Intramed Expert

Intramed Expert

Het kenniscentrum van Intramed

Zoek hier
Generic filters

Specifieke onderwerpen voor Fysiotherapie

Intramed bevat een aantal specifieke functionaliteiten voor fysiotherapeuten. Zo kun je verkochte hulpmiddelen declareren via de LH-standaard die in Intramed beschikbaar is. Ook krijg je via het rapport Kwaliteitsbewaking inzicht in de wijze waarop een therapeut de verslaglegging doet. Wil je inzicht op hoger niveau, dan analyseer je managementinformatie via Intramed Insight. Hoe je van deze mogelijkheden gebruikmaakt, lees je hieronder door een onderwerp onder de oranje streep uit te klappen.

Naast bovenstaande specifieke onderwerpen voor de fysiotherapie, zijn de algemene functionaliteiten natuurlijk ook beschikbaar, waaronder: 

  • De verslaglegging in het patiëntendossier is volgens de KNGF-richtlijn opgebouwd.
  • Je kunt ook je eigen richtlijnen (en vragenlijsten en meetinstrumenten) ontwerpen en gebruiken. 
  • In de verslaglegging kun je ook Directe Toegankelijkheid Fysiotherapie (DTF) registreren, afgestemd met de beroepsvereniging.
  • Daarbij heb je de beschikking over het aanvullende formulier EHBA (Eerste Hulp Bij Audits) waarmee je inzicht krijgt of de verslaglegging voldoet aan de laatste eisen van uw audit bureau.
  • Een groot deel van het kwaliteitsjaarverslag fysiotherapie kan automatisch gegenereerd worden. Deze functie vind je bij het toevoegen van documenten. 
  • Contracttarieven van zorgverzekeraars kunnen automatisch geïmporteerd worden.
  • Ook heb je de mogelijkheid om verkopen eenvoudig te registreren en factureren aan de patiënt.
  • Een aparte agenda voor abonnementsafspraken
Met Intramed Compleet heb je de beschikking over extra thuisoefeningen voor de patiënt, extra meetinstrumenten, testverslagen en standaard behandelrichtlijnen. Ook kun je vragenlijsten online versturen en gebruik maken van Intramed mobiel.
 

In de onderwerpen vind je meer informatie over hoe bovenstaande functionaliteiten werken.

Sommige praktijken (zoals voor fysio-, podo- en huidtherapie) verkopen hulpmiddelen aan de patiënt. Sommige hulpmiddelen, zoals spalken, kunnen bij verzekeraars gedeclareerd worden via de LH-standaard. Deze declaratiestandaard (LH-307/308 versie 5.2) is ingebouwd in Intramed. Via de behandelserie kun je voortaan hulpmiddelen koppelen, die zo nodig via de LH-standaard naar de verzekeraar gedeclareerd worden.

  

Dit declareren staat los van contracten met verzekeraars.
Het blijft mogelijk om via de paramedische standaard te declareren. Je moet er dan wel afspraken voor invoeren.

De belangrijkste schermen zijn:

  • Tabel “Hulpmiddelen” met het scherm “Hulpmiddel”;
  • Systeemgegevens tabblad “4. Financieel”;
  • Behandelserie tabblad “8. Hulpmiddelen”.

Tabel “Hulpmiddelen” met het scherm “Hulpmiddel”

Voordat je hulpmiddelen kunt toevoegen bij patiënten, leg je die eerst vast in de tabel “Hulpmiddelen”.

  1. Klik op menu [Systeem], [Tabellen], [Hulpmiddelen].
  2. Je ziet de lijst “Hulpmiddelen”. Onderin het scherm kun je een filter aanvinken om alleen actieve hulpmiddelen te zien.
  3. Klik op  om een nieuw artikel toe te voegen.
  4. Vul de velden in; voor zover van toepassing.

    Veld
    Omschrijving

    Hulpmiddelnr:

    Dit is het hulpmiddelnummer binnen Intramed. Bewaar de gegevens en dit nummer wordt automatisch ingevuld.

