Voor Intramed versie 10.5 zijn er diverse aanpassingen en vernieuwingen gedaan. De belangrijkste aanpassing is dat Intramed automatisch volledig afgekeurde creditatieregels crediteerd. Dit houdt in dat schermen in het menu declareren zijn aangepast en ook de werkwijze anders is.
De belangrijkste wijzigingen bespreken we ook in het webinar over deze versie. Schrijf je in voor het webinar om een link in je mailbox te ontvangen.
Nieuwe werkwijze:
Gemakkelijker en automatisch crediteren
We krijgen veel signalen dat de retourinformatie in Intramed onduidelijk is geworden sinds de GDS. In deze versie hebben we daarom de retourinformatie naar één scherm teruggebracht. Vanuit dit scherm kun je direct retourinformatie gaan verwerken.
Vanaf deze Intramed versie wordt bij het ophalen van de retourinformatie automatisch een credit aangemaakt voor niet goedgekeurde bedragen. Je hoeft daarom niet meer voor elke declaratieregel die niet is goedgekeurd, zelf handmatig een credit aan te maken.
Intramed werkt voortaan met het door verzekeraars toegekende bedrag. Dat kan de hele declaratie zijn of een deel: sommige declaratieregels.
Let op: Om te zorgen dat er geen fouten in het proces komen, kun je sinds versie 10.4 geen declaraties crediteren waar geen retourinformatie van is.
Belangrijk: door deze aanpassing zal je huidige werkproces voor crediteren veranderen. Het wordt extra belangrijk om opgehaalde retourinformatie direct te verwerken voor je opnieuw gaat declareren.
Hieronder staat beschreven welke schermen er veranderd zijn en hoe je per verschillende situatie te werk kunt gaan.
Scherm Online declareren, tabblad 3 en 4 vernieuwd
Als de retourinformatie is opgehaald, staan de declaraties op tabblad ‘3. Te verwerken declaraties’ van het online declareren scherm.
In het online declareren scherm is op tabblad 3 (en 4) de knop ‘Inzien retourinformatie’ vervangen door de knop ‘Inzien declaratie’. Deze stuurt je door naar het nieuwe scherm waar je jouw retourinformatie kunt verwerken.
De knop ‘Verwerken’ is vervangen door ‘Markeer als afgehandeld’. Verwerken gaat nu deels automatisch én vanuit de declaratie.
Er kunnen verschillende situaties zijn in het venster ‘Online declareren’. Hieronder staan de verschillende situaties beschreven en wat de nieuwe handelingen zijn.
Situatie 1: toegekend bedrag is gedeclareerd bedrag
Je declaratie is goedgekeurd door Vecozo en toegekend door de verzekeraar.
Dit zie je terug op tabblad ‘3. Te verwerken declaraties’ van het online declareren scherm.
Klik op een declaratie. In de kolom ‘Bedrag niet toegekend’ staat dan natuurlijk niets.
Als je niets meer aan die declaratie wilt veranderen, klik je op ‘Markeer als afgehandeld’ en deze declaratie verschuift direct naar tabblad ‘4. Afgehandelde declaraties’.
Wil je nog wel wat aanpassen (je hebt bijvoorbeeld een toeslagcode gebruikt die je niet wilde gebruiken en deze is wel goedgekeurd), klik dan op de knop ‘Declaratie inzien’. Je komt dan bij het vernieuwde scherm van de declaratie zelf om alle details te zien én verder te verwerken.
Daar volgt verderop uitgebreide uitleg over.
Situatie 2: toegekend bedrag is nul
Declaraties die op basis van VECOZO controles zijn afgekeurd, krijgen voortaan de online declaratiestatus ‘Geweigerd’. Daarvoor wordt dan direct een creditnota aangemaakt.
Voor geweigerde prestaties wordt voortaan geen credit meer naar de verzekeraar gestuurd (er is toch niets toegekend wat bij een verzekeraar moet worden gecrediteerd).
In de retourinformatie ‘ziet’ Intramed dat bij een declaratie het toegekend bedrag op 0 staat. Dan is de declaratie geheel geweigerd door de verzekeraar en er wordt alvast een creditnota voor die declaratie aangemaakt. En zo wordt in dit geval de hele declaratie gecrediteerd.
