Intramed Expert

Zoek hier
Generic filters

Agenda instellingen

De agenda kan op verschillende manieren ingedeeld en bediend worden. Je kunt gebruik maken van het standaard rooster dat is ingesteld, maar je kunt ook (per medewerker) een apart rooster instellen.

Daarnaast kun je, als je dat wil, in één oogopslag specifieke gegevens van een patiënt zien wat betreft verwijs- en behandelgegevens.

Je kunt de lay-out van de agenda veranderen. Je kunt de agenda weergeven als dag, per week, per periode en van alle medewerkers. Daarnaast kun je de breedte van de kolommen aanpassen. Ook is er een overzicht van patiënt- en behandelgegevens te zien.
Het uiterlijk van de agenda wordt mede bepaald door de roosters die je hebt ingesteld voor alle medewerkers (in de systeemgegevens) of per medewerker (in de medewerkergegevens).

De agenda open je via menu [Bestand], [Agenda].

  • Door op de pijltjes bovenin het beeld te klikken, kun je heen en weer bladeren door de agenda. Je kunt daarvoor ook de pijltjestoetsen op het toetsenbord gebruiken.
  • Met de pijltjes kun je door de agenda bladeren, maar je kunt ook direct naar een specifieke datum gaan via de kalender. Klik op  en klik op de datum in de “Kalender”.
  • Met de knop “Vandaag” keer je altijd terug naar de huidige datum.
  • Je kunt de agenda weergeven als dag, per week, per periode en van medewerkers (allen of verdeeld in agendagroepen) met de iconen naast de pijltjes.
  • Standaard wordt de agenda van de aangemelde medewerker geopend. Als je daar rechten toe hebt in Intramed, kun je ook de agenda van andere medewerkers zien. Je kunt wisselen van agenda door op  achter de naam van de medewerker te klikken en de medewerker te selecteren.
     

    De medewerkers worden op alfabetische volgorde getoond.  

     

    Je kunt per medewerker instellen hoe zijn naam wordt getoond in de agenda. Dat stel je in op tabblad “6. Agenda” van de medewerkergegevens. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

  • Als je met meerdere personen tegelijkertijd in de agenda werkt, is er een kans dat er dubbele afspraken ingepland worden. Daarom is aan de agenda een functionaliteit toegevoegd, waarmee je de gegevens in de agenda kunt verversen. Zodra je op  klikt, worden de gegevens ververst; ook de detail-gegevens aan de rechterkant van het scherm. Je kunt ook de toetscombinatie (“Ctrl” + “h”) gebruiken.

    Als je een afspraak verwijdert, waarbij de duur van de afspraak niet overeenkomt met het roosterinterval, wordt de agenda automatisch ververst. De tijden komen dan weer overeen met het ingestelde rooster. 
  • Daaronder zie je de werkbalk voor locatie- / ruimtekeuze. Hiermee kun je de agenda filteren op afspraken met bijvoorbeeld een bepaalde praktijklocatie en behandelruimte. Klik op  om filters die je hebt ingesteld in de agenda (op locatie en/of ruimte) te verwijderen.

  • Als je op een afspraak klikt, zie je aan de rechterkant allerlei gegevens over de patiënt, en de behandeling. De kleur van de achtergrond past zich aan, aan het Windows thema (zoals alle andere velden in Intramed).
    Door op de knop “Behandelseriegegevens”, “Patientgegevens” etc., kun je de gegevens ook inklappen.

    Je kunt ook alle gegevens inklappen, door op de pijlknop te klikken.

    Via dezelfde knop kun je de gegevens ook weer tonen.
  • Als je op een afspraak klikt in de agenda, wordt op de achtergrond een aantal controles uitgevoerd, waaronder alle controles uit de invoercontrole.

    Afspraken worden in de attentiekleur getoond, als de patiënt niet (aanvullend) verzekerd is, de BSN- of WID-gegevens niet goed zijn ingevuld, of als er meldingen zijn uit de invoercontrole. Rechts bovenin het detailgedeelte zie je de precieze meldingen. Ook als je de muis op een afspraak in de agenda zet, zie je deze informatie. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.
     
    Vanuit de agenda kun je per dag ook een invoercontrole uitvoeren. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

 

Anonimiseren

Je kunt ervoor kiezen om de naam van de patiënten wel of niet te tonen in de agenda. Daarvoor vink je het vakje voor “Namen tonen?” respectievelijk aan of uit. 

of

 

Taken

Als je op een datum in de agenda staat, zie je onderin beeld welke algemene taken je op die dag hebt.
Dubbelklik op een taak om hem te openen.