    Actief:

    Klik op  en kies of het artikel actief is. Actief wil zeggen dat het hulpmiddel verstrekt mag worden.

    Omschrijving:

    Typ een korte omschrijving van het artikel in.

     Deze tekst zie je ook in tabblad “8. Hulpmiddelen” van de behandelserie en in het scherm “Gedeclareerde zaken”.

    Generieke productcode:

    Typ een 12-cijferige productcode in. Deze GPH-codes zijn bij Vektis op te vragen. De GPH-code wordt overgenomen naar rubriek 411 van de LH-307 standaard.

    Soort:

    Klik op  en klik op een mogelijkheid: Maatwerk, Confectie of Serie-stuk. Deze wordt overgenomen naar rubriek 413 van de LH-307 standaard.

    Ze komen uit de A-GPH codelijst (een aanvulling op de “generieke productcode hulpmiddelen GPH). Deze codes zijn ook bij Vektis op te vragen.

    Btw:

    Klik op  en klik op een mogelijkheid: Geen, Laag, Hoog.

     Btw-percentages stel je in op tabblad “1. Algemeen” van de systeemgegevens.

  5. Vul je eigen verkoopprijzen in de rubriek “Prijzen:” in.
    Kolom
    Omschrijving

    Vanaf datum:

    Typ de datum waarop deze prijs geldt in of gebruik de kalender via .

    Prijs:

    Typ jouw verkoopprijs in.

    Incl./excl. btw:

    Klik op  en klik op een mogelijkheid.

     Als de verkoopprijs op een declaratie na berekening van de btw op een vreemd bedrag uitkomt (bijvoorbeeld € 35,01 of € 34,99), kun je dit bedrag afronden. Daarvoor typ je in de kolom “Prijs” €35,00 in en kies je in de kolom “Incl./excl. btw” voor “Inclusief”.

  6. Bewaar de gegevens (“F5” of ).
  

Dubbelklik op een bestaand hulpmiddel om de gegevens daarvan te wijzigen.

  Een hulpmiddel kun je alleen verwijderen uit de lijst, als dit nog nooit is opgenomen in een behandelserie. Is een hulpmiddel niet langer in gebruik, zet deze dan op Actief NEE.

Systeemgegevens tabblad “4. Financieel”

Om de boekhouding compleet te houden kun je kostenplaatsen gebruiken. In de systeemgegevens geef je aan, op welke kostenplaats de omzet van hulpmiddelen moet worden geboekt. Ga daarvoor naar menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens], tabblad “4. Financieel”.

Behandelserie tabblad “8. Hulpmiddelen”

Hulpmiddelen die gedeclareerd worden naar verzekeraars, kun je invoeren in een behandelserie op het nieuwe tabblad “8. Hulpmiddelen”.

 

Je ziet dit tabblad alleen als er hulpmiddelen zijn ingevoerd.

  1. Open daarvoor een behandelserie, bijvoorbeeld via menu [Bestand], [Agenda], klik op een afspraak, druk op Ctrl + I en klik op tabblad “8. Hulpmiddelen”.
  2. Vul de kolommen in. 

    Kolom
    Omschrijving

    Hulpmiddel

    Klik op  en dubbelklik op een hulpmiddel.

     Je ziet standaard alleen de actieve hulpmiddelen. Vink het filter “Actief” uit om alle hulpmiddelen te zien.

    Omschrijving hulpmiddel

    De omschrijving wordt overgenomen.

    Soort

    Klik op  en klik op een mogelijkheid.

    Positie (lichaamszijde)

    Klik op  en klik op een mogelijkheid.

    Declarant

    Klik op  en klik op een medewerker. Dit is een verplicht veld.

     In een contract met een verzekeraar is de declarant vastgelegd. Dit kan een andere medewerker zijn dan degene die dit hulpmiddel heeft verstrekt. Om afwijzing te voorkomen, moet je bij elk verstrekt hulpmiddel een declarant kiezen.

    Begin-/Einddatum

    Als begin- en einddatum wordt standaard de huidige datum ingevuld. De begindatum wordt overgenomen naar rubriek 408 van de LH-307 standaard.

