Proces artikelen en hulpmiddelen

Je kunt artikelen als braces of speciale kussens verkopen aan patiënten of declareerbare hulpmiddelen voorschrijven. Maar voordat je dat kunt doen, voer je die artikelen en hulpmiddelen in. Ook de leverancier (in Intramed: crediteur) voer je in. Dat kan met contactpersonen en inkoopfacturen.

Artikelen in Artikelgroep

Je kunt artikelen indelen in artikelgroepen. Bijvoorbeeld om aan bepaalde artikelen een andere omzetrekening toe te kennen. Of om alleen een (verkoop)overzicht van bepaalde artikelen te zien. Een artikelgroep voeg je toe of wijzig je via een artikel.

  1. Klik op menu [Systeem], [Tabellen], [Artikelen] en dubbelklik op een bestaand artikel.
  2. Klik op  achter het veld ‘Artikelgroep:’.
  3. Klik op  om een nieuwe groep toe te voegen, of dubbelklik op een bestaande artikelgroep.
        
    Hieronder zie je een voorbeeld; vul de velden in met wat voor jou geldt:

        
  4. Bewaar de artikelgroep; druk op F5 of klik .

Je kunt artikelgroepen niet verwijderen.

Om artikelen te kunnen verkopen aan patiënten / instellingen, voer je die eerst in in je administratie.

 

Later kun je de gegevens van artikelen wijzigen, zoals de prijs maar niet het Intramed artikelnummer.

  1. Klik op menu [ Systeem], [Tabellen], [Artikelen].
  2. Klik op  om een nieuw artikel toe te voegen, of dubbelklik op een bestaand artikel.

    Hieronder zie je een voorbeeld; vul de velden in met wat voor jou geldt:
        

  3. Bewaar het artikel; druk op F5 of klik .

Informatie bij velden/knoppen:

  • de ‘Korte omschrijving;’ staat ook op de nota als omschrijving.
  • btw-percentages stel je in de Systeemgegevens, tabblad ‘1. Algemeen’ in.
  • voor de artikelcode van de leverancier heb je ruimte voor 12 tekens.
  • de inkoopprijs is de catalogusprijs met of zonder korting van de leverancier.
 

Je kunt artikelen ook verwijderen: selecteer het artikel en klik op .
Maar dat kan niet meer als ze al bij een patiënt, instelling en/of verzekeraar zijn toegevoegd. Je krijgt dan een foutmelding.
Wil je een artikel voortaan niet meer verkopen, zet het dan op ‘Actief:’ Nee.

Leveranciers en inkoopfacturen

Crediteuren invoeren:

Bij het verkopen van artikelen horen ook crediteuren; deze kun je in Intramed noteren. Hieronder staat per tabblad uitgeschreven hoe je een crediteur invoert.

Leveranciers, verhuurders, energie maatschappijen; kortom: alle bedrijven en organisaties waarvan je een factuur krijgt, voeg je toe als ‘crediteuren’ in Intramed.

 

Later kun je de gegevens van artikelen wijzigen zoals de prijs. Maar niet het Intramed artikelnummer!

  1. Klik op menu [Bestand], [Crediteuren].
  2. Klik op  om een nieuwe crediteur toe te voegen, of dubbelklik op een bestaande crediteur.
       
    Hieronder zie je een voorbeeld van dit tabblad; vul de velden in met wat voor jou geldt:

        

  3. Bewaar zo nodig de crediteur; druk op F5 of klik .

Informatie bij velden/knoppen:

  • het crediteurnummer wordt automatisch aangemaakt bij bewaren.
    Je kunt ook zelf een nummer intypen; bijvoorbeeld die in andere boekhoudsoftware is gebruikt.
    Een eenmaal opgeslagen crediteurnummer kun je niet meer wijzigen.
  • een speciaal teken nodig (zoals á, è of ö)? Klik op menu [Bewerken], [Speciale tekens].
  • klik op  achter de ‘Homepage:’ en die wordt direct in je internetbrowser geopend.
 

In principe is dit tabblad invullen al genoeg om de crediteur toe te voegen. Maar er kan meer. Bekijk ook de informatie over de andere tabbladen eens en: je kunt contactpersonen toevoegen. Handig voor als je de verkoper of factuurafdeling nodig hebt.

