Jaarovergang 2025-2026
Aan het einde van het kalenderjaar en begin van een nieuw jaar dien je een aantal administratieve zaken te regelen. Om niets te vergeten en stap-voor-stap te werken, bieden we je deze informatie aan.
Updaten NZA tarieven - Zorgprofiel 1
Instellen NZA-tarieven
Voordat de contracttarieven ingevoerd kunnen worden, zullen eerst de NZA-tarieven ingevoerd moeten worden. Dit kan via de volgende stappen:
- Ga naar [Systeem], [Tabellen], [Codelijsten]
- Dubbelklik op de codelijst voor zorgprofiel 1
- Ga naar tabblad “3. Behandelcodes”
- Dubbelklik op de behandelcode voor een behandeling voor zorgprofiel 1 (code 9200)
- Voer onderin bij de tabel “Prijzen” een nieuwe regel in voor 2026
- Sluit de vensters.
Updaten NZA tarieven - Zorgprofiel 2, 3 en 4
Instellen NZA-tarieven
Tarieven van 2026 voetzorg downloaden.
Voordat de contracttarieven ingevoerd kunnen worden, zullen eerst de NZA-tarieven ingevoerd moeten worden. Dit kan via de volgende stappen:
- Ga naar [Systeem], [Tabellen], [Codelijsten]
- Dubbelklik op de codelijst voor zorgprofiel 2, 3 en 4
- Ga naar tabblad “4. Zorgproducten”
- Dubbelklik op het aan te passen zorgprofiel
- Klik onderin 1 keer op het declaratietraject van 2025
- Klik op de groene plus om een nieuw declaratietraject voor 2026 toe te voegen
- Vul bij het veld “Vanaf datum” de datum 01-01-2026 in en druk op de toets
- Er wordt nu gevraagd om het declaratietraject te bewaren. Klik op “Ja”
- Nu krijg je de vraag of de declaratiemomenten moeten worden overgenomen van het voorgaande declaratietraject. Klik hier ook op “Ja”
- Alle kwartaaldeclaraties worden overgenomen vanuit het traject van 2025. Hier dien je dan per kwartaal het nieuwe tarief voor 2026 in te voeren. Hierna kun je het venster sluiten.
- Herhaal stap 4-9 voor elk zorgprofiel
Instellen contracttarieven
Voor het instellen van de juiste tarieven volg de onderstaande stappen:
- Ga naar [Bestand], [Contracten]
- Dubbelklik op het contract waarbij de tarieven aangepast moeten worden
- Ga naar tabblad “2. Tarieven”
- Selecteer op tabblad “a. Behandelcodes” de code voor Zorgprofiel 1
- Voeg onderaan een nieuwe regel toe voor 01-01-2026 met het juiste tarief
- Ga vervolgens naar tabblad “b. Zorgproducten”
- Selecteer op dit tabblad het juiste product met de juiste ingangsdatum van 2026
- Vul onderin het juiste tarief voor het geselecteerde product in met ingangsdatum 01-01-2026
- Herhaal stap 7-8 voor elk product en kwartaal waar een afwijkend tarief voor is
Tarieven overnemen
Het kan zijn dat je meerdere contracten hebt waarbij dezelfde tarieven gelden. In dat geval kun je in een contract de tarieven overnemen vanuit een ander contract. Hoe je dit kunt doen kun je nalezen in onze Online Help.
Prijswijziging doorvoeren
Mocht je al behandelseries met zorgproducten hebben aangemaakt met een startdatum na 01-01-2026, dan dien je nog een prijswijziging door te voeren, zodat deze zorgproducten het nieuwe tarief krijgen. Het uitvoeren van een prijswijziging kun je nalezen in onze Online Help.
Vervolgbehandelserie toevoegen in 2026
In Intramed krijgt elke behandelserie een uniek “Zorgtrajectnummer”. Dit om te voorkomen dat er 2 behandelseries met hetzelfde zorgtrajectnummer kunnen zijn.
Wanneer je in de agenda een behandeling doorplant in het nieuwe jaar, wordt er gevraagd om een nieuwe behandelserie toe te voegen. Kies dan voor ‘Ja’.
Dan wordt ook het juiste zorgtrajectnummer meegestuurd welke al bij de verzekeraar bekend is. Maak geen nieuwe behandelepisode aan in het nieuwe jaar, tenzij het een nieuwe klacht is.
Wanneer er een nota wordt geprint, dan wordt daarop ook het originele zorgtrajectnummer afgedrukt.
Wijzigingen declaratienummers
Je kunt er voor kiezen om het wijzigen van declaratienummers te automatiseren.
Je kunt daarvoor naar [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens] tabblad “2. Declareren”. Kies vervolgens bij “Declaratienummer” voor de opmaak die gewenst is. Je kunt de volledige uitleg vinden in de online help.
