Intramed Expert

Zoek hier
Generic filters

Nieuwe patiënt toevoegen

Als je een nieuwe patiënt wil toevoegen aan je administratie, doe je dat het snelst via de agenda.

Als een patiënt een nieuwe afspraak wil maken, zoek je in de agenda naar een geschikte dag en tijd. Intramed ziet direct of de patiënt nieuw is. Als dat zo is, worden er een aantal aanvullende gegevens gevraagd, die je meteen aan de telefoon kunt invullen met de patiënt.

Wanneer het maken van de afspraak voltooid is, zijn de volgende zaken geregeld:

  • De patiënt is toegevoegd in Intramed
  • Er is een behandelserie en behandelepisode aangemaakt
  • Voor de behandeling is een sessiejournaal toegevoegd
  • En de afspraak staat natuurlijk in de agenda

Je kunt een nieuwe patiënt toevoegen via de wizard die je opstart vanuit de agenda. De patiënt wordt dan automatisch toegevoegd aan de patiëntenlijst en er wordt automatisch een behandelserie en behandelepisode aangemaakt.

 

Zowel een therapeut, vervanger, administratief medewerker of stagiaire kan een nieuwe patiënt toevoegen vanuit de agenda.

  1. Klik op menu [Bestand], [Agenda].
  2. Klik op de datum en tijd waarop je een vervolgbehandeling wil inplannen.  
  3. Typ de eerste letter van de achternaam van de patiënt in OF het eerste cijfer van de geboortedatum.

    – Als je een letter intypt, wordt de wizard “Plannen van een afspraak” geopend. Ga verder bij “Wizard “Plannen van een afspraak””.
    – Als je een cijfer intypt, wordt het scherm “Nieuwe afspraak” geopend.


    Typ de rest van de geboortedatum in (druk op de spatiebalk voor een streepje in de geboortedatum), klik op “OK” en ga verder bij “Wizard “Plannen van een afspraak””.

Wizard “Plannen van een afspraak”

  1. Typ de rest van de achternaam in;
    in de lijst “Patiënten” zie je of de patiënt al in de administratie voorkomt.
     Als er nog geen aanmeldingen zijn van nieuwe patiënten, wordt alleen het tabblad “Patiënten” getoond. Pas wanneer je voor het eerst een patiënt op de aanmeldingenlijst plaatst, wordt het tabblad “Aanmeldingenlijst” ook getoond.

     Om snel te kunnen scrollen door de patiëntenlijst werken de toetsen in dit scherm iets anders. Je kunt na het intoetsen van het veld “Achternaam:” met de pijltjestoetsen op het toetsenbord direct scrollen door de patiëntenlijst.
     Je kunt zoeken op achternaam, geboortedatum, postcode, huisnummer, behandelende medewerker (“Medewerker:”), en, of de patiënt in behandeling is of niet (“In behandeling” aan- of uitvinken). Je kunt ook op meerdere gegevens tegelijk zoeken, bijvoorbeeld “Jansen”, geboortedatum “27-05-1953”. Als je op basis van meerdere gegevens zoekt, wordt de lijst “Patiënten” korter, waardoor het zoeken sneller gaat.
    Als je wilt zoeken op basis van het Burger Service Nummer, typ dan het BSN van de patiënt in het veld “Burger Service Nummer:”. Je kunt dan tegelijkertijd zoeken op behandelende medewerker (“Medewerker:”), en, of de patiënt in behandeling is of niet (het vakje voor “In behandeling” aan- of uitvinken).
  2. Als je een zoekcriterium/zoekcriteria hebt ingevuld, maar de lijst “Patiënten” is leeg, dan komt de patiënt nog niet voor in de administratie. Intramed vinkt dan automatisch de optie “Het betreft een nieuwe patiënt” aan.
    Als in de lijst “Patiënten” een patiënt voorkomt met dezelfde naam, dan wordt het vakje “Het betreft een nieuwe patiënt” niet automatisch aangevinkt. Vink het vakje dan zelf aan, zodat een nieuwe patiënt wordt toegevoegd aan de administratie.  

     Op de eerste pagina van de wizard is “Vorige” natuurlijk niet beschikbaar, maar op de volgende pagina’s wel. Door hierop te klikken, kun je altijd één stap terug.
  3. Als je daartoe de mogelijkheden hebt, wordt er direct een BRP-opvraging en/of een COV uitgevoerd. Daarmee worden veel patiëntgegevens gevuld.

    BRP-opvragen en COV uitvoeren

     

    Voor het uitvoeren van functies BRP-opvraging en COV uitvoeren moeten de nodige online diensten aanwezig zijn en moet je een internetverbinding hebben.

     

    Voor het automatisch uitvoeren van een BRP-opvraging / COV moet je dit aanvinken bij de medewerker op tabblad “3. Instellingen”; rubriek “Algemeen”.

    Automatisch uitvoeren van een Basis Registratie Personen (BRP) opvraging

    Als op de pagina van de wizard waarop je de patiënt zoekt, naam en geboortedatum zijn ingevuld (en BSN niet) en je klikt op “Volgende”, dan wordt een BRP-opvraging uitgevoerd. Dit gebeurt ook, als je alleen een BSN invoert.

    Je gaat direct naar de volgende pagina in de wizard waarin de ingevulde gegevens zijn overgenomen.

    Op de pagina met patiëntgegevens is de rubriek “Identificerende gegevens” toegevoegd. Hierin zijn de velden “Geboortedatum:”, “Geslacht:”, “Postcode:” en “Huisnummer:” ondergebracht. Deze zijn ook nodig voor het uitvoeren van een COV:

    Eventuele meldingen of waarschuwingen zie je bovenin het scherm:

    Automatisch uitvoeren van een COV in combinatie met BRP-bevraging

    Als je de BRP-bevraging hebt uitgevoerd, wordt op de wizardpagina met de patiëntklacht een COV uitgevoerd.

    Onder de kop “Verzekeringsgegevens” zie je het resultaat; ook als er geen gegevens worden gevonden.

     

    Als peildatum wordt de huidige datum gebruikt tenzij het een vervolg behandelserie betreft. Dan wordt de begindatum van de behandelserie gebruikt.

     

    De COV wordt alleen uitgevoerd als dit nog niet was gebeurd die dag, voor die patiënt.

     

    Wanneer er gewijzigde of nieuwe polissen zijn, dan wordt de link “Nieuwe polissen inzien” getoond. Klik er op om het resultaat te bekijken.
     

    Automatisch uitvoeren van een COV zonder BRP-bevraging

    Als jouw praktijk geen UZI-middelen heeft (en daarom geen online dienst voor een BRP-bevraging), wordt vanaf de wizardpagina waarop je de patiënt zoekt, alleen een COV uitgevoerd als naam, huisnummer, postcode en geboortedatum (of de BSN) zijn ingevuld. Je gaat direct door naar de volgende pagina met patiëntgegevens. Daar zie je de voortgang en worden de gevonden gegevens overgenomen.

      

    Hierbij worden BSN, geslachtsnaam, voorletter en geslacht ingevuld. Ook de woonplaats en straatnaam worden automatisch ingevuld.

    Vervolgens worden op de wizardpagina met de patiëntklacht de verzekeringsgegevens getoond (zie de vorige paragraaf “COV in combinatie met BRP-bevraging”).

  4. Je gaat naar het volgende blad.
  5. Vul de velden in; voor zover van toepassing. 
    Veld
    Omschrijving

    Geboortedatum:

    Typ de geboortedatum van de patiënt in of gebruik de kalender via .

    Geslacht:

    Klik op  en kies “Man”, “Vrouw”, “Onbekend”.

     Patiënten waarbij het geslacht op onbekend staat worden bij het declareren overgeslagen.

    Postcode:

    Typ de postcode van de patiënt in (vier cijfers en twee letters). De letters worden automatisch omgezet naar hoofdletters. Na het invullen wordt automatisch de bijbehorende plaatsnaam in het veld “Woonplaats” ingevuld.

     Je kunt een buitenlandse postcode invoeren door eerst een letter van het land in te tikken B(elgië) of D(uitsland) en dan de vijfcijferige postcode.

    Huisnummer:

    Typ het huisnummer van de patiënt in.

    Burger Service Nummer:

    Typ het Burger Service Nummer (BSN) van de patiënt in. Het BSN wordt direct gecontroleerd of dit nummer voldoet aan de zogenaamde “elfproef”.

     Als het BSN hier niet aan voldoet, krijg je een melding:

    Als het BSN wel voldoet aan de elfproef, en je klikt op een ander veld, dan start (als dat is toegestaan) de navraag bij het BRP.

     In de medewerkergegevens, tabblad “3. Instellingen”, rubriek “Algemeen” kun je per medewerker instellen of je dat wilt.

     Een BSN dat via een telefoongesprek is verkregen, mag officieel niet gecontroleerd worden. De patiënt moet in levende lijve het identiteitsbewijs overhandigen, zodat vastgesteld kan worden of het om de juiste persoon gaat.