    De einddatum wordt overgenomen naar rubriek 409 van de LH-307 standaard. Je kunt beide data aanpassen.

    Aantal

    Typ het aantal geleverde hulpmiddelen in.

  3. Scroll naar rechts om de declaratiegegevens te zien.

  4. Bewaar de gegevens (“F5” of ).
  5. Sluit het scherm (“Esc” of ).

Declareren

Het declareren van hulpmiddelen gebeurt altijd met de declaratie standaard LH-307 (versie 5.2), ongeacht de gekozen declaratiestandaard in de behandelserie. Hulpmiddelen worden zo altijd naar de verzekeraar gedeclareerd als je verzamelstaten opbouwt.
Ook worden hulpmiddelen gedeclareerd ongeacht de status van de behandelserie (open of afgesloten). Wel wordt er rekening gehouden met het aanvinkveld “Declareerbaar” (rechtsboven op tabblad “1. Behandelserie”); is dit veld uitgevinkt, dan worden ook de hulpmiddelen niet gedeclareerd.

  

Declareren op papier is niet mogelijk binnen de LH-standaard.

  

Bij “Opbouwen nota’s” worden de hulpmiddelen niet meegenomen. Als je een hulpmiddel aan een patiënt wil factureren, voer je de verkoop (zoals vanouds) in via tabblad “8. Verkoop” van een patiënt.

  

Is bij de patiënt geen verzekeraar bekend, dan zie je dit in de melding aan het eind van het declareren. Ook in het scherm “Gegevens controleren en aanvullen” wordt de hierbij ontbrekende verzekeraar opgenomen.

Bij het (proef-)declareren van hulpmiddelen wordt een verzamelstaat aangemaakt.

Als je via menu [Financieel], [Declaraties], [Online declareren] het declaratiebestand inkijkt, zie je de LH-standaard codes en hoe ze gevuld zijn.

Er wordt een gedeclareerde behandelserie aangemaakt. Die vind je via menu [Financieel], [Declaraties], [Inzien declaraties] in het scherm “Declaraties”.

Via “Schermen” kun je de gedeclareerde zaken bij die declaratie opvragen. Op het nieuwe tabblad “5. Hulpmiddelen” zie je daar om welke hulpmiddelen het gaat.

In de behandelserie is op tabblad 8 de declaratiestatus bijgewerkt.

De hulpmiddelen worden gemarkeerd als “Gedeclareerd” en kunnen niet meer gewijzigd worden. Alleen na crediteren van de declaratie is de status weer “Ongedeclareerd” en kun je wijzigingen doorvoeren.

  

De hulpmiddelenstandaard wordt niet ondersteund door servicebureau Infomedics (D-Pay en NotaCollect).
Ondanks dat servicebureau Famed deze standaard wel ondersteund, is er voor gekozen om bij de hulpmiddelenstandaard eventuele ingestelde servicebureau’s te negeren en dus altijd rechtstreeks naar de verzekeraar te declareren.

Via het rapport “Kwaliteitsbewaking behandelepisodes” kun je inzicht krijgen in de wijze waarop medewerkers hun verslaglegging doen.

  1. Klik op menu [Rapporten], [Behandelepisodes], [Kwaliteitsbewaking].
  2. Selecteer zo nodig een al bestaande filter- en sortering-instelling (  en klik op een instelling).
  3. Stel zo nodig filters in.
     

    Je kunt specifieke filters instellen door gebruik te maken van filtertekens. 

    Veld

    Omschrijving

    Status:

    Klik op  en kies of je behandelepisodes met de status “Bezig” of “Afgesloten.” wil afdrukken.

    Behandelaar:

    Klik op  en dubbelklik op de medewerker van wie je behandelepisodes wil afdrukken.

    Verslagleggingsrichtlijn:

    Klik op  en dubbelklik op de richtlijn waarvan je de gekoppelde behandelepisodes wil afdrukken.

    Codelijst:

    Klik op  en dubbelklik op de codelijst waarvan je de gekoppelde behandelepisodes wil afdrukken.

