Intramed Expert

Artsgegevens toevoegen, wijzigen of verwijderen

In Intramed leg je de betrokken of verwijzend arts vast in de artsenlijst. Belangrijk hierbij is de ZVL-soort en ZVL-code (samen de “AGB-code” genoemd), omdat die codes meegestuurd worden met declaraties naar verzekeraars. 

Als je via ZorgMail wilt communiceren, is het ook nodig dat je het ZorgMailadres van de arts invult. 

Je kunt artsen en specialisten toevoegen vanuit de patiëntgegevens, of direct in de lijst “Artsen”. Het maakt niet uit op welke manier je een arts toevoegt; de nieuwe arts wordt op een centrale plaats opgeslagen en is dus in beide schermen zichtbaar.

 

Als je bijvoorbeeld een print maakt van patiëntgegevens, kun je bij een filter ook het scherm “Selecteren Arts” openen. Ook dan kun je een arts toevoegen; begin dan bij stap 4. van “Vanuit de patiëntgegevens”.

Vanuit de patiëntenlijst

  1. Klik op menu [Bestand], [Patiënten] en dubbelklik op een patiënt.
  2. Klik achter het veld “Huisarts:” op 

     

    In het scherm “Selecteren Arts” kun je ook gegevens van een bestaande arts wijzigen. Klik dan één keer op de arts en op .

  3. Klik op 
  4. Vul de velden in; voor zover van toepassing.
     

    Zie de onderwerpen “Artsgegevens tabblad 1; 2 en 3” voor het invullen van de artsgegevens.

  5. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).

Vanuit de artsenlijst

  1. Klik op menu [Bestand], [Artsen].
     

    In het scherm “Selecteren Arts” kun je ook gegevens van een bestaande arts wijzigen. Klik dan één keer op de arts en op .

  2. Klik op .
  3. Vul de velden in; voor zover van toepassing.
     

    Zie de onderwerpen “Artsgegevens tabblad 1; 2 en 3” voor het invullen van de artsgegevens.

  4. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).

Op dit tabblad vul je algemene gegevens van een (verwijzend) arts in.

  1. Klik op menu [Bestand], [Artsen] en dubbelklik op de arts waarbij je de gegevens wilt wijzigen. 
  2. Vul de velden in; voor zover van toepassing.
    Veld
    Omschrijving

    Artsnr.:

    Bewaar de gegevens en dit nummer wordt automatisch ingevuld. 

    Actief:

    Standaard is “Ja” ingevuld; wijzig dit zo nodig.
    Als een arts niet meer naar jou verwijst, kun je de waarde “Nee” invullen. Bij het selecteren van een arts, staat deze arts dan niet meer in de lijst. 

    Achternaam:

    Typ de achternaam van de arts in.

     Tijdens het typen kun je speciale tekens (zoals á, è of ö) gebruiken. Klik op menu [Bewerken], [Speciale tekens] of druk op “CTRL” + “T”.

    Geslacht:

    Klik op  en klik op een mogelijkheid.

    Tussenvoegsels:

    Typ de tussenvoegsels van de achternaam in.

    Voorletters:

    Typ de voorletters van de arts in.

    Intramed maakt van de letters die je invult, automatisch hoofdletters.

    Roepnaam:

    Typ de roepnaam van de arts in.

    Aanhef:

    Klik op  en klik op een mogelijkheid.

    Je kunt in de systeemgegevens de standaard aanhefvorm instellen.

     Klik op “Opties”, “Default adres en aanhef herstellen” om de standaard ingestelde adressering en aanhef weer te gebruiken.

    Adressering:

    Klik op  en klik op een adressering, die gebruikt kan worden in bijvoorbeeld mailing.

     Klik op “Opties”, “Default adres en aanhef herstellen” om de standaard ingestelde adressering en aanhef weer te gebruiken.

    Postcode:

    Typ de postcode van de arts in (vier cijfers en twee letters, gescheiden door een spatie).

    De letters worden automatisch omgezet naar hoofdletters. Na het invullen wordt automatisch de bijbehorende plaatsnaam in het veld “Woonplaats” ingevuld.

    Huisnummer:

    Typ het huisnummer van de arts in.

    Straat:

    Typ de straatnaam van de arts in.

