Intramed Expert

Zoek hier
Generic filters

Agenda gebruiken

In de agenda kun je alle dagelijkse handelingen uitvoeren, zoals afspraken inplannen, zoeken, verzetten, verwijderen, afspraakherinneringen sturen, een baliefactuur afdrukken.

Als je gebruik maakt van abonnementen in Intramed, kun je op tabblad “2. Ruimtes” afspraken inplannen. Zie daarvoor het onderwerp “Abonnementen”.

Afspraken

Je kunt een nieuwe patiënt toevoegen via de wizard die je opstart vanuit de agenda. De patiënt wordt dan automatisch toegevoegd aan de patiëntenlijst en er wordt automatisch een behandelserie en behandelepisode aangemaakt.

 

Zowel een therapeut, vervanger, administratief medewerker of stagiaire kan een nieuwe patiënt toevoegen vanuit de agenda.

  1. Klik op menu [Bestand], [Agenda].
  2. Klik op de datum en tijd waarop je een vervolgbehandeling wil inplannen.  
  3. Typ de eerste letter van de achternaam van de patiënt in OF het eerste cijfer van de geboortedatum.

    – Als je een letter intypt, wordt de wizard “Plannen van een afspraak” geopend. Ga verder bij “Wizard “Plannen van een afspraak””.
    – Als je een cijfer intypt, wordt het scherm “Nieuwe afspraak” geopend.


    Typ de rest van de geboortedatum in (druk op de spatiebalk voor een streepje in de geboortedatum), klik op “OK” en ga verder bij “Wizard “Plannen van een afspraak””.

Wizard “Plannen van een afspraak”

  1. Typ de rest van de achternaam in;
    in de lijst “Patiënten” zie je of de patiënt al in de administratie voorkomt.
     Als er nog geen aanmeldingen zijn van nieuwe patiënten, wordt alleen het tabblad “Patiënten” getoond. Pas wanneer je voor het eerst een patiënt op de aanmeldingenlijst plaatst, wordt het tabblad “Aanmeldingenlijst” ook getoond.

     Om snel te kunnen scrollen door de patiëntenlijst werken de toetsen in dit scherm iets anders. Je kunt na het intoetsen van het veld “Achternaam:” met de pijltjestoetsen op het toetsenbord direct scrollen door de patiëntenlijst.
     Je kunt zoeken op achternaam, geboortedatum, postcode, huisnummer, behandelende medewerker (“Medewerker:”), en, of de patiënt in behandeling is of niet (“In behandeling” aan- of uitvinken). Je kunt ook op meerdere gegevens tegelijk zoeken, bijvoorbeeld “Jansen”, geboortedatum “27-05-1953”. Als je op basis van meerdere gegevens zoekt, wordt de lijst “Patiënten” korter, waardoor het zoeken sneller gaat.
    Als je wilt zoeken op basis van het Burger Service Nummer, typ dan het BSN van de patiënt in het veld “Burger Service Nummer:”. Je kunt dan tegelijkertijd zoeken op behandelende medewerker (“Medewerker:”), en, of de patiënt in behandeling is of niet (het vakje voor “In behandeling” aan- of uitvinken).
  2. Als je een zoekcriterium/zoekcriteria hebt ingevuld, maar de lijst “Patiënten” is leeg, dan komt de patiënt nog niet voor in de administratie. Intramed vinkt dan automatisch de optie “Het betreft een nieuwe patiënt” aan.
    Als in de lijst “Patiënten” een patiënt voorkomt met dezelfde naam, dan wordt het vakje “Het betreft een nieuwe patiënt” niet automatisch aangevinkt. Vink het vakje dan zelf aan, zodat een nieuwe patiënt wordt toegevoegd aan de administratie.  

     Op de eerste pagina van de wizard is “Vorige” natuurlijk niet beschikbaar, maar op de volgende pagina’s wel. Door hierop te klikken, kun je altijd één stap terug.
  3. Als je daartoe de mogelijkheden hebt, wordt er direct een BRP-opvraging en/of een COV uitgevoerd. Daarmee worden veel patiëntgegevens gevuld.

    BRP-opvragen en COV uitvoeren

     

    Voor het uitvoeren van functies BRP-opvraging en COV uitvoeren moeten de nodige online diensten aanwezig zijn en moet je een internetverbinding hebben.

     

    Voor het automatisch uitvoeren van een BRP-opvraging / COV moet je dit aanvinken bij de medewerker op tabblad “3. Instellingen”; rubriek “Algemeen”.

    Automatisch uitvoeren van een Basis Registratie Personen (BRP) opvraging

    Als op de pagina van de wizard waarop je de patiënt zoekt, naam en geboortedatum zijn ingevuld (en BSN niet) en je klikt op “Volgende”, dan wordt een BRP-opvraging uitgevoerd. Dit gebeurt ook, als je alleen een BSN invoert.

    Je gaat direct naar de volgende pagina in de wizard waarin de ingevulde gegevens zijn overgenomen.

    Op de pagina met patiëntgegevens is de rubriek “Identificerende gegevens” toegevoegd. Hierin zijn de velden “Geboortedatum:”, “Geslacht:”, “Postcode:” en “Huisnummer:” ondergebracht. Deze zijn ook nodig voor het uitvoeren van een COV:

    Eventuele meldingen of waarschuwingen zie je bovenin het scherm:

    Automatisch uitvoeren van een COV in combinatie met BRP-bevraging

    Als je de BRP-bevraging hebt uitgevoerd, wordt op de wizardpagina met de patiëntklacht een COV uitgevoerd.

    Onder de kop “Verzekeringsgegevens” zie je het resultaat; ook als er geen gegevens worden gevonden.

     

    Als peildatum wordt de huidige datum gebruikt tenzij het een vervolg behandelserie betreft. Dan wordt de begindatum van de behandelserie gebruikt.

     

    De COV wordt alleen uitgevoerd als dit nog niet was gebeurd die dag, voor die patiënt.

     

    Wanneer er gewijzigde of nieuwe polissen zijn, dan wordt de link “Nieuwe polissen inzien” getoond. Klik er op om het resultaat te bekijken.
     

    Automatisch uitvoeren van een COV zonder BRP-bevraging

    Als jouw praktijk geen UZI-middelen heeft (en daarom geen online dienst voor een BRP-bevraging), wordt vanaf de wizardpagina waarop je de patiënt zoekt, alleen een COV uitgevoerd als naam, huisnummer, postcode en geboortedatum (of de BSN) zijn ingevuld. Je gaat direct door naar de volgende pagina met patiëntgegevens. Daar zie je de voortgang en worden de gevonden gegevens overgenomen.

      

    Hierbij worden BSN, geslachtsnaam, voorletter en geslacht ingevuld. Ook de woonplaats en straatnaam worden automatisch ingevuld.

    Vervolgens worden op de wizardpagina met de patiëntklacht de verzekeringsgegevens getoond (zie de vorige paragraaf “COV in combinatie met BRP-bevraging”).

  4. Je gaat naar het volgende blad.
  5. Vul de velden in; voor zover van toepassing. 
    Veld
    Omschrijving

    Geboortedatum:

    Typ de geboortedatum van de patiënt in of gebruik de kalender via .

    Geslacht:

    Klik op  en kies “Man”, “Vrouw”, “Onbekend”.

     Patiënten waarbij het geslacht op onbekend staat worden bij het declareren overgeslagen.

