Richtlijninstellingen
In de richtlijninstellingen kun je de verslagleggingsrichtlijn naar je eigen hand zetten. Dit zijn meestal instellingen die de praktijkhouder of systeembeheerder moet doen. Je hebt de volgende mogelijkheden:
Invulinstructies instellen
Bij elk veld in de verslaglegging kun je een invulinstructie toevoegen.
- Open een behandelepisode op tabblad “1. Verslaglegging”.
- Klik op “Opties”, “Richtlijninstellingen”.
- Klik aan de linkerkant bij “Formulier- en velddefinities:” op een veld waarbij je een invulinstructie wil instellen.
- Klik aan de rechterkant van het scherm op tabblad “b. Audit”.
- Klik op
bij “Gebruik invulinstructie:” en kies een optie:
- Typ je tekst bij het veld “Invulinstructie:” in.
- Herhaal stap 3 t/m 6 bij alle andere velden waarbij je de invulinstructie wil toevoegen.
- Bewaar de gegevens (“F5” of
).
- De instellingen gelden voor alle behandelepisodes waarin de verslagleggingsrichtlijn is gekozen. Als je een multidisciplinaire praktijk hebt, kun je alle stappen herhalen voor de andere verslagleggingsrichtlijn(en) binnen de praktijk.
Wanneer je in de verslaglegging op de naam van het veld klikt (of in het invulveld zelf), wordt linksonder de invulinstructie getoond.
Voor een uitgebreide uitleg met afbeeldingen kun je hier klikken.
Invulverplichting per fase instellen
Elke therapeut streeft ernaar alle formulieren in de verslaglegging compleet in te vullen. Soms vergeet je dat, of zie je een formulier over het hoofd. Op dit tabblad kun je zelf instellen, dat de verslagleggingsrichtlijn formulieren uit de ene fase verplicht ingevuld moeten voordat je verder kunt gaan met de volgende fase in de verslaglegging.
- In de verslagleggin: klik op een formulier.
- In de rubriek “Instellingen per formulier” kun je aanvinken dat in het betreffende formulier eerst alle verplichte velden ingevuld moeten worden, voordat je verder kunt in een volgende fase van de verslaglegging.
- Als praktijkeigenaar wil je bijvoorbeeld dat elke therapeut eerst de formulieren “Onderzoek” en “Analyse” invult, voordat er verder gegaan kan worden met de formulieren uit de fase “Behandeling”. Vink dan de optie “Invullen verplicht voor afronding fase” aan bij die 2 formulieren.
- Bewaar de gegevens (“F5” of
) en sluit het scherm (“ESC” of
).
Voor een uitgebreide uitleg met afbeeldingen kun je hier klikken
Toegang tot formulieren beperken
Het was al mogelijk om de héle behandelepisode toegankelijk te maken voor iedereen van de praktijk, of alleen voor de behandelaar en betrokkenen. Maar in geval van een multidisciplinair traject zou je ook alleen bepaalde disciplines toegang willen geven tot (delen van) de behandelepisode. Daarom kun je per verslagleggingsrichtlijn, per formulier instellen, welke disciplines toestemming hebben om het formulier in te zien.
Deze instelling geldt dus voor alle behandelepisodes waarin de verslagleggingsrichtlijn gebruikt is.
- Ga naar het menu [Systeem], [Verslagleggingsrichtlijnen].
- Selecteer een richtlijn die je wilt aanpassen.
- Klik op ‘Schermen’ en dan op ‘Richtlijninstellingen’.
- In tabblad ‘1. Formuleren’, klik op een formulier.
- In de rubriek “Instellingen per formulier” kun je aanvinken dat de toegang beperkt is.
Selecteer “Beperken tot specifieke disciplines” en vink de disciplines aan die het formulier wél mogen inzien.
Je ziet alleen de disciplines die in jouw administratie aanwezig zijn. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.
Een medewerker die tot een discipline behoort die geen toegang heeft tot het formulier, ziet op die plek “(geen toegang)”:
Extra informatie:
- Alleen de formulieren waar je toegang tot hebt zie je terug in overzichten en kun je afdrukken.
- Alleen het “Commentaar” van formulieren waar je toegang tot hebt zie je terug in het “Overzicht commentaar” (dat via “Schermen” te openen is).