Bij een crediteur heb je meest contact met bepaalde medewerkers; jouw contactpersonen.

  1. Klik op menu [Bestand], [Crediteuren].
  2. Dubbelklik op een bestaande crediteur.
  3. Klik op tabblad ‘2. Contactpersonen’.
  4. Klik op  om een nieuwe contactpersoon toe te voegen, of dubbelklik op een bestaande contactpersoon.
    Over contactpersonen is er aparte uitleg.
         
    Hieronder zie je een voorbeeld van dit tabblad:

         
  5. Bewaar zo nodig de crediteur; druk op F5 of klik .

Informatie bij velden/knoppen:

  • via de knop ‘Printen’ kun je per contactpersoon etiketten printen.

Je voert de inkoopfacturen in bij de crediteur. Als je in Intramed de boekhouding doet, is het registreren van inkoopfacturen nodig om de cijfers kloppend te krijgen.

 

Als een inkoopfactuur al is ‘geboekt’ (= opgenomen in de boekhouding), kan hij niet meer worden gewijzigd!

  1. Klik op menu [Bestand], [Crediteuren].
  2. Dubbelklik op een bestaande crediteur.
  3. Klik op tabblad ‘3. Inkoop facturen’.
  4. Klik op  om een nieuwe inkoopfactuur toe te voegen, of dubbelklik op een bestaande inkoopfactuur.
    Hierover is er aparte uitleg.
        
    Hieronder zie je een voorbeeld van dit tabblad:

        
  5. Bewaar zo nodig de crediteur; druk op F5 of klik .

Informatie bij velden/knoppen:

  • via de knop ‘Opties’ kun je per inkoopfactuur deze boeken en crediteren, of alle inkoopfacturen tegelijk boeken.
  • soms moet je inkoopfacturen crediteren; bijvoorbeeld bij een verkeerd geleverd artikel, een ontbrekend artikel of een onjuiste prijs.
    Hierover is er aparte uitleg.

In dit scherm zie je een overzicht van alle inkoopfacturen die deze crediteur heeft gestuurd, en de betalingen die je aan de crediteur hebt gedaan.

 

Als je een inkoopfactuur of betaling boekt, wordt er automatisch een regel aangemaakt op dit tabblad. Je kunt hier dus geen gegevens wijzigen!

  1. Klik op menu [Bestand], [Crediteuren].
  2. Dubbelklik op een bestaande crediteur.
  3. Klik op tabblad ‘4. Crediteurposten’.
        
    Hieronder zie je een voorbeeld van dit tabblad:

        

  4. Bewaar zo nodig de crediteur; druk op F5 of klik .

Informatie bij velden/knoppen:

  • via de knop ‘Printen’ kun je een historisch overzicht afdrukken van ALLE crediteuren.

Je kunt brieven of e-mails versturen naar een crediteur. Of je koppelt documenten (bijvoorbeeld offertes of ingescande brochures) aan die crediteur.

  1. Klik op menu [Bestand], [Crediteuren].
  2. Dubbelklik op een bestaande crediteur.
  3. Klik op tabblad ‘5. Documenten’.
  4. Klik op  om een nieuw document toe te voegen, of dubbelklik op een bestaand document.
    Hierover is er aparte uitleg.
         
    Hieronder zie je een voorbeeld van dit tabblad:

        
  5. Bewaar zo nodig de crediteur; druk op F5 of klik .

Informatie bij velden/knoppen:

  • brieven die je met een briefontwerp in Intramed maakt, worden geopend met de interne Intramed editor.
    Documenten, die met een ander programma zijn gemaakt (zoals scans of Word documenten), worden in dat programma geopend.
  • via de knop ‘Opties’ kun je per document de eigenschappen opvragen en nog aan andere personen koppelen.
    Hierover is er aparte uitleg.

Inkoopfactuur invoeren:

Het verkochte artikel kan in Intramed volledig genoteerd worden. Per tabblad staat hieronder beschreven wat je kunt invullen.

Je ontvangt een inkoopfactuur in van een leverancier (= crediteur). Voor de nodige overzichten en zeker als je in Intramed de boekhouding doet, voer je die in om de cijfers kloppend te krijgen.

