Zorgtrajectnummer invullen en aanpassen

Wat is een zorgtrajectnummer? Een korte samenvatting

Sinds 2025 wordt er gebruik gemaakt van de GDS declaratiestandaard voor het declareren aan verzekeraars. Met de invoeren van de GDS wordt het Zorgtrajectnummer in de declaratie gezet om bij de verzekeraar kenbaar te maken met welk nummer de zorg van de patiënt is gestart.

De eerste behandeling die richting de verzekeraar is gedeclareerd heeft dit nummer gekregen en dit nummer staat bij de verzekeraar bekend als het ‘Zorgtrajectnummer’. Dit nummer moet tijdens het gehele traject hetzelfde blijven.

Hoe werkt(e) het in Intramed?

In Intramed kun je bij een patiënt meerdere behandelseries aanmaken. Bij het aanmaken van een extra behandelserie krijg je de vraag of deze nieuwe behandelserie op dezelfde codelijst wilt hebben (dan word het een vervolgserie) of op een andere codelijst (dan wordt het geen vervolgserie).

Wanneer er gekozen wordt om een vervolgserie aan te maken, dan wordt bij het declareren het Zorgtrajectnummer van de eerste serie in de reeks gebruikt. Wanneer er gekozen wordt om geen vervolgserie aan te maken, dan wordt er een nieuw Zorgtrajectnummer aangemaakt en gebruikt voor declareren.

Het kan voorkomen dat een chronisch patiënt al jaren onder behandeling is met tientallen behandelseries en dat er in de loop der jaren wijzigingen zijn geweest aan de reeks van behandelseries. Hierdoor kan het zijn dat er bij de verzekeraar een ander Zorgtrajectnummer bekend is dan dat in Intramed genoteerd staart. Wanneer dit gebeurd, krijg je met declareren een afwijzing van de verzekeraar en moet je het Zorgtrajectnummer corrigeren.

Het is nu mogelijk om Zorgtrajectnummer zelf aan te passen. 

Er zijn verschillende manieren en redenen waarom je het Zorgtrajectnummer zou willen aanpassen. Hieronder vind je een korte handleiding voor de meest voorkomende situaties. 

In Intramed versie 10.6 is een nieuw veld geïntroduceerd in de patiëntgegevens. Op tabblad ‘4. Behandelepisodes’ zijn bij het veld ‘Behandelseries’ de kolommen ‘Zorgtrajectnummer’ en Zorgtrajectnummer eerste behandelserie’ toegevoegd. (Deze kolommen kun je zelf toevoegen in Intramed via de kolomindeling.)

Klik op de afbeelding om deze te vergroten.

tonen zorgtrajectnummer

Het veld ‘Zorgtrajectnummer’ kan aangepast worden in de eerste behandelserie van de reeks om zo een ander Zorgtrajectnummer mee te geven in de declaratie.

Het Zorgtrajectnummer kan alleen worden aangepast als deze nog niet voorkomt in de database, deze nummers dienen namelijk uniek te zijn. In onderstaand voorbeeld zie je dat deze patiënt 3 behandelseries die alle 3 een vervolg van elkaar zijn. In de kolom ‘Zorgtrajectnummer eerste behandelserie’ is te zien dat het nummer van de eerste serie voor alle 3 de series wordt gebruikt.

Je kunt in een behandelserie op tabblad ‘2. Toestemming’ de reeds toegewezen zorgtrajectstartdatum invullen bij het veld ‘Afwijkend zorgtrajectstartdatum’. Deze Zorgtrajectstartdatum verkrijg je vanuit de retourinformatie. Dat wil zeggen: als het een behandelserie is waarvan de declaratiestandaard onder de GDS valt.

Let op: Een afwijkende zorgtrajectdatum mag niet na de eerste behandeling liggen anders zie je een foutmelding:

Als je bovenstaande foutmelding krijgt, kun je het volgende doen:

  1. Dubbelklik op de behandelserie en haal “Vervolg van” leeg. Onthoud het nummer wat hier ingevuld stond.
  2. Vul de afwijkende zorgtrajectstartdatum in en sla deze wijziging op.
  3. Dubbelklik opnieuw op de behandelserie en vul het veld “Vervolg van” in met het nummer wat hier eerder stond. Sla hierna de serie op.
  4. Nu staat de datum ingevuld en wordt deze gedeeld met de Zorgverzekeraar.

Alleen als er geen behandelingen aanwezig zijn in de behandelseriereeks, wordt deze datum controle niet toegepast. Iedere willekeurige datum wordt dan geaccepteerd.

Het correcte zorgtrajectstartdatum wordt getoond in de retourinformatie van de declaratie van de patiënt. Bij de declaratie op tabblad ‘2. Declaratieregels kun je de declaratieregel selecteren. Onderaan bij ‘betrokken element’ staat het zorgtrajectnummer dat je kunt invullen in de eerste behandelserie. (Zweef in Intramed met je muis over de tekst als de volledige tekst niet te lezen is,)

Declaratiescherm toont zorgtrajectnummer

In een behandelserie op tabblad ‘2. Toestemming’ is het zorgtrajectnummer te zien. Klik op de knop ‘wijzig’ om deze te wijzigen.

