Onderwerp Patiëntenregistratie
Het werkproces “patiëntenregistratie” staat aan het begin van elk behandeldossier. De patiëntgegevens heb je nodig voor het maken van afspraken, het invullen van de verslaglegging en voor het maken van declaraties.
Patiëntenregistratie bestaat uit een aantal onderdelen. Het gaat daarbij om:
- een patiënt toevoegen aan administratie;
- aanvullen patiëntgegevens
- BSN-, en WID-controle;
- polissen toevoegen (COV);
- eventuele bijzonderheden toevoegen
- behandelserie controleren;
- eventuele toe te voegen documenten;
Het kan voorkomen dat een patiënt vraagt om zijn/haar gegevens te verwijderen. Met het ingaan van de AVG dien je daaraan te voldoen, maar als medisch dienstverlener heb je ook te maken met de Wet Geneeskundige Behandelovereenkomst (WGBO), die je verplicht op een medisch dossier bij te houden én minimaal 20 jaar te bewaren. Ook zijn er nog je financiële gegevens, waarvoor een bewaartermijn van minimaal 7 jaar geldt.
Om dit op te lossen, is er een functie in Intramed die je helpt de gegevens te verwijderen of te anonimiseren. Op deze pagina vind je hoe je dit kunt doen.
LET OP: De verslaglegging wordt hier slechts bekeken. Verslaglegging is zo belangrijk, dat je hierover apart uitgebreide informatie kunt opzoeken. Zie daarvoor de pagina over de verslaglegging.
Hieronder vind je enkele situaties die gebruikt worden om een patiënt te registreren
Wizard plannen van een afspraak (vanuit de agenda)
De volgende werkwijze is bedoeld voor nieuwe / bestaande patiënten met een nieuwe klacht:
- Ga naar menu [Bestand], [Agenda].
- Ga naar de datum waarop de afspraak ingepland moet worden.
- Klik op het tijdstip wanneer de patiënt komt.
- Typ de eerste letter van de achternaam van de patiënt in OF het eerste cijfer van de geboortedatum.
– Als je een letter intypt, wordt de wizard “Plannen van een afspraak” geopend. Ga verder bij “Wizard “Plannen van een afspraak””.
– Als je een cijfer intypt, wordt het scherm “Nieuwe afspraak” geopend. Ga Typ de rest van de geboortedatum in (druk op de spatiebalk voor een streepje in de geboortedatum), klik op “OK” en ga verder bij “Wizard “Plannen van een afspraak””.
Wizard “Plannen van een afspraak”
- Vul de velden in; voor zover van toepassing.
- Klik steeds op “Volgende” en vul de velden in voor zover van toepassing.
- Als je niet alle gegevens weet, kun je die achteraf aanvullen in de patiëntgegevens, de behandelserie of behandelepisode.
- Klik op “Voltooien”; er is een nieuwe patiënt toegevoegd aan de administratie, met een nieuwe behandelserie en behandelepisode.
Je kunt een buitenlandse postcode invoeren door eerst een letter van het land in te tikken B(elgië) of D(uitsland) en dan de vijfcijferige postcode
Patiënt op aanmeldingslijst plaatsen en verwerken
Klik op menu [Bestand], [Afspraak inplannen].
Als je één of meer patiënten op de aanmeldingenlijst gezet hebt, zie je het extra tabblad “Aanmeldingenlijst”.
- Klik op het tabblad “Aanmeldingenlijst”.
- Klik op de patiënt in de lijst.
- Klik op “Volgende”.
- Doorloop de wizard op dezelfde manier als bij het inplannen van een afspraak.
In de tab van de patiëntenlijst en de aanmeldingenlijst wordt met een gevuld of leeg blokje aangegeven, dat er respectievelijk wel of geen patiënten op de lijst staan.
Je kunt aan de indeling van de patiëntenlijst op de aanmeldingenlijst nog kolommen toevoegen. Vooral de kolommen “Uit te voeren actie” en “Urgentie” zijn belangrijk.
Aanmelding Patiëntportaal
In de menubalk zie je aan het icoon “Patiëntportaal notificaties bekijken” of er nieuwe online inschrijvingen of aanvragen voor inzien patiëntendossiers zijn binnen gekomen.
Als je met de muis op dit icoon gaat staan, zie je een hint met de naam van het icoon.