    Voorletters:

    Typ de voorletters van de patiënt in. Intramed maakt van de eerste letter die je invult automatisch een hoofdletter, maar niet van de volgende voorletters én zet geen punten achter elke letter.

    Roepnaam:

    Typ de roepnaam van de patiënt in.

    Geslachtsnaam:

    Typ de geslachtsnaam (oftewel de meisjesnaam) van de patiënt in.

    Tussenvoegsels:

    Typ tussenvoegsels van de geslachtsnaam in.

    Achternaam partner:

    Typ de achternaam van de partner in.

    Tussenvoegsels:

    Typ tussenvoegsels van de achternaam van de partner in.

    Opbouw achternaam:

    Klik op  en kies hoe de achternaam weergegeven moet worden: “Geslachtsnaam”, “Partnernaam”, “Geslachtsnaam – Partnernaam”, “Partnernaam – Geslachtsnaam”.

    Huisarts:

    Klik op  en dubbelklik op de huisarts van de patiënt.

    Postcode:

    Als deze al bovenin deze wizardpagina was ingevuld, wordt hij hier overgenomen.

    Typ de postcode van de patiënt in (vier cijfers en twee letters). De letters worden automatisch omgezet naar hoofdletters. Na het invullen wordt automatisch de bijbehorende plaatsnaam in het veld “Woonplaats” ingevuld.

     Je kunt een buitenlandse postcode invoeren door eerst een letter van het land in te tikken B(elgië) of D(uitsland) en dan de vijfcijferige postcode.

    Huisnummer:

    Als deze al bovenin deze wizardpagina was ingevuld, wordt hij hier overgenomen.

    Typ het huisnummer van de patiënt in.

    Straat:

    Dit veld wordt automatisch ingevuld na het invullen van de postcode.

    Woonplaats:

    Dit veld wordt automatisch ingevuld na het invullen van de postcode.

    Telefoon privé:

    Typ het telefoonnummer van de patiënt in.
    Het nummer kun je laten voorafgaan door een “+” (voor internationale nummers), scheiden door streepjes, ronde haken of spaties. Voor het complete nummer kun je maximaal 20 tekens gebruiken.

    Telefoon werk:

    Typ het telefoonnummer van het werk van de patiënt in.
    Het nummer kun je laten voorafgaan door een “+” (voor internationale nummers), scheiden door streepjes, ronde haken of spaties. Voor het complete nummer kun je maximaal 20 tekens gebruiken.

    Mobiel:

    Typ het mobiele telefoonnummer van de patiënt in.
    Het nummer kun je laten voorafgaan door een “+” (voor internationale nummers), scheiden door streepjes, ronde haken of spaties. Voor het complete nummer kun je maximaal 20 tekens gebruiken.

    E-mail adres:

    Typ het e-mailadres van de patiënt in. Als de patiënt geen e-mailadres heeft, kun je het vakje achter het veld aanvinken.

      

    Praktijk gevonden via:

    Klik op  en dubbelklik op de omschrijving hoe de patiënt je praktijk gevonden heeft.

     

    Je kunt pas verder in de wizard als het veld “Geslachtsnaam:” is ingevuld.
    Het is aan te raden om de gegevens zo compleet mogelijk in te vullen, anders moet dat achteraf gedaan worden.

     

    Druk op “TAB”; je gaat naar het volgende veld. Druk op “Shift” + “TAB”; je gaat naar het vorige veld.  

  6. Klik op “Volgende”. 

     

    Alle gegevens op deze pagina gaan over de klacht en de behandelserie. De gegevens worden opgeslagen in een behandelserie op tabblad “4. Behandelepisodes” van de patiëntgegevens.

  7. Vul de velden in; voor zover van toepassing. Als je niet alle gegevens weet, kun je die achteraf aanvullen in de behandelserie op tabblad “4. Behandelepisodes” van de patiëntgegevens.

     

    De velden “Kies een behandelserie:” en “Vervolg behandelserie aanmaken” zijn niet beschikbaar, aangezien de patiënt nieuw is, en dus geen behandelserie heeft in Intramed.

    Veld
    Omschrijving

    Het betreft een nieuwe klacht:

    Vink deze optie aan als de patiënt een nieuwe klacht heeft. Als het een nieuwe patiënt is, wordt dit vakje automatisch aangevinkt, en kan niet uitgevinkt worden.

    De patiënt is verwezen:

    Vink deze optie aan als de patiënt verwezen is.

    Kies een behandelserie en “Vervolg behandelserie aanmaken”:

    Selecteer de behandelserie waarbij je de afspraak wilt inplannen.

     Je kunt dubbelklikken op de behandelserie om deze in te zien.

    Als het een nieuwe patiënt is, is het veld niet beschikbaar omdat er nog geen behandelserie bestaat. Als je een nieuwe vervolgbehandelserie wilt aanmaken, vink je de optie “Vervolg behandelserie aanmaken” aan.

    Omschrijving klacht:

    De “Omschrijving klacht:” (maximaal 80 tekens) is de beschrijving van de klacht door de patiënt zelf. Deze omschrijving wordt overgenomen in de behandelepisode titel, het formulier “Behandelepisode” in het veld “Omschrijving klacht:” én is ook de naam van de behandelepisode.

    Diagnosetekst:

    Typ de tekst in, zoals de verwijzer deze op de verwijzing heeft gezet.

    Verwijsdiagnose:

    Klik op  en kies de verwijsdiagnosecodelijst. Typ achter het veld de diagnosecode in, of selecteer deze door op  te klikken:

    Klik één keer op de betreffende lichaamslokalisatie aan de linkerkant van het scherm, en klik één keer op de betreffende pathologie aan de rechterkant van het scherm.

     Klik op het “plusje” (+) voor een lichaamslocatie of pathologie, om de locatie en pathologie verder te specificeren.

     

    In de VNZ-diagnosecodelijst waren alle mogelijke combinaties van lichaamslocatie en pathologie beschikbaar. Vanaf 01-01-2020 kunnen alleen geldige combinaties gekozen worden in het scherm “Selecteren diagnosecode”  (op basis van de uniforme lijst DCSPH v3 van het KNGF).

    Klik op “OK” en de diagnosecode wordt overgenomen in de wizard.

    Verwezen door:

    Klik op  en dubbelklik op de arts.

     Als je de arts niet kunt vinden, vink dan het vakje voor “Actief” uit, zodat je ook de artsen ziet die op “Niet actief” staan. Staat de arts dan nog niet in de lijst, dan kun je deze toevoegen.Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

    Aanmelddatum:

    Typ de datum in waarop de patiënt zich bij je op de praktijk heeft aangemeld. Automatisch wordt de huidige datum ingevuld.

    Begindatum:

    Typ de datum in waarop je de behandeling gaat beginnen, oftewel wanneer de behandelepisode / 1e behandelserie start. Automatisch wordt de huidige datum ingevuld.

    Einddatum:

    Automatisch wordt 31-12 van het jaar waarin je de afspraak inplant, ingevuld. Je kunt dit wijzigen: typ de datum in, waarop de laatste behandeling van deze behandelserie mag plaatsvinden.

     Als de afspraak wordt ingepland op een vervolgbehandelserie in het nieuwe jaar, wordt de einddatum van de vorige behandelserie automatisch aangepast naar 31-12. De vervolgbehandelserie krijgt dan als begindatum 1-1 van het volgende jaar en 31-12 van het volgende jaar als einddatum. 
    Er is een uitzondering op deze regel: als er een vervolgbehandelserie wordt aangemaakt op fysiotherapie indicatiecode 8 (eerste n chronisch) of indicatiecode 1 (chronisch), wordt de einddatum van de vorige behandelserie niet aangepast. Een vervolgbehandelserie op deze klachten kan namelijk gewoon binnen hetzelfde jaar vallen. 

    Max aantal:

    Typ het maximale aantal behandelingen in dat op de behandelserie mag worden uitgevoerd. Als je dit veld leeg laat, geldt geen beperking voor het aantal behandelingen.

    Ongeval:

    Klik op  en kies voor “Onbekend”, “Nee”, “Ja”.

    Behandelaar:

    Automatisch is de behandelaar ingevuld, bij wie je een afspraak in de agenda aan het inplannen bent, maar je kunt dit wijzigen.

    Klik op  en dubbelklik behandelaar.

  8. Klik op “Volgende”.
    Als je verschillende locaties en ruimtes hebt ingesteld, zie je onderstaand tabblad. Als je geen locaties en ruimtes hebt ingesteld, wordt dit tabblad niet getoond.
    Als je in de systeemgegevens op tabblad “7. Modules” de module “Bedrijfsmiddelen” hebt aangevinkt én je hebt bedrijfsmiddelen aangemaakt, kunt je bij de ruimte een bedrijfsmiddel reserveren.

  9. Vul de velden in; voor zover van toepassing.

    Veld
    Omschrijving

    Op locatie:

    Als je verschillende locaties en ruimtes hebt ingesteld, ziet je dit veld. Als je geen locaties en ruimtes hebt ingesteld, wordt dit tabblad niet getoond. Klik op  en kies de gewenste locatie. 