Als je vervolgens op een behandeling klikt, zie je rechtsonder de taken die gerelateerd zijn aan de patiënt en/of zijn behandelepisode.

 

Je kunt het vak waarin de taken getoond worden, groter / kleiner maken. De scheiding tussen de verschillende schermdelen kun je verplaatsen. Wijs daarvoor met de muis op zo’n scheiding. Hou vervolgens de linker muisknop ingedrukt en sleep de ruimte zo groot/klein als je wil.

De taken die getoond worden, zijn op basis van dezelfde periode zoals die is ingesteld via  in het “Takenoverzicht”. Afgeschermde en uitgevoerde taken worden niet getoond in deze lijst. In dit scherm geldt ook weer: dubbelklik op een taak om deze te openen.

 

Aan de hand van de datum waarop je staat, worden de actuele en verlopen taken bepaald. Het kan dus zijn dat je sommige taken niet ziet in het overzicht. Hou daarom altijd het algemene “Takenoverzicht” in de gaten. Als in het icoon een uitroepteken te zien is , zijn er actuele en/of verlopen taken.

Grootte van de iconen

De grootte van de iconen kun je wijzigen. Klik daarvoor met de rechtermuisknop in de werkbalk; er wordt een menu geopend. Kies hoe groot je de werkbalk wil tonen.

Kolombreedte

De breedte van de kolommen in de agenda, kun je zelf indelen. Dat is alleen mogelijk als er meerdere kolommen aanwezig zijn in de agenda, dus bij een indeling “Periode”, “Per week” of “Medewerkers”.

Als je de muispijl tussen twee grijze kolomkoppen zet, verandert de pijl in . Houd vervolgens de linker muisknop ingedrukt, verschuif de muis, en laat de muisknop los op de gewenste kolombreedte.

Alle kolommen krijgen deze nieuwe breedte. De breedte van de kolommen wordt, per medewerker, opgeslagen. Als je de volgende keer het scherm opstart, wordt het geopend zoals je het de laatste keer afgesloten hebt.

 

De kolommen hebben een minimale grootte van 100 pixels.

Vaste tijden of dynamische tijden

In de agenda wordt voor het tonen van tijden rekening gehouden met de reeds gemaakte afspraken/behandelingen. Vaak plan je afspraken op de intervaltijden in de agenda. Er kunnen echter ook afspraken worden gepland, die op een afwijkend tijdstip beginnen of een afwijkende duur hebben. Dan zullen de (vrije) tijden na deze afspraken ook niet meer op de originele interval tijdstippen vallen.

Sommige therapeuten zien hier echter toch graag dat ondanks de afwijkende afspraaktijden, de (vrije) tijden die in de agenda na deze afspraak/behandeling worden getoond, weer de oorspronkelijk agenda interval volgen.

Je kunt in het agendarooster aangeven, welke van deze mogelijkheden wordt gebruikt. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

Ruimtes

Als je in de systeemgegevens de module “Bedrijfsmiddelen” hebt geactiveerd, is in de agenda een extra tabblad “Ruimtes” beschikbaar. Op dit tabblad kun je ruimtes en bedrijfsmiddelen reserveren voor behandelingen.

Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

Statussen

Vóór een behandeling in de agenda staat een icoon. Aan dit icoon kun je zien wat de status van de behandeling is.

Icoon
Omschrijving

Deze behandeling heeft de status “Afspraak”.

 Een afspraak kun je knippen, kopiëren en plakken. Ook kunnen de gegevens gewijzigd en verwijderd worden.

Deze behandeling heeft de status “Ongedeclareerd”. Dat betekent dat de afspraak geboekt is. Als je gaat declareren worden alleen de behandelingen meegenomen met deze status.

 Een geboekte afspraak kun je wijzigen en verwijderen. Geboekte afspraken kun je niet knippen, kopiëren en plakken.

Deze behandeling heeft de status “Gedeclareerd”. Dat betekent dat de behandeling in Intramed gedeclareerd is (via verzekeraar of nota). Je moet dan de declaraties zelf nog versturen (bijvoorbeeld via online declareren of door het declaratiebestand te uploaden) en/of nota’s versturen.

 Gedeclareerde behandelingen kun je niet knippen, kopiëren, plakken, wijzigen en/of verwijderen.

