Intramed Expert

Zoek hier
Generic filters

Richtlijninstellingen

In de richtlijninstellingen kun je de verslagleggingsrichtlijn naar je eigen hand zetten. Dit zijn meestal instellingen die de praktijkhouder of systeembeheerder moet doen. Je hebt de volgende mogelijkheden: 

Elke therapeut streeft ernaar alle formulieren in de verslaglegging compleet in te vullen. Soms vergeet je dat, of zie je een formulier over het hoofd. Op dit tabblad kun je zelf instellen, dat de verslagleggingsrichtlijn formulieren uit de ene fase verplicht ingevuld moeten voordat je verder kunt gaan met de volgende fase in de verslaglegging. 

  1. Klik op een formulier.
  2. In de rubriek “Instellingen per formulier” kun je aanvinken dat in het betreffende formulier eerst alle verplichte velden ingevuld moeten worden, voordat je verder kunt in een volgende fase van de verslaglegging.
  3. Als praktijkeigenaar wil je bijvoorbeeld dat elke therapeut eerst de formulieren “Onderzoek” en “Analyse” invult, voordat er verder gegaan kan worden met de formulieren uit de fase “Behandeling”. Vink dan de optie “Invullen verplicht voor afronding fase” aan bij die 2 formulieren.
     Je kunt ook alle formulieren aanvinken. Dat heeft als effect dat je alleen verder kunt met de volgende fase in de verslaglegging, als de voorgaande fase volledig ingevuld is (alle verplichte velden zijn ingevuld, of, in het geval als er geen verplichte velden in het formulier aanwezig zijn, is het formulier gemarkeerd als “Ingevuld” via de rechtermuisknop).
  4. Bewaar de gegevens (“F5” of ) en sluit het scherm (“ESC” of ).

Een voorbeeld:

We hebben bijvoorbeeld ingesteld dat de formulieren “Onderzoek” en “Analyse” verplicht ingevuld moeten worden. Als we vervolgens naar het behandelplan in de fase “Behandeling” gaan, zien we bovenin een formulier zo nodig een melding.

Vul eerst de genoemde formulieren in.

 

Je kunt de formulieren van de volgende fasen wel altijd inzien.

Het was al mogelijk om de héle behandelepisode toegankelijk te maken voor iedereen van de praktijk, of alleen voor de behandelaar en betrokkenen. Maar in geval van een multidisciplinair traject zou je ook alleen bepaalde disciplines toegang willen geven tot (delen van) de behandelepisode. Daarom kun je per verslagleggingsrichtlijn, per formulier instellen, welke disciplines toestemming hebben om het formulier in te zien.

 

Deze instelling geldt dus voor alle behandelepisodes waarin de verslagleggingsrichtlijn gebruikt is.

  1. Klik op een formulier.
  2. In de rubriek “Instellingen per formulier” kun je aanvinken dat de toegang beperkt is.
    Selecteer “Beperken tot specifieke disciplines” en vink de disciplines aan die het formulier wél mogen inzien.
 

Je ziet alleen de disciplines die in jouw administratie aanwezig zijn. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

Een medewerker die tot een discipline behoort die geen toegang heeft tot het formulier, ziet op die plek “(geen toegang)”:

Extra informatie

  • Alleen de formulieren waar je toegang tot hebt zie je terug in overzichten en kun je afdrukken.
  • Alleen het “Commentaar” van formulieren waar je toegang tot hebt zie je terug in het “Overzicht commentaar” (dat via “Schermen” te openen is).
  • Als je de export “Behandelepisoden” uitvoert, worden alleen formulieren waar je toegang tot hebt geëxporteerd.
  • Als je een brief toevoegt op tabblad “6. Documenten” waarin velden voorkomen uit een formulier waar je geen toegang tot hebt, krijg je een foutmelding.

Om van de nieuwe mogelijkheid om patiëntgegevens uit vorige behandelepisodes over te nemen, moet dat eerst wel bij bepaalde velden in de verslagleggingsrichtlijn ingesteld zijn. Dat kun je als verslagleggingsrichtlijn-ontwikkelaar in eerste instantie instellen, maar gebruikers kunnen dit zelf aanpassen in de richtlijninstellingen.

 

Via de volgende link kun je het bijbehorende filmpje bekijken https://youtu.be/TdoJABLsOcc

 

Het gebruik van historische gegevens kun je alleen instellen bij velden uit een formulier van het soort “Registratie”, met als bron “Invoer” en gegevenstype “Tekst”. 

Instellen per verslagleggingsrichtlijn 

Je kunt de richtlijninstellingen openen via de lijst “Verslagleggingsrichtlijnen” of in een behandelepisode.

  1. Je hebt het scherm “Verslagleggingsrichtlijnen” nog open staan, of je opent het opnieuw via menu [Systeem], [Verslagleggingsrichtlijnen]. Klik op de verslagleggingsrichtlijn, “Schermen”, “Richtlijninstellingen”.
    OF
    je hebt nog een behandelepisode bij een patiënt open staan op tabblad “1. Verslaglegging” of open het opnieuw. Klik op “Opties”, “Richtlijninstellingen”.

    Links zie je een lijst, met daarin (in blauw) de formulieren en daaronder de bijbehorende velden. Achter de veldnaam zie je de kolom “Historie”. Hier staat in, hoe de verslagleggingsrichtlijn-ontwikkelaar per veld ingesteld heeft.
    Het gebruik van de historie kun je alleen instellen bij velden waar al een instelling in de kolom “Historie” staat.
         