Deze declaraties zie je ook op tabblad ‘3. Te verwerken declaraties’. Vink je ‘Geweigerde declaraties’ aan, Dan zie je alleen de geweigerde declaraties.
Let op: Als er bij een verzekerde (patiënt) uit de declaratie een fout is gevonden, worden er geen prestaties (behandelingen) opgenomen in de retourinformatie. Zo’n decaratieregel krijgt dan retourcode 0435 mee.
Het blijkt zo te zijn, dat dit in de software van sommige verzekeraars mis gaat: als bij één patiënt uit de hele declaratie zo’n fout is gevonden, wordt bij elke patiënt die in het retourbestand staat, de retourcode 0435 opgenomen. En daardoor worden de gedeclareerde bedragen niet (gedeeltelijk) toegekend.
Intramed vangt dit op: als er bij de verzekerde een retourcode is vermeld, maar er zijn wél een of meerdere prestaties bij die verzekerde opgenomen, dan worden de declaratieregels als volledig toegekend beschouwd.
Controleer wel altijd alle declaratieregels op foutcodes van verzekeraars.
Let op: De gecrediteerde (geweigerde) declaratie moet nog wel worden gecorrigeerd! Dubbelklik dan op de declaratie. Je komt dan bij het vernieuwde scherm van de declaratie om alle details te zien én verder te verwerken.
Daar volgt verderop uitgebreide uitleg over, bij het onderdeel ‘Nieuwe knoppen’.
Situatie 3: het gedeclareerde bedrag is gedeeltelijk toegekend
Als een verzekeraar het gedeclareerde bedrag maar voor een deel heeft toegekend, dan zie je dat ook op tabblad ‘3 Te verwerken declaraties’.
Intramed heeft alvast een creditnota voor die declaratieregels voor het niet toegekende bedrag aangemaakt.
Als 1 prestatiecode is goedgekeurd en de andere afgekeurd, dan wordt de goedgekeurde niet automatisch gecrediteerd.
En dan ga je, door op die declaratie te dubbelklikken, naar het vernieuwde scherm van de declaratie zelf om alle details te zien én verder te verwerken.
Vernieuwd scherm retourinformatie verwerken: Declaratie, tabblad 2. Declaratieregels
Tabblad ‘2. Declaratieregels’ in de declaratie is compleet vernieuwd. Voortaan verwerk je hier de retourinformatie.
In dit scherm hebben we vele wensen vanuit onze klanten die we de afgelopen jaren hebben ontvangen toegepast. Met dit nieuwe scherm is het inzien en verwerken van de retourinformatie flink verbeterd om hiermee minder tijd kwijt te zijn.
Er zijn 2 manieren om dit scherm te openen:
- Je opent dit scherm vanuit het scherm online declareren, tabblad ‘3. Te verwerken declaraties’ door bij een geselecteerde declaratie op de knop ‘Declaratie inzien’ te klikken.
- Je kunt dit scherm ook openen door te dubbelklikken op een declaratie via menu [Financieel], [Inzien declaraties].
Alles over je declaratie (ook nota’s) vind je terug in het vernieuwde scherm ‘Declaratie’, tabblad ‘2. Declaratieregels’:
Dit scherm is standaard breder gemaakt én is in grootte te verstellen. Die instelling wordt per gebruiker opgeslagen.
Op tabblad 2 zijn de kolommen ‘Afgehandeld’, ‘Goedgekeurd’ en ‘Crediteren’ toegevoegd.
Onderin tabblad 2 is nu een apart gedeelte voor retourcodes van de geselecteerde declaratieregel. Dit zie je alleen bij declaratieregels die retourcodes kunnen hebben (dus bij soort betaler verzekering of gemeente). Je ziet ook eventuele retourcodes die op een hoger niveau voorkomen (patiënt/ declaratiecontext etc). En het ‘Betrokken element’ en zo nodig een ‘Aanvullend kenmerk’.
Je ziet álle declaratieregels van die declaratie. Tenzij je ‘Goedgekeurde regels verbergen’ aanvinkt; dan zie je alleen de declaratieregels ‘waar wat mee is’.