    Begindatum:

    Typ de begindatum in of gebruik de kalender via . Alle behandelepisodes met die begindatum worden meegenomen in het rapport.  

     Als je bijvoorbeeld alle behandelepisodes die in 2016 gestart zijn wil afdrukken, typ je “01-01-2016..31-12-2016” in.

    Einddatum:

    Typ de einddatum in of gebruik de kalender via . Alle behandelepisodes met die einddatum worden meegenomen in het rapport. 

     Als je bijvoorbeeld alle behandelepisodes die in 2016 afgesloten zijn wil afdrukken, typ je “01-01-2016..31-12-2016” in.

    Reden einde zorg:

    Klik op  en kies of je alleen behandelepisodes wil afdrukken met een specifieke reden einde zorg.

    Patient:

    Klik op  en dubbelklik op de patiënt van wie je de behandelepisodes wil afdrukken.

    Behandelepisodenr.:

    Klik op  en dubbelklik op de behandelepisode die je wil meenemen in het overzicht.

    Geslacht patient:

    Klik op  en kies of je alleen behandelepisodes van patiënten met geslacht “Man”, “Vrouw” of “Onbekend” wil afdrukken.

    Leeftijd patient:

    Als je een overzicht wil afdrukken met alle behandelepisodes van patiënten van een bepaalde leeftijd(sgroep), kun je hier de leeftijd intypen.

    Percentage formulieren ingevuld:

    Als je de behandelepisodes wil zien, waarin de verslagleggingsformulieren tot een bepaald percentage zijn gevuld, typ je bijvoorbeeld “<70”.

    Aantal behandelplandoelen:

    Als je de behandelepisodes wil zien, waarin de behandelplandoelen tot een bepaald aantal zijn ingevuld, typ je bijvoorbeeld “<2”.

    Aantal meetinstrumenten:

    Als je de behandelepisodes wil zien, waarin meetinstrumenten tot een bepaald aantal zijn gebruikt, typ je bijvoorbeeld “<2”.

  4. Stel zo nodig het soort uitvoer in (zie onderaan deze uitleg).
  5. Klik op “OK”; het rapport wordt afgedrukt zoals je bij de rubriek “Uitvoer” hebt ingesteld.
     
  6. Als je bij de rubriek “Uitvoer” hebt gekozen voor “Scherm”, dan kun je zo nodig het rapport alsnog op papier printen, of opslaan als PDF (links onderin het scherm). Klik op  om te printen en op  om te bewaren.
  7. Sluit het scherm (“ESC” of ).

 

Extra informatie

Voor iedere behandelepisode worden de volgende kolommen afgedrukt:

Kolom

Omschrijving

Episode

Het nummer van de behandelepisode.

Patiënt

Het nummer van de patient.

Binnenkomst

Direct(e toegang) of verwezen. Gegeven komt van de eerste behandelserie. Als er geen behandelserie is wordt ‘Direct” getoond.

Behandeld door

Een lijst van de medewerker-nummers die in een behandeling van deze episode als ‘behandeld door’ is opgetreden.

Artsbrieven

Het aantal brieven dat is gemaakt met geadresseerde Arts.

Formulieren; Ingevuld %

Het percentage formulieren (van alle types) dat status ‘Ingevuld’ heeft.

Formulieren; Meetinstr.

Het aantal verschillende meetinstrumenten dat is gebruikt. Een meetinstrument is pas gebruikt als het minimaal 2 keer voorkomt in de behandelepisode.

Behandelplan; Onderdelen

Het totaal aantal onderdelen in het behandelplan, waarbij regels van het soort “Richtlijn” en “Fase” niet worden meegeteld.

Behandelplan; Doelen

Het aantal doelen in het behandelplan.

Behandelplan; Richtlijnen

Het aantal behandelrichtlijnen (onderdelen van het type “Richtlijn”) in het behandelplan.

Behandelplan; Afgerond %

Het percentage onderdelen in het behandelplan dat gemarkeerd is als “Afgerond”.

Behandelingen; Aantal

Het aantal behandelingen (afspraken worden niet meegeteld).