    Postcode:

    Typ de postcode van de patiënt in (vier cijfers en twee letters). De letters worden automatisch omgezet naar hoofdletters. Na het invullen wordt automatisch de bijbehorende plaatsnaam in het veld “Woonplaats” ingevuld.

     Je kunt een buitenlandse postcode invoeren door eerst een letter van het land in te tikken B(elgië) of D(uitsland) en dan de vijfcijferige postcode.

    Huisnummer:

    Typ het huisnummer van de patiënt in.

    Burger Service Nummer:

    Typ het Burger Service Nummer (BSN) van de patiënt in. Het BSN wordt direct gecontroleerd of dit nummer voldoet aan de zogenaamde “elfproef”.

     Als het BSN hier niet aan voldoet, krijg je een melding:

    Als het BSN wel voldoet aan de elfproef, en je klikt op een ander veld, dan start (als dat is toegestaan) de navraag bij het BRP.

     In de medewerkergegevens, tabblad “3. Instellingen”, rubriek “Algemeen” kun je per medewerker instellen of je dat wilt.

     Een BSN dat via een telefoongesprek is verkregen, mag officieel niet gecontroleerd worden. De patiënt moet in levende lijve het identiteitsbewijs overhandigen, zodat vastgesteld kan worden of het om de juiste persoon gaat.

    Voorletters:

    Typ de voorletters van de patiënt in. Intramed maakt van de eerste letter die je invult automatisch een hoofdletter, maar niet van de volgende voorletters én zet geen punten achter elke letter.

    Roepnaam:

    Typ de roepnaam van de patiënt in.

    Geslachtsnaam:

    Typ de geslachtsnaam (oftewel de meisjesnaam) van de patiënt in.

    Tussenvoegsels:

    Typ tussenvoegsels van de geslachtsnaam in.

    Achternaam partner:

    Typ de achternaam van de partner in.

    Tussenvoegsels:

    Typ tussenvoegsels van de achternaam van de partner in.

    Opbouw achternaam:

    Klik op  en kies hoe de achternaam weergegeven moet worden: “Geslachtsnaam”, “Partnernaam”, “Geslachtsnaam – Partnernaam”, “Partnernaam – Geslachtsnaam”.

    Huisarts:

    Klik op  en dubbelklik op de huisarts van de patiënt.

    Postcode:

    Als deze al bovenin deze wizardpagina was ingevuld, wordt hij hier overgenomen.

    Typ de postcode van de patiënt in (vier cijfers en twee letters). De letters worden automatisch omgezet naar hoofdletters. Na het invullen wordt automatisch de bijbehorende plaatsnaam in het veld “Woonplaats” ingevuld.

     Je kunt een buitenlandse postcode invoeren door eerst een letter van het land in te tikken B(elgië) of D(uitsland) en dan de vijfcijferige postcode.

    Huisnummer:

    Als deze al bovenin deze wizardpagina was ingevuld, wordt hij hier overgenomen.

    Typ het huisnummer van de patiënt in.

    Straat:

    Dit veld wordt automatisch ingevuld na het invullen van de postcode.

    Woonplaats:

    Dit veld wordt automatisch ingevuld na het invullen van de postcode.

    Telefoon privé:

    Typ het telefoonnummer van de patiënt in.
    Het nummer kun je laten voorafgaan door een “+” (voor internationale nummers), scheiden door streepjes, ronde haken of spaties. Voor het complete nummer kun je maximaal 20 tekens gebruiken.

    Telefoon werk:

    Typ het telefoonnummer van het werk van de patiënt in.
    Het nummer kun je laten voorafgaan door een “+” (voor internationale nummers), scheiden door streepjes, ronde haken of spaties. Voor het complete nummer kun je maximaal 20 tekens gebruiken.

    Mobiel:

    Typ het mobiele telefoonnummer van de patiënt in.
    Het nummer kun je laten voorafgaan door een “+” (voor internationale nummers), scheiden door streepjes, ronde haken of spaties. Voor het complete nummer kun je maximaal 20 tekens gebruiken.

    E-mail adres:

    Typ het e-mailadres van de patiënt in. Als de patiënt geen e-mailadres heeft, kun je het vakje achter het veld aanvinken.

      

    Praktijk gevonden via:

    Klik op  en dubbelklik op de omschrijving hoe de patiënt je praktijk gevonden heeft.

     

    Je kunt pas verder in de wizard als het veld “Geslachtsnaam:” is ingevuld.
    Het is aan te raden om de gegevens zo compleet mogelijk in te vullen, anders moet dat achteraf gedaan worden.

     

    Druk op “TAB”; je gaat naar het volgende veld. Druk op “Shift” + “TAB”; je gaat naar het vorige veld.  

  6. Klik op “Volgende”. 

     

    Alle gegevens op deze pagina gaan over de klacht en de behandelserie. De gegevens worden opgeslagen in een behandelserie op tabblad “4. Behandelepisodes” van de patiëntgegevens.

  7. Vul de velden in; voor zover van toepassing. Als je niet alle gegevens weet, kun je die achteraf aanvullen in de behandelserie op tabblad “4. Behandelepisodes” van de patiëntgegevens.

     

    De velden “Kies een behandelserie:” en “Vervolg behandelserie aanmaken” zijn niet beschikbaar, aangezien de patiënt nieuw is, en dus geen behandelserie heeft in Intramed.

    Veld
    Omschrijving

    Het betreft een nieuwe klacht:

    Vink deze optie aan als de patiënt een nieuwe klacht heeft. Als het een nieuwe patiënt is, wordt dit vakje automatisch aangevinkt, en kan niet uitgevinkt worden.

    De patiënt is verwezen:

    Vink deze optie aan als de patiënt verwezen is.

    Kies een behandelserie en “Vervolg behandelserie aanmaken”:

    Selecteer de behandelserie waarbij je de afspraak wilt inplannen.

     Je kunt dubbelklikken op de behandelserie om deze in te zien.

    Als het een nieuwe patiënt is, is het veld niet beschikbaar omdat er nog geen behandelserie bestaat. Als je een nieuwe vervolgbehandelserie wilt aanmaken, vink je de optie “Vervolg behandelserie aanmaken” aan.

    Omschrijving klacht:

    De “Omschrijving klacht:” (maximaal 80 tekens) is de beschrijving van de klacht door de patiënt zelf. Deze omschrijving wordt overgenomen in de behandelepisode titel, het formulier “Behandelepisode” in het veld “Omschrijving klacht:” én is ook de naam van de behandelepisode.

    Diagnosetekst:

    Typ de tekst in, zoals de verwijzer deze op de verwijzing heeft gezet.

    Verwijsdiagnose:

    Klik op  en kies de verwijsdiagnosecodelijst. Typ achter het veld de diagnosecode in, of selecteer deze door op  te klikken:

    Klik één keer op de betreffende lichaamslokalisatie aan de linkerkant van het scherm, en klik één keer op de betreffende pathologie aan de rechterkant van het scherm.

     Klik op het “plusje” (+) voor een lichaamslocatie of pathologie, om de locatie en pathologie verder te specificeren.

     

    In de VNZ-diagnosecodelijst waren alle mogelijke combinaties van lichaamslocatie en pathologie beschikbaar. Vanaf 01-01-2020 kunnen alleen geldige combinaties gekozen worden in het scherm “Selecteren diagnosecode”  (op basis van de uniforme lijst DCSPH v3 van het KNGF).