    In ruimte:

    Als je verschillende locaties en ruimtes hebt ingesteld, ziet je dit veld. Als je geen locaties en ruimtes hebt ingesteld, wordt dit tabblad niet getoond. Klik op  en kies de gewenste ruimte. De lijst is gefilterd op de bij de gekozen locatie horende ruimten.

    Met bedrijfsmiddel:

    Als je in de systeemgegevens op tabblad “7. Modules” de module “Bedrijfsmiddelen”hebt aangevinkt én je hebt bedrijfsmiddelen aangemaakt, kunt bij de ruimte een bedrijfsmiddel reserveren.

    Klik op  en kies het gewenste bedrijfsmiddel. De lijst is gefilterd op de bij de gekozen ruimte horende bedrijfsmiddelen. 

  10. Klik op “Volgende”.
    Als je disciplines hebt ingevoerd en bij medewerkers ingesteld, wordt de discipline van de aangemelde medewerker ingevuld. Daarmee worden de volgende velden automatisch gevuld.

  11. Als in de wizard een COV is uitgevoerd, wordt ook automatisch polisinformatie opgehaald via Fysiovergoeding. (Ga voor meer informatie naar https://zorgvergoeding.com).).
    De velden “Max aantal vergoed:” of “Max bedrag vergoed:” worden automatisch gevuld vanuit de polisinformatie. Deze velden worden ook gelijk ingevuld in de aan te maken behandelserie.
    Het veld “Max aantal:” (aantal behandelingen volgens afspraak met de patiënt) staat hier ook bij. Je kunt het op deze pagina én op de pagina met de klachtgegevens invullen.
    Klik op de link met Fysiovergoeding om alle polisinformatie te zien.

  12. Worden de velden niet gevuld vanuit een discipline, dan moet je ze handmatig invullen:

    Veld
    Omschrijving

    Verslagleggingsrichtlijn:

    Dit veld is alleen beschikbaar bij een nieuwe klacht

    Klik op  en dubbelklik op de verslagleggingsrichtlijn die je bij deze klacht wilt gebruiken.

     Automatisch is de verslagleggingsrichtlijn ingevuld die ingesteld is op tabblad “3. Instellingen” van de medewerkergegevens.Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

    Formulierset:

    Dit veld is alleen beschikbaar bij een nieuwe klacht

    Bij de verslaglegging in Intramed maak je gebruik van een verslagleggingsrichtlijn. Die bestaat uit standaard formulieren op basis van de eisen van de beroepsgroep. Je kunt extra formulieren en meetinstrumenten toevoegen aan deze standaard formulieren. Je kunt zelfs een specifieke eigen set formulieren / meetinstrumenten definiëren (een zelfgemaakte formulierset).

    Als je bijvoorbeeld altijd een aantal formulieren of meetinstrumenten toevoegt (denk aan NRS, PSK, VAS, Bodychart, EHBA), kun je daar een formulierset van maken en bij dit veld kiezen. De formulier worden dan bij het toevoegen van een nieuwe behandelepisode automatisch toegevoegd.

     Automatisch is de formulierset ingevuld die ingesteld is op tabblad “3. Instellingen” van de medewerkergegevens.Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

    Klik op  en dubbelklik op de formulierset die je bij deze verslagleggingsrichtlijn wilt gebruiken.

     Formuliersets zijn gekoppeld aan een verslagleggingsrichtlijn. Je kunt dus alleen zelfgemaakte formuliersets kiezen die aan de gekozen richtlijn gekoppeld zijn.

    Kies een codelijst:

    Klik op  en kies de gewenste codelijst.

     In de medewerkergegevens kan op tabblad “8. Codelijstinstellingen” bij codelijsten zijn aangegeven, dat die alleen toegestaan zijn bij deze medewerker(zie ook onderaan deze uitleg).

    Kies een prestatiecode:

    Klik op  en kies de gewenste prestatiecode (je kunt de code ook intypen).

      Dit zijn alleen de actieve codes.

    Een evt. tweede prestatiecode:

    Klik zo nodig op  en kies de gewenste tweede prestatiecode (je kunt de code ook intypen).

      Dit zijn alleen de actieve codes.

    Duur van de behandeling:

    Hier wordt automatisch de totale duur van de beide gekozen behandelcodes weergegeven; je kunt dit wijzigen.

     De duur van de behandelingen wordt overgenomen uit de instellingen bij menu [Systeem], [Tabellen], [Codelijsten], klik één keer op de betreffende codelijst, dubbelklik op de betreffende behandelcode (onderste lijst); het scherm “Verrichtingcode” wordt geopend. De duur van de behandeling stel je in de rubriek “Prijzen” in. Zoek de meest recente datum, en vul op die regel in de kolom “Duur” de gewenste duur in minuten in.

    Indicatiecode:

    Dit veld is alleen zichtbaar als je indicatiecodes gebruikt.

    Klik op  en kies de indicatiecode.

     Op tabblad “1. Behandelserie” van de behandelserie kun je indicatiecode nog wijzigen.

  13. Klik op “Volgende”.
    Hier kun je allerlei toestemmingsverklaringen vastleggen, zoals voor de PREM (zo nodig ook het veld “Afnamemethode”), LDF, LDK, privacyverklaring GGZ etc.  
    Of je deze velden ziet, hangt af van de instellingen in je administratie.
  14. Vul de velden in; voor zover van toepassing. 
  15. Speciaal veld:
    Veld
    Omschrijving

    Deelname PREM:

    Klik op  en kies een optie: “Geslachtsnaam”, “Niet gevraagd”, “Toestemming gegeven”of “Bezwaar”.

    Je kunt foutmeldingen krijgen als de patiëntgegevens nog niet voldoen aan de eisen voor afname PREM.
     

     

    Dit veld is alleen zichtbaar als je via menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens], tabblad “7. Modules” de module “PREM” geactiveerd hebt.

    Afname methode:

    Klik op  en kies een optie: “Online”of “Schriftelijk”.

     

    Dit veld is alleen zichtbaar als je in de module “PREM” als keuze voor afname methode zowel schriftelijk als online (optie “Beide”) hebt ingesteld en er toestemming is gegeven.

  16. Klik op “Volgende”.

    Je ziet een overzicht, wat er gaat gebeuren.
    Op de laatste pagina van de wizards is een extra selectievakje toegevoegd, waardoor er direct een afspraakbevestiging naar de patiënt gestuurd wordt wanneer je op “Voltooien” klikt als de juiste instellingen zijn gedaan.
    Het versturen van de e-mail gebeurt direct. De e-mail zal, wanneer dit zo is ingesteld, veilig worden verzonden.
  17. Klik op “Voltooien”. Er is een nieuwe patiënt toegevoegd aan de administratie, met een nieuwe behandelserie en behandelepisode.
    De gegevens van de nieuwe patiënt kun je aanvullen in de patiëntgegevens.

 

Open de patiëntgegevens in de agenda via “Schermen”, “Patiëntgegevens inzien”. Je kunt ze ook openen via menu [Bestand], [Patiënten] en dubbelklik op de patiënt. 

Op dit tabblad registreer je de basisgegevens van de patiënt.

 

Als je de patiënt via de wizard “Afspraak inplannen” hebt ingevoerd, zijn sommige gegevens al ingevuld.

  1. Vul de velden in de rubriek “Algemeen” in.
     

    Druk op “TAB”; je gaat naar het volgende veld. Druk op “Shift” + “TAB”; je gaat naar het vorige veld.

    Veld
    Omschrijving

    Patientnr.:

    Dit nummer wordt automatisch aangemaakt als je de patiëntgegevens bewaart.

    Status:

    Klik op  en kies of de patiënt “In behandeling” of “Niet in behandeling” is.

    Burger Service Nummer:

    Typ het Burger Service Nummer (BSN) van de patiënt in.

    Het BSN wordt direct gecontroleerd of het voldoet aan de zogenaamde “elfproef”. Als het BSN hier niet aan voldoet, krijg je een melding:

    Als het BSN wel voldoet aan de elfproef en je gaat naar een ander veld, dan kun je de volgende melding krijgen:

    Klik op “Ja” om de patiëntgegevens op te halen vanuit de gemeentelijke basisadministratie.

     In de medewerkergegevens, tabblad “3. Instellingen” kun je per medewerker instellen of je deze melding wil krijgen na het invoeren van het BSN.

    Identificatie via:

    Klik op  om het document te selecteren waarmee de patiënt zich geïdentificeerd heeft. 

     Voor de wet “BSN in de zorg” is het verplicht dat de patiënt zich legitimeert. De therapeut moet het type en het nummer van het identiteitsbewijs registreren.

    Nummer identiteitsbewijs:

    Dit veld is alleen beschikbaar als je het veld “Identificatie via:” ingevuld hebt. In het veld erachter staat aangegeven: “Geldig ID: Onbekend”.

    Typ het documentnummer van het legitimatiebewijs in.

    Controleer WID:

    Klik op deze knop als je de geldigheid van het identiteitsbewijs wil controleren.

