Vernieuwde agenda van Intramed
Intramed heeft zich sinds de start van Intramed web voornamelijk ingezet om behandelaren te ondersteunen bij zo veel mogelijk van hun dagelijkse handelingen. We hebben gemerkt dat het werken met de agenda in Intramed web in combinatie met de agenda in het huidige pakket de overstap naar Intramed web in praktijken bemoeilijkt. Het is lastig om samen te werken wanneer je met twee verschillende agenda’s werkt.
Daarom hebben we feedback verzameld over het gebruik van de agenda in Intramed web tot nu toe. Op basis daarvan introduceren we binnenkort een nieuw agendaconcept. Deze nieuwe agenda vervangt zowel de huidige agenda in het bestaande pakket als de agenda die je nu in Intramed web ziet.
Wanneer alle medewerkers in één agenda en op dezelfde manier werken, kunnen we steeds meer voor je automatiseren en je beter informeren. Zo hoef je zelf minder in de gaten te houden en kunnen jullie gemakkelijker en efficiënter samenwerken.
Afspraken los van prestaties
Het huidige agendaconcept in Intramed koppelt een behandeling direct aan een prestatie in de agenda. Daarom heb je altijd één of meerdere prestatiecodes nodig om een behandeling in te plannen.
In het nieuwe agendaconcept maken we onderscheid tussen afspraken en prestaties. Een afspraak staat voor de tijd die iemand in de agenda bezet, terwijl een prestatie bepaalt wat er administratief bij een behandeling wordt geregistreerd. Door deze twee zaken los van elkaar te koppelen, wordt er veel meer mogelijk:
- Alle afspraken staan voor bezette tijd.
Of er wel of geen prestatie uit voortkomt, maakt daarbij niet uit. Alle afspraken zijn op dezelfde manier aan te maken en te wijzigen. - Een wijziging in een afspraak kan automatisch worden vertaald naar de juiste prestatie.
Bijvoorbeeld wanneer een afspraak wordt verlengd of verkort. Zie ook: Behandeling afleiden. - Groepsafspraken zijn één afspraak in de agenda.
Meerdere patiënten kunnen aan dezelfde afspraak deelnemen, die je vervolgens in één keer kunt wijzigen of verplaatsen. - De medewerker die de afspraak uitvoert, hoeft niet dezelfde persoon te zijn als de behandelaar op de prestatie.
Zo kan een afspraak bijvoorbeeld in de agenda van een student of stagiaire staan, terwijl de prestatie op naam van de behandelend therapeut (supervisor) blijft staan. - Eén afspraak kan in de agenda van meerdere medewerkers staan.
Je kunt de afspraak vervolgens in één keer wijzigen. Bijvoorbeeld:- Wanneer twee behandelaren samen behandelen. Er worden dan geen dubbele prestaties bij de patiënten aangemaakt.
- Wanneer je een vergadering plant in de agenda’s van een groep medewerkers.
- Een prestatie kan blijven bestaan als een patiënt te laat afzegt.
In de agenda komt de tijd van de afspraak vervolgens wel weer vrij, zodat deze opnieuw kan worden ingepland.
Verschillende soorten afspraken
In de huidige uitvoering van de agenda in Intramed web wordt het rooster aangepast wanneer een behandelaar bijvoorbeeld tijd wil reserveren voor reistijd of administratie. In het nieuwe agendaconcept zijn dit gewoon afspraken die je als blokjes in je agenda kunt plaatsen.
De verschillende soorten afspraken die je kunt maken zijn:
Afspraken met patiënten
Patiëntcontacten
Deze afspraken hebben verschillende kleuren om aan te geven waar het contact plaatsvindt.
Daarnaast worden alle intakes herkenbaar gemaakt met een roze streep.
Bij deze afspraken worden afspraakbevestigingen en wijzigingen van afspraken verzonden. Een afspraak kan leiden tot één of meerdere prestaties. Je kunt een prestatie aanklikken om deze aan te passen en ook één of meerdere prestaties aan een afspraak toevoegen. Zo kun je bijvoorbeeld een langere afspraak met een patiënt hebben waaraan verschillende prestaties gekoppeld zijn.
De verschillende contactlocaties zijn:
In de praktijk:
Aan huis:
In een instelling:
Virtueel contact:
Groepsessies
Een groepsafspraak is één blok in de agenda en kan daardoor in één keer worden gewijzigd. Alle deelnemers krijgen een eigen prestatie.