    Klik op “OK” en de diagnosecode wordt overgenomen in de wizard.

    Verwezen door:

    Klik op  en dubbelklik op de arts.

     Als je de arts niet kunt vinden, vink dan het vakje voor “Actief” uit, zodat je ook de artsen ziet die op “Niet actief” staan. Staat de arts dan nog niet in de lijst, dan kun je deze toevoegen.Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

    Aanmelddatum:

    Typ de datum in waarop de patiënt zich bij je op de praktijk heeft aangemeld. Automatisch wordt de huidige datum ingevuld.

    Begindatum:

    Typ de datum in waarop je de behandeling gaat beginnen, oftewel wanneer de behandelepisode / 1e behandelserie start. Automatisch wordt de huidige datum ingevuld.

    Einddatum:

    Automatisch wordt 31-12 van het jaar waarin je de afspraak inplant, ingevuld. Je kunt dit wijzigen: typ de datum in, waarop de laatste behandeling van deze behandelserie mag plaatsvinden.

     Als de afspraak wordt ingepland op een vervolgbehandelserie in het nieuwe jaar, wordt de einddatum van de vorige behandelserie automatisch aangepast naar 31-12. De vervolgbehandelserie krijgt dan als begindatum 1-1 van het volgende jaar en 31-12 van het volgende jaar als einddatum. 
    Er is een uitzondering op deze regel: als er een vervolgbehandelserie wordt aangemaakt op fysiotherapie indicatiecode 8 (eerste n chronisch) of indicatiecode 1 (chronisch), wordt de einddatum van de vorige behandelserie niet aangepast. Een vervolgbehandelserie op deze klachten kan namelijk gewoon binnen hetzelfde jaar vallen. 

    Max aantal:

    Typ het maximale aantal behandelingen in dat op de behandelserie mag worden uitgevoerd. Als je dit veld leeg laat, geldt geen beperking voor het aantal behandelingen.

    Ongeval:

    Klik op  en kies voor “Onbekend”, “Nee”, “Ja”.

    Behandelaar:

    Automatisch is de behandelaar ingevuld, bij wie je een afspraak in de agenda aan het inplannen bent, maar je kunt dit wijzigen.

    Klik op  en dubbelklik behandelaar.

  8. Klik op “Volgende”.
    Als je verschillende locaties en ruimtes hebt ingesteld, zie je onderstaand tabblad. Als je geen locaties en ruimtes hebt ingesteld, wordt dit tabblad niet getoond.
    Als je in de systeemgegevens op tabblad “7. Modules” de module “Bedrijfsmiddelen” hebt aangevinkt én je hebt bedrijfsmiddelen aangemaakt, kunt je bij de ruimte een bedrijfsmiddel reserveren.

  9. Vul de velden in; voor zover van toepassing.

    Veld
    Omschrijving

    Op locatie:

    Als je verschillende locaties en ruimtes hebt ingesteld, ziet je dit veld. Als je geen locaties en ruimtes hebt ingesteld, wordt dit tabblad niet getoond. Klik op  en kies de gewenste locatie. 

    In ruimte:

    Als je verschillende locaties en ruimtes hebt ingesteld, ziet je dit veld. Als je geen locaties en ruimtes hebt ingesteld, wordt dit tabblad niet getoond. Klik op  en kies de gewenste ruimte. De lijst is gefilterd op de bij de gekozen locatie horende ruimten.

    Met bedrijfsmiddel:

    Als je in de systeemgegevens op tabblad “7. Modules” de module “Bedrijfsmiddelen”hebt aangevinkt én je hebt bedrijfsmiddelen aangemaakt, kunt bij de ruimte een bedrijfsmiddel reserveren.

    Klik op  en kies het gewenste bedrijfsmiddel. De lijst is gefilterd op de bij de gekozen ruimte horende bedrijfsmiddelen. 

  10. Klik op “Volgende”.
    Als je disciplines hebt ingevoerd en bij medewerkers ingesteld, wordt de discipline van de aangemelde medewerker ingevuld. Daarmee worden de volgende velden automatisch gevuld.

  11. Als in de wizard een COV is uitgevoerd, wordt ook automatisch polisinformatie opgehaald via Fysiovergoeding. (Ga voor meer informatie naar https://zorgvergoeding.com).).
    De velden “Max aantal vergoed:” of “Max bedrag vergoed:” worden automatisch gevuld vanuit de polisinformatie. Deze velden worden ook gelijk ingevuld in de aan te maken behandelserie.
    Het veld “Max aantal:” (aantal behandelingen volgens afspraak met de patiënt) staat hier ook bij. Je kunt het op deze pagina én op de pagina met de klachtgegevens invullen.
    Klik op de link met Fysiovergoeding om alle polisinformatie te zien.

  12. Worden de velden niet gevuld vanuit een discipline, dan moet je ze handmatig invullen:

    Veld
    Omschrijving

    Verslagleggingsrichtlijn:

    Dit veld is alleen beschikbaar bij een nieuwe klacht

    Klik op  en dubbelklik op de verslagleggingsrichtlijn die je bij deze klacht wilt gebruiken.

     Automatisch is de verslagleggingsrichtlijn ingevuld die ingesteld is op tabblad “3. Instellingen” van de medewerkergegevens.Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

    Formulierset:

    Dit veld is alleen beschikbaar bij een nieuwe klacht

    Bij de verslaglegging in Intramed maak je gebruik van een verslagleggingsrichtlijn. Die bestaat uit standaard formulieren op basis van de eisen van de beroepsgroep. Je kunt extra formulieren en meetinstrumenten toevoegen aan deze standaard formulieren. Je kunt zelfs een specifieke eigen set formulieren / meetinstrumenten definiëren (een zelfgemaakte formulierset).

    Als je bijvoorbeeld altijd een aantal formulieren of meetinstrumenten toevoegt (denk aan NRS, PSK, VAS, Bodychart, EHBA), kun je daar een formulierset van maken en bij dit veld kiezen. De formulier worden dan bij het toevoegen van een nieuwe behandelepisode automatisch toegevoegd.

     Automatisch is de formulierset ingevuld die ingesteld is op tabblad “3. Instellingen” van de medewerkergegevens.Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

    Klik op  en dubbelklik op de formulierset die je bij deze verslagleggingsrichtlijn wilt gebruiken.

     Formuliersets zijn gekoppeld aan een verslagleggingsrichtlijn. Je kunt dus alleen zelfgemaakte formuliersets kiezen die aan de gekozen richtlijn gekoppeld zijn.

    Kies een codelijst:

    Klik op  en kies de gewenste codelijst.

     In de medewerkergegevens kan op tabblad “8. Codelijstinstellingen” bij codelijsten zijn aangegeven, dat die alleen toegestaan zijn bij deze medewerker(zie ook onderaan deze uitleg).

    Kies een prestatiecode:

    Klik op  en kies de gewenste prestatiecode (je kunt de code ook intypen).

      Dit zijn alleen de actieve codes.

    Een evt. tweede prestatiecode:

    Klik zo nodig op  en kies de gewenste tweede prestatiecode (je kunt de code ook intypen).

      Dit zijn alleen de actieve codes.

    Duur van de behandeling:

    Hier wordt automatisch de totale duur van de beide gekozen behandelcodes weergegeven; je kunt dit wijzigen.

