Wanneer kan je Intramed en D-Pay gebruiken?

Je hebt een account nodig bij zowel Intramed als bij Infomedics (D-Pay). Koppeling vanuit Intramed altijd kosteloos

Wij rekenen geen kosten voor de koppeling met D-Pay of D-Pay Lite. Zodra je een account bij Infomedics hebt, kun je verder gaan bij Stap 2: Instellen

Wil je meer informatie? Neem dan contact met de afdeling verkoop voor meer informatie op:
0182-621191 of
info@intramed.nl

Het instellen voor D-pay en D-pay lite in Intramed is identiek. De handleiding die hieronder vermeld staat geldt dus voor beide diensten.

Als laatste nog een paar kleine tips die je kunt gebruiken:

• Retrosessie marken als afgehandeld
• Restbedrag retrosessie afboeken
• Retrosessie crediteren

Als je een abonnement hebt bij D-Pay, en de declaratiebestanden via Intramed wil versturen, moet je eerst een aantal zaken instellen:

• de licentie voor D-Pay instellen in de praktijkgegevens;
• een online dienst D-Pay instellen;
• D-Pay als servicebureau toevoegen;
• de D-Pay grootboekrekeningen invullen op tabblad “4. Financieel” van de systeemgegevens;
• het veld “D-Pay instelling:” invullen op tabblad “1. Algemeen” van de systeemgegevens;
• D-Pay instellen bij medewerkers;
• D-Pay instellen als “Declaratiemethode:” bij de verzekeraars;
• zo nodig het ‘Praktijk administratie ID’ instellen op tabblad ‘1. Praktijk’ van de praktijkgegevens.

D-Pay activeren in Intramed

Als je wil starten met D-Pay in Intramed, moet je een nieuwe licentie aanvragen bij Intramed. Deze licentie kun je vervolgens in de praktijkgegevens instellen.

• Klik op menu [Systeem], [Organisatie], [Praktijkgegevens], tabblad “2. Licentie”.
• Typ bij het veld “Licentienr.:” het nieuwe licentienummer in.
• Klik in de rubriek “Licenties:” de optie “D-Pay (Infomedics)” aan.
  
• Bewaar de gegevens (“F5” of  ).

In de werkbalk zijn twee nieuwe iconen toegevoegd.

Icoon	Omschrijving
	Als je hier op klikt, wordt de wizard “D-Pay: versturen en ontvangen” geopend, waarmee je behandelingen en verkopen kunt declareren.
	Als je hier op klikt, kun je de betalingsspecificatie ophalen.

Online dienst aanvullen

Voor het versturen van de declaraties naar D-Pay, moet een online dienst ingesteld worden. De online dienst “DPay” wordt bij het activeren van de licentie automatisch toegevoegd. Je hoeft alleen nog de gebruikersnaam en toegangscode in te stellen.

1. Klik op menu [Systeem], [Organisatie], [Online diensten].
2. Klik één keer op de regel “DPay”” en controleer of het veld “URL:” (onderin het scherm) dezelfde inhoud heeft als in de volgende afbeelding.
   Als je geen online dienst “DPay” in de lijst hebt staan, ga dan verder met het onderwerp “Online dienst D-Pay toevoegen”.
3. Dubbelklik op de regel “DPay”.
4. Vul de velden “Gebruikersnaam: Bob in en bij “Toegangscode:”dominika11$$ in.
5. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).

Servicebureau toevoegen

Voordat je via clearing en/of factoring kunt declareren, moet in Intramed een servicebureau ingesteld zijn. Het servicebureau stel je in bij “Instellingen/Adressen”.

1. Klik op menu [Bestand], [Instellingen/Adressen].
2. Dubbelklik op een bestaand servicebureau om deze te wijzigen of klik op  om een nieuwe toe te voegen.
3. Vul de velden in de rubriek in; voor zover van toepassing.  Kies bij het veld “Servicebureau:” voor “Ja”, en kies bij het veld “Declaratiemethode:” voor “D-Pay”.
4. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).

Servicebureau instellen in systeemgegevens

Tabblad “1. Algemeen”

1. Klik op menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens].
2. Vul de rubriek “D-Pay” in.
   
   • Bewaar de gegevens (“F5” of ).

Tabblad “4. financieel”

Op dit tabblad vul je de grootboekrekeningnummers in, die in de boekhouding gebruikt gaan worden.

1. Klik op menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens] en klik op tabblad “4. Financieel”.
2. Vul de velden in “D-Pay kostenrekening”, “D-pay debiteurenrekening:” en “D-Pay te ontvangen betalingenrekening:” in.
   In de velden kies je per type rekening een grootboekrekeningnummer.Klik op  en dubbelklik op het rekeningnummer.
   