Onder in dit scherm zie je ook de knoppen ‘Declaratiebestand inzien’ en ‘Retourinformatie inzien’. Klik erop om de bestanden te bekijken, die bij de declaratieregel horen.
Hieronder worden de nieuwe en aangepaste kolommen beschreven. Klik op de kopjes en neem de informatie goed door.
Uitleg nieuwe kolommen
Kolom ‘Goedgekeurd’:
In de kolom ‘Goedgekeurd’ zie ‘Ja’, ‘Nee’ of ‘Gedeeltelijk’ goedgekeurd door Vecozo of een verzekeraar:
Heeft een behandeling 2 codes (dus 2 declaratieregels) heeft waarvan er één wel en een ander niet is goedgekeurd of waarvan er minimaal één gedeeltelijk is goedgekeurd, dan zie je dat in de declaratieregels
Als ‘Goedgekeurde regels verbergen’ wordt aangevinkt, dan zie je ook de goedgekeurde regel van die twee. Als een regel wordt gemarkeerd om te crediteren, wordt de andere regel ook automatisch gemarkeerd en dat wil je wel zien.
Let op: Deze kolom is niet beschikbaar (grijs), als het geen online declaratie is geweest, maar bijvoorbeeld een nota:
Kolom ‘Toegekend’:
Dan de kolom ‘Toegekend’. Hier zie je, wat de verzekeraar heeft toegekend.
Deze waarde wordt alleen ingevuld, als het een online declaratie is geweest.
Zoals je al eerder hebt gelezen: is het toegekend bedrag 0, dan is de declaratie geheel geweigerd door de verzekeraar. Zo’n declaratie is al verwerkt.
Kolom ‘Crediteren’
De kolom ‘Crediteren’ is nieuw:
Als je een declaratieregel (de prestatie = de behandeling) wilt crediteren, vink je hem hier aan.
Er is al gecrediteerd als de behandeling niet is goedgekeurd, maar ook geheel goedgekeurde declaratieregels kun je aanvinken, als je toch nog wat wilt aanpassen. Ook als je prestaties uit een nota wilt crediteren, vink je die hier aan.
En zoals gezegd: bij meerdere declaratieregels uit één behandeling, worden al die declaratieregels aangevinkt.
Belangrijk: Voor crediteren door jou aangevinkte declaratieregels worden automatisch klaargezet worden voor verzending. Blokkeer deze niet voor verzenden, omdat anders de herdeclaratie afgewezen zal worden (met retourcode 0587 Prestatie / declaratie is reeds gedeclareerd en/of vergoed of is al eerder vergoed aan een ander).
Let op: Als een declaratie is geopend van de Declaratie methode = D-Pay, dan kunnen geen declaratieregels gemarkeerd worden voor crediteren (dit werkt op een andere manier).
Kolom ‘Afgehandeld’
In de kolom ‘Afgehandeld’ kun je een vinkje zetten om aan te geven, dat een declaratieregel is bekeken en eventuele wijzigingen zijn aangebracht om deze de volgende keer correct te declareren.
Deze kolom kun je gebruiken om voor jezelf bij te houden tot waar je bent gebleven, mocht je tijdens het verwerken van retourinformatie bijvoorbeeld een telefoontje krijgen of een patiënt aan de balie.
Ook deze kolom is alleen beschikbaar, als het een online declaratie is geweest.
Uitleg nieuwe knoppen
Knop ‘Behandeling openen’ en ‘Patiënt openen’:
Klik hierop, als je de behandeling en/of patiëntgegevens wilt aanpassen om de fout op te lossen.
Knop ‘restnota maken’
Via deze knop kun je direct van de declaratieregel een eigen bijdrage nota maken voor de betrokken patiënt. Die wordt direct gemaild of worden geprint.
In de behandeling zie je dit terug in de vergoeding details. Bij wat gefactureerd is aan de verzekeraar zie je, wat daarvan is toegekend. In een volgende regel staat, wat aan de patiënt is gefactureerd als ‘eigen bijdrage’.