- Als je de export “Behandelepisoden” uitvoert, worden alleen formulieren waar je toegang tot hebt geëxporteerd.
- Als je een brief toevoegt op tabblad “6. Documenten” waarin velden voorkomen uit een formulier waar je geen toegang tot hebt, krijg je een foutmelding.
Voor een uitgebreide uitleg met afbeeldingen kun je hier klikken
Velden instellen voor overname historische gegevens
Om van de nieuwe mogelijkheid om patiëntgegevens uit vorige behandelepisodes over te nemen, moet dat eerst wel bij bepaalde velden in de verslagleggingsrichtlijn ingesteld zijn. Dat kun je als verslagleggingsrichtlijn-ontwikkelaar in eerste instantie instellen, maar gebruikers kunnen dit zelf aanpassen in de richtlijninstellingen.
Instellen per verslagleggingsrichtlijn:
Je kunt de richtlijninstellingen openen via de lijst “Verslagleggingsrichtlijnen” of in een behandelepisode.
- Ga naar het menu [Systeem], [Verslagleggingsrichtlijnen].
- Klik op de verslagleggingsrichtlijn die je wilt aanpassen.
- Klik op ‘Schermen’, ‘Richtlijninstellingen’.
- Ga naar tabblad ‘2. Formuliervelden’.
- Selecteer een formuliervelddefinitie waarvan je de historische gegevens wilt instellen.
Achter de veldnaam zie je de kolom “Historie”. Hier staat in, hoe de verslagleggingsrichtlijn-ontwikkelaar per veld de historie ingesteld heeft.
Het gebruik van de historie kun je alleen instellen bij velden waar al een instelling in de kolom ‘Historie’ staat. - Rechts zie je bovenaan de rubriek “Algemeen”. Hierin zie je het veld “Historie weergeven:”.
- Klik in het veld daarachter op
en kies “Volgens richtlijn”, “Ja” of “Nee”.
- Stel dit zo nodig bij andere velden in.
- Bewaar de gegevens (“F5” of
).
Instellen per tekstveld:
Je kunt het overnemen van de historie ook per veld instellen.
- Je hebt nog een behandelepisode bij een patiënt open staan op tabblad “1. verslaglegging” of je opent het opnieuw.
- Klik op een tekst-invoerveld.
- klik op
voor het veld (of druk op “Ctrl”+ “s”) en klik op “Veldinstellingen”.
- Maak bij het veld “Historie weergeven:” je keuze.
- Bewaar de gegevens (“F5” of
).
Voor een uitgebreide uitleg met afbeeldingen kun je hier klikken.
Verplicht/niet verplicht instellen
In een verslagleggingsrichtlijn zijn bepaalde velden verplicht om in te vullen en andere niet. Dit wordt in eerste instantie ingesteld door de verslagleggingsrichtlijn-ontwikkelaar. Dit kun je zelf aanpassen. Verplicht / niet-verplicht instellen kan op twee manieren: per verslagleggingsrichtlijn voor meerdere velden in verschillende formulieren én per tekstveld.
Instellen per verslagleggingsrichtlijn:
Je kunt de richtlijninstellingen openen via de lijst “Verslagleggingsrichtlijnen” of in een behandelepisode.
- Ga naar het menu [Systeem], [Verslagleggingsrichtlijnen].
- Klik op de verslagleggingsrichtlijn die je wilt aanpassen.
- Klik op ‘Schermen’, ‘Richtlijninstellingen’.
- Ga naar tabblad ‘2. Formuliervelden’.
- Links zie je een lijst met daarin de formulieren en daaronder de bijbehorende velden. Achter de veldnaam zie je de kolom “Verplicht”. Hier staat in hoe de verslagleggingsrichtlijn-ontwikkelaar het per veld ingesteld heeft. De standaard-instelling is “Nee”.
Het gebruik van verplicht / niet verplicht kun je alleen instellen bij velden waar al een instelling in de kolom “Verplicht” staat. Rechts zie je bovenaan de rubriek “Algemeen”. Hierin zie je het veld “Verplicht:”. - Klik bij het veld “Verplicht” op
en kies “Volgens richtlijn”, “Ja” of “Nee”.