Je ziet dit icoon alleen als: |
Zolang er geen online inschrijvingen zijn, is het icoon grijs gekleurd. Zijn er wel acties via het patiëntenportaal geweest, dan wordt het icoon gekleurd. Je ziet dan ook bij het icoon een hint waarin “Patiëntportaal notificaties bekijken” staat. In de linker bovenhoek wordt aangegeven, hoeveel inschrijvingen/aanvragen er zijn. Zijn dat er meer dan 9, dan staat er “9+”.
Hoe vaak Intramed controleert of er nieuwe inschrijvingen/aanvragen zijn, hangt af van wat je ingesteld hebt bij de medewerkergegevens op tabblad “6. Agenda” bij het veld “Verversingsinterval (min):”. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.
De online inschrijvingen zie je ook in het scherm “Aanmeldingenlijst”: |
Als je op het icoon klikt, wordt het scherm “Patiëntportaal” geopend op tabblad “1. Aanmeldingen”.
Wij hebben hier de kolom “Patiënt” zelf toegevoegd. |
In de volgende afbeelding zie je twee online inschrijvingen. Bij de eerste patiënt staat zijn patiëntnummer; deze patiënt is al aan een bestaande patiënt in de administratie gekoppeld.
Je kunt hier geen aanmeldingen toevoegen; deze komen alleen online binnen. |
Als je op een patiënt in de lijst klikt, zie je in de rubriek “Details” (onderin het scherm) de patiënt details.
Je moet altijd eerst een online aangemelde patiënt koppelen aan een bestaande patiënt, of de gegevens van de nieuwe patiënt invoeren. |
Aanmelding Zorgdomein
Na het activeren, kun je gebruik gaan maken van de ZorgDomein koppeling in Intramed.
Voor meer informatie over het activeren van ZorgDomein, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg. |
- Nadat je de ZorgDomein koppeling geactiveerd hebt, is een nieuw icoon zichtbaar in de menu-balk:
- Klik er op; de lijst met ZorgDomein berichten wordt geopend. Hierin zijn de berichten opgenomen die je via ZorgDomein ontvangen hebt.
- De bovenste lijst “Correspondenties:” bestaat uit regels, op basis van het ZD-nummer.
In de lijst “Berichten:” daaronder, zie je de berichten die aan het ZD-nummer gekoppeld zijn. Er zijn verschillende soorten berichten: Afspraakbericht, Verwijsbrief, Bijlage, Annulering en een Nazending.
Een patiënt vanuit een Zorgdomein bericht inplannen
- Klik bovenin op de correspondentie regel van een patiënt. Onderin zie je alle berichten.
- Rechts naast die berichten staat nog 3 knoppen: ‘Verwijsbrief openen’, ‘Bijlage openen’ en ‘Markeren als afgehandeld’.
- De knop ‘Markeer als afgehandeld’ in dit scherm, geldt voor het geselecteerde ZorgDomein bericht in de onderste lijst.
Vanaf hier kun je dus alleen losse ZorgDomein berichten afhandelen. Dit kan handig zijn als je nog een nazending krijgt als het bericht al eerder was afgehandeld, met een nazending komt de correspondentie namelijk weer open te staan. - Klik op ‘Verwijsbrief openen’; dit opent direct de geselecteerde verwijsbrief of de meest recente verwijsbrief van de correspondentie.
- Onderaan die verwijsbrief staan nu de knoppen ‘Naar aanmeldingenlijst’ en ‘Markeer als afgehandeld’.
- Klik hier op ‘Markeer als afgehandeld’ als je de patiënt niet in behandeling wilt nemen.
De knop ‘Markeer als afgehandeld’ in de verwijsbrief geldt voor de hele correspondentie. Daarmee zet je ook het vinkje ‘afgehandeld’ aan bij alle correspondentie.
- Met de knop ‘Naar aanmeldingenlijst’ ga je naar de aanmeldingenlijst om zo nodig een patiënt toe te voegen en een afspraak te maken.
- Wanneer er een aanmelding via ZorgDomein in behandeling wordt deze op ‘Is verwezen’ gezet.
- Als die afspraak is ingepland, is er een behandelepisode aangemaakt waar de verwijsbrief en alle bijlagen direct als document op tabblad ‘6. Documenten’ worden gekoppeld (zoals ook gebeurt als je klikt op ‘Bijlage openen’). Ook zet je dan het vinkje ‘Afgehandeld’ aan bij de correspondentie
- In de aangemaakte behandelserie staat ‘Binnenkomst: op Verwijzing’.
De verwijzer zelf wordt niet ingevuld.
Annuleringsbericht
Als de verwijzing niet meer nodig is, kan een annuleringsbericht verstuurd worden via ZorgDomein.