Knop ‘crediteren’
Onderin zie je een knop ‘Crediteren’. Deze knop gebruik je om de geselecteerde declaratieregels te crediteren, als je bijvoorbeeld zelf een goedgekeurde behandeling toch wilt aanpassen
Let op: Als een declaratie is geopend van de Declaratie methode = D-Pay, dan is de knop ‘Crediteren’ verborgen.
Laatste verwerking op tabblad ‘3. Te verwerken declaraties’ in het online declareren scherm
Als alle declaratie regels zo nodig zijn aangepast, sluit je tabblad ‘2. Declaratieregels’. Je komt terug tabblad ‘3. Te verwerken declaraties’ in het online declareren scherm.
Daar selecteer je de declaratie en klik je op ‘Markeer als afgehandeld’. Die declaratie verschuift naar tabblad ‘4. Afgehandelde declaraties’.
Bijkomende aanpassingen
Door deze veranderingen zijn een aantal schermen aangepast of niet meer nodig:
- Het scherm ‘Gedeclareerde zaken’ (via ‘Markeren voor crediteren’ of de lijst ‘Declaraties’, knop ‘Schermen’) is niet meer nodig.
Om je te laten wennen aan deze situatie, is het scherm ‘Gedeclareerde zaken’ nog niet verwijderd, maar word je doorgestuurd naar tabblad 2 van een declaratie. - De knoppen ‘Inzien declaratiebestand’ en ‘Inzien retourbestand’ zijn verwijderd uit het online declaratie scherm. Op tabblad ‘2. Declaratieregels’ van een declaratie zijn daarvoor in de plaats de knoppen ‘Declaratiebestand inzien’ en ‘Retourinformatie inzien’ toegevoegd.
Andere verbeteringen:
Aanspraakdatum kan opgenomen worden in exports
Het veld aanspraakstartdatum is een nieuw veld dat we met de invoering van de GDS gebruiken, vanaf versie 10.5 hebben we dit opgenomen in de exports. Klik op het kopje voor meer informatie.
Uitleg Aanspraakdatum kan opgenomen worden in exports
Voor de GDS hebben we het veld ‘Aanspraakstartdatum’ toegevoegd, wat belangrijke informatie is over de daadwerkelijke start van een zorgtraject van een patiënt.
Dit veld kan nu ook worden opgenomen in de exportinstellingen bij de exports:
- ‘Patiënten/Behandelingen’ op ‘het tabblad ‘Behandelseries’:
- ‘Declaraties/Declaratieregels’ op het tabblad ‘Gedeclareerde behandelseries’:
Deze velden staan standaard uitgeschakeld; vink ze zo nodig aan.
Wil je meer weten over exports? Op deze pagina leggen we uitgebreid alles uit.
Aanspraakcode kan niet meer worden gewijzigd na declareren
Het achteraf aanpassen van een aanspraakcode van de behandelserie als er al behandelingen gedeclareerd zijn, zorgt voor een afwijzing door de zorgverzekeraars. Dit hebben we nu opgelost. Klap onderstaand kopje uit voor meer informatie
Uitleg Aanspraakcode kan niet meer worden gewijzigd na declareren
Achteraf aanpassen van de aanspraakcode van een behandelserie als er al behandelingen zijn gedeclareerd, zorgt voor een afwijzing door de zorgverzekeraars. De aanspraakcode klopt dan niet meer met eerdere declaraties.
Je ziet dan retourcodes als:
- 634 Prestatie voldoet niet in combinatie met eerdere prestatie
- 8325 Prestatie is niet toegestaan zonder voorgaande prestatie.
Toch blijken behandelaren de aanspraakcode wel eens aan te passen. Dit levert in de praktijk veel werk op en afwijzingen; soms zelfs na een jaar.
Daarom kan vanaf deze Intramed versie, als er gedeclareerd is op een behandelserie, de aanspraakcode in die behandelserie niet meer worden gewijzigd (het veld wordt grijs).
Een aanspraakcode wordt overigens alleen gebruikt bij Fysiotherapie en Oefentherapie én bij een aantal diagnosecodes met Huidtherapie, maar die worden anders gedeclareerd.