 

Vraag bij inkopen altijd een factuur waarop een factuurnummer en de btw vermeld is. Ook als je in een winkel koopt; sommige winkels geven niet standaard een uitgebreide factuur.

 

Als een inkoopfactuur al is ‘geboekt’ (= opgenomen in de boekhouding), kan hij niet meer worden gewijzigd!

  1. Klik op menu [Bestand], [Crediteuren].
  2. Dubbelklik op een bestaande crediteur.
  3. Klik op tabblad ‘3. Inkoop facturen’.
  4. Klik op  om een nieuwe inkoopfactuur toe te voegen, of dubbelklik op een bestaande inkoopfactuur.
        
    Hieronder zie je een voorbeeld van dit tabblad; vul de velden in met wat voor jou geldt:

        
  5. Bewaar de inkoopfactuur; druk op F5 of klik .
  6. Bewaar zo nodig de crediteur; druk op F5 of klik .

Informatie bij velden/knoppen:

  • het factuurnummer wordt automatisch aangemaakt bij bewaren. Je kunt dit niet wijzigen.
  • heb je bij ‘Debet/Credit:’ gekozen voor ‘Credit’, dan kies je daarachter de inkoopfactuur waarvan dit een credit-factuur is.
  • ‘Soort’: standaard wordt ‘Overig’ ingevuld; andere optie is ‘Vaste activa’.
  • heb je gekozen voor ‘Activa’, dan kies je daarachter de activa waarvoor dit een factuur is.
    Met de ‘activa’ wordt de waarde van bezittingen van een onderneming bedoeld. Onder ‘vaste activa’ vallen zaken als gebouwen, computers en gespecialiseerde apparaten die meer dan € 450,00 waard zijn. Je moet vaste activa wel eerst aanmaken.
  • ‘Reknr’:bij een grootboek van het type ‘Omzet’ of ‘Kosten’ kun je een kostenplaats selecteren.

Je ziet alle activiteiten met betrekking tot de declaratie. Zo zie je bijvoorbeeld of de declaratie gecrediteerd, betaald of afgeboekt is.

  1. Klik op menu [Bestand], [Crediteuren].
  2. Dubbelklik op een bestaande inkoopfactuur.
  3. Klik op tabblad ‘2. Gekoppelde crediteur posten.
        
    Hieronder zie je een voorbeeld van dit tabblad:

        
  4. Bewaar de inkoopfactuur; druk op F5 of klik .
  5. Bewaar zo nodig de crediteur; druk op F5 of klik .

Artikel verkopen

Artikelen die je aan een patiënt verkoopt, voer je in in de patiëntgegevens op tabblad ‘8. Verkoop’.

  1. Klik op menu [Bestand], [Patiënten].
  2. Zoek de patiënt en dubbelklik erop.
  3. Klik op tabblad ‘8. Verkoop’.
  4. Klik in de eerste lege regel in de lijst in de kolom ‘Artikelnr’.
        
    Hieronder zie je een voorbeeld; vul de velden in met wat voor jou geldt:

       

  5. Bewaar de verkoop; druk op F5 of klik .

Informatie bij velden/knoppen:

  • je kunt ook bij een instelling/adres een verkoop invoeren.
  • in veel kolommen kun je via uit een selectiescherm kiezen.
  • via de knop ‘Opties’ kun je per verkoop een baliefactuur maken.
    Hierover is er aparte uitleg.
 

Je kunt een verkoop ook verwijderen: selecteer de regel en klik op .
Maar dat kan niet meer als het al bij een patiënt of instelling is gedeclareerd. Je krijgt dan een foutmelding.

De nota maken voor een verkoop gaat mee in de volgende declaratie ronde als dat is aangevinkt in het ‘Opbouwen nota’s’ scherm:

Maar alleen bij patiënten kun je ook direct een baliefactuur maken.

  1. Klik op menu [Bestand], [Patiënten].
  2. Zoek de patiënt en dubbelklik erop.
  3. Klik op tabblad ‘8. Verkoop’ en op een verkoopregel.
  4. Klik op de knop ‘Opties’; ‘Baliefactuur’.
        