     De duur van de behandelingen wordt overgenomen uit de instellingen bij menu [Systeem], [Tabellen], [Codelijsten], klik één keer op de betreffende codelijst, dubbelklik op de betreffende behandelcode (onderste lijst); het scherm “Verrichtingcode” wordt geopend. De duur van de behandeling stel je in de rubriek “Prijzen” in. Zoek de meest recente datum, en vul op die regel in de kolom “Duur” de gewenste duur in minuten in.

    Indicatiecode:

    Dit veld is alleen zichtbaar als je indicatiecodes gebruikt.

    Klik op  en kies de indicatiecode.

     Op tabblad “1. Behandelserie” van de behandelserie kun je indicatiecode nog wijzigen.

  13. Klik op “Volgende”.
    Hier kun je allerlei toestemmingsverklaringen vastleggen, zoals voor de PREM (zo nodig ook het veld “Afnamemethode”), LDF, LDK, privacyverklaring GGZ etc.  
    Of je deze velden ziet, hangt af van de instellingen in je administratie.
  14. Vul de velden in; voor zover van toepassing. 
  15. Speciaal veld:
    Veld
    Omschrijving

    Deelname PREM:

    Klik op  en kies een optie: “Geslachtsnaam”, “Niet gevraagd”, “Toestemming gegeven”of “Bezwaar”.

    Je kunt foutmeldingen krijgen als de patiëntgegevens nog niet voldoen aan de eisen voor afname PREM.
     

     

    Dit veld is alleen zichtbaar als je via menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens], tabblad “7. Modules” de module “PREM” geactiveerd hebt.

    Afname methode:

    Klik op  en kies een optie: “Online”of “Schriftelijk”.

     

    Dit veld is alleen zichtbaar als je in de module “PREM” als keuze voor afname methode zowel schriftelijk als online (optie “Beide”) hebt ingesteld en er toestemming is gegeven.

  16. Klik op “Volgende”.

    Je ziet een overzicht, wat er gaat gebeuren.
    Op de laatste pagina van de wizards is een extra selectievakje toegevoegd, waardoor er direct een afspraakbevestiging naar de patiënt gestuurd wordt wanneer je op “Voltooien” klikt als de juiste instellingen zijn gedaan.
    Het versturen van de e-mail gebeurt direct. De e-mail zal, wanneer dit zo is ingesteld, veilig worden verzonden.
  17. Klik op “Voltooien”. Er is een nieuwe patiënt toegevoegd aan de administratie, met een nieuwe behandelserie en behandelepisode.
    De gegevens van de nieuwe patiënt kun je aanvullen in de patiëntgegevens.

 

e kunt in de agenda een vervolgafspraak plannen via de wizard “Plannen van een afspraak”. Dat kan via de patiëntnaam, geboortedatum of het patiëntnummer. Hierna zijn alle 3 de mogelijkheden beschreven.

 

Je kunt een behandeling ook kopiëren en plakken. Ga via de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg naar verdere instructies.

  1. Ga naar menu [Bestand], [Agenda].
  2. Klik op de datum en tijd waarop je een vervolgbehandeling wilt inplannen.  
  3. Klik op het tijdstip wanneer de patiënt komt.   
  4. Typ de eerste letter van de achternaam van de patiënt in OF typ het eerste cijfer van het patiëntnummer of de geboortedatum in.  
                                                    
    – Als je een letter intypt, wordt de wizard “Plannen van een afspraak” geopend. Ga verder bij “Afspraak inplannen via patiëntnaam”.
    – Als je een cijfer intypt, wordt het scherm “Nieuwe afspraak” geopend. Ga verder bij “Afspraak inplannen via geboortedatum” of “Afspraak inplannen via patiëntnummer”. 

Afspraak inplannen via patiëntnaam

  1. Typ de rest van de achternaam in.
  2. Klik bij “Patiënten” op de patiënt.
  3. Klik op “Volgende”. Als:  
    – de behandelserie nog open staat,
    – de medewerker in de agenda de “Behandelaar” in de behandelserie is,
    – en er maar één behandelserie is die aan de vorige 2 voorwaarden voldoet,
    wordt de laatste pagina van de wizard getoond.

    Hierop staat een samenvatting van de afspraak die ingepland wordt.
    (Als niet aan de voorwaarden wordt voldaan, moet je eerst de behandelserie kiezen.)
  4. Klik op “Voltooien handelserie;
    de vervolgafspraak is in de agenda ingepland.
     

Afspraak inplannen via geboortedatum

  1. Typ de rest van de geboortedatum in (druk op de spatiebalk voor een streepje in de geboortedatum).
  2. Klik op “OK”.
  3. Klik bij “Patiënten” op de patiënt.
  4. Klik op “Volgende”. Als:  
    – de behandelserie nog open staat,
    – de medewerker in de agenda de “Behandelaar” in de behandelserie is,
    – en er maar één behandelserie is die aan de vorige 2 voorwaarden voldoet,
    wordt de laatste pagina van de wizard getoond.

    Hierop staat een samenvatting van de afspraak die ingepland wordt.
    (Als niet aan de voorwaarden wordt voldaan, moet je eerst de behandelserie kiezen.)
  5. Klik op “Voltooien”;
    de vervolgafspraak is in de agenda ingepland.

Afspraak inplannen via patiëntnummer

  1. Typ de rest van het patiëntnummer in.
  2. Klik op “OK”. Als:  
    – de behandelserie nog open staat,
    – de medewerker in de agenda de “Behandelaar” in de behandelserie is,
    – en er maar één behandelserie is die aan de vorige 2 voorwaarden voldoet,
    wordt de laatste pagina van de wizard getoond.

    Hierop staat een samenvatting van de afspraak die ingepland wordt.
    (Als niet aan de voorwaarden wordt voldaan, moet je eerst de behandelserie kiezen.)
  3. Klik op “Voltooien”;
    de vervolgafspraak is in de agenda ingepland.

Je kunt in de agenda een vervolgafspraak plannen via de wizard “Plannen van een afspraak”. Er worden dan een aantal tabbladen overgeslagen, omdat de inhoud hiervan is overgenomen uit de vorige behandeling.

 

Je kunt een behandeling ook kopiëren en plakken. Ga via de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg naar verdere instructies.

  1. Klik op de behandeling waarbij je een vervolgbehandeling wilt inplannen.  
  2. Klik op “Opties”, “Vervolg afspraak”,  “Een vervolgafspraak maken”;
    de wizard “Plannen van een afspraak” wordt geopend op het tabblad met “Voorkeursdagen en -tijdstippen”.
  3. Vul de velden in.

    Veld
    Omschrijving

    Voorkeurdagen:

    Kies een/meerdere voorkeursdag(en). Als er geen voorkeur voor een dag is, laat je alle vakjes open.

    Voorkeurtijden:

    Kies een/meerdere voorkeurstijden waarop de patiënt het liefst een afspraak wil plannen.
    Als er geen voorkeur voor een bepaalde tijd is, laat je alle vakjes open.

    Afspraak plannen over:

    Typ het aantal dagen / weken / maanden in waarna een vervolgafspraak gepland moet worden. Klik op  en kies “Dagen”, “Weken”, “Maanden”.

    Op locatie:

    Als je verschillende locaties en ruimtes hebt ingesteld, zie je dit veld. Klik op  en kies de locatie. 

