worden in de afspraakdetails. Ook kan je taken maken voor jezelf of voor andere medewerker(s) en taken afronden.
Ik wil een patiënt inplannen
Wil je een nieuwe afspraak inplannen voor een patiënt? Dat doe je eenvoudig vanuit het behandeltraject. Zoek de patiënt op, klik op het kalendericoon naast het traject en kies een tijdstip in de agenda. In dit artikel lees je hoe je dat stap voor stap doet.
Zoek eerst de patiënt op via de zoekbalk bovenin. Je kunt zoeken op achternaam en geboortedatum.
Is het een bekende patiënt, selecteer een van de lopende trajecten van de patiënt om op in te plannen middels het kalendericoon.
Betreft het een nieuwe patiënt, klik op “+ patiënt” om deze te registreren en vervolgens een traject aan te maken waarop ingepland kan worden.
Je neemt de patiënt als het ware mee naar de agenda. Dit zie je in de oranje indicator en kiest vervolgens een plekje om in te plannen.
Voordelen
- Voordat je een afspraak inplant zie je de (contact)gegevens van de patiënt en kun je valideren of deze correct zijn. Dit om bijvoorbeeld te voorkomen dat de afspraakbevestiging niet naar het juiste e-mailadres gaat
- Je kunt zien dat er meerdere traject tegelijk lopen en wanneer de laatst geplande afspraak is, om te voorkomen dat er verkeerd of dubbel ingepland wordt.
- Als je eerst een beschikbaar plekje wilt zoeken, bijvoorbeeld omdat de patiënt ook andere praktijken overweegt, onthoudt de agenda wiens agenda & naar welke week/dag je genavigeerd was en kom je na selectie of aanmaken van het traject direct terug op diezelfde plek in de agenda.
Ik wil de details van een afspraak zien
Wil je snel de details van een afspraak bekijken? Dat doe je in één klik. Klik op een afspraak in de agenda en rechts in beeld verschijnt automatisch een paneel met alle afspraakdetails.
Klik op de afspraak van de patiënt in de agenda.
In het detailpaneel zie je de gegevens van de afspraak.
Een eventuele Afspraaknotitie
(Contact)gegevens van de patiënt
Klik op het blauwe patiëntblokje als je patiëntgegevens wilt aanpassen
Gegevens over de hulpvraag en eerdere behandelingen
Klik op het witte trajectblokje
Bovenin kun je vooruit en achteruit bladeren door de verschillende afspraken voor deze hulpvraag
Je kunt een ingevuld sessiejournaal teruglezen of onderaan kiezen voor “Sessiejournaal invullen”
Bij een eerste afspraak kun je kiezen voor “Intake invullen”.
Voordelen
Je hebt direct alle belangrijke gegevens bij elkaar.
Je kunt herkennen dat er afspraken voor deze afspraak zijn geweest en ook of er nog een gepland staat in de toekomst.
We doen automatisch een COV check dus je krijgt direct te zien hoe de patiënt verzekerd is.
Ik wil een afspraak wijzigen of kopiëren
Wil je een afspraak wijzigen of een kopie maken voor een ander tijdstip? Dat kan eenvoudig rechtstreeks vanuit de agenda. Met een rechtermuisklik op de afspraak heb je direct toegang tot beide opties zonder dat je de afspraak opnieuw hoeft aan te maken.
Optie 1: Binnen de afspraakdetails kun je wijzigen middels het ‘pen-icoontje’
Optie 2: Als je op een afspraak klikt kun je deze knippen met CTRL+X, of kopiëren met CTRL+C en op een andere plaats plakken middel CTRL+V
Optie 3: Klik met rechtermuisknop op een afspraak en kies Verplaatsen of Wijzigen in het menu dat verschijnt.
Voordelen
- Wanneer je de afspraak plakt binnen een roosterblok dat een andere locatie heeft, wordt die locatie geselecteerd in de nieuwe afspraak.
Ik wil de agenda van een collega inzien
Wil je even snel kijken wanneer een collega beschikbaar is? Via de collega’s-knop linksboven in de agenda open je met één klik de agenda van een of meerdere collega’s naast de jouwe.
Klik linksboven in op het icoontje met het poppetje er in.
Selecteer eventueel een discipline zodat je direct alle collega’s met die discipline ziet.
Door middel van “alles selecteren” kun je alle agenda’s tegelijk openen
Als je direct de agenda van een specifieke collega wilt zien, klik dan op de naam in de lijst.
Sluit een agenda door op de naam van de collega te gaan staan. Deze verandert dan in een kruisje.
Op de mobiele weergave kan je de afspraak preciezer plaatsen door de oranje indicator lang ingedrukt te houden en te verslepen naar de juiste tijd.
Voordelen
- Je kunt iedere combinatie aan agenda’s open zetten. Hiervoor hoeven geen groepen ingericht te worden.
- Per discipline direct de juiste agenda’s openen
Ik wil een notitie bij een afspraak plaatsen
Wil je een notitie kwijt bij een specifieke afspraak? Dat kan tijdens het inplannen van de afspraak of achteraf via de afspraakdetails. In de agenda zie je aan een oranje indicatie direct welke afspraken een notitie hebben.
Klik op de afspraak van de patiënt in de agenda.