Deze stappen worden ook beschreven in een filmpje. Kijk bij de ‘Extra tips’ op deze pagina.
Instellen per tekstveld:
Je kunt het verplicht / niet verplicht invullen ook per veld instellen.
- Je hebt nog een behandelepisode bij een patiënt open staan op tabblad “1. verslaglegging” of open het opnieuw.
- Klik op een tekst-invoerveld.
- Klik op
voor het veld, “Veldinstellingen”.
- Het scherm “Richtlijninstellingen” wordt geopend.
- Klik bij het veld “Verplicht” op
en kies “Volgens richtlijn”, “Ja” of “Nee”.
- Bewaar de gegevens (“F5” of
).
Voor een uitgebreide uitleg met afbeeldingen kun je hier klikken.
Standaardteksten toevoegen
In de verslaglegging kun je stadaardteksten van de ontwikkelaar van de verslagleggingsrichtlijn gebruiken, maar je kunt ook zelf standaardteksten toevoegen.
Let op: Als in de administratie meerdere therapeuten met dezelfde verslagleggingsrichtijn werken, kunnen alle therapeuten elkaars teksten zien en gebruiken. Als elke medewerker zijn eigen teksten aanmaakt, kan dat tot gevolg hebben dat er lange, onoverzichtelijke lijsten ontstaan. Bepaal daarom wie in je organisatie de teksten beheert, zodat de lijsten overzichtelijk blijven. De rechten die een medewerker heeft kun je instellen via menu [Systeem], [Organisatie], [Groepen].
Van ingetypte gegevens een eigen tekst maken:
- Open een behandelepisode op tabblad “1. Verslaglegging“.
- Klik op een veld. Vóór het veld zie je het icoon
.
- Typ de tekst in.
- Selecteer de tekst die je wilt gebruiken als eigen tekst.
- Klik op
.
- Klik op “Geselecteerde tekst toevoegen als eigen tekst…”;
het scherm “Standaardteksttabel” wordt geopend. In dit scherm zie je dat de geselecteerde tekst is toegevoegd aan een nieuwe tabel voor standaardteksten. - Vul de velden in.
- Bewaar de gegevens (“F5” of
).
- Sluit het scherm (“ESC” of
); je keert terug naar de behandelepisode.
- Als je op
klikt, is de eigen tekst toegevoegd en kun je deze selecteren en gebruiken.
Standaardteksten beheren
Je kunt de standaardtekst tabellen met eigen teksten aanpassen. Dat wil zeggen:
- koppelen aan een bepaald veld in een formulier uit de verslaglegging;
- boven /onder / of in plaats van standaardteksten van de verslagleggingsrichtlijn ontwikkelaar laten tonen.
Je kunt een standaardteksttabel met de eigen teksten eventueel opsplitsen in submenu’s.
Beheer opstarten:
- Klik op menu [Systeem], [Verslagleggingsrichtlijnen].
- Klik één keer op de verslagleggingsrichtlijn waarbij je de standaard teksttabellen wil aanpassen.
- Klik op “Schermen”, “Richtlijinstellingen”.
- Ga naar tabblad ‘2. Formuliervelden’ en selecteer een formulier.
- Klik achter het veld “Eigen teksttabel:” op
en dubbelklik op de tabel die je wil wijzigen.
- Selecteer een standaardteksttabel of maak een nieuwe teksttabel aan.
- Klik op “OK”; je keert terug naar het scherm “Richtlijninstellingen”.
Volgorde standaardteksten:
Je kunt kiezen of je alleen eigen teksten wil zien als je op klikt, of ook de teksten die door de richtlijnbouwer zijn toegevoegd. Je kunt instellen dat je de teksten die de richtlijnontwikkelaar heeft toegevoegd ook ziet wanneer je op
klikt:
- Open een behandelepisode op tabblad “1. Verslaglegging”.
- Klik op het veld waar de volgorde van teksttabellen aangepast moet worden.
- Klik op
, “Veldinstellingen”, het scherm “Richtlijninstellingen” wordt geopend.
In het veld “Eigen teksttabel:” zie je het nummer van de door jou aangemaakte tabel.