    In ruimte:

    Als je verschillende locaties en ruimtes hebt ingesteld, zie je dit veld. Klik op  en kies de ruimte. (De lijst is gefilterd op de bij de gekozen locatie horende ruimten.)

    Met bedrijfsmiddel:

    Als je in de systeemgegevens op tabblad “7. Modules” de module “Bedrijfsmiddelen”hebt aangevinkt én je hebt bedrijfsmiddelen aangemaakt, kun je bij de ruimte een bedrijfsmiddel reserveren. Anders wordt dit veld niet getoond.

    Klik op  en kies het bedrijfsmiddel. (De lijst is gefilterd op de bij de gekozen ruimte horende bedrijfsmiddelen.)

  4. Klik op “Volgende”.
  5. Vul de velden in.

    Veld
    Omschrijving

    Kies een codelijst:

    Klik op  en kies de gewenste codelijst.

    Kies een prestatiecode:

    Klik op  en kies de gewenste prestatiecode (je kunt de code ook intypen).

    Een evt. tweede prestatiecode:

    Klik zo nodig op  achter het veld en kies de gewenste tweede prestatiecode (j kunt de code ook intypen).

    Duur van de behandeling:

    Hier wordt automatisch de totale duur van de beide gekozen behandelcodes weergegeven; je kunt dit wijzigen.

     

    De duur van de behandelingen worden overgenomen uit de instellingen bij menu [Systeem], [Tabellen], [Codelijsten], klik één keer op de codelijst, dubbelklik op de behandelcode (onderste lijst). De duur van de behandeling stel je in de rubriek “Prijzen” in. Zoek de meest recente datum, en vul op die regel in de kolom “Duur” de gewenste duur in minuten in.

    Kies een discipline:

    Klik op  en kies de gewenste discipline.

    Kies een expertise:

    Klik op  en kies zo nodig de gewenste expertise binnen de discipline.

    Selecteer de medewerker(s) waarmee de afspraak gemaakt kan worden:

    Je kunt meerdere medewerkers selecteren waarmee de afspraak gemaakt kan worden.  

  6. Klik op “Volgende”.

    Als er geen geschikte tijd tussen staat, kan de zoekactie uitgebreid worden door de opties “Alle Medewerkers”, Alle dagen” en/of “Alle tijden” te kiezen. De lijst zal worden aangepast, zodat ook vrije tijden worden getoond voor andere medewerkers of dagen/tijden die niet voldoen aan de voorkeuren van de patiënt.
  7. Klik eventueel op “Volgende ..” om de volgende beschikbare tijden/dag te zien.
  8. Kies de gewenste dag, tijd, locatie en medewerker.
  9. Klik op “Volgende”;
    Op het laatste tabblad staat een samenvatting van de afspraak die ingepland wordt.
  10. Klik op “Voltooien”;
    de vervolgafspraak is in de agenda ingepland.
  11. Sluit het scherm (“ESC” of  ).
 

Afspraken, notities en handelingen die je in de agenda hebt ingepland, kun je verplaatsen. Als bijvoorbeeld een patiënt zijn afspraak wil verzetten, hoef je niet de afspraak te verwijderen en opnieuw in te plannen. Je kunt simpelweg de afspraak knippen en op de gewenste datum plakken. 

 

Alleen behandelingen met status “Afspraak” kunnen verplaatst worden. Behandelingen die geboekt of gedeclareerd zijn kunnen dus niet verplaatst worden.

 

Het is handig om bij het knippen de agenda in de “week lay-out” te zetten.

 

Je kunt ook knippen door de toetsen “Shift” + “F5” in te drukken.
Je kunt ook plakken door de toets “F7” in te drukken.

  1. Klik op menu [Bestand], [Agenda].
  2. Klik op de afspraak, notitie of handeling die je wil verplaatsen. De regel verkleurt.
  3. Klik op “Opties”, “Knippen”; onderin het scherm zie je dat de regel geselecteerd voor knippen is. Dit blijft daar staan, totdat je de selectie weer “geplakt” hebt.
  4. Klik op de datum en het tijdstip waar de afspraak, notitie of handeling geplakt moet worden.
  5. Klik op “Opties”, “Plakken”.
  6. Sluit alle schermen (“Esc” of   ).
 

Tabblad “2. Ruimtes” is bedoeld voor alle afspraken op abonnementen; dus niet voor behandelingen.
Daarom is het niet mogelijk om behandelingen en notities/handelingen van het tabblad “1. Medewerkers” te kopiëren, knippen en plakken naar het tabblad “2. Ruimtes”. Andersom kunnen afspraken op een abonnement ook niet gekopieerd, geknipt en geplakt worden naar het tabblad “1. Medewerkers” in de agenda.

 

Afspraken, notities en handelingen die je in de agenda hebt ingepland, kun je kopiëren. Bijvoorbeeld als een patiënt elke week komt, hoef je de afspraak maar één keer in te plannen. Vervolgens kun je deze afspraak kopiëren, en op andere dagen plakken.

 

Het is handig om bij het kopiëren de agenda in de “week lay-out” te zetten.

 

Je kunt ook kopiëren door de toets “F5” in te drukken.
Je kunt ook plakken door de toets “F7” in te drukken.

  1. Klik op menu [Bestand], [Agenda].
  2. Klik op de afspraak, notitie of handeling die je wil kopiëren. De regel verkleurt.
  3. Klik op “Opties”, “Kopiëren”; onderin het scherm zie je dat de regel geselecteerd voor kopiëren is. Dit blijft daar staan, totdat je de selectie weer “geplakt” hebt.
  4. Klik op de datum en het tijdstip waar de afspraak, notitie of handeling geplakt moet worden.
  5. Klik op “Opties”, “Plakken”.
  6. Sluit alle schermen (“Esc” of   ).
 

Tabblad “2. Ruimtes” is bedoeld voor alle afspraken op abonnementen; dus niet voor behandelingen.
Daarom is het niet mogelijk om behandelingen en notities/handelingen van het tabblad “1. Medewerkers” te kopiëren, knippen en plakken naar het tabblad “2. Ruimtes”. Andersom kunnen afspraken op een abonnement ook niet gekopieerd, geknipt en geplakt worden naar het tabblad “1. Medewerkers” in de agenda.

 

Je kunt een ingeplande behandeling verwijderen.

 

Je kunt geen gedeclareerde behandelingen verwijderen.

 

In het volgende voorbeeld wordt een behandeling verwijderd uit de agenda. Je kunt een behandeling ook verwijderen via tabblad “4. Behandelepisodes” van de patiëntgegevens. 

  1. Klik op menu [Bestand], [Agenda].
  2. Klik op de behandeling die je wil verwijderen en op .

 

Als je probeert om een gedeclareerde behandeling probeert te verwijderen, krijg je een foutmelding:

 

In de agenda kun je afspraken zoeken. Bijvoorbeeld als een patiënt belt met de vraag wanneer er ook alweer een behandeling gepland staat.

 

Je kunt het scherm “Zoek afspraak” ook openen door de F9-toets in te drukken.

  1. Klik op menu [Bestand], [Agenda].
  2. Klik op “Opties”, “Zoek afspraak…”.
  3. Typ het patiëntnummer, de geboortedatum of achternaam van de patiënt in.

     

    In het scherm “Selecteren Behandeling” kunnen filters ingesteld worden. Kies of je afspraken en/of ongedeclareerde en/of gedeclareerde behandelingen wil zien in de lijst.