    Rechts zie je bovenaan de rubriek “Algemeen”. Hierin zie je het veld “Historie weergeven:”.
  2. Klik in het veld daarachter op  en kies “Volgens richtlijn”, “Ja” of “Nee”. 

    Mogelijkheid

    Omschrijving

    Volgens richtlijn

    Kies dit als je wilt dat of de knop historie beschikbaar is, afhangt van wat de verslagleggingsrichtlijn-ontwikkelaar ingesteld heeft.

    Achter dit veld zie je nu ook het veld “Volgens richtlijn:” waarin staat, wat de verslagleggingsrichtlijn-ontwikkelaar ingesteld heeft.

    Ja

    Kies dit als je wil dat historische gegevens overgenomen kunnen worden uit een gelijk veld in vorige behandelepisodes.

    Nee

    Kies dit als niet je wil, dat historische gegevens overgenomen kunnen worden uit een gelijk veld in vorige behandelepisodes.

  3. Stel dit zo nodig bij andere velden in.
  4. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).
 

Onderin dit scherm “Richtlijninstellingen” zie je een zoekveld.

Hierin kun je zoeken naar een bepaald veld. Typ de veldnaam in en de lijst erboven wordt direct gefilterd. Wordt er geen veld gevonden, dan zie je dit naast de veldenlijst.
  

 

Na het aanpassen van het veld “Historie weergeven:” wordt het formulier direct herladen om ervoor te zorgen dat de instellingen direct zichtbaar worden. Je blijft wel op het veld staan, waar je mee bezig was.

Instellen per tekstveld

Je kunt het overnemen van de historie ook per veld instellen.

  1. Je hebt nog een behandelepisode bij een patiënt open staan op tabblad “1. verslaglegging” of je opent het opnieuw.
  2. Klik op een tekst-invoerveld.
  3. klik op  voor het veld (of druk op “Ctrl”+ “s”) en klik op “Veldinstellingen”.
  4. Maak bij het veld “Historie weergeven:” je keuze.

    Mogelijkheid

    Omschrijving

    Volgens richtlijn

    Kies deze optie als je wilt dat de beschikbaarheid van de knop afhangt van wat de verslagleggingsrichtlijn-ontwikkelaar ingesteld heeft.

    Achter dit veld zie je nu ook het veld “Volgens richtlijn:” waarin staat, wat de verslagleggingsrichtlijn-ontwikkelaar ingesteld heeft.

    Ja

    Kies deze optie als je wil dat historische gegevens overgenomen kunnen worden uit een gelijk veld in vorige behandelepisodes.

    Nee

    Kies deze opt als je niet wil, dat historische gegevens overgenomen kunnen worden uit een gelijk veld in vorige behandelepisodes.

  5. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).

Extra informatie

  • De geselecteerde tekst uit alle betrokken tekstvelden uit vorige behandelepisodes worden achter elkaar geplakt. Ieder stukje geselecteerde tekst begint daarbij op een nieuwe regel. Dit is om te voorkomen dat teksten uit de verschillende behandelepisodes aan elkaar gekoppeld worden.
    Worden historische gegevens overgenomen naar een veld, waarin maar één regel beschikbaar is, wordt er een spatie gezet tussen twee regels uit één selectie. De verschillende selecties worden gescheiden door een tekst ” … “.
  • Bij het overnemen van historische gegevens worden van een patiënt alle behandelepisodes van alle verslagleggingsrichtlijnen bekeken. Alleen als in vorige behandelepisodes de verslagleggingsrichtlijn gelijk is aan de richtlijn in de nieuwe behandelepisode (of als er een conversie beschikbaar is van die oude richtlijn naar de nieuwe richtlijn) wordt het veld worden opgenomen als historie.
             
    Daarbij geldt ook dat velden uit behandelepisodes waar de behandelaar een ander is dan de aangemelde medewerker worden alleen opgenomen in de historie als de aangemelde medewerker niet behoort bij een gebruikersgroep waar “Alleen eigen behandelepisodes” op “Ja” staat.
     
 

Velden in formulieren kunnen verborgen zijn. Zulke velden worden ook niet meegenomen in de historische gegevens.

In een verslagleggingsrichtlijn zijn bepaalde velden verplicht om in te vullen en andere niet. Dit wordt in eerste instantie ingesteld door de verslagleggingsrichtlijn-ontwikkelaar. Dit kun je zelf aanpassen. Verplicht / niet-verplicht instellen kan op twee manieren: per verslagleggingsrichtlijn voor meerdere velden in verschillende formulieren én per tekstveld.

 

In de verslagleggingsrichtlijjnen van Intramed is het verplicht zijn van velden vaak overeenkomstig de richtlijnen en eisen vanuit de beroepsgroep. Hou dit in gedachten als je verplichte velden naar niet verplicht stelt en andersom.

 

Via de volgende link kun je het bijbehorende filmpje bekijken https://youtu.be/dgUcjdAMxP4

Instellen per verslagleggingsrichtlijn 

Je kunt de richtlijninstellingen openen via de lijst “Verslagleggingsrichtlijnen” of in een behandelepisode.

