Jaarovergang 2025-2026
Aan het einde van het kalenderjaar en begin van een nieuw jaar dien je een aantal administratieve zaken te regelen. Om niets te vergeten en stap-voor-stap te werken, bieden we je deze informatie aan.
Updaten praktijktarieven
De codelijsten in Intramed waarin ZPM prestatiecodes staan waar een NZA tarief voor geldt, die passen wij vanuit Intramed voor jou aan voor het nieuwe jaar. Wij hebben deze automatisch toegevoegd in Intramed versie 10.8.
Heb je een eigen codelijst met prestatiecodes voor andere behandelingen/zittingen die jij als praktijk aanbiedt waar geen NZA tarief voor geldt? Dan pas je wel zelf de tarieven voor het volgende jaar aan.
Dat doe je op de volgende manier:
Hiervoor ga je naar ‘systeem’, ‘tabellen’, ‘codelijsten’.
- Selecteer de juiste codelijst.
- In deze codelijst kun je de onderliggende verrichting/behandelcodes aanpassen.
- Dubbelklik op een codelijst om deze te openen.
- Ga naar tabblad 3. behandelcodes
- Dubbelklik op een code
Hier zie je de tarieven die voorgaande jaren zijn gebruikt.
- Scroll naar beneden. En je ziet dat er een regel verschijnt met een sterretje. Dit betekend dat deze regel invoerbaar is en dat je een nieuw tarief kunt maken.
- Vul een nieuwe datum in (1 januari 2026) en vul dan ook het nieuwe tarief in.
- Met de entertoets kun je verder gaan om de regel volledig te maken, als je klaar bent zie je dat er de tarieven opgeslagen zijn.
- Doe dit met alle behandelcodes waarvan je gebruik maakt.
Updaten percentages in contracten
Heb je in 2023 nog geen percentages ingesteld? volg dan de instructie “Toevoegen van percentages in contracten”
Lees eerst de informatie onder de kop “Aanpassen tarieven in contracnten n.a.v. NZA-B release 2025” door.
Intramed heeft voor jou de nieuwe NZa tarieven in de codelijst ZPM geplaatst, om te zorgen dat je de percentages van de contracten die je met de zorgverzekeraars hebt gaat declareren dien je deze in te vullen in Intramed.
- Ga naar [Bestand], [Contracten].
- Dubbelklik op het contract waarbij de tarieven aangepast moeten worden.
- Ga nu naar tabblad “3. Percentages” en voer in een nieuwe regel het percentage van 2026.
- Herhaal deze stap bij elke contract waarbij je de percentages van 2026 wilt instellen.
Toevoegen van percentages in contracten
Heb je in 2023 al de percentages ingesteld? volg dan de instructie “Updaten percentages in contracten”
Om de percentages van de zorgverzekeraars in het contracten in te vullen, doe je dit het makkelijkst per contract, door de codelijst voor ZPM te verwijderen in het huidige contract, hierdoor worden alle tarieven van deze codelijst uit het contract gehaald. Belangrijk hiervoor is dat je de percentages voor 2026 bij de hand hebt van elke verzekeraar.
1. Ga naar [Bestand], [Contracten]
2. Dubbelklik op het contract waarbij de tarieven aangepast moeten worden
3. Ga op tabblad “1. Algemeen” bij “Verzekeraars, Deelnemers, en Codelijsten” naar tabblad “c. Codelijsten”.
4. Selecteer de codelijst en verwijder deze codelijst, hierdoor zullen alle tarieven uit het contract verwijderd worden. Bevestig met “Ja”.
5. Voeg de codelijst hierna opnieuw toe.
6. Ga nu naar tabblad “3. Percentages” en voeg het percentage van 2026 toe. Werk je met meerdere codelijsten in één contract? Vul dan per regel ook de codelijst in.
7. Herhaal deze stap bij elke contract waarbij je de percentages wilt instellen.
Aanpassen tarieven in contracten n.a.v. NZA B-release 2025
Vanwege het feit dat er in 2025 een NZA-B tarief beschikbaar is gesteld en dit tarief in de codelijsten in Intramed toegevoegd zijn. Enkele verzekeraars hebben dit tarief voor 2025 gebruikt, maar enkelen ook niet. Hierdoor moest je in 2025 per behandelcode handmatig een tarief invullen in de contracten.
Hoe je de tarieven handmatig per contract kunt instellen, volg je als volgt te werk:
- Ga naar Bestand – Contracten en dubbelklik op een contract.
- Ga naar tabblad 2 Tarieven en selecteer een behandelcode.
- In de tabel onderaan kun je nu voor deze behandelcode een afwijkend tarief instellen.
- Bewaar de gegevens door naar beneden te scrollen zodat de regel opgeslagen wordt.
- Herhaal de stappen voor alle verzekeraars/contracten waar je de tarieven handmatig ingevuld hebt.
Of volg onderstaande stappen door voor 2026 nieuwe contracten toe te voegen:
- Ga naar bestand – Contracten
- Dubbelklik op het bovenste contract
- Vul een einddatum in: 31-12-2025
- Bewaar dit contract
- Ga naar ‘Opties’ kopieer contract
- Vul het nummer in van de verzekeraar, of selecteer deze uit de lijst
- Vul de begindatum in 01-01-2026
- Klik op ok
- Nu staat het nieuwe contract onderaan de lijst
- Herhaal deze stappen voor alle contracten
- Let op! kijk de contracten na om alle verzekeraars bij het desbetreffende concern toe te voegen
Nadat de nieuwe contracten zijn toegevoegd, ga in het menu naar: Toevoegen van percentages in contracten
Wijzigingen declaratienummers
Je kunt er voor kiezen om het wijzigen van declaratienummers te automatiseren.
Je gaat daarvoor naar [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens] tabblad “2. Declareren”. Kies vervolgens bij “Declaratienummer” voor de opmaak die gewenst is. Je kunt de volledige uitleg vinden in de online help.
Let op! Als je kiest voor een automatische opmaak zal Intramed op per 1 januari van het nieuwe jaar het declaratienummer aanpassen. Dit betekent dat je eventuele correcties in de declaraties over de jaargrens onder het declaratienummer van het nieuwe jaar plaatst.
Licentiegebruik DSM-5-TR per 2026
Zoals we in ons eerdere bericht al aangaven, stopt het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) vanaf 2026 met het centraal inkopen van DSM-licenties voor GGZ-praktijken.
Op 4 december is bekendgemaakt dat meerdere branche- en beroepsorganisaties (waaronder NIP, NLggz, MEERGGZ, NVZ, NFU, LVVP, NVvP en NVP) inmiddels een collectieve licentieovereenkomst met Boom uitgevers hebben gesloten. Deze gezamenlijke regeling is voor de jaren 2026 en 2027.
Wat betekent dit?
Leden van de bovengenoemde organisaties hoeven zelf geen actie te ondernemen om de DSM-classificatie te blijven gebruiken. De licentie is collectief geregeld. Als je als praktijken en/of organisaties die geen lid zijn van een van deze partijen moeten zelf tijdig een licentie bij Boom afsluiten. Zonder geldige licentie is gebruik van de DSM niet toegestaan.
Voor leden worden de licentiekosten voor 2026 en 2027 volledig door de deelnemende organisaties gedragen, zonder dat hiervoor een extra bijdrage nodig is. Hoe de situatie vanaf 2028 eruitziet, is vooralsnog niet bekend; dit blijft onderwerp van gesprek tussen betrokken partijen.
Zoals eerder aangegeven hebben samen met de brancheorganisaties afgesproken dat wij als softwareleverancier geen DSM-5-licenties zullen inkopen of controleren op technisch gebruik. Heb je als gebruiker of praktijk vragen over de licentie, het lidmaatschap, of de gevolgen voor je EPD/ administratiesysteem? Dan raden we aan contact op te nemen met je brancheorganisatie of Boom uitgevers.
Zorglabel digitale zorg gebruiken vanaf 01-01-2026
Het is in Intramed mogelijk om dit label in de behandeling van de patiënt aan te vinken.
Ga als volgt te werk:
- Dubbelklik op de behandeling van de patiënt.
- Ga naar tabbald ‘5. Zorglabels’.
- Onderaan dit venster staat een kopje ‘Specifiek’.
- Zet een vinkje bij ‘S01 – Digitale zorg’.
- Nu wordt deze zorglabel in alle vervolgbehandelingen meegenomen.
Controle op verzekeringsrecht (COV) uitvoeren over januari
In januari mogen patiënten nog steeds wisselen van zorgverzekeraar en/of verzekering en is Vecozo bezig met het updaten van de verzekeringsgegevens. Om zo weinig mogelijk declaraties terug te krijgen, is het handig een COV uit te voeren bij de patiënten die in januari onder behandeling zijn in je praktijk. Hoe je een COV doet over al je actieve patiënten lees je hieronder:
- Klik op [Bestand], [Agenda]
- Klik op “Opties”, “Controle op Verzekeringsrecht”
- Vul bij veld Datum in: 01012026..31012026
- Klik op “OK”
- Voeg zo nodig nog patiënten toe aan de lijst “Te controleren patiënten”
- Klik op “OK”
- Vervolgens krijg je alle resultaten terug van de COV. Klik op “OK” om deze resultaten over te nemen
LET OP! Het kan zijn dat er door het uitvoeren van een COV een verzekeraar wordt toegevoegd die nog niet bekend is in je systeem. Hiervan krijg je een melding. Indien je een contract hebt met de desbetreffende verzekeraar dan dien je zelf dit contract nog toe te voegen. Voor het toevoegen van een nieuw contract bij een verzekeraar kan je de instructies in onze Online Help volgen.