  4. Dubbelklik op de behandeling; de agenda springt naar de datum van de behandeling en de regel van de behandeling verkleurt.

    Dubbelklik eventueel op de behandeling om de gegevens van de behandeling in te zien.
  5. Sluit het scherm (“ESC” of  ).
 

Als de agenda lay-out op “Medewerkers” is gezet, en de medewerker die de afspraak heeft gemaakt zit niet in de agendagroep, zie je die medewerker niet in de agenda. De agenda toont wel de juiste datum en tijd, maar bij de verkeerde medewerker én niet de afspraak zelf.

Extra informatie

  • Als er in de agenda meerdere patiënten met dezelfde achternaam voorkomen, wordt na het invullen van het scherm “Zoek afspraak”.
     

    Ook in het scherm “Selecteren Patient” kun je filters instellen. Kies of je alleen patiënten wil zien van de aangemelde medewerker en/of alleen patiënten die in behandeling zijn.

  • Als je een achternaam hebt ingetypt die niet voorkomt in de agenda, krijg je de melding of je toch een afspraak in wil plannen. Via de wizard wordt de nieuwe patiënt toegevoegd aan de administratie. In dat geval is het handiger om op “Nee” te klikken. Je kunt beter een nieuwe afspraak inplannen via de wizard “Plannen van een afspraak”, omdat je dan direct de basis patiëntgegevens registeert én er automatisch een behandelserie en behandelepisode wordt aangemaakt. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.



Als je afspraken voor behandeling hebt ingevoerd, hebben deze de status “Afspraak”. Als je zou gaan declareren worden deze behandelingen niet meegenomen in de declaraties. De behandelingen moeten nog geboekt (= bevestigd als uitgevoerd) worden. Hiervoor bestaan verschillende mogelijkheden, afhankelijk van hoe je de agenda invult. Als je bijvoorbeeld één afspraak bent vergeten en die zet je alsnog in de agenda, kun je apart die ene afspraak boeken. Als je de afspraken van één dag of van meerdere dagen van jezelf en/of jou medewerker(s) invoert, kun je al die afspraken in één keer tegelijk boeken.

 

Als je behandelingen toevoegt op tabblad “4. Behandelepisodes” van de patiëntgegevens, zijn de behandelingen automatisch geboekt.

Boeken afspraak

  1. Klik op de afspraak die je wil boeken.
  2. Klik op “Opties”, “Boeken afspraak”.
  3. Klik op “Ja”. De afspraak wordt geboekt en krijgt nu de status “Ongedeclareerd”. Je kunt dat zien aan het icoon van de afspraak: het icoon is veranderd van een klokje  in .
  4. Boek eventueel nog meer afspraken.
  5. Sluit het scherm (“ESC” of  ).

Boeken periode

  1. Klik op “Opties”, “Boeken periode…”.
  2. Vul de velden in.
    Veld
    Omschrijving

    Datum:

    Standaard wordt datum waar je in de agenda stond ingevuld. Je kunt dit wijzigen: typ de datum in of gebruik de kalender via .

     Je kunt ook filtertekens gebruiken. Zo kun je alle behandelingen voor vandaag boeken: typ “< h” in (“h” staat voor “huidige datum”). Of alle behandelingen van de afgelopen maand: bijvoorbeeld “01-01-2017..31-01-2017”.

    Behandeld door:

    Klik op  en dubbelklik op een mogelijkheid. 

     Als je niets invult, worden de behandelingen van alle medewerkers geboekt.

  3. Klik op “OK”; als er nog ongeboekte afspraken voorkomen van vóór de datum die je hebt ingevuld, krijg je daar een melding van.
  4. Klik op “Ja”. De afspraken worden geboekt en hebben nu de status “Ongedeclareerd”. Je kunt dat zien aan het icoon van de afspraak: het icoon is veranderd van een klokje  in een grijze cirkel .
  5. Sluit het scherm (“ESC” of  ).

Opties

Notities zijn vooral bedoeld voor aantekeningen. Bijvoorbeeld “er komt een nieuwe patiënt”, of “de patiënt komt 5 minuten later”. De notities kun je toevoegen in de agenda.

  1. Klik op menu [Bestand], [Agenda].
  2. Klik op de datum en het tijdstip waarop je een notitie wil toevoegen.
  3. Klik op “Opties”, “Notitie”.
  4. Vul de velden in.
    Veld
    Omschrijving

    Notitienr.:

    Dit nummer wordt automatisch ingevuld wanneer je de notitie bewaart. Je kunt ook zelf een nummer intypen.

    Soort:

    Zo nodig kun je nog wisselen naar een “Handeling”. Klik dan op  en kies “Handeling”. 

    Datum:

    Standaard wordt de datum waarop je geklikt hebt in de agenda ingevuld; je kunt dit wijzigen: Typ de datum in of gebruik de kalender via 

    Tijd:

    Typ zo nodig een ander tijdstip in.

    Medewerker:

    Standaard wordt de aangemelde medewerker ingevuld; je kunt dit wijzigen: klik op  en dubbelklik op de medewerker. 

    Locatie:

    Dit veld is alleen beschikbaar als je in de systeemgegevens de module “Bedrijfsmiddelen” en “Abonnementen” hebt geactiveerd op tabblad “7. Modules”.

    Klik op  en dubbelklik op de locatie waar de notitie van toepassing is.

     

    Je ziet de notitie ook op tabblad “1. Algemeen” bij de medewerker.

     

    Je ziet de notitie alleen op het tabblad “2. Ruimtes” als je het veld “Locatie:” én “Ruimte:” invult.

    Ruimte:

    Dit veld is alleen beschikbaar als je in de systeemgegevens de module “Bedrijfsmiddelen” en “Abonnementen” hebt geactiveerd op tabblad “7. Modules”.

    Klik op  en dubbelklik op de ruimte waar de notitie van toepassing is.

     

    Je ziet de notitie ook op tabblad “1. Algemeen” bij de medewerker.

     

    Je ziet de notitie alleen tabblad “2. Ruimtes” als je het veld “Locatie:” én “Ruimte” invult.

    Notitie:

    Typ de notitie in. Je kunt meerdere regels tot maximaal 255 tekens intypen. Er zijn geen “enters” mogelijk. Je moet de tekst dus achter elkaar intypen.

  5. Bewaar de gegevens (“F5” of  ); de notitie is toegevoegd in de agenda.

     

    Als je met de muispijl op de notitie wijst, wordt een hint geopend met de volledige tekst van de notitie.

  6. Sluit het scherm (“ESC” of  ).
 

Net als afspraken, kun je notities kopiëren/knippen en plakken op een tabblad in de agenda.

 

Alle notities en handelingen worden verzameld in een lijst. Deze vind je in de agenda via “Schermen”, “Notities/Handelingen”.



Van sommige taken of handelingen wil je bijhouden hoeveel tijd je besteedt hebt in een bepaalde periode. In dat geval kies je niet voor een “Notitie”, maar voor een “Handeling”. Een handeling kun je namelijk koppelen aan een bepaalde tijd en eventueel aan een patiënt. Bijvoorbeeld “Verslaglegging” van 16:00 tot 16:15 van “patiënt 381”.

 

Je kunt ook een handeling invoegen door op de toets  te drukken.