- Klik in de lijst “Berichten:” op een “Annuleringsbericht”.
- Klik aan de rechterkant op “Bijlage openen” om het bericht in te zien; de bijlage wordt geopend in je standaardprogramma (bijvoorbeeld Adobe Acrobat Reader).
- Na openen wordt de bijlage automatisch toegevoegd op tabblad “6. Documenten” van de behandelepisode.
- Klik aan de rechterkant op “Markeer als ‘Afgehandeld'” om het bericht af te handelen. Als alle berichten binnen een correspondentie zijn afgehandeld, wordt de correspondentieregel verborgen. Als je rechtsboven “Toon afgehandelde correspondenties” aanvinkt, vind je afgehandelde correspondenties terug onder in de lijst “Correspondenties”.
Nazending
Nadat een verwijzing gestuurd is, kunnen er nog nazendingen plaatsvinden. Bijvoorbeeld röntgenfoto’s.
- Klik in de lijst “Berichten:” op een “Nazending”.
- Klik aan de rechterkant op “Bijlage openen” om het bericht in te zien; de bijlage wordt geopend in je standaardprogramma (bijvoorbeeld Adobe Acrobat Reader).
- Na openen wordt de bijlage automatisch toegevoegd op tabblad “6. Documenten” van de behandelepisode.
- Klik aan de rechterkant op “Markeer als ‘Afgehandeld'” om het bericht af te handelen. Als alle berichten binnen een correspondentie zijn afgehandeld, wordt de correspondentieregel verborgen. Als je rechtsboven “Toon afgehandelde correspondenties” aanvinkt, vind je afgehandelde correspondenties terug onder in de lijst “Correspondenties”.
Controle verzekeringen
Dit onderdeel bestaat uit 3 delen die hieronder beknopt worden uitgelegd. Voor meer informatie kun je in Intramed op F1 drukken of naar het help icoon gaan.
BSN controle:
Let op:
- Voor het uitvoeren van de BSN en WID controle maak je gebruik van een Uzi certificaat of UZI pas.
- Voor het het uitvoeren van een COV controle maak je gebruik van een VECOZO systeemcertificaat.
- Klik op menu [Bestand], [Patiënten] en dubbelklik op de patiënt.
- Vul de velden “Geslacht:”, “Geboortedatum:” en “Geslachtsnaam:” in.
- Klik op “Opties”, “Opvragen/Verifiëren BSN”; eventueel wordt het scherm “Windows-beveiliging” geopend.
- Klik op “OK”.
- Typ je PIN-code in.
- Klik op “OK”.
- Vink aan de linkerkant de patiënt aan als je het resultaat wilt overnemen.
- Klik op “OK”; de gegevens worden overgenomen op tabblad “1. Algemeen” van de patiëntgegevens.
WID controle:
Let op:
- Voor het uitvoeren van de BSN en WID controle maak je gebruik van een Uzi certificaat of UZI pas.
- Voor het het uitvoeren van een COV controle maak je gebruik van een VECOZO systeemcertificaat.
- Ga naar menu [Bestand], [Patiënten].
- Dubbelklik op de patiënt.
- Klik op
het veld “Identificatie via:” op het type document. - Typ in het veld “Nummer identificatiebewijs:” het nummer van het identificatiebewijs”.
- Klik op “Controleer WID”.
- Typ je PIN-code in.
- In het scherm “Informatie” zie je of het identificatiebewijs geldig is of niet.
- Klik op “OK”; de geldigheid-status van het identificatiebewijs wordt aangepast.
- Bewaar de gegevens (“F5” of
).
COV uitvoeren:
- Klik op menu [Bestand], [Patiënten].
- Dubbelklik op een patiënt.
- Klik op “Opties”, “Controle op Verzekeringsrecht”.
- Kies zo nodig een andere peildatum.
- Klik op “OK”.
- Klik op het systeemcertificaat van Vecozo (te herkennen aan alleen cijfers in de naam).
- Klik op “OK”.
Behandelepisode aanvullen
Patiëntrelatie toevoegen:
In sommige gevallen is het nodig om betrokkenen bij een patiënt te noteren. In deze film leggen wij uit hoe je dat doet.
Notities en handelingen invoeren:
Soms wil je ook andere zaken in de agenda zetten waarvan je wilt dat dit bekend is, zeker als bijvoorbeeld iemand anders dan de therapeut de agenda invult of de therapeut vult andere zaken in dan behandelingen.
- klik op menu [Bestand], [Agenda].
- Klik op de datum en het tijdstip waarop je een notitie wil toevoegen.