De agenda in Intramed is ingedeeld volgens een bepaald rooster. Je kunt een algemeen rooster instellen dat geldt voor de hele praktijk. Maar je kunt ook een specifiek rooster instellen voor iedere medewerker.
In een rooster kun je een dag indelen in verschillende niet-inplanbare delen, blokken en pauzes.

Hierna is beschreven:

  • hoe je een standaard rooster (voor de hele praktijk) instelt;
  • hoe je een afwijkend rooster per medewerker instelt.
 

Via de volgende link kun je het bijbehorende filmpje bekijken https://youtu.be/WgxQxyGwB2g 

Standaard rooster instellen

Je kunt een standaard rooster instellen voor alle medewerkers. Dat doe je in de systeemgegevens.

 

Eerst controleert Intramed of een rooster is ingesteld bij de medewerker en zal dit rooster gebruiken in de agenda. Als er bij de medewerkergegevens niets is ingesteld, wordt gekeken of in de systeemgegevens een rooster per weekdag of datum is ingevuld en zal dit rooster gebruiken in de agenda. Als ook dát rooster niet is ingevuld, wordt het rooster dat is ingesteld bij het veld “Standaard Rooster:” in de systeemgegevens gebruikt.

  1. Klik op menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens], tabblad “5. Agenda”.
  2. Klik op  achter het veld “Standaard Rooster:”; onderin dit scherm zie je nog een filterveld. Vink deze optie aan, als je alleen de standaard roosters die voor iedereen gelden, wil zien. Je kunt dit ook uitvinken. Dan kun je ook kiezen voor roosters, die bij een bepaalde medewerker zijn gemaakt.
  3. Dubbelklik op het rooster dat je wil wijzigen, of klik op  om een nieuw rooster toe te voegen.
  4. Vul de velden in.
    Veld
    Omschrijving

    Roosternr.:

    Bewaar de gegevens en dit nummer wordt automatisch ingevuld. Zelf een nummer instellen is niet mogelijk.

    Omschrijving:

    Typ een omschrijving van het rooster in.

    Starttijd agenda:

    Typ in, op welk tijdstip het rooster in de agenda moet beginnen.

    Eindtijd agenda:

    Typ in, op welk tijdstip het rooster in de agenda moet eindigen.

    Agenda-interval:

    Typ het aantal minuten in van het interval tussen twee tijdstippen in het rooster.

    Vaste tijden gebruiken:

    Standaard wordt “Nee” ingevuld; wijzig dit zo nodig.

    Bij “Nee”, dan worden in de agenda “dynamische tijden” gebruikt. Dat betekent dat als je in de agenda een afspraak plant, die korter of langer duurt dan de agenda-interval, de volgende tijdstippen na deze afspraak verspringen.

    Bij “Ja”, dan wordt in de agenda zoveel mogelijk de originele interval-tijd gevolgd. Er wordt dan alleen een “opvul” tijdstip in de agenda getoond tussen het einde van de afwijkende afspraak en de volgende originele agenda interval. 

  5. Klik in de rubriek “Rooster regels:” in de kolom “Soort” op een veld dat je wil wijzigen. Als je een nieuwe regel wil toevoegen, klik je daarna op . De nieuwe regel wordt boven de regel waar je met de muis stond, toegevoegd. 
  6. Stel zo nodig pauzes, niet-inplanbare delen en/of blokken in.

    Kolom / veld
    Omschrijving

    Soort

    Standaard is hier “Pauze” ingevuld. Wil je een ander soort agenda-deel instellen: klik op  en klik op een mogelijkheid.

    Bij de keuze “Pauze” kunnen wel afspraken in een pauze gepland worden.
    Bij de keuze “Niet Inplanbaar” kunnen er in die bepaalde periode geen behandelingen ingepland worden.
    Bij de keuze “Blok” kun je een periode voor bepaalde handelingen (bijvoorbeeld een trainingsgroep) instellen en een opvallende kleur geven.

    Het is mogelijk om meerdere blokken met dezelfde starttijd toe te voegen.

    Start

    Typ in, op welk tijdstip pauzes, niet-inplanbare delen en/of blokken in de agenda moeten beginnen.

    Einde

    Typ in, op welk tijdstip pauzes, niet-inplanbare delen en/of blokken in de agenda moeten eindigen.

    Soort locatie

    Standaard is “Pauze” ingevuld; wijzig dit zo nodig: klik op  en klik op een mogelijkheid.

    Locatie

    Als je bij “Soort locatie” gekozen hebt voor “Praktijk”, kun je hier een praktijklocatie kiezen.
    Klik op  en dubbelklik op een mogelijkheid.