  1. Klik op menu [Bestand], [Agenda].
  2. Klik op de datum en het tijdstip waarop je een handeling wil toevoegen. De regel verkleurt.
  3. Klik op “Opties”, “Handeling”.
  4. Vul de velden in.
    Veld
    Omschrijving

    Handelingnr.:

    Dit nummer wordt automatisch aangemaakt als je de handeling bewaart. Je kunt ook zelf een nummer invullen.

    Soort:

    Hier wordt standaard “Handeling” ingevuld. Je kunt dit wijzigen: klik op  achter het veld en kies “Notitie”. Het scherm verandert dan in “Notitie”.

    Datum:

    Hier wordt standaard de datum waarop je geklikt hebt in de agenda ingevuld. Je kunt dit wijzigen: typ de datum in waarop de handeling plaatsvindt of gebruik de kalender via 

    Tijd:

    Hier wordt standaard het tijdstip waarop je geklikt had in de agenda ingevuld. Je kunt dit wijzigen: typ een ander tijdstip in. 

    Eindtijd:

    Hier wordt standaard de eindtijd (= de begintijd plus het agenda-interval) ingevuld. Je kunt dit wijzigen: typ een ander tijdstip in. 

     Je kunt de eindtijd niet veranderen in een tijdstip dat ligt vóór het tijdstip dat is ingevuld bij het veld “Tijd:”. Pas in dat geval eerst het veld “Tijd:” aan en daarna het veld “Eindtijd:”.

    Medewerker:  

    Hier wordt standaard de aangemelde medewerker ingevuld. Je kunt dit wijzigen: klik op  en dubbelklik op de medewerker.

    Locatie:

    Dit veld is alleen beschikbaar als je in de systeemgegevens de module “Bedrijfsmiddelen” en “Abonnementen” hebt geactiveerd op tabblad “7. Modules”.

    Klik op  en dubbelklik op de locatie waar de handeling van toepassing is.

     Je ziet de handeling ook op tabblad “1. Algemeen” bij de medewerker.

     Je ziet de handeling alleen op het tabblad “2. Ruimtes” als je het veld “Locatie:” én “Ruimte:” invult.

    Ruimte:

    Dit veld is alleen beschikbaar als je in de systeemgegevens de module “Bedrijfsmiddelen” en “Abonnementen” hebt geactiveerd op tabblad “7. Modules”.

    Klik op  en dubbelklik op de ruimte waar de handeling van toepassing is.

     Je ziet de handeling ook op tabblad “1. Algemeen” bij de medewerker.

     Je ziet de handeling alleen tabblad “2. Ruimtes” als je het veld “Locatie:” én “Ruimte” invult.

    Handeling:

    Klik op  en dubbelklik op de handeling.

     Je kunt een standaard type handeling toevoegen aan de lijst “Selecteren handeling”.

    Patient:

    Klik op  en dubbelklik op de patiënt die je wil koppelen aan deze handeling. 

  5. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).
  6. Sluit het scherm (“ESC” of  ).
 

Alle notities en handelingen worden verzameld in een lijst. Deze vind je in de agenda via “Schermen”, “Notities/Handelingen”.

 

Als iemand een abonnement wil aanschaffen, kun je dat aan de patiëntgegevens toevoegen.

  1. Klik op menu [Bestand], [Patiënten] en dubbelklik op de patiënt. 
  2. Klik op tabblad “9. Abonnementen”.
  3. Klik op .
  4. Vul de velden in de rubriek “Algemeen” in.
    Veld
    Omschrijving

    Client:

    Het nummer uit de patiëntgegevens is ingevuld; je kunt dit niet wijzigen.

    Status:

    De status van de facturatie is ingevuld; je kunt dit niet wijzigen.

    Abonneerbare dienst:

    Klik op  en dubbelklik op een mogelijkheid.

    Abonnementsvorm:

    Klik op  en dubbelklik op een mogelijkheid. Achter dit veld worden vervolgens de prijs en de intakekosten automatisch ingevuld.

    Maximum aantal:

    Hier wordt het maximum aantal bezoeken op de abonneerbare dienst getoond.

    Medewerker:

    Standaard wordt de aangemelde medewerker ingevuld. Je kunt dit wijzigen: klik op  en dubbelklik op een mogelijkheid.

    Bezoeken:

    Hier zie je hoeveel bezoeken de cliënt heeft gehad.

    Verkoopdatum:

    Standaard wordt de huidige datum ingevuld; wijzig dit zo nodig.

    Reserveringen:

    Hier zie je hoeveel bezoeken ingepland staan.

    Doel:

    Klik op  en klik op een mogelijkheid.

    Resterende bezoeken:

    Dit veld is alleen zichtbaar als er een maximaal aantal bezoeken is ingesteld in de abonneerbare dienst. 

    Hier zie je het maximaal aantal bezoeken op het abonnement, min het aantal “Bezoeken” en “Reserveringen” getoond.

  5. Vul de velden in de rubriek “Betaler” in.
    Veld
    Omschrijving

    Soort betaler:

    Klik op  en klik op een mogelijkheid.

    Betaler:

    Klik op  en dubbelklik op een mogelijkheid.

  6. Vul de velden in de rubriek “Geldigheid” in.
    Veld
    Omschrijving

    Ingangsdatum:

    Typ de ingangsdatum in of gebruik de kalender via .

    Geldigheid:

    De geldigheid uit de abonnementsvorm is ingevuld; je kunt dit niet wijzigen.

    Einddatum:

    Standaard wordt op basis van geldigheidsduur de einddatum  ingevuld; je kunt dit niet wijzigen.

    Frequentie:

    De frequentie uit de abonnementsvorm is ingevuld; je kunt dit niet wijzigen.

    Eenheid:

    De eenheid uit de abonnementsvorm is ingevuld; je kunt dit niet wijzigen.

    Automatisch verlengen:

    Klik op  en klik op een mogelijkheid. Bij “Ja” wordt bij het maken van een nieuwe afspraak na de abonnementsperiode geen vraag om verlenging gesteld, maar de afspraak wordt gewoon ingepland en het wordt abonnement verlengd

    Datum stopzetten:

    Typ de stopzet-datum in of gebruik de kalender via . Dit hoeft niet de daadwerkelijke einddatum te zijn.

    Reden stopzetten:

    Klik op  en klik op een mogelijkheid.

  7. Typ zo nodig nog een vrije tekst in bij het veld “Opmerking:”.
  8. Klik op tabblad “2. Financieel”; klik op “Ja” om door te gaan. De velden uit de rubriek “Totaalprijs gehele looptijd” zijn overgenomen uit de abonnementsvorm, of zijn automatisch berekend. Je kunt deze waarden hier niet aanpassen.
  9. In de rubriek “Periodes” wordt de abonnementsperiode getoond. Zo heb je inzicht in hoe vaak je een abonnement verlengd hebt.
  10. Een abonnementsperiode kan bestaan uit meerdere factureringstermijnen. Dubbelklik op een abonnementsperiode om de termijnen in te zien en/of te wijzigen.

    In de rubriek “Algemeen” zijn de prijsgegevens uit de abonnementsvorm overgenomen. De prijzen worden automatisch over het in de abonnementsvorm ingestelde aantal factureringstermijnen verdeeld. Zo nodig kun je hierin enkele gegevens wijzigen.
     

    Zodra de abonnementsperiode is opgeslagen, kun je de bedragen en de omschrijving van de overige kosten in de rubriek “Algemeen” niet meer wijzigen.