  1. Je hebt het scherm “Verslagleggingsrichtlijnen” nog open staan, of je opent het opnieuw via menu [Systeem], [Verslagleggingsrichtlijnen], klik op de verslagleggingsrichtlijn, “Schermen”, “Richtlijninstellingen”.
    OF
    je hebt nog een behandelepisode bij een patiënt open staan op tabblad “1. Verslaglegging” of je opent deze opnieuw. Klik op “Opties”, “Richtlijninstellingen”; het scherm “Richtlijninstellingen” wordt geopend.
  2. Het scherm “Richtlijninstellingen” wordt geopend op tabblad “2. Formuliervelden”.
    Links zie je een lijst met daarin (in blauw) de formulieren en daaronder de bijbehorende velden. Achter de veldnaam zie je de kolom “Verplicht”. Hier staat in hoe de verslagleggingsrichtlijn-ontwikkelaar per veld ingesteld heeft. De standaard-instelling is “Nee”.
    Het gebruik van verplicht / niet verplicht kun je alleen instellen bij velden waar al een instelling in de kolom “Verplicht” staat.
         
    Rechts zie je bovenaan de rubriek “Algemeen”. Hierin zie je het veld “Verplicht:”.
  3. Klik bij het veld “Verplicht” op  en kies “Volgens richtlijn”, “Ja” of “Nee”. 

    Mogelijkheid

    Omschrijving

    Volgens richtlijn

    Kies deze optie als je wil dat je de instelling van de verslagleggingsrichtlijn-ontwikkelaar wil volgen.

    Achter dit veld zie je nu ook het veld “Volgens richtlijn:” waarin staat, wat de verslagleggingsrichtlijn-ontwikkelaar ingesteld heeft.

    Ja

    Kies deze optie als je het veld verplicht wil maken.

    Nee

    Kies deze optie als je het veld niet-verplicht wil maken.

  4. Ga in de lijst naar een ander formulier naar een bepaald veld en stel dit ook als verplicht / niet verplicht in.
  5. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).
 

Onderin dit scherm “Richtlijninstellingen” zie je een zoekveld.

Hierin kun je zoeken naar een bepaald veld. Typ de veldnaam in en de lijst erboven wordt direct gefilterd. Wordt er geen veld gevonden, dan zie je dit naast de veldenlijst.
  

 

Na het aanpassen van het veld “Verplicht:” wordt het formulier direct herladen om ervoor te zorgen dat de instellingen direct zichtbaar worden. Je blijft wel op het veld staan, waar je mee bezig was.

Instellen per tekstveld

Je kunt het verplicht / niet verplicht invullen ook per veld instellen.

  1. Je hebt nog een behandelepisode bij een patiënt open staan op tabblad “1. verslaglegging” of open het opnieuw.
  2. Klik op een tekst-invoerveld.
  3. Klik op  voor het veld, “Veldinstellingen”.
  4. Het scherm “Richtlijninstellingen” wordt geopend.
  5. Klik bij het veld “Verplicht” op  en kies “Volgens richtlijn”, “Ja” of “Nee”. 
  6. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).

Je kunt de standaardtekst tabellen met eigen teksten aanpassen. Dat wil zeggen:

  • koppelen aan een bepaald veld in een formulier uit de verslaglegging;
  • boven /onder / of in plaats van standaardteksten van de verslagleggingsrichtlijn ontwikkelaar laten tonen.

Je kunt een standaardteksttabel met de eigen teksten eventueel opsplitsen in submenu´s. 

 

Via de volgende link kun je het bijbehorende filmpje bekijken https://youtu.be/qe9Q1wwNl3s

Beheer opstarten

  1. Klik op menu [Systeem], [Verslagleggingsrichtlijnen].
  2. Klik één keer op de verslagleggingsrichtlijn waarbij je de standaard teksttabellen wil aanpassen.
  3. Klik op “Schermen”, “Richtlijinstellingen”.
  4. Klik achter het veld “Eigen teksttabel:” op  en dubbelklik op de tabel die je wil wijzigen.
  5. Klik op “OK”; je keert terug naar het scherm “Richtlijninstellingen”, waar twee rubrieken zichtbaar zijn.

    Schermdeel

    Omschrijving

    Formulier- en velddefinities:

    Je ziet links in dit scherm een lijst. Per formulier uit een verslagleggingsrichtlijn staan hier de velden, waarbij tekst ingevoerd kan worden en waarbij dus standaardteksten mogelijk zijn.

    Het formulier waar je vanuit komt, staat bovenaan de lijst. Maar je kunt hier naar een ander formulier gaan en daarin op een bepaald veld klikken.

    Tabel met eigen teksten instellen voor formulierveld:

    Hier kun je een eigen teksttabel kiezen, en aangeven of een eigen teksttabel in plaats van, onder of boven een aangeleverde standaardtekstabel getoond moet worden.

     In het menu in de verslaglegging zijn de eigen en aangeleverde standaardteksttabel gescheiden door een lijn.

    Teksten:

    Hier vind je de standaard teksten, zoals die in de gekozen standaardteksttabel zijn ingevoerd. De teksten of tekstvolgorde kun je hier aanpassen.

Volgorde standaardteksten

Je kunt kiezen of je alleen eigen teksten wil zien als je op  klikt, of ook de teksten die door de richtlijnbouwer zijn toegevoegd. In onderstaand voorbeeld zie je eerst alleen de zelf toegevoegde tekst, waar de teksten van de richtlijnbouwer aan worden toegevoegd. Als je juist de tekst van de richtlijnbouwer wil verbergen, werkt dat op dezelfde manier.