- Klik op de “Opties”, “Notitie”.
- Vul de velden in.
- Bewaar de gegevens (“F5” of
); de notitie is toegevoegd in de agenda. - Sluit het scherm (“ESC” of ).
Documenten toevoegen
Je kunt een extern bestand toevoegen aan het tabblad “… Documenten”. Dat tabblad is te vinden bij patiënten, artsen, behandelepisodes, medewerkers, verzekeraars, instellingen / adressen en crediteurs.
Document toevoegen
- Klik op het tabblad “… Documenten” en op
.
- Klik op “Document uit bestand opnemen”.
- Klik op “OK”.
- Zoek het bestand dat je wil toevoegen en klik op “Openen”;
- In het scherm “Document” kun je zo nodig een documenttype kiezen.
Klik op
en dubbelklik op een documenttype. Je kunt hier een item toevoegen (ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg). - Het bestand is toegevoegd aan de lijst op tabblad “… Documenten”.
- In de rubriek “Inhoud” wordt het icoon en de omschrijving getoond die in Windows-Verkenner zijn gekoppeld aan het bestand.
Als je geen afbeelding ziet, kun je op de pijl klikken. Hiermee kun je het afbeelding-gedeelte ook sluiten.
- Sluit het scherm (“ESC” of
).
Document wijzigen
- Dubbelklik op de regel van het document; er wordt een extern programma (bijvoorbeeld “Word”, of “Paint”) geopend waarin het document wordt geladen.
- Je kunt nu én werken in Intramed én in Word. Hierdoor is het makkelijk om gegevens over te nemen van het bestand naar Intramed en omgekeerd. Omdat er doorgewerkt kan worden in Intramed, is het ook mogelijk om meer dan een bestand extern te openen, in hetzelfde of een ander programma. Via menu [Extra], [Externe geopende bestanden] zie je, welke documenten extern geopend zijn.
Je ziet de datum en de tijd waarop een document geopend is.
Na sluiten document in extern programma
Je wijzigt dit document in het externe programma, sluit het af en bewaart de gegevens.
Als je daarna Intramed activeert, zie je weer het scherm “Extern geopende bestanden”.
Nu zie je dat er een document is gewijzigd (met de wijzigingsdatum en -tijd). Onder in dit scherm zijn nu de knoppen “Wijzigingen overnemen” en “Negeer wijzigingen” beschikbaar.
Wijzigingen overnemen
Klik op “Wijzigingen overnemen” en het gewijzigde document wordt in de Intramed administratie bewaard. Het scherm “Extern geopende bestanden” wordt aangepast.
De knoppen zijn nu niet meer beschikbaar.
Wijzigingen negeren
Klik op “Negeer wijzigingen”. Je krijgt een waarschuwing.
Klik je hier op “Nee”, dan gebeurt er niets en keer je terug in het scherm “Extern geopende bestanden”. Daar blijft dan het gewijzigde document ook in staan.
Klik je hier op “Ja”, dan worden de wijzigingen niet overgenomen in het document, dat in Intramed wordt bewaard. Het gewijzigde document verdwijnt uit het scherm “Extern geopende bestanden”.
Document wijzigen met interne editor en extern programma
Omdat je nu in Intramed door kunt werken, kun je een bestand zowel in een extern programma openen en aanpassen, als in de interne editor. Bij overnemen van de wijzigingen nadat het bestand is bewaard, mag dit niet door elkaar lopen. Daarom wordt je voor het overnemen van de wijzigingen extra gewaarschuwd.
Het gewijzigde bestand staat nu in rode letters en niet aangevinkt. Als je nu de in het externe programma gemaakte gegevens overneemt, gaan er mogelijk gegevens verloren.
Wil je die wijzigingen toch overnemen, klik dan op “OK” in de waarschuwing en op “Wijzigingen overnemen”.
Medische gegevens verwijderen
Het kan voorkomen dat een patiënt vraagt om zijn/haar gegevens te verwijderen. Met het ingaan van de AVG dien je daaraan te voldoen, maar als medisch dienstverlener heb je ook te maken met de Wet Geneeskundige Behandelovereenkomst (WGBO), die je verplicht op een medisch dossier bij te houden én minimaal 20 jaar te bewaren. Ook zijn er nog je financiële gegevens, waarvoor een bewaartermijn van minimaal 7 jaar geldt.
Om dit op te lossen, is er een functie in Intramed die je helpt de gegevens te verwijderen of te anonimiseren. Op deze pagina vind je hoe je dit kunt doen.