Behandelingen; Laatste

Het aantal dagen tussen de laatste behandeling en de einddatum van de episode (voor afgesloten episodes) of tussen de laatste behandeling en de huidige datum (voor niet-afgesloten episodes)

Alle gebruikte filters worden afgedrukt onder de paginakop.

Intramed Insight is de vernieuwde managementinformatie. Via een aantal dashboards kunnen gebruikers (die daarvoor rechten hebben) inzicht krijgen in het reilen en zeilen binnen de praktijk. Deze geheel nieuwe tool is in samenspraak met praktijkhouders ontwikkeld om het zo optimaal mogelijk te laten aansluiten bij de dagelijkse praktijk. Uiteraard staan de ontwikkelingen daarna niet stil. Op basis van feedback blijven we de dashboards verder ontwikkelen.

Klik hier om de gebruiks- en installatiehandleiding te bekijken.

Je kunt ook het filmpje bekijken hoe je Intramed Insight activeert. 

Bekijk de 2 webinars voor praktische tips. 

Met fysiovergoeding.nl krijg je per patiënt informatie over de zorgvergoeding voor fysio-/oefentherapie. Als je een abonnement bij fysiovergoeding.nl (of zorgvergoeding.nl) hebt, kun je de online dienst in Intramed toevoegen. 

Online dienst toevoegen

Als je een lidmaatschap plus webservice bij “Fysiovergoeding” hebt, kun je in Intramed polisinformatie opvragen. Dat wil zeggen: via een icoon in de werkbalk kun je in een aantal schermen de vergoedingen voor fysiotherapie opvragen. Je moet daarvoor eerst een online dienst instellen.

  1. Klik op menu [Systeem], [Organisatie], [Online diensten].
  2. Klik op .
  3. Klik bij “Type:” op  en kies “Fysiovergoeding”.
  4. Vul de velden in.
    Veld
    Omschrijving

    Dienstnr:

    Dit nummer wordt automatisch ingevuld als je de online dienst bewaart; je kunt zelf ook een nummer intypen. 

    Naam:

    Dit veld wordt automatisch ingevuld. Je kunt ook zelf een omschrijving intypen. 

    URL:

    Dit veld wordt automatisch ingevuld.

    Gebruikersnaam:

    Typ de gebruikersnaam in die je van “Fysiovergoeding” gekregen hebt.

    Toegangscode:

    Typ het wachtwoord in dat je van “Fysiovergoeding” gekregen hebt.

  5. Bewaar de gegevens (“F5” of  ); in de werkbalk is het icoon  toegevoegd.
    Bij patiënten, verzekeraars en in een behandeling kun je nu polisinformatie opvragen.

Vervolgens kun je de zorgvergoeding via de behandeling, patiëntgegevens, behandelserie of verzekeraar ophalen. 

Fysiovergoeding via behandeling

Vanuit dit scherm kun je, als je een abonnement (+ webservice) hebt bij “Fysiovergoeding”, polisinformatie opvragen.

  1. Klik op  (of druk “Ctrl” + “Alt” + “v”).
     

    Als er geen (geldige) polis aanwezig is, wordt het scherm “Fout” geopend: “Geen verzekering gevonden”.


    Intramed bepaald automatisch of de behandeling op de basis of aanvullende verzekering gedeclareerd moet worden. In het scherm “Opvragen Fysiovergoeding” krijg je informatie over de polis. Bij het veld “Vergoeding:” zie je hoeveel behandelingen er vergoed worden.

     

    Onderin het scherm wordt het maximaal vergoede aantal en bedrag getoond. In de behandelserie kun je deze bedragen automatisch overnemen. 

  2. Sluit het scherm via .

Fysiovergoeding via patiëntgegevens

Als je een abonnement (+ webservice) hebt bij “Fysiovergoeding”, kun je in Intramed polisinformatie opvragen. In de patiëntgegevens gaat dat als volgt.

 

Voordat je polisinformatie kunt opvragen, moet er een online dienst “Fysiovergoeding” toegevoegd zijn. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

  1. Klik op menu [Bestand], [Patiënten] en dubbelklik op de patiënt. 
  2. Klik op naar tabblad “2. Financieel/Mailing” en klik op de polis (regel) waar je polisinformatie van wil.
  3. Klik in de werkbalk op  (of druk “Ctrl” + “Alt” + “v”).
     