    Na de eerste keer invullen, onthoudt Intramed de combinatie van postcode + straat. De volgende keer dat je dezelfde postcode invult, wordt automatisch de woonplaats én straat ingevuld.

    Woonplaats:

    Typ zo nodig de woonplaats van de arts in.

    Dit veld wordt automatisch ingevuld na het invullen van de postcode. 

    Telefoon:

    Typ het telefoonnummer van de arts in.
    Het nummer kun je laten voorafgaan door een “+” (voor internationale nummers), scheiden door streepjes, ronde haken of spaties. Voor het complete nummer kun je maximaal 20 tekens gebruiken.

    Mobiel:

    Typ het mobiele telefoonnummer van de arts in.
    Het nummer kun je laten voorafgaan door een “+” (voor internationale nummers), scheiden door streepjes, ronde haken of spaties. Voor het complete nummer kun je maximaal 20 tekens gebruiken.

    Telefoon privé:

    Typ het privé telefoonnummer van de arts in.
    Het nummer kun je laten voorafgaan door een “+” (voor internationale nummers), scheiden door streepjes, ronde haken of spaties. Voor het complete nummer kun je maximaal 20 tekens gebruiken.

    Fax:

    Typ het faxnummer van de arts in.
    Het nummer kun je laten voorafgaan door een “+” (voor internationale nummers), scheiden door streepjes, ronde haken of spaties. Voor het complete nummer kun je maximaal 20 tekens gebruiken.

    E-mail adres:

    Typ het e-mail adres van de arts in.

     Klik op  om direct een e-mail naar deze arts sturen.

    ZorgMail-adres:

    Typ het ZorgMail-adres van de arts in.

     Je kunt via https://www.zorgmail.nlhet ZorgMail-adres opzoeken van huisartsen en medisch specialisten.

    ZorgMail-klantnummer:

    Typ het ZorgMail klantnummer van de arts in.

     Je kunt via https://www.zorgmail.nlhet ZorgMail-klantnummer opzoeken van huisartsen en medisch specialisten.

  3. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).
 

Druk op “TAB”; je gaat naar het volgende veld. Druk op “Shift” + “TAB”; je gaat naar het vorige veld.

Op dit tabblad vul je de medische gegevens van de arts in.

  1. Klik op menu [Bestand], [Artsen] en dubbelklik op de arts waarbij je de gegevens wilt wijzigen. 
  2. Ga naar tabblad “2. Medisch”.
  3. Vul de velden in; voor zover van toepassing.
    Veld
    Omschrijving

    ZVL-soort:

    Klik op  en dubbelklik op een zorgverlener-soort. (Dit zijn de eerste twee cijfers van de AGB-code.).

     Viahttp://agbcode.nlkun je het ZVL-soort, -nummer en de -specialisatie opzoeken van huisartsen en medisch specialisten.
    Ga via de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg naar verdere instructies.

    ZVL-nummer:

    Typ het ZVL-nummer in.

     Viahttp://agbcode.nlkun je het ZVL-soort, -nummer en de -specialisatie opzoeken van huisartsen en medisch specialisten.Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

    ZVL-specialisatie:

    Klik op  en dubbelklik op een ZVL-specialisatie.

     Viahttp://agbcode.nlkun je het ZVL-soort, -nummer en de -specialisatie opzoeken van huisartsen en medisch specialisten.Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

    Instelling:

    Klik op  en dubbelklik op een instelling waar deze arts werkzaam is.

     Je kunt hier een item toevoegen (ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg). 

    Afdeling:

    Klik op  en dubbelklik op de afdeling waar deze arts werkzaam is.

     Je kunt hier een item toevoegen (ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg). 

    Commentaar:

    Je kunt in dit veld vrije tekst invullen. Bijvoorbeeld het tijdstip waarop deze arts een telefonisch spreekuur heeft.

  4. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).

Op dit tabblad kun je documenten toevoegen, inzien/wijzigen en verwijderen. Je kunt bijvoorbeeld brieven en/of documenten die je van een arts heeft ontvangen bewaren op dit tabblad.

Als je een document toevoegt, wordt de aanmaakdatum vastgelegd. Op het tabblad “Documenten” wordt voortaan standaard op deze aanmaakdatum gesorteerd. De regels worden automatisch gesorteerd op datum, waarbij het meest recente document onderaan staat.