Vanuit de deelnemers kun je doorklikken naar de individuele afspraakdetails. Hier vind je de trajectgegevens en individuele prestaties en kun je een individueel sessiejournaal schrijven.
Afspraken zonder patiënten
Afspraak met type
Getypeerde afspraken zijn eenvoudig te tellen. Je bepaalt zelf welke types je gebruikt. Wordt een type niet meer gebruikt, dan ruimt het systeem dit automatisch op.
Reistijd:
Dit werkt op dezelfde manier voor bijvoorbeeld administratietijd, cursussen en scholing.
Vergadering:
Afspraak zonder type
Wanneer je alleen wilt aangeven dat je niet beschikbaar bent, zodat dit moment niet meer als planbaar moment in Plek Zoeken wordt getoond.
Reseveren voor patiënt:
Niet beschikbaar:
Inplannen van een afspraak of taak
Als je iets wilt inplannen in de agenda, kun je kiezen tussen + Afspraak en + Taak.
+ Afspraak inplannen gebruik je voor:
- Patiëntcontacten
- Groepssessies
- Getypeerde tijd
- Ongetypeerde tijd
+ Taak inplannen gebruik je voor taken die jijzelf of een medewerker op een specifiek moment moet of wilt uitvoeren.
Let op: via Alt+T kun je op ieder moment een taak aanmaken. Deze hoeft niet per se op een specifiek moment uitgevoerd te worden. Je kunt bijvoorbeeld een taak aanmaken waarvan je nog niet weet wanneer je deze gaat uitvoeren.
Via beide routes komt de taak op de betreffende takenlijst terecht. Een losse taak kun je later alsnog inplannen in de agenda.
Datum en tijd kiezen
De duur van het blok in de agenda wordt bepaald door de standaard intakeduur of standaardduur van een reguliere afspraak van de medewerker in wiens agenda je de afspraak plant.
De medewerker wordt bepaald door de agenda waarin je inplant. Als je meerdere medewerkers wilt selecteren voeg je deze toe achter het medewerker icoon.
Patiënt(en) & Traject(en) selecteren
Je kunt een patiënt zoeken op:
- Geboortedatum
- Achternaam
- Telefoonnummer
Standaard worden de patiënten getoond die worden behandeld door de medewerker bij wie je de afspraak inplant. Je kunt ook zoeken in alle patiënten van de praktijk.
Vervolgens kun je een actief traject selecteren. Zijn er meerdere actieve trajecten, dan kun je kiezen welk traject bij de afspraak hoort. Als er maar één actief traject is, wordt dit automatisch geselecteerd.
Afspraaktype en discipline selecteren
Bij een eerste afspraak geef je aan welk type traject gaat lopen. Hiervoor kies je de trajectdiscipline. Deze is vooraf ingevuld met de standaarddiscipline van de medewerker bij wie je de afspraak inplant. Kies hierbij de meest specialistische discipline.
Je kunt je verschillende patiëntcontacten eventueel typeren. Zo kun je afspraken van elkaar onderscheiden en verschillende soorten patiëntcontacten gemakkelijk herkennen.
In de afspraaknotitie kun je vooraf informatie toevoegen die belangrijk is om tijdens deze afspraak te weten.
Wil je geen patiënt aan de afspraak koppelen? Dan kun je met TAB direct doorgaan naar het selecteren van een type.
Voorbeelden van types zijn:
- Administratie
- Cursus/training
- Reistijd
- Vergadering
Je kunt zelf types definiëren, net zoals je dat kunt doen met trajectlabels in de web Aanmeldlijst.
Datum, tijd, duur en locatie
De datum en tijd worden overgenomen van de plek waar je de afspraak in de agenda hebt geplaatst.
De duur is gebaseerd op de standaard intakeduur van de medewerker wanneer het om een eerste afspraak gaat. Bij een vervolgafspraak wordt de standaard reguliere afspraakduur gebruikt.
De locatie en eventueel de ruimte worden automatisch overgenomen uit het rooster waarin je de afspraak plant. Je kunt deze altijd aanpassen. Ook kun je aangeven dat het om een virtueel contact gaat.
Hoe komt de juiste prestatie automatisch tot stand?