    Hieronder zie je een voorbeeld; vul de velden in met wat voor jou geldt:

        
  5. Klik op ‘OK’.

Informatie bij velden/knoppen:

  • kies bij ‘Alle verkopen:’ voor ‘Ja’ als je alle nog niet gedeclareerde verkopen op één baliefactuur wilt afdrukken.
  • doe je de boekhouding in Intramed, kies dan op welk dagboek je de baliefactuur wilt inboeken.
  • als de nota per e-mail wordt verzonden, wordt de nota zelf als bijlage meegestuurd.
 

Je kunt een verkoop ook verwijderen: selecteer de regel en klik op .
Maar dat kan niet meer als het al bij een patiënt of instelling is gedeclareerd. Je krijgt dan een foutmelding.

Hulpmiddelen

Hulpmiddelen met een generieke productcode, die je wilt voorschrijven aan patiënten én kan declareren naar verzekeraars, voer je in in jouw administratie.

Let op: Later kun je de gegevens van hulpmiddelen wijzigen, maar niet het Intramed hulpmiddelnummer.

  1.  Klik op menu [Systeem], [Tabellen], [Hulpmiddelen].
  2.  Klik op om een nieuw hulpmiddel toe te voegen, of dubbelklik op een bestaand hulpmiddel.Hieronder zie je een voorbeeld; vul de velden in met wat voor jou geldt:
  3. Bewaar het hulpmiddel; druk op F5 of klik Knop opslaan.

Informatie bij velden/knoppen:

  • het hulpmiddelnummer wordt automatisch aangemaakt bij bewaren. Je kunt dit niet wijzigen.
  • de ‘Omschrijving;’ staat ook in een behandelserie; tabblad ‘8. Hulpmiddelen’ en in het scherm ‘Gedeclareerde zaken’.
  • btw-percentages stel je in de Systeemgegevens, tabblad ‘1. Algemeen’ in.
  • de generieke productcode vind je in de Vektis Lijst GPH Hulpmiddelencodes.
  • de prijs is jouw verkoopprijs.

Je kunt hulpmiddelen ook verwijderen: selecteer het hulpmiddel en klik op Icoon verwijderen.
Maar dat kan niet meer als ze al bij een patiënt, instelling en/of verzekeraar zijn gedeclareerd. Je krijgt dan een foutmelding.
Wil je een hulpmiddel voortaan niet meer verkopen, zet het dan op ‘Actief:’ Nee.

Hulpmiddelen die via de LH-standaard gedeclareerd worden naar verzekeraars, voer je in in een behandelserie op tabblad ‘8. Hulpmiddelen’.

Let op: Je ziet dit tabblad alleen als er hulpmiddelen zijn ingevoerd.

  1. Zoek in de agenda de patiënt, klik erop en druk op Alt + F2.
  2. Klik op tabblad ‘2. Behandelseries’, dubbelklik op de behandelserie en klik op tabblad ‘8. Hulpmiddelen’.
  3. Klik in de eerste lege regel in de lijst in de kolom ‘Hulpmiddel’.Hieronder zie je een voorbeeld; vul de velden in met wat voor jou geldt:
  4. Bewaar het voorschrift; druk op F5 of klik scherm sluiten.

Informatie bij velden/knoppen:

  • In veel kolommen kun je via uit een selectiescherm kiezen.
  • Declareren gaat mee in de volgende declaratie ronde.

Je kunt voorgeschreven hulpmiddel ook verwijderen: selecteer de regel en klik op Icoon verwijderen.
Maar dat kan niet meer als het al is gedeclareerd. Je krijgt dan een foutmelding.

Als je artikelen en hulpmiddelen gebruikt voor jouw patiënten kun je ook rapportages maken om een overzicht te krijgen. Hieronder staat beschreven hoe je deze rapportages kunt maken.

Je kunt een overzicht van alle artikelen in artikelgroepen in jouw administratie maken.

  1. Klik op menu [Systeem], [Tabellen], [Artikelen].
  2. Klik op ‘Printen’, ‘Overzicht’.
  3. Selecteer zo nodig bovenin het scherm een al bestaande filter- en sortering-instelling ( en klik op een instelling).
       
    Hieronder zie je een voorbeeld; vul de velden in met wat voor jou geldt:

        
  4. Stel zo nodig het soort uitvoer in. Klik op ‘Printer’ om een andere printer te kiezen.
  5. Klik op ‘OK’.

 

Als je bij de rubriek ‘Uitvoer’ hebt gekozen voor ‘Scherm’, dan kun je zo nodig het rapport alsnog op papier printen, of opslaan als PDF (links onderin het scherm).