    Selecteer het juiste certificaat en typ je pincode in. (Hiervoor heb je UZI-middelen nodig.)
    Als het identiteitsbewijs wordt gevonden, en de geldigheidstermijn is niet overschreden, dan krijg je een melding en wordt in het veld achter het identificatiebewijsnummer aangegeven: “Geldig ID: Ja”.

     Deze controle is niet verplicht.

    Geslacht:

    Klik op  en kies het geslacht. De velden “Aanhef:” en “Adressering:” wordt automatisch mee veranderd.

     Patiënten waarbij het geslacht op onbekend staat worden bij het declareren overgeslagen.

    Geboortedatum:

    Typ de geboortedatum in of gebruik de kalender via 

    Datum overleden:

    Typ zo nodig de datum van overlijden in of gebruik de kalender via 

    Leeftijd:

    Dit veld wordt automatisch ingevuld, je kunt dit niet aanpassen. 

     Zolang de leeftijd van de patiënt onder de zelfstandigheidsleeftijd uit de systeemgegevens blijft, wordt de leeftijd weergegeven in jaren en maanden.

    Therapeut:

    Klik op  en dubbelklik op de medewerker.

    Huisarts:

    Klik op  en dubbelklik op de huisarts. 

     Je kunt hier een item toevoegen (ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg). 

     Als je het veld invult of wijzigt, wordt de huisarts automatisch als betrokkene toegevoegd op tabblad “10. Betrokkenen”.

  2. Vul de velden in de rubriek “Naam” in; voor zover van toepassing.

    Veld

    Omschrijving

    Geslachtsnaam:

    Typ de geslachtsnaam (meisjesnaam) van de patiënt in.

     Als je de naam van de locatie intypt, kun je speciale tekens gebruiken (zoals á, è of ö). Je kunt het scherm met speciale tekens oproepen via menu [Bewerken], [Speciale tekens].

    Tussenvoegsels:

    Typ zo nodig de tussenvoegsels van de geslachtsnaam in.  

    Achternaam partner:

    Typ de achternaam van de partner in.

    Tussenvoegsels:

    Typ zo nodig de tussenvoegsels van de achternaam van de partner in.

    Opbouw achternaam:

    Klik op  en kies “Geslachtsnaam”, “Partnernaam”, “Geslachtsnaam – Partnernaam”, “Partnernaam – Geslachtsnaam”.

    Achter dit veld zie je hoe de naam is opgebouwd en hoe de naam afgedrukt wordt op bijvoorbeeld een brief of nota.

    Roepnaam:

    Typ de roepnaam van de patiënt in.

    Voorletters:

    Typ de voorletters van de patiënt in.

    Aanhef:

    Klik op  en kies een aanhef. Deze aanhef wordt gebruikt in bijvoorbeeld mailing en declaraties.

     Je kunt op tabblad “1. Algemeen” van de systeemgegevens de standaard aanhefvorm instellen.

    Adressering:

    Klik op  en kies een adressering. Deze adressering wordt gebruikt in bijvoorbeeld mailing en declaraties.

     

    Bij de velden “Aanhef:” en “Adressering:” wordt rekening gehouden met de leeftijd van de patiënt. Als de patiënt de zelfstandigheidsleeftijd nog niet heeft bereikt, wordt in deze velden standaard “Geachte ouders…” en “Aan de ouders…” ingevuld. De zelfstandigheidsleeftijd kun je instellen in de systeemgegevens.
            
    Klik op “Opties”, “Default adres en aanhef herstellen” om de in de vastgelegde standaard ingestelde adressering en aanhef te gebruiken.

  3. Vul de velden in de rubriek “Contactgegevens” in.
    Veld
    Omschrijving

    Postcode:

    Typ de postcode van de patiënt in (vier cijfers en twee letters). De letters worden automatisch omgezet naar hoofdletters. Na het invullen wordt automatisch de bijbehorende plaatsnaam in het veld “Woonplaats” ingevuld.

     Je kunt een buitenlandse postcode invoeren door eerst een letter van het land in te typen B(elgië) of D(uitsland) en dan de vijfcijferige postcode.

    Huisnummer:

    Typ het huisnummer van de patiënt in.

    Kamernr.:

    Typ zo nodig het kamernummer in (bijvoorbeeld als de patiënt in een instelling woont).

    Straat:

    Typ de straatnaam van de patiënt in.

    Woonplaats:

    Typ zo nodig de woonplaats van de patiënt in.Dit veld wordt automatisch ingevuld na het invullen van de postcode. 

    Telefoon privé:

    Typ het telefoonnummer van de patiënt in.
    Het nummer kun je vooraf laten gaan door een “+” (voor internationale nummers), scheiden door streepjes, ronde haken of spaties. Voor het complete nummer kun je maximaal 20 tekens gebruiken.

    Telefoon werk:

    Typ het telefoonnummer van het werk van de patiënt in.
    Het nummer kun je vooraf laten gaan door een “+” (voor internationale nummers), scheiden door streepjes, ronde haken of spaties. Voor het complete nummer kun je maximaal 20 tekens gebruiken.

    Mobiel:

    Typ het mobiele telefoonnummer van de patiënt in.
    Het nummer kun je vooraf laten gaan door een “+” (voor internationale nummers), scheiden door streepjes, ronde haken of spaties. Voor het complete nummer kun je maximaal 20 tekens gebruiken.

    Fax:

    Typ zo nodig het faxnummer van de patiënt van de patiënt in.
    Het nummer kun je vooraf laten gaan door een “+” (voor internationale nummers), scheiden door streepjes, ronde haken of spaties. Voor het complete nummer kun je maximaal 20 tekens gebruiken.

    E-mail adres:

    Typ het e-mailadres van de patiënt in. Als de patiënt geen e-mailadres heeft, kun je het vakje achter het veld aanvinken.

     Als je patiënten een mailing wil sturen, let dan op dat het e-mailadres ingevuld moet zijn, én de optie “Mailing toegestaan” op tabblad “2. Financieel/Mailing”moet aangevinkt zijn.

     Klik op  om direct een e-mail naar deze patiënt te sturen.

    Gemeente:

    Dit veld zie je alleen als er in de administratie een GGZ-codelijst aanwezig is.

    Dit veld wordt automatisch gevuld als je de BSN-gegevens ophaalt. Maar je kunt ze ook handmatig invullen. Klik op  en dubbelklik op de gemeente. ln het veld daarachter wordt de gemeentenaam direct ingevuld.

     Je kunt de tabel “Gemeentecodes” niet zelf aanpassen.        

     Stond er al een postcode en een gemeente ingevuld, wordt eerst gevraagd of de gemeente mag worden aangepast. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen, als een patiënt verhuist.

  4. Bewaar de gegevens (“F5” of ).

GGZ

Als bij een patiënt een Jeugd GGZ klacht aanwezig is, is op tabblad “1. Algemeen” van de patiëntgegevens “Schermen” beschikbaar. Als je kiest voor “Schermen”, “Jeugdhulpstatus”, worden alle berichten die bij deze patiënt horen getoond:

Zo nodig kun je via “Schermen” het bericht inzien of via “Opties” de behandelserie die aan het bericht gekoppeld is, wijzigen.

Open de patiëntgegevens in de agenda via “Schermen”, “Patiëntgegevens inzien”. Je kunt ze ook openen via menu [Bestand], [Patiënten] en dubbelklik op de patiënt. 

Op tabblad “2. Financieel / Mailing” worden de verzekeringspolissen getoond en registreer je gegevens over mailing in. Als je een Controle Op Verzekeringsrecht (COV) uitgevoerd hebt, zijn de polissen op dit tabblad automatisch ingevuld.

  1. Vul de velden in de rubriek “Financieel” in.

    Veld
    Omschrijving

    Bankrekening:

    Typ het IBAN van de patiënt in.

    Voor 01-02-2014 moeten alle rekening nummers in Intramed worden omgezet naar IBAN. Achter het veld “Bankrekening:” is  beschikbaar. Hiermee kun je in Intramed van een bestaand bankrekeningnummer (of giro-rekeningnummer) het IBAN genereren.

    1. Klik op “Maak IBAN”.
    2. Intramed herkent om welke bank het gaat en haalt uit een nieuwe tabel “Banken” de benodigde gegevens op. Daarmee wordt het IBAN gegenereerd.
    3. Klik op “OK”.

     

    Informatie over IBAN

    Om transacties tussen banken en bankrekeningen goed te laten verlopen, wordt het International Bank Account Number (IBAN) gebruikt.

    Een IBAN bestaat uit maximaal 34 tekens (cijfers en letters) en heeft een vaste lengte per land. Het IBAN verwijst naar een individuele bankrekening.

    Een Nederlands IBAN is 18 tekens lang en is als volgt opgebouwd:

    • een landcode van twee letters;
    • een controle-getal (twee cijfers);
    • een bankcode van vier letters;
    • jouw huidige bankrekeningnummer met vooraf 1 of meer nullen (afhankelijk van de lengte van het bankrekeningnummer). 

    Om zo’n lang IBAN leesbaar te houden, wordt het vaak in groepen van vier tekens geschreven. Bijvoorbeeld: NL75 INGB 0000 305578   

     

    Nog meer informatie vind je op de website www.overopiban.nl

     

    Ten name van:

    Typ de naam van de rekeninghouder in.

