Abonnementen activeren

Het is mogelijk om abonnementen in Intramed te gebruiken.

Hieronder worden de stappen uitgelegd hoe abonnementen in te stellen en te gebruiken.

Als je met abonnementen wilt gaan werken, activeer je eerst de module ‘Abonnementen’.

  1. Klik op menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens].
  2. Klik op tabblad ‘7. Modules’ en vink de module ‘Abonnementen’ aan.
        
    Hieronder zie je een voorbeeld:

       

  3. Bewaar het artikel; druk op F5 of klik .

Informatie bij velden/knoppen:

  • Dit levert onder menu [Systeem], [Tabellen] een extra mogelijkheid op: [Abonnementen].

  • Vink je deze module aan, dan wordt automatisch de module ‘Bedrijfsmiddelen’ ook aangevinkt. Deze module kan niet uitgeschakeld worden, zolang module ‘Abonnementen’ is aangevinkt. In de agenda zie je daarna een extra tabblad; ‘2. Ruimtes’. Op dat tabblad voer je abonnement afspraken in en reserveer je bedrijfsruimten en bedrijfsmiddelen.

Voordat je abonnementen kunt aanbieden aan patiënten, stel je eerst één of meerdere abonneerbare diensten (b.v. fitness of cardio-training) in.

Later kun je de gegevens van de dienst wijzigen zoals de te reserveren ruimte. Maar niet het Intramed abonneerbare dienst nummer!

  1. Klik op menu [Systeem], [Tabellen], [Abonnementen], [Diensten].
  2. Klik op  om een nieuwe abonneerbare dienst toe te voegen, of dubbelklik op een bestaande dienst.
        
    Hieronder zie je een voorbeeld; vul de velden in met wat voor jou geldt:

         
  3. de ‘agenda interval’ is de normale duur van deze abonneerbare dienst in de agenda.

  4. Bewaar zo nodig de abonneerbare dienst; druk op F5 of klik .

Voordat je abonnementen kunt aanbieden aan patiënten, moet je eerst bij elke abonneerbare dienst één of meerdere abonnementsvormen (b.v. een kwartaal- of maandabonnement) instellen.

Later kun je de gegevens van de dienst wijzigen zoals de duur of de prijs. Maar niet het Intramed abonnementsvorm nummer!

  1. Klik op menu [Systeem], [Tabellen], [Abonnementen], [Vormen].
  2. Klik op ‘Groene plus’ om een nieuwe abonnementsvorm toe te voegen, of dubbelklik op een bestaande vorm.
       
    Hieronder zie je een voorbeeld; vul de velden in met wat voor jou geldt:
     
        

  3. Bewaar zo nodig de abonnementsvorm; druk op F5 of klik .

Informatie bij velden/knoppen:

  • het abnnementsvorm nummer wordt automatisch aangemaakt bij bewaren.
    Een eenmaal opgeslagen nummer kun je niet meer wijzigen.
  • ‘Actief:’ om je abonnementen historie niet kwijt te raken, kun je een abonnementsvorm beter op ‘Actief: Nee’ zetten dan verwijderen. Je kunt daarna deze abonnementsvorm niet meer gebruiken.
  • ‘Stilzwijgend verlengen’  aangevinkt komt er geen melding dat een abonnement van deze vorm verlopen is. Zo’n abonnement wordt na verloop alleen automatisch verlengd als de optie ‘Automatisch verlengen’ in het abonnement zelf (dat je bij de patiënt toevoegt) ook op ‘Ja’ staat.

  • bij ‘Facturering’ kun je betaaltermijnen instellen.

Artikelen die je aan een patiënt verkoopt, voer je in in de patiëntgegevens op tabblad ‘8. Verkoop’.

  1. Klik op menu [Bestand], [Patiënten].
  2. Selecteer de patiënt en dubbelklik erop.
  3. Klik op tabblad ‘9. Abonnementen’.
  4. Klik op ‘Groene plus’ om een nieuw abonnement toe te voegen.
        
    Hieronder zie je een voorbeeld; vul de velden in met wat voor jou geldt:

       

  5. Bewaar het abonnement; druk op F5 of klik .

Informatie bij velden/knoppen:

  • in veel kolommen kun je via uit een selectiescherm kiezen.
  • ‘Automatisch verlengen:’ kies of het abonnement automatisch verlengd moet worden wanneer dit afloopt. Bij het maken van een nieuwe afspraak na de abonnementsperiode volgt dan geen vraag om verlenging, maar wordt de afspraak gewoon ingepland en het abonnement verlengd.

Op tabblad ‘2. Financieel’ zie je de tarieven en de totaalprijs. Op dit tabblad kun je ook eventuele betalingstermijnen zien.
   
Hieronder zie je een voorbeeld:

 

Informatie bij velden/knoppen:

  • in de rubriek ‘Abonnementsperiodes’ zie je, hoe vaak een abonnement verlengd is.
  • dubbelklik op een abonnementsperiode om de betalingstermijnen in te zien en/of te wijzigen; bijvoorbeeld:
  • je kunt overige kosten (bijvoorbeeld inschrijfkosten) over de facturatietermijnen laten verdelen. Wil je dit wel/niet, dan vink je dat in de abonnementsvorm aan.
  • via ‘Schermen’, ‘Declaratiehistorie’ vraag je de declaratiehistorie van het abonnement op.