Dit geldt alleen voor de volgende paramedische codelijsten:
- Fysiotherapie
- Oefentherapie
- Huidtherapie
- Dietetiek
- Ergotherapie
- Logopedie
- GLI
- Podotherapie
- Overig GDS.
Bij MSZ en GGZ mag je namelijk wel de aanspraakcode wijzigen gedurende het traject.
Mogelijke gevolgen:
- Is de 1e behandeling al gedeclareerd, maar afgewezen is vanwege verkeerde aanspraakcode en je wilt die herstellen?
Dan crediteer je de behandeling, waarna je de aanspraakcode wel kunt aanpassen. - Is de behandelserie gedeclareerd met een verkeerde aanspraakcode?
Crediteer dan alle behandelingen uit de behandelserie. Er zijn daarna geen gedeclareerde behandelingen meer en kan je de aanspraakcode wijzigen. - Werkwijze chronische 1e 20: werk altijd met een vervolgbehandelserie voor na de eerste 20 behandelingen.
Nog maar één incasso sequencetype (RCUR)
Je hoeft bij het aanleveren van een incasso geen onderscheid meer te maken tussen de ‘eerste’ (FRST) en de ‘volgende’ (RCUR) incasso in een reeks. Dit is aangepast in Intramed:
- Bij de patiënt is het veld ‘Eerste SEPA incasso:’ verwijderd uit de patiëntgegevens, tabblad ‘2. Financieel/Mailing.
- In het scherm ‘Aanmaken incasso bestand’ is de optie om alles als eerste incasso te versturen weggehaald.
Tijdens de conversie wordt dit doorgevoerd.
OAuth ondersteuning bij mailen
Microsoft stopt per maart 2026 met het ondersteunen van SMTP met gebruikersnaam en password. Als veiliger alternatief hiervoor heeft Microsoft aan hun SMTP OAuth toegevoegd. Klap onderstaand kopje uit voor meer informatie.
Uitleg OAuth ondersteuning bij mailen
Intramed ondersteunt verschillende manieren voor authorisatie methoden bij uitgaande e-mail. Microsoft stopt per maart 2026 met het ondersteunen van SMTP met gebruikersnaam en password. Als veiliger alternatief hiervoor heeft Microsoft aan hun SMTP OAuth toegevoegd.
Met OAuth geef je alleen toestemming, zonder je wachtwoord prijs te geven. Deze methode is heel veilig en beschermt tegen hacking. Als de app wordt gehackt, hebben de onbevoegden geen toegang tot je wachtwoord of je hele account.
Als je al eens het bericht ‘Deze applicatie toegang geven tot je account?’ hebt ontvangen, heb je OAuth in actie gezien.
Let op: Systeembeheerders en applicatiebeheerders moeten de juiste gegevens zelf regelen én correct invullen. Zij kunnen daarna verifiëren dat het werkt door het versturen van een test e-mail.
Laat daarom deze release informatie ook door jouw systeembeheerder / applicatiebeheerer lezen.
Voor het ondersteunen van Microsoft OAuth bij mailen via een SMTP server, moeten er aanvullende instellingen worden gedaan in menu [Systeem], [Organisatie], [Email-instellingen], tabblad ‘1. Algemeen’.
- Server: <vul je serveradres in>
- Authenticatiemethode: Microsoft OAuth
- Poort: 587
- TLS-gebruik: Expliciet TLS-gebruik
- SSL-Versie: TLSv1_2
- Gebruikersnaam: e-mailadres
- Wachtwoord: Secret Value
- Leestime-out: het aantal seconden om een ‘Read Timed Out’ melding te voorkomen. Als je het veld leeg laat, is de leestime-out 10 seconden.
- Vervaldatum secret: <kies deze datum>
- Tenant ID: Tenant ID
- Client ID: Client ID
Let op: Wijzigen van deze gegevens impact kunnen hebben op het e-mailen in de praktijk. Het advies is dan ook om dit niet overdag te doen/uit te testen, maar op een zorgvuldig gekozen moment en afstemming in de praktijk.
Extra regel met roostertitel in de agenda soms niet zien
In een vorige versie van Intramed is geregeld dat je de titel van een rooster / blok ziet in de agenda, maar dan in een extra regel, zodat dat geen inplanbare tijd in beslag neemt. Dit is nu aangepast, klap onderstaand kopje uit voor meer informatie.