   

   Het selectiescherm “Selecteren Grootboekrekening” wordt steeds gefilterd op rekeningnummers, die bij het type rekening beschikbaar zijn. Door onder in dit scherm het filter “actief (niet geblokkeerd)” aan te vinken, zie je alleen de beschikbare grootboekrekeningen.

3. Bewaar de gegevens (“F5” of ).

D-Pay instellen bij medewerker

Bij elke medewerker kun je aanvullende instellingen doen. Zo kun je per medewerker afwijken van de kostenrekening die je hebt ingesteld in de systeemgegevens, en moet je bij elke medewerker die gebruik maakt van D-Pay een gebruikersnaam en wachtwoord invullen. De gebruikersnaam en het wachtwoord worden gebruikt bij het ophalen van de betalingsspecificaties.

1. Klik op menu [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers] en dubbelklik op een medewerker.
2. Ga naar tabblad “3. Instellingen”.
   Als van toepassing, vul het veld “D-Pay kostenrekening” in.
3. Let op: per medewerker kan een afwijkende kostenrekening worden ingesteld. Als je niets invult word de kostenrekening uit de systeemgegevens gebruikt.  Het selectiescherm “Selecteren Grootboekrekening” wordt steeds gefilterd op rekeningnummers, die bij het type rekening beschikbaar zijn. Door onder in dit scherm het filter “actief (niet geblokkeerd)” aan te vinken, zie je alleen de beschikbare grootboekrekeningen.
4. Ga naar tabblad “4. Online diensten”.
5. Vul de velden in de rubriek “D-Pay” in.
   

   Veld	Omschrijving
   D-Pay retourberichten ophalen:	Klik op  en klik op een mogelijkheid. “Dagelijks bij aanmelden”: als een medewerker zich dagelijks voor het eerst aanmeldt in Intramed, worden de retourberichten automatisch opgehaald;  Als een collega de retourberichten heeft opgehaald voor die dag, worden de berichten niet opnieuw opgehaald als een andere medewerker zich aanmeldt. Via  in de werkbalk kun je de ontvangen berichten wel openen. “Altijd bij aanmelden”: elke keer, als een medewerker zich aanmeldt in Intramed, worden de retourberichten automatisch opgehaald; “Nooit automatisch”: berichten worden nooit automatisch opgehaald. Je kunt de retourberichten dan ophalen door op het icoon  te klikken.
   Te dinnen bedrag tonen:	Klik op  en klik op “Ja” als je het totaalbedrag van alle te declareren behandelingen en verkopen in de werkbalk wil zien.

6. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).
7. Sluit het scherm (“ESC” of  ).

D-Pay instellen bij verzekeraar

Bij de verzekeraargegevens moet je aangeven, hoe je de declaraties wil versturen. Op tabblad “1. Algemeen” van de verzekeraargegevens kun je de declaratiemethode kiezen.

1. Klik op menu [Bestand], [Verzekeraars] en dubbelklik op een verzekeraar.
2. Vul de velden in de rubriek “Declaratie instellingen” in.
   

   Veld	Omschrijving
   Declaratiemethode:	Klik op  en kies D-pay.
   Decl. Online dienst:	Klik op  en dubbelklik op “DPay”.
   Declaratiefrequentie:	Klik op  en kies, hoe vaak je de declaratie wil versturen naar de verzekeraar. (Bijvoorbeeld elke keer dat je declareert (“Elke declaratieronde”), of eens in de twee maanden.)

3. Bewaar de gegevens (“F5” of  ).

Voordat je kunt dinnen, moet je een COV uitvoeren en behandelingen boeken, zodat deze meegenomen worden bij het declareren. Daarna kun je een controle op ingevoerde gegevens uitvoeren en dinnen.

Controle op ingevoerde gegevens

1. Klik op , of klik op menu [Financieel], [Declaraties], [D(irect) innen…].
2. Klik op “Gegevens controleren en aanvullen”.
3. Deze optie is ook beschikbaar via menu [Financieel], [Declaraties], [Gegevens controleren en aanvullen].

Scherm “Gegevens controleren en aanvullen”

Je kunt de gecontroleerde gegevens direct in hetzelfde scherm aanpassen.

1. Je hebt het scherm “Gegevens controleren en aanvullen” open staan. Aan de linkerkant zie je de verschillende rubrieken met problemen. Als je aan de linkerkant op een regel klikt, bijvoorbeeld “Zorgverlenerssoort is niet gevuld”, wordt aan de rechterkant het bijbehorende scherm geopend waar je de gegevens direct kunt wijzigen.
2. Nadat je de gegevens hebt aangepast aan de rechterkant, klik je aan de linkerkant op een volgende regel  en bewaar de gewijzigde gegevens. De melding verdwijnt dan direct uit de lijst.