    Als er geen (geldige) polis aanwezig is, wordt het scherm “Fout” geopend.


    In het scherm “Opvragen Fysiovergoeding” krijg je informatie over de polis. Bij het veld “Vergoeding:” lees je hoeveel behandelingen er vergoed worden.

     

    Onderin het scherm wordt het maximaal vergoede aantal en bedrag getoond. In de behandelserie kun je deze bedragen automatisch overnemen. 

     

    Dit is algemene polisinformatie. Je moet zelf in de gaten houden wat de leeftijd van de persoon is, zodat je kunt bepalen waar deze persoon recht op heeft.

  4. Sluit het scherm via 
  5. In het scherm “Opvragen Fysiovergoeding” krijg je informatie over één polis. Als je ook van de overige polis(sen) informatie wil, herhaal je bovenstaande stappen.

Fysiovergoeding via behandelserie

Als je een abonnement (+ webservice) hebt bij “Fysiovergoeding”, kun je in Intramed polisinformatie opvragen via de behandelserie. Deze polisinformatie kun je ook opvragen als je een polis of behandeling heeft geselecteerd. Maar het voordeel is, dat je in de behandelserie ook direct het maximaal vergoede (gecontracteerde) aantal en het maximaal vergoede (gecontracteerde) bedrag kunt overnemen.

 

Voordat je polisinformatie kunt opvragen, moet een online dienst “Fysiovergoeding” in jouw administratie staan. 

  1. Ga naar menu [Bestand], [Patiënten] en dubbelklik op de patiënt.
  2. Klik op tabblad “4. Behandelepisodes” en klik op de behandelepisode.
  3. Dubbelklik op de behandelserie.
  4. Klik in de werkbalk op  (of druk “Ctrl” + “Alt” + “v”).

    Het “type verzekering” (basis of aanvullend) wordt bepaald aan de hand van het veld “Indicatiecode:” in de behandelserie.
  5. Achter de aantal- en bedragvelden staat een selectievakje. Vink aan of je het aantal behandelingen of bedrag wil overnemen. Als een aantal- of bedragveld wordt aangevinkt, wordt het andere aantal- of bedragveld uitgevinkt.
    Als er minimaal 1 vak is aangevinkt, is de knop “Overnemen” beschikbaar.
    Vink zo nodig de vakken achter een maximum aantal en/of bedrag aan. 
  6. Klik op “Overnemen” om het aangevinkte aantal en/of bedrag over te nemen in de behandelserie. Als je de gegevens niet wil overnemen, sluit je het scherm. 

Fysiovergoeding via verzekeraar 

Als je een abonnement (+ webservice) hebt bij “Fysiovergoeding”, kun je in Intramed polisinformatie opvragen. In de verzekeraargegevens gaat dat als volgt:

  1. Klik op menu [Bestand], [Verzekeraars], dubbelklik op de verzekeraar, tabblad “3. Verzekeringen/Contracten”.
  2. Klik op de polis (regel) waar je polisinformatie van wil.
  3. Klik op  (of “Ctrl” + “Alt” + “V”).
     

    De functie “Fysiovergoeding raadplegen” is alleen beschikbaar op tabblad “3. Verzekeringen/Contracten”.

     

    Als er geen (geldige) polis aanwezig is, wordt het scherm “Fout” geopend.


    In het scherm “Opvragen Fysiovergoeding” krijg je informatie over de polis. Bij het veld “Vergoeding:” lees je hoeveel behandelingen er vergoed worden.

     

    Onderin het scherm wordt het maximaal vergoede aantal en bedrag getoond. In de behandelserie kun je deze bedragen automatisch overnemen. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.

  4. Sluit het scherm ().
  5. In het scherm “Opvragen Fysiovergoeding” krijg je informatie over één polis. Als je ook van de overige polis(sen) informatie wil, herhaal je stappen 1 t/m 4.