Uitleg Extra regel met roostertitel in de agenda soms niet zien
In een vorige versie van Intramed is geregeld dat je de titel van een rooster/blok ziet in de agenda, maar dan in een extra regel zodat dat geen inplanbare tijd in beslag neemt.
Maar in een bepaalde situatie leek het, of er nog vrije plekken waren die eigenlijk niet vrij zijn. Dit is aangepast; zowel handelingen als afspraken én bij notities geldt:
- Als een afspraak / handeling precies eindigt op het begin van het rooster/blok, wordt wél de extra lege regel op dezelfde tijd na de titelregel ingevoegd (en dit moet ook).
Op die extra lege regel met dezelfde tijd kun je een afspraak inplannen.In de volgende afbeelding heeft patiënt Haksema een 30-minuten afspraak.
- Als de afspraak / handeling net over het rooster / blok heen loopt, wordt geen extra lege regel na de titelregel ingevoegd.
In de volgende afbeelding heeft patiënt Haksema weer een 30-minuten afspraak. Het rooster / blok begint om 10:00; de volgende afspraak kan om 10:10 worden gepland.
- Staat er een notitie op de begintijd, dan wordt geen extra lege regel na de titelregel getoond.
- Maar staat de notitie net na de begintijd, dan wordt wel een extra lege regel na de titelregel getoond.
Kleine aanpassingen
Naast bovenstaande aanpassingen zijn er ook enkele kleine aanpassingen in Intramed versie 10.5 doorgevoerd. Je hoeft geen actie te ondernemen maar het is wel goed om te weten.
Performance Intramed
We hebben traagheid bij het filteren van het scherm ‘Behandelseries’ op het veld ‘Declareerbaar = Nee’ opgelost.
BSN voorloopnullen
Voortaan worden, als via de COV een BSN wordt overgenomen, weer automatisch voorloopnullen toegevoegd als het BSN niet de maximale lengte had.
Zorgtrajectstartdatum juist bepalen
Stel, je had per ongeluk een vervolgbehandelserie aangemaakt en daarom heb je later ‘Vervolg van:’ weer leeggemaakt. Dan werd de zorgtrajectstartdatum niet opnieuw bepaald en kon dit alleen hersteld worden via ons Service Centrum.
Dit is opgelost; voortaan wordt de zorgtrajectstartdatum in elke situatie correct bepaald.
Verslagleggingsrichtlijnen
In de verslaglegging zijn er ook weer enkele zaken aangepast. Vergeet niet om op het wereldbolletje 
in Intramed te klikken om de verslagleggingsrichtlijnen te updaten!
Zorgtopics: eigen formulierset eenmalig wijzigen
Deze wijziging geldt voor de volgende richtlijnen:
- Zorgtopics (v37) versie 1 revisie 4
- Zorgtopics COPD (v37) versie 3 revisie 1
De Zorgtopics vragenlijsten voor Rug, Nek en Schouder zijn niet langer verplicht.
Het Zorgplankeuze formulier werd automatisch toegevoegd zodra de Zorgtopics vragenlijst was gebruikt. Omdat die vragenlijst nu niet meer verplicht is, moet het Zorgplankeuze formulier in jouw eigen formulierset eenmalig worden toegevoegd. Klik hier voor uitleg, hoe je dat doet.
In deze nieuwe revisie is daarnaast ook voor de Nek, Schouder, Lage rug, Artrose heup, Artrose knie, THP, TKP en COPD het Zorgplankeuze formulier toegevoegd aan de standaard formulierset van Zorgtopics.
Dit kan handig zijn als je het Zorgplankeuze formulier handmatig nog via het dossier wilt toevoegen in een dossier, waar dit formulier nog ontbreekt.
Let op: Dit is bewust nu ook al voor Artrose, THP/TKP en COPD gedaan omdat dit handig is, maar voor deze zorgplannen is de vragenlijst nog WEL verplicht.
Conversie:
Bij een nieuwe revisie hoeven de behandelepisodes niet geconverteerd te worden. De nieuwe mogelijkheden zijn direct zichtbaar.