Intramed Expert

Zoek hier
Generic filters

Agenda: lay-out en erin zoeken

Voordat we in de Intramed agenda gaan werken, maken we kennis met die agenda. Wat is er te zien? Welke lay-out instelmogelijkheden zijn er? Zo kun je de agenda op de voor jou best werkbare lay-out zetten.

Stel, een patiënt belt: hij is vergeten, wanneer zijn afspraak voor volgende week is. In een volle agenda is dat niet zo snel te vinden. Gelukkig is er een speciale zoekfunctie binnen de agenda om snel afspraken te vinden. Ook handig als je bijvoorbeeld wilt weten, wanneer een patiënt voor het laatst geweest is. En je kunt ook een afsprakenoverzicht printen.

Je kunt de lay-out van de agenda veranderen. Je kunt de agenda weergeven als dag, per week, per periode en van alle medewerkers. Daarnaast kun je de breedte van de kolommen aanpassen. Ook is er een overzicht van patiënt- en behandelgegevens te zien.
Het uiterlijk van de agenda wordt mede bepaald door de roosters die je hebt ingesteld voor alle medewerkers (in de systeemgegevens) of per medewerker (in de medewerkergegevens).

De agenda open je via menu [Bestand], [Agenda].

  • Door op de pijltjes bovenin het beeld te klikken, kun je heen en weer bladeren door de agenda. Je kunt daarvoor ook de pijltjestoetsen op het toetsenbord gebruiken.
  • Met de pijltjes kun je door de agenda bladeren, maar je kunt ook direct naar een specifieke datum gaan via de kalender. Klik op  en klik op de datum in de “Kalender”.
  • Met de knop “Vandaag” keer je altijd terug naar de huidige datum.
  • Je kunt de agenda weergeven als dag, per week, per periode en van medewerkers (allen of verdeeld in agendagroepen) met de iconen naast de pijltjes.
  • Standaard wordt de agenda van de aangemelde medewerker geopend. Als je daar rechten toe hebt in Intramed, kun je ook de agenda van andere medewerkers zien. Je kunt wisselen van agenda door op  achter de naam van de medewerker te klikken en de medewerker te selecteren.
     De medewerkers worden op alfabetische volgorde getoond.
     Je kunt per medewerker instellen hoe zijn naam wordt getoond in de agenda. Dat stel je in op tabblad “6. Agenda” van de medewerkergegevens. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

  • Als je met meerdere personen tegelijkertijd in de agenda werkt, is er een kans dat er dubbele afspraken ingepland worden. Daarom is aan de agenda een functionaliteit toegevoegd, waarmee je de gegevens in de agenda kunt verversen. Zodra je op  klikt, worden de gegevens ververst; ook de detail-gegevens aan de rechterkant van het scherm. Je kunt ook de toetscombinatie (“Ctrl” + “h”) gebruiken.

    Als je een afspraak verwijdert, waarbij de duur van de afspraak niet overeenkomt met het roosterinterval, wordt de agenda automatisch ververst. De tijden komen dan weer overeen met het ingestelde rooster.
  • Daaronder zie je de werkbalk voor locatie- / ruimtekeuze. Hiermee kun je de agenda filteren op afspraken met bijvoorbeeld een bepaalde praktijklocatie en behandelruimte. Klik op  om filters die je hebt ingesteld in de agenda (op locatie en/of ruimte) te verwijderen.
  • Als je op een afspraak klikt, zie je aan de rechterkant allerlei gegevens over de patiënt, en de behandeling. De kleur van de achtergrond past zich aan, aan het Windows thema (zoals alle andere velden in Intramed).
    Door op de knop “Behandelseriegegevens”, “Patientgegevens” etc., kun je de gegevens ook inklappen.

    Je kunt ook alle gegevens inklappen, door op de pijlknop te klikken.

    Via dezelfde knop kun je de gegevens ook weer tonen.
  • Als je op een afspraak klikt in de agenda, wordt op de achtergrond een aantal controles uitgevoerd, waaronder alle controles uit de invoercontrole.