Je ziet het “sorteer driehoekje”  rechtsboven in de kolomtitel. Dit geeft aan, dat er gesorteerd kan worden. Klik op de kolomtitel “Datum” om de gegevens andersom te sorteren; het meest recente document staat dan bovenaan. 
Na het sorteren zie je aan het driehoekje of er oplopend of aflopend () gesorteerd is (nog een keer sorteren gebeurt dan op de andere sorteer wijze).

Als je in een document een documenttype aangegeven hebt, zie je dat in de documentkoppelingen terug. Daarvoor zijn de kolommen “Documenttype” en “Omschrijving documenttype” ingevoegd.

Waar zo’n document aan gekoppeld is, zoals een arts, medewerker enz. zie je ook het documenttype. Hierdoor is het mogelijk, om op diverse plaatsen in Intramed op het tabblad “Documenten” te zoeken naar /  filteren op / sorteren op documenttype.

Brieven en documenten toevoegen, wijzigen en verwijderen

Op het tabblad “Documenten” worden alle documenten getoond die gekoppeld zijn aan de patiënt/medewerker/behandelepisode etc.

Brief of document toevoegen

  1. Klik op menu [Bestand], [Artsen] en dubbelklik op de arts waarbij je de gegevens wilt wijzigen. 
  2. Ga naar tabblad “3. Documenten”.
  3. Klik op .
  4. Kies bij “Soort document” voor het soort document dat je wil toevoegen.
  5. Klik op “OK”.

     

    Bij velden waar  voor staat, kun je een filter instellen. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

  6. Als je de brief wil koppelen aan een arts en/of behandelserie en/of verzekeraar etc: klik achter een veld op  en dubbelklik op een mogelijkheid.
  7. Klik op “OK”.
  8. Bewerk zo nodig het document.
  9. Klik op  om de brief te printen of  om te versturen.
  10. Bewaar de gegevens (“F5” of ).

Brieven of documenten wijzigen

  1. Dubbelklik in de lijst op tabblad “Documenten” op het document.
  2. Breng de wijzigingen aan.
  3. Klik op “Ctrl” + “S” om een extern bestand te bewaren.
  4. Bewaar de gegevens (“F5” of  ) om een bestand dat in Intramed is geopend te bewaren.
  5. Sluit het scherm (“ESC” of ).

Brieven of documenten verwijderen

  1. Klik één keer op de regel van het bestand.
  2. Klik op .
  3. Klik op “Ja” om de documentkoppeling te verwijderen. 
  4. Als het bestand gekoppeld is, kun je nog een bevestigingsvraag krijgen.
  5. Klik op “Ja” om het document ook op alle gekoppelde tabbladen te verwijderen. Klik op “Nee” als je het document wil bewaren op alle gekoppelde tabbladen. 
  6. Sluit het scherm (“ESC” of ).
 

Het document kan gekoppeld zijn aan andere tabbladen “… Documenten”, bijvoorbeeld bij een arts of verzekeraar. Als je het document op één plaats verwijdert, wordt het document ook op de gekoppelde tabbladen verwijderd.
Via “Opties”, “Koppelingen” op het tabblad “… Documenten” en op tabblad “2. Koppelingen”  van het document, kun je zien waar het document aan gekoppeld is.

 

Je kunt zien naar wie een brief is gestuurd, door wie, hoe en op welk tijdstip.
Via “Opties”, “Verzend log” op het tabblad “… Documenten” en op tabblad “3. Verzend log” van het document, kun je de verzendgegevens zien.

Op tabblad “4. Betrokken bij” zie je, bij welke patiënten de arts betrokken is.

 Via “Schermen” kun je direct de bijbehorende patiëntgegevens of behandelepisode openen.

 Via “Printen” kun je een overzicht van de betrokkenen afdrukken.Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

  1. Klik op menu [Bestand], [Artsen] en dubbelklik op de arts waarbij je de gegevens wilt wijzigen. 
  2. Ga naar tabblad “4. Betrokkenen”.
  3. Je ziet de volgende kolommen.
    Kolom
    Omschrijving

    Patiënt

    Dit is het nummer van de patiënt bij wie de medewerker betrokken is.

    Naam patiënt

    Je ziet de naam van de patiënt.