     

    In dit voorbeeld worden ook de “Overige kosten” (bijvoorbeeld inschrijfkosten) over de facturatietermijnen verdeeld. Wil je dit niet, dan kun je in de abonnementsvorm aanvinken, dat de intakekosten gefactureerd moeten worden bij de eerste termijn.

  11. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).
 

Via menu [Bestand], [Abonnementen] opent een lijst van verkochte abonnementen. Via “Printen”, “Abonnementstermijnen” krijg je een lijst, waarin bij de diverse abonnementen de termijnen te zien zijn, met hun vervaldatum en betaling / openstaand bedrag.

Je moet met een betrouwbaar BSN werken. Dat wil zeggen dat het opgegeven BSN gecontroleerd is bij een betrouwbare bron (Gemeentelijke basisadministratie of Vecozo), én dat het BSN en de patiënt bij elkaar horen. Dat laatste controleer je door de foto op het identiteitsbewijs te controleren met de persoon die voor je staat. Je kunt vanuit de agenda het BSN van meerdere patiënten tegelijkertijd verifiëren via de Gemeentelijke Basis Administratie (GBA).

 

Voorwaarde is dat je beschikt over UZI-middelen. 

  1. Klik op “Opties”, “Opvragen/Verifiëren BSN”.
     
  2. Vul de velden in.
    Veld
    Omschrijving

    Datum:

    Standaard wordt een periode van 7 dagen vanaf de datum waar je stond in de agenda ingevuld. Je kunt dit wijzigen: Typ een andere datum in of gebruik de kalender via 

     Je kunt specifieke filters instellen door gebruik te maken van filtertekens. Als je bijvoorbeeld een COV wil uitvoeren over de afgelopen maand, typ je bijvoorbeeld “01-04-2017..30-04-2017” in.

    Behandeld door:

    Standaard wordt de medewerker in wie zijn agenda je staat ingevuld. Je kunt dit wijzigen: klik op  en dubbelklik op de medewerker wiens patiënten je wil controleren.

     Laat het veld leeg als je alle patiënten van alle medewerkers wil controleren.

    Status:

    Klik op  en kies welke patiënten meegenomen moet worden: alleen behandelingen met status “Afspraak” en “Ongedeclareerd” bijvoorbeeld. 
    Als je niets invult worden alle statussen meegenomen.

  3. Klik op “OK”.
  4. Klik op “OK”.
     

    De pincode wordt onthouden totdat je Intramedopnieuw opstart.

  5. Typ je PIN-code in.
  6. Klik op “OK”.
  7. De patiënten zijn links ingedeeld in één van de categorieën “Met kritieke afwijkingen”, “Met afwijkingen” of “Zonder afwijkingen”.

     

    Als de postcode en/of het huisnummer verschilt, valt deze persoon in de categorie “Met kritieke afwijkingen” De gegevens mogen niet automatisch worden overgenomen en het vinkje voor de patiëntnaam staat uit. Je klikt op de patiëntnaam om de BSN-gegevens te zien en vinkt handmatig de patiënt aan.

    – Je ziet daarnaast een kolom “Reeds vastgelegd” en een kolom “Volgens de SBV-Z (GBA):”. In deze kolommen vind je verschillende velden met gegevens.
    – Voor elke gegevensregel staat een aanvinkvakje met daarachter de veldnaam. Bij regels die niet in Intramed verwerkt worden, zijn deze lichtgrijs en niet beschikbaar.
    – Je kunt aan- / uitvinken, welke gegevens uit de SBV-Z controle overgenomen moeten worden. Standaard worden die velden, waarin verschillen zijn, aangevinkt.

     

    Ook al is het gevonden BSN gelijk aan wat er al in de administratie staat, staat dit veld toch aangevinkt om overgenomen te worden. Dit lijkt overbodig, maar achter het BSN zelf zie je de bron.En deze bron moet na verificatie aangepast worden van niet vertrouwd naar vertrouwd.

  8. Vink aan de linkerkant de patiënten aan bij wie je het resultaat wil overnemen.
  9. Klik op “OK”; de gegevens worden overgenomen op tabblad “1. Algemeen” van de patiëntgegevens

Je kunt jouw agenda in Intramed exporteren naar bijvoorbeeld Outlook of een ander e-mailprogramma.

 

De agenda synchroniseert niet. Dus als je gegevens wijzigt in Intramed of in het e-mailprogramma, zijn deze veranderingen niet in het andere programma zichtbaar. Als je wijzigingen aanbrengt in Intramed en deze wijzigingen ook in het andere programma wil zien, moet je de agenda opnieuw exporteren.

  1. Klik op “Opties”, “Agenda van … exporteren naar…”.
  2. Vul de velden in.
    Veld
    Omschrijving

    Begindatum:

    Typ de datum in vanaf wanneer je de agenda wil exporteren of gebruik de kalender via .

    Einddatum:

    Typ de datum in tot wanneer je de agenda wil exporteren of gebruik de kalender via .

  3. Klik op “OK”. Het exportbestand wordt bewaard in de exportdirectory die je hebt ingesteld bij de programma-instellingen. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.
    Sommige e-mailprogramma’s starten direct nadat je op “OK” hebt geklikt. Als dat niet het geval is, dubbelklik je op het exportbestand.
    Voorbeeld Outlook:
  4. Sluit het scherm (“ESC” of  ).

Extra informatie

De volgende gegevens worden geëxporteerd:

Van
Gegevens:

Behandelingen

  • Datum behandeling
  • Begintijd behandeling
  • Duur van de behandeling
  • Behandelcode(s)
  • Naam van de locatie.

De patiënt

  • Achternaam
  • Voorletter(s)
  • Tussenvoegsel(s)
  • Geslacht
  • Eventuele declaratienummer(s).

Notities/handelingen

  • Datum notitie/handeling
  • Tijdstip notitie/handeling
  • Duur van de handeling
  • Omschrijving.

Als een patiënt is gekoppeld aan de handeling worden ook de volgende patiëntgegegevens geëxporteerd:

  • Achternaam 
  • Voorletter(s)
  • Tussenvoegsel(s)
  • Geslacht.

Betaalt de patiënt de behandeling direct aan de balie? Dan kun je vanuit de agenda een bijbehorende baliefactuur aanmaken. 

  1. Klik op menu [Bestand], [Agenda] en klik op de afspraak.
  2. Klik op “Opties”, “Baliefactuur…”.
  3. Vul de velden in.
  4. Klik op “OK”; als de nota’s per e-mail verzonden worden, wordt verbinding gemaakt met jouw e-mailprogramma.
    Klik op “Toestaan” om de nota(‘s) te versturen. Er wordt een melding getoond als de nota is verstuurd.
  5. Klik op “OK”.
  6. Als de nota niet per e-mail wordt gestuurd, opent het scherm “Nota…”. 
  7. Pas zo nodig het soort uitvoer aan.
  8. Klik op “OK”. 
  9. Als je hebt gekozen om een proefdeclaratie te maken, staat er boven de afdruk “Concept”. Herhaal de vorige stappen om de daadwerkelijke baliefactuur af te drukken. (Kies dan bij het veld “Proefdeclaratie” voor “Nee”.)
  10. Klik op  om alsnog te printen en op  om als pdf te bewaren. 
  11. Sluit het scherm (“ESC” of ).