    Afspraken worden in de attentiekleur getoond, als de patiënt niet (aanvullend) verzekerd is, de BSN- of WID-gegevens niet goed zijn ingevuld, of als er meldingen zijn uit de invoercontrole. Rechts bovenin het detailgedeelte zie je de precieze meldingen. Ook als je de muis op een afspraak in de agenda zet, zie je deze informatie. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

    Vanuit de agenda kun je per dag ook een invoercontrole uitvoeren. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

Anonimiseren

Je kunt ervoor kiezen om de naam van de patiënten wel of niet te tonen in de agenda. Daarvoor vink je het vakje voor “Namen tonen?” respectievelijk aan of uit.

of

 

Taken

Als je op een datum in de agenda staat, zie je onderin beeld welke algemene taken je op die dag hebt.
Dubbelklik op een taak om hem te openen.

Als je vervolgens op een behandeling klikt, zie je rechtsonder de taken die gerelateerd zijn aan de patiënt en/of zijn behandelepisode.

 Je kunt het vak waarin de taken getoond worden, groter / kleiner maken. De scheiding tussen de verschillende schermdelen kun je verplaatsen. Wijs daarvoor met de muis op zo’n scheiding. Hou vervolgens de linker muisknop ingedrukt en sleep de ruimte zo groot/klein als je wil.

De taken die getoond worden, zijn op basis van dezelfde periode zoals die is ingesteld via  in het “Takenoverzicht”. Afgeschermde en uitgevoerde taken worden niet getoond in deze lijst. In dit scherm geldt ook weer: dubbelklik op een taak om deze te openen.

 Aan de hand van de datum waarop je staat, worden de actuele en verlopen taken bepaald. Het kan dus zijn dat je sommige taken niet ziet in het overzicht. Hou daarom altijd het algemene “Takenoverzicht” in de gaten. Als in het icoon een uitroepteken te zien is , zijn er actuele en/of verlopen taken.

Grootte van de iconen

De grootte van de iconen kun je wijzigen. Klik daarvoor met de rechtermuisknop in de werkbalk; er wordt een menu geopend. Kies hoe groot je de werkbalk wil tonen.

Kolombreedte

De breedte van de kolommen in de agenda, kun je zelf indelen. Dat is alleen mogelijk als er meerdere kolommen aanwezig zijn in de agenda, dus bij een indeling “Periode”, “Per week” of “Medewerkers”.

Als je de muispijl tussen twee grijze kolomkoppen zet, verandert de pijl in . Houd vervolgens de linker muisknop ingedrukt, verschuif de muis, en laat de muisknop los op de gewenste kolombreedte.

Alle kolommen krijgen deze nieuwe breedte. De breedte van de kolommen wordt, per medewerker, opgeslagen. Als je de volgende keer het scherm opstart, wordt het geopend zoals je het de laatste keer afgesloten hebt.

 De kolommen hebben een minimale grootte van 100 pixels.

Vaste tijden of dynamische tijden

In de agenda wordt voor het tonen van tijden rekening gehouden met de reeds gemaakte afspraken/behandelingen. Vaak plan je afspraken op de intervaltijden in de agenda. Er kunnen echter ook afspraken worden gepland, die op een afwijkend tijdstip beginnen of een afwijkende duur hebben. Dan zullen de (vrije) tijden na deze afspraken ook niet meer op de originele interval tijdstippen vallen.

Sommige therapeuten zien hier echter toch graag dat ondanks de afwijkende afspraaktijden, de (vrije) tijden die in de agenda na deze afspraak/behandeling worden getoond, weer de oorspronkelijk agenda interval volgen.

Je kunt in het agendarooster aangeven, welke van deze mogelijkheden wordt gebruikt. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

Ruimtes

Als je in de systeemgegevens de module “Bedrijfsmiddelen” hebt geactiveerd, is in de agenda een extra tabblad “Ruimtes” beschikbaar. Op dit tabblad kun je ruimtes en bedrijfsmiddelen reserveren voor behandelingen.

Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

Statussen

Vóór een behandeling in de agenda staat een icoon. Aan dit icoon kun je zien wat de status van de behandeling is.

Icoon

Omschrijving

Deze behandeling heeft de status “Afspraak”.

 Een afspraak kun je knippen, kopiëren en plakken. Ook kunnen de gegevens gewijzigd en verwijderd worden.

Deze behandeling heeft de status “Ongedeclareerd”. Dat betekent dat de afspraak geboekt is. Als je gaat declareren worden alleen de behandelingen meegenomen met deze status.

 Een geboekte afspraak kun je wijzigen en verwijderen. Geboekte afspraken kun je niet knippen, kopiëren en plakken.

Deze behandeling heeft de status “Gedeclareerd”. Dat betekent dat de behandeling in Intramed gedeclareerd is (via verzekeraar of nota). Je moet dan de declaraties zelf nog versturen (bijvoorbeeld via online declareren of door het declaratiebestand te uploaden) en/of nota’s versturen.

 Gedeclareerde behandelingen kun je niet knippen, kopiëren, plakken, wijzigen en/of verwijderen.

Als je in de systeemgegevens de module “Bedrijfsmiddelen” en “Abonnementen” hebt geactiveerd op tabblad “7. Modules”, is in de agenda een extra tabblad “2. Ruimtes” beschikbaar. Op dit tabblad kun je afspraken inplannen op abonnementen.

De meeste functionaliteiten op dit tabblad zijn hetzelfde als op tabblad “1. Medewerkers” van de agenda. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg. 
Hierna vind je de beschrijving van de verschillen.

  • Je kunt de agenda weergeven van alle ruimtes.
  • Standaard wordt de agenda van alle diensten (bijvoorbeeld fysiofitness, spinning etc.) geopend. Je kunt de agenda van een specifieke dienst zien, door op  achter de naam van de dienst te klikken en de dienst te selecteren.
  • Daaronder zie je de werkbalk voor locatie- / ruimte- en bedrijfsmiddelenkeuze. Hiermee kun je de agenda filteren op afspraken met bijvoorbeeld een bepaald(e) praktijklocatie, behandelruimte en bedrijfsmiddel. Klik op  om filters die je hebt ingesteld in de agenda (op locatie, ruimte en bedrijfsmiddelen) te verwijderen.

Wanneer een cliënt een afspraak wil maken op zijn abonnement, kies je in de agenda de dienst, locatie, ruimte en bedrijfsmiddel. Vervolgens klik je op het tijdstip. Je ziet dan ook direct of deze beschikbaar zijn. Je kunt in de wizard “Plannen van een afspraak” de locatie, ruimte en het bedrijfsmiddel nog wijzigen.  

Je kunt nu de afspraak op het abonnement inplannen op dezelfde manier als wanneer je een afspraak inplant voor een behandeling: je begint met het typen van de naam of het patiëntnummer op de regel in de agenda; de wizard “Plannen van een afspraak” wordt geopend. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

 

Het tabblad “2. Ruimtes” is bedoeld voor alle afspraken op abonnementen; dus niet voor behandelingen.
Daarom is het niet mogelijk om behandelingen en notities/handelingen van het tabblad “1. Medewerkers” te kopiëren, knippen en plakken naar het tabblad “2. Ruimtes”. Andersom kunnen afspraken op een abonnement ook niet gekopieerd, geknipt en geplakt worden naar het tabblad “1. Medewerkers” in de agenda.

Korte instructie

  1. Klik op menu [Bestand], [Agenda].
  2. Klik op “Opties”, “Zoek afspraak…”.
  3. Typ het patiëntnummer, de geboortedatum of achternaam van de patiënt in en klik op “OK”.
  4. Dubbelklik op de behandeling; de agenda springt naar de datum van de behandeling en de regel van de behandeling is blauw gekleurd.
  5. Sluit het scherm (“ESC” of  ).

In de agenda kun je afspraken zoeken. Bijvoorbeeld als een patiënt belt met de vraag wanneer er ook alweer een behandeling gepland staat.