    BIC:

    Het veld BIC zie je alleen, als in het veld “Bankrekening:” een IBAN ingevuld is.

    Typ de BIC van de patiënt in. Als deze BIC nog niet voorkomt, vraagt Intramed of de nieuwe BIC bewaard moet worden.

    Per 01-02-2014 mogen betalingen alleen nog maar aangeleverd worden in het zogenaamde SEPA bestandsformaat. Een automatische incasso gaat dan niet meer met ClieOp bestanden, maar met bestanden volgens SEPA richtlijnen.

    Achter het veld “Bankrekening:” is  toegevoegd. Hiermee kun je bij een IBAN de BIC van de betrokken bank laten ophalen.

    1. Klik op “Maak IBAN”.
    2. Klik in het veld achter “BIC:” op  en kies één van de opgeslagen BIC’s of typ een nieuwe BIC in.
    3. Klik op “OK”; de BIC en het IBAN wordt ingevuld.

     Je kunt ook later een BIC opvragen uit de bank-gegevens. Klik dan achter het veld “BIC:” op  en kies op één van de opgeslagen BIC’s.

     

    Informatie over BIC

    De BIC is voor eurobetalingen binnen Europa niet langer nodig. Buiten Europa blijft de BIC wel in gebruik. Om dan transacties tussen banken goed te laten verlopen, wordt deze Bank Identifier Code (BIC) gebruikt.

    Een BIC bestaat bestaat uit 8 of 11 tekens (cijfers en letters). De BIC verwijst naar een specifieke bank.
    Een BIC is als volgt opgebouwd:

    • een bankcode van vier letters;
    • een landcode van twee letters;
    • een plaatscode van twee tekens (cijfers en/of letters);
    • een filiaal- of afdelingsnummer van drie tekens (cijfers en/of letters).

    Alleen de eerste drie elementen zijn verplicht en kom je het meest tegen. Bijvoorbeeld: INGBNL2A   

     

    Nog meer informatie vind je op de website www.overopiban.nl

     

    Nota’s per e-mail:

    Dit veld is beschikbaar als je in de systeemgegevens aangegeven hebt de nota’s per e-mail te willen sturen.

    Klik op  en kies voor “Ja” als je de nota’s voor deze patiënt per e-mail wil versturen.

     Als gekozen is voor “Ja”, wordt gecontroleerd of het veld “E-mail:” is ingevuld op tabblad “1. Algemeen” van de patiëntgegevens. Als het veld niet gevuld is, treedt een foutmelding op. Na de foutmelding wordt automatisch tabblad “1. Algemeen” geopend waar je het e-mailadres kunt invullen.

    Nooit via factoring:

    Kies voor deze optie als je de nota’s niet naar een servicebureau wil sturen, ook al is in de medewerkergegevens een servicebureau voor factoring ingevuld.

  2. Vul de velden in de rubriek “Automatische incasso” in.
    Veld
    Omschrijving

    Incasso behandelingen:

    Kies deze optie als je van deze patiënt een machtiging hebt om declaraties via automatische incasso te innen.

    Incasso abonnementen:

    Kies deze optie als je van deze patiënt een machtiging hebt om abonnementnota’s via automatische incasso te innen.

    Incasso verkopen:

    Kies deze optie als je van deze patiënt een machtiging hebt om verkoopnota’s via automatische incasso te innen.

    Datum incassomachtiging:

    Dit veld is alleen beschikbaar als je “Incasso behandelingen”, “Incasso abonnementen” en/of “Incasso verkopen” aangevinkt hebt.

    Als je een machtiging hebt voor automatische incasso, kun je bij dit veld de datum invullen wanneer je de machtiging ontvangen hebt. Automatisch wordt de huidige datum ingevuld. Je kunt dit wijzigen.

    Machtigingsidentificatie:

    Dit veld is alleen beschikbaar als je “Incasso behandelingen”, “Incasso abonnementen” en/of “Incasso verkopen” aangevinkt hebt.

    Automatisch wordt een unieke identificatie code voor de machtiging berekend en getoond. Het nummer bestaat uit het patiëntnummer en de datum van de incassomachtiging.

    Eerste SEPA incasso:

    Dit veld is alleen beschikbaar als je “Incasso behandelingen”, “Incasso abonnementen” en/of “Incasso verkopen” aangevinkt hebt.

    Hier kun je instellen of het de eerste keer is dat de patiënt is geïncasseerd volgens de nieuwe Europese standaard. Standaard is “Ja” ingevuld. Via  kun je dit wijzigen. 

    Als een patiënt wordt geïncasseerd volgens de nieuwe Europese standaard, wordt bij het veld automatisch “Nee” ingevuld.
    Als de machtigingsdatum of bankrekening van de patiënt wijzigt, vervalt de machtiging, en wordt het veld op “Ja” gezet.

     

    De velden “Incasso behandelingen:”, “Incasso abonnementen:” en “Incasso verkopen:” hebben alleen betekenis als op tabblad “3. Incasso” van de systeemgegevens bij het veld “Gebruik incasso:”, de optie “Ja” is ingevuld.

  3. In de rubriek “Polissen” in de lijst “Verzekeringspolissen:” zie je alle polissen die deze patiënt heeft.
    Van de polissen kun je ook de bijbehorende polisinformatie opvragen. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.
  4. In de rubriek “Mailing” kun je aangeven dat de patiënt toestemming gegeven heeft dat je hem brieven / e-mails mag sturen en kun je de patiënt toevoegen aan een mailgroep in de lijst “Lid van de volgende mailgroepen:”.
  5. Sluit het scherm (“ESC” of  ).

Open de patiëntgegevens in de agenda via “Schermen”, “Patiëntgegevens inzien”. Je kunt ze ook openen via menu [Bestand], [Patiënten] en dubbelklik op de patiënt. 

Op tabblad “3. Bijzonderheden” kun je specifieke gegevens van de patiënt registreren, een attentietekst toevoegen en deelname aan verschillende exports vastleggen.

  1. Vul de velden in de rubriek “Algemeen” in.
    Veld
    Omschrijving

    Beroep:

    Klik op  en dubbelklik op het beroep van de patiënt.

     Je kunt het beroep ook intypen in het veld, maar dit wordt dan alleen bij deze patiënt opgeslagen. Handiger is, dat je het beroep toevoegt aan het selectiescherm “Selecteren omschrijving”, zodat je de optie ook bij andere patiënten kunt selecteren.Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

    Werkgever:

    Klik op  en dubbelklik op de werkgever van de patiënt.

     In het scherm “Selecteren Instelling/Adres” kun je werkgevers toevoegen.Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

    Opleiding:

    Klik op  en kies de opleiding van de patiënt. Je kunt zelf geen omschrijving van een opleiding toevoegen.

    Sport:

    Klik op  en dubbelklik op de sport die de patiënt beoefent. 

     Je kunt de sport ook intypen in het veld, maar deze wordt dan alleen bij deze patiënt opgeslagen. Handiger is, dat je het beroep toevoegt aan het selectiescherm “Selecteren omschrijving”, zodat je de optie ook bij andere patiënten kunt selecteren.Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

    Allergie:

    Klik op  en dubbelklik op de allergie.

     Je kunt de allergie ook intypen in het veld, maar deze allergie wordt dan alleen bij deze patiënt opgeslagen. Handiger is, dat je de allergie toevoegt aan het selectiescherm “Selecteren omschrijving”, zodat je de optie ook bij andere patiënten kunt selecteren.Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

    Commentaar:

    In dit veld kun je extra informatie over de patiënt intypen, die je op andere tabbladen niet kwijt kunt. Deze commentaarregel kan eventueel in brieven, nota’s en aanmaningen afgedrukt worden en kan zichtbaar gemaakt worden in de patiëntenlijst.

    Praktijk gevonden via:

    Klik op  en dubbelklik op de omschrijving hoe de patiënt je praktijk gevonden heeft.

  2. In de rubriek “Agenda” kun je bij een patiënt een attentie melding toevoegen, die in de agenda zichtbaar is. Bijvoorbeeld “e-mailadres navragen” of “belt vaak af”. Klik op  om het attentieteken te selecteren:
  3. Als je een teken hebt gekozen, is het tekstveld erachter ook beschikbaar. Hierin kun je een attentietekst typen (is dus niet verplicht). Bijvoorbeeld “E-mail adres navragen”.

     

    Als je de gegevens bewaart, zie je het attentieteken terug in de agenda. Als je met de muis op het attentieteken staat, wordt de tekst in een ballon getoond:

  4. Vul de rubriek “Deelname” in. 
  5. Veld
    Omschrijving

    Online toegang toegestaan:

    Dit veld is alleen van toepassing als je de online diensten van Intramed gebruikt (online vragenlijsten en afspraken verzetten).  

    Dit veld wordt automatisch aangevinkt als de patiënt een online wachtwoord gekregen heeft. Dat wachtwoord geef je pas als (bij het eerste bezoek aan de praktijk) de gegevens van de patiënt door jou geverifieerd zijn.