    Naam locatie

    De omschrijving van de gekozen locatie wordt ingevuld.

    Ruimte

    Als je een praktijklocatie gekozen hebt, kun je hier een bepaalde ruimte kiezen.
    Klik op  en dubbelklik op een mogelijkheid.

    Naam ruimte

    De omschrijving van de gekozen ruimte wordt ingevuld.

    Tekst

    Typ een omschrijving van een niet-inplanbaar deel of blok in. Bijvoorbeeld “Praktijk gesloten” of “Trainingsgroep”.
    Deze tekst wordt in de agenda getoond op de eerste regel van het niet-inplanbare deel of blok.

    Interval

    Typ het aantal minuten in van het interval tussen twee tijdstippen binnen het niet-inplanbare deel of blok. Dit interval kan afwijken van het interval dat je hebt ingesteld in het veld “Agenda-interval”. Als je hier niets invult, wordt het interval van de agenda gebruikt.

    Online bespreekbaar

    Als je bij “Soort” hebt gekozen voor “Blok”, zie je hier een aanvinkvakje. Vink dit aan, als je het blok toegankelijk wil maken voor online afspraken verzetten.

    Kleur:

    Dit veld is alleen beschikbaar als je bij “Soort” hebt gekozen voor “Blok”.

    Klik op  en klik op een kleur.

  7. Voeg zo nodig meer regels toe; bewaar steeds de gegevens (“F5” of ).
  8. Een voorbeeld van een standaardrooster: van 7:00 tot 20:00 kunnen behandelingen ingepland worden, en van 12:30 tot 13:00 is er een vaste pauze.
  9. Sluit alle schermen (“Esc” of   ).

Je hebt nu één rooster aangemaakt. Dit standaard rooster wordt voor elke dag gebruikt, bij elke medewerker. Je kunt van dit standaard rooster afwijken:

Afwijken van standaard rooster

Je kunt instellen dat je wil afwijken van het standaard rooster en dat die wijziging geldt voor álle medewerkers. Je kunt bijvoorbeeld instellen, dat in het weekend geen afspraken kunnen worden ingepland.  

  1. Stel zo nodig afwijkende roosters per weekdag in. Klik in een lege regel bij “Rooster per weekdag:” en klik op .
     
  2. Vul de velden in; voor zover van toepassing.

    Kolom

    Omschrijving

    dag

    Klik op  en klik op een mogelijkheid.

    Rnr.

    Als je afwijkend van het standaardrooster een “Niet inplanbare dag” wil instellen, vul je hier niets in.

    Wil je een afwijkend rooster instellen: klik op  en dubbelklik op een mogelijkheid.

     Je kunt hier een item toevoegen (ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

    Omschrijving

    Standaard is “Niet inplanbaar” ingevuld. Als je een afwijkend rooster instelt, wordt hier de omschrijving van dat afwijkend rooster ingevuld; je kunt dit niet wijzigen.

    vanaf

    Typ de datum in waar vanaf het afwijkend rooster per werkdag in gaat of gebruik de kalender via .

    In de kalender zie je ook de knop “Huidig” waarmee je snel de huidige datum kiest. In plaats van de kalender te gebruiken, kun je ook de datum intypen, of de letter “H” om de huidige datum te krijgen.

  3. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).
  4. Stel zo nodig afwijkende roosters per datum in. Het rooster dat je in die rubriek invult, geldt alleen in de aangegeven periode. Denk bijvoorbeeld aan een periode waarin de praktijk gesloten is wegens vakantie.
    Klik in een lege regel bij “Rooster per datum:” of klik op .
  5. Vul de velden in; voor zover van toepassing.

    Kolom

    Omschrijving

    vanaf

    Typ de datum in waar vanaf het afwijkend rooster wordt gevolgd of gebruik de kalender via .

    In de kalender zie je ook de knop “Huidig” waarmee je snel de huidige datum kiest. In plaats van de kalender te gebruiken, kun je ook de datum intypen, of de letter “H” om de huidige datum te krijgen.

    t/m

    Typ de datum in tot en met wanneer het afwijkend rooster wordt gevolgd of gebruik de kalender via .

    In de kalender zie je ook de knop “Huidig” waarmee je snel de huidige datum kiest. In plaats van de kalender te gebruiken, kun je ook de datum intypen, of de letter “H” om de huidige datum te krijgen.

    Soort

    Standaard is hier “Afwijkend rooster” ingevuld; wijzig dit zo nodig. Wil je een vrije periode (bijvoorbeeld een praktijksluiting in de vakantie) instellen, klik op  en klik op “Vrij”.  