In het volgende veld “Gebruik eigen tabel:” is standaard de optie “In plaats van standaard tabel” gekozen. Daardoor zie je de aangeleverde teksten van de richtlijnbouwer niet meer, maar alleen je eigen tabel. - Klik bij “Gebruik eigen tabel:” op
en klik op “In plaats van standaard tabel” als je alleen eigen teksten wil zien, “Boven standaard tabel” als je je eigen teksten boven de teksten van de richtlijnbouwer in de lijst wil zien, of klik op “Onder standaard tabel” als je je eigen teksten onder de teksten van de richtlijnbouwer in de lijst wil zien.
- Bewaar de gegevens (“F5” of
).
- Klik op
bij het formulierveld.
In het voorbeeld staat de zelf toegevoegde tekst onder de teksten die door de richtlijnbouwer zijn toegevoegd.
Submenu’s aanmaken:
Standaardteksten kunnen onderverdeeld worden in submenu’s. Zo kan een overzichtelijke lijst gemaakt worden met onderwerpen, waaronder verschillende keuzemogelijkheden zijn.
- Open het scherm “Standaardteksten onderhouden” (zie “Beheer opstarten”).
- Klik bij “Formulier- en velddefinities:” op het veld waar je een standaardteksttabel wil toevoegen.
- Vul de velden in.
- Klik in een regel in de kolom “Subtabel”.
- Klik op
en dubbelklik op de standaardteksttabel die je als subcategorie wil gebruiken, of voeg een nieuwe standaardteksttabel toe (zie de omschrijving bij veld “Standaardteksttabel” hiervoor).
Formuliersets maken
Je kunt formuliersets maken bij een basisverslagleggingsrichtlijn. Zo kun je bijvoorbeeld een set maken van veel gebruikte formulieren en meetinstrumenten bij een bepaalde klacht.
Wij hebben ook al formuliersets gemaakt die je kunt gebruiken. Dat is hierna beschreven bij “Formuliersets van Intramed”.
Formulierset maken:
Onderstaande stappen staan ook beschreven in deze film.
- Klik op het menu [Systeem], [Verslagleggingsrichtlijnen], klik op een basisverslagleggingsrichtlijn en op “Schermen”, “Richtlijninstellingen”.
- Op tabblad “3. Formuliersets” kun je formuliersets toevoegen.
- Klik in de linker lijst “Formuliersets:”.
- Vul de kolommen in.
- Klik in de rechter lijst “Formulieren:”.
- Klik op “Ja” om tussendoor te bewaren.
- Vul de kolommen in.
- Bewaar de regel (“F5” of
).
- Voeg zo nodig nog meer formulieren toe. Voeg daarvoor een nieuwe regel toe
en herhaal stappen 7 en 8.
- Sluit het scherm (“ESC” of
).
Formulierset gebruiken:
De formulierset is toegevoegd en kun je gebruiken in de verslaglegging:
- Klik op
,
of
om een formulier, vragenlijst of testverslag toe te voegen.
- Aan de linkerkant zie je de formulierset die je gemaakt hebt. Deze is gemarkeerd met een ster. Klik daar op;
aan de rechterkant zie je alle formulieren, vragenlijsten of testverslagen (afhankelijk van het icoon waarop je geklikt hebt. - Vink zo nodig een (aantal) vragenlijst(en) uit.
- Klik op “OK”; alle geselecteerde formulieren worden toegevoegd.
Formuliersets van Intramed:
In aanvullende verslagleggingsrichtlijn zijn al formuliersets gemaakt, die door ons ontwikkeld zijn. Als je een Intramed Compleet licentie hebt, zie je er (veel) meer.
- Klik op
,
of
om een formulier, vragenlijst of testverslag toe te voegen.
- Dubbelklik links op een richtlijn; de formuliersets worden getoond.
- Klik op een formulierset; aan de rechterkant zie je de formulieren, vragenlijsten of testverslagen (afhankelijk van het icoon waarop je geklikt hebt).
- Klik op de vragenlijst die je wil toevoegen.
In tegenstelling tot zelf gemaakte formuliersets, zijn niet alle formulieren automatisch geselecteerd.Je kunt zelf meerdere formulieren selecteren door de “Ctrl” toets ingedrukt te houden terwijl je op de verschillende formulieren klikt. Er verschijnt een vinkje vóór het formulier. - Klik op “OK”.