LET OP! Ons advies is om elke maand een COV voor het declareren uit te voeren, om zo te voorkomen dat er naar de verkeerde verzekeraar gedeclareerd wordt.
Verandert deze jaarovergang de rechtsvorm of AGB-code van je praktijk?
Als je verandert van rechtsvorm of een andere praktijk-AGB-code krijgt, moet je vóór de wijzigingsdatum declaraties indienen met de oude AGB-code en ná de wijzigingsdatum met de nieuwe AGB-code. Dit kon je alleen maar doen door in de contracten de AGB-code te wisselen vóór declareren.
Voortaan kun je bij contracten een begin- en einddatum aangeven:
Bij het invoeren of wijzigen van de begin- en/of einddatum van een contract én bij het invoegen van verzekeraars, medewerkers of codelijsten wordt gecontroleerd, of er geen overlap is in de contractperiodes van een combinatie verzekeraar/medewerker/codelijst. Hierdoor kan een combinatie van verzekeraar, medewerker en codelijst bij meerdere contracten voorkomen, zolang die contracten maar niet overlappen in de tijd.
En daarmee is het mogelijk om bij combinaties van medewerker, verzekeraar en codelijst vanaf een bepaalde datum een afwijkende AGB-code te gebruiken.
Als door het wijzigen van een begin- of einddatum van een contract er overlap ontstaat met een ander contract, dan zie je de foutmelding ‘De gekozen contractperiode mag niet vallen binnen dezelfde periode als in contract X’ en kan het contract niet worden opgeslagen. Je zult eerst het ‘oude’ contract moeten verwijderen voordat er een nieuw contract opgeslagen kan worden. Je kan het oude contract vinden door onderin het scherm eerst het ‘vinkje’ uit te zetten bij “Actief”. Daarna zoek je op het contractnummer welke in de melding getoond werd. Klik linksboven op het “Rode kruis” om contract te verwijderen. Ga verder met de instructie.
Kopieer je een contract en het broncontract heeft een einddatum, dan wordt voor de kopie een begindatum voorgesteld aansluitend aan de einddatum van dat broncontract.
Volg de onderstaande stappen om dit in te stellen:
- Klik bij het kopje ‘Afwijkend declareren’ op ‘Declareren als’ en selecteer Praktijk.
- Klik op het ‘Pijltje’ achter “Declarerende praktijk”
- Klik op de ‘Groen plus’ om een praktijk toe te voegen
- Vul alle velden in, maar vooral de AGB-code van de nieuwe praktijk
- Sla dit op met “F5” om te bewaren en selecteer je het nummer
- Doe dit voor alle nieuwe contracten die toegevoegd worden
Let op! Bij verandering van rechtsvorm of AGB-code heb je ook een nieuw systeemcertificaat van Vecozo. Om het declaratieproces goed te laten verlopen voer je de onderstaande stappen uit.
- Ga naar systeem-organisatie-certificaatbeheer
- Zorg dat er in dit venster drie certificaten van Vecozo zichtbaar zijn op deze manier:
- 1 certificaat met ‘oude’ agbcode en de online dienst declareren
- 1 certificaat met ‘nieuwe’ agbcode en de online dienst declareren
- 1 certificaat ZONDER agbcode ingevuld (maakt niet uit welke) en online dienst COV en evt Grouper VeCoZo.
- Wanneer dit op deze manier ingesteld is, gaat het goed met declareren en de COV uitvoeren.
Zie de handleiding Certificaten importeren in IM voor verdere uitleg.
Tips en aandachtpunten voor een soepele jaarovergang
ZPM vervolgbehandelingen bij terugval of recidive
Als ZPM-behandelaar kun je vervolgbehandelingen inplannen op dezelfde behandelserie tot en met 365 dagen na de laatste behandeling; bijvoorbeeld bij terugval of recidive.
Voortaan kan dit ook in Intramed: de einddatum in de behandelserie blijft leeg bij aanmaken van nieuw ZPM-traject.
Dit geldt alléén geldt voor nieuwe trajecten die worden aangemaakt; bij lopende trajecten wijzigt niets. Je kunt bij lopende trajecten voortaan wel de einddatum leegmaken zonder bang te zijn, dat je buiten de geldige periode plant.
ZorgPrestatieModel behandelingen kun je vanaf deze versie van Intramed tot en met 365 dagen na de laatste behandeling inplannen onder dezelfde behandelserie.
Voer je een ZPM-behandeling in onder dezelfde behandelserie én de laatste behandeling is langer dan 365 geleden, dan krijg je een foutmelding.