We leiden de prestatie automatisch af op basis van de inhoud van de afspraak:
- De locatie van de afspraak: in de praktijk, aan huis, in een instelling of virtueel
- Of het om een eerste afspraak (intake) of een reguliere afspraak gaat
- Of het een groepsafspraak betreft en hoeveel deelnemers deze heeft
Daarnaast kijken we naar de inhoud van het traject:
- De discipline van het traject
- Of het om een verwijzing of directe toegang gaat
Tot slot nemen we de medewerker in wiens agenda de afspraak staat mee:
Mag deze medewerker de specialistische discipline van het traject leveren? Zo niet, dan krijgt de prestatie de basiscode van de betreffende discipline.
Wijzigt één van deze gegevens? Dan wordt de prestatie automatisch aangepast. Zo verkleinen we de kans op fouten en hoef je minder handmatig te corrigeren.
Hoe vind je snel een beschikbare plek?
Je kunt beschikbare Plek Zoeken vanuit het Aanmeldtabblad openen. Zo kun je iemand bijvoorbeeld direct de eerst beschikbare plek voor een intake aanbieden. Daarnaast kun je de module op ieder moment boven de agenda openen.
Met Plek Zoeken kun je eenvoudig in meerdere agenda’s tegelijk zoeken naar een beschikbare plek. Je kunt hierbij aangeven:
- Hoeveel minuten plek heb je nodig?
- Op welke locatie(s)?
- Op welke weekdag(en)?
- Bij medewerkers van welke discipline(s)?
Vervolgens toont de module de eerstvolgende beschikbare plekken op de gewenste dagen en locaties, bij medewerkers die aan je zoekcriteria voldoen.
Het kan natuurlijk voorkomen dat de eerst beschikbare voorkeursplek pas wat verder in de toekomst beschikbaar is. Je kunt er dan voor kiezen om ook niet-voorkeursplekken te tonen. Zo krijg je meer mogelijkheden en kun je de patiënt eventueel een eerdere plek aanbieden.
Hoe verwerk je een niet nagekomen afspraak?
Wanneer een patiënt een afspraak afzegt, kun je deze afspraak laten vervallen. De afspraak blijft zichtbaar in de tijdlijn van het traject, maar de plek komt in de agenda weer vrij. De module Plek Zoeken kan deze vrijgekomen plek daardoor direct opnieuw aanbieden.
Bij het laten vervallen van een afspraak kun je:
- Een contactmoment registreren om informatie over de afzegging vast te leggen. Dit contactmoment is vervolgens terug te vinden op de tijdlijn in het dossier.
- Direct een taak aanmaken voor jezelf of de behandelaar, bijvoorbeeld om de patiënt terug te bellen voor het maken van een nieuwe afspraak.
- Wanneer een afspraak minder dan 24 uur van tevoren wordt afgezegd, blijft de prestatie bestaan. Je kunt in de taak bijvoorbeeld aangeven dat de behandelaar de prestatiecode en/of het tarief nog moet controleren.
Veelgestelde vragen
Wanneer komt de nieuwe agenda?
We verwachten de eerste praktijken vanaf het eerste kwartaal van 2027 over te zetten. Dit doen we stap voor stap, in groepen en praktijk voor praktijk.
Wil je als een van de eersten overstappen? Laat het ons weten.
Blijf ik met Intramed werken, zoals ik ben gewend?
Ja. Je blijft met Intramed werken zoals je gewend bent. Alleen het raadplegen, inplannen en wijzigen van afspraken verandert.
Verlies ik geen informatie?
Nee. Wanneer je gebruik gaat maken van de nieuwe agenda, zie je alle afspraken terug die eerder in de agenda zijn gezet. De informatie blijft dus behouden. Wel kan deze er op sommige plekken anders uitzien dan je gewend bent.
Kan ik afwijken van de automatische behandelcode(s)?
Ja, dat kan altijd. Pas je de afspraak aan? Dan bepaalt het systeem de prestatie(s) opnieuw. Pas je alleen de prestatie aan? Dan krijgt de patiënt daar geen bericht over.
Is er uitleg of hulp bij het wennen aan de nieuwe agenda?
Op Intramed Expert vind je alle informatie over (nieuwe) functionaliteiten van Intramed. Daarnaast komt er een tutorial waarmee je medewerkers op hun eigen moment kunnen leren werken met de nieuwe agenda.
Wat kan ik doen, om mij voor te bereiden?
Gebruik alvast de functie Taken wanneer je een collega iets wilt laten weten of vragen. Gebruik Afspraaknotities wanneer je iets wilt noteren dat met een behandeling te maken heeft.
Staat je vraag er niet tussen? Neem dan contact op met je accountmanager. Samen bekijken we hoe we je verder kunnen helpen.