De mogelijkheden bij “Reden einde zorg:” in een behandelserie zijn voor GGZ anders dan voor andere beroepsgroepen. Daarom zijn er twee foutmeldingen: “Reden einde zorg is niet gevuld” en een aparte foutmelding nummer 20: “Reden einde zorg GGZ is niet gevuld”.

Alleen de in Intramed aangemelde medewerker of een medewerker uit de groep “Praktijkhouder/eigenaar” kan de gegevens van die aangemelde medewerker aanpassen. In elk ander geval krijg je een waarschuwing.

Linksboven in het scherm kun je met deze iconen: ,  en : deze kun je gebruiken om de gegevens verversen, een invoer rapport printen en de gegevens filteren.

Dinnen

1. Klik op of klik op menu [Financieel], [Declaraties], [D(irect) innen…].
2. Klik op de gewenste optie: Alleen eigen behandelingen/verkopen of Behandelingen/verkopen van alle medewerkers
3. Klik op “Volgende”. Op dit tabblad staan alle behandelingen die in aanmerking komen voor verzending naar D-Pay. Je kunt per behandeling aangeven of je deze wil versturen naar D-Pay. Automatisch zijn alle behandelingen geselecteerd voor verzending.
4. Vink eventueel het vakje voor de behandelingen uit als je die niet wil versturen naar D-Pay.
5. Klik op “Volgende”; als je verkopen hebt die in aanmerking komen voor versturen, wordt het volgende tabblad geopend.
6. Op dit tabblad staan alle verkopen die in aanmerking komen voor verzending naar D-Pay. Je kunt per verkoop aangeven of je deze wil versturen naar D-Pay. Automatisch zijn alle verkopen geselecteerd voor verzending.
7. Vink eventueel het vakje voor de verkopen uit als je die niet wil versturen naar D-Pay.
8. Klik op “Volgende”.
9. Op dit tabblad zie je de bedragen die gedeclareerd worden via D-Pay.
10. Klik op “Voltooien”; de declaratie wordt verstuurd naar D-Pay en het laatste tabblad wordt geopend.
11. Klik op “Sluiten”.

De declaraties worden door D-Pay verwerkt en je kunt de betalingsspecificaties ontvangen. Deze betalingen kun je vervolgens verwerken in Intramed.

Betalingsspecificatie ophalen

Een dag na het declareren via D-Pay kun je een betalingsspecificatie ophalen.

1. Klik op  in de werkbalk; voor alle verstuurde declaraties waarvan nog geen betalingsspecificatie is ontvangen, wordt gecontroleerd of er een specificatie en zo ja, wordt deze opgehaald. Als er aanvullende informatie over de declaratie(s) beschikbaar is, wordt het scherm “D-Pay: Zorgverleners info” geopend.
   KIik op “Ja” om naar het Self Service Portaal te gaan.

Bestaande betalingsspecificaties bekijken

Elke betalingsspecificatie wordt aan de declaratie toegevoegd. Je kunt deze bekijken.

1. Na het ophalen van de betalingsspecificaties worden deze direct geopend, of klik op menu [Financieel], [Declaraties], [D-Pay betalingsspecificaties].
   In dit overzicht zie je welke bedragen toegekend zijn en welke fee er per regel berekend wordt.

   In deze lijst kun je kolommen toevoegen, zoals “D-Pay Betalingsspecificatie”, “D-Pay status” en “Extern Declaratienr”.

2. Dubbelklik op een betalingsspecificatie.
3. Op tabblad “a. Declaraties” kun je zien welke declaraties zijn ingediend.
4. Klik op tabblad “b. Kosten (Fee)”.
5. Dit tabblad geeft een overzicht van de kosten die D-Pay in rekening heeft gebracht.
6. Klik op tabblad “c. Retrosessies”.
7. Dit tabblad geeft een overzicht van alle behandelingen die afgewezen en gecrediteerd zijn. In de kolom “Betreft” zie je om welke behandeling het gaat in Intramed, en in de kolom “Bedrag” zie je het bedrag dat gecrediteerd is.
   Via dit tabblad kun je een retrocessie ook markeren als “Afgehandeld”, crediteren, of het restbedrag van de retrocessie afboeken. Voor meer informatie, ga naar de “Zie ook” lijst onderaan deze uitleg.
8. Als declaraties niet zijn verwerkt door D-Pay, kun je via het Self Service Portaal extra informatie vinden. Ga in dat geval naar de website https://provider-inloggen.infomedics.nl/core/login en log in met je gebruikersnaam en wachtwoord.