    Rnr

    Als je in de kolom “Soort” gekozen hebt voor “Afwijkend rooster”: , klik op  en dubbelklik op een mogelijkheid.

    Je kunt hier een item toevoegen (ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg). 

    Omsch

    Typ een omschrijving van de afwijkende periode in. Als je een afwijkend rooster instelt, wordt de omschrijving van dat afwijkende rooster ingevuld.

     

    Als je een vrije periode wil toevoegen en er zijn al afspraken gepland in die periode, krijg je een waarschuwing en wordt het toevoegen gestopt. Een oplossing is om een afwijkend rooster voor de periode in te stellen met regels het soort “Niet inplanbaar”. Je kunt dan in de agenda in die periode geen nieuwe afspraken meer plannen, maar de bestaande blijven zichtbaar. 

  6. Bewaar de gegevens (“F5” of ).
  7. Sluit het scherm (“ESC” of  ).

Rooster per medewerker

Op tabblad “6. Agenda” van de medewerkergegevens kun je een specifiek rooster instellen per medewerker. Ook kun je op dat tabblad bijvoorbeeld een vakantie inplannen.
Als het rooster van de medewerker alleen gedeeltelijk afwijkt van het standaard rooster uit de systeemgegevens, hoef je alleen de afwijkende dagen in te stellen. Voor de overige dagen wordt het algemene rooster gebruikt, dat is ingesteld in de systeemgegevens.

 

Alleen medewerkers die ingedeeld zijn in de gebruikersgroep “Praktijkhouder / Eigenaar” hebben de rechten in Intramed om medewerkers toe te voegen, uit dienst te nemen of medewerkergegevens te wijzigen.
Elke medewerker kan standaard wel een eigen rooster maken en instellen.

 

Eerst controleert Intramed of een rooster is ingesteld bij de medewerker en zal dit rooster gebruiken in de agenda. Als er bij de medewerkergegevens niets is ingesteld, wordt gekeken of in de systeemgegevens een rooster per weekdag of datum is ingevuld, en zal dit rooster gebruiken in de agenda. Als ook dát rooster niet is ingevuld, wordt het rooster dat is ingesteld bij het veld “Standaard Rooster:” in de systeemgegevens gebruikt.

  1. Klik op menu [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers] en dubbelklik op de medewerker.
  2. Klik op tabblad “5. Agenda”.
  3. Vul de velden in; voor zover van toepassing.
    Veld
    Omschrijving

    Agenda openen op:

    Klik op  en klik op een mogelijkheid. 

    Agenda openen in modus:

    Klik op  en klik op een mogelijkheid:

    • “Dag” = de huidige dag van de aangemelde medewerker in beeld.
    • “Periode” = de huidige dag van de aangemelde medewerker in beeld + een aantal dagen erna in kolommen. Het aantal zichtbare dagen wordt bepaald door de breedte van de kolommen en het scherm.
    • “Per week” = de huidige dag van de aangemelde medewerker in beeld + dezelfde weekdag in een aantal weken erna in kolommen. Het aantal zichtbare dagen wordt bepaald door de breedte van de kolommen en het scherm.
    • “Medewerkers” = de huidige dag van alle medewerkers in beeld in kolommen.

    Standaard agendagroep:

    Klik op  en dubbelklik op een mogelijkheid.

    Verversingsinterval (min):

    Hiermee stel je de verversingstijd van zowel de agenda, de “to-do-lijst” en controle op online-inschrijvingen in. Standaard is 15 minuten ingevuld. 

    Typ in het veld “Verversingsinterval (min): de periode (in minuten) waarna de agenda automatisch ververst en de controles worden uitgevoerd. De waarde “0” betekent dat er geen automatische verversing / controle plaats vindt.

  4. Stel zo nodig afwijkende roosters per weekdag in: klik in een lege regel bij “Rooster per weekdag:” en klik op .

    De nieuwe regel herken je aan het sterretje vóór de regel .
    Vul de velden in; voor zover van toepassing.
    Kolom
    Omschrijving

    dag:

    Klik op  en klik op een mogelijkheid.

    Rnr.:

    Als je afwijkend van het standaardrooster een “Niet inplanbare dag” wil instellen, vul je hier niets in.

    Wil je een afwijkend rooster instellen: klik op  en dubbelklik op een mogelijkheid.

     Je kunt hier een item toevoegen (ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

    Omschrijving:

    Standaard is hier “Niet inplanbaar” ingevuld.