Je kunt instellen dat je de teksten die de richtlijnontwikkelaar heeft toegevoegd ook ziet wanneer je op  klikt:

  1. Open een behandelepisode op tabblad “1. Verslaglegging”.
  2. Klik op het veld waar de volgorde van teksttabellen aangepast moet worden. 
     

    Deze instelling geldt alleen voor dit veld. Je kunt dus per veld (waarbij je een standaardtekst kunt toevoegen), instellen of je de teksten van de richtlijnbouwer wel of niet wil zien.

  3. Klik op “Veldinstellingen”.

    het scherm “Richtlijninstellingen” wordt geopend.
    De teksten staan in tabellen. In het veld “Eigen teksttabel:” zie je het nummer van de door jou aangemaakte tabel.
    In het volgende veld “Gebruik eigen tabel:” is standaard de optie “In plaats van standaard tabel” gekozen. Daardoor zie je de aangeleverde teksten van de richtlijnbouwer niet meer, maar alleen je eigen tabel
    .
  4. Klik bij “Gebruik eigen tabel:” op  en klik op “In plaats van standaard tabel” als je alleen eigen teksten wil zien, “Boven standaard tabel” als je je eigen teksten boven de teksten van de richtlijnbouwer in de lijst wil zien, of klik op “Onder standaard tabel” als je je eigen teksten onder de teksten van de richtlijnbouwer in de lijst wil zien. 
  5. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).
  6. Klik op bij het formulierveld.

    In het voorbeeld staat de zelf toegevoegde tekst onder de teksten die door de richtlijnbouwer zijn toegevoegd. 
 

In het menu zijn de aangeleverde en de eigen teksttabel gescheiden door een lijn.

Submenu’s aanmaken

Standaardteksten kunnen onderverdeeld worden in submenu’s. Zo kan een overzichtelijke lijst gemaakt worden met onderwerpen, waaronder verschillende keuzemogelijkheden zijn.

  1. Open het scherm “Standaardteksten onderhouden” (zie paragraaf “Beheer opstarten”).
  2. Klik bij “Formulier- en velddefinities:” op het veld waar je een standaardteksttabel wil toevoegen.
  3. Vul de velden in.

    Veld

    Omschrijving

    Eigen teksttabel:

    Klik op  en dubbelklik op de standaardteksttabel die je als hoofdcategorie wil gebruiken, of voeg een nieuwe standaardteksttabel toe.

     Je kunt in deze tabel meer standaardteksten toevoegen: klik één keer op een regel in de lijst. Klik op ; er wordt een nieuwe regel toegevoegd. Typ bij “Tekst” de standaardtekst die je wil toevoegen. Met de pijltjes aan de rechterkant kun je de volgorde van de tekst veranderen. 

    Bewaar de gegevens (“F5” of ) en sluit het scherm. Klik op de toegevoegde tabel en klik op “OK”.

    Gebruik eigen tabel:

    Kies of je je eigen tabel “In plaats van standaard tabel” wil gebruiken, of jouw tabel “Boven standaard tabel” wil plaatsen in het menu, of “Onder standaard tabel”.

    Als er bij de geselecteerde eigen teksttabel al teksten zijn toegevoegd, worden die automatisch ingevuld op het tabblad “Teksten” in het scherm “Standaard teksttabel”. Je kunt nu bij de tekst (in het voorbeeld “Voorkeur slaappositie”) een subtabel toevoegen. Dat betekent dat in de structuur “Voorkeur slaappositie” de hoofdcategorie is, en alles wat in de subtabel staat, de subcategorieën zijn.
  4. Klik in een regel in de kolom “Subtabel”.
  5. Klik op  en dubbelklik op de standaardteksttabel die je als subcategorie wil gebruiken, of voeg een nieuwe standaardteksttabel toe (zie de omschrijving bij veld “Standaardteksttabel” hiervoor).
    Hieronder zie je een voorbeeld van een nieuwe standaardteksttabel. Met de pijltjes aan de rechterkant kun je de volgorde van de tekst veranderen. 

    Als je de gegevens bewaart, het scherm sluit en de standaardteksttabel hebt geselecteerd, wordt het nummer van de subtabel toegevoegd in de regel in het scherm “Standaardteksten onderhouden”.

    In de verslaglegging ziet deze instelling er als volgt uit:

Extra informatie

Importeren verslagleggingsrichtlijnen

Bij het importeren van een nieuwe versie van een verslagleggingsrichtlijn worden alle tabellen die de eindgebruiker heeft toegevoegd, gekopieerd naar de nieuwe geïmporteerde richtlijn. Voor iedere gekopieerde tabel wordt gecontroleerd of deze gekoppeld is aan een veld in de verslaglegging. Als dat zo is, wordt de gekopieerde tabel gekoppeld aan het nieuwe veld. Voorwaarde is daarbij dat het veld dezelfde bron, teksttype en gegevenstype heeft.

Exporteren verslagleggingsrichtlijnen

Bij het exporteren van een verslagleggingsrichtlijn worden alleen de standaardteksttabellen van het type “Standaard” geëxporteerd. Tabellen van het type “Eigen tabel” worden dus niet geëxporteerd.