    Als je de patiënt (tijdelijk) geen online toegang meer wilt geven kun je deze optie deactiveren. 

    Online gebruikersnaam:

    Dit veld is alleen van toepassing als je de online diensten van Intramed gebruikt (online vragenlijsten en afspraken verzetten).

    De gebruikersnaam wordt automatisch aangemaakt als je de gegevens bewaart maar je kunt het wijzigen. Daarbij kun je maximaal 20 tekens invoeren.

     Via “Opties”, “Online gebruikersnaam versturen” kun je de gebruikersnaam ook e-mailen. Daarvoor moet de optie “Online toegang toegestaan” geactiveerd en het veld “E-mail adres:” op tabblad “1. Algemeen” ingevuld zijn.  

    Online wachtwoord genereren:

    Dit veld is alleen van toepassing als je de online diensten van Intramed gebruikt (online vragenlijsten en afspraken verzetten).

    Hier wordt vermeld of er een uniek, door Intramed gegenereerd wachtwoord is toegekend. Het wachtwoord wordt aangemaakt, als je op “Online wachtwoord genereren” klikt. Het scherm “Bevestiging online wachtwoord” wordt dan geopend. Vanuit dit scherm kun je een bevestigingsbrief laten afdrukken of als bestand bewaren en later e-mailen:

    Het wachtwoord wordt niet getoond, maar wel een mededeling dat een wachtwoord is toegekend. Als een patiënt zijn wachtwoord is vergeten, moet er een nieuw wachtwoord worden aangemaakt. Dat doe je door opnieuw op “Online wachtwoord genereren” te klikken.

     Zodra je op “Online wachtwoord genereren” klikt, is het vorige wachtwoord niet meer geldig en kan de patiënt niet meer inloggen. Het is dan nodig dat je een nieuw wachtwoord verstrekt aan de patiënt.

    Vragenlijsten online aanbieden:

    Vink deze optie uit als je niet wil dat er online vragenlijsten naar de patiënt gestuurd worden.

    LIPZ-patiënt:

    Dit veld is alleen zichtbaar als een verslaglegginsrichtlijn aanwezig is, waarin op het tabblad “Exports” de LIPZ ingeschakeld is. 

    Geef hier aan of de behandelgegevens van deze patiënt mogen worden geëxporteerd voor de Landelijke Informatievoorziening Paramedische Zorg (LIPZ).

    PREM:

    Dit veld is alleen zichtbaar als je de module “PREM” geactiveerd hebt.

    Klik op  en registreer de keuze van de patiënt m.b.t. deelname aan de PREM; “Niet gevraagd”, “Toestemming gegeven” of “Bezwaar”.

     Je kunt de module “PREM” activeren via menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens], tabblad “7. Modules”.

    Afname methode:

    Dit veld is alleen zichtbaar als je in de module “PREM” als keuze voor afname methode zowel schriftelijk als online (optie “Beide”) hebt ingesteld.

    Klik op  en kies hoe de PREM moet worden afgenomen; “Online” of “Schriftelijk”.

    LDF:

    Klik op  en registreer de keuze van de patiënt m.b.t. deelname aan Landelijke Database Fysiotherapie: “Niet gevraagd”, “Toestemming gegeven” of “Bezwaar”.

    LDP:

    Dit veld is alleen zichtbaar als een verslagleggingsrichtlijn “Landelijke Database Podotherapie” in de administratie aanwezig is.

    Klik op  en kies of de patiënt toestemming heeft gegeven om de gegevens te exporteren naar de LDP.

    LDK:

    Dit veld is alleen zichtbaar als bij een verslagleggingsrichtlijn in de database de LDK-export ingeschakeld is.

    Klik op  en registreer de keuze van de patiënt m.b.t. deelname LDK; “Niet gevraagd”, “Toestemming gegeven” of “Bezwaar”.

     Als er is gekozen voor “Niet gevraagd”, worden de gegevens ook verstuurd. Alleen bij “Bezwaar” worden de gegevens niet verstuurd.

    Zorgreg. logopedie:

    Dit veld is alleen zichtbaar als een verslaglegginsrichtlijn aanwezig is, waarin op het tabblad “Exports” de LIPZ ingeschakeld is. 

    Klik op  en registreer de keuze van de patiënt m.b.t. deelname zorgregistratie logopedie; “Niet gevraagd”, “Toestemming gegeven” of “Bezwaar”.

    SBGGZ:

    Dit veld zie je alleen als er een GGZ codelijst aanwezig is en wanneer er een Stichting Benchmark GGZ exportinstelling aanwezig is. 

    Standaard staat dit veld op “Niet gevraagd”. Van patiënten worden gegevens alleen geëxporteerd met de SBGGZ-export (naar SBG of SVR) wanneer de patiënt toestemming heeft gegeven én de patiënt geen privacyverklaring gebruikt.

    Maakt gebruik van privacyverklaring GGZ:

    Deze optie is alleen zichtbaar als een GGZ-codelijst wordt gebruikt in de praktijk.

    Per 1-1-2016 moet een zorgaanbieder de zorgvraagzwaarte-indicator GGZ meesturen bij een digitale declaratie. (Geldt niet voor de Jeugd GGZ.) VECOZO maskeert vervolgens de indicator en levert de declaraties vervolgens bij zorgverzekeraars aan.

    Via een privacy-verklaring kan een patiënt aangeven dat hij het in eerste instantie versturen van de zorgvraagzwaarte-indicator naar VECOZO, ook niet wil. Kies in dat geval voor deze optie. De diagnosecode wordt dan geblindeerd in het declaratiebestand.

    Bovendien worden er als deze optie is aangevinkt, geen gegevens geëxporteerd naar Stichting Vrijgevestigden ROMmen (SVR), SBGGZ en/of DIS.

     Of de diagnosecode geblindeerd wordt in het declaratiebestand, is ook afhankelijk van de invulling van het veld “Aanleveren GGZ-diagnosecode:” op tabblad “1. Algemeen” van de systeemgegevens. Alleen als de optie “Volg patiënt” is ingevuld, wordt rekening gehouden met de invulling van het veld “Maakt gebruik van privacyverklaring GGZ”.

    Maakt gebruik van privacyverklaring MSZ:

    Deze optie is alleen zichtbaar als een MSZ-codelijst wordt gebruikt in de praktijk.

    Kies voor deze optie als de patiënt gebruik maakt van een privacyverklaring. De zorgactiviteiten worden dan niet meegestuurd naar de verzekeraar. De product- en diagnosecode wel.

  6. Vul zo nodig de overige velden in.
    Veld
    Omschrijving

    Opmerkingen:

    Hier kun je vrije tekst invoeren.
    De tekst kun je laten inspringen, bijvoorbeeld om de gegevens overzichtelijk onder elkaar te plaatsen. Druk op “Ctrl” + “i” om de tekst te laten inspringen.

    Ook kun je in dit veld een start- en stoptekst gebruiken.
    Als de starttekst (standaard “####”) voorkomt in het veld “Opmerkingen:”, zullen bij het printen van de opmerkingen of het overnemen van de tekst in een brief alleen de regels die hierna volgen meegenomen worden, tot aan de stoptekst (standaard “$$$$”).

     Je kunt de start- en stoptekens maar één keer gebruiken in de tekst. Als je een ander gedeelte wilt afdrukken, moet je de start- en stoptekens verplaatsen binnen het veld “Opmerkingen:”.

     De tekens die gebruikt worden voor de start- en stoptekst kun je op tabblad “1. Algemeen” van de systeemgegevens instellen.Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

    Als een afspraak voor een aanmelding wordt ingepland, wordt de aanmelding automatisch verwijderd. Maar in die aanmelding kon een opmerking staan, die waardevolle informatie bevat die bewaard moet blijven bij de patiënt.
    Daarom wordt een opmerking uit de aanmelding toegevoegd aan de patiëntgegevens op tabblad “3. Bijzonderheden”, het veld “Opmerkingen” zodra een afspraak wordt ingepland.
    Boven de opmerking uit de aanmelding wordt een kopje “Overgenomen uit de aanmelding” gezet met de overname datum erbij.

    Onder dit veld zie je “Opties”. Hier kun je een aantal opties kiezen, om de tekst in het veld “Opmerkingen” te bewerken:

  7. Optie
    Omschrijving

    Importeren…

    Als je gebruik wil maken van gestandaardiseerde notities of opmerkingen, kun je deze tekst exporteren. Daarna kun je de tekst bij een andere patiënt importeren.

    Klik op deze optie; het scherm “Importeer bestand” wordt geopend. Zoek en selecteer hier de tekst (als *.TXT bestand) die je in het veld wilt importeren en klik op “Openen”.

     Bij het importeren worden de gegevens die in het veld “Opmerkingen:” zijn ingevuld overschreven door de geïmporteerde gegevens.

    Exporteren…

    Als je gebruik wil maken van gestandaardiseerde notities of opmerkingen, kun je deze tekst exporteren. Daarna kun je de tekst in bij een andere patiënt importeren.