- Ga verder met de verslaglegging.
Voor een uitgebreide uitleg met afbeeldingen kun je hier klikken.
Auditvelden instellen
Het auditproces werkt als volgt:
- Je bepaalt op welke velden in de verslaglegging intern geaudit wordt. Dit kun je per verslagleggingsrichtlijn instellen.
- Door middel van een wizard, wordt door de kwaliteitsmanager een aantal behandelepisodes geselecteerd en toegewezen aan een auditor (bijvoorbeeld één of meerdere collega therapeut(en)).
- De auditor opent de geselecteerde behandelepisodes en kan per veld aangeven of het voldoet aan de vastgestelde eisen. Ook kan hij zijn commentaar noteren.
- De (behandelend) therapeut verbetert de aangegeven punten en kan de behandelepisode opnieuw aanbieden aan de auditor.
Hierna is beschreven hoe je stap 1 in Intramed uitvoert.
Auditvelden instellen:
- Open een behandelepisode op tabblad “1. Verslaglegging”.
- Klik op “Opties”, “Richtlijninstellingen”.
- Ga naar tabblad ‘2. Formuliervelden’.
- Klik aan de linkerkant bij “Formuliervelddefinities:” op een veld waarbij je de auditfunctie wil instellen.
- Klik aan de rechterkant van het scherm op tabblad “b. Audit”.
- Vink “Auditveld” aan als dit veld geaudit moet worden.
- Herhaal stap 3 t/m 5 bij alle andere velden waarbij je de auditfunctie wil inschakelen.
- Bewaar de gegevens (“F5” of
).
- De instellingen gelden voor alle behandelepisodes waarin de verslagleggingsrichtlijn is gekozen. Als je een multidisciplinaire praktijk hebt, kun je alle stappen herhalen voor de andere verslagleggingsrichtlijn(en) binnen de praktijk.
In de verslaglegging krijgt de auditor bij het veld de mogelijkheid om aan te geven of het veld goed/fout is ingevuld via de iconen. Ook kan deze in het veld daarachter aangeven waarom het wel/niet goed ingevuld is.
Let op: Hierboven is de weg beschreven via een behandelepisode. Als je voor meerdere verslagleggingsrichtlijnen achter elkaar auditvelden in wilt stellen, kun je de instellingen ook doen via menu [Systeem], [Verslagleggingsrichtlijnen], klik op de verslagleggingsrichtlijn, klik op “Schermen”, optie “Richtlijninstellingen”. Ga vervolgens verder bij punt 3 in de volgende instructie.
Voor een uitgebreide uitleg met afbeeldingen kun je hier klikken.
Instellen eerste antwoord van meerkeuzevraag
In een verslagleggingsrichtlijn maak je bij bepaalde vragen een keuze uit een aantal antwoordmogelijkheden. Komt een ander antwoord het meest voor in jouw praktijk, dan kun je dit standaard antwoord vervangen door een andere antwoordmogelijkheid.
Dit kan op twee manieren via de richtlijninstellingen: per verslagleggingsrichtlijn voor meerdere velden in verschillende formulieren én per veld.
Instellen per verslagleggingsrichtlijn:
Je kunt de richtlijninstellingen ook openen in een behandelepisode.
- Ga naar menu [Systeem], [Verslagleggingsrichtlijnen].
- Klik op een verslagleggingsrichtlijn.
- Klik op “Schermen”, “Richtlijninstellingen”.
- Ga naar tabblad “2. Formuliervelden”.
Links zie je een lijst met daarin de formulieren en daaronder de bijbehorende velden. - Klik op een veld waarin je moet kiezen uit meerdere antwoordmogelijkheden. Rechts zie je bovenaan de rubriek “Algemeen”. Hierin zie je het veld “Gebruik default:”.
- Klik bij “Gebruik default:” op
en kies “Anders”.
- Nu zie je het veld “Default waarde:”; klik hier op
en kies een antwoordmogelijkheid.
- Bewaar de gegevens (“F5” of
).
Instellen per tekstveld:
Je kunt het standaard eerste antwoord ook via de behandelepisode aanpassen.
