Payt instellen

Payt is een debiteurenbeheersysteem dat je eenvoudig koppelt aan je boekhoud- of facturatiesoftware, waaronder ook Intramed. Hiermee automatiseer je het volledige opvolgproces van openstaande facturen. Het systeem verstuurt automatisch herinneringen en aanmaningen, verwerkt betalingen realtime en ondersteunt je als dat nodig is ook met een zorgvuldig incassotraject.

Hierdoor ontvang je sneller je geld, verbeter je je cashflow en bespaar je tijd. Tegelijkertijd houd je de regie én de klantrelatie in eigen hand. Op deze pagina leggen we stap voor stap uit hoe je in Intramed een bestand aanmaakt, dit bestand kun je vervolgens in Payt inlezen waarna de facturen vanuit Payt verstuurd worden.

Voordat je via clearing en/of factoring kunt declareren, moet in Intramed een servicebureau ingesteld zijn. Het servicebureau stel je in bij “Instellingen/Adressen”.

  1. Klik op menu [Bestand], [Instellingen/Adressen].
  2. Dubbelklik op een bestaand servicebureau om deze te wijzigen of klik op  om een nieuwe toe te voegen.
  3. Vul de velden in de rubriek “Algemeen” in; geef deze de naam Payt.
  4. Zet bij “Declaratiegegevens” Servicebureau op “Ja”, bij het veld Declaratiemethode kies je voor “Bestand” en kies vervolgens een verzamelstaat.
  5. Vul het veld in de rubriek “Invulling declaratiebestand (Vektis)” het volgende in. Kies bij ‘Prestatieomschrijving bij factoring’ voor “Altijd meesturen”.
  6. Bewaar de gegevens (“F5” of ); als je bent ingelogd als medewerker die door Intramed als “declarant” wordt gezien, wordt het scherm “Bevestig” geopend.
  7. Vink aan, voor welk soort declaraties je het servicebureau wil gebruiken, kies hier alleen voor “Gebruiken voor patientnota’s” (Factoring). De derde optie is alleen zichtbaar als je behoort tot de gebruikersgroep “Praktijkhouder/Eigenaar”. Als je het aanvinkt, wordt je keuze toegepast bij alle medewerkers die door Intramed als declarant worden beschouwd.
  8. Klik op “Ja” of “Nee”.

Om de declaratiebestanden te kunnen uploaden in de omgeving van Payt dien je deze eerst op te slaan op je computer. Je kunt hiervoor een plek in stellen zodat de bestanden altijd op de zelfde plek komen te staan. 

  1. Ga via menu naar [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens], tabblad “2. Declaraties”.
  2. Scroll naar beneden en vul bij ‘Bestandsnaam & Directories’ het veld “Directory voor aangemaakte declaratiebestanden:” in.
  3. Kies de plaats op de computer (of daarbuiten) waar je  aangemaakte declaratiebestanden moeten worden bewaard of kies de locatie via .
  4. Je ziet een menu, waarin je kunt kiezen voor de algemene mappen “Mijn documenten” of “Gezamenlijke documenten” OF een aangemaakte opslagmap via “Selecteer een directory…”. In het laatste geval wordt het scherm “Map selecteren” geopend, waarin je door steeds klikken op  naar de juiste map kunt gaan.

    Je kunt ook op een bepaalde locatie een nieuwe map aanmaken. Klik op “OK” om de mapkeuze toe te voegen in het veld.
  5. Bewaar de gegevens middels “F5” of .

Je kunt per medewerker instellen of de declaraties van deze therapeut worden gedeclareerd via een servicebureau. Het is dus ook mogelijk om binnen de administratie verschillende servicebureaus in te stellen.

  1. Klik op menu [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers].
  2. Dubbelklik op de medewerker, tabblad “5. Declareren”.
  3. Vul de velden in de rubriek “Verwerking” in bij;
    “Declarant:” Klik op  en dubbelklik op de declarant voor de behandelingen.
    “Servicebureau:” Klik op en dubbelklik op het servicebureau waar je de declaraties naartoe wil sturen, in dit geval Payt.
    “Gebruik Servicebureau voor:” Klik op en kies wat je naar het servicebureau wil sturen: alleen patiëntnota’s, alleen verzamelstaten naar een verzekeraar, of alle declaraties. In het geval van Payt kies je voor ‘alleen patiëntnota’s’.
  4. Bewaar de gegevens middels “F5” of .

Naast het correct instellen van de systeeminstellingen binnen Intramed, is het ook belangrijk dat de instellingen bij de patiënten juist zijn ingesteld. Om ervoor te zorgen dat alle gegevens correct worden meegestuurd, moeten bij de patiënt de volgende gegevens aanwezig zijn en in de patiëntkaart zijn aangezet.

  1. Klik op menu [Bestand], [Patiënten] en dubbelklik op de patiënt.
  2. Vul op tabblad “1. Algemeen” de NAW gegevens aan en zorg ervoor dat hierbij ook het e-mailadres én telefoonnummer is ingevuld.
  3. Klik op tabblad “2. Financieel/Mailing” en zet onder ‘Financieel’ bij ‘Nota’s per e-mail:’ op ‘Ja’, anders wordt het e-mailadres niet meegestuurd in het bestand.
  4. Zorg er verder voor dat alle gegevens voor het declareren goed zijn ingevuld, denk hierbij aan diagnose, zorgtrajectnummer en andere verplichtingen voor de GDS nota’s. 

Alles is nu goed ingesteld, daarom kun je gaan factureren naar patiënten. Het verschil met de “normale” manier van declareren is, dat er declaratiebestanden worden aangemaakt (en bewaard in de opslagmap), die je naar Payt kunt sturen.

Voor verdere informatie over aanleveren van de bestanden adviseren we contact op te nemen met Payt. 

Wanneer je in bepaalde gevallen meerdere disciplines voert (zoals de combinatie fysiotherapie én acupunctuur of GDS en ZPM), moet je deze 2 producten/diensten gescheiden invoeren in Intramed. Daarvoor werk je met verschillende codelijsten. Het is namelijk noodzakelijk om declaraties gescheiden aan te leveren bij Payt. Dit betekent dat je aan het eind van de maand eerst fysiotherapie dient te declareren en de volgende dag de acupunctuur zittingen.

Wij adviseren contact op te nemen met Customer Care wanneer je vragen hebt over het inrichten van je administratie wanneer er sprake is van meerdere disciplines zoals genoemde combinatie. Bijv. fysiotherapie, manuele therapie en kinderfysiotherapie vragen verder geen bijzondere instellingen.

Patiënt niet meesturen naar Payt
Wanneer patiënten aangeven bezwaar te hebben, of om welke reden dan ook niet mogen worden opgenomen in het bestand naar Payt, kun je deze uitsluiten door het vinkje ‘Nooit via factoring’ aan te zetten.

  1. Klik op menu [Bestand], [Patiënten] en dubbelklik op de betreffende patiënt.
  2. Klik op tabblad “2. Financieel/Mailing”.
  3. Vink de optie “Nooit via factoring:” aan.

Codelijst uitsluiten van Payt
Wanneer je een codelijst wilt uitsluiten van het declaratiebestand, bijvoorbeeld omdat je deze niet via factoring wilt declareren, kun je bij de betreffende codelijst aangeven dat deze niet mag worden meegenomen.

  1. Klik op menu [Systeem], [Tabellen], [Codelijsten], en dubbelklik op de codelijst.
  2. Vink de optie “Nooit via servicebureau” aan.