 

Je kunt het scherm “Zoek afspraak” ook openen door de F9-toets in te drukken.

  1. Klik op menu [Bestand], [Agenda].
  2. Klik op “Opties”, “Zoek afspraak…”.
  3. Typ het patiëntnummer, de geboortedatum of achternaam van de patiënt in.

     

    In het scherm “Selecteren Behandeling” kunnen filters ingesteld worden. Kies of je afspraken en/of ongedeclareerde en/of gedeclareerde behandelingen wil zien in de lijst.

  4. Dubbelklik op de behandeling; de agenda springt naar de datum van de behandeling en de regel van de behandeling verkleurt.

    Dubbelklik eventueel op de behandeling om de gegevens van de behandeling in te zien.
  5. Sluit het scherm (“ESC” of  ).
 

Als de agenda lay-out op “Medewerkers” is gezet, en de medewerker die de afspraak heeft gemaakt zit niet in de agendagroep, zie je die medewerker niet in de agenda. De agenda toont wel de juiste datum en tijd, maar bij de verkeerde medewerker én niet de afspraak zelf.

Extra informatie

  • Als er in de agenda meerdere patiënten met dezelfde achternaam voorkomen, wordt na het invullen van het scherm “Zoek afspraak”.
     

    Ook in het scherm “Selecteren Patient” kun je filters instellen. Kies of je alleen patiënten wil zien van de aangemelde medewerker en/of alleen patiënten die in behandeling zijn.

  • Als je een achternaam hebt ingetypt die niet voorkomt in de agenda, krijg je de melding of je toch een afspraak in wil plannen. Via de wizard wordt de nieuwe patiënt toegevoegd aan de administratie. In dat geval is het handiger om op “Nee” te klikken. Je kunt beter een nieuwe afspraak inplannen via de wizard “Plannen van een afspraak”, omdat je dan direct de basis patiëntgegevens registeert én er automatisch een behandelserie en behandelepisode wordt aangemaakt. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

Korte instructie

  1. Klik op menu [Bestand], [Agenda].
  2. Zoek en klik op een afspraak van de patiënt waarbij je een afsprakenoverzicht wil maken.
  3. Klik op “Schermen”, “Afsprakenoverzicht”.
  4. Pas zo nodig de periode aan rechtsonder in het scherm.
  5. Klik op “E-mailen” of klik op “Afdrukken”.
  6. Ga verder met één van de volgende onderwerpen.

Afsprakenoverzicht e-mailen

  1. Klik op “E-mailen”. Als al een standaard afsprakenoverzichtrapport is ingesteld in de systeemgegevens of bij de medewerker, wordt een nieuwe e-mail geopend. Ga dan verder met stap 7.
  2. Anders: er moet een rapportontwerp aanwezig zijn. Klik in de melding op “Ja”.
  3. Is er nog geen rapportontwerp beschikbaar, dan moet je zo’n ontwerp maken. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.
  4. Is er al wel een rapportontwerp: dubbelklik op het rapportontwerp dat je wil gebruiken. Je krijgt een bevestigingsvraag. Klik op “Ja”.
  5. Vervolgens wordt een nieuwe e-mail geopend.
  6. Wijzig zo nodig het onderwerp en het bericht.
  7. Verstuur de e-mail.

Afsprakenoverzicht afdrukken

  1. Klik op “Afdrukken”. Als al een standaard afsprakenoverzichtrapport is ingesteld in de systeemgegevens of bij de medewerker. Ga dan verder met stap 7.
  2. Anders: er moet een rapportontwerp voor zijn. Klik in de melding op “Ja”.
  3. Is er nog geen rapportontwerp beschikbaar, dan moet je zo’n ontwerp maken. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.
  4. Is er al wel een rapportontwerp: dubbelklik op het rapportontwerp dat je wil gebruiken. Je krijgt een bevestigingsvraag. Klik op “Ja”.
  5. Vervolgens wordt het scherm “Afsprakenoverzicht …” geopend.
  6. Stel zo nodig het soort uitvoer in. Klik op “OK”.
  7. Klik op  om alsnog te printen en op  om als pdf te bewaren.
  8. Sluit het scherm (“ESC” of  ).