Voorbeeld zorgtrajectnummer wijzigen

Let op: Het zorgtrajectnummer kun je alleen wijzigen als de behandelserie de eerste van de reeks is. Als een vervolgbehandelserie is geopend, zie je op de plek van het zorgtrajectnummer en ‘Wijzig’ knop de tekst:

Zorgtrajectnummer melding niet eerste reeks behandelingen

Let op: het correcte ‘Zorgtrajectnummer’ moet je bij de verzekeraar opvragen, deze wordt helaas nog niet meegeleverd door de verzekeraars in de retourinformatie.

Er zijn meerdere manieren om het zorgtrajectnummer aan te passen, afhankelijk van de reden waarom je dit wilt aanpassen. Hieronder staan de 3 meest voorkomende oorzaken en oplossingen beschreven.

Klap de kopjes uit voor meer informatie. 

Als je wilt dat het Zorgtrajectnummer van de tweede behandelserie gebruikt wordt voor de declaratie, dan kun je in de tweede behandelserie het veld ‘Vervolg van’ op tabblad ‘1 behandelserie’ leeg maken. 

Op die manier wordt de tweede behandelserie, de eerste in de reeks. Het Zorgtrajectnummer van de tweede behandelserie wordt dan gebruikt voor het declareren van deze en de opvolgende series. 

Vervolgbehandelserie verwijderen

Als een patiënt nieuw binnenkomt bij de praktijk maar voor dezelfde klacht eerder is behandeld bij een andere praktijk, dan is  het van belang dat het Zorgtrajectnummer door de patiënt opgevraagd wordt bij de oude praktijk of bij de verzekeraar. Zodra dit nummer bekend is kan deze in Intramed gezet worden.

Dit nummer kan dan worden ingevoerd in de behandelserie, welke de eerste in de reeks van behandelseries is, op tabblad 2. onderaan bij Zorgtrajectnummer door op de knop ‘Wijzig’ te klikken.

Knop behandelserie wijzigen

Vul het Zorgtrajectnummer in die je gekregen hebt van de patient en bewaar de gegevens met ‘F5’.

Als je een Zorgtrajectnummer wilt verplaatsen van een behandelserie naar een andere behandelserie dan kan dit als volgt uitgevoerd worden:

zorgtrajectnummer aanpassen

In het voorbeeld hierboven heeft de patiënt 3 behandelseries waarvan de eerste behandelserie het Zorgtrajectnummer 7cca6da0-4224-495c-b786-fde80ede7107 heeft. Wanneer je dit nummer bij bijv. een nieuwe behandelepisode met daarin een nieuwe behandelserie wilt gaan gebruiken, ga je als volgt te werk:

    1. Ga naar de eerste behandelserie in de reeks (van de eerste behandelepisode)
    2. Ga naar tabblad ‘2. Toestemming’ en klik op ‘Wijzig’ bij het zorgtrajectnummer.
    3. Kopieer dit nummer en bewaar deze (tijdelijk, bijvoorbeeld in Kladblok/Notepad op je computer).
      Let op! Dezelfde diagnosecode en eventueel lichaamslocatie (als die verplicht is voor de diagnosecode) invullen in de nieuwe behandelserie van de nieuwe behandelepisode die nog toegevoegd gaat worden, noteer deze gegevens goed. In de nieuwe behandelserie moet in het veld ‘Afwijkende zorgtrajectstartdatum’ de datum van de eerste behandeling van de “oude” behandelserie (eerste van de keten) ingevuld worden.
    4. Voeg een nieuwe behandelepisode toe.
      Let op! Een nieuwe behandelserie wordt ook aangemaakt.
    5. Let op de volgende velden dat deze juist ingevuld worden:
      Op Tabblad ‘1 Algemeen’ de ‘Aanspraakcode’,
      op Tabblad ‘2 Toestemming’ Verwijsdatum, Aanmelddatum, Begindatum, Einddatum.
      Onderaan het venster dat de ‘Aanspraakstartdatum’ ingevuld wordt.
      Vul in het veld ‘Afwijkende zorgtrajectstartdatum’ de datum van de eerste behandeling van de “oude” behandelserie (eerste van de keten) in.
      Klik op ‘Wijzig’ bij het zorgtrajectnummer.
      Plak hier het zorgtrajectnummer wat je bewaart hebt (in, bijv. Kladblok/Notepad).
    6. Tabblad ‘3 Diagnose’ vul nu de juiste diagnosecode en eventueel lichaamslocatie in (als die verplicht is voor de diagnosecode), deze gegevens heb je genoteerd. 
    7. Let op dat in de behandeling, die bij de nieuwe behandelserie hoort, niet de intakecode komt te staan.
    8. Daarna zul je alle behandelingen in die nieuwe behandelepisode/behandelserie moeten toevoegen. Eventuele sessiejournaals zul je handmatig moeten kopiëren van de oude behandelingen/behandelepisode en plakken in de nieuwe behandelingen/behandelepisode.
      Als dit allemaal overgezet is kun je de behandelserie/behandelingen verwijderen om zo te voorkomen dat deze behandelingen mee gaan in de declaratie.