Op tabblad ‘3. Opschortingen’ zie je alle opschortingen van het abonnement; bijvoorbeeld een onderbreking wegens vakantie.
Je kunt hier ook een opschorting toevoegen.

Hieronder zie je een voorbeeld:

Klik op de ‘Groene plus’ om een opschorting toe te voegen.

  1. Hieronder zie je een voorbeeld:

  2. Bewaar het abonnement; druk op F5 of klik .

Informatie bij velden/knoppen:

  • de eigenlijke einddatum van het abonnement wordt opgeschoven met het aantal dagen van de opschorting. Als hierdoor de einddatum voorbij de begindatum van een vervolgabonnement komt te liggen, dan wordt het vervolgabonnement opgeschoven met de duur van de overlapping.
  • reserveringen die gepland staan in de nieuwe opschortingsperiode, worden verwijderd. Je krijgt hiervan nog een bevestigingsvraag.
    Omgekeerd krijg je ook een foutmelding als je een reservering binnen een opschortingsperiode wilt maken:

Je kunt voor patiënten bij wie je een abonnement hebt toegevoegd, afspraken inplannen in de ruimtes agenda. Intramed houdt bij, of een eventueel maximum is bereikt.
In de ruimtes-agenda kun je net zo afspraken plannen voor abonnementbezoeken, als in de medewerkers-agenda voor behandelingen. Nog een voordeel is, dat je hier snel kan zien, of een locatie/bedrijfsruimte al bezet is op een bepaalde datum/tijd.

  1. Klik op menu [Bestand], [Agenda].
  2. Klik op het tabblad ‘2. Ruimtes’.
  3. Kies zo nodig een locatie, bedrijfsruimte en eventueel tot 3 bedrijfsmiddelen.
  4. Typ op de gewenste datum/tijd de naam of het nummer van de patiënt.
  5. Als er meerdere abonnementen zijn, selecteer je op het eerste scherm van de wizard het abonnement.
  6. Klik op ‘Volgende’;
  7. Je ziet een samenvatting van de afspraak.
  8. Klik op ‘Voltooien’

Informatie bij velden/knoppen:

  • als er een reden is, waarom reserveren op die dag/tijd niet kan, zie je een melding:

    Los het probleem op en plan het bezoek opnieuw.

Je kunt abonnementbezoeken wijzigen. Je kunt het ook als ‘inhaalbezoek’ labelen.

  1. Klik op menu [Bestand], [Agenda].
  2. Klik op het tabblad ‘2. Ruimtes’.
  3. Dubbelklik op een reservering. .

    Hieronder zie je een voorbeeld; vul de velden in met wat voor jou geldt:
       

  4. Bewaar het abonnement; druk op F5 of klik .

Informatie bij velden/knoppen:

  • ‘Dit is een inhaalbezoek:’ vink deze optie aan en je kunt daarachter een reden opgeven. Een inhaalbezoek telt niet mee bij het bepalen of het maximum aantal bezoeken binnen een bepaalde periode is bereikt.

  • ‘Gereserveerde bedrijfsmiddelen:’ in deze lijst kun je bedrijfmiddelen reserveren.

    • Klik in een veld in de tabel en klik op  ‘Groene plus’.

    • Klik op ‘pijltjes toets’ achter het veld “Bedrijfsmiddel:” en dubbelklik op een bedrijfsmiddel.

      Hieronder zie je een voorbeeld; vul de velden in met wat voor jou geldt:
           

    • Bewaar je keuze; druk op F5 of klik .

De nota maken voor een abonnement-verkoop gaat mee in de volgende declaratie ronde als dat is aangevinkt in het ‘Opbouwen nota’s’ scherm:

Bij patiënten kun je ook direct een baliefactuur maken.

  1. Klik op menu [Bestand], [Patiënten].
  2. Zoek de patiënt en dubbelklik erop.
  3. Klik op tabblad ‘9. Abonnementen’ en op een verkoopregel.
  4. Klik op de knop ‘Opties’; ‘Baliefactuur’.

Je kunt via de ruimtes agenda ook een baliefactuur maken.

  1. Klik op menu [Bestand], [Agenda] en klik op tabblad ‘2. Ruimtes’.
  2. Zoek via ‘Opties’, ‘Zoek afspraak…’ (of door ‘F9’ in te drukken) de afspraak van een patiënt en klik erop.
  3. Klik op ‘Opties’, ‘Baliefactuur…’.

    Hieronder zie je een voorbeeld; vul de velden in met wat voor jou geldt:
         

  4. Klik op ‘OK’.

Informatie bij velden/knoppen:

  • kies bij ‘Alle verkopen:’ voor ‘Ja’ als je alle nog niet gedeclareerde verkopen op één baliefactuur wilt afdrukken.
  • doe je de boekhouding in Intramed, kies dan op welk dagboek je de baliefactuur wilt inboeken.
  • als de nota per e-mail wordt verzonden, wordt de nota zelf als bijlage meegestuurd.