    Klik op deze optie; het scherm “Exporteer bestand” wordt geopend. Zoek en selecteer hier de locatie waar de tekst als .TXT bestand opgeslagen moet worden. Typ een bestandsnaam in en klik op “Opslaan”.

    Zoek…

    Klik op deze optie. Typ een woord in wat je in de tekst zoekt, stel de filters in en klik op “Volgende zoeken”.

    Afdrukken…

    Klik op deze optie. Kies de gewenste printer, stel zo nodig het afdrukbereik, het aantal exemplaren en de sortering daarvan in en klik op “OK”. De tekst wordt geprint.

     Als je gebruik hebt gemaakt van een start- en stoptekst in het veld “Opmerkingen:”, wordt alleen de tekst die daartussen ligt afgedrukt.

    Vervang

    Klik op deze optie. Typ het te vervangen woord in (“Zoeken naar:”) én het vervangende woord (“Vervangen door:”) in. Klik op “Vervangen” of “Alles vervangen”. 

  8. Bewaar de gegevens (“F5” of ).
 

Je kunt alle velden, met uitzondering van het veld “Opmerkingen:”, toevoegen aan de patiëntenlijst. Zo kun je bijvoorbeeld de kolom “Deelname LDF:” toevoegen aan de patiëntenlijst, en kun je op die manier snel zien welke patiënten wel of geen toestemming hebben gegeven voor deelname.

Open de patiëntgegevens in de agenda via “Schermen”, “Patiëntgegevens inzien”. Je kunt ze ook openen via menu [Bestand], [Patiënten] en dubbelklik op de patiënt. 

De inhoudelijke informatie over de behandelingen wordt verzameld in een behandelepisode op tabblad “4. Behandelepisodes”. Je kunt in een behandelepisode onder andere de verslaglegging doen, oefenprogramma’s toevoegen en diëten opstellen.
Voordat je behandelingen kunt inplannen in Intramed, moet je een behandelserie voor de patiënt aanmaken die gekoppeld is aan de behandelepisode. Hierin wordt de reden van de komst van de patiënt vastgelegd, en gegevens die betrekking hebben op de administratieve verwerking van de behandelingen (zoals wie er betaalt).

 

Als je een nieuwe behandelepisode toevoegt, wordt automatisch een nieuwe behandelserie toegevoegd.

  1. In de bovenste lijst zie je alle behandelepisodes.

    Hierin zie je standaard alleen de behandelepisodes die de status “Bezig” hebben. Als je het filter “Bezig” uitvinkt, zie je ook de afgesloten behandelepisodes.
  2. In de lijst “Behandelseries” zie je alle behandelseries die gekoppeld zijn aan de behandelepisode die je in de bovenste lijst hebt aangeklikt.
     

    Je kunt onder andere de kolommen “Naam behandelaar” en “Naam verwijzer” toevoegen, zodat de behandelserie makkelijker te herkennen is. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

  3. Als je op een behandelserie klikt, zie je linksonder alle “Behandelingen:” die bij de behandelserie horen.
    Rechtsonder worden de behandelingen in de kalender getoond.
  4. Sluit het scherm (“ESC” of  ).
 

Voor de GGZ: Bij het aanmaken van elke behandelepisode met unieke primaire diagnose wordt automatisch een Zorgtraject aangemaakt. In een Zorgtraject worden alle behandelseries plus eventuele vervolgbehandelseries van een patiënt opgenomen.
Officieel mogen er maar 3 zorgtrajecten (behandelepisodes) tegelijkertijd bij een patiënt geopend zijn. Er mogen ook geen 2 zorgtrajecten met dezelfde primaire diagnose bij dezelfde patiënt geopend zijn. Intramed controleert hierop en waarschuwt bij overtreding.
Een zorgtraject blijft na het afsluiten van de laatste bijbehorende behandelserie nog 365 dagen open staan. Zo kan een patiënt nog terugkeren voor een behandeling van dezelfde klacht. Je moet dan de behandelepisode heropenen om een vervolg-behandelserie toe te kunnen voegen.
Het kan zijn, dat de patiënt nog voor een andere klacht behandeld moet worden. Staan er dan nog 3 zorgtrajecten open, zou er geen nieuwe behandelepisode (= ook een nieuw zorgtraject) toegevoegd kunnen worden. Zo nodig kun je een zorgtraject sluiten of heropenen: klik op een tabblad in een behandelepisode en klik rechts bovenin het scherm op “Afsluiten” of “Opnieuw openen”.

Extra informatie

Als je een behandeling via de wizard invoert (via de agenda, of via menu [Bestand], [Afspraak inplannen]) én je vinkt de optie “Het betreft een nieuwe klacht” aan, wordt er automatisch een nieuwe behandelserie én een nieuwe behandelepisode toegevoegd.

Open de patiëntgegevens in de agenda via “Schermen”, “Patiëntgegevens inzien”. Je kunt ze ook openen via menu [Bestand], [Patiënten] en dubbelklik op de patiënt. 

In Intramed kun je oefenprogramma’s toevoegen, die je aan de patiënten kunt meegeven op tabblad “5. Oefenprogramma’s”. De oefenprogramma’s bestaan uit afbeeldingen, die je in elke gewenste volgorde kunt zetten. 

 

Via Intramed kun je ook gebruik maken van huiswerkoefeningen.nl. Hierin zijn huiswerkoefeningen verwerkt in foto’s en filmpjes. Voor meer informatie zie http://intramed.nl/huiswerkoefeningen.nl/huiswerkoefeningen.nl.html

  1. Op dit tabblad zie je alle oefenprogramma’s van de patiënt.  
  2. Voeg een oefenprogramma toe via 
  3. Sluit het scherm (“ESC” of  ).

Open de patiëntgegevens in de agenda via “Schermen”, “Patiëntgegevens inzien”. Je kunt ze ook openen via menu [Bestand], [Patiënten] en dubbelklik op de patiënt. 

Op tabblad “6. Documenten” kun je documenten toevoegen, inzien/wijzigen en verwijderen. Je kunt bijvoorbeeld röntgenfoto’s van de patiënt op dit tabblad bewaren.

Als je een document toevoegt, wordt de aanmaakdatum vastgelegd. Op het tabblad “Documenten” wordt voortaan standaard op deze aanmaakdatum gesorteerd. De regels worden automatisch gesorteerd op datum, waarbij het meest recente document onderaan staat.

Je ziet het “sorteer driehoekje”  rechtsboven in de kolomtitel. Dit geeft aan, dat er gesorteerd kan worden. Klik op de kolomtitel “Datum” om de gegevens andersom te sorteren; het meest recente document staat dan bovenaan. 
Na het sorteren zie je aan het driehoekje of er oplopend of aflopend () gesorteerd is (nog een keer sorteren gebeurt dan op de andere sorteer wijze).

Als je in een document een documenttype aangegeven hebt, zie je dat in de documentkoppelingen terug. Daarvoor zijn de kolommen “Documenttype” en “Omschrijving documenttype” ingevoegd.

Waar zo’n document aan gekoppeld is, zoals een arts, medewerker enz. zie je ook het documenttype. Hierdoor is het mogelijk, om op diverse plaatsen in Intramed op het tabblad “Documenten” te zoeken naar /  filteren op / sorteren op documenttype.

Brieven en documenten toevoegen, wijzigen en verwijderen

Op het tabblad “Documenten” worden alle documenten getoond die gekoppeld zijn aan de patiënt/medewerker/behandelepisode etc.

Brief of document toevoegen

  1. Klik op .
  2. Kies bij “Soort document” voor het soort document dat je wil toevoegen.
  3. Klik op “OK”.

     

    Bij velden waar  voor staat, kun je een filter instellen. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

  4. Als je de brief wil koppelen aan een arts en/of behandelserie en/of verzekeraar etc: klik achter een veld op  en dubbelklik op een mogelijkheid.
  5. Klik op “OK”.
  6. Bewerk zo nodig het document.
  7. Klik op  om de brief te printen of  om te versturen.
  8. Bewaar de gegevens (“F5” of ).

Brieven of documenten wijzigen

  1. Dubbelklik in de lijst op tabblad “Documenten” op het document.
  2. Breng de wijzigingen aan.
  3. Klik op “Ctrl” + “S” om een extern bestand te bewaren.
  4. Bewaar de gegevens (“F5” of  ) om een bestand dat in Intramed is geopend te bewaren.
  5. Sluit het scherm (“ESC” of ).

Brieven of documenten verwijderen

  1. Klik één keer op de regel van het bestand.
  2. Klik op .
  3. Klik op “Ja” om de documentkoppeling te verwijderen. 
  4. Als het bestand gekoppeld is, kun je nog een bevestigingsvraag krijgen.
  5. Klik op “Ja” om het document ook op alle gekoppelde tabbladen te verwijderen. Klik op “Nee” als je het document wil bewaren op alle gekoppelde tabbladen. 
  6. Sluit het scherm (“ESC” of ).
 

Het document kan gekoppeld zijn aan andere tabbladen “… Documenten”, bijvoorbeeld bij een arts of verzekeraar. Als je het document op één plaats verwijdert, wordt het document ook op de gekoppelde tabbladen verwijderd.
Via “Opties”, “Koppelingen” op het tabblad “… Documenten” en op tabblad “2. Koppelingen”  van het document, kun je zien waar het document aan gekoppeld is.