In het scherm “Afsprakenoverzicht” zie je alle afspraken van de geselecteerde patiënt, in de ingestelde periode. Via dat scherm kun je die afspraken ook afdrukken en/of e-mailen naar de patiënt.

 

Het overzicht kun je dus gebruiken als “afsprakenkaartje”.

  1. Rechtsonder in het scherm wordt de overzicht-periode getoond. Automatisch wordt bij het veld “Vanaf:” de datum van morgen ingevuld. Het veld “Tot en met:” wordt leeg gelaten. Typ zo nodig (andere) data in of gebruik de kalender via 
  2. Klik op “In agenda tonen” en de agenda wordt geopend op de geselecteerde afspraak.
  3. Klik op “Patientinformatie” en de patiëntgegevens worden geopend op tabblad “1. Algemeen”.
  4. Klik op “E-mailen” om het overzicht te e-mailen naar de patiënt, of klik op “Afdrukken” om het overzicht te printen.
  5. Ga verder met één van de volgende onderwerpen.
 

Naast dat je een periode kunt instellen, kun je de lijst “Afsprakenoverzicht” ook filteren. Op die manier kun je een lijst maken van de afspraken die je echt wil e-mailen of afdrukken. De lijst kun je filteren via  of druk op “F8”.

Afsprakenoverzicht e-mailen

 

De knop “E-mailen” is alleen actief als het e-mailadres van de patiënt is ingevuld op tabblad “1. Algemeen” van de patiëntgegevens.

  1. Klik op “E-mailen”. Als al een standaard afsprakenoverzichtrapport is ingesteld in de systeemgegevens of bij de medewerker, wordt een nieuwe e-mail geopend. Ga dan verder met stap 7.
  2. Anders: om het overzicht te kunnen maken, moet er een rapportontwerp aanwezig zijn. Is er nog geen rapportontwerp, krijg je de volgende melding:
    .
  3. Klik op “Ja”.
  4. Is er nog geen rapportontwerp beschikbaar, dan moet je zo’n ontwerp maken. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.   
  5. Is er al wel een rapportontwerp, kun je dat selecteren.
  6. Dubbelklik op het rapportontwerp dat je wil gebruiken; je krijgt een bevestigingsvraag. 
  7. Klik op “Ja”.
  8. Vervolgens wordt een nieuwe e-mail geopend.

    Het e-mailadres en het onderwerp zijn automatisch ingevuld. Als bijlage wordt een pdf-bestand met het afsprakenoverzicht toegevoegd.
  9. Wijzig zo nodig het onderwerp en het bericht.
  10. Verstuur de e-mail.

Afsprakenoverzicht afdrukken

  1. Klik op “Afdrukken”. Als al een standaard afsprakenoverzichtrapport is ingesteld in de systeemgegevens of bij de medewerker, wordt het scherm “Afsprakenoverzicht …” geopend. Ga dan verder met stap 7.
  2. Anders: om het overzicht te kunnen maken, moet er een rapportontwerp voor zijn. Is er nog geen rapportontwerp, krijg je de volgende melding:
    .
  3. Is er nog geen rapportontwerp beschikbaar, dan moet je zo’n ontwerp maken. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.   
  4. Is er al wel een rapportontwerp, kun je dat selecteren.  
    .
  5. Dubbelklik op het rapportontwerp dat je wil gebruiken; je krijgt een bevestigingsvraag. 
  6. Klik op “Ja”; vervolgens wordt het scherm “Afsprakenoverzicht …” geopend.
  7. Stel zo nodig het soort uitvoer in. Klik op “OK”.
  8. Klik op  om alsnog te printen en op  om als pdf te bewaren.
  9. Sluit het scherm (“ESC” of  ).
 

Via menu [Systeem], [Ontwerpen], [Rapporten] kun je het rapportontwerp wijzigen of een nieuw rapportontwerp toevoegen.