Agenda No show gebruiken

Wanneer een patiënt niet komt opdagen op z’n afspraak, zorgt Intramed er voortaan voor dat alle aanpassingen die er gedaan moeten worden om een zogenoemde no-show te registreren, gedaan worden. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten. In Intramed kun je snel een afspraak omzetten in een niet nagekomen afspraak en dan staat deze klaar om eventueel te declareren naar de patiënt.

Daarvoor moet vooraf wel de no-show prijs worden ingesteld en zijn enkele schermen aangepast.

Heb je één vast tarief voor een niet nagekomen afspraak? Stel dat ‘no-show’ tarief dan per codelijst in.

Bij een codelijst van soort ‘zorgproducten’ wordt de tabel voor no-show tarieven verborgen.

  1. Klik op menu ‘Systeem’, ‘Tabellen’, ‘Codelijsten’.
  2. Dubbelklik op de codelijst waarbij je een no-show tarief wilt instellen.
  3. Onderin tabblad ‘1. Algemeen’ zie je de nieuwe tabel ‘Prijzen no-show:’:
  1. Klik in het veld ‘Vanaf datum’ en typ de datum in vanaf wanneer het no-show tarief geldt.
  2. Klik in het veld ‘Prijs no-show’ en typ het tarief in dat aan de patiënt gefactureerd moet worden als hij niet aanwezig was tijdens een behandeling die onder deze codelijst valt.
  3. Bewaar de gegevens.

Is het no-show tarief afhankelijk van de behandeling, stel dan per verrichtingcode (als de prijzen zichtbaar zijn) een no-show tarief in. Bijvoorbeeld als je een algemeen no-show tarief hebt, behalve voor een eerste afspraak en een groepsbehandeling. Stel dan bij de verrichtingcode(s) voor een eerste afspraak en groepsbehandeling een apart no-show tarief in.

Bij verrichtingcode op een codelijst van soort ‘zorgproducten’  wordt de kolom voor no-show tarieven verborgen.

Dat doe je als volgt:

  1. Klik op menu ‘Systeem’, ‘Tabellen’, ‘Codelijsten’.
  2. Klik in de bovenste lijst op de codelijst waarbij je een no-show tarief wilt instellen.
  3. Dubbelklik in de lijst daaronder op de bijbehorende verrichtingcode waarbij je een no-show tarief wilt instellen.
  4. Klik in het veld ‘Prijs no-show’ en typ het tarief in dat aan de patiënt gefactureerd moet worden als hij niet aanwezig was tijdens een behandeling met deze verrichtingcode:
  5. Bewaar de gegevens.
  6. Herhaal stappen 3 t/m 5 zo nodig voor andere verrichtingcodes.

Bij verrichtingcode op een codelijst van soort ‘zorgproducten’  wordt de kolom voor no-show tarieven verborgen.

Rechts bovenin een behandeling is een aanvinkvakje toegevoegd: ‘Niet nagekomen afspraak’.

Je kunt dit niet aanvinken, als de afspraak al is gedeclareerd of als het een afspraak is bij een afwijkend declaratietraject (zorgproducten).

Als dit vak niet is aangevinkt, zie je onderin de behandeling wat er normaal gesproken wordt gedeclareerd:

Vink je ‘Niet nagekomen afspraak’ aan, dan wordt direct de bij de codelijst/verrichtingscode ingestelde prijs voor niet nagekomen afspraken ingevuld en wordt het een nota naar de patiënt:

Als een afspraak als ‘niet nagekomen’ is aangevinkt, kan de patiënt een automatische e-mail daarover krijgen.
Er zijn nog wel twee instellingen voor nodig.

Via [Systeem], [Ontwerpen], [Documenten], tabblad ‘2. E-mail’ zie je alle mogelijke e-mail ontwerpen. Daar is een nieuwe aan toegevoegd:

 

Dubbelklik hierop om dit ontwerp nog aan te passen.

Via [Systeem], [Organisatie], [E-mailinstellingen], tabblad ‘2. Per soort e-mail’ koppel je dit ontwerp aan de automatische niet-nagekomen afspraak e-mail:

Alles ingesteld? Dan krijgt de patiënt als je een niet nagekomen afspraak opslaat, de volgende automatische e-mail:

Ook in de agenda kun je bij behandelingen een niet nagekomen afspraak registreren. Daarbij gelden dezelfde voorwaarden als bij een niet nagekomen afspraak vanuit de behandelingen.

Klik met de rechter muisknop op een afspraak in de agenda. Klik in het optiemenu op de optie ‘Markeren als niet nagekomen afspraak’:

Je kunt deze optie ook aan klikken onder de knop ‘Opties’ onderin de agenda.

Knippen / kopiëren

Als je een afspraak, die aangevinkt is als ‘niet nagekomen afspraak’, kopieert en plakt, wordt in de kopie ‘niet nagekomen afspraak’ weer uitgevinkt.

Als je een afspraak, die aangevinkt is als ‘niet nagekomen afspraak’, knipt en plakt, blijft ‘niet-nagekomen afspraak’ aangevinkt.

Je kunt op meerdere plaatsen in Intramed snel zien, hoe vaak een patiënt niet op een afspraak is komen opdagen om daar conclusies uit te trekken en daar naar te kunnen handelen.

In de lijst met behandelingen is in de standaardweergave de kolom ‘Niet nagekomen’ toegevoegd:

De kolommen ‘bc3’ en ‘bc4’ voor de derde en vierde behandelcode zijn in de standaardweergave verwijderd.

In Behandelepisodes, tabblad ‘2. Behandelseries’ en in de patiëntgegevens, tabblad ‘4. Behandelepisodes’ is in de standaardweergave voor Behandelingen de kolom ‘Niet nagekomen’ toegevoegd:

De niet-nagekomen afspraak declareer je via [Financieel], [Declaraties], [Opbouwen nota’s…]. In de nota staat ‘Niet nagekomen afspraak’ erbij vermeld: