Jaarovergang 2025-2026
Aan het einde van het kalenderjaar en begin van een nieuw jaar dien je een aantal administratieve zaken te regelen. Om niets te vergeten en stap-voor-stap te werken, bieden we je deze informatie aan.
Updaten praktijktarieven
De codelijsten in Intramed waarin MSZ prestatiecodes staan geldt een NZA tarief voor, die passen wij vanuit Intramed voor jou aan voor het nieuwe jaar. Wij hebben deze automatisch toegevoegd in Intramed versie 10.8.
Heb je een eigen codelijst met prestatiecodes voor andere behandelingen/zittingen die jij als praktijk aanbiedt waar geen NZA tarief voor geldt? Dan pas je wel zelf de tarieven voor het volgende jaar aan.
Dat doe je op de volgende manier:
Hiervoor ga ik naar ‘systeem’, ‘tabellen’, ‘codelijsten’.
- Selecteer de juiste codelijst.
- In deze codelijst kun je de onderliggende verrichting/behandelcodes aanpassen.
- Dubbelklik op een codelijst om deze te openen.
- Ga naar tabblad 3. behandelcodes
- Dubbelklik op een code
Hier zie je de tarieven die voorgaande jaren zijn gebruikt.
- Scroll naar beneden. En ik zie dat er een regel verschijnt met een sterretje. Dit betekend dat deze regel invoerbaar is en dat je een nieuw tarief kunt maken.
- Vul een nieuwe datum in (1 januari 2026) en vul dan ook het nieuwe tarief in.
- Met de entertoets kun je verder gaan om de regel volledig te maken, en als je klaar bent zie je dat er de tarieven opgeslagen zijn.
- Doe dit met alle behandelcodes waarvan je gebruik maakt.
Wijzigingen declaratienummers
Je kunt er voor kiezen om het wijzigen van declaratienummers te automatiseren.
Je gaat daarvoor naar [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens] tabblad “2. Declareren”. Kies vervolgens bij “Declaratienummer” voor de opmaak die gewenst is. Je kunt de volledige uitleg vinden in de online help.
Let op! Als je kiest voor een automatische opmaak zal Intramed op per 1 januari van het nieuwe jaar het declaratienummer aanpassen. Dit betekent dat je eventuele correcties in de declaraties over de jaargrens onder het declaratienummer van het nieuwe jaar plaatst.
Controle op verzekeringsrecht (COV) uitvoeren over januari
In januari mogen patiënten nog steeds wisselen van zorgverzekeraar en/of verzekering en is Vecozo bezig met het updaten van de verzekeringsgegevens. Om zo weinig mogelijk declaraties terug te krijgen, is het handig een COV uit te voeren bij de patiënten die in januari onder behandeling zijn in je praktijk. Hoe je een COV doet over al je actieve patiënten lees je hieronder:
- Klik op [Bestand], [Agenda]
- Klik op “Opties”, “Controle op Verzekeringsrecht”
- Vul bij veld Datum in: 01012026..31012026
- Klik op “OK”
- Voeg zo nodig nog patiënten toe aan de lijst “Te controleren patiënten”
- Klik op “OK”
- Vervolgens krijg je alle resultaten terug van de COV. Klik op “OK” om deze resultaten over te nemen
LET OP! Het kan zijn dat er door het uitvoeren van een COV een verzekeraar wordt toegevoegd die nog niet bekend is in je systeem. Hiervan krijg je een melding. Indien je een contract hebt met de desbetreffende verzekeraar dan dien je zelf dit contract nog toe te voegen. Voor het toevoegen van een nieuw contract bij een verzekeraar kan je de instructies in onze Online Help volgen.
LET OP! Ons advies is om elke maand een COV voor het declareren uit te voeren, om zo te voorkomen dat er naar de verkeerde verzekeraar gedeclareerd wordt.
Verandert deze jaarovergang de rechtsvorm of AGB-code van je praktijk?
Als je verandert van rechtsvorm of een andere praktijk-AGB-code krijgt, moet je vóór de wijzigingsdatum declaraties indienen met de oude AGB-code en ná de wijzigingsdatum met de nieuwe AGB-code. Dit kon je alleen maar doen door in de contracten de AGB-code te wisselen vóór declareren.
Voortaan kun je bij contracten een begin- en einddatum aangeven:
Bij het invoeren of wijzigen van de begin- en/of einddatum van een contract én bij het invoegen van verzekeraars, medewerkers of codelijsten wordt gecontroleerd, of er geen overlap is in de contractperiodes van een combinatie verzekeraar/medewerker/codelijst. Hierdoor kan een combinatie van verzekeraar, medewerker en codelijst bij meerdere contracten voorkomen, zolang die contracten maar niet overlappen in de tijd.
En daarmee is het mogelijk om bij combinaties van medewerker, verzekeraar en codelijst vanaf een bepaalde datum een afwijkende AGB-code te gebruiken.
Als door het wijzigen van een begin- of einddatum van een contract er overlap ontstaat met een ander contract, dan zie je de foutmelding ‘De gekozen contractperiode mag niet vallen binnen dezelfde periode als in contract X’ en kan het contract niet worden opgeslagen. Je zult eerst het ‘oude’ contract moeten verwijderen voordat er een nieuw contract opgeslagen kan worden. Je kan het oude contract vinden door onderin het scherm eerst het ‘vinkje’ uit te zetten bij “Actief”. Daarna zoek je op het contractnummer welke in de melding getoond werd. Klik linksboven op het “Rode kruis” om contract te verwijderen. Ga verder met de instructie.
Kopieer je een contract en het broncontract heeft een einddatum, dan wordt voor de kopie een begindatum voorgesteld aansluitend aan de einddatum van dat broncontract.
Volg de onderstaande stappen om dit in te stellen:
- Klik bij het kopje ‘Afwijkend declareren’ op ‘Declareren als’ en selecteer Praktijk.
- Klik op het ‘Pijltje’ achter “Declarerende praktijk”
- Klik op de ‘Groen plus’ om een praktijk toe te voegen
- Vul alle velden in, maar vooral de AGB-code van de nieuwe praktijk
- Sla dit op met “F5” om te bewaren en selecteer je het nummer
- Doe dit voor alle nieuwe contracten die toegevoegd worden
Let op! Bij verandering van rechtsvorm of AGB-code heb je ook een nieuw systeemcertificaat van Vecozo. Om het declaratieproces goed te laten verlopen voer je de onderstaande stappen uit.
- Ga naar systeem-organisatie-certificaatbeheer
- Zorg dat er in dit venster drie certificaten van Vecozo zichtbaar zijn op deze manier:
- 1 certificaat met ‘oude’ agbcode en de online dienst declareren
- 1 certificaat met ‘nieuwe’ agbcode en de online dienst declareren
- 1 certificaat ZONDER agbcode ingevuld (maakt niet uit welke) en online dienst COV en evt Grouper VeCoZo.
- Wanneer dit op deze manier ingesteld is, gaat het goed met declareren en de COV uitvoeren.
Zie de handleiding Certificaten importeren in IM voor verdere uitleg.