 

Je kunt zien naar wie een brief is gestuurd, door wie, hoe en op welk tijdstip.
Via “Opties”, “Verzend log” op het tabblad “… Documenten” en op tabblad “3. Verzend log” van het document, kun je de verzendgegevens zien.

Open de patiëntgegevens in de agenda via “Schermen”, “Patiëntgegevens inzien”. Je kunt ze ook openen via menu [Bestand], [Patiënten] en dubbelklik op de patiënt. 

Als je een declaratie stuurt, wordt er automatisch een regel aangemaakt op tabblad “7. Debiteurenposten”. Je kunt hier geen gegevens toevoegen of wijzigen. 

  1. In dit scherm zie je een overzicht van alle declaraties en aanmaningen die je naar deze patiënt gestuurd hebt en de betalingen die de patiënt gedaan heeft.  

    Je ziet de volgende kolommen.
    Kolom
    Omschrijving

    Datum

    De datum waarop er gedeclareerd is.

    Soort

    Het soort declaratie: “Declaratie”, “Creditnota”, “Betaling” of “Aanmaning”.

    Bewijsnr

    Het declaratienummer, het creditnota nummer, het afschriftnummer bij betalingen of het aanmaningsnummer.

    Betreft declaratie

    Het declaratienummer waarop de debiteurpost betrekking heeft.

    Omschrijving

    Een omschrijving van de declaratie waarop de debiteurpost betrekking heeft.

    Bedrag

    Dit is het bedrag dat je gedeclareerd hebt naar deze patiënt, instelling/adres etc. of wat je ontvangen hebt.

    Open

    Het declaratiebedrag dat nog open staat.

     

    Via “Printen” kun je een kopie van declaraties printen en een historisch overzicht. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

  2. Sluit het scherm (“ESC” of ).

Open de patiëntgegevens in de agenda via “Schermen”, “Patiëntgegevens inzien”. Je kunt ze ook openen via menu [Bestand], [Patiënten] en dubbelklik op de patiënt. 

Op tabblad “8. Verkoop” kun je registreren dat je een product aan een patiënt hebt verkocht. 

  1. Je hebt het scherm “Patient…” nog open staan OF open het opnieuw via menu [Bestand], [Patiënten], dubbelklik op de patiënt, tabblad “8. Verkopen”.

    Elke regel stelt een verkoop voor,
  2. Voeg een verkoop toe via  en vul de velden in de nieuwe regel in. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

Verkoop wijzigen

Je kunt een artikel in de lijst met verkopen wijzigen.

 

Een gefactureerd artikel kun je niet wijzigen. In de kolom “Status” zie je of het artikel al gefactureerd is.

  1. Klik in de regel op het veld dat je wil wijzigen.
  2. Typ een andere waarde in, of (indien beschikbaar) door op  of  te klikken en een optie te kiezen.
  3. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).
  4. Sluit het scherm (“ESC” of  ).

Verkoop verwijderen

Je kunt een artikel ook verwijderen.

 

Een gefactureerd artikel kun je niet uit de lijst verwijderen. In de kolom “Status” zie je of het artikel al gefactureerd is.

  1. Klik op de regel die je wil verwijderen.
  2. Klik op .
  3. Klik op “OK”.
  4. Sluit het scherm (“ESC” of  ).

Declaratiehistorie

Via “Schermen”, “Declaratiehistorie” kun je de declaratiehistorie van de verkoop inzien. In het scherm “Declaratiehistorie” dat geopend wordt, zie je in welke debet en/of credit declaraties de verkoop is opgenomen.

Open de patiëntgegevens in de agenda via “Schermen”, “Patiëntgegevens inzien”. Je kunt ze ook openen via menu [Bestand], [Patiënten] en dubbelklik op de patiënt. Ga naar tabblad “9. Abonnementen”. 

Je ziet dit tabblad alleen als de module “Abonnementen” is geactiveerd via menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens], tabblad  “7. Modules”.

  1. Op dit tabblad kun je abonnementen bij een patiënt toevoegen, inzien/wijzigen en verwijderen. Ook kun je een baliefactuur printen.

  2. Wijzig een abonnement (dubbelklik) of voeg een nieuw abonnement toe 
  3. Sluit het scherm (“ESC” of  ).

Zie het onderwerp “Abonnementen” voor meer informatie. 

Open de patiëntgegevens in de agenda via “Schermen”, “Patiëntgegevens inzien”. Je kunt ze ook openen via menu [Bestand], [Patiënten] en dubbelklik op de patiënt. 

Op tabblad “10. Betrokkenen” worden alle patiëntrelaties getoond die zijn vastgelegd bij de patiënt en de daarbij horende behandelepisodes.

 

Op dit tabblad kun je ook patiëntrelaties toevoegen. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

 

Op tabblad “1. Algemeen” van de patiëntgegevens kan een huisarts geselecteerd worden. Als je het veld invult of wijzigt, wordt de huisarts automatisch als betrokkene toegevoegd op tabblad “10. Betrokkenen”.

  1. Op dit tabblad zijn twee lijsten zichtbaar: “Betrokkenen:” en “Betrokken bij:”.

    In de bovenste lijst zie je alle personen die betrokken zijn bij de patiënt.  
    Standaard zijn alleen de actieve betrokkenen zichtbaar, maar via het filter “Actief” onder de lijst, kun je ook de niet-actieve betrokkenen laten tonen.
    Je ziet de volgende kolommen:
  2. Kolom
    Omschrijving

    Soort betrokkene

    Het type van de betrokkene wordt getoond.

    Instelling/Adres

    Als het een Instelling/Adres betreft, wordt de naam getoond.

    Betrokkene

    Het nummer van de betrokkene binnen Intramed wordt getoond.

    Naam betrokkene

    De naam van de betrokkene wordt getoond.

    Soort relatie

    De omschrijving van het soort relatie tot de patiënt wordt getoond.

    Van

    Dit is de datum vanaf wanneer de persoon betrokken is.

    Tm

    Dit is de datum tot wanneer de persoon betrokken is.

    Opnemen in correspondentie

    Er wordt getoond of er naar deze persoon gecorrespondeerd wordt.

    Behandelepisode

    Dit is het nummer van de behandelepisode waar de betrokkene aan gekoppeld is.

    Omschrijving behandelepisode

    De omschrijving van de behandelepisode wordt getoond.

     

    Via “Printen” kun je een overzicht van de betrokkenen afdrukken. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

  3. In de lijst “Betrokken bij” zie je bij welke patiënten de geselecteerde patiënt zelf bij betrokken is.
     

    Je kunt geen patiënten toevoegen aan de lijst “Betrokken bij:”.

  4. Je ziet de volgende kolommen:
    Kolom
    Omschrijving

    Patiënt

    Dit is het nummer van de patiënt waarbij de persoon betrokken is.

    Naam patiënt

    Dit is de naam van de patiënt waarbij de persoon betrokken is.

    Behandelepisode

    Dit is het nummer van de behandelepisode waar de betrokkene aan gekoppeld is.

    Omschrijving behandelepisode

    De omschrijving van de behandelepisode wordt getoond.

    Van

    Dit is de datum vanaf wanneer de persoon betrokken is.

    Tm

    Dit is de datum tot wanneer de persoon betrokken is.

     

    Via “Printen” kun je een overzicht van de patiënten afdrukken, waarbij de persoon betrokken is. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

  5. Sluit het scherm (“ESC” of ).

Open de patiëntgegevens in de agenda via “Schermen”, “Patiëntgegevens inzien”. Je kunt ze ook openen via menu [Bestand], [Patiënten] en dubbelklik op de patiënt. 

Op tabblad “11. Berichten” worden alle e-mails getoond die naar de patiënt gestuurd zijn.  

 

Als er geen e-mail postbus aanwezig is of als de aangemelde medewerker geen postbus eigenaar of gemachtigde is, wordt het tabblad “Berichten” niet getoond.

 

Je kunt hier geen berichten toevoegen!

  1. Op dit tabblad zie je een lijst met alle e-mails die ontvangen zijn. 
     
  2. Je ziet de volgende kolommen:

    Kolom
    Omschrijving

    Berichtnummer

    Dit is het nummer van de e-mail.

    Type

    De adressering van de patiënt wordt getoond bij “Aan”, “CC” of “BCC”. 

    Onderwerp

    Het onderwerp van de e-mail wordt getoond.

    Datum

    De datum waarop het bericht is aangemaakt wordt getoond.

    Verzonden

    Er wordt getoond of de e-mail verzonden is.

     Als de e-mail niet verzonden is, kun je er op dubbelklikken om de e-mail (alsnog) te verzenden.

  3. Dubbelklik op een e-mail. Als de e-mail verzonden is, kun je de inhoud van de e-mail niet meer wijzigen. Als de e-mail nog niet verzonden is, kun je het bericht nog wel kunt wijzigen en versturen.
  4. Sluit het scherm (“ESC” of ).