- Ga in een behandelepisode bij een patiënt naar tabblad “1. verslaglegging”.
- Klik op een meerkeuzevraag-invoerveld.
- Klik op
.
- Klik op het veld “Veldinstellingen”.
- Kijk vanaf punt 5 hierboven om de veldinstellingen aan te passen.
Voor een uitgebreide uitleg met afbeeldingen kun je hier klikken.
Naam sessiejournaal /formulier wijzigen
In de verslaglegging van Intramed wordt de naam van een sessiejournaal weergegeven als ” Behandeling”. Het verschil tussen de sessiejournaals is de datum van de behandeling. Dat maakt het lastig om de journaals van elkaar te onderscheiden. Je kunt de naam van het sessiejournaal aanpassen, zodat je een beter onderscheid kunt maken. Ook kun je de naam van de overige formulieren wijzigen.
Let op: Deze instelling geldt voor alle behandelepisodes van een gebruiker. Elke gebruiker kan dus zelf de naam van het sessiejournaal bepalen.
- Open de verslaglegging, bijvoorbeeld via tabblad “2. Verslaglegging” in een behandeling.
- Klik op “Opties”, “Weergave-instellingen”.
- Klik op tabblad “2. Formulieren”.
Standaard zijn 2 veldverwijzingen ingevuld: “{Behandeling.Datum} en {Formulier.VrijeOmschrijving}”. Daarmee wordt de datum van de behandeling en de beschrijving van het formulier automatisch ingevuld. - Zet de cursor op de plek waar je een veldverwijzing wil toevoegen.
- Klik op de knop ‘ab|‘.
In dit scherm kun je een veldverwijzing kiezen die je wil toevoegen aan de omschrijving. - Klik in de navigatie boomstructuur op het pijltje voor een map (of dubbelklik op de map); de (sub-)map klapt open.
- Klik op het veld dat je wil toevoegen.
- Klik ook op “OK” in het scherm “Weergave-instellingen”; de omschrijving is aangepast.
Naast het toevoegen van een veld, kun je ook handmatig tekst typen in het veld “Opbouw sessiejournaalomschrijving:”. Let er wel op dat deze tekst bij elk sessiejournaal, in elke behandelepisode zichtbaar is.
Als je de omschrijving wijzigt, is die wijziging ook zichtbaar op alle andere plekken in Intramed waar de titel van het sessiejournaal wordt gebruikt (zoals in het “Overzicht sessieformulieren” en het rapport “Behandelepisode”).
Voor een uitgebreide uitleg met afbeeldingen kun je hier klikken.
Normwaarden instellen bij meetinstrumenten
In verslagleggingsrichtlijnen kun je meetinstrumenten (vragenlijsten en testverslagen) gebruiken. Via een aanvullende richtlijn kun je meetinstrumenten toevoegen, zoals speciale vragenlijsten / testen voor COPD of hartrevalidatie.
Als je Intramed Compleet hebt, heb je al de beschikking over extra meetinstrumenten. Bij meetinstrumenten kun je één of meerdere normwaarden opgeven. Deze normwaarden worden gebruikt op tabblad “1. Verslaglegging” van een behandelepisode. In het “Overzicht vragenlijsten” kun je de resultaten vergelijken met de normwaarden.
- Klik op menu [Systeem], [Tabellen], [Meetinstrumenten] en dubbekllik op een meetinstrument.
- Klik op tabblad “2. Normwaarden”.
- Klik in de lijst op de eerste lege regel in de kolom “Omschrijving”.
- Typ een omschrijving en de normwaarde in. In de lijst kun je regels toevoegen via
, zodat je meerdere normwaarden kunt instellen. Bewaar de regel steeds (“F5” of
).
- Bewaar de gegevens (“F5” of
).
- Sluit het scherm (“ESC” of
).
De normwaarden worden gebruikt op tabblad “1. Verslaglegging” van een behandelepisode. In het “Overzicht vragenlijsten” kun je de resultaten vergelijken met de normwaarden.
De normwaarden worden standaard getoond, maar kunnen door middel van de vinkjes in de legenda van de grafiek uitgeschakeld worden.
Voor een uitgebreide uitleg met afbeeldingen kun je hier klikken.