In het detailpaneel zie je een veld ‘Afspraaknotitie’ waar je de afspraaknotitie kan aanmaken, inzien/wijzigen of leeghalen.
Voordelen
Als je een afspraak verplaatst, verplaatst de notitie automatisch mee
Duidelijker overzicht in de agenda omdat er minder blokjes zijn
De afspraaknotitie kan ook al tijdens het plannen van de afspraak worden toegevoegd.
Ik wil een taak voor mezelf aanmaken
Wil je iets niet vergeten, maar hoort het niet bij een specifieke afspraak? Met de takenlijst naast je agenda houd je eenvoudig bij wat er nog gedaan moet worden.
Klik links in het scherm op ‘+ Taak’.
Vul de gegevens van de taak in en geef hem een datum.
Is de taak bedoeld voor iemand anders? Klik dan rechtsboven op het poppetje en selecteer de collega(’s) voor wie de taak bestemd is.
Maak je een taak voor meerdere personen aan?
Dan kun je aangeven wie de taak moet afronden:Één persoon kan deze taak afronden – zodra één collega de taak afrondt, is deze voltooid.
Iedereen moet de taak afronden – alle geselecteerde collega’s moeten de taak afronden.
Kies een deadline om te bepalen wanneer je deze taak afgerond wilt hebben.
Je kunt taken voor jezelf zien, of taken die jij bij anderen hebt uitgezet.
Via het filterknopje kun je ook taken terugvinden die je afgevinkt hebt
Gebruik je de mobiele weergave? Klik dan op het belletje.
Ik wil een collega laten weten dat ik een afspraak uit zijn/haar agenda gewijzigd heb
Wil je een collega laten weten dat je een afspraak in zijn of haar agenda hebt gewijzigd? Dat doe je eenvoudig via de takenlijst.
Maak een taak aan en kies de betreffende collega wiens agenda je hebt aangepast
Beschijf welke afspraak je hebt gewijzigd en waarom + eventueel wat je graag wilt dat die collega doet
Selecteer de patiënt
Laat de deadline op vandaag staan zodat deze bovenaan in de takenlijst van de ander zichtbaar wordt.
We werken aan een Berichtencentrum waarin Intramed je automatisch laat weten wanneer iemand iets in jouw agenda heeft aangepast.
Voordelen
Je collega kan gemakkelijk zien dat er een plekje is vrijgekomen want hier staat nu niets meer, maar kan in Taken terugzien wat er gebeurd is.
Je kunt een collega gemakkelijk een taak geven, of in 1 keer een taak voor meerdere personen maken
Als je taken voor anderen maakt kun je zien of ze deze al afgerond hebben of nog niet.
Ik wil aangeven dat ik niet aanwezig of onderweg ben (Reservering)
Wil je tijd in je agenda blokkeren omdat je niet aanwezig bent of onderweg bent? Met een reservering geef je aan dat je op dat moment niet beschikbaar bent voor afspraken.
Voordelen
Anderen kunnen gemakkelijk zien wanneer je beschikbaar bent of juist niet
Je kunt aangeven waar je Intakes gepland wilt hebben
Als iemand anders probeert in te plannen in een reservering die je op “niet inplanbaar” hebt gezet, worden ze erop gewezen dat je eigenlijk niet inplanbaar bent
Ik wil de namen van patienten op anoniem kunnen zetten
In de agenda is de schakelaar Anonimiseren toegevoegd. Als je deze inschakelt, worden patiëntgegevens verborgen en kun je afspraken niet openen, kopiëren of plakken.
Je kunt wel blijven bladeren door de agenda en nieuwe afspraken toevoegen. Zodra je de agenda opnieuw opent, staat anonimiseren weer uit.
Hoe werkt automatische taken
Naast het handmatig kunnen aanmaken van taken voor jezelf of anderen maakt het systeem nu ook automatisch taken voor je aan. Automatische taken hoef je niet af te vinken. Via het trajectkaartje in de Taakdetails kun je naar het dossier waar je de taak kunt oplossen. Wanneer je de reden voor de automatische taak oplost, verdwijnt deze vanzelf.
Je kunt bij het filteren van de Takenlijst ook bepalen of je Alle taken, Automatische taken of alleen Handmatige taken wilt zien.
- Automatische taak: Onterecht openstaand dossier?
Indien er binnen 3 weken na afloop van een afspraak geen nieuwe afspraak gepland staat zet het systeem automatisch een taak op jouw takenlijst om te controleren of er een nieuwe afspraak gemaakt moet worden of dat je het dossier wilt sluiten. - Automatische taak: Diagnose ontbreekt
Indien er de dag na een Intake nog geen diagnose en/of eventueel lichaamslocatie is vastgelegd bij een traject wijst deze automatische taak je erop dat je dat nog moet doen zodat de Intake ook gedeclareerd kan worden.
Ik wil een taak aan een traject koppelen
Bij het aanmaken van een taak kun je nu een traject kiezen zodra je een patiënt hebt geselecteerd. Maak je een taak vanuit een traject, dan vult Intramed het traject automatisch in.
In het patiëntdossier zie je voortaan duidelijk welke taken bij een patiënt of traject horen. Je kunt bij het overnemen van een patiënt of traject van een andere therapeut zo ook taken afhandelen als die eigenlijk op de takenlijst van de vorige therapeut staan.