Kopiëren van (onderdelen van)verslagleggingsrichtlijnen

Verslagleggingsrichtlijnen en de formulieren die daarin zitten, kunnen gekopiëerd worden. Dat heeft de volgende gevolgen voor standaardteksttabellen:

  • Als van een verslagleggingsrichtlijn een nieuwe versie of een kopie wordt gemaakt, worden alle tabellen (“Standaard” en “Eigen tabel”) overgenomen en gekoppeld.
  • Als een los formulier binnen een verslagleggingsrichtlijn gekopieerd wordt, blijven de formulierveld/standaardteksttabel-koppelingen behouden.
  • Als een los formulier tussen twee verslagleggingsrichtlijnen wordt gekopieerd, worden de standaard instellingen van teksttabellen niet meegenomen.

Je kunt formuliersets maken bij een basisverslagleggingsrichtlijn. Zo kun je bijvoorbeeld een set maken van veel gebruikte formulieren en meetinstrumenten bij een bepaalde klacht.

Wij hebben ook al formuliersets gemaakt die je kunt gebruiken. Dat is hierna beschreven bij “Formuliersets van Intramed”.

 

Via de volgende link kun je het bijbehorende filmpje bekijken https://youtu.be/kAF7i3GWIok

  1. Klik op het menu [Systeem], [Verslagleggingsrichtlijnen], klik op een basisverslagleggingsrichtlijn en op “Schermen”, “Richtlijninstellingen” of
    vanuit een behandelepisode tabblad “1. Verslaglegging”: klik op “Opties”, “Richtlijninstellingen”.
  2. Op tabblad “3. Formuliersets” of op tabblad “4. Formuliersets” in de verslagleggingsrichtlijn kun je formuliersets toevoegen.
  3. Klik in de linker lijst “Formuliersets:”.
  4. Vul de kolommen in.

    Kolom

    Omschrijving

    Nr.

    Typ een nummer in voor de formulierset.

    Omschrijving

    Typ een omschrijving in voor de formulierset.

  5. Klik in de rechter lijst “Formulieren:”.
  6. Klik op “Ja” om tussendoor te bewaren.
  7. Vul de kolommen in.

    Kolom

    Omschrijving

    Richtlijn

    Klik op  en dubbelklik op de richtlijn waaruit je een formulier of meetinstrument wil opnemen. 

     Als je een vragenlijst of testverslag zoekt, zitten die meestal in een zogenoemde “Meetinstrumentenrichtlijn”. Selecteer die dus bij dit veld.

    Naam richtlijn

    Hier wordt de naam van de gekozen richtlijn getoond.

    Formulier

    Klik op  en dubbelklik op het formulier of meetinstrument dat je wil toevoegen aan de formulierset.

    Naam formulier

    Hier wordt de naam van het gekozen formulier getoond.

  8. Bewaar de regel (“F5” of ). 
  9. Voeg zo nodig nog meer formulieren toe. Voeg daarvoor een nieuwe regel toe  en herhaal stappen 7 en 8. Bijvoorbeeld:

     Je kunt formulieren, vragenlijsten en testverslagen in één formulierset samenvoegen. Welke getoond worden, hangt af van het icoon dat je gekozen hebt (,   of  ). Zie hierna bij “Formulierset gebruiken”.   
  10. Sluit het scherm (“ESC” of  ).
 

Er is nu één formulierset gemaakt. Je kunt meerdere toevoegen, door in de linkerlijst “Formuliersets:” te klikken en op . Er wordt dan een nieuwe regel toegevoegd, waarbij de rechterkant van het scherm “Formulieren:” leeg is. Herhaal vervolgens stappen 5 t/m 9.

Formulierset gebruiken

De formulierset is toegevoegd en kun je gebruiken in de verslaglegging:

  1. Klik op ,   of  om een formulier, vragenlijst of testverslag toe te voegen.
  2. Aan de linkerkant zie je de formulierset die je gemaakt hebt. Deze is gemarkeerd met een ster. Klik daar op;
    aan de rechterkant zie je alle formulieren, vragenlijsten of testverslagen (afhankelijk van het icoon waarop je geklikt hebt. In de voorbeelden is op  “Vragenlijst toevoegen” en  “Testverslag toevoegen” geklikt): 
     
    en
     
     

    Alle formulieren uit de formulierset zijn automatisch geselecteerd. Je kunt de formulieren die je niet wil toevoegen, uitvinken. Hou daarvoor de “Ctrl” toets ingedrukt terwijl je op het formulier klikt. Het vinkje vóór het formulier verdwijnt.

  3. Vink zo nodig een (aantal) vragenlijst(en) uit.
  4. Klik op “OK”; alle geselecteerde formulieren worden toegevoegd.

Formuliersets van Intramed

In aanvullende verslagleggingsrichtlijn zijn al formuliersets gemaakt, die door ons ontwikkeld zijn. Als je een Intramed PLUS licentie hebt, zie je er (veel) meer.

