Checklist voor na livegang

Na de livegang van Intramed is het belangrijk om een aantal stappen te controleren en af te stemmen binnen de organisatie. Denk hierbij aan het controleren van patiëntgegevens, agenda’s, koppelingen met andere systemen en instellingen van gebruikers. Door deze checklist stap voor stap door te lopen, weet je zeker dat alles correct is ingericht en dat de praktijk direct efficiënt kan werken.

Wanneer je overstapt naar Intramed en live bent gegaan, dan wil je jouw geplande afspraken met patienten in Intramed zetten. 

Geen conversie uit een ander softwarepakket
Je voert je patienten in via de agenda zoals je dat geleerd hebt in de cursus Starten met Intramed. Door de stappen in de wizard “plannen van een afspraak” te volgen, maakt Intramed op de achtergrond een patientkaart, behandelepisode, behandelserie en afspraak aan. 

NAW conversie (alleen patientgegevens, geen dossiers)
Als er een NAW-conversie is uitgevoerd, staan de NAW-gegevens van de patiënt in het systeem. Vervolgens kun je de patiënt gaan inplannen. Wij adviseren dat te doen via de Agenda en de wizard “plannen van een afspraak” (zoals je geleerd hebt in de cursus Starten met Intramed). Intramed maakt dan automatisch een dossier aan en koppelt hier een bijbehorende behandelserie aan. Het systeem voert een COV-check uit op de patiënt waardoor zijn verzekeringsgegevens direct gekoppeld worden. 

NAW conversie en Documenten conversie (patientgegevens en dossiers)
Als er zowel een NAW conversie als een documentconversie is gedaan, dan staan de NAW-gegevens van de patient in het systeem en is onder tabblad 6 van de patientkaart een pdf bestand neergezet waarin de verslaglegging uit je oude softwarepakket staat. Je kunt nu zelf de patient gaan inplannen. Wij adviseren dat te doen via de Agenda en de wizard “plannen van een afspraak” (zoals je geleerd hebt in de cursus Starten met Intramed). Intramed maakt dan automatisch een dossier aan en koppelt hier een bijbehorende behandelserie aan. Het systeem voert een COV-check uit op de patiënt waardoor zijn verzekeringsgegevens direct gekoppeld worden. 

Bij het overzetten van patienten die al een bestaand behandeltraject hebben in je oude software zul je een aantal zaken handmatig moeten controleren en aanvullen voordat je kunt declareren. Deze gegevens vind je in de behandelserie. De behandelserie kun je vinden via tabblad 4 van de patientenkaart. Dubbelklik op de behandelserie om deze te openen en te bewerken. 

Tabblad “1. Behandelserie”:

  • Controle binnenkomst: directe toegankelijkheid of verwijzing
  • Verwijzer invullen: laat dit veld leeg als er sprake is van directe toegankelijkheid
  • Aanspraakcode: controleer of dit de juiste is
  • Max aantal vergoed: Zorg ervoor dat dit aantal correct genoteerd is, en dat hier het resterende aantal behandelingen of minuten (dietetiek/ergotherapie) genoteerd staat dat een patiënt nog over heeft vanaf het moment dat de behandelingen in Intramed geregistreerd staan. 

Tabblad “2. Toestemming”:

  • De velden verwijsdatum, aanmelddatum en begindatum zullen automatisch ingevuld zijn met de datum waarop je het behandeldossier in Intramed hebt aangemaakt. Je kunt deze velden aanpassen maar dit is niet noodzakelijk voor declaratie. Het kan echter wel praktisch zijn bij bijvoorbeeld dossiers met een chronische indicatie. 
  • Na de overstap vanuit een andere softwarepartij is het belangrijk te bepalen of je een zorgtrajectnummer moet invullen of een aanspraakstartdatum.
    Zorgtrajectnummer: Heb je het zorgtrajectnummer uit je oude software meegenomen? Vul dan het veld “Afwijkend zorgtrajectstartdatum” in.
    Aanspraakstartdatum: Heb je geen zorgtrajectnummer meegenomen? Vul dan het veld “Aanspraakstartdatum” in met de oorspronkelijke startdatum waarop de patiënt is gestart.
  • Max aantal: Dit veld is alleen belangrijk als het gaat om een bestaand behandeltraject met aanspraakcode 8 fysiotherapie. Intramed vult dit veld automatisch met 20 behandelingen, maar als een patient in jouw oude softwarepakket al een X aantal behandelingen heeft gehad op aanspraakcode 8, dan zul je zelf dit aantal moeten aanpassen. 

Tabblad “3. Diagnose”:

  • Verwijsdiagnose: Zorg ervoor dat hier dezelfde verwijsdiagnose is ingevuld als in jouw oude softwarepakket.  
  • Lichaamslocatie: Vul een lichaamslocatie in indien nodig. Als deze ontbreekt zal de declaratie afgekeurd worden. In de gegevenscontrole voor het declareren word je gewezen op  behandelseries waar de lichaamslocatie ontbreekt. 

Wanneer je bovenstaande stappen hebt gedaan dan moeten jullie binnen de praktijk nog bepalen welke onderdelen van de verslaglegging binnen de behandelepisode je wilt overnemen in de dossiervoering. Als jullie kiezen voor een conversie inclusief PDF-bestanden, zijn deze gegevens terug te vinden op tabblad 6 van de patiëntkaart. Let op: deze informatie is dan niet zichtbaar in de formulieren van de verslaglegging.

Om tijd te besparen, hoef je niet alle informatie uit de PDF over te nemen. Vul in ieder geval de hulpvraag, fysiotherapeutische diagnose en het hoofddoel in. Kortlopende dossiers kun je dan afronden via SOAP-registraties en een eindevaluatie.

Voor chronische of langdurige trajecten is het wel aan te raden om meer gegevens in te voeren voor overzicht en continuïteit. Als het vorige systeem nog beschikbaar is, kun je informatie kopiëren en plakken. Dit kost wat meer tijd per patiënt, maar hoeft niet af te zijn vóór het declareren. Wil je de verslaglegging volledig bij de eerste afspraak in Intramed op orde hebben, maak hiervoor dan 10-15 minuten per behandeldossier voor vrij.

In de cursus Starten met Intramed heb je geleerd hoe je de verslaglegging basaal kunt invullen. Wil je echt alle ins en outs leren van de verslaglegging? Schrijf je dan in voor de online vervolgcursus Verslaglegging in Intramed. Of bekijk op onderstaande pagina de instructiefilmpjes. 

Verslaglegging instructiepagina