Intramed Expert

Zoek hier
Generic filters

E-mail instellingen

Er zijn veel verschillende e-mailsoorten die je vanuit Intramed kunt versturen. In de e-mailinstellingen leg je de instellingen vast, die gelden binnen de praktijk of instelling.

  1. Klik op menu [Systeem], [Organisatie], [E-mailinstellingen].
  2. Vul de velden in de rubriek “SMTP Server” in. Intramed is hiermee uitgebreid met de mogelijkheid om met Transport Layer Security (TLS) via de SMTP-servers van Google, Microsoft en Exchange te e-mailen. 
  3. Als er een server ingesteld is, zullen al deze instellingen gebruikt worden voor het e-mailen via SMTP. Zo niet, dan worden de instellingen uit het register gebruikt.
  4. Vul de velden in de rubriek “Overig” in.
  5. Bewaar de gegevens (“F5” of ).

Op dit tabblad vul je diverse basis-instellingen over e-mailverkeer in, die gelden binnen de praktijk of instelling.

  1. Vul zo nodig de velden in de rubriek “SMTP server” in. Intramed is hiermee uitgebreid met de mogelijkheid om met Transport Layer Security (TLS) via de SMTP-servers van Google, Microsoft en Exchange te e-mailen. 
    Doe je dit niet, dat wordt bij het verzenden je standaard e-mail programma geopend.

    Veld

    Omschrijving

    Server:

    Wanneer het veld “Server:” ingevuld wordt, komen meer invulvelden beschikbaar

    Typ de naam van de server in.

     Je kunt maximaal 255 tekens gebruiken.

    Poort:

    Typ het nummer van de te gebruiken poort in. Je kunt een poortnummer invullen dat ligt tussen 0 en 65535. Als je Intramed OnLine gebruikt, vul dan 465 of 587 in.

     Bij de provider of hostingpartij van jouw e-mailaccount kun je het poortnummer opvragen.

    Authenticatiemethode:

    Klik op  en klik op “Geen”, “Gebruikersaccount” of “SASL”.

    Het gebruik van authenticatiemethode SASL (“Simple Authentication and Security Layer”)  is experimenteel en nog niet goed getest.

    TLS-gebruik:

    Klik op  en klik op “Geen”, “Impliciet TLS-gebruik”, “TLS vereist” of “Expliciet TLS-gebruik”.

    Impliciet TLS-gebruik wil zeggen dat de TLS/SSL encryptie stilzwijgend wordt ingeschakeld als de verbinding is gemaakt. Expliciet TLS-gebruik wil zeggen, dat de gebruiker uitdrukkelijk aangeeft, dat hij TLS/SSL encryptie ingeschakeld wil hebben. TLS vereist geeft een gebruiker geen keuze.

     

    TLS staat voor: Transport Layer Security

    SSL-versie:

    Dit veld is alleen beschikbaar als je bij het veld “TLS-gebruik:” kiest voor wat anders dan “Geen”.

    Standaard is “SSLv23” ingevuld; wijzig dit zo nodig.

    Klik op  en klik op een versie.

     

    SSL staat voor: Secure Sockets Layer

    Gebruikersnaam:

    Dit veld is alleen beschikbaar als je bij het veld “Authenticatiemethode:” kiest voor “Gebruikersaccount”.

    Typ je gebruikersnaam in.

     Je kunt maximaal 255 tekens gebruiken.

    Wachtwoord:

    Dit veld is alleen beschikbaar als je bij het veld “Authenticatiemethode:” kiest voor “Gebruikersaccount”.

    Typ een wachtwoord in.

     Je kunt maximaal 40 tekens gebruiken.

    Leestime-out (seconden):

    Typ hier het aantal seconden in om een “Read Timed Out” melding te voorkomen. Als je het veld leeg laat, is de leestime-out 10 seconden.

  2. Als er een server ingesteld is, zullen al deze instellingen gebruikt worden voor het e-mailen via SMTP. Zo niet, dan worden de instellingen uit het register gebruikt.
  3. Vul de velden in de rubriek “Overig” in.

    Veld

    Omschrijving

    E-mail verzenden via interne cliënt:

    Kies deze optie, als je e-mails in Intramed wil opstellen. Hierbij verschijnt een tussenscherm, waarin je alle geadresseerden kunt toevoegen (ook cc en bcc), een bericht kunt typen en bijlagen kunt toevoegen.

     Intramed verstuurt zelf geen e-mail. Bij het uiteindelijke verzenden wordt naar een SMTP-verbinding gezocht (via een eigen server of hostingspartij).

    Automatische e-mail bewaren:

    Kies deze optie, als je de automatisch verzonden e-mails vanuit Intramed wilt bewaren (nota’s bijvoorbeeld). Dit geldt alleen voor e-mails die je vanuit Intramed stuurt, dus niet als er tussenkomst is van een extern e-mailprogramma.

    Ingetypte e-mail bewaren:

    Deze optie is alleen beschikbaar als je de optie “E-mail verzenden via interne cliënt” hebt aangevinkt.