  1. Klik op ,   of  om een formulier, vragenlijst of testverslag toe te voegen.
  2. Dubbelklik links op een richtlijn; de formuliersets worden getoond.
  3. Klik op een formulierset; aan de rechterkant zie je de formulieren, vragenlijsten of testverslagen (afhankelijk van het icoon waarop je geklikt hebt).
  4. Klik op de vragenlijst die je wil toevoegen.
     In tegenstelling tot zelf gemaakte formuliersets, zijn niet alle formulieren automatisch geselecteerd.Je kunt zelf meerdere formulieren selecteren door de “Ctrl” toets ingedrukt te houden terwijl je op de verschillende formulieren klikt. Er verschijnt een vinkje vóór het formulier.
  5. Klik op “OK”.
  6. Ga verder met de verslaglegging.

Het auditproces werkt als volgt:

  1. Je bepaalt op welke velden in de verslaglegging intern geaudit wordt. Dit kun je per verslagleggingsrichtlijn instellen.
  2. Door middel van een wizard, wordt door de kwaliteitsmanager een aantal behandelepisodes geselecteerd en toegewezen aan een auditor (bijvoorbeeld één of meerdere collega therapeut(en)).
  3. De auditor opent de geselecteerde behandelepisodes en kan per veld aangeven of het voldoet aan de vastgestelde eisen. Ook kan hij zijn commentaar noteren.
  4. De (behandelend) therapeut verbetert de aangegeven punten en kan de behandelepisode opnieuw aanbieden aan de auditor.

Hierna is beschreven hoe je stap 1 in Intramed uitvoert.

Stap 1: auditvelden instellen

 

Dit is de weg via een behandelepisode. Zeker als je voor meerdere verslagleggingsrichtlijnen achter elkaar auditvelden in wilt stellen, kun je de instellingen ook doen via menu [Systeem], [Verslagleggingsrichtlijnen], klik op de verslagleggingsrichtlijn, klik op “Schermen”, optie “Richtlijninstellingen”. Ga vervolgens verder bij punt 3 in de volgende instructie.

  1. Open een behandelepisode op tabblad “1. Verslaglegging”.
  2. Klik op “Opties”, “Richtlijninstellingen”.
  3. Klik aan de linkerkant bij “Formulier- en velddefinities:” op een veld waarbij je de auditfunctie wil instellen.
  4. Klik aan de rechterkant van het scherm op tabblad “b. Audit”. Vink “Auditveld” aan als dit veld geaudit moet worden.
  5. Herhaal stap 3 t/m 5 bij alle andere velden waarbij je de auditfunctie wil inschakelen. 
  6. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).
  7. De instellingen gelden voor alle behandelepisodes waarin de verslagleggingsrichtlijn is gekozen. Als je een multidisciplinaire praktijk hebt, kun je alle stappen herhalen voor de andere verslagleggingsrichtlijn(en) binnen de praktijk.

In de verslaglegging krijgt de auditor bij het veld de mogelijkheid om aan te geven of het veld goed/fout is ingevuld via de iconen. Ook kan hij in het veld daarachter aangeven waarom het wel/niet goed ingevuld is:

Bij elk veld in de verslaglegging kun je een invulinstructie toevoegen.

 

Bij sommige velden is al een invulinstructie toegevoegd door de ontwikkelaar van de richtlijn.

 

Dit kun je ook doen via het menu [Systeem], [Verslagleggingsrichtlijnen], klik op een verslagleggingsrichtlijn, “Schermen”, “Richtlijninstellingen”.

  1. Open een behandelepisode op tabblad “1. Verslaglegging”.
  2. Klik op “Opties”, “Richtlijninstellingen”.
  3. Klik aan de linkerkant bij “Formulier- en velddefinities:” op een veld waarbij je een invulinstructie wil instellen.
  4. Klik aan de rechterkant van het scherm op tabblad “b. Audit”.
  5. Klik op  bij “Gebruik invulinstructie:” en kies een optie: 

    Optie

    Betekenis

    In plaats van origineel:

    Bij sommige velden is al een invulinstructie toegevoegd door de ontwikkelaar van de richtlijn. Als je voor deze optie kiest, wordt die tekst niet meer getoond. Alleen je eigen getypte tekst uit het veld “Invulinstructie:” is zichtbaar.
    De oorspronkelijke tekst wordt wel bewaard.

    Boven origineel:

    Als je voor deze optie kiest, wordt de tekst uit het veld “Invulinstructie:” getoond boven de eventuele invulinstructie die door de ontwikkelaar van de richtlijn is toegevoegd.

    Onder origineel:

    Als je voor deze optie kiest, wordt de tekst uit het veld “Invulinstructie:” getoond onder de eventuele invulinstructie die door de ontwikkelaar van de richtlijn is toegevoegd.

  6. Typ je tekst bij het veld “Invulinstructie:” in. 
  7. Herhaal stap 3 t/m 6 bij alle andere velden waarbij je de invulinstructie wil toevoegen. 
  8. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).
  9. De instellingen gelden voor alle behandelepisodes waarin de verslagleggingsrichtlijn is gekozen. Als je een multidisciplinaire praktijk hebt, kun je alle stappen herhalen voor de andere verslagleggingsrichtlijn(en) binnen de praktijk.

Wanneer je in de verslaglegging op de naam van het veld klikt (of in het invulveld zelf), wordt linksonder de invulinstructie getoond. 

Via  kun je de invulinstructie verbergen.

Ter voorbereiding op het afwijken van triggerinstellingen uit de verslagleggingsrichtlijn is dit tabblad toegevoegd.

In de volgende versies van Intramed zal deze mogelijkheid uitgebreid worden.