    Behandelepisode

    Dit is het nummer van de behandelepisode waar de betrokkene aan gekoppeld is.

    Omschrijving behandelepisode

    Je ziet de omschrijving van de behandelepisode.

    Van

    Dit is de datum vanaf wanneer de persoon betrokken is.

    Tm

    Dit is de datum tot wanneer de persoon betrokken is.

  4. Sluit het scherm (“ESC” of ).
 

Op tabblad “5. Berichten” worden alle e-mails getoond die naar de arts gestuurd zijn.  

 

Als er geen e-mail postbus aanwezig is of als de aangemelde medewerker geen postbus eigenaar of gemachtigde is, wordt het tabblad “Berichten” niet getoond.

 

Je kunt hier geen berichten toevoegen!

  1. Klik op menu [Bestand], [Artsen] en dubbelklik op de arts waarbij je de gegevens wilt wijzigen. 
  2. Ga naar tabblad “5. Berichten”. 
  3. Op dit tabblad zie je een lijst met alle e-mails die ontvangen zijn.
     
  4. Je ziet de volgende kolommen.

    Kolom
    Omschrijving

    Berichtnummer

    Dit is het nummer van de e-mail.

    Type

    Je ziet, of de arts als geadresseerde is ingevuld bij “Aan”, “CC” of “BCC”. 

    Onderwerp

    Je ziet het onderwerp van de e-mail getoond.

    Datum

    Je ziet de omschrijving van de behandelepisode weergegeven.

    Verzonden

    Je ziet, of de e-mail verzonden is.

  5. Je kunt dubbelklikken op een e-mail. Als de e-mail is verzonden, wordt het scherm “Verzonden e-mailbericht” geopend en kun je niets meer wijzigen. Als de e-mail nog niet is verzonden, wordt het scherm “E-mailbericht opstellen en verzenden…” geopend, waarin je het bericht nog wel kunt wijzigen en versturen.
  6. Sluit het scherm (“ESC” of ).

Om de lijst met artsen up-to-date te houden, kun je artsen die niet meer in dienst zijn of met wie je niet meer samenwerkt, verwijderen uit de lijst “Artsen”. Je hebt dan twee mogelijkheden: de arts op “Niet-actief” instellen, zodat deze niet meer zichtbaar is in de actuele lijst met artsen (je verliest dan geen gegevens), of de arts volledig verwijderen uit de lijst (de gegevens worden volledig verwijderd uit Intramed).

Arts op “Niet-actief” instellen

Je kunt een arts uit de lijst van actieve artsen verwijderen. Je verliest dan geen gegevens, en je houdt de lijst “Artsen” up-to-date. Je kunt dat op 2 manieren doen.

Manier 1

  1. Dubbelklik op de arts.
  2. Klik achter het veld “Actief:” op  en klik op “Nee”.
  3. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).
 

Als er patiënten zijn gekoppeld aan de arts, kun je de patiënten toewijzen aan een andere arts. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

Manier 2

  1. Klik op de arts.
  2. Klik op “Opties”, “Op niet actief zetten”.
  3. Je krijgt een bevestigingsvraag; klik op “Ja”.

    De arts is op “Niet actief” gezet en het scherm “Patienten toewijzen” wordt geopend.  

 

Zie het onderwerp “Patiënten van arts laten wisselen” hoe je patiënten toewijst aan een andere arts.

 

De arts die je op “Niet actief” hebt gezet is niet verdwenen uit de lijst. Als je in het scherm “Artsen” het filter “Actief” uitvinkt, zie je ook alle artsen;  die op “Niet actief” staan.  

Arts volledig verwijderen

Je kunt een arts uit de lijst “Artsen” volledig verwijderen. De artsgegevevens worden dan compleet uit Intramed verwijderd.

 

Alleen een medewerker uit groep 1, “Praktijkhouder / Eigenaar” kan een arts verwijderen.

  1. Klik de arts die je wil verwijderen.
  2. Klik op .
  3. Je krijgt een bevestigingsvraag; klik op “Ja”.

 

 Intramed controleert, of die arts bij een patiënt of behandelserie is ingevuld. Als dat het geval is, zal Intramed je melden dat er een koppeling is met een patiënt of behandelserie en dat de arts daarom niet mag worden verwijderd.