Let op! Als je kiest voor een automatische opmaak zal Intramed op per 1 januari van het nieuwe jaar het declaratienummer aanpassen. Dit betekent dat je eventuele correcties in de declaraties over de jaargrens onder het declaratienummer van het nieuwe jaar plaatst.
Controle op verzekeringsrecht (COV) uitvoeren over januari
In januari mogen patiënten nog steeds wisselen van zorgverzekeraar en/of verzekering en is Vecozo bezig met het updaten van de verzekeringsgegevens. Om zo weinig mogelijk declaraties terug te krijgen, is het handig een COV uit te voeren bij de patiënten die in januari onder behandeling zijn in je praktijk. Hoe je een COV doet over al je actieve patiënten lees je hieronder:
- Klik op [Bestand], [Agenda]
- Klik op “Opties”, “Controle op Verzekeringsrecht”
- Vul bij veld datum in: 01012026..31012026
- Klik op “OK”
- Voeg zo nodig nog patiënten toe aan de lijst “Te controleren patiënten”
- Klik op “OK”
- Vervolgens krijg je alle resultaten terug van de COV. Klik op “OK” om deze resultaten over te nemen
LET OP! Het kan zijn dat er door het uitvoeren van een COV een verzekeraar wordt toegevoegd die nog niet bekend is in je systeem. Hiervan krijg je een melding. Indien je een contract hebt met de desbetreffende verzekeraar dan dien je zelf dit contract nog toe te voegen. Voor het toevoegen van een nieuw contract bij een verzekeraar kan je de instructies in onze Online Help volgen.
LET OP! Ons advies is om elke maand een COV voor het declareren uit te voeren, om zo te voorkomen dat er naar de verkeerde verzekeraar gedeclareerd wordt.
Verandert deze jaarovergang de rechtsvorm of AGB-code van je praktijk?
Als je verandert van rechtsvorm of een andere praktijk-AGB-code krijgt, moet je vóór de wijzigingsdatum declaraties indienen met de oude AGB-code en ná de wijzigingsdatum met de nieuwe AGB-code. Dit kon je alleen maar doen door in de contracten de AGB-code te wisselen vóór declareren.
Voortaan kun je bij contracten een begin- en einddatum aangeven:
Bij het invoeren of wijzigen van de begin- en/of einddatum van een contract én bij het invoegen van verzekeraars, medewerkers of codelijsten wordt gecontroleerd, of er geen overlap is in de contractperiodes van een combinatie verzekeraar/medewerker/codelijst. Hierdoor kan een combinatie van verzekeraar, medewerker en codelijst bij meerdere contracten voorkomen, zolang die contracten maar niet overlappen in de tijd.
En daarmee is het mogelijk om bij combinaties van medewerker, verzekeraar en codelijst vanaf een bepaalde datum een afwijkende AGB-code te gebruiken.
Als door het wijzigen van een begin- of einddatum van een contract er overlap ontstaat met een ander contract, dan zie je de foutmelding ‘De gekozen contractperiode mag niet vallen binnen dezelfde periode als in contract X’ en kan het contract niet worden opgeslagen. Je zult eerst het ‘oude’ contract moeten verwijderen voordat er een nieuw contract opgeslagen kan worden. Je kan het oude contract vinden door onderin het scherm eerst het ‘vinkje’ uit te zetten bij “Actief”. Daarna zoek je op het contractnummer welke in de melding getoond werd. Klik linksboven op het “Rode kruis” om contract te verwijderen. Ga verder met de instructie.
Kopieer je een contract en het broncontract heeft een einddatum, dan wordt voor de kopie een begindatum voorgesteld aansluitend aan de einddatum van dat broncontract.
Volg de onderstaande stappen om dit in te stellen:
- Klik bij het kopje ‘Afwijkend declareren’ op ‘Declareren als’ en selecteer Praktijk.
- Klik op het ‘Pijltje’ achter “Declarerende praktijk”
- Klik op de ‘Groen plus’ om een praktijk toe te voegen
- Vul alle velden in, maar vooral de AGB-code van de nieuwe praktijk
- Sla dit op met “F5” om te bewaren en selecteer je het nummer
- Doe dit voor alle nieuwe contracten die toegevoegd worden
Let op! Bij verandering van rechtsvorm of AGB-code heb je ook een nieuw systeemcertificaat van Vecozo. Om het declaratieproces goed te laten verlopen voer je de onderstaande stappen uit.
- Ga naar systeem-organisatie-certificaatbeheer
- Zorg dat er in dit venster drie certificaten van Vecozo zichtbaar zijn op deze manier:
- 1 certificaat met ‘oude’ agbcode en de online dienst declareren
- 1 certificaat met ‘nieuwe’ agbcode en de online dienst declareren
- 1 certificaat ZONDER agbcode ingevuld (maakt niet uit welke) en online dienst COV en evt Grouper VeCoZo.
- Wanneer dit op deze manier ingesteld is, gaat het goed met declareren en de COV uitvoeren.
Zie de handleiding Certificaten importeren in IM voor verdere uitleg.