In een verslagleggingsrichtlijn maak je bij bepaalde vragen een keuze uit een aantal antwoordmogelijkheden. Vaak is er al een antwoordmogelijkheid als standaard ingesteld door de verslagleggingsrichtlijn-ontwikkelaar.

Komt nu net een ander antwoord het meest voor in jouw praktijk, dan kun je dit standaard antwoord vervangen door een andere antwoordmogelijkheid.

Dit kan op twee manieren via de richtlijninstellingen: per verslagleggingsrichtlijn voor meerdere velden in verschillende formulieren én per veld.

 

Open je na het aanpassen een nieuwe behandelepisode waarin dit veld voorkomt, dan zie je de aanpassing. Bestaande behandelepisodes blijven natuurlijk ongewijzigd.

Via de volgende link kun je het bijbehorende filmpje bekijken XXXXXXX

Instellen per verslagleggingsrichtlijn 

Je kunt de richtlijninstellingen ook openen in een behandelepisode.

  1. Ga naar menu [Systeem], [Verslagleggingsrichtlijnen], klik op een verslagleggingsrichtlijn, klik op “Schermen”, “Richtlijninstellingen”.
    OF via tabblad “1. Verslaglegging” van een behandelepisode, klik op “Opties”, “Richtlijninstellingen”.
  2. Het scherm “Richtlijninstellingen” wordt geopend op tabblad “2. Formuliervelden”.
    Links zie je een lijst met daarin (in blauw) de formulieren en daaronder de bijbehorende velden. Klik op een veld waarin je moet kiezen uit meerdere antwoordmogelijkheden.
         
    Rechts zie je bovenaan de rubriek “Algemeen”. Hierin zie je het veld “Gebruik default:”.
  3. Klik bij “Gebruik default:” op  en kies “Anders”.
  4. Nu zie je het veld “Default waarde:”; klik hier op  en kies een antwoordmogelijkheid.
  5. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).

Instellen per tekstveld

Je kunt het standaard eerste antwoord ook per veld instellen.

  1. Ga in een behandelepisode bij een patiënt naar tabblad “1. verslaglegging”.
  2. Klik op een meerkeuzevraag-invoerveld.
  3. Klik op  voor het veld, optie “Veldinstellingen”.
  4. Nu wordt ook een scherm “Richtlijninstellingen” geopend.
  5. Kies op de hierboven beschreven manier een ander eerste antwoord. 
  6. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).

In de verslaglegging van Intramed wordt de naam van een sessiejournaal weergegeven als ” Behandeling”. Het enige verschil tussen de sessiejournaals is dus de datum van de behandeling. Dat maakt het lastig om de journaals van elkaar te onderscheiden. Je kunt de naam van het sessiejournaal aanpassen, zodat je een beter onderscheid kunt maken. Ook kun je de naam van de overige formulieren wijzigen.

 

Deze instelling geldt voor alle behandelepisodes van een gebruiker. Elke gebruiker kan dus zelf de naam van het sessiejournaal bepalen. 

  1. Open de verslaglegging, bijvoorbeeld via tabblad “2. Verslaglegging” in een behandeling.
  2. Klik op “Opties”, “Weergave-instellingen”.
  3. Klik op tabblad “2. Formulieren”.

    Hier zie je het veld “Opbouw sessiejournaalomschrijving:”. Standaard zijn 2 veldverwijzingen ingevuld: “{Behandeling.Datum} {Formulier.VrijeOmschrijving}”. Daarmee wordt de datum van de behandeling en de beschrijving van het formulier automatisch ingevuld, bijvoorbeeld “28-8-2015 Behandeling”. Je kunt deze verldverwijzingen verwijderen (door deze te selecteren en op de toets “Del” te drukken), of nieuwe toevoegen.
  4. Zet de cursor op de plek waar je een veldverwijzing wil toevoegen.
     

    Druk op de spatiebalk, zodat de omschrijvingen worden gescheiden door een spatie.

  5. Klik op 

    In dit scherm kun je een veldverwijzing kiezen die je wil toevoegen aan de omschrijving. 
  6. Klik in de navigatie boomstructuur op het pijltje voor een map (of dubbelklik op de map); de (sub-)map klapt open.
  7. Klik op het veld dat je wil toevoegen. In het voorbeeld is dat de volledige naam van de therapeut die de behandeling heeft uitgevoerd.   
  8. Klik op “OK”.
  9. Klik ook op “OK” in het scherm “Weergave-instellingen”; de omschrijving is aangepast.
 

Naast het toevoegen van een veld, kun je ook handmatig tekst typen in het veld “Opbouw sessiejournaalomschrijving:”. Let er dan wel op dat deze tekst bij elk sessiejournaal, in elke behandelepisode zichtbaar is. Wil je alleen de naam van een enkel sessiejournaal wijzigen, lees dan verder bij “Naam overige formulieren”.  

 

Als je de omschrijving wijzigt, is die wijziging ook zichtbaar op alle andere plekken in Intramed waar de titel van het sessiejournaal wordt gebruikt (zoals in het “Overzicht sessieformulieren” en het rapport “Behandelepisode”).