Je kunt een overzicht van inkoopfacturen printen. Je kunt daarbij kiezen om filters in te stellen, zodat je bijvoorbeeld een overzicht print van alle inkoopfacturen van de afgelopen maand.

  1. Klik op menu [Financieel], [Inkoop Facturen].
  2. Klik op ‘Printen’, ‘Inkoopfactuur overzicht’.
  3. Selecteer zo nodig bovenin het scherm een al bestaande filter- en sortering-instelling ( en klik op een instelling).
        
    Hieronder zie je een voorbeeld; vul de velden in met wat voor jou geldt:

        
  4. Stel zo nodig het soort uitvoer in. Klik op ‘Printer’ om een andere printer te kiezen.
  5. Klik op ‘OK’.

Informatie bij velden/knoppen:

  • je kunt filtertekens gebruiken.
    Bijvoorbeeld alle inkoopfacturen uit 2024 afdrukken: typ ’01-01-2024..31-12-2024′.
    Bijvoorbeeld een bedrag kleiner, of groter dan een bepaald aantal afdrukken: typ ‘<100’ (alle inkopen met een bedrag van minder dan 100 euro) of ‘>100’ (meer dan 100 euro) in..

 

Als je bij de rubriek ‘Uitvoer’ hebt gekozen voor ‘Scherm’, dan kun je zo nodig het rapport alsnog op papier printen, of opslaan als PDF (links onderin het scherm).

Je kunt een overzicht van alle verkochte artikelen printen (eventueel per leverancier, artikelgroep, artikelnummer, verkoopdatum, koper of verkoper). 

  1. Klik op menu [Systeem], [Tabellen], [Artikelen].
  2. Klik op ‘Printen’, ‘Verkoopoverzicht’.
  3. Selecteer zo nodig bovenin het scherm een al bestaande filter- en sortering-instelling ( en klik op een instelling).
        
    Hieronder zie je een voorbeeld; vul de velden in met wat voor jou geldt:
      
        
  4. Stel zo nodig het soort uitvoer in.
  5. Klik op ‘OK’.

Informatie bij velden/knoppen:

  • je kunt filtertekens gebruiken.
    Bijvoorbeeld meerdere artikelnummers afdrukken: typ ‘1..12’.
    Bijvoorbeeld alle artikelenverkopen uit 2024 afdrukken: typ ’01-01-2024..31-12-2024′.
  • ‘Soort afnemer:’: kies bij ‘Afnemer:’ de specifieke afnemer(s).

 

Als je bij de rubriek ‘Uitvoer’ hebt gekozen voor ‘Scherm’, dan kun je zo nodig het rapport alsnog op papier printen, of opslaan als PDF (links onderin het scherm).

Je kunt een financieel overzicht van alle crediteurposten maken. Zo kun je zien wat je al hebt betaald en het saldo dat nog open staat.

  1. Van een bepaalde crediteur: klik op menu [Bestand], [Crediteuren], dubbelklik op de crediteur, tabblad ‘4, Crediteurenposten’.
  2. Klik op ‘Printen’, ‘Historisch overzicht’.
  3. Of van alle crediteuren: klik op menu [Rapporten], [Financieel], [Crediteuren], [Historisch overzicht].
  4. Selecteer zo nodig bovenin het scherm een al bestaande filter- en sortering-instelling ( en klik op een instelling).
        
    Hieronder zie je een voorbeeld; vul de velden in met wat voor jou geldt:
      
        
  5. Stel zo nodig het soort uitvoer in.
  6. Klik op ‘OK’.

Informatie bij velden/knoppen:

  • je kunt filtertekens gebruiken.
    Bijvoorbeeld alle crediteuren uit 2024 afdrukken: typ ’01-01-2024..31-12-2024′.
    Bijvoorbeeld meerdere crediteuren afdrukken: typ ‘1..12’.

 

Als je bij de rubriek ‘Uitvoer’ hebt gekozen voor ‘Scherm’, dan kun je zo nodig het rapport alsnog op papier printen, of opslaan als PDF (links onderin het scherm).