    Als je een afwijkend rooster instelt, wordt de omschrijving van dat afwijkend rooster ingevuld; je kunt dit niet wijzigen.

    vanaf:

    Typ de datum in waar vanaf het afwijkend rooster per werkdag in gaat of gebruik de kalender via .

    In de kalender zie je ook de knop “Huidig” waarmee je snel de huidige datum kiest. In plaats van de kalender te gebruiken, kun je ook de datum intypen, of de letter “H” om de huidige datum te krijgen.

  5. Bewaar de gegevens (“F5” of ).
  6. Stel zo nodig afwijkende roosters per datum in. Het rooster dat je in die rubriek invult, geldt alleen in de aangegeven periode. Denk bijvoorbeeld aan een periode wanneer de medewerker vakantie heeft. 
    Klik in een lege regel bij “Rooster per datum:” of klik op .
  7. Vul de velden in; voor zover van toepassing.
    Kolom
    Omschrijving

    vanaf:

    Typ de datum in waar vanaf het afwijkend rooster in gaat of gebruik de kalender via .

    In de kalender zie je ook de knop “Huidig” waarmee je snel de huidige datum kiest. In plaats van de kalender te gebruiken, kun je ook de datum intypen, of de letter “H” om de huidige datum te krijgen.

    t/m:

    Typ de datum in tot en met wanneer het afwijkend rooster in gaat of gebruik de kalender via .

    In de kalender zie je ook de knop “Huidig” waarmee je snel de huidige datum kiest. In plaats van de kalender te gebruiken, kun je ook de datum intypen, of de letter “H” om de huidige datum te krijgen.

    Soort:

    Standaard is hier “Afwijkend rooster” ingevuld. Wil je een vrije periode (bijvoorbeeld een vakantie) instellen: klik op  en klik op “Vrij”.  

    Rnr:

    Als je in de kolom “Soort” gekozen hebt voor “Afwijkend rooster” een “Niet inplanbare dag” wil instellen: klik op  en dubbelklik op een mogelijkheid.

     Je kunt hier een item toevoegen (ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

    Omsch:

    Typ een omschrijving van de afwijkende periode in. Als je een afwijkend rooster instelt, wordt hier de omschrijving van dat afwijkend rooster ingevuld; je kunt dit wijzigen.

     

    Als je een vrije periode wil toevoegen en er zijn al afspraken gepland in die periode, krijg je een waarschuwing en wordt het toevoegen gestopt. Een oplossing is om een afwijkend rooster voor de periode in te stellen met regels van het soort “Niet inplanbaar”. Je kunt dan in de agenda in die periode geen nieuwe afspraken meer plannen, maar de bestaande blijven zichtbaar.     

  8. Bewaar de gegevens (“F5” of ).
  9. Sluit het scherm (“ESC” of  ).

Een voorbeeld van een medewerkerrooster:
Van 8:00 tot 17:00 kunnen behandelingen ingepland worden, en van 12:30 tot 13:00 is er een vaste pauze. Van 8:00 tot 12:00 en van 12:30 tot 17:00 is er een gekleurd blok ingesteld.

Dit rooster kan geselecteerd worden op tabblad “6. Agenda” van de medewerkergegevens:

In de agenda ziet het rooster er als volgt uit:

 

Via de agenda kun je het rooster voor de medewerker eenvoudig aanpassen. Klik daarvoor in het (afwijkende) rooster of blok, knop “Opties”, “Rooster inzien”. Wijzig het rooster en bewaar (“F5” of ).

In de agenda is de indeling bepaald door het rooster uit de systeem-, of medewerkergegevens. Je kunt van deze indeling afwijken door een afwijkend blok in te stellen.

  1. Selecteer het tijdsinterval waarop je wil afwijken van het rooster.
  2. Klik op “Opties”, “Afwijkend blok”.
  3. Vul de velden in; voor zover van toepassing.
    Veld
    Omschrijving

    Starttijd:

    Automatisch wordt de begintijd van het geselecteerde tijdsinterval ingevuld; je kunt dit wijzigen.

    Eindtijd:

    Automatisch wordt de eindtijd van het geselecteerde tijdsinterval ingevuld; je kunt dit wijzigen.

    Soort:

    Klik op  en kies voor “Pauze”, “Niet inplanbaar” of “Blok”. Als je kiest voor “Niet inplanbaar” of “Blok”, verschijnen een aantal velden.

    Soort locatie:

    Dit veld is alleen beschikbaar als je bij het veld “Soort:” hebt gekozen voor “Blok”.