Naam overige formulieren

De standaardopbouw van het veld “Opbouw sessiejournaalomschrijving:” bestaat gedeeltelijk uit een vrije omschrijving: “{Behandeling.Datum} {Formulier.VrijeOmschrijving}”. De vrije omschrijving van het formulier kun je aanpassen. Op dezelfde manier kun je ook de omschrijving van andere formulieren aanpassen.
Dat doe je door op de titel van het formulier te klikken aan de rechterkant van het scherm, of door op “F2” te drukken:

Het is een vrij tekstveld, dus je kunt elke gewenste omschrijving intypen. Druk op “Enter” om de omschrijving te bewaren.

 

Je ziet de gewijzigde titel alleen in de boomstructuur aan de linkerkant, als de veldverwijzing {Formulier.VrijeOmschrijving} is opgenomen in het veld “Opbouw sessiejournaalomschrijving:”.

 

Om de standaardwaarde te herstellen, kun je de titel van het veld leegmaken en op “Enter” drukken.  

 

Voor overige formulieren (bijvoorbeeld “Aanmelding”) kun je op dezelfde manier de titel aanpassen.

In de verslaglegging kun je stadaardteksten van de ontwikkelaar van de verslagleggingsrichtlijn gebruiken, maar je kunt ook zelf standaardteksten toevoegen.

 

Via de volgende link kun je het bijbehorende filmpje bekijken https://youtu.be/Z7NFYcYEOAg

 

Als in de administratie meerdere therapeuten met dezelfde verslagleggingsrichtijn werken, kunnen alle therapeuten elkaars teksten zien en gebruiken. Als elke medewerker zijn eigen teksten aanmaakt, kan dat tot gevolg hebben dat er lange, onoverzichtelijke lijsten ontstaan. Bepaal daarom wie in je organisatie de teksten beheert, zodat de lijsten overzichtelijk blijven. De rechten die een medewerker heeft kun je instellen via menu [Systeem], [Organisatie], [Groepen].

Van ingetypte gegevens een eigen tekst maken

  1. Open een behandelepisode op tabblad “1. Verslaglegging“.
  2. Klik op een veld. Vóór het veld zie je het icoon .
  3. Typ de tekst in.
  4. Selecteer de tekst die je wilt gebruiken als eigen tekst.
  5. Klik op .
  6. Klik op “Geselecteerde tekst toevoegen als eigen tekst…”;

    het
    scherm “Standaardteksttabel” wordt geopend.

    In dit scherm zie je dat de geselecteerde tekst is toegevoegd aan een nieuwe tabel voor standaardteksten.
  7. Vul de velden in.

    Veld

    Omschrijving

    Standaardteksttabelnr.:

    Dit nummer wordt automatisch ingevuld; je kunt dit niet wijzigen.

    Type:

    Standaard is “Eigen tabel” ingevuld; je kunt dit niet wijzigen.

    Omschrijving:

    Typ een unieke naam voor deze standaardteksttabel in.

    Teksten:

    Je ziet dat de standaardtekst is toegevoegd aan de tabel.

     Je kunt in deze tabel meer standaardteksten toevoegen: klik één keer op een regel in de lijst.Klik op ; er wordt een nieuwe regel toegevoegd. Typ bij “Tekst” de standaardtekst die je wilt toevoegen. Bewaar de gegevens (“F5” of ). Selecteer eventueel de subtabel waar de tekst in opgenomen moet worden.

    Gebruikt in:

    Op tabblad “2. Gebruikt in” zie je een overzicht waar de standaardtekst aan gekoppeld is.

  8. Bewaar de gegevens (“F5” of ).
  9. Sluit het scherm (“ESC” of );
    je keert terug naar de behandelepisode.
  10. Als je op  klikt, is de eigen tekst toegevoegd en kun je deze selecteren.
 

Als je zelf teksten toevoegt, zijn de teksten die door de richtlijnbouwer zijn toegevoegd nog steeds zichtbaar. Door een instelling te veranderen, kun je ervoor zorgen dat alleen je eigen teksten zichtbaar zijn. Zie daarvoor het onderwerp hierna. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

In verslagleggingsrichtlijnen kun je meetinstrumenten (vragenlijsten en testverslagen) gebruiken. Via een aanvullende richtlijn kun je meetinstrumenten toevoegen, zoals speciale vragenlijsten / testen voor COPD of hartrevalidatie. Als je IntramedPLUS hebt, heb je al de beschikking over extra meetinstrumenten. Bij meetinstrumenten kun je één of meerdere normwaarden opgeven. Deze normwaarden worden gebruikt op tabblad “1. Verslaglegging” van een behandelepisode. In het “Overzicht vragenlijsten” kun je de resultaten vergelijken met de normwaarden.

  1. Klik op menu [Systeem], [Tabellen], [Meetinstrumenten] en dubbekllik op een meetinstrument.
  2. Klik op tabblad “2. Normwaarden”.
  3. Klik in de lijst op de eerste lege regel in de kolom “Omschrijving”.
  4. Typ een omschrijving en de normwaarde in.

     

    In de lijst kun je regels toevoegen via , zodat je meerdere normwaarden kunt instellen. Bewaar de regel steeds (“F5” of ).

  5. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).
  6. Sluit het scherm (“ESC” of  ).

De normwaarden worden gebruikt op tabblad “1. Verslaglegging” van een behandelepisode. In het “Overzicht vragenlijsten” kun je de resultaten vergelijken met de normwaarden.

De normwaarden worden standaard getoond, maar kunnen door middel van de vinkjes in de legenda van de grafiek uitgeschakeld worden.