Controleer de instellingen in Intramed

De administraties in Intramed en Twinfield moeten met elkaar corresponderen op het gebied van dagboeken, grootboekrekeningen, rekeningschema, dimensietypen formaten, BTW instellingen etc.

Hieronder staat beschreven waar je op moet letten en wat je moet instellen.

Aandachtspunten:

Je maakt gebruik van kostenplaatsen in Intramed:
Het mogelijk om de kostenplaatsen die je in Intramed kunt gebruiken, over te zetten naar Twinfield. Als je met de kostenplaatsen wilt werken, dan raden wij je aan het help-onderwerp “Kostenplaatsen instellen en gebruiken” door te lezen.

Je maakt gebruik van overlopende omzet in Intramed:
Het is mogelijk om te werken met de overlopende omzet. Voor facturen die verstuurd worden over de verschillende producten in het vorige jaar, moet de omzet in het prestatiejaar geboekt worden, terwijl debiteuren en btw op de factuurdatum geboekt moeten worden. Wij raden je aan dit voordat je gaat werken met de koppeling dit goed in te richten. In het help-onderwerp “Overlopende omzet boeken” kun je lezen hoe je dit kunt instellen.

Je maakt gebruik van meerdere debiteurrekeningen in Intramed:
Als je werkt met meerdere debiteurrekeningen, bijvoorbeeld voor het inzichtelijk maken van de financiële stroming vanuit nota’s of verzamelstaten, moet je dit binnen Twinfield ook goed aangeven. Voor het instellen hiervoor kun je het beste contact opnemen met Twinfield of via je accountant.

Je hebt meer dan één openstaand boekjaar in Intramed:
Als je de boekhouding van Intramed nooit hebt afgesloten, dan raden wij je wel aan, voordat je met de koppeling gaat werken, oude jaren af te sluiten. Dit geldt bijvoorbeeld niet voor het afgelopen jaar, waar je mogelijk nog te maken kunt hebben met afwijzingen vanuit verzekeraars. Let op: Dit is alleen van toepassing als er in Intramed met de boekhouding is gewerkt en er eventueel nog oude (voor afgelopen jaar) openstaande jaren open staan. 

Je hebt verschil in openstaande periodes in de Intramed administratie versus Twinfield administratie:
In Twinfield kun je eveneens periodes afsluiten. Meestal vindt dit plaats in overleg met je accountant. Wij raden je aan terughoudend te zijn wat betreft het afsluiten van de periodes; dit is ook niet verplicht. De reden hiervoor is dat bij afwijzingen over een afgelopen jaar die sporadisch kunnen voorkomen, de omzet niet op de juiste datum kunnen worden geboekt. Als een periode of jaar in Twinfield is afgesloten, zal Intramed de factuurdatum gebruiken.

Je hebt een afwijkend of niet corresponderend rekeningschema t.o.v Twinfield:
Vooraf moet je het rekeningschema van Intramed en Twinfield zoveel mogelijk op elkaar af te laten stemmen. Eventuele nieuwe grootboekrekeningen die in Intramed worden toegevoegd zullen automatisch worden toegevoegd aan de Twinfield administratie. Je kunt in de wizard kiezen om nieuwe grootboekrekeningen over te brengen naar Twinfield. Als je de grootboekrekeningen nog niet hebt overgebracht in Twinfield, kun je ook alle grootboekrekeningen overbrengen.

Je balansrekeningen en verlies/winstrekeningen zijn niet opeenvolgend in Intramed:
Voor Twinfield is het een absolute voorwaarde dat het rekeningschema (balans & verlies winst rekeningen) in de juiste volgorde worden gezet en de type rekeningen in een aaneengesloten reeks worden vastgesteld. In Intramed zullen alle grootboekrekeningen van het type balans bovenin het rekeningschema staan en vanaf range 4000 zullen alle grootboekrekeningen van het type ‘winst/verlies’ aaneensluitend volgen. Alles tot aan de range 4000 dienen balansrekeningen te zijn. Een balansrekening zou dan ook niet mogen voorkomen vanaf de range 4000 en hoger. Laat je adviseren als je afwijkingen ontdekt.

Instellingen in systeemgegevens:


Instellen van de ontvanger, type datum en moment van de behandelomzet:

  1. Ga naar ‘Systeem’, ‘Organisatie’, ‘Systeemgegevens’.
  2. Ga naar tabblad “2. Declareren”. 
  3. Het veld “Behandelomzet naar:” kies je voor “Declarant” of “Behandeld door”.
    Als het veld “Behandelomzet naar:” is ingesteld op “Behandeld door”, wordt bij omzetboekingen die het gevolg zijn van een behandeling, de medewerker gelijk gemaakt aan de “Behandeld door:” uit de declaratieregel (en dus uit de behandeling).
    Als het veld “Behandelomzet naar:” is ingesteld op “Declarant”, wordt bij omzetboekingen die het gevolg zijn van een declaratiemoment, de medewerker gelijk gemaakt aan de declarant.

  4. Veld “Behandelomzet boeken op:” je kiest hier voor “Factuurdatum” of “Behandeldatum”.
    Als het veld “Behandelomzet boeken op:” op “Behandeldatum” is ingesteld, worden de omzetboekingen die het gevolg zijn van behandelingen gesplitst naar behandeldatum en op die datum geboekt. Als tegenrekening van die boeking wordt gebruikt: “Rekening nog te factureren omzet”. Deze moet ook als tegenrekening op de factuurdatum voor de debiteuren- en btw-boeking. Je stelt deze rekening in de systeemgegevens op tabblad “4. Financieel” in.
    Een uitzondering treedt op als de behandeldatum vóór de datum “Boeken mogelijk vanaf:” ligt. Als dat het geval is, zal de omzet op de factuurdatum worden geboekt.

Instelling vanaf wanneer er geboekt kan worden:

  1. Ga in de systeemgegevens naar tabblad “4. Financieel” .
  2. Het veld “Boeken mogelijk vanaf:” hier wordt standaard 1 januari van het lopende boekjaar ingevuld. Met deze instelling behoud je je huidige manier van omzet boeken; je kunt dit wijzigen. Er kunnen geen boekingen gedaan worden op een datum die vóór de datum in het veld “Boeken mogelijk vanaf:” ligt. Dit geldt voor alle boekingen die door Intramed worden aangemaakt (bij betalingen, declaraties, creditaties, aanmaningen, dagboeken). De enige uitzondering hierop zijn boekingen die gedaan worden bij het afsluiten van een jaar.

Je werkt met incasso’s:
Als je werkt met incasso’s in Intramed, kun je dit het beste in de boekhouding in Intramed afwerken. De betaling die als 1 post binnenkomt, moet namelijk boekhoudkundig gekoppeld worden naar de aparte incasso declaraties. Vervolgens exporteer je periodiek de boekhouding naar Twinfield.