    Klik op  en kies voor welke locatie je het afwijkende blok wil instellen “Praktijk”, “Aan huis” of “In inrichting”.

    Locatie:

    Dit veld is alleen beschikbaar als je bij het veld “Soort locatie:” hebt gekozen voor “Praktijk”.

    Klik op  en dubbelklik op de locatie waarvoor het afwijkende blok geldt.

    Ruimte:

    Dit veld is alleen beschikbaar als je het veld “Locatie:” hebt ingevuld.

    Klik op  en dubbelklik op de locatie waarvoor het afwijkende blok geldt.

    Tekst:

    Dit veld is alleen beschikbaar als je bij het veld “Soort:” hebt gekozen voor “Niet inplanbaar” of “Blok”.  

    Typ een omschrijving van het afwijkende blok in.

    Interval:

    Dit veld is alleen beschikbaar als je bij het veld “Soort:” hebt gekozen voor “Niet inplanbaar” of “Blok”.  

    Typ het aantal minuten in dat tussen de getoonde tijden van het blok zit.

    Kleur:

    Dit veld is alleen beschikbaar als je bij het veld “Soort:” hebt gekozen voor “Blok”.

    Klik op  en kies de kleur van het afwijkende blok.

    Online bespreekbaar:

    Dit veld is alleen beschikbaar als je bij het veld “Soort:” hebt gekozen voor “Blok”.

    Kies voor deze optie als je het blok toegankelijk wil maken voor online afspraken verzetten.

  4. Het afwijkende blok kan er als volgt uitzien:
  5. Bewaar de gegevens (“F5” of  ); het scherm wordt gesloten en het afwijkende blok wordt in de agenda toegevoegd.

Afwijkend blok wijzigen

Je kunt het afwijkende blok het makkelijkst wijzigen via de agenda.

 

Je kunt het afwijkende blok ook wijzigen via menu [Systeem], [Tabellen], [Agenda roosters], of via menu [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers], dubbelklik op de medewerker, tabblad “6. Agenda”. In de rubriek “Rooster per datum:” worden de afwijkende roosters (blokken) getoond.

  1. Klik in de agenda op een tijdstip in het blok dat je wil wijzigen.
  2. Klik op “Opties”, “Rooster inzien”.
  3. Wijzig de gegevens.
  4. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).

Afwijkend blok verwijderen

Je kunt het afwijkende blok het makkelijkst verwijderen via de agenda.

 

Je kunt het afwijkende blok ook verwijderen via menu [Systeem], [Tabellen], [Agenda roosters], of via menu [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers], dubbelklik op de medewerker, tabblad “6. Agenda”. In de rubriek “Rooster per datum:” worden de afwijkende roosters (blokken) getoond.

 

Je kunt het afwijkende blok alleen verwijderen als het nergens anders gebruikt wordt. 

  1. Klik in de agenda op het blok of de pauze die je wil verwijderen.
  2. Klik op “Opties”, “Blok…verwijderen” of “Pauze… verwijderen”.
  3. Is er maar 1 blok, dan wordt de starttijd, de eindtijd en de omschrijving vermeld.
  4. Zijn er meerdere blokken op dat tijdstip die elkaar overlappen, dan zie je een submenu met alle roosterblokken die op dat tijdstip gelden. Van deze blokken wordt de begin- en eindtijd vermeld en een eventuele omschrijving of “pauze”.
  5. Klik op het blok / de pauze, dat / dat je wil verwijderen.
  6. Als het om een blok gaat, dat meerdere keren wordt gebruikt (dus niet alleen voor die medewerker op die dag), wordt het scherm “Maak een keuze” geopend.
  7. Klik op de bovenste optie, als je het blok alleen op deze dag wil verwijderen. Er wordt dan een afwijkend rooster gemaakt voor de medewerker.
    Klik op de onderste optie, als je het blok op alle dagen wil verwijderen. Het rooster wordt dan aangepast.
    Klik op “Annuleren” om het verwijderen te stoppen.

In de agenda is de indeling bepaald door het rooster uit de systeem-, of medewerkergegevens. Je kunt van deze indeling afwijken door een afwijkend rooster in te stellen. Zo kun je bijvoorbeeld een vrije dag inplannen.

 

Je kunt ook een afwijkende rooster instellen via menu [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers], dubbelklik op de medewerker, tabblad “6. Agenda” en voeg het afwijkende rooster toe in de rubriek “Rooster per datum:”.