 

Je kunt patiënten van de arts die je wil verwijderen, toewijzen aan een andere arts. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

 

Je kunt de behandelserie (alleen als daar nog niet op gedeclareerd is!) eventueel aan een andere arts koppelen.
Via menu [Bestand], [Behandelseries] opent een lijst met alle behandelseries. In dit scherm kun je de kolom “Verwijzer” toevoegen. Je kunt vervolgens filteren op de arts.

Per behandelserie kun je de verwijzend arts veranderen in een andere arts: dubbelklik op een behandelserie en kies in het veld “Verwijzer:” voor een andere verwijzer. 

Bij een arts / specialist kun je de standaard aanhef en adressering instellen. Je kunt dat ook doen voor de alle artsen / specialisten.

 

De standaard aanhef stel je in via menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens], tabblad “1. Algemeen”, veld “Aanhefvorm arts:”.

Standaard aanhef en adressering instellen bij arts     

  1. Klik op menu [Bestand], [Artsen] en dubbelklik op een arts.
  2. Klik op “Opties”, “Default aanhef en adressering gebruiken”.

    De velden “Aanhef:” en “Adressering:” worden ingevuld zoals is ingesteld in de systeemgegevens.
  3. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).

Standaard aanhef en adressering instellen bij alle artsen

  1. Klik op menu [Bestand], [Artsen].
  2. Klik op “Opties”, “Allen standaard aanhef en adressering geven”.

    Bij alle artsen / specialisten worden de velden “Aanhef:” en “Adressering:” ingevuld zoals deze standaard is ingesteld in de systeemgegevens.
  3. Sluit het scherm (“ESC” of  ).

Je kunt de patiënten van een bepaalde arts, toewijzen aan een andere arts. Bijvoorbeeld als de arts niet meer werkzaam is. Dat doe je in de artsenlijst.

  1. Klik op de arts bij wie je de patiënten wil overzetten naar een andere arts.
  2. Klik op “Schermen”, “Overzetten patienten”.

    In de linker lijst zie je alle patiënten van de aangeklikte arts. In de rechter kolom zie je alle actieve artsen.
    In dit scherm kun je elke patiënt toewijzen aan een andere arts, een aantal patiënten tegelijk toewijzen aan een arts, of alle patiënten tegelijk toewijzen aan een arts.
  3. Ga verder met één van de volgende onderwerpen.

Een patiënt toewijzen aan een andere arts

  1. Klik in de linker lijst op de patiënt die moet worden toegewezen.
  2. Klik in de rechter lijst op de huisarts aan wie de patiënt moet worden toegewezen.
     

    Je kunt in het scherm “Patiënten toewijzen” de lijst ook filteren. Zo kun je bijvoorbeeld (na het invoegen van de juiste kolom) op een bepaald postcodegebied filteren.

  3. Klik op  tussen de twee lijsten (of klik op “Opties”, “Geselecteerde patient toewijzen”); de patiënt verdwijnt uit de linker lijst.
  4. Sluit het scherm (“ESC” of  ).

Meerdere patiënten toewijzen aan een andere arts

  1. Klik in de linker lijst op de patiënt die moet worden toegewezen.
  2. Houdt de “Ctrl”-toets ingedrukt.
  3. Klik één voor één op de patiënten die ook moeten worden toegewezen; voor de patiënten die geselecteerd zijn, staat een vinkje.
     

    Je kunt in het scherm “Patiënten toewijzen” de lijst ook filteren. Zo kun je bijvoorbeeld (na het invoegen van de juiste kolom) op een bepaald postcodegebied filteren.

  4. Laat de “Ctrl”-toets weer los.
  5. Klik in de rechter lijst op de huisarts aan wie de patiënten moeten worden toegewezen.
  6. Klik op  tussen de twee lijsten (of klik op “Opties”, “Geselecteerde patient toewijzen”).
  7. Sluit het scherm (“ESC” of  ).

Alle patiënten toewijzen aan een andere arts

  1. Klik in de rechter lijst op de huisarts aan wie alle patiënten moeten worden toegewezen.
  2. Klik op  tussen de twee lijsten (of klik op “Opties”, “Alle patienten toewijzen”).
  3. Sluit het scherm (“ESC” of  ).