    Kies deze optie, als je de handmatig verzonden e-mails vanuit Intramed wilt bewaren (bijvoorbeeld een e-mail naar een contactpersoon of patiënt). Dit geldt alleen voor e-mails die je vanuit Intramed stuurt, dus niet als er tussenkomst is van een extern e-mailprogramma.

    Veilig verzenden via:

    Via ZIVVER en ZorgMail kun je veilig e-mailen volgens de AVG normen. Als je een abonnement hebt bij één van de twee partijen, kun je dat hier aangeven. In een e-mailbericht is dan de optie “Veilig e-mailen via…” beschikbaar.

     Er moet wel een online dienst van ZIVVER of ZorgMail aanwezig zijn om de optie te kunnen bewaren.

  4. Bewaar de gegevens (“F5” of ).
  1. Klik op menu [Systeem], [Organisatie], [E-mailinstellingen], tabblad “2. Per soort e-mail”.
  2. Klik aan de linkerkant op het soort e-mailontwerp.
  3. Vul aan de rechterkant de velden in.
  4. Herhaal stap 2 en 3 voor alle soorten e-mailontwerpen.
  5. Bewaar de gegevens (“F5” of ).

Op dit tabblad kun je het ontwerp per in Intramed vastgelegde e-mailsoort instellen én de afzender en het retouradres van de e-mail.

 

Het gaat hierbij om de door Intramed bij bepaalde functies automatisch gegenereerde e-mails. Niet om zelf verstuurde e-mails of per e-mail verstuurde brieven / documenten.

  1. Klik aan de linkerkant op het soort e-mailontwerp.
  2. Vul aan de rechterkant de velden in:

    Veld

    Omschrijving

    Ontwerp

    Klik op  en dubbelklik op het e-mailontwerp dat je wil gebruiken voor dit e-mailsoort.

     Via de iconen  en  kun je e-mailontwerpen toevoegen en wijzigen. Dat kan ook via menu [Systeem], [Ontwerpen], [Documenten], tabblad “b. E-mail” kun je e-mailontwerpen toevoegen en wijzigen.

    Veilig verzenden via…

    Vink dit aan als je deze e-mailsoort  via ZorgMail Secure e-mail of Zivver wil versturen.

    De optie “Veilig verzenden via…” is alleen zichtbaar als er op het eerste tabblad is gekozen voor 1 van de 2 methodes voor veilig verzenden. En de methode die je hebt gekozen wordt achter “Veilig verzenden via” vermeld.

    Afzender

    Klik op  en kies wie er als afzender in de e-mail komt te staan.

    • Praktijk: het e-mailadres van de praktijk wordt gebruikt.
    • Medewerker: het e-mailadres van de behandelend therapeut wordt gebruikt.
    • Aangemelde medewerker: het e-mailadres van de aangemelde medewerker wordt gebruikt.
    • Anders: kies zelf de naam en het e-mailadres van de afzender. 

     Bij het soort “Controle e-mailadres”, “Inschrijving nieuwe klacht” en “Inschrijving eerste afspraak” kan niet gekozen worden voor de optie “Aangemelde medewerker”, omdat er nog geen therapeut bekend is.  

    Afzender medewerker

    Dit veld is alleen zichtbaar als er bij “Afzender” is gekozen voor “Medewerker”

    Klik op  en dubbelklik op de medewerker die de afzender in alle verstuurde e-mails van dit soort wordt.

    Afzender e-mail

    Dit veld is alleen zichtbaar als er bij “Afzender” is gekozen voor “Anders”

    Typ de naam in die als afzender vermeld wordt in de gestuurde e-mail.

    Afzender naam

    Dit veld is alleen zichtbaar als er bij “Afzender” is gekozen voor “Anders”

    Typ het e-mailadres in dat als afzender vermeld wordt in de gestuurde e-mail.

    Retouradres

    Klik op  en kies wie er als retouradres in de e-mail komt te staan.

    • Praktijk: het e-mailadres van de praktijk wordt gebruikt.
    • Medewerker: het e-mailadres van de behandelend therapeut wordt gebruikt.
    • Aangemelde medewerker: het e-mailadres van de aangemelde medewerker wordt gebruikt.
    • Anders: kies zelf de naam en het e-mailadres van de afzender. 

     Bij het soort “Controle e-mailadres”, “Inschrijving nieuwe klacht” en “Inschrijving eerste afspraak” kan niet gekozen worden voor de optie “Aangemelde medewerker”, omdat er nog geen therapeut bekend is.  

    Retouradres medewerker

    Dit veld is alleen zichtbaar als er bij “Retouradres” is gekozen voor “Medewerker”

    Klik op  en dubbelklik op de medewerker die als retouradres in alle verstuurde e-mails van dit soort wordt.

    Retouradres e-mail

    Dit veld is alleen zichtbaar als er bij “Retouradres” is gekozen voor “Anders”

    Typ de naam in die als reouradres vermeld wordt in de gestuurde e-mail.

    Retouradres naam

    Dit veld is alleen zichtbaar als er bij “Retouradres” is gekozen voor “Anders”

    Typ het e-mailadres in dat als retouradres vermeld wordt in de gestuurde e-mail.

  3. Herhaal stap 1 en 2 voor alle soorten e-mailontwerpen.
  4. Bewaar de gegevens (“F5” of ).