  1. Klik op de datum vanaf wanneer je een afwijkend rooster wil instellen.
  2. Klik op “Opties”, “Afwijkend rooster”.
     
  3. Vul de velden in; voor zover van toepassing.
    Veld
    Omschrijving

    vanaf Datum:

    Standaard wordt de geselecteerde datum in de agenda ingevuld. Je kunt dit wijzigen: typ de datum in of gebruik de kalender via .

    t/m Datum:

    Standaard wordt de geselecteerde datum in de agenda ingevuld. Je kunt dit wijzigen: typ de datum in of gebruik de kalender via .

    Soort:

    Klik op  en klik op een mogelijkheid.

    Rooster:

    Dit veld is alleen zichtbaar als je bij het veld “Soort:” hebt gekozen voor “Afwijkend rooster”.

    Klik op  en dubbelklik op een mogelijkheid.

     Je kunt ook een nieuw rooster toevoegen.Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

    Omschrijving:

    Typ een omschrijving van het afwijkende rooster in.

    Medewerker:

    Kies of het afwijkende rooster alleen voor de geselecteerde (“Huidige”) medewerker geldt, of voor “Alle” medewerkers.

  4. Het afwijkende blok kan er als volgt uitzien: 
  5. Bewaar de gegevens (“F5” of  ); het afwijkende rooster wordt in de agenda toegevoegd.

Afwijkend rooster wijzigen

Het afwijkende rooster kun je het handigst wijzigen via de agenda.

 

Je kunt het afwijkende rooster ook wijzigen via menu [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers], dubbelklik op de medewerker, tabblad “6. Agenda” en wijzig het rooster in de rubriek “Rooster per datum:”.

  1. Klik op een tijdstip in het afwijkende rooster dat je wil wijzigen.
  2. Klik op “Opties”, “Rooster inzien”.
  3. Wijzig de gegevens.
  4. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).

Afwijkend rooster verwijderen

  1. Klik op menu [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers] en dubbelklik op de medewerker.
  2. klik op tabblad “6. Agenda”.
  3. Klik in de rubriek “Rooster per datum:” op het afwijkende rooster.
  4. Klik op ; je krijgt een bevestigingsvraag. Klik op “Ja”.
  5. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).
  6. Sluit het scherm (“ESC” of  ).

Je kunt per medewerker instellen, hoe hij de namen van de medewerkers in de agenda wil zien.

  1. Klik op menu [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers] en dubbelklik op de medewerker.
  2. Ga naar tabblad “6. Agenda”.
  3. Vul het veld “Medewerkers tonen met:” in.
    Veld
    Omschrijving

    Medewerkers tonen met:

    Klik op  en kies:

    • Achternaam: de achternaam gevolgd door de voorletters en tussenvoegsels wordt getoond in de agenda.
    • Voorletters: de voorletters gevolgd door de tussenvoegsels en achternaam wordt getoond in de agenda.
    • Roepnaam (als deze bekend is): de roepnaam gevolgd door de tussenvoegsels en achternaam wordt getoond in de agenda.
    • Gebruikersnaam: de gebruikersnaam van de betreffende medewerker wordt in de agenda getoond.

     Als je voor”Gebruikersnaam” kiest en in de agenda kiest voor het medewerkeroverzicht, wordt de naam van de therapeut getoond als de muis op de kolomtitel staat.

  4. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).
  5. Herhaal de vorige stappen voor de overige medewerkers.
 

Voor het e-mailen of afdrukken van het afsprakenoverzicht is een bepaald type rapportontwerp nodig. Het is nodig dat je een rapport van dit type toevoegt voordat je het afsprakenoverzicht kunt e-mailen en/of afdrukken. Via het scherm “Afsprakenoverzicht van …” kun je een rapportontwerp van het type “Afsprakenoverzicht” toevoegen als deze nog niet in de administratie voorkomt.

  1. Ga naar menu [Systeem], [Ontwerpen], [Rapporten] en voeg een nieuwe rapport toe via .
  2. Vul de velden in.
    Veld
    Omschrijving

    Rapportnr:

    Automatisch wordt een nummer ingevuld wanneer je de gegevens bewaart. Je kunt ook zelf een nummer invullen.

    Naam:

    Typ een naam voor het ontwerp in. 

    Soort rapport:

    Kies voor “Afsprakenoverzicht”.

  3. Klik op “Ontwerp …”.
  4. Pas het ontwerp aan.
  5. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).

Via menu [Systeem], [Ontwerpen], [Rapporten] kun je het rapport wijzigen of een nieuw rapport toevoegen.